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12 GESTIONES

AUTOMATIZABLES
DENTRO DEL SGC

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1.GESTIÓN
DOCUMENTAL

Hace posible la gestión de


documentos mediante workflows
o flujos de trabajo de revisión,
aprobación o distribución de
documentos, el control de
cambios y de versiones, la gestión
de documentos en vigor y
obsoletos, y la gestión de
registros.

Un software de gestión de calidad


permite eliminar las interminables
pilas de papel y reemplazarlas por
información digital automatizada,
confiable, segura y accesible.
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2.GESTIÓN DE
INDICADORES

Los informes en papel no arrojan


resultados concluyentes. Es
necesario elaborar cálculos y
operaciones matemáticas para
obtener datos que sirvan como base
para la toma de decisiones.

Un software de gestión de calidad,


omite el paso de analizar los
números, en cambio ofrece un
avanzado sistema de reportes y
gráficos que posibilite su
interpretación y toma de decisiones
en tiempo real, a partir de
indicadores que ya ofrecen análisis,
cálculos y conclusiones.
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3.TRATAMIENTO DE NO
CONFORMIDADES

Un enfoque automatizado y
sistemático, a la hora de atender
las no conformidades y las
reclamaciones de los clientes,
permite avanzar de forma
oportuna y eficaz, a diferencia de
aquellas organizaciones que aún
realizan una investigación manual
para cada caso.

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4.GESTIÓN
DE PROCESOS

Facilita la gestión por procesos


incluyendo un Mapa de
Procesos interactivo desde el
que acceder fácilmente a la
información de cada uno de los
procesos que realiza la
organización.

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5. GESTIÓN DE
CAPACITACIONES

Hace posible poner en marcha y


gestionar el Plan de
Capacitación de la organización
y evaluar la eficacia de las
acciones que se llevan a cabo a
este respecto.

Así como hacer uso de


plataformas e-learning para
darle seguimiento a las
capacitaciones dirigidas a
personal administrativo.

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6. GESTIÓN DEL
RECURSO HUMANO

Un software de gestión permite


contar con la definición de
puestos y roles así como de
responsabilidades y autoridades
dentro de la organización, gestión
de currículums, evaluación del
desempeño y de las
competencias de los miembros
de la organización.

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7. GESTIÓN DE LA
COMUNICACIÓN

Las notificaciones, los


recordatorios y las
comunicaciones automáticas dan
prioridad a las tareas más
importantes, sin necesidad de
verificar manualmente el
progreso de cada proyecto.

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8. GESTIÓN DE
CAMBIOS O PROYECTOS

Los proyectos y cambios


requieren de una adecuada
comunicación, evaluación de
riesgos, plan de acción, puesta en
marcha y validación, que deben
ser seguidos oportunamente
para no retrasar su
implementación, por lo que un
software es ideal, de modo que
ésta gestión se lleve a cabo de
forma automatizada y
sistemática.

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9. GESTIÓN DE RIESGOS

Un sistema automatizado permite


tener una visión global de los
riesgos que pueden comprometer
los resultados de la empresa.
 
De esta forma, se evita ‘perder
tiempo’ corrigiendo problemas que
se podrían haber evitado fácilmente
y adelantarse a los impactos
negativos / aprovechar los impactos
positivos cuando surgen
oportunidades (que muchas veces
se pierden por la congestión en el
trabajo de mantenimiento del
sistema de calidad).
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10. GESTIÓN DE
AUDITORÍAS

El Software hace pósible el


seguimiento del Plan anual de
Auditorías y recoger el programa
y auditores, los informes de
auditoría, los hallazgos
encontrados y las acciones
correctivas realizadas.

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11. GESTIÓN DE
SATISFACCIÓN DEL
CLIENTE

Generación y envío automatizado


de encuestas para medir la
satisfacción del cliente, además
del reporte de estadísticas y
datos de las mismas.

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12. GESTIÓN DE
PROVEEDORES

Un software de gestión permite


gestionar la selección,
aprobación, baja y evaluación de
proveedores, al contar con el
circuito de comunicación y
participación necesario por
usuario, permitiendo que ésta
gestión sea estandarizada.

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