MNP Cuentas Por Cobrar Abril 2014

INSTITUTO SALVADOREÑO DEL SEGURO SOCIAL
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR
DGCI Abril 2014

NOMBRE DEL PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR
DEPENDENCIA: SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR
Contenido
Contenido 2
HOJA DE APROBACIÓN 5
REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS 6
CAPITULO I. GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 7
1. INTRODUCCIÓN 7
2. USO Y ACTUALIZACIÓN 7
3. OBJETIVOS DEL MANUAL 8
4. MARCO LEGAL 8
5. VIGENCIA 8
CAPITULO II. CONTENIDO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 9
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 9
2. OBJETIVO 9
3. NORMAS GENERALES 9
4. PROCEDIMIENTOS 10
4.1. PROCEDIMIENTO CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR EN CONCEPTO DE

ANÁLISIS DE LA CALIDAD DE BIENES E INSUMOS 11
4.1.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 11
4.1.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 12
4.1.3. DIAGRAMA DE FLUJO 13
4.2. PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR EN CONCEPTO DE

MULTAS POR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATOS A PROVEEDORES/EFECTIVIDAD DE
GARANTÍAS/REINTEGROS 14
4.3. PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR EN CONCEPTO DE

SIMULACIÓN LABORAL 16
4.4. PROCEDIMIENTO COMPENSACIÓN DE CUENTA EN CONCEPTO DE ARRENDAMIENTO DE

CAFETERÍAS, KIOSCOS, MAQUINAS DISPENSADORA, CABINAS Y OTROS. 18
COD: MNP – A – 093 Página 2 de 61
4.5. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE CERTIFICACIÓN DE SALDOS PARA COBRO JUDICIAL 20
4.6. PROCEDIMIENTO COMPENSACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR EN CONCEPTO DE

RECUPERACIÓN DE SEGUROS 22
4.7. PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL CLIENTE DEUDOR EN SISTEMA. 24
4.8. PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN DE CUOTAS DESCONTADAS Y PAGOS EFECTUADOS EN

CAJA POR SERVICIOS MÉDICOS HOSPITALARIOS PRESTADOS A BENEFICIARIOS DE EMPLEADOS.26
4.9. PROCEDIMIENTO PARA ENVÍO DE FOTOCOPIAS DE PLANILLAS EN MORA DE PATRONOS QUE

REPORTAN PERSONAS PRÓXIMAS A PENSIONARSE A SOLICITUD DE LA UPISSS Y SECCIÓN
PENSIONES Y AUXILIOS DE SEPELIO DE RÉGIMEN SALUD 29
4.10. PROCEDIMIENTO SOLICITUDES DE CERTIFICACIÓN DE DETALLE DE COTIZACIONES EN MORA

POR APORTES PATRONALES Y LABORALES PARA PRESENTARSE A LA FISCALÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA. 33

4.11. PROCEDIMIENTO DE INDUCCION PARA LA EMISIÓN DE SOLVENCIAS. 37
A. SOLVENCIA EN LÍNEA 37
B. ACTUALIZACION DE ESTADO DE SOLVENCIA DE EMPRESAS USUARIAS DE ZONAS FRANCAS Y

DEPÓSITOS PARA PERFECCIONAMIENTO DE ACTIVO (DPA) EN SERVIDOR DE ADUANAS. 44
4.12. PROCEDIMIENTO CUSTODIA DE PLANILLAS FÍSICAS EN MORA POR COTIZACIONES OBRERO

PATRONALES A NIVEL NACIONAL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS VARIOS Y PLANILLAS EN
EXPEDIENTES DE PATRONOS EN MORA 48
4.13. PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES 53
PRÉSTAMO Y RECEPCIÓN DE EXPEDIENTE A USUARIO INTERNO Y EXTERNO 53
4.14. PROCEDIMIENTO EXTRACCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS CANCELADOS DE

EXPEDIENTES EN MORA. 56
4.15. PROCEDIMIENTO DEPURACIÓN, CONTEO Y DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DE

EXPEDIENTES DE MORA 59
4.15.1. NORMAS PARA EL CONTEO DE EXPEDIENTES 59

HOJA DE APROBACIÓN
Fecha de Elaboración: Abril de 2014
AUTORIZADO POR:
Lic. Carlos Argueta Licda. Ana B. Estrada de Carbajal

Jefe de Unidad Jefe de Unidad de
Financiera Institucional Desarrollo Institucional
REVISADO POR:
Lic. Rolando Sánchez Licda. Ana B. Estrada de Carbajal

Jefe de Departamento de por Jefe de Departamento
Contabilidad Gestión de Calidad Institucional
Licda. Xiomara de García Inga. Alicia B. Azucena Martínez

Jefe de Sección Administración Jefe de Sección Desarrollo
de Cuentas por Cobrar y Gestión de Procesos
ELABORADO POR:
Ing. Efraín Orantes Martínez

Analista de Desarrollo Institucional

REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR
VERSIÓN 3.0
CREACIÓN DEL DOCUMENTO:
Licda. Gloria Alfaro Licda. Evelyn Lozano Ing. Jorge Mancía

Solicitado por Elaborado por Aprobado por
Marzo 2005 Marzo 2005 Marzo 2005
REGISTROS DE ACTUALIZACIONES:
Licda. Gloria Alfaro Lic. Ricardo Trujillo Lic. Carlos Argueta 1.0
Solicitado por Elaborado por Aprobado por

VERSIÓN
Septiembre 2006 Septiembre 2006 Octubre 2006
MODIFICACIÓN: ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS E INCLUSIÓN DE PROCEDIMIENTOS

NUEVOS DE ARCHIVO DE CUENTAS POR COBRAR Y PROCEDIMIENTO APLICACIÓN Y LIQUIDACIÓN
MANUAL DE RECIBO POR PAGO DE MORA.
Licda. Xiomara Chicas

Lic. Ricardo Trujillo Lic. Carlos Argueta 2.0
de García
Solicitador por Elaborado por Aprobado por
VERSIÓN
Mayo 2010 Mayo 2010 Junio 2010
MODIFICACIÓN:
Licda. Xiomara Chicas

Ing. Efrain Orantes Lic. Carlos Argueta 3.0
de García
Solicitador por Elaborado por Aprobado por
VERSIÓN
Julio 2013 Marzo 2014 Abril 2014
MODIFICACIÓN:
Se revisaron y actualizaron todos los procedimientos del manual; lo anterior se originó por la
actualización de las normas y procedimiento para la elaboración de Solvencias, debido a la
implementación de emisión a través de la página Web. (Páginas de la 48 a la 56). Lo
relacionado a las solvencias, fue trabajado en coordinación con la División de Tecnología de
Información y Comunicación-TIC de la Subdirección Administrativa.

CAPITULO I. GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1. INTRODUCCIÓN
En cumplimiento a las Normas Técnicas de Control Interno Especificas del ISSS; así como
para lograr la mayor eficiencia en las complejas operaciones, es preciso establecer
normas y procedimientos los cuales serán cumplidos por los responsables de su
ejecución con la mayor fidelidad.
Este Manual ha sido diseñado para ser un documento dinámico y como tal, deberá ser
revisado para su actualización durante el desarrollo de la vida del Instituto. Las
revisiones y actualizaciones podrán ser hechas a iniciativa de los Funcionarios del
Instituto y deberán siempre conservar o mejorar la calidad, el control y la eficiencia de
los procedimientos.
Debido a que este Manual será el patrón bajo el cual operarán las Dependencias del
Instituto y contra el cual serán medidas en su eficiencia por las auditorias que se
realicen, las revisiones y enmiendas del mismo, serán permitidas solamente con la
aprobación del Departamento de Gestión de Calidad Institucional.
Todos los cambios o adiciones que se aprueben, serán parte integrante del Manual y
deberán ser incorporados a este documento en los mismos formatos del original. El
Instituto tendrá así un Manual completo y permanentemente actualizado que servirá
como base para sus operaciones.
2. USO Y ACTUALIZACIÓN
 Las Jefaturas deberán mantener en buenas condiciones y poner a disposición

del personal un ejemplar del Manual para consulta y análisis del trabajo.
 El personal de nuevo ingreso deberá estudiar el Manual como parte de su

inducción y adiestramiento en el trabajo.
 Las jefaturas del Instituto podrán proponer revisiones y enmiendas, conservando

o mejorando la calidad, el control y la eficiencia de los procesos.
 Posterior a las actualizaciones de la normativa, podrán realizarse revisiones y

enmiendas del mismo, con la aprobación del Departamento Gestión de
Calidad Institucional, solamente una vez al año o si hubieren cambios que lo
ameriten, lo cual se deberá registrar en la hoja de actualizaciones incluida en
este documento.

 Este Departamento, será responsable de enviar los documentos oficializados al

Usuario a través del medio que se estime conveniente y será publicado en la
página web institucional.
3. OBJETIVOS DEL MANUAL
 Servir de guía al personal en el desarrollo de los diferentes procedimientos de los

Procesos del Instituto, brindando los lineamientos específicos para mantener una
administración adecuada de los servicios prestados.
 Lograr la mayor eficiencia, calidad y control en las complejas operaciones del

Instituto, ahorrando tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, al evitar la
duplicidad de funciones dentro de los procesos.
 Servir de guía para la capacitación y orientación del personal involucrado en la

administración y control de los procesos del Instituto.
4. MARCO LEGAL
Para la elaboración de este manual se ha considerado el marco legal vigente en la

Institución, el cual se detalla a continuación:
 NTCIE ISSS Mayo 2008 Capitulo III Actividades de Control

Documentación, Actualización y Divulgación de Políticas y procedimientos
Art. 48 al 51
Capítulo V
Normas Relativas al Monitoreo
Monitoreo sobre la Marcha
Artículo Nº 102
 Instructivo SAFI 001/2011

Normas para la administración de las notas de crédito del tesoro publico
SAFI C.2.3.4 Traspaso de deudores monetarios y acreedores monetarios.
 Acuerdo Dirección General Nº 2008 – 01- 0026
5. VIGENCIA
Este documento entra en vigencia a partir de la fecha de su aprobación y divulgación,

su aplicación y cumplimiento es responsabilidad de todos los involucrados en su
desarrollo.

CAPITULO II. CONTENIDO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
El proceso de ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR, tiene como finalidad

controlar las cuentas registradas pendientes de pago de los Patronos, Suministrantes
entre otros, que no han cumplido sus obligaciones con el ISSS; así como el resguardo
de la documentación probatoria de cada uno los adeudos remitidos por las áreas
generadoras de la información.
2. OBJETIVO
Tener un control efectivo de la administración de las cuentas por cobrar del ISSS, las
cuales estén debidamente actualizadas; así como también el control y soporte
efectivo de las cuentas que se encuentran en mora con la institución.
3. NORMAS GENERALES
1. La información que recibe la Sección Administración de Cuentas por Cobrar es

originada generalmente por las siguientes dependencias:
 Departamento de Afiliación e Inspección
 Departamento de Análisis de la Calidad y Aseguramiento de Bienes e Insumos
(DACABI)
 Departamento de Tesorería
 División de Apoyo y Mantenimiento
 Sección Administración Gestión de Cobros
 Sección Bienestar Laboral
 Sección Contabilidad Institucional
 Sección Control de Costos
 Sección Control de Ingresos
 Sección Evaluación para el Desarrollo de Personal
 Sección Pensiones y Auxilio de Sepelio
 Sección Subsidios
 Sucursales Administrativas
 Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales (UACI)
 Unidad Jurídica
2. Las diferentes dependencias del ISSS que originen cuentas por cobrar, deben
realizar los registros en el sistema de Administracion Financiero Integrado del ISSS
(SAFISSS).

3. Con relación a las planillas de cotizaciones en mora, estas son remitidas en original
por las áreas correspondientes, según detalle:
 Sección Control de Ingresos y Secciones Cotizaciones de Sucursales

Administrativas:
Las planillas deben llevar la firma y sello del patrono o en su defecto del jefe
de la sección.
 Departamento de Afiliación e Inspección:

Las planillas deben de llevar la respectiva firma y sello del patrono o en su
defecto del inspector que lo atendió; además anexar notificación de
cotizaciones en mora por inspección, resolución de Dirección General cuando
aplique, informe de inspección para su resguardo en los expedientes de mora.
4. El aporte anual que el Estado otorga al ISSS1 es de $ 571,428.57 y según el Art. 32

párrafo segundo de la Ley del ISSS, la Sección Administración de Cuentas por
Cobrar registra de forma trimestral la cantidad de $ 142,857.14
5. Al 31 diciembre de cada año, se traspasan los saldos de las deudas del presente
año a deudas de años anteriores, en coordinación con Sección Contabilidad
Institucional; conforme a lo estipulado en la norma SAFI C.2.3.4 TRASPASO DE
DEUDORES MONETARIOS Y ACREEDORES MONETARIOS.
4. PROCEDIMIENTOS
4.1. Procedimiento control y liquidación de la cuenta por cobrar en concepto de

análisis de la calidad de bienes e insumos.
4.2. Procedimiento de compensación de la cuenta por cobrar en concepto de

multas por incumplimiento de contratos a proveedores/efectividad de
garantías/reintegros.
4.3. Procedimiento de compensación de la cuenta por cobrar en concepto de

simulación laboral.
4.4. Procedimiento compensación de cuenta en concepto de arrendamiento de

cafeterías, kioscos, maquinas dispensadora, cabinas y otros.
Artículo 29, Tercer párrafo del Reglamento para la aplicación del régimen del ISSS a los trabajadores
1
independientes.
4.5. Procedimiento elaboración de certificación de saldos para cobro judicial.
4.6. Procedimiento compensación de la cuenta por cobrar en concepto de

recuperación de seguros.
4.7. Procedimiento para la creación del cliente deudor en sistema.
4.8. Procedimiento de compensación de cuotas descontadas y pagos efectuados en

caja por servicios médicos hospitalarios prestados a beneficiarios de empleados.
4.9. Procedimiento para envío de fotocopias de planillas en mora de patronos que

reportan personas próximas a pensionarse a solicitud de la upisss y sección
pensiones y auxilios de sepelio de régimen salud.
4.10. Procedimiento solicitudes de certificación de detalle de cotizaciones en mora

por aportes patronales y laborales para presentarse a la fiscalía general de la
república.
4.11. Procedimiento de induccion para la emisión de solvencias.
4.12. Procedimiento custodia de planillas físicas en mora por cotizaciones obrero

patronales a nivel nacional y archivo de documentos varios y planillas en
expedientes de patronos en mora.
4.13. Procedimiento préstamo de expedientes.
4.14. Procedimiento extracción y actualización de documentos cancelados de

expedientes en mora.
4.15. Procedimiento depuración, conteo y digitalizacion de documentos de

expedientes de mora
4.1. PROCEDIMIENTO CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR EN

CONCEPTO DE ANÁLISIS DE LA CALIDAD DE BIENES E INSUMOS
4.1.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO
1. El registro de deuda bajo este concepto debe ser efectuado por el área
correspondiente en SAFISSS y en forma simultánea debe enviar los documentos
que respaldan la cuenta por cobrar a la Sección Administración de Cuentas por
Cobrar.

2. Será DACABI quien realizará la corrección o actualización de las cuentas por

cobrar bajo estos conceptos, y enviará la documentación de respaldos a la
Sección Administración de Cuentas por Cobrar.
4.1.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DACABI
1. Registra la cuenta por cobrar en concepto de “Análisis de la Calidad de Bienes

e Insumos” en Sistema SAFISSS y envía la documentación de respaldo a Seccion
Administración de Cuentas por Cobrar.
2. En los casos que existan cambios en los datos del documento, anularan el
registro y sustituirán con datos correctos.
Colaborador de Sección Administración de Cuentas por Cobrar
3. Recibe de DACABI la documentación física de la deuda registrada, dicha

información debe de contener lo siguiente: nombre del proveedor, número de
lote del producto de análisis, número de contrato, valor a cobrar, número
patronal y NIT del proveedor.
4. Si la información no está correcta de acuerdo a los respaldos recibidos, notifica

a DACABI a través de correo o nota para que realice las correcciones
pertinentes en el sistema SAFISSS.
DACABI
5. Realiza correcciones en el sistema SAFISSS y retroalimenta a Sección

Administración de Cuentas por Cobrar a través de nota o correo electrónico
para que no exista duplicidad de registro de las cuentas por cobrar.
6. Si la información está correcta, archiva documentación.
7. Cuando se comprueba la cancelación correspondiente de la cuenta por cobrar

bajo este concepto, se compensa/liquida de forma manual en el sistema, para
actualizar el saldo del Patrono, hasta que se ejecuten de forma automática y
verifica.

4.1.3. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO: CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR EN CONCEPTO DE
ANÁLISIS DE LA CALIDAD DE BIENES E INSUMOS
Registra la cuenta ¿Existe cambios

DACABI Inicio No
por cobrar en los datos?
Si
Envía la
Anula el registro y documentación de
DACABI sustituye con datos respaldo a Sección
correctos Administración de
Cuentas por Cobrar
Notifica a DACABI a
COLABORADOR
Recibe de DACABI través de correo o
DE SECCIÓN
la documentación ¿Información nota para que
ADMINISTRACIÓN No
física de la deuda correcta? realice las
DE CUENTAS POR
registrada correcciones
COBRAR
pertinentes
Si
Realiza
correcciones en el
sistema y
DACABI retroalimenta a
Sección
Administración de
Cuentas por Cobrar
COLABORADOR
DE SECCIÓN
Archiva
ADMINISTRACIÓN
documentación
DE CUENTAS POR
COBRAR
COLABORADOR
DE SECCIÓN Consulta en el Compensa deuda
Verifica
ADMINISTRACIÓN sistema SAFISSS el versus pago en Fin
compensación
DE CUENTAS POR estado de cuenta aplicativo
COBRAR
Página 1/1

4.2. PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR EN

CONCEPTO DE MULTAS POR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATOS A
PROVEEDORES/EFECTIVIDAD DE GARANTÍAS/REINTEGROS
1. El Departamento de Contratos a Proveedores efectuará el registro en SAFISSS de

la cuenta por cobrar por el concepto multa por incumplimiento de contratos a
proveedores/efectividad de garantías/reintegros y enviará los documentos de
soporte a la Sección Administración de Cuentas por Cobrar.
Departamento de Contratos y Proveedores/efectividad de garantías/reintegros.
1. Registra en SAFISSS las multas por incumplimiento/efectividades de

garantías/reintegros y lo notifica al Patrono.
2. Envían a la Sección Administración de Cuentas por Cobrar, la documentación

que refleje el registro de la cuenta por cobrar por multas por
incumplimiento/efectividades de garantías/reintegros.
Colaborador Sección Administración de Cuentas por Cobrar
3. Recibe y revisa del Departamento de Contratos a Proveedores la

documentación de respaldo de la cuenta por cobrar de multas por
incumplimientos/efectividades de garantías/reintegros.
4. Si la documentación no está correcta, informa vía correo electrónico al

Departamento de Contratos a Proveedores para que realice las correcciones
respectivas.
5. Si la documentación está correcta, se archiva.

bajo este concepto, se compensa de forma manual en el sistema, para
actualizar el saldo del Patrono, hasta que se ejecuten de forma automática.


PROCEDIMIENTO: COMPENSACIÓN DE LA CUENTA EN CONCEPTO DE MULTAS POR INCUMPLIMIENTO DE
CONTRATOS A PROVEEDORES/EFECTIVIDAD DE GARANTÍAS/REINTEGROS
Registra en
Envían la
SAFISSS las multas
DEPARTAMENTO documentación a la
por incumplimiento
DE CONTRATOS Y Inicio Sección
de contratos a
PROVEEDORES Administración de
proveedores y lo
Cuentas por Cobrar
notifica al Patrono
Informa vía correo

COLABORADOR electrónico al
DE SECCIÓN Recibe y revisa la Departamento de
¿Información
ADMINISTRACIÓN documentación de No Contratos a
correcta? Proveedores para
DE CUENTAS POR respaldo
COBRAR que realice las
correcciones
Si
COLABORADOR
Archiva Verifica
ADMINISTRACIÓN sistema SAFISSS el versus pago en
documentación compensación
COBRAR
Fin
Página 1/1

4.3. PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR EN

CONCEPTO DE SIMULACIÓN LABORAL
1. La documentación de respaldo que deberá enviar el Departamento de

Afiliación e Inspección y Sucursales Administrativas a las Secciones
Administración de Cuentas por Cobrar y Sección Control de Costos, será la
siguiente:
 Copia de Informe de inspección firmado y sellado por el Inspector, Jefe de
Sección y Jefe de Departamento,
 Resolución de Dirección General y
 Hoja de costos.
2. La Sección Control de Costos debe realizar el registro de la cuenta por cobrar

por el concepto de simulación laboral, siendo esta misma dependencia la
responsable de notificarlo a través de la hoja de costos respectiva.
Sección Administración de Cuentas por Cobrar
1. Recibe documentación y verifica información registrada en el sistema por la

Sección Control de Costos.
2. Si la información no está correcta, se notifica a Sección Control de Costos para

que actualice.
3. Si la información está correcta, se archiva.



PROCEDIMIENTO: COMPENSACIÓN DE LA CUENTA EN CONCEPTO DE SIMULACIÓN LABORAL
Recibe
COLABORADOR documentación y
DE SECCIÓN verifica información
ADMINISTRACIÓN Inicio registrada en el
DE CUENTAS POR sistema por la
Sección Control de
COBRAR
Costos
COLABORADOR
DE SECCIÓN Notifica a Sección
¿Información
ADMINISTRACIÓN No Control de Costos Fin
correcta?
DE CUENTAS POR para que actualice
COBRAR
Si
COLABORADOR
Archiva Verifica
COBRAR
Página 1/1

4.4. PROCEDIMIENTO COMPENSACIÓN DE CUENTA EN CONCEPTO DE

ARRENDAMIENTO DE CAFETERÍAS, KIOSCOS, MAQUINAS DISPENSADORA,
CABINAS Y OTROS.
1. Unidad Jurídica deberá remitir copia de los contratos (ya sean éstos nuevos o
renovación), a más tardar 5 días hábiles a la División de Recursos Humanos,
Secciones Administración de Cuentas por Cobrar y Sección Control de Costos.
2. La División de Recursos Humanos deberá notificar a la Sección Administración de

Cuentas por Cobrar, la suspensión de contratos o cambios de canon de
arrendamientos y nuevas contrataciones cuando aplique.
3. El registro de las cuentas por cobrar de estos conceptos es efectuado por la

Sección Control de costos.
Unidad Jurídica
1. Envía copia de los contratos a la Sección Control de Costos para el registro en el

sistema y a la Sección Administración de Cuentas por Cobrar para la verificación
y custodia de los documentos físicos.
2. Recibe y revisa que las copias de contratos estén completas y correctamente

registradas en el sistema.
3. Si la información no está registrada correctamente, se notifica a la Sección

Control de Costos para que realice las actualizaciones necesarias.
4. Si la información está registrada correctamente, se archiva.



PROCEDIMIENTO: COMPENSACIÓN DE CUENTA EN CONCEPTO DE ARRENDAMIENTO DE CAFETERÍAS,
KIOSCOS, MAQUINAS DISPENSADORA Y CABINAS
Envía copia de los

contratos a la Sec.
Administración de
UNIDAD JURÍDICA Inicio Cuentas por Cobrar
para la custodia de
los documentos
físicos
Recibe y revisa que Notifica a la

COLABORADOR las copias de Sección Control de
DE SECCIÓN contratos estén ¿Información Costos para que
ADMINISTRACIÓN completas y No Fin
correctamente correcta? realice las
DE CUENTAS POR
registradas en el actualizaciones
COBRAR
sistema necesarias
Si
COLABORADOR
Archiva Verifica
COBRAR
Página 1/1

4.5. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE CERTIFICACIÓN DE SALDOS PARA COBRO

JUDICIAL
1. Las certificaciones de saldos en mora son requeridas por la Unidad

Jurídica.
Unidad Jurídica
1. Envía solicitud para certificación de saldos en mora a la Sección Administración

de Cuentas por Cobrar.
Secretaria de Sección Administración de Cuentas por Cobrar
2. Recibe la solicitud y entrega a jefatura de Sección Administración de Cuentas

por Cobrar para marginar al Colaborador de Sección.
3. Elabora cuadro resumen con la información de mora, imprime estados de

cuentas y certificación de saldos.
4. Remite a la Jefatura Sección Administración de Cuentas certificaciones de

saldos en mora para su respectiva revisión.
Jefatura Sección Administración de Cuentas por Cobrar
5. Revisa certificaciones de saldos en mora y remite a través de nota a la Jefatura

UFI para solicitar firma del Director General.
Unidad Financiera Institucional
6. Recibe nota con certificaciones de saldos en mora, da visto bueno y gestiona la

firma de Director General.
Secretaria Sección Administración de Cuentas por Cobrar
7. Recibe de Jefatura UFI las certificaciones solicitadas con las respectivas firmas
del Director General, prepara nota de remisión a Unidad Jurídica y traslada a
Jefatura de Sección para la firma correspondiente.


PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE CERTIFICACIÓN DE SALDOS PARA COBRO JUDICIAL
Envía solicitud para

certificación de
UNIDAD JURÍDICA Inicio saldos a la Sección
Administración de
Cuentas por Cobrar
Recibe la solicitud y
SECRETARIA DE
entrega a jefatura
SECCIÓN
de Sección para
ADMINISTRACIÓN
marginar al
DE CUENTAS POR
Colaborador de
COBRAR
Sección
Elabora cuadro Remite a la Jefatura

COLABORADOR resumen con la Sección
DE SECCIÓN información de certificaciones de
ADMINISTRACIÓN mora, imprime
estados de cuentas saldos en mora
DE CUENTAS POR
y certificación de para su respectiva
COBRAR
saldos revisión
Revisa
JEFATURA certificaciones de
SECCIÓN saldos en mora y
ADMINISTRACIÓN remite a la Jefatura
DE CUENTAS POR UFI para solicitar
firma del Director
COBRAR
General
Recibe nota con

certificaciones de
saldos en mora, da
JEFATURA UFI
visto bueno y
gestiona la firma
de Director General
Recibe de Jefatura Prepara nota de

SECRETARIA DE
UFI las remisión a Unidad
SECCIÓN
certificaciones Jurídica y traslada a
ADMINISTRACIÓN Fin
solicitadas con las Jefatura de Sección
DE CUENTAS POR
respectivas firmas para la firma
COBRAR
del Director General correspondiente
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4.6. PROCEDIMIENTO COMPENSACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR EN CONCEPTO

DE RECUPERACIÓN DE SEGUROS
1. Gestión Servicios de Apoyo Administrativo registra la cuenta por cobrar y envía

la documentación de respaldo para la custodia del mismo a Sección
Administracion de Cuentas por Cobrar.
Gestión Servicios de Apoyo Administrativo
1. Registra la cuenta por Cobrar y envía documentación de respaldo a la Sección

Administración de Cuentas por Cobrar.
2. Recibe documentación de respaldo y revisa que esté completa y correcta.
3. Si la documentación no está correcta, la devuelve a Gestión Servicios de Apoyo

Administrativo para su corrección, previo conocimiento de jefatura.
4. Si la documentación está correcta, traslada a jefatura Sección Administración

de Cuentas para marginar a colaborador de Sección.
5. Recibe la documentación, verifica en el sistema y archiva.



PROCEDIMIENTO: COMPENSACIÓN DE LA CUENTA EN CONCEPTO DE RECUPERACIÓN DE SEGUROS
GESTIÓN Registra la cuenta

SERVICIOS DE por Cobrar y envía
Inicio
APOYO documentación de
ADMINISTRATIVO respaldo
Devuelve a Gestión
SECRETARIA DE Recibe
Servicios de Apoyo
SECCIÓN documentación de
¿Información Administrativo para
ADMINISTRACIÓN respaldo y revisa No
correcta? su corrección,
DE CUENTAS POR que esté completa y
previo conocimiento
COBRAR correcta
de jefatura
Si
SECRETARIA DE Traslada a jefatura

SECCIÓN de sección para
ADMINISTRACIÓN marginar a
DE CUENTAS POR colaborador de
COBRAR Sección
COLABORADOR
Recibe la
SECCIÓN Consulta en el Compensa deuda
documentación, Verifica
verifica en el compensación
sistema y archiva
COBRAR
Fin
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4.7. PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL CLIENTE DEUDOR EN SISTEMA.
1. La creación del cliente deudor es realizada en el sistema por las Secciones

Administración de Cuentas por Cobrar y Control de Costos.
2. Para la creación del cliente deudor en el sistema, se reciben los requerimientos

vía nota o correo electrónico de la jefatura de Sección Contabilidad
Institucional, Sección Pensiones y Auxilio de Sepelio, Sección Subsidios, Centros
de Atención y Sucursales Administrativas, entre otros. Dichos requerimientos
deberán contener: nombre completo del deudor, DUI, NIT, número de afiliación,
dirección actualizada, número telefónico de contacto y correo electrónico (si
posee).
1. Recibe solicitud y traslada a jefatura.
2. Margina solicitud a colaborador de Sección
3. Recibe solicitud.
4. Verifica que el requerimiento contenga todos los datos, caso contrario solicita
completar la información.
5. Verifica en sistema que el deudor no esté creado.
6. Verifica en la base de maestro de afiliación patronal de aseguramiento para

determinar si es asegurado o no.
7. Si está asegurado, se crea el número de identificación-cliente en el sistema por

medio de interfaz.
8. Si no está asegurado, se crea el número de identificación-cliente en el sistema

de forma manual.


PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DEL CLIENTE DEUDOR EN SISTEMA
SECRETARIA DE
SECCIÓN
Recibe solicitud y
ADMINISTRACIÓN Inicio
traslada a jefatura.
DE CUENTAS POR
COBRAR
JEFATURA
SECCIÓN Margina solicitud a
ADMINISTRACIÓN colaborador de
DE CUENTAS POR Sección
COBRAR
COLABORADOR DE
Verifica que el
SECCIÓN
requerimiento ¿Contiene todos Solicita completar la
ADMINISTRACIÓN Recibe solicitud No
contenga todos los los datos? información
DE CUENTAS POR
datos
COBRAR
Si
Verifica en la base
COLABORADOR DE
de maestro de
SECCIÓN Verifica en sistema
afiliación patronal
ADMINISTRACIÓN que el deudor no
de aseguramiento
DE CUENTAS POR esté creado
para determinar si
COBRAR
es asegurado o no
COLABORADOR DE Crea el número de

SECCIÓN identificación-
¿Esta
ADMINISTRACIÓN No cliente en el Fin
asegurado?
DE CUENTAS POR sistema de forma
COBRAR manual.
Si
COLABORADOR DE Crea el número de

SECCIÓN identificación-
ADMINISTRACIÓN cliente en el
DE CUENTAS POR sistema por medio
COBRAR de interfaz.
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4.8. PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN DE CUOTAS DESCONTADAS Y PAGOS

EFECTUADOS EN CAJA POR SERVICIOS MÉDICOS HOSPITALARIOS PRESTADOS A
BENEFICIARIOS DE EMPLEADOS.
1. El registro de la cuenta por cobrar bajo este concepto, es efectuado por la

Sección Control de Costos, siendo indispensable ingresar al sistema el NIT del
empleado por cada registro que se realice.
2. Cualquier modificación a estos registros será realizada por la Sección Control de

Costos y deberá remitir los documentos de respaldo de dicha modificación a la
Sección Administración de Cuentas por Cobrar.
3. Cuando se registren servicios médicos a beneficiarios de empleados, Sección

Control de Costos debe de enviar mensualmente a la Sección Administración de
Cuentas por Cobrar, copia de listado de personal a quienes se les efectúan
descuentos bajo este concepto en la Sección Remuneraciones de la División de
Recursos Humanos, UPISSS y el Fondo de Protección.
4. La Sección Remuneraciones de la División de Recursos Humanos, UPISSS y el

Fondo de Protección, deberán remitir a la Sección Administración de Cuentas
por Cobrar, el detalle de los descuentos aplicados en planilla por el concepto
de servicios médicos, conteniendo nombre del cliente, NIT, número de factura o
referencia, fecha en que se realizó el descuento, monto que se descontó,
número de cuotas descontadas y la última cuota a descontar, para efectos de
liquidar la cuenta por cobrar.
5. El Departamento Admisión y Empleo de Recursos Humanos, UPISSS y el Fondo de

Protección deben enviar a la Sección Administración de cuentas por Cobrar,
los listados de los empleados deudores activos a los cuales no les aplica el
descuento, informando la causa o el motivo del mismo; así como el detalle de
ex empleados a los cuales no es posible realizar el descuento, a efecto de
verificar el informe de descuentos reportado por la sección Control de costos
con los descuentos realmente aplicados.
6. La Sección Administración de Cuentas por Cobrar extenderá constancias de

saldos en mora a solicitud del empleado, de Sección Remuneraciones, de
Sección Bienestar Laboral y de UPISSS.

1. Recibe reporte del registro de la deuda de la Sección Control de Costos y traslada a

jefatura.
2. Recibe reporte de los descuentos aplicados por Sección Remuneraciones de la

División de Recursos Humanos, UPISSS y el Fondo de Protección y traslada a jefatura.
3. Margina reportes a colaborador de Sección
4. Recibe reportes del registro de la deuda de la Sección Control de Costos y de los

descuentos aplicados por Sección Remuneraciones, UPISSS y Fondo de Protección.
5. Clasifica en el reporte de descuentos aplicados deudas de años anteriores y del año

en curso.
6. Registra los descuentos aplicados a cada empleado en el sistema, para la

actualización de los saldos de forma manual, hasta que se realice la
parametrización para ejecutarlo de forma automática.
Empleado ISSS
7. Efectúa un pago total o parcial de la deuda a través de las cajas o colecturías del
ISSS.
8. Comprueba por verificación en el sistema, este se documenta con las copias de los
recibos si llega el interesado o pantallas de consulta del libro del módulo de caja;
posteriormente se compensa de forma manual en el sistema para actualizar el saldo
del empleado, hasta que se ejecuten de forma automática.
9. Se emiten partidas contables de lo compensado en el sistema, se documentan con

los anexos correspondientes y se envían a firma de jefatura de sección.
10. Se emiten los reportes de movimientos mensuales por empleado para la elaboración
de la composición de la cuenta contable, se pasa a revisión y firma de la jefatura de
sección y se envía al Departamento de Contabilidad.
11. Una vez realizada las acciones precedentes, se realiza control de calidad al estado
de cuenta de cada deudor.


PROCEDIMIENTO: COMPENSACIÓN DE CUOTAS DE DESCUENTOS Y PAGOS EN CAJA POR SERVICIOS
MÉDICOS HOSPITALARIOS PRESTADOS A BENEFICIARIOS DE EMPLEADOS
Recibe reporte de
SECRETARIA DE Recibe reporte del los descuentos
SECCIÓN registro de la deuda aplicados por
Sección
ADMINISTRACIÓN Inicio de la Sección Remuneraciones,
DE CUENTAS POR Control de Costos y UPISSS y el Fondo
COBRAR traslada a jefatura de Protección y
traslada a jefatura
JEFATURA
SECCIÓN Margina reportes a
COBRAR
Recibe reportes del Clasifica en el

COLABORADOR DE Registra los
registro de la deuda reporte de
SECCIÓN descuentos
de la Sección descuentos
ADMINISTRACIÓN aplicados a cada
Control de Costos y aplicados deudas
DE CUENTAS POR empleado en el
de los descuentos de años anteriores
COBRAR sistema
aplicados y del año en curso
Efectúa pago total o

parcial de la deuda
EMPLEADO ISSS a través de las Fin
cajas o colecturías
del ISSS
COLABORADOR DE Documenta con las Compensa de

Se realiza control
SECCIÓN Comprueba por copias de los forma manual en el
de calidad al estado
ADMINISTRACIÓN verificación en el recibos o pantallas sistema para
de cuenta de cada
DE CUENTAS POR sistema de consulta del libro actualizar el saldo
deudor
COBRAR del módulo de caja del empleado
Emite reportes de
Documenta con los Se pasa a revisión
COLABORADOR DE Compensa de movimientos
anexos y firma de la
SECCIÓN forma manual en el mensuales por
correspondientes y jefatura de sección
ADMINISTRACIÓN sistema para empleado para
se envían a firma y se envía al
DE CUENTAS POR actualizar el saldo elaboración de la
de jefatura de Departamento de
COBRAR del empleado composición de la
sección Contabilidad
cuenta contable,
Página 1/1

4.9. PROCEDIMIENTO PARA ENVÍO DE FOTOCOPIAS DE PLANILLAS EN MORA DE

PATRONOS QUE REPORTAN PERSONAS PRÓXIMAS A PENSIONARSE A SOLICITUD
DE LA UPISSS Y SECCIÓN PENSIONES Y AUXILIOS DE SEPELIO DE RÉGIMEN SALUD
1. Las solicitudes de planillas en mora, se recibirán de la Sección Pensiones y Auxilio

de Sepelio de Régimen Salud y de Sección Trámite de Beneficios Económicos y
Sección Cobranza de la UPISSS.
2. El Colaborador de la Sección Administración de Cuentas por Cobrar deberá

buscar en los expedientes patronales, las planillas registradas en mora por los
periodos solicitados.
1. Recibe solicitud de planillas en mora y traslada a Jefatura.
Jefe Sección Administración de Cuentas por Cobrar
2. Margina solicitud a colaborador de Sección.
3. Recibe requerimiento y solicita el expediente patronal de mora al área de

archivo de la sección.
Archivista
4. Proporciona el expediente patronal de mora al Colaborador de la Sección

Administración de Cuentas por Cobrar que lo solicita.
5. Emite estado de cuenta y/o verifica en sistema si los períodos solicitados están en
mora.
6. Ordena planillas del expediente.
7. Localiza en cada planilla en mora al trabajador solicitado.
8. Prepara nota de remisión de la información solicitada.

9. Anexa fotocopia de planillas de acuerdo a detalle de periodos solicitados.
10. Devuelve el expediente de mora al archivo.
11. Entrega nota de la información solicitada y fotocopias de planillas a jefatura

para revisar y firmar.
Jefe Sección Administración de Cuentas por Cobrar
12. Revisa y estampa visto bueno a nota.
13. Devuelve documentos a secretaria.
14. Estampa sello al original y facsímile a la copia.
15. Envía respuesta solicitada.
16. Guarda la copia del informe en el archivo de la Sección.


PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE FOTOCOPIAS DE PLANILLAS EN MORA DE PATRONOS QUE REPORTAN
PERSONAS PRÓXIMAS A PENSIONARSE A SOLICITUD DE LA UPISSS
SECRETARIA DE
SECCIÓN Recibe solicitud de
ADMINISTRACIÓN Inicio planillas en mora y
DE CUENTAS POR traslada a Jefatura
COBRAR
JEFATURA
SECCIÓN Margina solicitud a
COBRAR
Recibe
COLABORADOR DE Emite estado de
requerimiento y
SECCIÓN cuenta y/o verifica Localiza en cada
solicita expediente Ordena planillas del
ADMINISTRACIÓN en sistema si los planilla en mora al
patronal de mora al expediente
DE CUENTAS POR períodos solicitados trabajador solicitado
área de archivo de
COBRAR están en mora
la sección
Proporciona el
ARCHIVISTA expediente patronal
de mora
Entrega nota de la
COLABORADOR DE
Prepara nota de Anexa fotocopia de información
SECCIÓN Devuelve el
remisión de la planillas de acuerdo solicitada y
ADMINISTRACIÓN expediente de mora
información a detalle de fotocopias de
DE CUENTAS POR al archivo
solicitada periodos solicitados planillas a jefatura
COBRAR
para revisar y firmar
SECRETARIA DE
SECCIÓN Devuelve
Revisa y estampa A
ADMINISTRACIÓN documentos a
visto bueno a nota
DE CUENTAS POR secretaria
COBRAR
Página 1/2

DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO: ENVÍO DE FOTOCOPIAS DE PLANILLAS EN MORA DE PATRONOS QUE REPORTAN
PERSONAS PRÓXIMAS A PENSIONARSE A SOLICITUD DE LA UPISSS
SECRETARIA DE
Guarda la copia del
SECCIÓN Estampa sello al
A Envía respuesta informe en el
ADMINISTRACIÓN original y facsímile
solicitada archivo de la
DE CUENTAS POR a la copia
Sección
COBRAR
Fin
Página 2/2

4.10. PROCEDIMIENTO SOLICITUDES DE CERTIFICACIÓN DE DETALLE DE COTIZACIONES

EN MORA POR APORTES PATRONALES Y LABORALES PARA PRESENTARSE A LA
FISCALÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
1. Las solicitudes de detalle de cotizaciones en mora son efectuadas por las

siguientes áreas y/o dependencias:
 De Direccion General por requerimiento de Fiscalía General de la
República o Juzgados de la República.
 De Unidad Jurídica, Departamento de Beneficios Económicos, Sección

Trámite de Beneficios Económicos (UPISSS), entre otras.
Secretaria de Sección administración de Cuentas por Cobrar
1. Recibe requerimiento y marginado de Dirección General, Unidad Jurídica,

Departamento de Beneficios Económicos, Sección Trámite de Beneficios
Económicos (UPISSS), entre otras y traslada a jefatura.
Jefe de Sección Administración de Cuentas por Cobrar
2. Margina solicitud a colaborador de Sección.
3. Recibe la solicitud, verifica en sistema los datos del patrono y trabajadores y

verifica que los periodos solicitados estén en mora.
4. Si los periodos solicitados están mora, solicitan expediente de mora patronal.
Archivista.
5. Proporcionar el expediente solicitado.
Colaborador de Sección.
6. Verifica en el expediente de mora las planillas solicitadas. *****
7. Si los periodos solicitados no están mora, el colaborador prepara respuesta para

Fiscalía y entrega a jefe de Sección para revisión y firma.

8. Si las planillas solicitadas aún no forman parte del expediente en mora, se

solicitan las planillas de consultas certificadas a Sección Control de Ingresos o
Secciones de Cotizaciones de Sucursales Administrativas.
9. Si las planillas solicitadas forman parte del expediente en mora, se elabora el

detalle histórico de cotizaciones por cada trabajador de forma manual y
traslada a jefatura para la correspondiente revisión y firma.
Jefatura.
10. Revisa fechas, redacción de documentos y anexos.
11. Si encuentra inconsistencias, devuelve a colaborador para que realice las

correcciones necesarias.
12. Si no encuentra inconsistencias, firma de visto bueno en la respuesta y devuelve

a secretaria el envío correspondiente.
Secretaria.
13. Recibe de jefatura la documentación y estampa sello.
14. Remite a través de mensajero institucional la respuesta al solicitante.
15. Archiva copia de recibido.


PROCEDIMIENTO: SOLICITUDES DE CERTIFICACIÓN DE DETALLE DE COTIZACIONES EN MORA POR APORTES
PATRONALES Y LABORALES DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Recibe la solicitud
SECRETARIA DE de certificación de
SECCIÓN detalle de
ADMINISTRACIÓN Inicio cotizaciones y la
DE CUENTAS POR remite a las
dependencias
COBRAR
correspondientes
JEFE SECCIÓN
Margina solicitud a
ADMINISTRACIÓN
colaborador de
DE CUENTAS POR
Sección
COBRAR
Verifica en sistema
COLABORADOR DE los datos del
SECCIÓN patrono y ¿Están en Solicitan expediente
ADMINISTRACIÓN Recibe la solicitud trabajadores y Si
verifica que los mora? de mora patronal
DE CUENTAS POR
COBRAR periodos solicitados
estén en mora
No
Proporcionar el
ARCHIVISTA expediente
solicitado
Se solicitan las
COLABORADOR DE planillas de Prepara respuesta
Verifica en el
SECCIÓN consultas para Fiscalía y
¿Forman parte expediente de mora
ADMINISTRACIÓN certificadas a No entrega a jefe de
Seccion Control de del expediente? las planillas
DE CUENTAS POR Sección para
Ingresos o solicitadas
COBRAR revisión y firma
Sucursales
Si
COLABORADOR DE Elabora el detalle

Traslada a jefatura
SECCIÓN histórico de
para la A
ADMINISTRACIÓN cotizaciones por
correspondiente
DE CUENTAS POR cada trabajador de
revisión y firma.
COBRAR forma manual y
Página 1/2

DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO: SOLICITUDES DE CERTIFICACIÓN DE CUENTA INDIVIDUAL POR OMISION DE APORTES
PATRONALES Y LABORALES POR LA FISCALÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Devuelve a
JEFE SECCIÓN Revisa fechas,
colaborador para
ADMINISTRACIÓN A redacción de ¿Encuentra
Si que realice las
DE CUENTAS POR documentos y inconsistencias?
correcciones
COBRAR anexos
necesarias
No
Firma de visto
JEFE SECCIÓN bueno en la
ADMINISTRACIÓN respuesta y
DE CUENTAS POR devuelve a
COBRAR secretaria el envío
correspondiente
SECRETARIA DE Remite a través de

SECCIÓN Recibe de jefatura mensajero
Archiva copia de
ADMINISTRACIÓN la documentación y institucional la Fin
recibido
DE CUENTAS POR estampa sello respuesta al
COBRAR solicitante
Página 2/2

4.11. PROCEDIMIENTO DE INDUCCION PARA LA EMISIÓN DE SOLVENCIAS.
A. SOLVENCIA EN LÍNEA
1. Las solvencias se generan ingresando a la página del ISSS o COMPRASAL:

http://isss.gob.sv/aplicaciones/solvencias/sisss.html
http://www.comprasal.gob.sv/moddiv/HTML/
2. Las solvencias emitidas tendrán vigencia por un plazo de 30 días, a partir del día
siguiente de su emisión.
3. Las solvencias emitidas por el patrono, tienen un código verificador generado

por el sistema.
4. Cuando el patrono realice gestiones de compra en las diferentes UACIs a nivel

nacional, la autenticidad de la solvencia será verificada sistemáticamente en
dichas dependencias a través de su código verificador.
5. Para los Patronos que realicen convenios de pagos y estén al día con sus cuotas,
la Sección Administración Gestión Cobros y Sucursales Administrativas, deberán
remitir a través de memorándum a Sección Administración Cuentas por Cobrar,
copia de convenio y recibo de la prima cancelada para confirmar al patrono
que puede emitir solvencia, con leyenda enunciada en el numeral_6.
6. Cuando existan convenios de pago por parte del patrono o representante legal,
se emitirá la solvencia con la leyenda siguiente:
 Para patronos:
La presente solvencia se emite amparada a acuerdo de Consejo Directivo
N° 2006-0967.JUL. “Patrono ha firmado convenio de pago con el ISSS y está
cumpliendo en tiempo y forma”
 Para representante legal:

“El Representante legal de esta Empresa, tiene adeudos con el ISSS a la
fecha de emisión de esta solvencia”.

7. Si al momento de realizar la inducción de la emisión de solvencias, el

colaborador visualiza inconsistencias, observaciones y bloqueos, se agotarán
todas las instancias internas para solventarlas, caso contrario se remitirán los
casos indistintamente de la observación o ubicación geográfica, al área de
Tecnología Información y Comunicación (Informática), para la respectiva
solución de las mismas.
Patrono
1. Solicita inducción presencial o vía teléfono a la Sección Administración de

Cuentas por Cobrar, Sección Aseguramiento y Sucursales Administrativas para
emisión de solvencias en línea.
Colaborador de Sección Administración de Cuentas por Cobrar y Sucursales

Administrativas
2. Brinda asesoría ya se sea presencia o vía teléfono, solicitando NIT patronal y de

representante legal, posteriormente explica los pasos siguientes:
a) Ingresa a la página del ISSS o COMPRASAL para realizar la verificación de

los datos del patrono.
b) Selecciona el tipo de solvencia (Solvencias ISSS).
c) Ingresa la cantidad de solvencias que solicita.
d) Digita el NIT del Empleador (persona natural o jurídica).
e) Digita el NIT del representante legal del empleador o de la empresa.
f) Para validar la petición de la solvencia, digita en el campo verificador de

acceso, los caracteres que visualiza en la imagen, si no logra distinguir los
caracteres, puede dar clic sobre el vínculo correspondiente para cambiar
el código.
g) Después de digitar todos los datos requeridos, presiona la opción EMITIR y

abrir, en la cual despliega las alternativas para proporcionar solvencia al
patrono, así: Guardar en un dispositivo de almacenamiento, enviar archivo
de solvencia a través de correo electrónico o imprimir solvencia.

Casos especiales
Patrono no se encuentra SOLVENTE
1. Si al momento de ingresar el NIT, el sistema muestra el mensaje de “Patrono no se

encuentra SOLVENTE”, ingresa al sistema SAFISSS para verificar el estado de
cuenta del patrono.
2. Si el estado de cuenta refleja mora, lo remiten a la Sección Administración y

Gestión de Cobros para solventar la mora.
3. Si el patrono regresa con la deuda cancelada, verifica que esté solvente en el

estado de cuenta.
4. Ingresa a página del ISSS o COMPRASAL para realizar la verificación de los datos
del patrono.
5. Si el patrono realiza convenio de pago, se verifica el memorando enviado por la

Sección Administración Gestión Cobros y Sucursales Administrativas, para
determinar si el patrono ha cancelado el convenio en tiempo y forma, más la
cotización vigente y la prima del convenio en sistema.
6. Se informa al patrono que puede emitir la solvencia en la página Web del ISSS o
COMPRASAL, de acuerdo al procedimiento establecido.
7. Si el patrono ha cancelado en forma extemporánea, se remite a la Sección

Control de Ingresos para que apliquen el pago en el sistema y se informa al
patrono, previa verificación para que pueda emitir su solvencia en línea.

Numero Patronal No Existe
1. Si al momento de ingresar el NIT, el sistema muestra el mensaje de “Numero

Patronal No Existe”, se ingresa al sistema SAFISSS para verificar el NIT en el
maestro patronal.
2. Si persiste la inconsistencia, se remite al Jefe de Sección Aseguramiento o

Sucursales Administrativas para la actualización respectiva a nivel de sistema.
3. Una vez actualizada la inconsistencia, por parte de Jefe de Sección

Aseguramiento o Sucursales Administrativas, se ingresa nuevamente a página
del ISSS o COMPRASAL para realizar la verificación de los datos del patrono y
este puede emitir solvencia.
Patrono no se encuentra inscrito al ISSS
Si al ingresar el NIT al sistema se muestra el mensaje: “Patrono no se encuentra

inscrito al ISSS”, se remite al Jefe de Sección Aseguramiento o Sucursales
Administrativas, para la respectiva verificación e inducción para obtener
constancia de no inscrito.


PROCEDIMIENTO: SOLVENCIA EN LÍNEA
Solicita inducción
presencial o vía
PATRONO Inicio teléfono para A
emisión de
solvencias en línea.
Ingresa a la página
COLABORADOR
Brinda asesoría Solicita NIT del ISSS o
DE SECCIÓN Selecciona el tipo
sobre los pasos a Patronal y NIT del COMPRASAL para
ADMINISTRACIÓN de solvencia
seguir para emitir la Representante realizar la
DE CUENTAS POR (Solvencias ISSS)
solvencia Legal verificación de los
COBRAR
datos del patrono
Valida la petición de
COLABORADOR
Digita el NIT del Digita el NIT del la solvencia,
DE SECCIÓN Ingresa la cantidad
Empleador Representante legal digitando en el
ADMINISTRACIÓN de solvencias que
(persona natural o del Empleador o de campo verificador
DE CUENTAS POR solicita
jurídica) la Empresa los caracteres que
COBRAR
visualiza en imagen
COLABORADOR
DE SECCIÓN
¿Muestra Presiona la opción
ADMINISTRACIÓN No
mensaje? EMITIR y abrir
DE CUENTAS POR
COBRAR
Si
Guardar en un
COLABORADOR
dispositivo de
DE SECCIÓN
almacenamiento, ¿Tipo de
ADMINISTRACIÓN
enviar a través de mensaje?
DE CUENTAS POR
correo electrónico o
COBRAR
imprimir solvencia
Patrono no Numero Patrono no

se encuentra Patronal se encuentra
SOLVENTE No Existe inscrito al ISSS
Fin 1 2 3
Página 1/3

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

(PATRONO NO SE ENCUENTRA SOLVENTE)
COLABORADOR DE Ingresa al sistema

SECCIÓN SAFISSS para
1 Patrono no se
ADMINISTRACIÓN verificar el estado
encuentra SOLVENTE
DE CUENTAS POR de cuenta del
COBRAR patrono
COLABORADOR DE
SECCIÓN
ADMINISTRACIÓN No ¿Refleja mora?
DE CUENTAS POR
COBRAR
Si
COLABORADOR DE
Remiten al patrono
SECCIÓN
a la Sección
ADMINISTRACIÓN
Gestión de Cobros
DE CUENTAS POR
para solventar mora
COBRAR
COLABORADOR DE Verifica las

SECCIÓN cotizaciones en el
Pago Deuda
ADMINISTRACIÓN ¿Tipo de pago? sistema SAFISSS
extemporáneo Cancelada
DE CUENTAS POR en el estado de
COBRAR cuenta
Convenio
de pago
No
COLABORADOR DE Se remite a la Verifica el
SECCIÓN Sección Control de memorando
ADMINISTRACIÓN Ingresos para que enviado por la ¿Esta solvente?
DE CUENTAS POR apliquen el pago en Sección Gestión
COBRAR el sistema Cobros
Si
COLABORADOR DE
SECCIÓN Se informa al
ADMINISTRACIÓN patrono que puede A
DE CUENTAS POR emitir la solvencia
COBRAR
Página 2/3

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

(NUMERO PATRONAL NO EXISTE) (PATRONO NO SE ENCUENTRA INSCRITO AL ISSS)
COLABORADOR DE Ingresan al sistema

SECCIÓN SAFISSS para
2 Numero Patronal
ADMINISTRACIÓN verificar número de
No Existe
DE CUENTAS POR NIT en el Maestro
COBRAR Patronal
Se remite a Secc
COLABORADOR DE Aseguramiento o
SECCIÓN Suc Administrativas
¿Persiste la
ADMINISTRACIÓN Si para la
inconsistencia? actualización
DE CUENTAS POR
COBRAR respectiva a nivel
de sistema
No
A Fin

(NUMERO PATRONAL NO EXISTE) (PATRONO NO SE ENCUENTRA INSCRITO AL ISSS)
Se remite a Secc Se remiten los

COLABORADOR DE casos al área de
Patrono no se Aseguramiento o
SECCIÓN TIC´S para efectos
3 encuentra Suc Administrativas ¿Persiste la
ADMINISTRACIÓN Si de verificar y
inscrito para verificar y inconsistencia? solventar los
DE CUENTAS POR
al ISSS obtener la solvencia problemas antes
COBRAR
de no inscrito citados.
No
Fin
Página 3/3

B. ACTUALIZACION DE ESTADO DE SOLVENCIA DE EMPRESAS USUARIAS DE ZONAS

FRANCAS Y DEPÓSITOS PARA PERFECCIONAMIENTO DE ACTIVO (DPA) EN SERVIDOR
DE ADUANAS.
1. La Sección Administración de Cuentas por Cobrar, es responsable de descargar

mensualmente archivo en excel de la información de los usuarios de zonas
francas beneficiados, la cual administrada y actualizada por el Ministerio de
Economía (MINEC).
2. Los patronos beneficiados para obtener las autorizaciones de importar y/o

exportar por medio de la solvencia electrónica son: Empresas de zonas francas,
industriales de comercialización y Depósitos para Perfeccionamiento Activo
(DPA).
3. Las empresas usuarias de zonas francas y DPA debe de cumplir 2 condiciones

con el ISSS:
a) Que sea patrono activo.
b) Que el patrono se encuentre solvente.
4. Las Sección Administración de Cuentas por Cobrar, remite mensualmente

archivo excel actualizado por Ministerio de Economía a Sección Aseguramiento,
para que certifiquen los patronos no inscritos y a los representantes legales que
son beneficiados bajo la modalidad de Zonas Francas y Depósitos de
Perfeccionamiento de Activo.
5. La Sección Administración de Cuentas por Cobrar actualiza la información el

onceavo día de cada mes en el servidor de aduanas, para que dichas
empresas reciban la autorización de importar y/o exportar, tienen vigencia de 30
días.
6. Los patronos usuarios de zona franca que se encuentran en mora con el ISSS por
cotizaciones obrero patronales, deben de firmar convenio de pago en la
Sección Administración Gestión de Cobros y cancelar sus cuotas en tiempo y
forma.
7. La Sección Administración Gestión de Cobros, debe enviar memorando con

copia de convenio de pago, recibo de pago cancelado y estado de cuenta
base utilizado a la Sección Administración de Cuentas por Cobrar, previa

revisión en sistema para habilitarles el estado en el servidor de aduana, que

permite la importación o exportación de las empresas.
8. Para los patronos de zona franca que no tengan actualizados los pagos
extemporáneos en el sistema, deben proporcionar a la Sección Administración
de Cuentas por Cobrar el recibo original para verificar pago y realizar
actualizaciones en el servidor de aduanas, siempre que el pago lo realicen en
Sección Cajas o colecturías del ISSS.
9. Los patronos de zona franca que han efectuado los pagos de forma
extemporánea en el sistema bancario, deben presentarse a la Sección Control
de Ingresos con la documentación probatoria para la aplicación del pago en el
sistema oficial vigente.
10. Posterior a la aplicación del pago extemporáneo en el sistema, deben de

notificar a la Sección Administración de Cuentas por Cobrar para que realicen el
cambio de estado de solvencia en el servidor de aduanas.
1. Imprime reporte generado desde la aplicación web del Ministerio de Economía

para la verificación de los patronos.
2. El reporte generado se remite a la Sección Aseguramiento para que certifiquen

los patronos no inscritos y los representantes legales.
3. Recibe de la Sección Aseguramiento el listado debidamente verificado,

seleccionado y certificado de los patronos no inscritos y sus representantes
legales, a más tardar el noveno día de cada mes, para realizar las autorizaciones
de los patronos no inscritos en el servidor de aduanas.
4. En el reporte generado se clasifican los patronos por orden alfabético, según

base de datos del ISSS.
5. Verifica en el sistema de Aseguramiento (opción consulta) que los datos del

maestro patronal de las empresas que han sido incorporadas por el Ministerio
de Economía, contenga estado de activo y a sus representantes legales.
6. Verifica en el sistema (estado de cuenta) que el patrono esté solvente con sus
cotizaciones.

7. Identifica de forma manual en el reporte impreso, si el patrono está solvente o

no, para actualizarlo de forma masiva en el servidor de aduanas en las fechas
establecidas.
8. En el reporte impreso, se coloca la fecha de verificación de la información en el

sistema.
9. Consolida la certificación de patronos no inscritos recibida de la Sección

Aseguramiento, con los patronos solventes antes de realizar los cambios de
estado en el servidor de aduana.
10. Valida en el servidor de aduana el onceavo día de cada mes los estados de las
empresas (Color verde significa autorizado, Color rojo significa desautorizado) y
selecciona opción “Enviar archivo”.
11. Recibe confirmación de aduanas (“Recibido satisfactoriamente”), copia y

guarda las pantallas de cada cambio o actualización realizada, la cual
contiene día, hora y fecha de vencimiento, para control interno.
12. Se realizan actualizaciones a demanda para los patronos que realizan pagos
extemporáneos.


PROCEDIMIENTO: ESTADO DE SOLVENCIA DE EMPRESAS USUARIAS DE ZONAS FRANCAS Y DPA
(Depósitos para Perfeccionamiento Activo)
El reporte generado
Imprime reporte
COLABORADOR DE se remite a la Secc Recibe de la
generado desde la
SECCIÓN aplicación web del Aseguramiento Sección
para que certifiquen
ADMINISTRACIÓN Inicio Ministerio de Aseguramiento el
los patronos no
DE CUENTAS POR Economía para la listado debidamente
verificación de los inscritos y
COBRAR representantes verificado
patronos
legales
En el reporte Identifica en el
COLABORADOR DE Verifica en el Verifica en el
generado se reporte, si el
SECCIÓN sistema de sistema SAFISSS
clasifican los Patrono está
Aseguramiento (estado de cuenta)
ADMINISTRACIÓN patronos por orden solvente o no, para
(opción consulta) que el Patrono esté actualizarlo en el
DE CUENTAS POR alfabético, según
los datos del solvente con sus servidor de
COBRAR base de datos del
maestro patronal cotizaciones aduanas
ISSS
Consolida la Recibe la
COLABORADOR DE En el reporte Valida en el
certificación de confirmación de
SECCIÓN impreso coloca la servidor de aduana
patronos no aduna, copia y
fecha de los estados de las
ADMINISTRACIÓN inscritos con los guarda las pantallas
verificación de la empresas y
DE CUENTAS POR patronos solventes de cada cambio o
información en el selecciona opción
COBRAR antes de realizar los actualización para
sistema “Enviar archivo”
cambios de estado control interno
COLABORADOR DE Se realizan
SECCIÓN actualizaciones a
demanda para los
ADMINISTRACIÓN Fin
patronos que
DE CUENTAS POR realizan pagos
COBRAR extemporáneos
Página 1/1

4.12. PROCEDIMIENTO CUSTODIA DE PLANILLAS FÍSICAS EN MORA POR COTIZACIONES

OBRERO PATRONALES A NIVEL NACIONAL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS VARIOS
Y PLANILLAS EN EXPEDIENTES DE PATRONOS EN MORA
1. La Sección Administración de Cuentas por Cobrar recibirá de forma mensual el

100% de las planillas físicas en mora con reporte correspondiente, el cual es
generado e impreso por Sección Control de Ingresos y Sección Cotizaciones de
Sucursales Administrativas, éste debe contener: número patronal, nombre del
patrono o empresa, número correlativo de planilla, período de cotización en
mora, régimen (Salud e INSAFORP) y total de mora por planilla con el sello y
firma de la jefatura correspondiente.
2. El Departamento de Afiliación e Inspección enviará a la Sección Administración

de Cuentas por Cobrar, las planillas originales en mora con su respectivo boletín
de remisión y notificación de mora firmada por el patrono, las cuales deben
contener firma y sello del patrono o en su defecto sello, nombre completo y
firma del inspector.
3. El archivista a través de la secretaria de la Sección Administración de Cuentas

por Cobrar, recibirá de los usuarios la documentación y las planillas de mora
para realizar el respectivo descargo y revisar el conteo de aquellos documentos
que fueron prestados.
4. Los expedientes de mora patronal deberán ser contados en orden correlativo y

por tipo de documento.
5. El Archivista de la Sección Administración de Cuentas por Cobrar deberá

resguardar los expedientes en el lugar correspondiente.
1. Recibe reporte con planillas físicas, notifica a jefatura y entrega al colaborador.
2. Revisa y verifica que la cantidad de planillas reportadas en el documento

impreso sea igual a la cantidad de planillas recibidas; si no están completas
conforme al reporte, se devuelve al remitente.

3. Se emite listado de patronos en mora de SAFISSS y se revisa contra planillas

recibidas; solicitando a las áreas correspondientes que complementen el envío
de planillas en mora en el caso que quede alguna pendiente.
4. Si las planillas están completas conforme al reporte, realiza consulta manual en

el sistema para verificar el estado de las mismas (cancelada o no cancelada).
5. Si las planillas están canceladas en fecha anterior a la de envío y no está

registrada en sistema, se devuelve para el respectivo registro y remitan
únicamente planillas mora.
6. Si a la fecha de recibidas las planillas se mantiene en mora según el sistema, se

archivan en el expediente correspondiente.
7. Si las planillas han sido canceladas posterior a la fecha de envío, se extraen y se

prepara memorándum para devolver a Sección Control de Ingresos.
8. Entrega a Secretaria las planillas canceladas extemporáneamente que ya no

son mora, para su envió a Sección Control de Ingreso.
Secretaria.
9. Elabora nota con planillas canceladas extemporáneamente que ya no son

mora, para revisión y firma de jefatura.
Jefatura de Sección
10. Recibe, revisa nota y planillas, firma y devuelve a secretaria.
Secretaria.
11. Estampa sello, facsímile y remite nota a Sección Control de Ingreso.
Colaborador de sección
12. Después de revisar y verificar las planillas en mora recibidas, remite a

archivista para su correspondiente archivo.
Archivista
13. Recibe y verifica en libro la documentación.
14. Estampa firma y fecha de recibido.

15. Ordena los documentos varios (informes, convenios, acuerdos, notas) y planillas
por número patronal y zona geográfica.
16. Extrae los expedientes del archivo de Sección Administración de Cuentas por
Cobrar para incorporar los documentos en los expedientes de mora patronal.
17. Da apertura a nuevos expedientes patronales en mora, en caso que aplique.


PROCEDIMIENTO: CUSTODIA DE PLANILLAS FÍSICAS EN MORA POR COTIZACIONES OBRERO PATRONALES A
NIVEL NACIONAL, ARCHIVO DE DOCUMENTOS VARIOS, PLANILLAS EN EXPEDIENTES DE PATRONOS EN MORA
SECRETARIA DE
Recibe reporte con
SECCIÓN
planillas físicas y
ADMINISTRACIÓN Inicio
entrega al
DE CUENTAS POR
colaborador
COBRAR
Revisa y verifica
COLABORADOR DE que la cantidad de ¿Están
SECCIÓN planillas reportadas completas Se devuelve al
ADMINISTRACIÓN en el documento No Fin
impreso sea igual a conforme al remitente
DE CUENTAS POR
la cantidad de reporte?
COBRAR
planillas recibidas
Si
Solicita a las áreas

COLABORADOR DE Emite listado de correspondientes
SECCIÓN patronos en mora ¿Están que complementen
ADMINISTRACIÓN de SAFISSS y se completas las No el envío de planillas
DE CUENTAS POR revisa contra planillas? en mora en el caso
COBRAR planillas recibidas que quede alguna
pendiente.
Si
COLABORADOR DE
Realiza consulta Devuelve para el
SECCIÓN
manual en el respectivo registro y
ADMINISTRACIÓN Fin
sistema para remitan únicamente
DE CUENTAS POR
verificar el estado planillas mora
COBRAR
Canceladas en fecha
anterior a la de envío
COLABORADOR DE
SECCIÓN Se archivan en el
¿Estado de las B
ADMINISTRACIÓN En mora expediente
planillas?
DE CUENTAS POR correspondiente
COBRAR
Canceladas posterior
a la fecha de envío
Entrega a
COLABORADOR DE Se extraen y se Secretaria las
SECCIÓN prepara planillas canceladas
ADMINISTRACIÓN memorándum para de forma A
DE CUENTAS POR devolver a Sección extemporánea que
COBRAR Control de Ingresos ya no son mora,
para su envió
Página 1/2

DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO: CUSTODIA DE PLANILLAS FÍSICAS EN MORA POR COTIZACIONES OBRERO PATRONALES A
NIVEL NACIONAL, ARCHIVO DE DOCUMENTOS VARIOS, PLANILLAS EN EXPEDIENTES DE PATRONOS EN MORA
Después de revisar
COLABORADOR DE y verificar las
SECCIÓN planillas en mora
ADMINISTRACIÓN A recibidas, remite a
DE CUENTAS POR archivista para su
correspondiente
COBRAR
archivo
Extrae los
Ordena los expedientes del
Recibe y verifica en documentos varios archivo para
Estampa firma y
ARCHIVISTA libro la (y planillas por incorporar los
fecha de recibido documentos en los
documentación número patronal y
zona geográfica expedientes de
mora patronal
Da apertura a
nuevos expedientes
ARCHIVISTA Fin
patronales en mora,
en caso que aplique
Elabora nota con

SECRETARIA DE planillas Estampa sello,
SECCIÓN canceladas
B facsímile y remite
ADMINISTRACIÓN extemporáneament Fin
e que ya no son nota a Sección
DE CUENTAS POR
mora, para revisión Control de Ingreso
COBRAR
y firma de jefatura
JEFATURA DE
Recibe, revisa nota
SECCIÓN
y planillas, firma y
ADMINISTRACIÓN
devuelve a
DE CUENTAS POR
secretaria
COBRAR
Página 2/2

4.13. PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES
1. Para el préstamo de expediente es requisito del usuario solicitante complete el

formulario “Préstamo de Documento del Archivo”, el cual debe ser solicitado a
la jefatura de la sección Administración de Cuentas por Cobrar.
2. Jefatura marginará la solicitud de préstamo de Documentos de Archivo a

Archivista.
3. El Archivista de Administración de Cuentas por Cobrar al recibir expedientes

prestados por los usuarios, deberá descargarlos del respectivo formulario de
Préstamo y en el sistema.
4. El Archivista de la Sección Administración de Cuentas por Cobrar deberá contar

los expedientes solicitados en calidad de préstamo y anotar en la parte
izquierda en una página de conteo el tipo de documento que contiene cada
expediente.
5. El expediente deberá prestarse debidamente foliado.
6. Al solicitar hasta un máximo de 5 expedientes, el usuario deberá de realizarlo

con un mínimo de 4 horas de anticipación.
7. Al solicitar de 6 expedientes en adelante, el usuario deberá de realizarlo con un

mínimo de un día de anticipación (Clientes externos llámese éste Jurídico,
Inspectores, Directores, entre otros.)
8. Se entenderá por usuario interno al personal que labora en la Sección

Administración de Cuentas por Cobrar y usuario externo al personal de otras
dependencias de la Institución.
PRÉSTAMO Y RECEPCIÓN DE EXPEDIENTE A USUARIO INTERNO Y EXTERNO
1. Recibe solicitud de préstamo de expediente de usuario y lo traslada al archivista,

previa autorización de jefatura.
Archivista
2. Recibe solicitud.
3. Analiza y verifica la información del expediente contra el estado de cuenta.
4. Cuenta hojas del expediente y notifica al solicitante para que se presente a

retirarlo.
5. Entrega expedientes al usuario solicitante.
Archivista
1. Recibe y revisa que los expedientes estén completos conforme fue entregado al
usuario.
2. Da de baja en el sistema al formulario “Préstamo de expediente”.
3. Ordena por zona, por año y número correlativo los expedientes devueltos.
4. Una vez ordenados, archiva expediente en lugar correspondiente.


PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO Y RECEPCIÓN DE EXPEDIENTE A USUARIO INTERNO Y EXTERNO
Recibe solicitud de
SECRETARIA DE préstamo de
SECCIÓN expediente de
ADMINISTRACIÓN Inicio usuario y lo traslada
DE CUENTAS POR al archivista, previa
autorización de
COBRAR
jefatura
Analiza y verifica la
¿Tipo de información del
ARCHIVISTA Interno Recibe solicitud
préstamo? expediente contra
el estado de cuenta
Cuenta hojas del

expediente y Entrega
ARCHIVISTA Externo notifica al solicitante expedientes al
para que se usuario solicitante
presente a retirarlo
Recibe y revisa que

Da de baja en el
los expedientes
sistema al
estén completos
ARCHIVISTA formulario Fin
conforme fue
“Préstamo de
entregado al
expediente”
usuario
Ordena por zona,

Una vez ordenados,
por año y número
archiva expediente
ARCHIVISTA correlativo los
en lugar
expedientes
correspondiente
devueltos
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4.14. PROCEDIMIENTO EXTRACCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

CANCELADOS DE EXPEDIENTES EN MORA.
1. La Sección Administración de Cuentas por Cobrar recibirá en la primera semana

de cada mes de la Sección Control de Ingresos, un reporte de todos los pagos
extemporáneos que se realicen mensualmente, el cual será el insumo para la
extracción de la documentación.
2. La secretaria de Sección Administración de Cuentas por Cobrar entregará

listado de patronos al Archivista previo visto bueno de la jefatura, para extraer
del expediente los documentos cancelados para ser enviados al Departamento
de Administración de Recaudaciones y Recuperación, quien resguarda la
documentación cancelada.
3. El Archivista de la Sección Administración de Cuentas por Cobrar, es el

responsable de extraer expedientes de mora patronal para la respectiva
actualización.
4. El control de calidad que realiza el Archivista consistirá en verificar en el sistema,

que los períodos reflejados en el reporte de mora estén cancelados.
1. Recibe de Sección Control de Ingresos reporte de “Planillas Canceladas

Extemporáneamente” de forma mensual y traslada al archivista previo visto
bueno de la jefatura.
Archivista
2. Recibe reporte de planillas canceladas extemporáneamente.
3. Digita número patronal en el sistema para verificar si se ha realizado pago o

abono por el mes que se está informando.
4. Si no ha sido cancelada, se identifica y anota la fecha en el reporte de que se

ha efectuado la verificación en el sistema.
5. Si ha sido cancelada, coloca una identificación en el reporte para proceder a

extraer las planillas del expediente físico.
6. Busca y extrae del expediente de mora las planillas canceladas de forma

extemporánea.
7. Remite las planillas canceladas a jefatura para remitir al Departamento de

Recaudaciones.
8. Da apertura a nuevos expedientes patronales en mora en caso que aplique.
9. Devuelve expediente actualizado a su espacio de ubicación.


PROCEDIMIENTO: EXTRACCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS CANCELADOS DE EXPEDIENTES EN
MORA (PAGOS EN CAJA O EN BANCOS DE FORMA EXTEMPORÁNEA)
Recibe reporte de
SECRETARIA DE
planillas Traslada al
SECCIÓN
Canceladas en archivista previo
ADMINISTRACIÓN Inicio Fin
forma visto bueno de la
DE CUENTAS POR
extemporaneas de jefatura
COBRAR
forma mensual
Digita número
Identifica y anota la
Recibe reporte de patronal en el
fecha en el reporte
planillas canceladas sistema para ¿Ha sido
ARCHIVISTA No que se ha
de forma verificar si se ha cancelado?
efectuado la
extemporánea realizado pago o
verificación
abono
Si
Busca y extrae del

expediente de mora Remite las planillas
Coloca una Da apertura a
las planillas canceladas al
ARCHIVISTA identificación en el nuevos expedientes
canceladas de Departamento de
reporte patronales en mora
forma Recaudaciones
extemporanea
Devuelve
expediente
ARCHIVISTA actualizado a su Fin
espacio de
ubicación
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4.15. PROCEDIMIENTO DEPURACIÓN, CONTEO Y DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DE

EXPEDIENTES DE MORA
4.15.1. NORMAS PARA EL CONTEO DE EXPEDIENTES
1. El Archivista/Colaborador de Sección es el responsable de enviar y recibir la

documentación en mora a la Sección Administración de Imágenes Digitales de
forma periódica para su respectiva digitalización.
2. El Archivista/Colaborador de Sección debe ordenar la documentación

probatoria de mora por tipo de documento, período y correlativo.
3. Cuando el Archivista/Colaborador de Sección identifique una planilla en mal

estado o deteriorada debe de restaurarla para conservar la información
contenida.
4. Todo expediente que se envíe a digitalización, deberá ser actualizado

previamente extrayendo documentos duplicados, notas que no son
documentos probatorios de mora y/o no están relacionados con ésta.
5. El conteo de documentos debe efectuarse en orden ascendente de acuerdo al

tipo de documento.
6. Los expedientes deberán contener anexos y hoja control de conteo de

documentos, los Archivistas y Colaboradores serán responsables de su
seguimiento.
Archivista
1. Extrae el expediente y lo entrega a Colaborador de Sección.
Colaborador de sección
2. Verifica que el contenido del expediente corresponda al Patrono y depura la

documentación.
3. Clasifica las planillas por orden ascendente, notas de cargo, multas, informes,
acuerdos y otra documentación por año y mes.

4. Cuenta la documentación y registra número de documentos en hoja de control

de conteo del expediente.
5. Realiza control de calidad de la documentación y elabora detalle de envío a la

Sección de Imágenes Digitales.
Sección Administración de Imágenes Digitales
6. Recibe y digitaliza documentación y la envía a Sección Administración de

Cuentas por Cobrar.
Colaborador de Sección
7. Recibe el detalle y la documentación física para realizar control de calidad de

las planillas y anexos digitalizados.
8. Revisa y ordena por número patronal.
9. Devuelve planillas y documentación digitalizada al expediente en mora.
10. Archiva en el lugar correspondiente.


PROCEDIMIENTO: DEPURACIÓN, CONTEO Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE EXPEDIENTES DE MORA
Extrae el
expediente y lo
ARCHIVISTA Inicio entrega a
Colaborador de
Sección
Clasifica las Cuenta la

Verifica que todo el planillas por orden
Depura la documentación y
contenido del ascendente, notas
COLABORADOR DE documentación registra número en
expediente de cargo, multas,
SECCIÓN innecesaria y informes, acuerdos hoja de control de
corresponda al conteo del
duplicada y la documentación
Patrono expediente
por año y mes
Realiza control de
calidad de la
COLABORADOR DE documentación y
elabora detalle de
SECCIÓN envío a la Sección
de Imágenes
Digitales
Recibe y digitaliza
SECCIÓN
documentación y la
ADMINISTRACIÓN
envía a Sección
DE IMÁGENES
Administración de
DIGITALES
Cuentas por Cobrar
Recibe el detalle y
la documentación Devuelve planillas y
COLABORADOR DE física para realizar Revisa y ordena por documentación Archiva en el lugar
control de calidad
SECCIÓN de las planillas y número patronal digitalizada al correspondiente
anexos expediente en mora
digitalizados
Fin
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MNP Cuentas Por Cobrar Abril 2014

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INSTITUTO SALVADOREÑO DEL SEGURO SOCIAL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DGCI Abril 2014

DEPENDENCIA: SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS 6

CAPITULO I. GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 7

3. OBJETIVOS DEL MANUAL 8

CAPITULO II. CONTENIDO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 9

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 9

4.1. PROCEDIMIENTO CONTROL Y LIQUIDACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR EN CONCEPTO DE

4.1.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 11

4.1.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 12

4.1.3. DIAGRAMA DE FLUJO 13

4.2. PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR EN CONCEPTO DE

4.2.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 14

4.2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 14

4.2.3. DIAGRAMA DE FLUJO 15

4.3. PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR EN CONCEPTO DE

4.3.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 16

4.3.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 16

4.3.3. DIAGRAMA DE FLUJO 17

4.4. PROCEDIMIENTO COMPENSACIÓN DE CUENTA EN CONCEPTO DE ARRENDAMIENTO DE

DEPENDENCIA: SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

4.4.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 18

4.4.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 18

4.4.3. DIAGRAMA DE FLUJO 19

4.5. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE CERTIFICACIÓN DE SALDOS PARA COBRO JUDICIAL 20

4.5.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 20

4.5.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 20

4.5.3. DIAGRAMA DE FLUJO 21

4.6. PROCEDIMIENTO COMPENSACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR EN CONCEPTO DE

4.6.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 22

4.6.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 22

4.6.3. DIAGRAMA DE FLUJO 23

4.7. PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL CLIENTE DEUDOR EN SISTEMA. 24

4.7.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 24

4.7.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 24

4.7.3. DIAGRAMA DE FLUJO 25

4.8. PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN DE CUOTAS DESCONTADAS Y PAGOS EFECTUADOS EN

4.8.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 26

4.8.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 27

4.8.3. DIAGRAMA DE FLUJO 28

4.9. PROCEDIMIENTO PARA ENVÍO DE FOTOCOPIAS DE PLANILLAS EN MORA DE PATRONOS QUE

4.9.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 29

4.9.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 29

4.9.3. DIAGRAMA DE FLUJO 31

4.10. PROCEDIMIENTO SOLICITUDES DE CERTIFICACIÓN DE DETALLE DE COTIZACIONES EN MORA

4.10.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 33

4.10.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 33

4.10.3. DIAGRAMA DE FLUJO 35

COD: MNP – A – 093 Página 3 de 61

DEPENDENCIA: SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

4.11. PROCEDIMIENTO DE INDUCCION PARA LA EMISIÓN DE SOLVENCIAS. 37

4.11.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 37

4.11.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 38

4.11.3. DIAGRAMA DE FLUJO 41

B. ACTUALIZACION DE ESTADO DE SOLVENCIA DE EMPRESAS USUARIAS DE ZONAS FRANCAS Y

4.11.4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 44

4.11.5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 45

4.11.6. DIAGRAMA DE FLUJO 47

4.12. PROCEDIMIENTO CUSTODIA DE PLANILLAS FÍSICAS EN MORA POR COTIZACIONES OBRERO

4.12.1. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO 48

4.12.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 48