SENA

FORMACION ABIERTA Y A DISTANCIA

e Por qué es importante

y necesana
la contabilidad

e Inventarios

lC
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NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
Senor Empresario:
Antes de que usted comience o trabajar queremos hacerla uno aclaración.

En esto cartilla vienen DOS ternos del bloque de CONTABILIDAD BASICA:

1. Por qué es importante y necesaria la Contabilidad.

2 . Inventarios.

No se preocupe, tómese su tiempo. Codo temo está pensado poro que

usted lo estudie y lo aplique en la solución de los problemas de su em·
preso.

Los temas van agrupados en una cartilla poro obviar problemas de dis·
tribución.

Codo vez que usted termine un temo, puede enviarle o su tutor el tra-
bajo respectivo, os1 recibirá lo 01 ientoción necesario en formo oportuno y
podrci continuar con el temo siguiente.

3
SENA FAAD
ADMINISTRACION
DE PEQUEÑAS
EMPRESAS

TEMA 1:
Por que es importante
y necesaria
la contabilidad

AREA DE CONTABILIDAD BASICA

5
POR QUE ES IMPORTANTE Y NECESARIA LA
CONTABILIDAD

i Dónde estarán los

Facturo s de Don Pedro
poro darle el soldo!...
¡Por Dios!

Lo contabil idad le do mayor control sobre lo que le DEBEN y lo que

DEBE.

6
 Veh1culos
quietos

Mucho
mo terio primo rP.
los cuentos dicen
que hoy gostos
exogerodos

La CONTABI LI DAD es la mejor ARMA paro controlar los GASTOS y las

INVERSIONES.

7
 En los tres mese$
siguientes no horé mcis
BUZOS, CHAQUETAS, etc ...• sino
com1setos ~SPORT"

VENTAS

M ercon clos
poro
invierno

BUFANDAS

BUZOS

lo contabilidad le va mostrando cómo están va riando sus ventas: muy

buenos, regulares o molas, y lé do un campanazo para que usted esté
alerta

8
 ºo D

lAjó!
Sí puedo

iCier1o!

Si usted llevo uno contabilidad sencillo adquiere tonto práctico, q ue

puede COTIZAR y r U JES- P con exactitud y rápidamente.

9
 Banco

También le sirve paro darse cuenta de cual es la cantidad mínimo que debe vender,
para que la empresa no lla(a a tenef pérdida. o seo para conocer su PUNTO DE
EQUILIBRIO.

rlOS IUU.utni 8ANCO

r"O vttr (UÓl'lfO tie l.
r;woodepreit

Si no hoy contabilidad, ninguno entidad financiera (bancos, corpora-

ciones, etc.) le podrá prestar el dinero que usted necesita para su taller.

10
LA CONT ABILIOAD ENTONCES ES IMPORTANTE PORQUE:

- Además de darle organización o su empresa .

- Le informo OP• E"" F sobre lo elevación de los costos de pro·

ducción o el uso inadecuado de los recursos.

- le permite tener información paro tomar mejores decisiones en su em·

presa, sobre qué tipo de producto es más rentable hacer, cuál es el
costo de producción de coda producto y cuál el precio al que debe
vender.

J
- •:.. ~.~:

- Proyecto una 11 A--·: 0-,GA .. Z ..\ \ de su empresa_ qu~ fa'¡ilito sus

'°ladones came,dales can los bancos, d;entes y p,': veédom. !J.
11
\,~~~:;/
 - )
i.o~
Yo entiendo
,/
los benefic. que
me troe
( lo contob1hdod

o
o
o

e ) Pero,
¿qué
hocer?

o
Q
o
('J
o

12
le enseñaremos un sistema ton sencillo de contabilidad, que usted se
sorprenderá de no haberlo conocido antes.

13
 Y lo mos 1mportonte
usted podró opl cor los
conoc1r11entos odqu udos
INMEDIATAMENTE

1Todos los corllllos von

o ser ton fóciles de com-
prender como ésto!

i Y verá los resu ltodosl

14
PRIMER PASO Cuentos por cobror

lllventoroos

Empezoremos po r lndi·
corle cómo o rg oni zor
su empreso en este
momento

Horemos
con usted
un bolonce
de su empresa
Cuentos por pegar

En este PRIMER PASO se explican los siguientes temas:

- 1nventa rios ----¿Qué bienes tiene?

- Cuaderno de cuentas par cobrar ¿Cuánto le deben?

y
- Cuaderno de cuentas por pagar ¿Cuánto debe?

- Balance general Finalmente, de todo lo que tiene en su poder,

¿cuánto en realidad es suyo?

15
SEGUNDO PASO
Cuentos por
cobrar

Después le indicaremos cómo

llevar sus cuentos diariamente

Cui pogor

Coa

Compras

Gastos

16
En este SEGUNDO PASO se explican los siguientes temas:

- Comprobantes ¿Qué papeles debe guardar?

- Documentos ¿Qué papeles debe CUIDAR CELOSAME NTE?

- Movimiento de cojo ¿Cómo anotar los entradas y solidos de

dinero?

Control de cheques postfechodos --~ ¿Cómo no perder crédito

frente o sus proveedores?

- Movimiento de banco _ __. ¿Cómo saber cuánto tiene en el

banco?

- Cuentas por cobrar --~ ¿Cómo anotar las ventas o crédito y los
abonos?

- Cuentos por pagar --~ ¿Cómo anotar los compras o crédito y los
pagos?

- Cuaderno Diario: De ventas, compras y gastos.

17
TEI o DURANTE El MES

Después veremos el
estodo de pérdidas o
gononcios
,Gono?

¿Cuanto per·
dio o go,ó?

18
CUARTO PASO

Ahoro le indicoremos como

Esto porte se llamo
to m e esto 1><oduc1•
LM~NTE po d zop
ro?

En este cua rto paso se explican los sig uientes temas:

- Costos fijos y costos variables.

-Deprecia ción de equipos ¿Cuánto se deteriora lo maquinaria

y la herramienta con e l uso?

- Costo de producción ¿Cuánto cuesta producir un artículo?

- Punto de equilib rio ¿Cuál es la producción mínimo poro no

perder?

- Cómo cotizar - - - ¿Cuánto debo cobrar por el producto?

19
QUINTO PASO

Pero lo utilidad de lo CONTABILIDAD no poro ohí.

Hummm ..
Voy o •obcr
<.onfobílidad

20
SENA FAAD

ADMINISTRACION
DE PEQUEÑAS
EMPRESAS

TEMA 2:
Inventarios

AREA DE CONTABILIDAD BASICA

21
 ¿Cómo saber
cuánto vote todo esto?

Don PEDRO RUIZ tiene uno fábrica de zapatos y esto ero lo situación
inicial de su negocio.

22
1
iCOMIENCE!

El primer paso es clasificar los elementos

Muebles y Eriseres

Fácilmente: Don p;(lro Ruiz log ró hacer esto

23
Ahora vamos a hacer una lista de estos elementos

Veamos. como Pedro Rulz hizo el listado de todos los elementos que tenía en su toller.

Valor Valor
ELEMENTOS Cantidad
unitario Tolal

-
MAQUINAR IA
Troquela dora 1
Pulidora 1
Desbostadora 2
Máquina de coser 3

HERRAMIENTAS
Martillos 4
Tenazas 4
Leznas 8

MU EBLES Y ENSERES
Bancos 2
Ese ritorios 1
Sillas 4

Sub-total

24
¿No le cupo?

El continuó en este formato

-- - -
1 ELE MENTOS
1

Cantidad
Valor
unitario
->-
Valor
-
Sub-total a nterior

MATERIA PRIMA
Suelo 30 Pies 2
Pegonte Boxer l / 2 Galón
PRODUCTOS TERMINADOS
Zapatos d e mujer 20
Zapatos d e hombre 40
Zapatos d e niño 50
PRODUCT OS EN PROCESO
Zapatos d e mujer 30
Zapatos d e hombre 15
Zapatos d e niño 8

TOTAL

Ahora s1 terminó.
?•
¿Ahora qu é ?

¿Qué valor le doy o codo uno de estos cosos?

Vamos por portes.

A los Máquinas, Herramientas y los Muebles y Enseres déles el valor que

le costaría comprarlos en e l estado que están . ( ,
O;; I

25
Averigüe en el comercio cuánto valen actualment e y résteles el valor que
usted piensa que se ha gastado con el uso.

Don PEDRO RUIZ se reunió con don JUAN PERDOMO y con don LUIS BRl-
CEÑO quienes también tienen pequeñas fábricas de zapatos y valoriza-
ron as1 estos elementos:

Valor Valor
ELEMENTOS Cantidad
u nita rio Total

-
MAQUINARIA
Troqueladora 1 $ 35.000.00 $ 35.000.00
Pulidora 1 25.000.00 25.000.00
Desbasto dora 2 23.000.00 1
46.000.00
Máquina de coser 3 8.000.00 24.000.00
1
1 1
HERRAMIENTAS
Martillos 4 600.00 2.400.00
Tenazas 4 1.000.00 4.000.00
Leznas 8 50.00 400.00
1

MUEBLES Y ENSERES
Bancos 2 8.000.00 16.000.00
Ese rito ríos l 7.000.00 7.000.00
Sillas 4 200.00 800.00
1

Ahora : ¿Cómo valorar la materia prima?

Esto es lo mós fócll de todo.

26
Porque es el MISMO valor por el que la COMPRO

Valor
ELEMENTOS Cantidad Valor
unitario

MATERIA PRIMA
Suelo 30 Pies2 s 150.00 Pies 2 $ 4.500.00
Pegante Boxer l / 2 Golón s 500.00 Galón $ 250.00

Don PEDRO RUIZ buscó las facturas de compra y ¡lo hizo muy rápido!

27
A~ora debe valori2or los productos TERMINADOS
Esto requiere de m6s cuidado

En otro cartilla, más adelante, le vamos o indicar cómo hacerlo más exac-
to mente.

Por ohoro tengo muy en cuento esto ADVERTENCIA:

El valor del producto terminado NO es el precio de vento

El precio de vento contiene el valor del producto terminado MAS la ga·

nancia

El valor unitario del producto terminado es LO QUE CUESTA PRODU-

CIRLO

ES TE PRODUCTO CONTIENE :

Materia prima

Mono de obra

Uno porte del arriendo mensual

Uno porte de los servicios

Uno porte del desgaste de los máquinas y de los herramientas.

Uno porte del valor del tiempo que usted gasta administrando su negocio.

Y, en fin, una porte de los otros gastos que usted tiene que hacer men-
sualmente.

28
Lo contabilidad es importante porque le permite saber EXACTAMENTE
cuónto le cuesto o usted elaborar un producto.

Y si usted sobe cuánto le cuesto hacer un producto, puede fijarle un pre-

cio poro NO PERDER.

r
@
¡No se preocupe! Si o hora no lo sabe EXACTAMENTE, más o delante lo
va o saber.

Por ahora, poro fines del inventario ESTIME el valor unitario de su

producto terminado, restándo le al precio de vento, lo que usted pienso
que gana en codo unidad del producto.

Valor unitario
Precio de Ganancia por del producto
vento unidad terminado

VEA este ejemplo:

Don PEDRO RUIZ vende un par de zapatos poro mujer en $ 850.00 y

él ESTIMA que se gano $ 40.00 en cada par.

Entonces

El valor del producto terminado es

Valor unitario
Precio de Ganancia por
del producto
vento unidad
terminado

$ 850.00 $ 40.00 $ 810.00

29
ASI: Don PEDRO RUIZ llenó el formato siguiente:

1 1
Valor
ELEMENTOS Cantidad Valo r
u nitario

Productos terminados
Za patos de mujer 20 810.00 16.200.00
Zapatos de hombre 40 750.00 30.000.00

l Za patos infantiles
Productos en proceso
50 400.00 20.000.00

AHORA: Veamos cómo valorizar los PQODUCTOS EN PIU)("ESO.

Es muy frecuente que cuando un empresario va a realizar el inventario

tenga: /l
Productos que acabo DE EMPEZAR.

Productos que están MEDIO terminados.

Productos que CASI están terminados.

Estos son los productos en proceso.

¿Cómo valorarlos?
Hága lo APROXIMADAMENTE en esto forma:

1. Estime el valor de lo ma teria prima que cont iene coda producto.

2. Reste ol valor unitario del producto terminado (usted yo lo sobe) el

valor de lo materia primo. Esto -:antidad se llamo El VA LOR AGRE-
GADO. Este nombre es b ien lógico, es el valor que usted le aumen-
to o lo materia primo por lo transformación QUe le ha hecho.

30
He aquí el resumen de todo el trabajo de don PEDRO RUIZ:

ELEME NTOS Cantidad Valor unitario Valor

MAQUINAR IA
Troquelado ro 1 $ 35.000.00 $ 35.000.00
Pulidora 1 25.000.00 25.000.00
Desbasto do ro 2 23.000.00 46.000.00
Máquina de coser 3 8.000.00 24.00 0.00

HERRAMIEN TAS
Martillos 4 600.00 2.400.00
Tenazas 4 1.000.00 4.000.00
Leznas 8 50.00 400.00

MUEBLES Y ENSERES
Bancos 2 8.000.00 16.00 0.00
Escritorios 1 7.000.00 7.000.00
Sillas
Sub-total
4 200.00
-- 800.00
160.60o~

ELEMENTOS Cantidad! Valor unitario Val~

Sub-total anterior $ 160.600.00
Materia primo
Suelo 30 Pies2 $ 150 Pies2 4.500.00
Pegonte Boxer 1 / 2 Galón $ 500 Galón 250.00
Productos terminados
Zapatos de mujer 20 810.00 16.200.00
Zapatos de hombre 40 750.00 30.000.00
Zapatos de niño 50 400.00 20.000.00
Pro duetos en proceso
Zapatos de mujer 30 715.00 21.450.00
~potos de homb.e 15 675.00 10.125.~
opotos de niño 8 325.00
_.... 2.600.00

OTAL 265.725.00

31
VEAMOS UN EJEMPLO:
El por de zapatos de mujer de don PEDRO RU IZ vale $ 810.00 (costo
de producirlo) y el va lor de lo materia prima es$ 620.00.

Entonces

Valor unitario Valor de toda lo Valor

del producto materia primo que ogr~godo
terminado contiene

$ 810.00 - $ 620.00 = $ 190.00

Es decir, el valor agregado es $ 190.00.

3. Como los productos en proceso NO EST AN terminados, en PROME-

DIO podemos estimar que ellos contienen el 50°/o (cincuenta por
ciento) del valor agregado.

En nuestro ejemplo, $ 95 .00.

4. Entonces

Valor de toda la Valor unitario

[
M itad del valor
agregado
+ materia prima que
contiene
= del p•oducto
en proceso
'--~~~~~~~~...J 1
$ 95.00 $ 620.00 $ 715.00

Don PEDRO RUIZ hizo esto con todos sus productos en proceso y obtuvo
lo siguiente:

ELEMENTOS Cantidad Valor unitario Valor

productos en proceso
za patos de mujer 30 715.00 21.450.00
zo patos de hombr e 15 675.00 10.125.00
zo patos de niño 8 325.00 2.600.00
-

32
 Y así fue como don PEDRO RUIZ logró saber cuánto valían todos los ele-
mentos que él tenía en su taller.

Ahora

Lo invitamos a aplicar los conocimientos que usted aprendió, en su propio

taller.

i Hágalo! iVerá que es fácil!

Le ofrecemos los siguientes páginas.

Inventario del

Fecha

Valor
ELEMENTOS Cantidad Valor

- --
Maquinaria
unitario

Herramientas
1

1
Muebles y Enseres
1

'
1
t
X l_:ub-totol

33
 -

Yo terminó usted de valorizar todos sus bienes. 11

¿Cómo se siente?

CONTINUACION DEL INVENTARIO - 1

ELEMENTOS Cantidad Valor unitario Valor

-
Sub-total anterior

Materia primo

Productos terminados

Productos en proceso

TOTAL
_____ _.

Los empresarios que reconocen el valor de hacer periódicamente su inven·

torio, t ienen en sus tal leres un CUADERNO que llaman INVENTARIOS y
cuya forma es el rayado anterior.

Le recomendamos comprar un cuaderno y hacer el rayado.

El primer inventario es un POCO demorado de hacer

pero con buena PRACTICA usted se demorará unos
POCOS MINUTOS en hacerlo después.
Pruebe y verá!
-
34
Ahora usted ha realizado un ejerc1c10 que se diseñó poro ayuda rle o
HACER SUS INVENTARIOS. Poro lo evaluación desprendo los hojas "º
y o hago fotocopias de ellos y envíelos o lo dirección del programo
de Formación Abierto y o Di sta ncio de su localidad, junto con el siguien-
te cuestionario resuelto en el q ue usted morcará con uno X sobre SI o
NO, según su apreciación:

¿El ejercicio le ayudó a resolver problemas de su empresa? Sí No

¿ Fue fácil hacerlo? Sí No

¿Puede enseñarlo a otros co legas o empresarios? Sí No

¿Necesito aclarar algunos aspectos con ayudo del SENA? Sí No

¿Cuáles?

( Escribo con letra de Imprenta)

Nombre del Empresario - - - - - - - - - - - - -- - - - - - -- - -

Documento de ldent.

Dirección Ciudad

Tel: - - - - -- -- - - - - --