Manual del Participante

PROGRAMA:
Planificación y Organización Del
Tiempo el Trabajo

Facilitador: Eghilda Garcia Ch.

Psicólogo
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PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO Y EL

TRABAJO

OBJETIVO GENERAL:

Proporcionar al participante herramientas que permitan organizar el

trabajo, de manera eficaz, considerando la administración y
planificación adecuada del tiempo para el logro de sus objetivos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Reconocer fortalezas y debilidades presentes en el participante, para

la planificación y organización del trabajo.
Determinar los mitos y realidades acerca de la administración del
tiempo.
Definir situaciones de conflicto organizacional, producto de agentes
desperdiciadores del tiempo (internos o externos) presentes en el
ámbito laboral.
Analizar el concepto tiempo y la percepción que de éste tenemos, a fin
de optimizar las acciones que conllevan a la productividad laboral y
personal

CONTENIDO PROGRAMATICO:

La Planificación Efectiva: Concepto. Características y Ventajas.

Como optimizarla?
¿Para que se Planifica? La planificación como elemento
indispensable.
Elementos de la Planificación
La Organización del Trabajo. Metodología para su aprovechamiento
integral.
Factores que posibilitan una gestión del tiempo signada por la
productividad. La organización del tiempo. Devoradores de minutos. El
consumo del tiempo.
La administración de prioridades. El proceso de delegación: razones y
métodos para alcanzarla con eficiencias.
Métodos de Trabajo con miras a su optimización
El factor humano en los Procesos Administrativos
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INDICE

Pag.
Introducción 6
La Planificación Efectiva: Conceptos. 7
Características. 8
Ventajas 9
Cómo Optimizarla? 10
12
Para que se Planifica? La Planificación como elemento
indispensable.
13
Elementos de la planificación.
14
La organización Del trabajo. Metodología para su
aprovechamiento.
Factores que posibilitan una gestión del tiempo signada por
la productividad. La Organización del tiempo. Devoradores de 15
minutos. El consumo del tiempo.
La Administración de prioridades. El proceso de delegación: 21
razones y métodos para alcanzarla con eficiencia.
Métodos de trabajo con miras a su optimización.
24
El factor humano en los procesos administrativos.
26
Bibliografía
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INTRODUCCIÓN

“La organización y planificación del tiempo se ha convertido en un tema

de suma actualidad para los directivos de las empresas, quienes deben
laborar en un ambiente signado por cambios bruscos y continuos y
paralelamente deben mantener una cuota de producción y de ventas que les
permita sobrevivir competitivamente en el mercado.

Esta situación hace que constantemente las personas vivan en un

estado continuo de ansiedad, debido a su conciencia de que tendrían que
trabajar más, rematar los detalles que faltan, hablar con sus subalternos, en
fin, hacer las mil cosas que deberían hacerse en la empresa; lo cual podría
traducirse en la queja bastante común de un gran número de ejecutivos...
“el día no tiene horas suficientes”. Pero si reflexionamos un poco al
respecto, ¿Cuántas horas tenemos en cada uno de nuestros días? Son sólo
24 horas y no vamos a tener más. En este sentido, lo que debería
preocuparnos es cómo vamos a hacer un uso más efectivo de las horas de
las cuales disponemos.

De aquí, que antes de hablar de administrar el tiempo, es importante

analizar CÓMO LO ESTAMOS UTILIZANDO. De alguna manera hay que
vincular el tiempo, a nuestra personalidad y forma de vida, de reflexionar
en estos elementos nos encontramos que el uso que del tiempo hacemos, no
tiene que ver con técnicas, es simplemente un problema de actitud,
compromisos vitales y madurez personal.
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PLANIFICACIÓN EFECTIVA: CONCEPTOS

Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las siguientes

definiciones:

"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas

metas" (Stoner, 1996).

"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la

organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).

"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos

futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un
plan", (Sisk, s/f).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado
para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein,
1998).
"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso de
decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981).

"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que
hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente
entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.

En prácticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos

elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y
la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y
programas).

Implica además un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión

(anticipación), visualización (representación del futuro deseado) y de
predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el
futuro). Todo plan tiene tres características: primero, debe referirse al
futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de
causalidad personal u organizacional: futurismo, acción y causalidad personal
u organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de
construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

Por otra parte, la planificación es la primera función administrativa porque

sirve de base para las demás funciones. Esta función determina por
anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse
para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La
planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes

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necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación

determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en
que orden debe hacerse.

Las premisas de la planificación.

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN:

Las características más importantes de la planificación son las

siguientes:

1. La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en

ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la
empresa.
2. La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación
se halla ligada a la previsión.
3. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al
establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un
medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y
disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.
4. La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias
alternativas: la planificación constituye un curso de acción escogido
entre varias alternativas de caminos potenciales.
5. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el
sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización
como totalidad.
6. La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es
un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
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7. La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin

la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos
humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y
decidido con anterioridad.
8. La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en
realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la
planificación permite condiciones de evaluación y medición para
establecer una nueva planificación con información y perspectivas más
seguras y correctas.
9. La planificación es una función administrativa que interactúa con las
demás; está estrechamente ligada a las demás funciones –
organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que
recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la
organización.
10. La planificación es una técnica de coordinación e integración:
permite la coordinación e integración de varias actividades para
conseguir los objetivos previstos.
11. La planificación es una técnica de cambio e innovación:
constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir
cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con
anticipación y debidamente programados para el futuro.

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN

Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a todos

los gerentes en todos los niveles de cualquier organización. Entre las cuales
podemos mencionar las siguientes:

1. Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las

actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia
efectiva de los esfuerzos.
2. Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al
gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos
clave para posible una posible participación.
3. Contesta a las preguntas "y que pasa si…" Tales preguntas permiten al
que hace la planificación, a través de una complejidad de variables ver
e intuir los posibles planes de contingencia.
4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse
que la planificación esta dando los resultados buscados.
5. Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y
formular un plan proporciona al que hace los planes la orientación y el
impulso de realizar y lograr los objetivos.

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 Manual del Participante

6. Obliga a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es

valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de
importancia, obtiene un entendimiento más pleno de cada actividad y
aprecia la base que apoya a las actividades administrativas.
7. Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace un
mejor uso de lo que se dispone.
8. Ayuda al gerente obtener status. La planificación adecuada ayuda al
gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva.

¿COMO OPTIMIZARLA?

Los siguientes cinco pasos son fundamentales para conseguir resultados

positivos en la Optimización de la planificación:

1. Conviene empezar fijando objetivos.

2. Hacer previsiones sobre su fuerza de trabajo para garantizar un equilibrio

óptimo en los niveles de servicio

3. Registrar y medir el rendimiento.

4. Analizar e identificar las oportunidades asociadas a sus objetivos clave de

rendimiento

5. Solventar de manera eficiente y eficaz las lagunas en la cualificación y en

los conocimientos (e-learning e interacciones documentadas con sus clientes)

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¿PARA QUÉ SE PLANIFICA? LA PLANIFICACIÓN COMO ELEMENTO

INDISPENSABLE.

Planificar significa actuar de manera proactiva o de anticipar los eventos.

Una vez que se define lo que se va a planificar de acuerdo a los criterios
de IMPORTANTE Y URGENTE, se procede a la fijación de metas.

DILEMA DE LO URGENTE VS. LO IMPORTANTE.

¿QUÉ SIGNIFICA URGENTE? ¿QUÉ SIGNIFICA

IMPORTANTE?

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URGENTE NO URGENTE

I II
IMPORTANTE

CRISIS PREVENCIÓN
PROBLEMAS PLANIFICACIÓN
APREMIANTE RELACIONES
PROYECTOS OPORTUNIDADES
RECREACIÓN
A VENCERSE
DESARROLLO

III IV
TRABAJO TRIVIAL
IMPORTANTE

REUNIONES
ACTIVIDADES ACT. AGRADABLES
SOCIALES MUCHO TELÉFONO
NO

TELÉFONO PERDIDA TIEMPO

INTERRUPCIONES PAPELEO.
VISITANTES
OTRAS

Quizás no esté consciente de que tiene algunas opciones reales para el

manejo de su tiempo. Puede optar por dejar de hacer, de una vez por todas,
algunas actividades que absorben mucho tiempo y que son de escasa
productividad, sin afectar negativamente su trabajo o vida personal. De
hecho, al dejar de hacer conscientemente algunas actividades poco
productivas e innecesarias, quedará tiempo para invertirlo en tareas más
satisfactorias y productivas.

Si quiere organizarse en serio, puede empezar haciendo un registro de las

distintas tareas que lleva a cabo durante una semana. Tal vez le resulte
muy tedioso, pero solo cuando sepa cómo y en qué está utilizando su
tiempo, podrá darse cuenta si está empleando su tiempo de manera
productiva y podrá pensar en cómo debería organizar sus actividades y
determinar cuáles son prioritarias.

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¿PARA QUÉ SE PLANIFICA?

Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos

y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método,
plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen
los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además los planes son la
guía para que:

1. La organización obtenga y aplique los recursos para lograr los

objetivos.
2. Los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen
decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos,
ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que
generan resultados.
3. Pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales.

Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas

de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno
externo, entre otros aspectos. Por otro lado,  existen varias fuerzas que
pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados, la resistencia
psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la
existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización
de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros.

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN

Descripción de lo planificado tal y como es en la realidad.

 Diagnostico. Descripción de lo planificado tal y como es en la

realidad. Explicación de porque lo planificado es como es y no
como debería ser. Prognosis: descripción de cómo evoluciona lo
planificado de sus condiciones actuales continúan actuando igual
que hasta el presente.
 Prospectiva: Cuadro general del futuro deseable y posible, que
aglutina los objetivos perseguidos
 Selección de instrumentos para transformar lo existente en lo
deseable y posible. Selección preliminar Evaluación. Selección
final de conjuntos de instrumentos factibles, compatibles y
complementarios. Definición de mecanismos para implementar y
revisar los planes.

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 Manual del Participante

 La previsión presupuestal garantiza la ejecución de planes,

programas y presupuesto, cuyo objetivo es el cumplimiento de
acciones y responsabilidades asignadas a diferentes agentes o
instituciones.
 Requiere de un análisis de la realidad o diagnostico que contiene:

-Fortalezas y debilidades

- Oportunidades y riesgos (amenazas) del desarrollo de una organización.

Además incluye la formulación de planes, que definen:

 Políticas
 Metas y estrategias del plan.
 Este proceso seria incompleto, sino incluye; programas y
presupuestos, para la asignación de recursos humanos, materiales
financieros y tecnológicos para el cumplimiento de los objetivos
diseñados.

Una de las primeras y más importantes cosas que deben estar claras en
relación a estos elementos, es que ellas no son lineales ni aisladas, sino que,
por el contrario, interaccionan las unas con las otras y solapan
continuamente a lo largo del proceso.

LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO: RED DE SISTEMAS. IMPACTO EN

EL TRABAJO.

El manejo adecuado de la información, la respuesta en tiempos de

ejecución, el ahorro de costos y procesos; son elementos de vital
importancia para las Organizaciones. Los gerentes y supervisores
modernos deben estar alerta a todas y cada una de las variables que los
afectan, y por ende, afectan al negocio y sus procesos administrativos y
productivos. La identificación de las actividades claves, la toma de
conciencia de lo vital en las comunicaciones y la calidad de la misma;
juegan un papel protagónico en el mantenimiento de las organizaciones
en tiempos de crisis y donde la competitividad, gracias a la globalización
se hace cada día más fuerte y reñida.

Para poder aumentar la productividad, en cualquier tipo de organización,

se debe modelar y entender a la empresa como un sistema: Conjunto
de elementos con interdependencia entre sí. Esto obedece a tres
principios básicos:

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 Manual del Participante

 El desempeño total del sistema es afectado por cada elemento

que lo constituye. Cada departamento, función o unidad
específica, afecta el desempeño total de la organización. Si
alguno de estos elementos no afecta el comportamiento
global, no tiene razón de existir.
 La manera en que cada parte del todo afecta el desempeño
global del sistema, depende de lo que hacen los otros
elementos. En este sentido, tengamos presente el principio
de la Interdependencia: si uno de los elementos no
proporciona al otro lo que éste requiere, el desempeño de la
empresa, en su totalidad, se verá afectado.

FACTORES QUE POSIBILITAN UNA GESTION DEL TIEMPO SIGNADA

POR LA PRODUCTIVIDAD.

Antes de decidirse a mejorar la gestión de su tiempo, es fundamental que

aprenda a establecer la prioridad de los proyectos a desarrollar. Es difícil
llevar a cabo un proyecto o trabajo, sin antes tener claridad, en la
planificación y el tiempo que implica lograr este objetivo; lo cual incide en la
productividad.

Una de las claves del éxito en la administración del tiempo es ir por sistema
tras las metas importantes. Seguramente usted tiende a empezar el día por
las tareas menores sencillamente porque las realiza más rápido y en mayor
cantidad. Pero, debe reducir al mínimo el tiempo que dedica a detalles
triviales. Decida a diario qué le va a reportar más beneficios y empiece por
ello.

LA ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO

Para conseguirlo:

 Identifique metas a largo plazo, tanto

profesionales como personales, para obtener
un sentido más claro de la orientación.
 Marque prioridades.

 Reparta las metas en fases medibles.

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 Manual del Participante

DEVORADORES DE MINUTOS. EL CONSUMO DEL TIEMPO

Una exitosa administración del tiempo depende de algo más que un

cuidadoso sistema de planificación. Se debe tomar una acción positiva
contra los desperdiciadores de tiempo que amenazan con destruir tus
planes. Mejorando tus técnicas de planificación y eliminando muchos de
los desperdiciadores de tu tiempo, habrás abierto dos frentes que te
permitirán usar tu tiempo efectivamente.

Los desperdiciadores de tiempo se pueden dividir en dos grupos: los

internos y los externos. Los externos son generados por alguien o algo.
Los internos son generados por nosotros mismos. Estos, a menudo son
difíciles de identificar y combatir. Mucha gente pasa años de su vida
culpando a otros por sus problemas, cuando la fuente verdadera de ellos
es interna.

Analiza sistemáticamente tus actividades. ¿En qué forma contribuye cada

una de ellas al logro de tus objetivos?, ¿Cuáles te hacen perder el
tiempo?. Esto te permitirá identificar cuáles situaciones te hacen perder
tiempo. En la medida que comienzas a identificar tus desperdiciadores de
tiempo, descubrirás que provienen de dos fuentes. La primera es el
ambiente, cosas que otra gente hace, o no hace, que te hacen perder
tiempo. La segunda ¡ERES TÚ!, aquellas cosas que vienen de ti mismo y
también te hacen perder tiempo.

Si te lo propones, tú puedes controlar muchos de esos desperdiciadores.

Tu dedicación es necesaria para implantar ideas que te hagan ahorrar
tiempo. Esta dedicación se deriva del conocimiento que tienes de ti
mismo y de la habilidad para esforzarte un poco en el logro de tus
objetivos. Debes decidirte hoy a estar preparado para las interrupciones
que consumen tiempo de tu vida. La actitud, la anticipación y tu voluntad

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 Manual del Participante

para tomar acción te permitirá implantar tus nuevas ideas acerca de la

administración del tiempo en un hábito diario.

DESPERDICIADORES DEL TIEMPO

EXTERNOS INTERNOS

 EXCESIVO FLUJO DE  FALTA DE

PAPELES PRIORIDADES.
 TELÉFONO.  FALTA DE PLANES.
 VISITANTES.  OBJETIVOS NO
 REUNIONES. CLAROS.
 FALLAS EN LA  DEJAR LAS COSAS
UBICACIÓN. PARA DESPUES.
 POLÍTICAS Y  INTENTAR HACER
PROCEDIMIENTOS. MUCHAS COSA A LA
 INFORMACIÓN VEZ.
(FALTA/EXCESO).  FALTA DE
 DESORGANIZACIÓN DELEGACIÓN.
GENERAL.  FALTA DE
 FALTA DE OBJETIVOS AUTODISCIPLINA.
ORGANIZACIONALES  NO SABER DECIR
“NO”.

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ALGUNAS ESTRATEGIAS DE UTILIDAD.

INTERRUPCION 5
ES Y TELÉFONO REUNIONES DESPERDICIAD
VISITANTES ORES DE
INESPERADOS. TIEMPO MÁS
IMPORTANTES.
Aparta un tiempo
diario. Desalienta
No permitas que reuniones
ciertos visitantes innecesarias.
tomen asiento. Haz que la Toma decisiones HACER TRABAJOS
Atiéndelos fuera de la secretaria filtre sin necesidad de POR DEBAJO DE
oficina. las llamadas. convocar TUS
Remueve las sillas Antes de llamar, reuniones. Sobre CAPACIDADES.
extras de la oficina y planifica la todo cuando
cierra la puerta. conversación. dichas decisiones TOLERAR
Mueve los visitantes Ve directo al pueden tomarse DEMASIADAS
hacia la puerta y grano. individualmente. INTERRUPCIONES.
no contribuyas a Si se extiende, Prepara una
conversaciones busca excusas agenda y limítate DESPACHAR
innecesarias. para cortar. a ella. ASUNTOS
Promueve citas en Si es necesario, Fija límite de TRIVIALES,
lugar de permitir cuelga mientras tiempo y ajústate MIENTRAS LO
visitas inesperadas. estás hablando. a él. IMPORTANTE ESTÁ
Arregla el mobiliario Establece Convoca solo al POR HACER.
de forma que no períodos de personal necesario
quedes viendo hacia tiempo para no y comunícales lo TRABAJAR SIN UN
la puerta. recibir llamadas que esperas de PLAN.
Aprende a decir “no”, sino en caso de ellos.
especialmente emergencia. Asigna una DECIR “SI”
cuando te pregunten Filtra y agrupa persona para la DEMASIADAS
“¿Tienes un minuto? las llamadas por minuta. VECES.
Aléjate de dos clases hacer y aparta Prepárate y
de personas: las que un tiempo resiste las
te hacen demandas específico para interrupciones.
irrazonables y las que realizarlas. Minimiza las
tratan de conversaciones
aprovecharse de ti. innecesarias.

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 Manual del Participante

POSTERGACIÓN.

La postergación es enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hace las cosas
realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin
embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para
después. Si realmente pudiéramos aprender a dejar de hacer las cosas sin
importancia, en lugar de las importantes, muchos de nuestros problemas
desaparecerían. Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas
importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente.
Estamos acostumbrados a responder diariamente a lo urgente y nuestros
días se ven copados de demandas y presiones. La postergación
conduce en la mayoría de los casos a carreras de último minuto, resultados
por debajo de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas
perdidas, clientes insatisfechos. Postergar decisiones y acciones no sólo
causa demoras e interrupciones en el flujo normal de trabajo, también causa
interrupciones en el tiempo que debemos dedicar a labores creativas.
Postergar actividades que no nos son placenteras, nos puede causar
embotamiento mental y estrés, lo cual se traduce en más tiempo
improductivo y esto disminuye nuestra efectividad. Las principales causas de
la postergación son las siguientes:

TRABAJOS NO PLACENTEROS.
Estrategia. Determina por qué no te es placentera dicha tarea.
Decide hacerlos primero que el resto de tus actividades. No sin antes
preguntarte ¿Qué problemas me va a causar?
Establece una fecha tope para completarlo y hacer entrega del mismo.

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 Manual del Participante

TRABAJOS DIFÍCILES.
Estrategia. Divide el trabajo en partes. Una vez dividido, concéntrate en
una parte a la vez. Puedes atacar cada parte en diversos momentos del día.
La terminación de cada parte, te conducirá hasta el objetivo final.
INDECISIÓN.
Estrategia. Sólo hay un remedio para la postergación ¡TÚ! Debes
administrarte a ti mismo y convencerte de los beneficios de hacer las cosas
ahora mismo. La forma más fácil de evitar la postergación es no dejar que
nos pase la primera vez. Primero clarifica tus objetivos y desarrolla el hábito
de planear cada día.
La postergación es un hábito. Mientras más postergues, más probabilidad
hay de que sigas postergando en el futuro.
TÉCNICAS PARA COMBATIR LA CÓMO DETENER LA
POSTERGACIÓN. POSTERGACIÓN.
Reduce los trabajos largos a tareas
pequeñas que puedas manejar. Si estás exhausto, no estarás en
Establece un tiempo límite. No emprendas capacidad de completar un proyecto
tareas que tomen más de ½ hora y divide difícil.
los trabajos largos en varias tareas de ½
hora cada una. Mantente en forma, mejora tu estilo de
Comienza tan pronto como puedas. No vida.
accedas a la tentación de postergar.
No temas buscar ayuda y consejo. Mejora el concepto de ti mismo. Siente
Establece fechas límites y comprométete que eres valioso.
con otros.
No permitas interrupciones, filtra Desarrolla un nuevo estado mental.
llamadas. Aprende a aceptar el cambio y el riesgo.
Considera cada viernes como si fuera el
último día antes de tus vacaciones. Reemplaza malos hábitos por otros
nuevos.
Tendrás que actuar de manera diferente

18
 Manual del Participante

para ser diferente.

LA ADMINISTRACIÓN DE PRIORIDADES

EL PROCESO DE DELEGACIÓN: RAZONES Y MÉTODOS PARA

ALCANZARLA CON EFICIENCIA.

Si tu carga de trabajo continua creciendo y encuentras que no tienes tiempo

de hacer todo lo que tienes que hacer, es casi seguro que no estás
delegando apropiadamente.

Es un hecho que la mayoría de los supervisores, especialmente aquellos que

han sido ascendidos recientemente, no saben cómo delegar. Ellos han sido
promovidos porque eran buenos trabajadores en su antigua posición. Sus
previos trabajos eran orientados a tareas, mientras que posiciones
gerenciales son orientadas a la gente.

Delegar es una habilidad gerencial que requiere conocer cuáles tareas deben
ser delegadas, a quien deben ser encomendadas, la cantidad de autoridad
que debe ser otorgada y la forma de controlar el trabajo después que éste ha
sido delegado.

Mantener el control es, en el análisis final, la clave para una delegación

efectiva. Cuando se delega, no se abdica la responsabilidad, ésta permanece
con el gerente. La responsabilidad es “Obtener resultados a través de
otros”.

19
 Manual del Participante

Debemos recordar uno de los principales beneficios de la delegación: la

extensión de los resultados de lo que alguien puede hacer a lo que puede
controlar. La delegación exitosa puede duplicar, triplicar y multiplicar más
aún el trabajo de una persona cuando se comienzan a alcanzar los resultados
multiplicadores a través del esfuerzo de otros. Mientras más avanzamos en
la pirámide gerencial, los días y las semanas de trabajo son más largos.
Esto se debe a: mientras mayor importancia tiene nuestro trabajo, más
responsabilidades y más personal por el cual responder. Sin embargo, las
promociones conllevan más autoridad para delegar y más personal a través
del cual hacer el trabajo.

CÓMO DELEGAR PARA SER PRODUCTIVO.

Analiza tu trabajo.

¿Cuáles son tus objetivos? ¿Qué resultados se esperan de ti? ¿Qué tareas
realizas? ¿Puede alguien hacerlas por ti ahora o puede ser adiestrado para
hacerlas? Comparte el análisis de tu trabajo con tu supervisor y determina si
está de acuerdo.

Decide qué delegar.

Determina las áreas en las cuales tus subordinados necesitan desarrollo y

variedad. Determina las áreas en las cuales tus supervisados están mejor
calificados que tú. Revisa las decisiones que tomas más a menudo.
Identifica las áreas que te disgustan, recordando delegar lo que te disgusta,
pero también lo que te gusta.

Planifica tu delegación.

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 Manual del Participante

Revisa todos los detalles esenciales y clarifica los límites de autoridad.

Establece estándares de rendimiento. Determina controles apropiados de
retroalimentación. Incluyendo la información necesaria, su frecuencia y la
forma de presentación. Pero sigue la siguiente máxima: “SI NO PUEDES
CONTROLARLO, NO LO DELEGUES”.

Selecciona la persona adecuada.

Considera los intereses, las habilidades y las necesidades. Evalúa la

magnitud del reto y esfuérzate por mantener balance.

Delega con efectividad.

Clarifica los resultados esperados, la importancia del trabajo y las prioridades

envueltas. Clarifica el grado de autoridad, tiempo de ejecución y otros
parámetros operativos. Tómate el tiempo necesario para comunicar
efectivamente.

Haz seguimiento.

Insiste en información oportuna. Actúa pronto y apropiadamente. Insiste en

los resultados y la excelencia, pero no en perfección. Incita a la
independencia. Aprende a vivir con diferencias. Recompensa el buen
rendimiento.

CAUSAS COMUNES DE DELEGACIÓN INEFECTIVA.

o Falta de estándares de rendimiento.

21
 Manual del Participante

o Falta de objetivos organizacionales bien definidos.

o Temor a tomar riesgos.

o Falta de autoconfianza.

o Falta de acuerdos en los detalles específicos del trabajo a ser delegado.

o Delegación a la persona inadecuada.

o No entender las ventajas de la delegación exitosa.

o No delegar tareas preferidas.

o Creer que las cosas están bien como están.

o Desconocimiento de las responsabilidades propias y ajenas.

o Temor a críticas.

o Procedimientos inadecuados de seguimiento de las asignaciones

delegadas.

o Temor a cometer errores o permitir que otros los cometan

o Deseos de perfección.

o Falta de confianza en la capacidad de los subordinados.

o Temor a que los demás lo hagan mejor.

o Falta de adiestramiento al personal.

o Temor a ser amonestado.

o Interferencia de los supervisores en los trabajos delegados.

MÉTODOS DE TRABAJOS CON MIRAS A SU OPTIMIZACIÓN.

El registro diario es un instrumento fundamental en el modelo de

administración efectiva del tiempo. Su utilización es muy simple ya que:

22
 Manual del Participante

o Permite diagnosticar la efectividad real de cualquier persona, al

revisar todas las actividades que realiza en un día típico de
trabajo y observar repeticiones, rutinas y desplazamiento sin
sentido.
o Es el punto de partida para el análisis de efectividad en el
trabajo. Nos permite apreciar porcentaje de tiempo utilizado
para las diferentes prioridades.

o Es un elemento auxiliar de diagnóstico de los estilos de liderazgo

personal y administrativo.

o Es un elemento para analizar y evaluar cargos, ya que nos

permite examinar cuáles actividades pueden, o deberían ser
eliminadas. Así como también, determinar cuáles actividades,
que no aparecen, deben ser incorporadas.

o Útil para determinar desperdiciadores de tiempo. Estrategias de

cambio y control de desperdiciadores.

o Importante para determinar estilos de comunicación

interpersonal.

HOJA DE REGISTRO DIARIO DEL TIEMPO.

NOMBRE CARGO FECHA

METAS DIARIAS HORA PRIORIDAD

23
 Manual del Participante

HORA ACTIVIDAD TIEMPO P ACCIÓN

COMO EFECTUAR EL ANÁLISIS DEL USO DIARIO DE PRIORIDADES.

En esta hoja se encuentran dos elementos para efectuar el análisis. Uno es

la tabla de porcentajes y el otro el gráfico de porcentajes.

En su registro diario del tiempo, sume la cantidad de minutos utilizados para

cada prioridad, por separado, y coloque los resultados de manera
independiente en la línea correspondiente a cada prioridad (tabla de
porcentajes). Traduzca luego cada cifra horaria a porcentajes. Para esto
establezca como base el número total de minutos que tiene la jornada oficial
de trabajo en su oficina o empresa y use una “REGLA DE TRES”.
Posteriormente traslade los porcentajes al gráfico.

24
 Manual del Participante

Tabla de porcentajes
PORCENTAJE
TIPO DE PRIORIDAD SUMA DE TIEMPOS PRIORIDADES

TIEMPO TOTAL: _________________

GRÁFICO DE PORCENTAJES

P P
O O
R R
C C
E E
N N
T T
A A
J J
E E
S S

FACTOR HUMANO EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

Los procesos administrativos se refieren a planear y organizar la estructura

de órganos y cargos que componen la empresa, dirige y controla sus
actividades. La eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores, ella debe alcanzarse mediante la racionalidad.
Debe considerar la esencia de la habilidad general para armonizar los

25
 Manual del Participante

esfuerzos individuales que se encaminen al cumplimiento de las metas y

objetivos del grupo y de la organización.

BIBLIOGRAFÍA

BAKER, Joel A. Paradigmas. Editorial McGraw Hill. Colombia,

1995.

COVEY, Stephen. Los siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva.

Editorial Paidós. España, 1997.
_____________. Primero lo Primero. Editorial Paidós. España 1996.

LOPEZ Y VELAZQUEZ. Consultores. Administración del Tiempo. Valencia,

1989.

SENGE, Peter. La Quinta Disciplina. Ediciones Juan Granica, S.A. España,

1990.

TIEMPO ÚTIL. Gerencia del Tiempo.

26
 Manual del Participante

Un lindo mensaje para compartir.....!!!

Todas las cosas tiene su tiempo; todo lo que pasa debajo

del sol tiene su hora.

Hay tiempo de nacer, y tiempo de morir, tiempo de

plantar, y tiempo de arrancar lo plantado.

Tiempo de llorar y tiempo de reír, tiempo de entregarse al

luto, tiempo de darse a la danza.

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 Manual del Participante

Tiempo de desparramar las piedras y tiempo de

recogerlas; tiempo de abrazar y tiempo de dejar los
abrazos.

Tiempo de buscar y tiempo de perder, tiempo de guardar

y tiempo de botar, tiempo de guerra y tiempo de PAZ

Tiempo de rasgar y tiempo de coser, tiempo de callar y

tiempo para Hablar

Tiempo de AMAR y tiempo de aborrecer.

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