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METODOLOGÍA PMM

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Metodología PMM

(Project Management Method)

Guía para el Equipo de Proyecto


Encargado de Implantar el Proyecto

Metodología PMM (Project Management Method ) DOCUMENTO CONFIDENCIAL Fecha Generación: 03/98 Última Modificación: 06/14 Versión 14.12.1 CASE
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ............................................................................................................................................................................................... 5  
PROPÓSITO DE PROYECTO .......................................................................................................................................................................... 6  
Metas y Objetivos ........................................................................................................................................................................................ 6  
¿Qué Caracteriza una Inversión Productiva en una Empresa? .............................................................................................................. 7  
¿Qué Caracteriza Una Inversión NO Productiva en una Empresa? ....................................................................................................... 8  
Módulos ERP/HR/Salud a Instalar ............................................................................................................................................................. 8  
DIAGRAMA METODOLOGÍA PMM ................................................................................................................................................................ 9  
ANALOGIA ...................................................................................................................................................................................................... 11  
PMM – Interacción de Personas ................................................................................................................................................................... 12  
Interacción Entre Fases ............................................................................................................................................................................ 17  
0. Fase 0 de Alistamiento y Preparación de Datos ..................................................................................................................................... 19  
0.1. Reunión de Inicio (Genera F-CS-005 Acta de Inicio del Proyecto) ....................................................................................................... 20  
0.1.1. Presentación Cliente y la Responsabilidad Directiva ......................................................................................................................... 20  
0.2.1. Acuerdo de Migración ..................................................................................................................................................................... 23  
0.2.2. Depuración de la Información ................................................................................................................................................................ 24  
0.2.3. Recolección de Información .................................................................................................................................................................. 24  
0.3 Entrega de Licencias y Planeación de los Requerimientos Tecnológicos para la Implantación del Proyecto ...................................... 24  
0.4 Instalación del Software ........................................................................................................................................................................ 25  
0.4.1 Verificación Requisitos Técnicos ......................................................................................................................................................... 25  
1.0. Objetivos de la Fase de Asimilación ................................................................................................................................................ 29  
1.1. Método 70, 20, 10 ................................................................................................................................................................................. 38  
1.3 Plan de Proyecto WBS ........................................................................................................................................................................... 39  
En el Plan de Proyecto detalla las 9 áreas de conocimiento a controlar de acuerdo al PMI y tendrá entre otros: ...................................... 39  
1.3.1. Definir La Línea Base Preliminar del Proyecto ................................................................................................................................... 40  
1.3.2. Interesados en el Proyecto ................................................................................................................................................................. 44  
1.3.2.1. Organización, Organigrama y Responsabilidades de los Integrantes del Equipo de Proyecto ...................................................... 44  
El Equipo del Proyecto ................................................................................................................................................................................... 46  
Comité Directivo del Proyecto ......................................................................................................................................................................... 51  
Equipo de Proyecto de Digital Ware ................................................................................................................................................................ 52  
PM - Gerente de Proyecto ............................................................................................................................................................................... 52  
Equipo de Proyecto del Cliente ...................................................................................................................................................................... 58  
Otros perfiles ................................................................................................................................................................................................... 64  

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1.3.3. Definir Niveles Formales de Comunicación....................................................................................................................................... 68  


1 .3.5. Definición Área de Trabajo ................................................................................................................................................................ 70  
1.3.6. Control de Cambios ............................................................................................................................................................................ 71  
1.3.7. Factores Críticos de Éxito .................................................................................................................................................................. 73  
1.3.7. Componentes de la Arquitectura Empresarial .................................................................................................................................... 77  
1.3.8. Análisis de Riesgos Potenciales......................................................................................................................................................... 78  
1.3.8.1. Análisis de Riesgos ......................................................................................................................................................................... 78  
1.3.9. Adaptación al Cambio ........................................................................................................................................................................ 79  
2.   Fase de Experimentación ............................................................................................................................................................ 82  
2.0. Objetivos de la Fase de Experimentación ....................................................................................................................................... 83  
2.1. Charla de Trabajo en Equipo ............................................................................................................................................................. 84  
2.2. Reunión de Equipo para Analizar el Plan de Proyecto WBS ......................................................................................................... 84  
2.3. Conocimiento de los Procesos del Cliente ...................................................................................................................................... 84  
2.4. Reunión de Lanzamiento ................................................................................................................................................................... 87  
2.4.1. Objeto Contractual.............................................................................................................................................................................. 88  
2.4.2. Presentación Corporativa Digital Ware .............................................................................................................................................. 88  
2.4.3 Exposición de la Metodología PMM ................................................................................................................................................... 88  
2.4.4 Planteamiento de los Objetivos del Proyecto ...................................................................................................................................... 89  
2.4.5 Presentación cronograma de trabajo .................................................................................................................................................. 89  
2.4.6 Metodología de Seguimiento al Proyecto ............................................................................................................................................ 90  
2.4.7 Metodología de Evaluación del Equipo Digital Ware .......................................................................................................................... 90  
2.4.8 Proponer Metodología de Evaluación del Equipo Cliente ................................................................................................................... 91  
2.5. Certificación de Instalación para Conceptualización ..................................................................................................................... 91  
2.6. Conceptualización del Nuevo Sistema de Información ......................................................................................................................... 93  
2.6.1. Capacitar Conceptos Básicos y Funcionalidad General del Nuevo Sistema ....................................................................................... 94  
2.6.2. Exponer la Integración de los Módulos que Conforman el Sistema ..................................................................................................... 94  
2.6.3. Estudiar Módulos en Forma Detallada .................................................................................................................................................. 94  
2.6.4. Capacitación KB Base de Conocimiento ............................................................................................................................................... 96  
2.6.5. Evaluación Lideres Usuarios ................................................................................................................................................................. 96  
2.8 Análisis de Términos de Referencia y aclaración de límites. ................................................................................................................. 97  
2.9. Entrega de Lista de Parametrización...................................................................................................................................................... 101  
2.10. Listado de Transacciones y Procesos SEVEN-ERP para Definir Tipos de Operación ........................................................................ 101  
2.11. Aprobación de la Línea Base del Proyecto ....................................................................................................................................... 102  
2.12. Entregables de esta Fase .............................................................................................................................................................. 103  
3.   Fase de Construcción ................................................................................................................................................................ 104  
3.0. Objetivos de esta fase .................................................................................................................................................................... 105  

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3.1. Parametrización Estándar del Sistema .............................................................................................................................................. 105  


3.2. Ejecución de Pruebas de la Parametrización .................................................................................................................................... 107  
3.3. Homologación de Acuerdo a la Parametrización ................................................................................................................................ 108  
3.4. Cargue de Información ........................................................................................................................................................................ 109  
3.5. Fase de Operación (Mes Actual) (Versión Estándar) ........................................................................................................................ 110  
3.6. Control de Seguridad y Acceso al Sistema ......................................................................................................................................... 110  
3.7. Capacitación a Usuarios Finales ......................................................................................................................................................... 111  
3.8. Definición del Help Desk Cliente ......................................................................................................................................................... 112  
3.9. Análisis de Requerimientos Extra-Contractuales ................................................................................................................................ 112  
3.10. Entregables de esta Fase .............................................................................................................................................................. 114  
4. Fase de Entrega y Transición ................................................................................................................................................................. 115  
4.0. Objetivo ............................................................................................................................................................................................. 116  
4.1. Listo Entrada en Producción con la Versión Estándar. ............................................................................................................... 116  
4.2. Entrega de Adecuaciones ............................................................................................................................................................... 117  
4.3. Prueba Adecuaciones ...................................................................................................................................................................... 117  
4.4. Capacitación de Adecuaciones al Sistema. ................................................................................................................................... 118  
4.5. Contrato de Actualización y Soporte ............................................................................................................................................ 118  
4.6. Reunión de Cierre de Proyecto ....................................................................................................................................................... 119  
4.7. Actualizaciones del Software ......................................................................................................................................................... 120  
4.8. Soporte Pos Implantación ............................................................................................................................................................... 121  
4.9. Lecciones Aprendidas de este Proyecto ....................................................................................................................................... 123  
4.10. Entregables de esta Fase .............................................................................................................................................................. 123  
Fase de Estabilización ............................................................................................................................................................................ 125  
LECCIONES APRENDIDAS ......................................................................................................................................................................... 126  
GLOSARIO .................................................................................................................................................................................................... 127  

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INTRODUCCION
“Cuanto más grande es el caos,
más cerca está la solución”

Proverbio Chino

Nuestra “Estrategia de Cinco Pasos”, llamada PMM (Project Management Method), propone un marco de
referencia para la implantación con éxito de un sistema de información. A través de más de 20 años y más de 500
proyectos exitosos, se ha perfeccionado la forma de implantar y llevar a buen término los proyectos de tecnología.

La Metodología PMM ha sido diseñada por DIGITAL WARE para la implantación y gerenciamiento de proyectos
garantizando a las partes involucradas Cliente y Proveedor; calidad, cumplimiento y un idioma común en el equipo
del proyecto que facilita el tránsito de la información durante todas las fases que conforman el proyecto.

Adicionalmente, esta Metodología es el compendio de las MEJORES PRACTICAS en la implementación de


software tipo ERP a nivel mundial y han llevado a que dichas implantaciones sean enmarcadas en las variables
tiempo, alcance y presupuesto acordes con lo pactado entre el Cliente y Digital Ware.

Lleva consigo conceptos de ISO 9000, PMI, ITIL, PSP, Metodologías Agiles de Proyectos, Proceso Unificado, UML,
CMMi, SPICE, XP, SCRUM, IT Mark, TOGAF, LEAN, KAMBAN, COBIT y Neurolingüística; y podrá ser actualizada
permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

Es de vital importancia para la implantación de este nuevo sistema como su posterior mantenimiento en función de
las nuevas necesidades de cada empresa así como la misma evolución tecnológica.

La enseñanza más valiosa que nos ha dejado esta excelente experiencia, es que el tema más importante a tener
en cuenta en la implantación de un proyecto de tecnología son las personas, sin una actitud positiva no puede
haber ningún proyecto exitoso.

La NO aplicación de esta Metodología o la exclusión de alguna actividad implican un alto riesgo en el ÉXITO del proyecto.

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PROPÓSITO DE PROYECTO

Lo más importante para el Equipo del Proyecto es conocer con precisión el propósito a cumplir en el proyecto, de
su clara definición parte la buena implantación. Se debe tener claro el “valor esperado” o beneficio del proyecto y
preferiblemente con indicadores concretos.

Ejemplo: El objetivo que busca este proyecto es dotar a las áreas de Finanzas, Administrativa, Comercial,
Logística, Manufactura, Procesos, Contratación, Nómina y Recursos Humanos de una Herramienta que optímese
los procesos, haciendo más eficientes y competitivas estas áreas claves para el negocio.

Metas y Objetivos

Ø Optimización de Procesos
Ø Proceso de rediseño empresarial
Ø Transferencia de Tecnología
Ø Transferencia de Conocimiento
Ø Cambio de un Sistema Modular a uno Modular Integrado
Ø Información al día
Ø Procesamiento en tiempo real
Ø Estandarización de la experiencia de los empleados
Ø Cambio de cultura

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¿Qué Caracteriza una Inversión Productiva en una Empresa?

UNA INVERSIÓN QUE SE RECUPERA EN EL CORTO Y MEDIANO PLAZO

DISMINUYE INVENTARIOS
DISMINUYE TIEMPOS DE PROCESO
DISMINUYE GASTOS DE PERSONAL
CONTROLES MÁS EFECTIVOS
DISMINUYE GASTOS EN GENERAL

UNA INVERSIÓN QUE DISPARA LA COMPETITIVIDAD

FACULTA LA SUPERVIVENCIA
MAYOR CAPACIDAD DE NEGOCIOS
MAYORES NIVELES DE CALIDAD
MEJORES SERVICIOS A LOS CLIENTES
DIFERENCIACIÓN CON LA COMPETENCIA
MAYOR VOLUMEN Y VELOCIDAD DE INGRESO DE DINERO A LA
EMPRESA

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¿Qué Caracteriza Una Inversión NO Productiva en una Empresa?

EL NO LOGRO DE LO PLANEADO

TIEMPOS ETERNOS
BAJOS NIVELES DE CALIDAD
EN LUGAR DE DISMINUIR LOS GASTOS, TRATA DE AUMENTARLOS
SOBRECOSTOS
PERDIDA DE LOS NIVELES DE CONTROL

EFECTOS INMEDIATOS

LÍDERES “FRUSTRADOS”
PERDIDA DE CREDIBILIDAD EN LA INVERSIÓN
CAOS PALPADO POR LOS CLIENTES
SE CAMBIA UN COSTOSO PROCESO QUE FUNCIONABA PRIMITIVAMENTE
POR UNO QUE NO SIEMPRE FUNCIONA Y CON UN NIVEL DE
SOFISTICACIÓN QUE BLOQUEA TODA ACCIÓN CORRECTIVA
DISMINUCIÓN DE LOS MÁRGENES DE RENTABILIDAD DEL NEGOCIO
DESAPROVECHAMIENTO DE LA TECNOLOGÍA (RECURSOS Y PROCESOS)

Módulos ERP/HR/Salud a Instalar

(Aclarar que Procesos y Módulos entran en el Proyecto y cuáles no de acuerdo al contrato) y por cada producto.

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DIAGRAMA METODOLOGÍA PMM


Estrategia de Cinco Pasos

PLAN DE PROYECTO

ALISTAMIENTO ASIMILACIÓN EXPERIMENTACIÓN CONSTRUCCIÓN ENTREGA

CONTROL Y DOCUMENTACIÓN

Esta metodología es el marco de referencia para la ejecución del proyecto, algunas variables
como actividades, tiempos, alcance y costo, se ve rán referenciadas durante todo este documento
y se deberán adaptar de acuerdo al contrato firmado entre las partes.

Este documento debe ser difundido y comprendido por todos los integrantes del Equipo de
Proyecto .

En la fase 0 (Alistamiento) el cliente alista y verifica una serie de necesidades que son de importancia para no tener
atrasos en el proyecto, por esta razón si el cliente ya tiene todo listo, no se toma como una etapa real del proyecto.

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La ilustración anterior representa un resumen gráfico de la Metodología PMM en donde se muestra el detalle de las
Fases de Implantación en términos de Objetivos, Actividades y Entregables. A su vez se puede visualizar la
dedicación en las diferentes Fases por parte de cada uno de los recursos involucrados tanto de Digital Ware como
del Cliente. El principal objetivo de este gráfico es poder tener un entendimiento preliminar de la Metodología PMM.

La implantación del proyecto de acuerdo a la conveniencia se puede realizar por Gestiones (Procesos) a partir de la finalización de la
etapa de asimilación. “La mejor forma de comerse un elefante es por partes “. Se requieren logros rápidos!

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ANALOGIA
Haciendo una analogía, la implantación del nuevo
sistema de información se asemeja a la preparación
de una Paella por el Chef MacDang, pero, esta vez, es
preparada con la participación del cliente, en su casa y
en compañía del mejor Chef. Por eso, en este caso el
Chef es el equipo de DW y los comensales son el
Cliente.

Aunque los utensilios (el software y las mejores


prácticas) los trae el Chef, el cliente va aprender a
preparar su Paella y se volverá experto en su
preparación. Método 70, 20,10 . 70% Haciendo, 20%
Interactuando con otros y 10% Capacitándose. Como
cada cliente tiene un gusto especial, los ingredientes y
cantidades son a su gusto (HW, Datos, Procesos,
Expectativas). Esta será la mejor Paella y será una
Experiencia Única.

Por eso, la Actitud Proactiva hacia el Proyecto, la Humildad para Aprender, la Apertura al Cambio, el Cambio de
Paradigmas y Trabajo en Equipo en este nuevo proyecto son fundamentales.

Este proyecto involucra varias personas (stake holders), donde ellas y la empresa van a vivir una nueva etapa de
su vida, llena de experiencias, nuevos conocimientos, desarrollo de habilidades, crecimiento intelectual y personal
único, que al involucrarse de esta manera harán parte del éxito y honores de proyecto.

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PMM – Interacción de Personas

En la Fase 0 de Alistamiento y Preparación de Datos de la Metodología se entregan las Licencias de Software,


se instala el (los) Producto(s), se alistan y verifican las estructuras de datos, se diseña la estrategia para la
Migración.

En esta Fase participan por parte de DW participan los siguientes roles:

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• Business Manager (Comercial): Hace entrega de licencias y coordina la logística inicial del proyecto
(presentaciones formales del Gerente de Consultoría de producto y equipo de Instalación).
• Equipo de Instalación: Verifica los ambientes de Desarrollo, Calidad y Producción del Cliente, valida que los
servidores e infraestructura cumplan con los requerimientos técnicos mínimos para instalar las soluciones de
DW, Instala y certifica la instalación.
• Gerente de Proyecto (Implantación): Coordina actividades desde el inicio para tener el control, por tener una
visión integral y alta experiencia de toda la solución. Es quien define el gerente oficial de proyecto.

Por parte del CLIENTE:

• Gerente de Proyecto: Coordinar y tener control de todas las actividades desde el inicio del proyecto.
• Representante IT (Tecnología): Desde el inicio garantiza el óptimo funcionamiento de la infraestructura
tecnológica dispuesta para el proyecto.

En la Fase de Asimilación, o Fase de Planeación, se realiza la planeación del proyecto y se definen los recursos
necesarios para iniciar las actividades propias del proyecto, adicionalmente se establecen claramente las
responsabilidades de cada integrante del Equipo de proyecto (Cliente, Digital Ware).

En esta fase participan por parte de DW:

• Gerente de Proyecto (Implantación): Realiza la planeación y establece la Línea Base preliminar del Proyecto.
Lleva a cabo el análisis de riesgos.
• Business Manager (Comercial): Apoya al Gerente de Proyectos desde el punto de vista comercial sobre lo
contratado.

Por parte del CLIENTE:

• Gerente de Proyecto (Área Funcional): Trabaja coordinadamente con el Gerente de proyecto de DW en la


planeación del proyecto.

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• Representante de O&M: Apoya a los Gerentes de Proyecto en la documentación.

En la Fase de Experimentación o Fase de Conocimiento, los Consultores conocen los procesos del Cliente y sus
problemas, el Líder Usuario conoce la globalidad del nuevo sistema, facilitando la toma de decisiones frente a
alternativas de parametrización de datos maestros, estructuras, procesos funcionales. Durante esta fase el
Consultor Funcional asignado por Digital Ware asimila las prioridades y necesidades del Líder Usuario y las
directivas de la empresa para delinear las etapas restantes del proyecto. De igual forma, el Gerente de Proyecto
establece la Línea Base de Proyecto definitiva, la cual servirá de mecanismo efectivo para el control y seguimiento
de las siguientes fases del proyecto.

En esta fase participan por parte de DW:

• Gerente de Proyecto (Implantación): Establece la Línea Base definitiva y afina el Plan de Proyecto WBS.
• Consultores Funcionales (Implantación): Conceptualizan los procesos del Cliente y capacitan al Líder
Usuario en el nuevo sistema.
• Business Manager (Comercial): Apoya al Gerente de Proyectos en garantizar que las labores de
conceptualización estén acordes con lo contratado.

Por parte del CLIENTE:

• Gerente de Proyecto (Área Funcional): Trabaja coordinadamente con el Gerente de proyecto de DW en la


coordinación de las labores de conceptualización.
• Líder Usuario (Área Funcional): Conoce la globalidad del nuevo sistema y apoya a los Gerentes de Proyecto
en las alternativas de parametrización.
• Representante de O&M: Apoya a los Gerentes de Proyecto y a los consultores en la documentación de
procedimientos y divulga al interior del Cliente los cambios realizados en los procesos.

En la Fase de Construcción o Fase de Ejecución, se realizan las labores de Parametrización, Ejecución de


pruebas de la versión estándar y la migración de la información. Adicionalmente, se realizan pruebas puntuales de

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la funcionalidad estándar del sistema. Por último se realiza la capacitación a Usuarios Finales sobre sus
actividades diarias.

En esta fase participan por parte de DW:

• Gerente de Proyecto (Implantación): Coordina las labores de parametrización y ejecución de pruebas. Hace
seguimiento y control del proyecto de acuerdo a la Línea Base establecida.
• Consultores Funcionales (Implantación): Asesoran al Cliente en las labores de parametrización, dan
instrucciones y capacitan a los formadores que son los líderes usuarios.
• Business Manager (Comercial): Apoya al Gerente de Proyectos en garantizar que las labores de
parametrización y migración estén acordes con lo contratado.

Por parte del CLIENTE:

• Gerente de Proyecto (Área Funcional): Apoya las actividades de parametrización del nuevo sistema.
Coordina las de ejecución pruebas y migración de la información al nuevo sistema.
• Líder Usuario (Área Funcional): Lleva a cabo la parametrización y lidera las actividades relacionadas con la
ejecución pruebas. Capacita a los usuarios finales en las funcionalidades del nuevo sistema.
• Usuarios Finales (Áreas Funcionales): Se capacitan en el manejo del nuevo sistema y realizan las pruebas
establecidas.

Finalmente en la Fase de Entrega o Fase de Transición donde se verifica el cumplimiento de los compromisos
adquiridos para firmar el acta de recibo del sistema y las opciones de soporte y actualización de nuevas versiones.

En esta fase participan por parte de DW:

• Gerente de Proyecto (Implantación): Coordina las actividades correspondientes a la salida a producción y


cierre de proyecto.

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• Consultores Funcionales (Implantación): Realizan la entrega y capacitación de adecuaciones. Llevan a cabo


las actividades de cierre del proyecto.
• Business Manager (Comercial): Apoya al Gerente de Proyectos en las labores de cierre del proyecto
garantizando que lo contratado coincida con la realidad de lo implantado.

Por parte del CLIENTE:

• Gerente de Proyecto (Área Funcional): Coordina las actividades pertinentes a la salida a producción y cierre
del proyecto.
• Líder Usuario (Área Funcional): Apoya a los consultores de DW en el proceso de salida a producción y las
actividades necesarias para el cierre del proyecto por parte del Cliente.
• Usuarios Finales (Áreas Funcionales): Se encargan de utilizar y sacarle el máximo provecho al nuevo
sistema de información.

Los comunicados, compromisos y productos o resultados de cada fase deben quedar por escrito así como las
labores diarias del Equipo de Proyecto.

La documentación adicional que surja del proceso de implantación, así como los cambios que se generen en los
procesos internos del cliente, deben ser llevados por el departamento de Organización y Métodos o por los
funcionarios que el cliente asigne para tal fin.

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Interacción Entre Fases

El cronograma se debe realizar de acuerdo a los Hitos que marque cada una de estas Fases de la Metodología
PMM, existirá un cronograma global del proyecto, que será adecuado al finalizar cada una de las etapas y las
actividades específicas se trabajaran en las reuniones de seguimiento y avance semanal.

Es importante tener en cuenta la priorización, capacidad del grupo, los meses de trabajo, días hábiles, etc.

En el cronograma se debe establecer la fecha de cada uno de los entregables por cada una de las etapas.

Cada fase tendrá su inicio y fin, sin embargo algunas tareas de acuerdo con su ejecución pueden terminarse en
otra fase sin que ello impida su terminación en la fecha definida.

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Hitos del Proyecto

• El Hito de la Fase 0 está enmarcado por el software instalado donde el Cliente y los datos preparados por el
mismo. Se procede con la siguiente Fase solo en el momento que los entregables asociados a este hito sean
cumplidos.
• El Hito de la Fase 1 está comprendido por el Plan de Proyecto, conformado por los diferentes Planes
Subsidiarios, los cuales pueden ser afinados progresivamente.
• El Hito de la Fase 2 se compone de la Línea Base Actualizada del Proyecto conformada por la documentación
que contiene el Cronograma detallando Tiempos, Presupuestos y Costos, Hitos y Alcance. Este entregable es
fundamental como mecanismo de control y seguimiento del proyecto.
• El Hito de la Fase 3 lo conforman los procesos de Parametrización, Migración y Capacitación, entregables que
si dependen de una entrega y aceptación de las partes para continuar con la última Fase.
• El Hito de la Fase 4 está determinado por el Acta de Cierre, entregable que ratifica el cierre del proyecto y que
oficialmente permite hacer entrega a la etapa de soporte.

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0. Fase 0 de Alistamiento y Preparación de Datos


“Usted no puede resolver un Problema Pensando
de la misma forma en que lo Usted lo hacia
Cuando creo ese problema”

Albert Einstein

FASE 0 - ALISTAMIENTO
OBJETIVOS ACTIVIDADES ENTREGABLES
En la Fase 0 de Alistamiento y Preparación de Datos de la Metodología se entregan las
*Planeación infraestructura IT *Entregar licencias SW *SW Instalado
*Instalación Licencias *Planear requerimientos *Datos Cliente
*Alistamiento de datos por Tecnológicos *Plan de Migración
parte del cliente *Instalar SW *Acta de Inicio
*Preparar datos
*Entender Metodología PMM

En la Fase 0 de Alistamiento y Preparación de Datos de la Metodología se entregan las Licencias de Software y se


Analizan, Preparan y Depuran los datos para la Migración por parte del cliente.

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0.1. Reunión de Inicio (Genera F-CS-005 Acta de Inicio del Proyecto)

Se presentan los Gerentes de Proyecto tanto del Cliente como de Digital Ware, realizan un acta de inicio y definen
fechas y horarios para las actividades de alistamiento.

0.1.1. Presentación Cliente y la Responsabilidad Directiva

Se invita a un funcionario del cliente a describir el nivel general de las Operaciones que realiza el cliente con el fin
de inducir al personal de Digital Ware que estará asignado al proyecto.

Es imprescindible que el Cliente entregue una gráfica donde se explique por cada módulo la forma actual como
trabajan las operaciones y en qué ambiente tecnológico se encuentra.

De ser posible estudiar el organigrama del Cliente y los niveles de escalamiento, quienes son los responsables de
cada área, quienes serán los responsables del proceso y quien es la persona autorizada para hacer cualquier
revisión en alcance, cronograma y calidad.

En caso de ausencia de esta persona, también es necesario tener definido quién será su backup (Respaldo).

El representante comercial reitera la importancia del compromiso por parte de las directivas del Cliente para lograr
que se cumplan las metas definidas mediante la definición de responsables, compromisos, correcta información
garantizando la consistencia del Sistema.

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0.2. Preparación de Datos y Entrega de Estructuras

Esta etapa es una de las más críticas y delicadas del proyecto, pues define qué información va air en el sistema,
cual se va a digitar, cual a migrar ya que el objetivo es pasar la información del sistema anterior al nuevo, la
migración consiste en realizar tres pasos, el primero es exportar la información, la segunda es depurarla, luego en
la Etapa de Construcción se adapta de acuerdo a los parámetros y se estructura para subirla al nuevo sistema de
información.

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Este proceso puede incluir digitación de información por parte del Usuario Final en el nuevo sistema y se deben
analizar los tiempos y prioridades acorde con el cronograma.

Las fechas desde las cuales se van a migrar los datos deben ser motivo de reunión para analizar beneficios,
tiempos y recursos con que se cuenta para realizar estos cargues, decisiones que deben ser tomadas por el
Gerente de Proyecto Cliente y el Gerente de Proyecto de Digital Ware.

En caso de No tener toda la información requerida se debe aceptar las prácticas recomendadas por el Equipo de
Instalación para superar la ausencia de los datos y la salida a producción.

La migración se realizará de acuerdo a la fecha en la cual se inicia este proceso, ya que solo debe realizarse una
vez. Por Ejemplo si esta etapa se realiza en Enero, se deben cargar los saldos iniciales a 31 de Diciembre del año
inmediatamente anterior.

El Gerente de Proyecto del Cliente debe garantizar que la información a migrar sea entregada dentro de los plazos
establecidos. Esta información deberá ser entregada de acuerdo al documento “Datos Básicos a Migrar”, entregado
por Digital Ware en la Fase de Alistamiento”, que deben corresponder con F-CS-031 Acta de Entrega Documento
Datos Básicos a Migrar.

Se debe tener presente que si se llega a requerir de alguna tarea de depuración de la información, análisis de su
calidad, así como de completar la información migrada, esta deberá ser asumida por el Cliente y se deben evaluar
recursos y tiempos.

La asesoría en el proceso de migración es realizada una sola vez por El Equipo de Digital Ware acorde con el plan
de trabajo establecido en la Fase de Aprestamiento o Datos.

El Gerente de Proyecto Cliente debe garantizar la asignación del personal necesario para cumplir el cronograma
de Migración en los tiempos y calidades requeridas.

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En esta etapa se preparan los datos que van a ser migrados, se entregan las estructuras y se presta una asesoría
por parte de Digital Ware para este fin. Esta es una de las etapas más sensibles de todo proyecto por eso es
importante definir si se va a digitar o a migrar que información basados en los requerimientos otorgados por Digital
Ware.

Adicionalmente debe explicar en detalle el significado de cada campo y las consideraciones especiales a tener en
cuenta. El consultor entregará los formatos relacionando las estructuras entregadas.

DATOS
ATRIBUTOS:
COMPLETOS
CONFIABLES
SEGUROS
ANALIZABLES (INTERPRETABLES)

ESTRATEGIA DE MIGRACION (TRANSICION)


DE LO QUE HAY
QUE SIRVE
QUE SOBRA
QUE FALTA
DIGITACION O POBLACION
ESCANEO
BRIGADAS DE BUSQUEDA Y LEVANTAMIENTO
REGLAS DE RE-CODIFICACION

0.2.1. Acuerdo de Migración

Durante las capacitaciones (Conceptualización) de los módulos el Representante de Sistemas y/o Líder Usuario
tomará atenta nota de la información del sistema nuevo y comparará con la información actual que posee, con el
fin de establecer con cuales cuenta para la migración o si es necesario poblar en algunos casos información. El
Consultor se reunirá con él para determinar la información no disponible y aclarar cualquier duda al respecto.

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El Gerente de Proyecto asignado al módulo entrega las estructuras al Representante de Sistemas y/o al Líder
Usuario, revisan nuevamente las estructuras básicas para estimar que información se debe migrar, digitar o
desechar de acuerdo a los documentos de Migración de Datos y F-CS-031 Acta de Entrega Documento Datos
Básicos a Migrar.

0.2.2. Depuración de la Información

Es importante que el Cliente unifique y depure la información a cargar en el nuevo sistema, si esta se encuentra
dispersa es el momento de realizar su unificación y depuración para no tener problemas de Datos en la Etapa de
Construcción.

0.2.3. Recolección de Información

El Representante de Sistemas y/o Líder Usuario procederán a realizar:

è Recolección de información
è Captura y selección
è Población

De este resultado el Cliente debe entregar un documento de qué se va a importar automáticamente, qué se va a
poblar y qué no, con su respectivo cronograma y responsables para realizar dichas tareas (Plan de Migración).

0.3 Entrega de Licencias y Planeación de los Requerimientos Tecnológicos para la Implantación


del Proyecto

En este momento se hace la entrega de las Licencias de Software que debieron ser pagadas por el cliente y se
dimensionan los requerimientos tecnológicos y se instala el software en ambiente de desarrollo y/o producción.

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0.4 Instalación del Software

En este momento se instala la versión estándar del producto. Esto puede llevar a realizar algunas instalaciones
adicionales que deben ser definidas por el equipo como: Pruebas, Backup y Producción.

La persona encargada del Equipo de Instalación de Digital Ware, basado en el documento que contienen el
esquema de infraestructura tecnológica entregado por el Cliente, revisa el cumplimiento de los requerimientos
mínimos de Instalación donde se va a instalar la versión estándar del software de acuerdo con el Instructivo I-CS-
002 Requisitos de Instalación, para proceder a hacer la Instalación de Software según los manuales M-CS-005 y
M-CS-006 Manual de Instalación. (SEVEN-ERP y/o KACTUS-HCM y/o HOSVITAL-HS).

Una vez puestos a disposición del proyecto los elementos de hardware y software acordados en la reunión de
inicio, el Equipo de Instalación de Digital Ware se reúne con el funcionario designado por el Cliente para iniciar el
proceso de instalación.

En dicha reunión Digital Ware hace entrega de Software y Documentación objeto del presente proyecto en medio
magnético para que el cliente proceda a realizar la entrada a almacén.

Se debe realizar la instalación del aplicativo acorde con los requerimientos técnicos mínimos exigidos en la
propuesta, adicionalmente se deben verificar que existan solamente las opciones contratadas por el Cliente.

0.4.1 Verificación Requisitos Técnicos

Luego de la reunión de inicio del proyecto el Representante de Sistemas concertará una reunión con el Gerente de
Proyecto DW con el fin que éste verifique los requerimientos de software y hardware solicitados por Digital Ware
para proceder a instalar el Sistema en los equipos del cliente. En esta reunión se acordará la fecha y hora de
instalación del Sistema objeto del proyecto; donde previamente se ha entregado las licencias de uso, sin haber
validado la instalación del software no se procederá a dar fecha de inicio de la etapa de Experimentación ya que
después de instalado el aplicativo se requiere de una semana para la verificación de los datos y la instalación. F-
CS-003 Lista de Chequeo Instalación del Sistema y F-CS-033 Unidad de Negocio – Consultoría.

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Esta instalación se realizará con datos de prueba que deben ser borrados para el inicio de la parametrización.
Si se desea, se puede dejar este ambiente de pruebas y crear uno nuevo de producción.

Finalmente se elabora un acta donde se relaciona la entrega del Software en medio magnético, entrega de
Licencia de Uso (Temporal, la definitiva se entrega una vez pagado el Licenciamiento), el Manual de Instalación
del software y el Manual de actualización. Para validar que la instalación fue exitosa y en señal de aceptación el
cliente firma el formato F-CS-003 Lista de Chequeo Instalación del Sistema y el formato F-CS-027 Entrega
Material de Instalación.

Así mismo se realizará la capacitación de la instalación al grupo de sistemas y de esta se deja constancia en el
formato F-CS-004 Formato de Capacitación.
.
0.5 Entregables de esta Fase

v F-CS-053 Acta de Entrega de Licencias


v F-CS-052 Acta de Entrega del Documento de la Metodología PMM
v F-CS-031 Acta de Entrega de Estructuras – Datos a Migrar
v F-CS-004 Capacitación de Archivos Planos
v Acta de Entrega de esquema de Infraestructura del cliente (Esquema Base de datos, servidores, hardware,
Hosting) Esto es responsabilidad del cliente antes de proceder a instalar. Documento libre por parte del
cliente.
v FCS-043
v Instalación del Software- Acta de Consultoría.
v F-CS-027 Entrega Material de Instalación.
M-CS-005 Manual de Instalación SEVEN-ERP y/o Manual de Instalación. (KACTUS-HCM M-CS-006 y/o
HOSVITAL-HS M-CS-008).
v F-CS-004 Formato de Capacitación instalación del Software
v I-CS-002 Instructivo Requisitos de Instalación
v F-CS-003 Lista de Chequeo Instalación del Sistema

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v F-CS-049 Plan de Migración


v F-CS-005 Acta de Inicio del Proyecto

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1. Fase de Asimilación
“Todos somos muy ignorantes,
lo que ocurre es que no todos ignoramos las mismas cosas”

Albert Einstein

FASE I - ASIMILACIÓN
OBJETIVOS ACTIVIDADES ENTREGABLES

*Conocer el Alcance del *Realizar Planeación *Plan de Proyecto


Contrato *Definir Línea Base Preliminar *Línea Base Preliminar
*Planear el Proyecto *Preparar compañía manejo (Cronograma)
*Asimilar y Manejar la PMM del cambio
*Definir y recibir la logística *Asignar Recursos
*Definir Organigrama *Controlar Cambios
*Aclarar funciones y *Analizar Riesgos
responsabilidades Equipo
*Definir Canales de
Comunicación
*Análisis de Riesgos

Toda transformación sigue la ley de la siembra y la cosecha, esta es la Etapa de Planeación del proyecto
enmarcado en un tiempo, alcance y costo.

En esta fase se definen los recursos logísticos, financieros y humanos necesarios para llevar a cabo el proyecto.
Igualmente, se expone a todos los funcionarios que de alguna forma entren en contacto con el proyecto el alcance
del objeto contractual enmarcado sobre las variables tiempo y costo, adicionalmente se definen claramente las
responsabilidades de cada integrante del Equipo de Proyecto.

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1.0. Objetivos de la Fase de Asimilación

1. Conocer lo contratado
2. Planear el Proyecto
3. Asimilar y Manejar la Metodología PMM
4. Analizar y definir en el proyecto las áreas de Conocimiento bajo el estándar PMI
5. Definir y recibir la logística
6. Definir Organigrama
7. Aclarar funciones y responsabilidades del Equipo del Proyecto (RAM-Matriz de Responsabilidades)
8. Definir Canales de Comunicación
9. Aclarar seguimiento y control
10. Análisis de Riesgos

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GESTION DE ALCANCE (Scope)

La Gestión de Alcance del Proyecto se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y no
está incluido en el proyecto.

• Plan de Proyecto:
• Ciclo de vida del proyecto.
• Acta de inicio del proyecto.
• Definición y planeación del alcance.
• Conflictos y el ciclo de vida del proyecto.
• Verificación del alcance.
• Riesgos y complejidad del negocio.
• Control de cambio del alcance.

GESTION DE TIEMPO (Time)

La Gestión de Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo.

• Ventajas de las herramientas de programación.


• Asignación de recursos.
• Estimados de duración.
• Control del cronograma del proyecto.

GESTION DE COSTOS (Costs)

La Gestión de Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación
del presupuesto y control de costos de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto
aprobado. Análisis de Horas/Dias/Meses de Consultoria contratada vs Consultoria consumida.

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GESTION DE CALIDAD (Quality)

Los Procesos de Gestión de Calidad del Proyecto incluyen todas las actividades de la organización ejecutante que
determinan las políticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto
satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió. Aclaración de términos de recepción del sistema, así como
verificación de la calidad del servicio.

GESTION DE COMUNICACIONES (Communications)

La Gestión de Comunicaciones del Proyecto es el Área de Conocimiento que incluye los procesos necesarios para
asegurar la generación, recogida, distribución. Almacenamiento, recuperación y destino final de la información del
proyecto en tiempo y forma. Importante que se expidan comunicaciones de la gerencia no solo de las cosas malas
si no de los logros!

• Modelos de comunicación.
• Canales de comunicación.
• Tipos de comunicación.
• Requerimientos de comunicación.
• Barreras de comunicación en las barreras de Kick off.
• Roles de comunicación del Gerente de Proyecto.
• El Gerente de Proyecto y el Cliente.
• Construyendo efectivas comunicaciones con el equipo de proyecto.
• Documentación.

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GESTION DE RECURSOS HUMANOS (Human Resources)

La Gestión de Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del
proyecto.

• Formas de organización.
• Roles y responsabilidades del Equipo de Proyecto.
• Tipos de poder (Motivaciones)
• Conflicto del proyecto.
• Construcción del equipo del proyecto.

GESTION DE RIESGOS (Risk)

La Gestión de Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con la planificación de la gestión de riesgos,
la identificación y el análisis de riesgos, las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un
proyecto; la mayoría de estos procesos se actualizan durante el proyecto.

• Procesos de riesgo.
• Identificación de riesgos.
• Cuantificación de los riesgos.
• Respuesta al desarrollo del riesgo.
• Control de respuesta al riesgo.

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GESTION DE ADQUISICIONES o ABASTECIMIENTO (Procurement)

La Gestión de Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o
resultados necesarios fuera del equipo de proyecto para realizar el trabajo.

Es importante resaltar que al definir el Plan de Proyecto se deben incluir las gestiones que se consideren
pertinentes de acuerdo al tamaño y complejidad del proyecto.

GESTION DE INTEGRACION (Integration)

Se relaciona con la integración efectiva de los procesos entre los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos,
que son necesarios para lograr los objetivos del proyecto dentro de los procedimientos definidos al interior de una
organización.

• Definición del proyecto.


• Metodología de planeación del proyecto.
• Políticas y procedimientos organizacionales.
• Evaluación del proyecto.
• Reportes de progreso.
• Solicitudes de cambio.
• Control de cambios total.
• Sistema de control de cambios.
• Lecciones aprendidas.

ADMINISTRACION DE LOS INTERESADOS

Esta área de conocimiento se agregó en la 5ta. edición del PMBoK. Se refiere a la forma de identificar y gestionar a
los interesados del proyecto y sus requerimientos y expectativas. Esta área contiene varios de los procesos que en

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la versión 4 del PMBoK se encontraban en el área de conocimiento de las Comunicaciones, y se agregaron


procesos nuevos para reforzar este importante tema.

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METODO CASE

Este método propone algunos típs de trabajo para el equipo del proyecto donde nunca deben faltar los elementos
CASE que se enuncian a continuación.

Comunicación Asertiva: Es una forma de expresión consciente, congruente, clara, directa y equilibrada, cuya
finalidad es comunicar nuestras ideas y que sean adoptadas entre las Directivas, Lideres Usuarios, Consultores y
Usuarios Finales.

Actitud Positiva: Este es el principal factor que los integrantes del Equipo de Proyecto y los Stakeholders
(Interesados) deben mantener durante todo el proyecto.

Sonreír: Es la única forma de lograr muchas cosas.

Empatía - No Camaradería: La empatía es la que permite el entendimiento solido entre dos personas, ponerse en
los papeles del otro, apoyarlo entenderlo y ayudarle. Siempre que no pase a camaradería.

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SCRUM

SCRUM es un modelo de referencia que define un conjunto de prácticas y roles, y que puede tomarse como punto
de partida para definir el proceso de desarrollo que se ejecutará durante un proyecto. Esta práctica o modelo de
trabajo es el propuesto para el seguimiento y acciones del equipo de trabajo con el objetivo que se vayan
entregando productos terminados por ciclos (sprint). Durante cada sprint, un periodo entre una y cuatro semanas
(la magnitud es definida por el equipo), el equipo crea un incremento de software potencialmente entregable
(utilizable).

El conjunto de características que forma parte de cada sprint viene del Product Backlog, que es un conjunto de
requisitos de alto nivel priorizados que definen el trabajo a realizar. Los elementos del Product Backlog que forman
parte del sprint se determinan durante la reunión de Sprint Planning. Durante esta reunión, el Product Owner
identifica los elementos del Product Backlog que quiere ver completados y los hace del conocimiento del equipo.
Entonces, el equipo determina la cantidad de ese trabajo que puede comprometerse a completar durante el

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siguiente sprint. Durante el sprint, nadie puede cambiar el Sprint Backlog, lo que significa que los requisitos están
congelados durante el sprint.

Scrum permite la creación de equipos autoorganizados impulsando la co-localización de todos los miembros del
equipo, y la comunicación verbal entre todos los miembros y disciplinas involucrados en el proyecto.

1.1. Método 70, 20, 10

La forma de garantizar que las personas apropien la tecnología es con el modelo 70, 20, 10, este método hace que
las personas queden con el conocimiento que me permite aprovechar la tecnología para cumplir las metas
propuestas en el proyecto, las personas y la organización.

El método exige que los líderes usuarios trabajen de la siguiente manera:

70% Haciendo.
20% Intercambiando Conocimientos.
10% Capacitaciones

1.2. Alistamiento de la Compañía y Manejo del Cambio

Se deben eliminar los paradigmas y temores en el nuevo proyecto, por eso el Cliente debe tener en cuenta que se
debe eliminar cualquier tipo de problema que se pueda tener con los usuarios del sistema:

El Equipo Directivo, Gestión Humana, Comunicaciones y hasta los Líderes de los Proyectos de las Áreas de
Tecnología se enfrentaran a múltiples objeciones de los usuarios cuando una nueva implementación tecnológica
modifica los procesos a los que han estado acostumbrados.

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Las objeciones son de todo tipo y si no están acompañadas de un proceso adecuado de GESTIÓN del CAMBIO
pueden llevar al fracaso la nueva solución que ha tenido un costo para la organización en términos económicos y
de tiempo; algunas se presentan de manera frecuente en cada proceso de cambio de manera reiterativa:

1. Increíble!, sí hay plata para comprar ese software tan caro pero no para incrementarnos el salario!
2. Esa nueva solución es súper complicada!
3. Antes era más rápido el proceso, con este programa, dizque súper sofisticado, es mucho más lento.
4. Esos ingenieros no se entienden sino entre ellos!
5. ¿Y creen que con un cursito de 20 horas ya voy a ser experto en el tema?
6. ¿Y dónde está la información que yo tenía?
7. Prefiero 100 veces excel que esa solución!
8. No importa lo que digan yo voy a seguir llevando mis tablas en excel. Yo no le creo a ese sistema!
9. Y a nosotros, que somos los usuarios, por qué nunca nos consultaron nada sobre esta nueva solución y
cuando nos avisan ya la están instalando. Que tal eso!
10. Uyyy... yo soy malísima(o) para los sistemas y ahora, de la noche a la mañana, quieren que me vuelva
experta(o).

Es importante tener claro la Medición de los Beneficios que se esperan con la nueva solución para comunicarlo a
toda la Organización y a los StakeHolders (Interesados en el Proyecto)

Así mismo es importante difundir el Plan de Proyecto de Alto nivel a Comité Directivo.

1.3 Plan de Proyecto WBS

En el Plan de Proyecto detalla las 9 áreas de conocimiento a controlar de acuerdo al PMI y tendrá entre otros:

o Línea Base Preliminar del Proyecto - Cronograma General del Proyecto


o Organigrama del Proyecto con personas definitivas.
o F-CS-025 Acta de Notificación Integrantes Equipo de Proyecto, que incluye tiempo de dedicación y
responsabilidades.

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o Plan de Comunicaciones y control del proyecto


o Fechas propuestas para pago y cancelación de facturas
o F-CS-028 Análisis de Riesgos

1.3.1. Definir La Línea Base Preliminar del Proyecto

Definir la Línea base de proyecto es una técnica que busca facilitar el control del desempeño del proyecto, la cual
está constituida por dos Líneas Base fundamentales las cuales se deben establecer para cualquier proyecto
independientemente de sus características o sector involucrado; debe ser definida de manera preliminar con la
planeación efectuada en la Fase de Asimilación y luego refinada y aprobada durante la Fase de Experimentación.
Sus componentes se describen a continuación:

• Línea Base del Tiempo


• Entregables
• Hitos
• Costos
• Presupuesto

La Estructura de Desglose del Trabajo o Plan de Proyecto WBS es la representación gráfica de los cimientos
del proyecto, cuyo propósito es servir como herramienta de visión jerárquica de todos los componentes que
conforman el mismo. Permite identificar claramente todos los entregables del proyecto a todo momento y constituye
la base fundamental para la estimación estructurada de las actividades necesarias para su implantación exitosa.

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Ejemplo de una aproximación a la WBS de un proyecto

Una WBS (Work Break Structure) permite descomponer el proyecto hasta los niveles que se requiera para contar
con unidades manejables y controlables. Los componentes de nivel superior (en el ejemplo las fases del proyecto)
se llaman Cuentas de Control y los niveles inferiores dentro de cada Cuenta de Control se denominan Paquetes de

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Trabajo, los cuales se utilizan para estimar las actividades, tiempos, costos y recursos necesarios para desarrollar
los correspondientes entregables.

El Diccionario de la WBS es el documento que describe en detalle las características funcionales y técnicas de
todos los paquetes de trabajo representados en la Estructura de Desglose del Trabajo WBS.

El Cronograma Global es el documento que incorpora las actividades, duraciones y recursos planeados para
cumplir con los tiempos establecidos del trabajo estimado del proyecto.

El Gerente de Proyecto de Digital Ware junto con el


Gerente de Proyecto del Cliente, definen el cronograma
Global de trabajo, teniendo como punto de partida el
cronograma estándar definido en el contrato.

Se aclara que para el inicio de las fases de Experimentación y Construcción el Gerente de Proyecto de DW debe
entregar un cronograma específico de acuerdo con las tareas relacionadas en el cronograma global. El proceso de
definir el cronograma específico de cada fase debe llevarse a cabo bajo una exhaustiva labor de definición,
secuenciación y estimación de duración de actividades y recursos requeridos, partiendo de los paquetes de trabajo
definidos en la WBS para cada fase.

El cronograma deberá estar balanceado por actividades y no por recursos, “no vamos a construir una carretera”.

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Es importante resaltar en estos cronogramas las relaciones de precedencia obligatorias existentes entre los
módulos (Ej. No es posible implantar el Módulo de Cartera si no se ha implantado el Módulo de Facturación).

Se debe hacer una reunión diaria de 15 minutos al inicio del día, donde se explique que se hizo desde la última
reunión, que se va a hacer hasta la próxima reunión y que problemas has tenido. (Scrum daily meeting), la idea es
contar y no lograr resolver o proponer.

Las actividades específicas se manejaran en las reuniones semanales, esto quiere decir que en el cronograma
global o general no se deben registrar actividades de días si no, agrupadas mínimo en semanas.

Es importante resaltar que la Línea Base del Proyecto no se construye de cero, por el contrario, debe ser un
proceso que se alimenta de los Activos de Procesos Organizacionales (Registros de la documentación de
proyectos anteriores) incluyendo las lecciones aprendidas. Se debe contar con líneas base estándar de proyectos
clasificadas por producto (KACTUS-HCM, SEVEN- ERP, HOSVITAL-HS) y/o por industrias o sectores que
permitan rápidamente contar con una Línea Base Preliminar Estándar de Proyecto desde la Fase de Asimilación y
lograr afinarla y aprobarla durante la Fase de Experimentación.

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1.3.2. Interesados en el Proyecto

Los Interesados en el Proyecto (Stakeholders) son individuos que están activamente involucrados en el proyecto o
cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecución o conclusión del
proyecto. Ellos pueden también ejercer influencia sobre el proyecto y sus resultados. Gestión de los Recursos
Humanos del Proyecto.

1.3.2.1. Organización, Organigrama y Responsabilidades de los Integrantes del Equipo de Proyecto

Comité Directivo
TEAM
Cliente – Digital Ware
(Together Everyone Achieves
More)
Juntos todos logran más
Business Manager Interventor EQUIPO DEL PROYECTO
Digital Ware Externo

Rep. De Organiza. y Met.


Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto
Cliente
Digital Ware Cliente

Consultor Funcional Coordinador Usuario Líderes Usuario x Mod. Consultor Funcional Rep. de Sistemas
Digital Ware Cliente Cliente Digital Ware Cliente

Soporte Técnico Ingenieros de Desarrollo Usuarios Finales Usuarios Finales


Digital Ware Digital Ware Cliente Cliente

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El Equipo del Proyecto son un grupo de personas que de manera conjunta desarrollan el proyecto. Tienen un
objetivo común, comparten la responsabilidad del trabajo que realizan así como de los resultados.

La ejecución del proyecto se realizará con personal tanto de Digital Ware como del Cliente definido en el contrato.

La cantidad de personal que asigne el Cliente deberá ser con dedicación exclusiva al proyecto y de la cantidad
asignada y el compromiso de la gerencia dependerá el éxito del mismo. Su relación deberá ser mínima de uno a
tres o sea por cada Consultor asignado deben existir mínimo tres personas del Cliente con la misma asignación de
tiempo.

Es importante que las personas asignadas al proyecto tengan no solamente el perfil requerido para manejar el
aplicativo (idóneas en el área asignada) sino la ACTITUD POSITIVA hacia el proyecto y abierta al cambio, alineada
con la visión y estrategia de la empresa.

Las personas aquí citadas deben ser personas pro-activas y comprometidas en el proyecto, con tiempo y
dedicación al mismo y con la premisa única de sacarlo adelante.

Se debe emitir el F-CS-025 Acta de Notificación Integrantes Equipo de Proyecto con sus respectivos tiempos de
dedicación y responsabilidades.

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El Equipo del Proyecto

ANTES QUE UN PROYECTO DE TECNOLOGIA ES UN PROYECTO DE PERSONAS

SE REQUIERE GENTE CON:

EXCELENTE VISION Y CONOCIMIENTO DE LA RAZON DE SER DEL PROCESO CON LA CAPACIDAD


DE COMPRENDER TODO EL PROCESO, ESTO IMPLICA ENTERADOS DE LOS OBJETIVOS

DISPUESTA A MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DEL PROCESO (SIN VICIOS, ARGUMENTOS(-),


MAÑAS)

IDONEA Y CON LAS HABILIDADES Y DESTREZAS REQUERIDAS (OPERATIVAS Y DIRECTIVAS)


CON CAPACIDAD DE LIDERAZGO Y COMPROMISO CON EL PROCESO, QUE A LO QUE SE
COMPROMETEN, LO CUMPLAN MOTIVADA.

CON EXCELENTE ACTITUD Y ENTUSIASMO!

COHERENTE, LO QUE SE DICE ES LO QUE SE HACE

IMPORTANTE ENTENDER LA FUNCION Y PARA QUE SE HACE UN EQUIPO.

CADA UNO DEBE ENTENDER SU APORTE EN EL EQUIPO Y CUAL ES EL PROCESO TANTO DE


IMPLANTACION COMO DE SOPORTE.

TODAS LAS ACTIVIDADES SE REALIZAN EN CONJUNTO

LOS EQUIPOS SE HACEN PARA QUE FUNCIONEN!

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El Equipo de proyecto debe ser un Equipo Ágil

Skills de un miembro de un Equipo Ágil

Los skills (Competencias) de un miembro de un equipo ágil se pueden clasificar en varios grupos, según se basen
en aportar valor al producto que desarrolla (calidad), en la capacidad de colaborar con el resto de miembros del
equipo o en la capacidad de mejorar, a nivel técnico y humano.

La productividad y la innovación son el resultado de:

1- Orientarse a proporcionar el máximo valor en el mínimo tiempo.

2- Favorecer la colaboración en el equipo para conseguir las mejores sinergias posibles

3- Mejorar continuamente la manera de trabajar.

Veamos cuáles son estos grupos de skills en más detalle:

Inteligencia de negocio - Orientación a producir valor

El miembro del equipo ágil tiene que estar orientado a producir con CALIDAD, tiene que saber compaginar los
siguientes aspectos:

• Interés por entender el producto o negocio para el que trabaja. Se preocupa por proporcionar valor al
usuario final o consumidor.

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• Tener una visión a mediano plazo de los objetivos a conseguir (facilitada, por ejemplo, por la Lista de
objetivos priorizada (Scrum Product Backlog), tener proactividad (ser capaz de detectar oportunidades y
anticipar riesgos) y aun así (y dado que el foco está en proporcionar resultados tangibles cada entrega):

Buscar la simplicidad y la utilidad, conseguir la mejor solución utilizando sólo el esfuerzo necesario y no
trabajar en futuribles que quizás no lleguen nunca o cambien.

Seguir el principio de Pareto (20/80). En las tareas que realiza, buscar el máximo retorno de inversión al
esfuerzo dedicado en cada momento, balanceo de valor respecto al costo.

En línea con el principio de fluir en el proyecto (en que el equipo minimiza el número de objetivos en
curso, WIP), el miembro de un equipo ágil acaba tareas y no deja temas abiertos, de manera que se
minimizan los cambios de contexto, aumentando la productividad y avanzando en el proyecto.

• Pasión y orgullo por el trabajo que se realiza, ser exigente con la calidad técnica, disciplinado y metódico,
para que el producto pueda crecer de manera sostenida.

Inteligencia emocional – Capacidad de trabajar en equipo

El miembro del equipo ágil tiene que favorecer la COMUNICACIÓN y para ello tener las siguientes aptitudes:

• Transparencia en las tareas que realiza y su estado, para que el resto del equipo tenga la información
necesaria (por ejemplo en las reuniones diarias de sincronización (Scrum daily meetings o en las retrospectivas),
que todos puedan colaborar y ayudarse a conseguir los objetivos de la iteración, evitando también que se
realicen esfuerzos innecesarios.

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• Franqueza con el Cliente sobre la situación del proyecto (especialmente en las demostraciones (Scrum
Sprint Demostrations), para que pueda tomar decisiones basadas en lo que realmente está hecho y en la
Velocidad del Equipo. No hacerse dueño de conocimiento, si no compartirlo y ser capaz para enseñar.

• Escucha activa, entender lo que le están explicando.

• Observar, escuchar, preguntar mucho y reparafrasear para entender las necesidades, motivaciones y
sentimientos de los otros, ponerse en su lugar antes de dar la propia opinión (si es realmente necesario que la
demos). Es decir, evitar juzgar inmediatamente al otro y tener empatía.

El miembro del equipo ágil tiene que saber respetar las opiniones de los otros y para ello tener las siguientes
aptitudes:

• Confianza en los demás miembros del equipo, creer que serán capaces de realizar sus tareas, sin
necesidad de estar controlándolos, recordar siempre que todos están actuando con la mejor voluntad posible, y
tener paciencia. Esta confianza se ve facilitada por la compartición de conocimiento que se produce en las
reuniones de alta productividad que el equipo al completo realiza en las Actividades del Proyecto, las cuales
necesitan de la transparencia indicada anteriormente.

• Consensuar, ser capaz de negociar un ganar/ganar, no imponer su criterio. Ser honesto y sincero, no
engañar o aprovecharse de los otros (sean clientes, gestores o miembros del equipo).

• Educación, buenas maneras, dando su opinión sin atacar ni acusar (simplemente hablando de los hechos
que le han sucedido), tranquilo, no irascible, afable y con sentido del humor, para no vivir en tensión constante
y compartir momentos de relajación con el resto del equipo.

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Inteligencia vital – Capacidad de mejorar

El miembro del equipo ágil es capaz de conjugar el progreso técnico y el humano, tiene afán por APRENDER
nuevas formas de trabajar y de relacionarse, y para ello tener las siguientes aptitudes:

• Humildad, evitar la prepotencia (que no es necesaria, la valía se demuestra realizando un trabajo excelente,
el reconocimiento es una consecuencia que debe llegar por sí solo), tener una mente abierta a escuchar ideas
diferentes de otros y flexibilidad para probar nuevas cosas.

• Capacidad de autocrítica, reconocer equivocaciones y tomarlas como oportunidades de mejora.


Similarmente, no buscar culpables cuando se cometen errores, si no ver entre todos cómo mejorar el proceso
de trabajo.

• Capacidad de reflexión e inconformismo productivo, cuando algo no funciona ser capaz de cuestionar
cómo se están haciendo las cosas. Tener valores, ética, integridad, coraje para tomar decisiones y hacer “lo que
se tiene que hacer” (o no hacer lo que no se tiene que hacer), aunque sea más difícil (asumiendo riesgos
controlados).Para ello necesita ser asertivo en los mensajes, hablar de manera clara, objetiva, ser franco (con
compañeros, gestores y clientes) sobre los problemas que hay y proponer alternativas mejores.

• Creatividad, intuición, capaz de desaprender e innovar aportando nuevas ideas tanto en el producto como
en la manera de trabajar.

• Como se ha mencionado anteriormente, tiene que ser capaz de disfrutar en el camino, realizarse en su
trabajo (son muchas horas a la semana como para que no sea así), aprendiendo, creando, superando retos,
progresando y contagiando entusiasmo al resto del equipo.

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• Evitar estar en sobreesfuerzo continuo, tener como objetivo no trabajar más de 40 horas a la semana (en
caso contrario, cuando sea necesario un sobreesfuerzo, no va a haber de donde sacar, sin contar con que la
calidad del trabajo se degrada cuando se alarga demasiadas horas) y dedicar el tiempo restante a actividades
personales, familiares, ocio, formarse, otros proyectos, … Es necesario disponer de tiempo para crecer a nivel
personal y profesional, para alcanzar un equilibrio y tener estos pilares vitales afianzados.

Es más difícil, pero es mejor

Los skills anteriores se pueden entender como un marco de referencia sobre el hay que reflexionar y poder
identificar nuestras carencias (y las carencias que los demás ven en nosotros), para gradualmente ir madurando
hacia un enfoque ágil que haga más sencillo proporcionar más valor a nuestros Clientes, así como disfrutar más de
nuestro trabajo y de nuestra vida.

Comité Directivo del Proyecto

La importancia de este comité radica en las decisiones que se tomen para el beneficio del proyecto; es por eso que
se debe definir las personas y la periodicidad de estas reuniones con el objetivo de agendar a los participantes con
antelación. Debe ser el ente motivador del Equipo de Proyecto del proyecto, es desde la cabeza que se debe
apoyar el proyecto y enviar el mensaje de su importancia. Si se ha definido una interventoría, esta presentará en
estas reuniones los informes y serán previamente conocidos por las partes. Debe reunirse por lo menos una vez al
mes.

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El Comité Directivo estará conformado mínimo por representantes del Cliente como el Gerente de Proyecto y de
Digital Ware el Gerente de Proyecto, así como personas con el poder de decisión para que dado el caso en que se
deseen variar el Alcance, Presupuesto (Recursos financieros, logísticos, humanos) y Cronograma (Tiempos), estas
personas estén en capacidad de hacerlo y lo puedan aprobar.

Comité Directivo
Cliente – Digital Ware

Equipo de Proyecto de Digital Ware

PM - Gerente del Proyecto


PM - Gerente de Proyecto
Project Manager Digital Ware

Representante de Digital Ware ante el Cliente, persona a cargo del proyecto. La asignación de tiempo del Gerente
de Proyecto estará determinada por las condiciones pactadas en el contrato.

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Sus responsabilidades son:

- Administrar el proyecto enmarcado en Alcance, Presupuesto (Recursos financieros, logísticos, humanos) y


Cronograma (Tiempos) desde el punto de vista del Proveedor.
- Hacer conocer y utilizar la Metodología PMM.
- Coordinar las actividades del Equipo de Proyecto.
- Brindar Soporte funcional al Equipo de Proyecto de Digital Ware.- Responsable del cumplimiento de las
reuniones semanales en las instalaciones del Cliente, donde paralelamente se va diligenciando el F-CS-006
Acta de Seguimiento Semanal, que es firmada al final por los asistentes en señal de aprobación.
- Garantizar que se diligencie el formato F-CS-026 Documento de Entendimiento.
- Recibir la correspondencia del Cliente y hacerla llegar a Digital Ware. El Gerente de Proyecto debe
conservar copia de toda la correspondencia recibida, que reposa en la carpeta del proyecto.
- Mantener actualizado el cronograma de actividades del proyecto reflejando porcentaje de avance de las
actividades, actividades cumplidas, actividades pendientes y actividades atrasadas, con el fin de tomar a
tiempo los correctivos necesarios.
- Dependiendo la Magnitud del proyecto y los módulos a instalar este puede realizar el rol de consultor.
- Entregar toda la documentación generada por el Equipo de Proyecto (F-CS-033 Unidad de Negocio -
Consultoría, F-CS-004 Formato de Capacitación y Evaluaciones a Usuarios Finales) Digital Ware.
- Efectuar la presentación de la Metodología PMM de Digital Ware al Cliente y si es el caso hacerla conocer a
la Interventoría.
- Revisar el o los F-CS-026 Documento de Entendimiento acorde con los RFP’s, propuesta y contrato; si
existe alguna diferencia hacerlo saber a los representantes de cada una de las partes Cliente y Digital Ware
para mirar las acciones a tomar.
- Armar el CD Final de documentación Generada por el proyecto. (Incluyendo la parametrización efectuada).

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Consultor Funcional Consultor Funcional


Digital Ware

La asignación de tiempo del Consultor Funcional estará determinada por las condiciones pactadas en el contrato.

- Capacitar a los Líderes Usuarios asignados al proyecto.


- Aclarar inquietudes respecto a la funcionalidad del sistema a Lideres Usuarios.
- Asesorar al Cliente en el Proceso de Parametrización y pruebas del sistema.
- Instalar actualizaciones al software durante el transcurso del proyecto. Llevar el registro de horas de
capacitación dictadas y asistentes a dichas capacitaciones así como las horas de consultaría vía Web y por
escrito en el formato F-CS-004 Formato de Capacitación establecido por Digital Ware.
- Recibir sugerencias de Líderes Usuarios referentes a posibles mejoras al sistema y hacerlas llegar a la
Oficina de Proyectos PMO de DIGITAL WARE (Unidad de Negocio Responsable) en el formato F-CS-010
Especificación de Requerimientos para que este estime su posible o no inclusión de acuerdo al contrato o a
una nueva versión. Efectuar las evaluaciones a Lideres Usuarios y entregarlas al Gerente de Proyecto junto
con el F-CS-007 y FCS-008 Resumen de Evaluación.
- Entregar el formato F-CS-009 Evaluación de Capacitación en el cual cada asistente evalúa las
capacitaciones dictadas por el Consultor. Esta evaluación debe enviarse en sobre sellado Digital Ware.
Dicho sobre debe ser sellado en presencia de los asistentes a la capacitación.
- Ingresar diariamente al Sistema de Calidad vía Internet los documentos F-CS-033 Unidad de Negocio -
Consultoría, imprimirlas hacerlas firmar por los asistentes y archivarlas.
- Descargar del Sistema de Calidad vía Internet ajustes y actualizaciones a programas del sistema.
- Hacer las pruebas de rigor requeridas a toda actualización del sistema en el ambiente de pruebas antes de
llevarlo al sistema en producción.
- Estar atento a la realización de copias de seguridad diarias, semanales y mensuales que realiza el cliente y
garantizar que estas se realicen.
- Asistir a las reuniones de seguimiento cuando sea solicitado por el Gerente de Proyecto.

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Dependiendo de cada proyecto, existen dos tipos de Consultores Funcionales: Consultor de Producto y Consultor
de Proceso, y la diferencia radica en la profundidad con que se manejan los temas.

TEMA Consultor Funcional de Producto Consultor Funcional de Proceso

Conceptualización Conceptualización Estándar Conceptualización Avanzada


Estructuración documento de Estructuración documento de Alcance Estructuración documento de Alcance
Alcance que involucra interfaces y Estándar Avanzado
Business Blue Print
Parametrización Parametrización Estándar Parametrización Avanzada
Pruebas Modulares De Proceso e integración
Capacitación Usuarios Finales Aplica No aplica
Acompañamiento en Producción Durante el contratado Al inicio

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Soporte Técnico
Soporte Técnico Digital Ware

Prestan asistencia técnica cuando el Consultor lo requiera. Dependiendo de las condiciones pactadas en el
contrato las funciones de Soporte Técnico pueden ser desempeñadas por el Consultor Funcional.

Sus responsabilidades son:

- Instalar el Software objeto del presente proyecto en los Equipos del Cliente. Esta instalación se realizará una
sola vez en el servidor de base de datos y de aplicaciones que el cliente designe. El costo incurrido por
instalaciones adicionales estará a cargo del Cliente.
- Capacitar al funcionario designado por el Cliente el procedimiento de instalación del sistema.
- Diagnosticar las causas de la falla técnicas.
- Hacer las recomendaciones necesarias para su solución y en caso de que el cliente lo autorice efectuar las
acciones pertinentes.
- Dejar constancia escrita de las actividades realizadas en el formato de consultoría establecido por Digital
Ware.
− Dejar constancia del buen funcionamiento del software en la F-CS-003 Lista de Chequeo Instalación del
Sistema
− Solicitar al Representante de Sistemas la supervisión de las labores realizadas y la firma del formato F-CS-
033 Unidad de Negocio - Consultoría. Entregando copia al Gerente de Proyecto

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Ingenieros de desarrollo

Ingenieros de Desarrollo Digital Ware

Son los encargados de la modificación y ajustes del software y se encontrarán ubicados en las instalaciones de
Digital Ware.

Business Manager
Business Manager
Digital Ware

Es el representante comercial de Digital Ware y debe garantizar que lo que se ofertó sea lo que el cliente va a
recibir.

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Equipo de Proyecto del Cliente

Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto Cliente

Primer responsable de que el proyecto sea un éxito. Debe ser el ente motivador haciendo entender al Equipo “que
tan bien podemos estar con el nuevo sistema de información”. Deberá ser en lo posible beneficiario o usuario del
nuevo sistema con un alto poder de decisión. Si se coloca un directivo, este deberá estar de tiempo completo en el
proyecto, por tal motivo otra persona deberá asumir sus responsabilidades temporalmente. Es recomendable que
el Gerente de Proyecto del Cliente no sea de la parte técnica, si no, directamente de área usuaria.

Encargado de hacer seguimiento al avance del proyecto y garantizar el cumplimiento de los compromisos
adquiridos por parte del Cliente. Debe conocer detalladamente la Metodología PMM y sus responsabilidades son:

Perfil
- Profesional con capacidad de Liderazgo.
- Conocimiento de la Visión, Misión y objetivos claros que se persiguen con el proyecto.
- Conocedor de los procesos actuales y de los esperados.
- Entiende el Valor que le Genera el Proyecto a la Organización y es capaz de transmitirlo y orientarlo.
- Capacidad para tomar decisiones y ejecutor.
- Capacidad para control, manejo y movimiento de personal.
- Técnicas de Trabajo en Equipo.

Funciones

- Administrar el proyecto enmarcado en Alcance, Presupuesto (Recursos financieros, logísticos, humanos) y


Cronograma (Tiempos) desde el punto de vista del Cliente.
- Identificar las áreas de mejora de los procesos.

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- Facilitar o propender por el cumplimiento de tiempo completo de los recursos asignados entre ellos los
Líderes Usuarios.
- Aplicación de la Metodología PMM
- Proveer por parte del Cliente la logística necesaria para garantizar el éxito del proyecto.
- Mantener los recursos físicos, técnicos y humanos necesarios y funcionando correctamente, para la
capacitación y entrenamiento del personal designado por el Cliente.
- Movimiento de recursos en caso de ser necesario.
- Responder por el cumplimiento de los requerimientos del hardware y software recomendados por Digital
Ware en la propuesta comercial y en el Instructivo I-CS-002 Requisitos de Instalación, para llevar a cabo la
implementación en las instalaciones del Cliente.
- Garantizar que el Equipo de Proyecto designado por el Cliente cumple con el perfil de conocimientos
mínimos solicitados por Digital Ware.
- Designar nuevos funcionarios a cambio de aquellos que el Gerente de Proyecto de Digital Ware solicite
cambiar debido a su bajo rendimiento en las evaluaciones efectuadas.
- Designar en la reunión de inicio a la persona responsable de aprobar los cambios o solicitudes de
desarrollo, quedando registrado en el formato F-CS-005 Acta de Inicio del Proyecto.
- Garantizar que se realicen las evaluaciones en el formato F-CS-009 Evaluación de Capacitación al Equipo
de Proyecto designado por Digital Ware y hacerlas llegar en sobre sellado a las instalaciones de Digital
Ware.
- Verificar el cumplimiento de las actividades a cargo del Cliente.
- Filtrar requerimientos y solicitudes de los Usuarios Finales de acuerdo al alcance y cronograma del
proyecto.
- Garantizar el suministro o digitación, con personal del Cliente y en los tiempos acordados en el cronograma,
de toda la información necesaria para el óptimo funcionamiento del software.
- Garantizar tanto los backups diarios, semanales y mensuales de la parametrización así como de cada etapa
que se vaya cumpliendo en el proyecto.
- Asistir a la reunión semanal para evaluar el avance del proyecto.
- Asistir a las reuniones programadas por Digital Ware.
- Evaluar y dar cumplimiento al documento F-CS-028 Análisis de Riesgos.
- Velar por que se cumplan las actividades destinadas a la mitigación de riesgos.

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- Realizar el F-CS-026 Documento de Entendimiento

Líder Usuario
Líder Usuario
Cliente

Será el responsable de recibir el conocimiento para realizar la Parametrización, Definición y Ejecución de las
pruebas del sistema, realizar la entrada en producción del módulo (o máximo 2 módulos) a su cargo luego que en
compañía con Digital Ware lo dejen en condiciones para la Entrada en Producción.

Perfil

- Capacidad de Liderazgo. Vendedor del proyecto a los Usuarios Finales. Aceptación de Autoridad de parte de
los Usuarios Finales. Debe tener conocimientos necesarios sobre el área y proceso de la cual se va a
encargar, con capacidad y autorización para tomar decisiones en la parametrización.
- Antes de seleccionarlo se debe tener en cuenta que es él quien va a ser un experto en el módulo y deberá
replicar este conocimiento a otros usuarios, así, esta persona no puede ser temporal y debe garantizar su
permanencia en la compañía durante un periodo ya que es quien queda con el conocimiento del sistema y
su dedicación deberá ser de tiempo completo.

Nota: En el caso específico de los Líderes Usuarios es recomendable tener personas de respaldo que puedan
cumplir sus mismas funciones en caso de que alguno falte, para ello, estas personas deben participar en el
proyecto o recibir capacitación y actualización constante de ellos. No podrán ser personas temporales ni
supernumerarios ya que son los que van a manejar el conocimiento del proyecto.

Funciones

- Velar porque los usuarios finales utilicen bien y de manera óptima el aplicativo.

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- Asistir a las exposiciones de Conceptos Básicos del Sistema, Integración de Módulos, y Funcionalidad
General de los módulos a su cargo.
- Estudiar oportunamente toda la documentación entregada por funcionarios de Digital Ware y en caso de
estar en desacuerdo comunicarlo por escrito al Gerente de Proyecto Cliente con copia al gerente de
Proyecto DW.
- Entregar la información que se requiera migrar al nuevo sistema en el formato requerido por Digital Ware.
- Definir con la asesoría del Consultor Funcional la parametrización del sistema.
- Ingresar la parametrización al sistema con la asesoría del Consultor Funcional.
- Revisar el F-CS-026 Documento de Entendimiento o los del módulo a su cargo.
- Supervisar y coordinar la labor de los Usuarios Finales del software, niveles de acceso, permisos, roles, etc.
- Revisar y aceptar el contenido de la parametrización final del sistema.
- Realiza las pruebas del sistema.
- Desempeñar las actividades encomendadas por el Consultor Funcional a cargo del módulo a implantar.
- Replicar funcionalidad, conocimiento y capacitación a Usuarios Finales.
- Capacitar y brindar soporte funcional de primer nivel a usuarios finales durante el proyecto y durante las
etapas de mantenimiento, actualización y soporte.
- Filtrar errores o solicitudes de los Usuarios Finales antes de ser reportados oficialmente al Gerente de
Proyecto del Cliente de acuerdo al alcance y cronograma.
- En un máximo de dos días dar respuesta de las inconsistencias presentadas de ajustes entregados.
- Cuando sea requerido por el Gerente de Proyecto Cliente o por el Gerente de Proyecto DW asistir a la
reunión semanal para evaluar el avance del proyecto.
- Firmar a diario las F-CS-033 Unidad de Negocio - Consultoría que son elaboradas en el sistema diseñado en
Internet para este fin.
- Su vinculación al proyecto deberá ser de tiempo completo.

Representante de Sistemas

Representante de Sistemas Cliente

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Funcionario designado por el Departamento de Informática del Cliente, son los usuarios técnicos.

Perfil

Conocimiento en Sistemas Operativos


Conocimiento en Bases de Datos

Funciones

- Garantizar el buen funcionamiento de los recursos de hardware y software de compromiso del Cliente.
- Estudiar oportunamente toda la documentación entregada por funcionarios de Digital Ware y en caso de
estar en desacuerdo comunicarlo por escrito al Gerente de Proyecto con copia al Gerente de Proyecto DW.
- Garantizar que se efectúen por parte del Cliente las copias de respaldo de la información concerniente al
proyecto como: Programas objeto, Base de Datos, Archivos con información a migrar y la información que el
Gerente de Proyecto DW y el Gerente de Proyecto Cliente requieran Si existe alguna perdida de información
esta persona deberá entregar la copia de respaldo para su restauración (Importante, esta actividad deberá
realizarse desde el inicio del contrato).
- Verificar y ejecutar las sentencias SQL de modificación a la base de datos entregada formalmente por Digital
Ware. Nota: Digital Ware no responde por pérdida de información del Cliente ocasionada por mala operación
de programas o errores de ejecución de sentencias SQL.
- Registrar en el formato F-CS-001 Bitácora de Actualización las actualizaciones que se efectúen al software o
a la base de datos.
- Asistir a la Conceptualización del Aplicativo.
- Filtrar problemas técnicos antes de reportarlos a Digital Ware.
- Capacitarse en la generación y modificación de reportes para ser el soporte de primer nivel en esta área.
- Desempeñar las actividades encomendadas por el Consultor a cargo del módulo a implantar.
- Brindar soporte técnico funcional de primer nivel a usuarios finales durante y después de terminado el
proyecto.
- Garantizar toda clase de copias de respaldo tanto de datos como de los aplicativos.

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- Filtrar errores antes de ser reportados oficialmente a Digital Ware.


- En el momento que los proveedores de software operativo (Motores de bases de datos, sistema operativo,
software de comunicaciones) liberen modificaciones o actualizaciones, antes de proceder a instalarlas se
debe dar aviso a Digital Ware, para proceder a certificar el buen funcionamiento del Software objeto de este
proyecto bajo el nuevo ambiente.
- Analizar junto con los usuarios las estructuras de las tablas a Migrar al nuevo sistema y efectuar los
programas para adecuación de la información al modelo y parametrización del nuevo sistema.

Rep. Organiz. Y Metod.


Representante de Organización y Métodos
Cliente

Perfil

Funcionario designado por el Cliente


Profesional en área de procesos

Funciones

• Encargado de ajustar y documentar los procedimientos administrativos del Cliente acorde con el nuevo
sistema de información.

• Documentar las decisiones tomadas sobre la parametrización y procesos del sistema con el fin de ser
conocidas en el momento de ingreso de un nuevo usuario.

• Documentar manuales específicos del Cliente con procesos y parametrización, así como excepciones.

• Divulgar la nueva forma de trabajar con el sistema de información implantado, así como hacer conocer los
cambios en los procesos.

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Usuario Final Usuarios Finales


Cliente

Es el encargado de la operación del aplicativo.


− Para esto es importante conocer el proceso de negocio, reglas normas, responsables, procedimientos, etc.
− Recibir la capacitación adecuada en el proceso y el nuevo sistema de información por parte de los Líderes
Usuarios.
− Utilizar adecuadamente el Sistema de Información.
− Documentarse con base en los manuales y la información entregada por Digital Ware y por el Representante
de O Y M.
− Asistir oportunamente a las capacitaciones programadas.
− Sacar el máximo provecho del nuevo sistema de información.
− Reportar oportunamente cualquier inconsistencia que produzca el Sistema de Información.
− Solicitar el soporte de primer nivel al Líder Usuario de cada módulo.

Nota: La asignación de recursos (número de personas e intensidad horaria) por parte de Digital Ware puede variar
acorde con lo establecido en el contrato suscrito con el cliente.
Digital Ware asignará un funcionario destinado a desempeñar las funciones del Gerente de Proyecto solo para
proyectos de implantación de todas las gestiones que conforman el sistema de información (Administrativa,
Financiera, Comercial, Manufactura, WorkFlow, Nómina y Recursos Humanos). De lo contrario el consultor
asignado realizará las funciones del Gerente de Proyecto.

Otros perfiles

Interventor del Proyecto

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Interventor del Proyecto Cliente

Es la persona encargada de “Hacer que el proyecto se ejecute en los términos contratados”.


Será un facilitador, haciendo que los problemas que se presenten se soluciones y no paren el proyecto,
proponiendo alternativas positivas en pro del proyecto.

- Estudiar oportunamente toda la documentación del proyecto (Propuesta y Contrato)


- Realizar control sobre el proyecto para garantizar que el proyecto se cumpla en términos de Alcance,
Presupuesto y Cronogramas.
- Comprometer al Cliente en la ejecución del proyecto.
- Comprometer a Digital Ware en la ejecución del proyecto.
- Mediar en caso de presentarse diferencias entre Consultores y Usuarios Finales
- Asistir a la reunión semanal para evaluar el avance del proyecto.
- Asistir a las reuniones programadas por el Gerente de Consultoría de Digital Ware.
- Dar recomendaciones para mejoras y control efectivo del proyecto así como la aplicación en
recomendaciones sobre mitigación de riesgos. Si es necesario, parar el proyecto en caso de un riesgo
inminente de afectación del alcance, costo y tiempo.

Nota: Si el Cliente designa Interventor de Proyecto, Digital Ware exigirá la respectiva Acta de Nombramiento
firmada por el representante legal o persona autorizada y se recomienda que el funcionario a ocupar este cargo,
sea una persona externa.

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Coordinador Usuario
Coordinador Usuario Cliente

De acuerdo al tamaño de proyecto se puede utilizar este perfil, en el caso financiero puede ser por ejemplo el
Directo Financiero o en Recursos Humanos y Nómina el Director de Recursos Humanos, no se incluye
directamente ya que por su dedicación al proyecto solo se invita a participar en avances y decisiones en reuniones
de seguimiento.

Este perfil puede servir de escala en caso de que el Líder Usuario requiera un apoyo en una decisión trascendental
del proyecto.

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1.3. Niveles de Escalamiento

Cualquier solicitud, inconveniente o recomendación entre las partes deberá realizarse por ESCRITO.
Las palabras se las lleva el viento!

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1.3.3. Definir Niveles Formales de Comunicación

La información debe fluir por todas las personas que intervienen en el proyecto. Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto. El Gerente de Proyecto es el representante de Digital Ware ante el Cliente, por lo tanto toda
comunicación deberá realizarse desde y hacia esta persona deberá ser por escrito, con copia a los entes internos
de Digital Ware que el cliente considere necesario. Toda comunicación escrita deberá llevar firma del Gerente de
Proyecto, fecha, hora y numero consecutivo para que esta sea reconocida formalmente por Digital Ware.
Igualmente la comunicación de las personas de Digital Ware hacia el cliente también deberá realizarse por escrito
con el objeto de llevar una bitácora de las comunicaciones y poder ejercer el control.

Los formatos F-CS-033 Unidad de Negocio - Consultoría serán diligenciadas por cada uno de los consultores o el
Gerente de Proyecto asignado para tal fin. Este registro será avalado y firmado por el cliente, diligenciándose
directamente en la Web, donde el sistema se encargará de enviar copias vía e-mail tanto al Gerente de Proyecto
de Digital Ware como al Gerente de Proyecto del Cliente. Si se desea se pueden enviar copia a la Gerencia
General o Representante Legal del Cliente. Dicho registro también debe ser impreso y firmado por los asistentes,
siendo archivado en la carpeta del proyecto.

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En el formato F-CS-033 Unidad de Negocio - Consultoría se describen las actividades realizadas en el día así
como los responsables, compromisos y acuerdos que se llegan en el día a día. Se debe colocar lo importante, y
que la conozcan y estén de acuerdo los actores.
De estas actas debe llegar copia al Gerente de Proyecto Cliente, Gerente de Proyecto Digital Ware y los
participantes de la misma, por eso se deben relacionar en el inicio del proyecto las direcciones de correo.

El envió de Comunicaciones entre las partes y cuando la importancia lo amerite se deben hacer fuera de los
comités y en los comités o reuniones operativas hacer seguimiento de los mismos.

Se deberá realizar un comité o reunión operativa de seguimiento semanal basada en el documento F-CS-006 Acta
de Seguimiento Semanal éste debe reflejar:

- Avance del Proyecto


- Avance desde el último comité
- Comunicaciones enviadas entre las partes
- Horas consumidas en el proyecto
- Revisión y Ajuste del Cronograma
- Dificultades encontradas de parte de Digital Ware
- Dificultades encontradas de parte del Cliente
- Planes de Acción y compromisos.
- Riesgos
- Acuerdos
- Actividades a realizar, hasta el próximo comité
- Posibles riesgos así como la mitigación de los mismos.

Igualmente, es importante la realización de un Comité de Seguimiento mensual del Equipo Directivo del Proyecto.

Reunión Scrum, diariamente en la primera hora de la mañana el equipo se debe reunir y en contar que hice ayer,
que problemas tuve y que voy a hacer hoy.

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1.3.4. Asignar la Logística, el Recurso Humano y Tecnológico por Parte del Cliente.

La logística y recursos que se relacionan en los ítems área de trabajo y requerimientos técnicos deberán ser
provistos por el Cliente para poder iniciar la ejecución del proyecto.

En el formato F-CS-005 Acta de Inicio del Proyecto, se debe especificar claramente la fecha en la cual el Cliente se
compromete a entregar los recursos logísticos mencionados.

Los elementos del Cliente Logísticos, Tecnológicos y Humanos deben estar disponibles durante todo el tiempo de
duración del proyecto.

1 .3.5. Definición Área de Trabajo

Esta es el Área asignada al proyecto donde el Consultor Funcional trabaja en conjunto con los Lideres Usuarios, se
recomienda que el área sea diferente a donde labora el usuario diariamente.

En el Área de trabajo definida, el Gerente de Proyecto por parte del Cliente, deberá proveer toda la logística
necesaria para la ejecución del proyecto como computadores personales para los Consultores Funcionales así
como para los Lideres Usuarios, acceso a líneas telefónicas, acceso a Internet, acceso a recursos de impresión
( papel, tinta, impresora), tablero, mesa de reuniones para el Equipo de Proyecto, área para capacitación y carnés
de identificación necesarios para que los funcionarios designados por Digital Ware puedan cumplir a cabalidad las
actividades referentes al presente proyecto en las instalaciones del Cliente. Es indispensable la disposición de
dichos recursos para el inicio de las actividades referentes al proyecto.

Debe existir acceso a Internet donde el protocolo FTP esté disponible para la actualización de versiones así como
para el diligenciamiento de las actas de consultoría en la página http://www.DigitalWare.com.co así como para la
actualización de versiones de programas.

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1.3.6. Control de Cambios

El Gerente de Proyecto del Cliente así como el Gerente de Proyecto DW deberán definir la metodología para la
aceptación y ejecución de los cambios (Administración de Requerimientos) que afecten el cronograma, el alcance
del proyecto y el presupuesto financiero asignado al mismo. El proyecto debe estar enmarcado en estas variables;
si alguna de estas cambia de acuerdo con el contrato inicial, éstas deberán ser ajustadas. Así mismo puede existir
ambigüedad en el alcance y este debe estar enmarcado de acuerdo con el sistema de información ofertado.

Cualquier cambio o solicitud de requerimiento se debe diligenciar por parte del Líder Usuario y debe ser
previamente aprobado por el Gerente de Proyecto para ser solicitado a Digital Ware.

Es importante verificar el impacto de los requerimientos tanto en el proyecto así como en el cronograma, teniendo
en cuenta que no se deben sistematizar excepciones, estas deben ser solucionadas ya sea modificando el
procedimiento o que su realización sean de manera manual.

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ALCANC
EE

COST TIEMP
O O
+
A > # de
CAMBIO
REQUERIMIENT
+
OS
COSTO
Este requerimiento debe ser específico asignando un número secuencial y en caso de ser aceptado, un número de
+
caso en el SAC (Service Agreement Center). Para esto se utiliza el formato F-CS-010 Especificación de
Requerimientos TIEMPO
Un requerimiento bien definido debe explicar +
RIESGO
v Objetivo: Se debe especificar el objetivo que se persigue con este requerimiento, este debe ser claro.

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v Entrada: Se deben especificar que datos se necesitan y de donde se deben tomar si de algún dato del
sistema o se va a digitar y si requiere algún ajuste al software.

v Proceso: En este paso se especifican que cálculos debe realizar, y se deben suministrar ejemplos.

v Salida: Si existe algún formato en el cual se desea que se muestre la información este se debe anexar
explicando la procedencia de cada dato.

1.3.7. Factores Críticos de Éxito

♦ Compromiso de la Alta Gerencia

§ Oportunidad en la toma de decisiones.


§ Identificación total con el alcance, los objetivos y el control del proyecto.

♦ Adaptar los procesos al Software y no el Software a los Procesos

§ Generar conciencia del impacto en costos y tiempos que tiene hacer modificaciones al producto.

♦ Actuación como Equipo y No como Grupo

§ El Equipo de Proyecto debe tener un fin e intereses comunes y estar enmarcados en el éxito del
proyecto.

♦ Dedicación 100% del Equipo de Proyecto y los Recursos Logísticos desde el inicio del proyecto

§ Debe transmitirse muy claramente a los jefes y a los propios integrantes del equipo.

♦ Lograr transferencia de tecnología desde el primer día.

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§ Las personas involucradas deben absorber la tecnología y metodología de trabajo de forma tal de
poder retransmitir sus conocimientos una vez que los módulos se encuentren en producción. A
medida que avanza el proyecto debe disminuir la dependencia del consultor.

♦ Transformación Cultural

§ Apoyar el cambio orientado hacia el enfoque del negocio, el desarrollo humano y la tecnología.

♦ Cuidar la Calidad de la Información

§ Debe depurarse la información previamente a ser migrada al nuevo sistema.

♦ No cumplimiento de los cronogramas

§ Los proyectos largos hacen que la motivación de las personas varié durante la ejecución del proyecto.
§ Es preferible asignar más recursos y realizar actividades en paralelo, pero cumplir los cronogramas.
§ Estadísticamente los proyectos de más de un año tienen un alto riesgo de fracaso.

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Esta es la representación gráfica del nivel de motivación del personal tanto del Cliente como del Proveedor en un
proyecto de tecnología. Por esto es muy importante realizar logros parciales con el objeto de subir el nivel de
motivación del equipo y cumplir con los cronogramas, alcance y los recursos.

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Factores en el entorno de negocio que pueden impactar el éxito en la implantación de un ERP

v Bajo nivel de patrocinio por parte de la alta dirección.


v Falta de conocimiento de los procesos actuales.
v Información de mala calidad (no depurada), una de las etapas clave en el proceso de implantación es la
tarea de Migración de los datos.
v Cultura Organizacional adaptable al Cambio.
v Que el Equipo de Proyecto no tenga el Perfil o la Actitud ante el proyecto.
v Rotación de Personal, la retención y fidelización es una necesidad.
v Colocar en el proyecto personal temporal como Líderes Usuarios.
v Poca o nula alineación hacia la visión del negocio, deficiente asignación de prioridades, y una comunicación
deficiente.
v Desconocimiento o cambio de la Metodología PMM.

Amenazas de un Proyecto ERP

v El sistema actual es la prioridad y no el nuevo ERP.


v Casos en la empresa por mal manejo del proyecto.
v Sub o Sobre estimar los alcances del ERP.
v Vulnerabilidad al tener datos valiosos con muy fácil acceso. Perder flexibilidad para asimilar nuevas olas
tecnológicas. Interdependencia de las áreas de una empresa.
v No generar una ventaja competitiva.

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1.3.7. Componentes de la Arquitectura Empresarial

Debido a la cantidad de componentes que participan para la implantación del nuevo sistema de
información, donde la nueva solución ocupa un pequeño porcentaje %, tenga en cuenta cada uno de estos
dominios, haciendo principal énfasis en las personas, para esto es clave tener en cuenta quien tiene el
control, los principios, factores y los riesgos en cada uno de estos aspectos; tenga presente cada uno de
ellos para evitar sorpresas!

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1.3.8. Análisis de Riesgos Potenciales

En general la palabra "riesgo potencial" significa: Aquella posibilidad que un evento adverso, desgracia o
contratiempo (Causa de materialización) pueda manifestarse produciendo una pérdida (Impacto de la
materialización). El riesgo es entonces, una posibilidad más no una certeza, cuya materialización y posterior
impacto dependen del manejo dado sobre todos los factores que permiten dicha materialización. En este manejo
de riesgos se crean estrategias cuyo objetivo final es la reducción del impacto del mismo sin que necesariamente
implique, como única alternativa, la eliminación completa del contratiempo. Un proyecto de Software se encuentra
ampliamente relacionado con los riesgos; en este tipo de servicio informático es donde mayor número de
inconvenientes se pueden presentar gracias a su característica principal: "La incertidumbre". Estos posibles
contratiempos son los que se deben manejar mediante una efectiva administración de riesgos (Risk Management)
aplicado al Producto, Proceso, usuarios, técnicos, responsables de backups, Información, Hardware, software base
y Comunicaciones y en fin, todos los componentes del Proyecto.

1.3.8.1. Análisis de Riesgos

Precisamente el riesgo en la implantación de un producto de Software se presenta en todos y cada uno de los
componentes antes mencionados y deben ser atacados en el control semanal que se le haga al mismo con el
objeto de que se mitiguen a tiempo y se eviten complicaciones futuras.

Estos riesgos se deben controlar en seis etapas a saber:


v Identificar – Cliente / Digital Ware
v Analizar – Cliente / Digital Ware
v Planear - Cliente
v Seguir - Cliente
v Controlar - Cliente
v Comunicar- Cliente / Digital Ware

Para las etapas de Identificación y Análisis de Riesgos a cargo de Digital Ware, se emplea el formato F-CS-028 Análisis de Riesgos.

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1.3.9. Adaptación al Cambio

Los proyectos de tecnología involucran personas, sin las personas la tecnología no tiene futuro, por consiguiente se
dice que este es un “proyecto de personas”, por eso es importante entender las diferentes motivaciones e intereses
de los Stakeholders para de esta manera encontrar puntos en común que permitan iniciar el proyecto y cuyo
objetivo sea la finalización con las metas y objetivos planteados desde el principio.

Los espacios en blanco implican barreras, el objetivo es lograr entender un mayor número de puntos en común
para empezar a avanzar que hagan que esas barreras disminuyan. Es necesario trabajar para llegar a
entendimientos.

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EL PROCESO DE CAMBIO

Un buen Político:

Generador de Consensos
• Flexible
Maneja y entiende el TIMING:
• Oportunidades
• Negociador
• Realista
• Líder
Generador de Confianza
• Sin Soberbia

TIMING : Llevar las cosas a su éxito reconociendo y reaccionando inmediatamente a los cambios y oportunidades
durante el proyecto. Es la Habilidad para ejecutar técnicas al preciso instante donde la técnica tiene su mayor
efecto.

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1.4 Entregables de esta Fase

v F-CS-050 Plan de Proyecto


v F-SC-043 Unidad de Negocio - Consultoría
v F-CS-006 Acta de Seguimiento Semanal
v F-CS-001 Bitácora de Actualización
v Cronograma actualizado de la Fase de Experimentación
v Organigrama Final del Proyecto
v F-CS-025 Acta de Notificación a Integrantes del Equipo de Trabajo que incluye tiempo de dedicación y
responsabilidades.
v Acta de Certificación de prueba de Instalación del software para la Conceptualización.
v F-CS-028 Análisis de Riegos
v F-CS-047 Acta Cierre de Fase

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2. Fase de Experimentación
“Debemos dejar de pensar en lo que vamos a
hacer analizando lo que hemos hecho”

Peter Senge

FASE II - EXPERIMENTACIÓN
OBJETIVOS ACTIVIDADES ENTREGABLES

*Conocimiento Proceso del * Lanzamiento Kick-Off *Informe Procesos Actuales


Cliente * Trabajar en equipo *Organigrama Definitivo
*Enmarcar Procesos del *Revisar proceso actual del *Formato Capacitación
cliente con el nuevo SI cliente *Requerimientos
*Conceptualización nuevo SI *Conceptualizar *Línea Base Actualizada del
*Capacitar KB - Base *Aprobar Línea Base de de Proyecto
Conocimiento Proyecto
*Análisis de Términos de *Capacitar usuarios líderes -
Referencia Aprendizaje
*Certificación Datos a Migrar *Documentar entendimiento

El objetivo de esta etapa se encuentra enmarcado en el conocimiento de la situación actual, conocimiento de los
problemas actuales, necesidades del cliente y sus alternativas de solución.

Esta fase inicia con la conceptualización del sistema, conocimiento del Cliente, del equipo del proyecto de las
mejores prácticas y del alcance real del proyecto.

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En esta fase se realiza una presentación de cada uno de los módulos a los Líderes Usuarios y se realiza la
principal transferencia de conocimiento del sistema de información de los Consultores Funcionales a los Líderes
Usuarios.

Durante la fase de Experimentación es la fase de aprendizaje donde el Líder Usuario entra en contacto con el
sistema para entender la globalidad del mismo, facilitando la toma de decisiones frente a alternativas de
parametrización.

El Consultor Funcional asignado por Digital Ware y el Líder Usuario asimilan las prioridades y necesidades del
Usuario Final y las Directivas de la Empresa para delinear las etapas restantes del proyecto. Si el Líder Usuario
es diferente al Usuario Final, la participación es Exclusiva del Líder Usuario, en este caso al inicio de las prueba se
da la capacitación al usuario final sobre las tareas específicas que este va a realizar.

Se hace énfasis en que el objeto de esta capacitación es que el Líder Usuario comprenda la lógica funcional del
sistema pues para la práctica en la operatividad del mismo se cuenta con el resto del tiempo del proyecto.

2.0. Objetivos de la Fase de Experimentación

• Conocimiento proceso del cliente


• Realizar el Lanzamiento del Proyecto (KickOff)
• Enmarcar los procesos del cliente con el nuevo sistema de información.
• Conceptualización del nuevo sistema de información
• Capacitar la KB Base de Conocimiento
• Análisis de Términos de Referencia
• Definición final de la Línea Base de Proyecto (Alcance y Tiempo).
• Certificación de los Datos a Migrar

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2.1. Charla de Trabajo en Equipo

En esta reunión se expondrá la necesidad y cualidades del trabajo en equipo conformado tanto por los miembros
del Cliente como por los miembros de Digital Ware. Para esta actividad se requerirá de un tablero y un videobeam
y una dinámica donde todos los integrantes del Equipo, aportaran sus puntos de vista y así entender los criterios
principales a tener en cuenta en un verdadero trabajo en equipo. Se deberá disponer del video ejemplo. Duración 2
horas.

2.2. Reunión de Equipo para Analizar el Plan de Proyecto WBS

El Objetivo es analizar detalladamente el objetivo del proyecto así como analizar el resultado en conjunto de las 9
áreas del PMI analizadas en el Plan de Proyecto. Esta reunión genera confianza para iniciar involucrar al equipo
antes de iniciar la Conceptualización del Sistema.

2.3. Conocimiento de los Procesos del Cliente


El objetivo que se persigue con esta actividad “escuchar al cliente y no proponer ni intentar solucionar” para lograr
obtener un conocimiento y aprendizaje de cómo se realizan actualmente las actividades y procesos que fueron
contratados para tener en cuenta los procesos a rediseñar de acuerdo con las nuevas prácticas del nuevo sistema
y proceso, así mismo es clave en esta actividad unificar terminologías. Aunque es claro que la tecnología debería
ser independiente de las personas al final de ellas depende que se use bien y la organización lo aproveche. Para
estas reuniones es muy importante llevar una libreta de notas y utilizar el formulario diseñado para este fin.

Dentro de estas actividades están:

• Verificación del proceso de negocio actual de alto nivel, que será a través de una presentación del Cliente
de sus procesos actuales, preferiblemente por parte de la Oficina de Organización y Métodos y conocer que
se espera del nuevo proceso.

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• Entrevista con los Stakeholders (involucrados), desde el nivel estratégico, táctico y operativo, de esta
manera se deben realizar entrevistas con gerentes, jefes de área, usuarios Líderes y Usuarios Finales,
teniendo en cuenta cuál es su educación, gustos, background, antigüedad en la empresa, participación en el
proceso, etc..
• Identificar motivaciones y expectativas con el proyecto de los Stakeholders.
• Identificar afectación por perdidas de poder de algunos Stakeholders y analizar ganancia para la
organización.
• Imaginar proceso de cambio, Cómo lo hago actualmente, Qué problemas tengo, Cómo me gustaría estar.
Cómo sabré si los objetivos se cumplieron, De esto se debe realizar un documento.
• Identificar Agentes de Cambio:

o Tolerancia a la Ambigüedad
o Baja aversión al riesgo
o Conciencia de Control (Autoestima)
o Capacidad / Apertura de Aprendizaje
o Disposición EFECTIVA ALTA
o EXIGENCIA / PERSEVERANCIA

• Verificación de las actividades manuales y verificación de las actividades automáticas que incluyan una
presentación de la tecnología actual (lo bueno y lo malo).
• Como estoy? y Como me quiero ver?

Algo muy importante y necesario es el desarrollo de “empatía” entre los consultores y los usuarios, descubriendo
cosas en común. En programación neurolingüistica se llama “reflejo e imitación”.

Es de anotar que los cambios que surjan en el rediseño, deben ser implementados por el Cliente.

Se debe realizar un informe con el resultado de esta actividad y esta actividad deberá durar un promedio de dos
días dependiendo módulos y procesos.

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El objetivo es analizar las causas de los problemas y plantear las mejores alternativas para hallar la solución.
Diagrama del Camino de burro:

La idea no es la pavimentación de la carretera que día tras día se ha venido realizando para llegar a casa, es
revisar de una vez por todas “la mejor forma” en que esto se debe hacer y no hacerle una autopista a la
acostumbrada.

Esta es la oportunidad de oro para dejar a un lado paradigmas y ver una forma diferente de hacer las cosas y
entender que al final, ganamos todos.

En caso de identificar problemas no operativos nuestra experiencia nos dice que una de las mejores formas de
identificarlos y proponer soluciones es usando el Método de Harvard que se resume de la siguiente manera:

Hechos
Identificación del problema
Criterios (Consistencia, Eficiencia y Eficacia)
Alternativas (ventajas y desventajas a partir de los criterios)
Plan de Acción

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2.4. Reunión de Lanzamiento

A esta reunión asistirán las personas involucradas en el proyecto, miembros del Comité Directivo, Lideres Usuarios
y Consultores de Digital Ware asignados al proyecto.

Su objetivo será extender el compromiso y motivación no solo al Equipo de Proyecto sino a toda la empresa de la
importancia del proyecto, aclarando que el fracaso no es opción y hay que jugarse el todo por el todo en el
proyecto.

En esta reunión se desarrollan los puntos mencionados a continuación, donde paralelamente se va diligenciando el
formato F-CS-013 Acta de Reunión de Lanzamiento, que es firmada al final por los asistentes en señal de
aprobación.

2.4.1. Objeto Contractual


2.4.2. Presentación corporativa Digital Ware
2.4.3. Presentación del Cliente y la responsabilidad Directiva.
2.4.4. Breve Exposición de la Metodología PMM
2.4.5. Presentación de los objetivos del proyecto.
2.4.6. Plantear claramente cronograma de trabajo
2.4.7. Exponer metodología de seguimiento al proyecto (Numeral 2.1.4.8. de ésta Metodología).
2.4.8. Exponer metodología de evaluación al Equipo de Proyecto Digital Ware.
2.4.9. Exponer la metodología de evaluación del Equipo de trabajo del cliente.

Este proyecto será como competir en un campeonato deportivo, hay que jugar el juego como lo haría un Atleta
Campeón. Juega a ganar, en vez de jugar a no perder. Y disfrutar del juego.

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2.4.1. Objeto Contractual


Se realiza una exposición del objeto contractual, módulos, costo y tiempos

Contrato

2.4.2. Presentación Corporativa Digital Ware


El Representante Comercial que lleva a cabo las operaciones con el Cliente inicia la reunión con la presentación
corporativa de Digital Ware, resaltando el portafolio de servicios asociados que presta la empresa (Soporte,
Capacitación, Consultoría, Desarrollos a la medida, Unidades de Negocio, Misión, Visión, Clientes, Estrategia).

Presentación Corporativa

2.4.3 Exposición de la Metodología PMM


El Gerente de Proyecto DW expone brevemente la metodología expresada en el presente documento, haciendo
énfasis en definir claramente las responsabilidades de las personas que intervienen en el proyecto. El presente
documento hará parte integral del acta de inicio y se entregará copia al Interventor del Proyecto para que éste a su
vez lo remita a los funcionarios del Cliente que él considere oportuno.

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2.4.4 Planteamiento de los Objetivos del Proyecto


El objetivo de la presente metodología es garantizar el éxito en la implantación de sistemas ya construidos por
Digital Ware, razón por la cual es fundamental que el personal directivo y administrativo del Cliente asuma el
proyecto como una Adopción y no como un desarrollo del sistema, lo que da como resultado la adecuación de los
procedimientos de la empresa a la nueva forma de hacer las cosas.

Es importante hacer énfasis en que deben trasmitir el concepto a los funcionarios a su cargo de forma tal que
facilite lograr el objetivo y minimizar al máximo la reacción al cambio. Para lograrlo es de gran ayuda contar con el
apoyo de la Oficina de Organización y Métodos del Cliente, para que esta documente los ajustes necesarios a los
procedimientos administrativos de la empresa desde las fases iniciales del proyecto.

2.4.5 Presentación cronograma de trabajo

Durante la reunión de lanzamiento se hace entrega del cronograma de trabajo. Si durante la reunión de hay alguna
objeción por parte del cliente acerca de este cronograma, deberán presentarse por escrito en los siguientes 5 días
hábiles al Gerente de Proyecto DW.

Cronograma Proyecto

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2.4.6 Metodología de Seguimiento al Proyecto

Se programarán reuniones semanales de seguimiento a las cuales como mínimo asistirá el Gerente de Proyecto
DW y el Gerente de Proyecto Cliente. En esta reunión se elabora el formato F-CS-006 Acta de Seguimiento
Semanal establecida por Digital Ware.

En esta reunión se hace el seguimiento a los compromisos pendientes, revisión de actividades realizadas durante
la última semana y se verifica el avance del proyecto con respecto al cronograma propuesto, definición de nuevos
compromisos y conclusiones y Acuerdos de la reunión siempre anteponiendo lo que se espera en la siguiente
semana con sus respectivos riesgos y plan de mitigación de los mismos.

Nota: Las actividades asignadas a Usuarios Finales son responsabilidad de éstos. La responsabilidad del Gerente
de Proyecto DW sobre dichas tareas se limita a asesorar al Usuario Final. Dicha asesoría no incluye la certificación
de la completitud de dichas actividades. Por tal motivo es el Cliente quien debe evaluar la capacidad de dichos
usuarios en la utilización del Aplicativo.

El Comité Directivo debe programar una reunión mensual donde se estudiarán los informes de avance del último
periodo y se verificará el avance del proyecto con respecto al plan de trabajo acordado, se tomarán acciones para
los puntos críticos asignando responsables y fechas de cumplimiento.

El Gerente de Proyecto se debe reunir como mínimo una vez por semana con los Consultores en las instalaciones
del Cliente para verificar el estado actual del proyecto. Si se requiere presta asesoría técnica y funcional al Equipo
de Proyecto, adicionalmente recibe comentarios espontáneos del Equipo de Proyecto asignado por el Cliente y de
Usuarios Finales del sistema.

2.4.7 Metodología de Evaluación del Equipo Digital Ware


El objetivo que pretende alcanzar Digital Ware con la evaluación por parte del Cliente a la labor desempeñada por
sus funcionarios es mejorar continuamente la calidad de los productos y servicios ofrecidos.

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Una vez cada mes el Gerente de Proyecto DW entregará al Usuario Coordinador de cada módulo los formularios
de evaluación de productos y servicios-F-CS-009 Evaluación de Capacitación, los cuales deberán ser diligenciados
por el Líder Usuario y por los Usuarios Finales de cada módulo. Una vez diligenciados el Usuario Coordinador
entrega los formularios al Interventor del proyecto para que este los envíe en sobre sellado Digital Ware.

Nota: Es opcional diligenciar el nombre del Usuario Final que realiza la evaluación

2.4.8 Proponer Metodología de Evaluación del Equipo Cliente


El objetivo de realizar la evaluación a Usuarios Finales del sistema es garantizar que la operación del sistema se
realice por personal que realmente cuenta con los conocimientos necesarios para adelantar con éxito las
operaciones requeridas por el Sistema para generar información de calidad.

Luego de cada ciclo de capacitación se efectuarán evaluaciones a los Usuarios Finales involucrados. El resultado
de estas evaluaciones será entregado al Interventor del Proyecto junto con el F-CS-007 o F-CS-008 Resumen de
Evaluación. Según corresponda, este resumen es entregado por el Consultor a cargo del módulo. Este formato da
las recomendaciones necesarias y se identifican las necesidades de recapacitación a Usuarios Finales.

Nota: Los servicios de consultoría y capacitación son limitados y deben estar definidos su alcance, cantidad y
calidad en cada una de las fases del proyecto y de acuerdo con el contrato.

2.5. Certificación de Instalación para Conceptualización

Después de instalado el software se realizan pruebas durante una semana por el Consultor a cargo con el fin de
verificar que todos los módulos instalados quedaron funcionando correctamente, para esta verificación el Consultor
tiene en cuenta el formato F-CS-003 – Lista de Chequeo Instalación del Sistema

Estas pruebas quedan registradas en el formato de consultoría donde firma el Cliente y el Consultor en señal de
aceptación

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Realizada la instalación y prueba del software se capacita al funcionario designado por el Cliente en la reunión de
inicio. Se registra la capacitación de la instalación del software en el F-CS-004 Formato de Capacitación

Luego de verificado el perfecto funcionamiento de la instalación y los datos de prueba se podrá proceder a dar
fechas reales de inicio de la Etapa de Experimentación, sin esta verificación no se podrá iniciar dicha etapa.

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2.6. Conceptualización del Nuevo Sistema de Información

El valor agregado que proporciona la Metodología PMM es la TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO, en el


proceso de aprendizaje la transferencia de conocimiento será progresiva de acuerdo a la gráfica anterior, y el
objetivo será que los Líderes Usuarios tengan el conocimiento de la implantación de un proyecto así como la
capacidad para transferir el conocimiento a los Usuarios Finales, servirles de soporte de primer nivel a dichos
usuarios finales y capacitar a los que vayan llegando.

Así mismo, tendrán la capacidad para cambiar los parámetros estándares del sistema, optimizar su uso y dar
recomendaciones de mejora.

Esta etapa debe tener énfasis más que en aprendizaje en conocimiento!

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2.6.1. Capacitar Conceptos Básicos y Funcionalidad General del Nuevo Sistema

El Consultor Funcional realiza la exposición de los Conceptos Básicos y operaciones fundamentales del nuevo
sistema de información a los Líderes Usuarios.

La globalidad del sistema involucra entender el núcleo y las ventajas del nuevo sistema (Tipos de operación,
Árboles, Sucursales, Proyectos, Bodegas, Conceptos de Nómina, etc.).

Esto se realiza a través de Power Point con la ayuda de un video Beam y un tablero dispuesto por el Cliente.

Esta Conceptualización es la Capacitación en Grupo que se da a cada Líder Usuario, en la etapa de


Experimentación, donde durante el montaje y prueba de cada una de las opciones contratadas se capacita una a
una en la medida en que avanza el cronograma.

Ref. Carpeta de Experimentación

2.6.2. Exponer la Integración de los Módulos que Conforman el Sistema

El Consultor Funcional debe exponer la Integración del Sistema; esta actividad muestra la forma como se
comunican los módulos entre sí, haciendo especial énfasis en las relaciones de precedencia que se deben tener en
cuenta al momento de la parametrización.

2.6.3. Estudiar Módulos en Forma Detallada

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En esta actividad el Líder Usuario visualiza por primera vez las opciones del sistema. El Consultor Funcional
explica la funcionalidad de cada una de las opciones que conforman el módulo siguiendo la secuencia:
è Generalidades ( estándares de pantallas)
è Parámetros / Mantenimiento
è Transacciones
è Procesos
è Parámetros / Mantenimiento
è Relación de Reportes
è Creación de Nuevos Reportes

En estas sesiones el Líder Usuario debe Comprender la Operación del sistema y se debe realizar con datos de
prueba.

En este punto es importante entender la incidencia de los parámetros en las transacciones y procesos, pero sólo en
la etapa de Construcción se profundiza en la creación de dichos parámetros.

Tiempo estimado: 12 horas por módulo dependiendo su complejidad. Se recomienda realizar la capacitación en las
mañanas y trabajar en la elaboración de talleres, análisis de datos a migrar y preparación de parametrización en las
tardes.

Para realizar esta capacitación el Consultor Funcional o el Gerente de Proyecto DW debe utilizar la Presentación o
Guía de Capacitación, preestablecida por Digital Ware.

Durante cada capacitación el Consultor Funcional debe diligenciar el formato F-CS-004 Formato de Capacitación,
hacerla firmar por los asistentes y entregarla al Gerente de Proyecto DW.

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Durante esta actividad es importante que existan talleres prácticos para interacción real del sistema con los Lideres
Usuarios a través de ejercicios sencillos como crear un tercero (empleado, cliente, proveedor, paciente según el
sistema, etc.), realizar la creación de un parámetro (concepto de nómina, cuenta, historia clínica, etc.), grabar una
transacción, realizar un pequeño proceso y ejecutar actividades de reportes como la creación de nuevos. De esta
manera el Líder Usuario entenderá la forma como se graba y opera el sistema.
A estas charlas deben asistir obligatoriamente todos los Lideres Usuarios.

Ref. Formato de Capacitación

2.6.4. Capacitación KB Base de Conocimiento


Otra actividad que se debe realizar después de la conceptualización o a la par será la del conocimiento de la Base
de Conocimiento donde el Líder Usuario podrá encontrar muchas ayudas acerca de la solución adquirida.

2.6.5. Evaluación Lideres Usuarios

Al final de cada ciclo de capacitación a los Líderes Usuarios, el Consultor Funcional realizará la evaluación
correspondiente y entregará los resultados al Gerente de Proyecto DW en el (F-CS- 007 y/o F-SC-008) Resumen
de Evaluación, para que este a su vez elabore un informe con recomendaciones, el cual es entregado al Gerente
del Proyecto Cliente.

El Interventor a su criterio decidirá si reemplaza funcionarios con bajo rendimiento en las evaluaciones o los
capacita nuevamente, solicitando por escrito a Digital Ware la programación de las nuevas capacitaciones, esto
deberá estar enmarcado en presupuesto, alcance y cronogramas, por consiguiente, la capacitación de operación
del sistema se dicta una sola vez; los costos incurridos por capacitación adicional estarán a cargo del Cliente.

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El Cliente hará a su vez una evaluación de los productos y servicios entregados, así como la evaluación de los
consultores de DW al final de esta capacitación, en el formato F-CS-009 Evaluación de Capacitación, y siguiendo el
procedimiento establecido en metodología de evaluación del Equipo de Proyecto de Digital Ware.

El Comité de proyecto deberá emitir un informe comentando los resultados y el resumen de esta actividad.

Ref. Formato Evaluación Lideres U.

2.8 Análisis de Términos de Referencia y aclaración de límites.

Cuando la adquisición fue basada en unos términos de referencia RFPs (Request For Proposal) se debe
desarrollar esta etapa, en caso contrario debe existir una adaptación total al sistema; se deben verificar y certificar
el alcance que se le quiera dar a cada requerimiento y si este fue aprobado o no en la contratación.

Para cada ítem se debe explicar al Cliente su operación en el sistema comparándolo con los procesos de negocio y
proponiendo si es el caso su rediseño. Se debe tener en cuenta que los sistemas SEVEN-ERP, KACTUS-HCM y
HOSVITAL-HS llevan consigo las “mejores prácticas” y el conocimiento de las empresas más importantes a nivel
mundial.

Si existen diferencias se debe explicar cómo sería la operación en el nuevo sistema. Para este tema es importante
despegarse de los paradigmas del sistema anterior o la forma de hacerlo manualmente, recordemos que ahora es
una nueva tecnología y de debe desaprender para poder estar abiertos a la nueva forma de trabajar.

Siempre se debe propender por evitar crear ajustes al sistema ya que esto afecta el cronograma, costo y alcance.

Siempre analizando una forma de hacerlo sin realizar ninguna modificación al software o realizando sesiones y
escenarios de como seria sin cambiar la funcionalidad del software.

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Si en los documentos fuente existe alguna ambigüedad, el objetivo es revisar el alcance que el cliente le quiso dar,
aclarar si esto se encuentra dentro de la contratación o es si es de tipo Legal.

Esta actividad constituye el o los F-CS-026 Documento de Entendimiento de esta fase, los requerimientos
resultantes son relacionados en el formato F-SC-010- Especificación de Requerimientos diligenciado y acordado
por el Usuario Líder.

Si Digital Ware considera necesario aclarar el requerimiento y luego de que definitivamente no está contenido en el
software actual, el requerimiento deberá ser soportado en el formato F-CS-016 Aclaración del Requerimiento. La
relación de los requerimientos resultantes deberá ser incluida en el formato F-CS-023 Resumen de
Requerimientos, el cual será utilizado para chequear los requerimientos entregados en las siguientes fases.

Cuando estos se encuentren bien especificados como requerimiento se debe asignar un número de caso para que
se proyecte su alcance y entrega. En caso de que este requerimiento sea un reporte o modificación del mismo si es
aceptado su desarrollo será tratado por el Consultor Funcional.

Nuevamente se aclara, que los temas se pueden tratar por separado y la suma de estos acuerdos constituye el
Documento de Entendimiento. En casos extremos, los temas no resueltos pueden entrar a la siguiente etapa para
no trancar el avance del proyecto.

Ref. RFP Cliente

Objetivos

Ø Comprender todos los requerimientos de la propuesta o contrato.


Ø Clarificar ambigüedades e inconsistencias
Ø Asegurar que el equipo entiende los requerimientos antes de que empiece el esfuerzo de planeación

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Ø Documentar los Requerimientos


Ø No intentar sistematizar excepciones
Ø Intentar estandarizar mejores practicas
Ø Negociar no significa ceder, significa CONSTRUIR

Fuentes o Documentos Base

Ø Contrato
Ø Propuesta Comercial
Ø RFP’s o Términos de Referencia

•NOTA: El documento o documentos resultantes del Análisis de Términos de Referencia F-CS-026- Documento de
Entendimiento o Business Blue Print, enmarcará el documento de Términos de Referencia o RFP y dará el alcance
definitivo del sistema.

La entrada en producción se hará con la versión estándar del sistema.


Los ajustes se entregaran después de la entrada en producción de la versión estándar y entraran en producción de
acuerdo al Cronograma Gap.

“No hay manera de Gerenciar un Proyecto si los límites de éste no están definidos”

Hay que tener en cuenta que se debe:

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Adaptar los Procesos al Software y no el Software a los procesos

Ø Generar conciencia del impacto en costos y tiempos que tiene hacer modificaciones al producto.
Ø Cualquier modificación al producto, hacen que el alcance y los tiempos del proyectos se puedan ver
afectados.
Ø La posibilidad de solicitar funcionalidad adicional está enmarcada acorde con las condiciones pactadas en el
contrato.
Ø El sistema de información se debe entender como un producto terminado al cual se adapta la empresa y no
como un sistema en construcción
Ø No se debe seguir a una siguiente etapa si no se han delimitado los RFP’s y en caso de necesidad de
desarrollo haber dado número de caso.

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2.9. Entrega de Lista de Parametrización


El Gerente de Proyecto entrega al Gerente de Proyecto del Cliente la lista (L-CS-001 y/o L-CS-002 y/o L-CS-003)
Parametrización de SEVEN-ERP y/o KACTUS-HCM y/o HOSVITAL-HS.

2.10. Listado de Transacciones y Procesos SEVEN-ERP para Definir Tipos de Operación


Únicamente para el caso de SEVEN-ERP, el Consultor Funcional asignado al módulo entrega al Representante de
Sistemas y/o al Líder Usuario la lista L-CS-003 Transacciones y Procesos para Definir los Tipos de Operación o
tipos de documento.

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2.11. Aprobación de la Línea Base del Proyecto


Tan pronto se cuenta con el Documento de Entendimiento firmado por las partes, se procede a afinar y actualizar
los diferentes componentes de la Línea Base preliminar de Proyecto.

La Línea Base de Proyecto aprobada queda conformada de la siguiente manera

• Línea base de Alcance


o Documento de Entendimiento (Business Blue Print)
• Línea base de Tiempo
o Cronograma Actualizado

La Línea Base de Proyecto aprobada se convierte en la principal herramienta de control y seguimiento de los
proyectos por parte de los Gerentes de Proyecto. Al igual que es la base de algunos indicadores necesarios para
un gestión efectiva de la PMO (Oficina de Proyectos).

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2.12. Entregables de esta Fase

v F-CS-013 Acta de Reunión de Lanzamiento.


v F-CS-048 Informe de los procesos actuales del cliente y situación actual.
v F-CS-004 Formato de Capacitación.
v F-CS-007, FC-008 y FC-011 Resumen de Evaluación KACTUS-HCM y/o SEVEN-ERP y/o HOSVITAL-HS.
v F-CS-026 Documento de Entendimiento.
v F-CS-010 Especificación de Requerimientos.
v F-CS-016 Aclaración del Requerimiento.
v Evaluación de la Capacitación a Líderes Usuarios.
v F-CS-009 Evaluación de Capacitación. (Instructor)
v Informe del Comité de Proyecto con respecto a la Evaluación tanto de los Líderes Usuarios como de los
Consultores.
v L-CS-001 y/o L-CS-002 y/o L-CS-004 Listado de Programas a Parametrizar. Parametrización de SEVEN-
ERP y/o KACTUS-HCM y/o HOSVITAL-HS.
v L-CS-003 Transacciones y Procesos SEVEN-ERP para Definir Tipos de Operación.
v Revisión de los Datos Básicos a Migrar con cronograma de migración y población (del cliente).
v F-CS-026 Documento de Interfaces.
v Cronograma actualizado de Construcción.
v F-CS-043 Actas de Consultoría.
v F-CS-023 Resumen de Requerimientos.
v F-CS-006 Acta de Seguimiento Semanal.
v F-CS-047 Acta Cierre de Fase.
v F-SC-051 Acta Comité Directivo.

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3. Fase de Construcción
Si lo Oigo, lo Olvido,
Si lo Veo, lo Recuerdo,
Si lo Hago, lo Entiendo

Proverbio Chino

FASE III - CONSTRUCCIÓN


OBJETIVOS ACTIVIDADES ENTREGABLES

*Parametrización Estándar *Realizar Parametrización *Acta Migración y


del Sistema *Cargar Información Poblamiento
*Cargue de Información *Capacitar Usuarios Finales *Acta Help Desk Cliente
*Operación del Sistema *Acta Capacitación
*Listo para salida a Usuarios Finales
ddkleProProducción

El propósito primordial de esta fase es dejar listo el producto para que sea utilizado por el Cliente.

En la fase de Construcción se realizan las labores de parametrización (modelación), pruebas, migración de


información.

La participación activa del Cliente en esta etapa es clave para la transferencia de conocimiento del Consultor a los
Líderes Usuarios permitiendo al equipo del Cliente poder en el futuro modelar las nuevos requerimientos y realizar
la replicación del conocimiento a los nuevos usuarios.

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3.0. Objetivos de esta fase

3.1. Parametrización Estándar del Sistema.


3.2. Pruebas del Sistema.
3.3. Homologación de Acuerdo a la Parametrización
3.4. Cargue de Información.
3.5. Fase de Operación (Mes Actual) (Versión Estándar).

3.1. Parametrización Estándar del Sistema

La parametrización del sistema (o customizing) es determinante en la flexibilidad, utilidad y éxito del proyecto
porque representa la posibilidad del cliente de definir las características funcionales de los módulos activos, de
acuerdo con la estructura de los procesos operativos y estratégicos de la empresa. Uno de los principales
problemas que encontramos frente a este reto es redefinir y organizar la política estratégica de la empresa. Para
ello, es necesaria la concurrencia de expertos de la propia empresa, en general niveles directivos, y expertos en la
reingeniería de procesos de negocio y en el propio sistema a implantar.

El principal recurso a utilizar en esta tarea es la Base de Conocimiento basada en la experiencia de empleados de
la empresa y consultores del DIGITAL WARE.

En esta etapa, el Consultor Funcional explica la forma y el flujo como se debe parametrizar el sistema.

El Líder Usuario aprende y define la parametrización del sistema con la asesoría del Consultor Funcional de Digital
Ware ya que el uno conoce la empresa y sus procesos y el otro el software.

Para estas actividades se debe invitar al Representante de Sistemas para que sirva de soporte al Líder Usuario.

El Líder Usuario es la persona responsable de ingresar la parametrización al sistema. El Gerente de Proyecto del
Cliente debe garantizar la asignación del personal necesario para cumplir el cronograma de parametrización.

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Este trabajo se basa en el concepto de “aprender haciendo”, permitiendo la reflexión y experimentación lo que
muchas veces conduce a la innovación en el proceso.

Ref. Construcción/Parametrización

El Consultor Funcional debe indicar al Líder Usuario la secuencia lógica en que deben ser ingresados los
parámetros al sistema y que tareas se pueden realizar en paralelo en caso de que el Cliente cuente con el
suficiente recurso humano.

Una vez finalizada la parametrización de cada módulo el Líder Usuario procede a entregar los listados
correspondientes al Gerente de Proyecto para su aceptación. El Líder Usuario dispondrá de 5 días hábiles a partir
de la fecha de entrega de la parametrización para notificar por escrito al Gerente de Proyecto las anomalías
encontradas. Si no se reciben comunicados en dicho periodo la parametrización se entenderá como verificada y
aceptada.

Terminada esta actividad, se inicia la ejecución de pruebas puntuales con información básica. Así mismo, una vez
se culminada esta etapa, se asume como aceptada y entregada la fase de parametrización

Nota: Esta parametrización estándar puede ser ajustada de acuerdo con los resultados de las pruebas, es posible
que algunos parámetros no se desarrollen en esta etapa sino en la etapa de operación final donde se realizan las
pruebas de integración o procesos especiales.

Cuando se reporten requerimientos incluidos en el alcance del contrato o incidentes, el Cliente debe pedirle al
Consultor Funcional el número del caso asignado al consultor; ya que este es de suma importancia para hacerle
seguimiento y control a los casos reportados.

Es muy importante estar consultando la KB Base de Conocimiento para ir resolviendo cualquier inquietud
que se pueda presentar.

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3.2. Ejecución de Pruebas de la Parametrización

Su objetivo es verificar la funcionalidad del software respecto a la parametrización realizada mediante un conjunto o
muestra representativa de datos de prueba.

La ejecución de las pruebas será realizada por el Líder Usuario. Este proceso se realiza con datos de prueba que
serán eliminados en la etapa de migración y poblamiento (digitación manual) de la información.

Si como resultado de la ejecución de las pruebas se afecta la parametrización, se debe realizar el ajuste a la
parametrización y documentar su modificación.

Al ejecutar cada caso debe verificar cada uno y se relacionan en el documento F-SC-040- Pruebas del Sistema,
dejando constancia de su buen funcionamiento en el mismo documento”, firmado por el Líder Usuario y el
Consultor Funcional; de no ser así se reporta la inconsistencia y se continua con los demás.

La mejor recomendación es que existan tres tipos de Prueba:

• El primer tipo son las pruebas unitarias o de unidad, es decir los casos de prueba que se realizan a cada
módulo de manera individual.

• El Segundo tipo de pruebas son las de cobertura o integración en donde se prueba la integración entre
módulos o componentes del sistema de información incluidas las interfaces con otros sistemas.

• El tercer tipo de pruebas son las de carga o rendimiento va orientada a medir el desempeño de la base de
datos, las máquinas, la red y las consultas de la aplicación con la carga máxima, aunque este último
depende del hardware del cliente.

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3.3. Homologación de Acuerdo a la Parametrización

El Cliente con la información lista, unificada y depurada, debe realizar una Homologación para la entrega de los
datos a Digital Ware de acuerdo con la parametrización realizada.

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3.4. Cargue de Información

Después de subida la información en el nuevo sistema, el Líder Usuario debe verificar en el sistema que ésta haya
sido cargada completamente.

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En la etapa de cargue se debe definir una fecha de corte a partir de la cual el registro de operaciones se debe
realizar en el sistema anterior y en el nuevo sistema iniciando así si es el caso, la fase de operación.

El Gerente de Proyecto Cliente debe elaborar un acta de migración de la información en el formato F-CS-018 Acta
de Migración y Poblamiento con aceptación del Usuario Líder como prueba de la información migrada

3.5. Fase de Operación (Mes Actual) (Versión Estándar)

Una vez realizado el cargue de la información se procede a realizar una operación del sistema con datos reales y
en tiempo real, como contingencia se puede tener de respaldo el sistema anterior, ya sea en operación o
exportando datos del nuevo al sistema anterior.

La operación del sistema es a la fecha y no con meses pasados esto significa que no es reprocesar, si no procesar
paralelamente.

Es Importante tener una reunión con el Consultor Funcional con el objeto de recibir recomendaciones para la
realización de esta actividad.

Las Pruebas de Funcionalidad se deben realizar de forma tal que se puedan revisar fácilmente (Ej.: un tipo de
operación, un periodo de proceso, un empleado particular, etc.) sin correr el riesgo de dañar la información en
proceso de migración ya que se trabaja con información del día a día. En esta etapa se debe realizar las pruebas
de integración del sistema.

Así mismo el Gerente de Proyecto debe ordenar quien corresponda actualizar o elaborar los manuales de
procedimientos de los usuarios acorde con la nueva forma de trabajo, así como realizar una carta de felicitación al
equipo de trabajo por el logro alcanzado.

3.6. Control de Seguridad y Acceso al Sistema

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Antes de que el Usuario Final entre en contacto con el sistema se deben definir los niveles de seguridad y acceso
al sistema.
Esta tarea se debe realizar utilizando una matriz donde se describa el acceso que se le va a dar al usuario final.

Estos perfiles los manejan y definen ya sea los Líderes Usuarios que harían la labor de Administrador del Sistema
o el Departamento de Tecnología.

Es muy importante que el Líder Usuario conozca la forma en que SEVEN-ERP y/o KACTUS-HCM y/o HOSVITAL-
HS manejan la seguridad y el manejo de Logs de Auditoria, tanto a nivel de datos como de tablas.

3.7. Capacitación a Usuarios Finales

Esta capacitación se basa específicamente en lo que hace cada Usuario Final día a día, o sea en la operación del
software más que en parametrización.

En caso de que el Líder Usuario sea diferente al Usuario Final, esta capacitación será ejecutada por los Líderes
Usuarios. Con el objeto de que los Lideres Usuarios se adiestren más en el conocimiento de la herramienta, se
delega esta actividad a ellos, pero, con la asesoría y apoyo del Consultor Funcional, basados en el principio de que
“cuando se enseña se aprende dos veces”.

EJEMPLO:

Usuario Final de Vacaciones


La liquidación de Vacaciones
Libro de Vacaciones
Consolidado de Vacaciones

Usuario Final de Facturación


Pantalla de Factura.
Reportes de Facturación

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Igualmente se debe realizar una evaluación a cada usuario final sobre la capacitación recibida.

3.8. Definición del Help Desk Cliente

En esta etapa se definen e implantan los procedimientos, formatos, tecnologías y niveles de servicio a usar por
parte de los Líderes Usuarios en el soporte futuro a los Usuarios Finales.

3.9. Análisis de Requerimientos Extra-Contractuales

Para acuerdos fueran del contrato se recomienda la realización de uno nuevo.

Hay que tener en cuenta que se debe:

Adaptar los Procesos al Software y no el Software a los procesos.

È Generar conciencia del impacto en costos y tiempos que tiene hacer modificaciones al producto.
È La posibilidad de solicitar funcionalidad adicional está enmarcada acorde con las condiciones pactadas en el
contrato.
È El sistema de información se debe entender como un producto terminado al cual se adapta la empresa y no
como un sistema en construcción.
È Digital Ware se reserva el derecho de negar requerimientos considerados no funcionales que no estuvieron
pactados en el contrato.
È En este documento Digital Ware definirá la fecha de entrega de cada uno de los requerimientos de acuerdo
a su volumen o impacto es posible que se fije el compromiso de entregarlos fuera de la fecha límite de la
implantación lo cual no impedirá el recibo a satisfacción.

En caso que el Cliente requiera alguna funcionalidad adicional con respecto al sistema presentado se deberá
realizar la solicitud de requerimiento que será revisado por el proveedor para evaluar su costo y tiempo de
entrega.

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Si los requerimientos no están enmarcados en el contrato pueden ser un riesgo altísimo que afectaría el proyecto
en el costo y tiempo de entrega.

Esta solicitud debe realizarse acorde con la política de control de cambios desarrollada por las partes.

El Gerente de Proyecto DW se reúne en las instalaciones de Digital Ware con el comité de cambios de producto
para estudiar los requerimientos y dar respuesta a los mismos con la aprobación o negación de cada punto.

Cualquier solicitud de cambio debe enmarcarse en términos de:

È Estructura
È Procesos
È Integración con otros sistemas
È Interfaces
È Reportes
È Migración

Para lograr este objetivo el Usuario Final debe tomar nota de la funcionalidad adicional requerida y reportarla por
escrito al Líder Usuario de cada módulo, quien debe elaborar el formato F-CS-010 Especificación de
Requerimientos, preestablecidos por Digital Ware. En éste se clasifican los requerimientos como de ley y
desarrollo a la medida.

Finalmente se programa una reunión en las instalaciones del Cliente con los Líderes Usuarios que el Gerente de
Proyecto considere necesario. En esta reunión se discute la respuesta entregada por Digital Ware y se emite el
formato F-CS-026 Documento de Entendimiento. Dicho formato se entenderá como válido con las firmas del
Gerente de Proyecto DW y el Gerente de Proyecto <cliente>, afectando si es así el costo y tiempo de entrega del
proyecto.

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3.10. Entregables de esta Fase

v F-CS-040 Pruebas del Sistema


v F-CS-023 Resumen de Requerimientos.
v F-CS-018 Acta de Migración y Poblamiento.
v F-CS-043 Acta de Consultoría.
v F-CS-006 Acta de Seguimiento Semanal.
v F-CS-004 Acta de Capacitación a Usuarios Finales.
v Evaluación a Usuarios Finales.
v F-SC-054 Acta de Help-Desk Cliente
v F-CS-047 Acta Cierre de Fase.
v F-SC-051 Acta Comité Directivo.

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4. Fase de Entrega y Transición


SI NO ES HOY, ¿CUÁNDO?
SI NO ES AQUÍ, ¿DÓNDE?
SI NO SOY YO,
¿QUIÉN CAMBIARÁ AL MUNDO?

Proverbio

FASE IV - ENTREGA
OBJETIVOS ACTIVIDADES ENTREGABLES

*Entrada en Producción *Entrada en Operación *Acta Capacitación Usuarios


*Entrega de Adecuaciones versión Estándar Finales
*Capacitación Adecuaciones *Entregar ajustes *Acta entrega y recibo
*Contrato de Mantenimiento *Capacitar Ajustes proyecto
*Cierre del Proyecto *Realizar la entrega final del *Entrega Requerimientos BBP
proyecto *Contrato Actualización y Sop
*Hacer entrega a Soporte *Manuales Usuario
*Encuesta Satisfacción
*Informe Final de Proyecto

Esta es la etapa final del proyecto y en la que se realiza a la par con la Transición al nuevo sistema, la entrega final del
objeto contractual.

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4.0. Objetivo

4.1. Listo para Entrada en Producción o Entrada Versión Estándar.


4.2. Prueba Adecuaciones y su implantación.
4.3. Capacitación de adecuaciones.
4.4. Contrato de Actualización y Soporte.
4.5 Cierre del proyecto

4.1. Listo Entrada en Producción con la Versión Estándar.

Luego de haber realizado estas pruebas, nos encontramos, con que ya el sistema puede operar o estamos listos para
entrar en producción, esto significa dejar de un lado el sistema anterior y entrar a operar el nuevo sistema.

Esta es la prueba final del nuevo sistema y es tomada por el Comité Directivo, este indicara a los Usuarios Finales la
fecha del mismo y sus responsabilidades en el aprovechamiento de la nueva tecnología.

En esta etapa el usuario es conocedor del sistema de información y es responsable por el manejo del mismo. Digital
Ware prestará la asesoría necesaria si el contrato de Mantenimiento, Actualización y Soporte así lo estipula o si el Cliente
firma otro tipo de acuerdo con Digital Ware, respecto a las horas y tipo de trabajo específico requerido.

Es normal que en la entrada en producción y operación aparezcan algunos ajustes que si son de parametrización deben
ser atendidos por el Líder Usuario o si son de software deben estar cubiertos por la garantía ofrecida en el contrato.

En la medida del uso del sistema van a ir desapareciendo tanto casos de consulta como cualquier tipo de inconsistencia o
parametrización.

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4.2. Entrega de Adecuaciones

Si existen adecuaciones, basados en el documento F-CS-026 Documento de Entendimiento acordado en la etapa de


Experimentación se verificará la entrega de su contenido y cualquier punto o comentario nuevo que no se encuentre en
dicha acta no hará parte de la entrega, pero si el requerimiento es aceptado como una mejora o corrección ya sea ahora
o en una nueva versión hará parte de la garantía del software.

Si existieron adecuaciones o ajustes a interfaces con otros módulos que se encuentran dentro del contrato o que fueron
comprometidas durante la ejecución del mismo se entregan de acuerdo al formato F-CS-010 Especificación de
Requerimientos por parte del cliente y traducidos por el consultor en el formato F-CS-016 Aclaración del Requerimiento.

Se debe verificar su entrega, mediante el formato F-CS-033 Unidad de Negocio - Consultoría.

Se aclara que una vez el requerimiento se ha solucionado, éste se entrega al Cliente para su validación con la siguiente
nota: “Si en 5 días hábiles no se recibe contestación de este requerimiento, se asumirá que funcionó y se cerrará el
requerimiento, en caso de persistir el problema deberá ser reportado nuevamente”.

4.3. Prueba Adecuaciones

Se realiza las pruebas de las adecuaciones o interfaces acordadas y se implantan.

Cada adecuación debió ir acompañada de un formato de especificación de Requerimiento F-CS-010 y un F-CS-040-


Pruebas del Sistema, el cual es el único criterio de aceptación válido de las adecuaciones.

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4.4. Capacitación de Adecuaciones al Sistema.

Igualmente el Consultor Funcional debe Capacitar a los Líderes Usuarios en los cambios operativos que se hayan
originado por las adecuaciones hechas al sistema. Él o los Líderes Usuarios deben transmitir este conocimiento a los
Usuarios Finales.

Durante cada capacitación el consultor debe diligenciar el formato F-CS-004 Formato de Capacitación, hacerla firmar por
los asistentes y entregarla al Gerente de Proyecto DW.

Si existen entregas parciales, estas capacitaciones se realizan alternando con actividades de parametrización y pruebas
de funcionalidad.

Igualmente, en caso de ser necesaria cualquier optimización en los tiempos del aplicativo por causas atribuibles al
software, esta función únicamente se realizará en esta etapa.

4.5. Contrato de Actualización y Soporte

El software no es un producto terminado y requiere de procesos de Evolución y Madurez, para garantizarle al


cliente la continuidad funcional y tecnológica en un mundo cambiante. Hichiro Kato

De acuerdo al contrato inicialmente pactado, se verifica si se tiene o no contrato de Mantenimiento, Actualización y


Soporte, el tiempo de su vigencia y costo anual. El contrato de Mantenimiento, Actualización y Soporte normalmente
entra en vigencia desde la instalación del Aplicativo (Alistamiento). Para esta actividad el Interventor del Proyecto, debe
contactar al Coordinador Comercial de Digital Ware, para la elaboración del Contrato de Mantenimiento, Actualización y
Soporte de tal forma que siempre este vigente.

Una vez verificada la vigencia del contrato de Mantenimiento, Actualización y Soporte, el Cliente puede acceder al
servicio de Soporte y Consultoría “Centro de Servicio SAC” y a las nuevas versiones del producto.

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Se deben definir los canales de soporte utilizando los servicios del Centro de Servicio y Soporte Web de Digital Ware,
realizando una previa filtración del caso por el soporte de primer nivel del cliente, igualmente aclarar la responsabilidad
del representante de sistemas en el manejo de las actualizaciones y la verificación del FTP.

4.6. Reunión de Cierre de Proyecto

El documento F-CS-022 Acta de Entrega y Recibo del Proyecto es de vital importancia en el cierre del proyecto. Debe
aclarar que cualquier anomalía del sistema que se presente estará cubierta por la garantía de software.

El objetivo de esta reunión es verificar si las metas y los objetivos que se pretendían se lograron, discutir sobre lo bueno y
lo que se puede mejorar acerca del desempeño del sistema de información y el futuro de la empresa en esta nueva
tecnología.

Busca también, que la gerencia se entere de los logros obtenidos con el proyecto a través de un almuerzo o desayuno de
trabajo, es recomendable que cada Líder Usuario exponga en una presentación la nueva forma de trabajar su área y el
objetivo de la presentación es la justificación de la inversión.

Si se ha pagado la totalidad del proyecto, se debe proceder a realizar la entrega de la Licencia de Uso (Definitiva) del
software contratado y recibir la Licencia de Uso (Temporal) que se había entregado.

De igual manera, se debe hacer entrega de los computadores, escritorios, y áreas al Cliente, así como, limpiar los
computadores de archivos temporales utilizados durante la implantación del proyecto. De esto debe realizarse un acta.

Participantes del acta de cierre:

v Firmantes del Contrato Contratante y Contratista


v Líderes Usuarios.

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4.7. Actualizaciones del Software

Antes de cualquier actualización al sistema en producción el Representante de Sistemas debe garantizar la existencia de
una copia de respaldo de los programas y datos a afectar.

Una vez sea actualizado el Ambiente de Producción y luego de la verificación del Líder Usuario se procede a firmar el F-
CS-023 Resumen de Requerimientos. Adicionalmente, el Consultor debe reportar vía Internet la aceptación en el SAC -
Sistema de Calidad de Digital Ware para que este envíe automáticamente a consultores de otros proyectos la
actualización con la nueva funcionalidad.

Las actualizaciones entregadas por el Sistema de Calidad provenientes de otros proyectos se deben instalar siguiendo el
procedimiento anteriormente descrito.

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4.8. Soporte Pos Implantación

Niveles de Soporte

El Usuario Final cuenta con controles y validaciones en el software que permitirán que el margen de error en la operación
se minimice, adicional a esto, cuenta con ayudas en el software y la Knowledge Management (Base de Conocimiento que
podrá acceder a través del sitio web de www.digitalware.com.co, en caso de tener alguna solicitud, el nivel de
escalamiento será el siguiente:

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Primer Nivel

Este soporte lo debe dar el Líder Usuario del Cliente que asistió y participo en la implantación o que se encuentra
debidamente capacitado. Esta persona la debe mantener el Cliente y será el responsable de asistir a los Usuarios Finales
en el buen uso del aplicativo así como capacitar a los nuevos usuarios. Si luego de pasado el tiempo, esta persona ya no
está, el cliente debe contratar una nueva persona que realice esta actividad y antes de iniciar actividades se debe
garantizar que haya sido capacitado en el proceso y uso, parametrización y optimización de las soluciones implantadas.

Recuerde, siempre debe existir una persona adicional (backup) que tenga el conocimiento como plan de contingencia en
caso de que los Lideres Usuarios capacitados se vayan de la compañía o sean asignados a otros cargos o funciones.

Segundo Nivel

Este soporte lo dan los Usuarios Técnicos, igualmente deben estar capacitados y adicionalmente se pueden apoyar en
los manuales y en la KB de Conocimiento.

Tercer Nivel

Soporte dado por Digital Ware a través del contrato de Actualización y Soporte utilizando para esto la Mesa de Servicio,
la conexión remota al cliente y la página web mediante la figura de casos.

Soporte Pos Implantación - Mesa de Servicio

Con el ánimo de prestar un mejor servicio a todos nuestros usuarios, Digital Ware le ofrece un mecanismo único
mediante el cual, usted podrá solicitar servicio de soporte y consultoría a través de nuestro centro de Servicio "Mesa de
Servicio”.

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Adicionalmente, para soporte y consultoría de los aplicativos, puede comunicarse telefónicamente a la línea 057+1
3122601 o escribiendo vía e-mail a:

soporteSEVEN-ERP@digitalware.com.co
soporteKACTUS-HR@digitalware.com.co
soporteHOSVITAL-@digitalware.com.co

4.9. Lecciones Aprendidas de este Proyecto

Se elaborara un documento en donde se plasmen las lecciones aprendidas de este proyecto haciendo énfasis en los
problemas tenidos, errores y aciertos. Para esto es necesario reunir a todo el Equipo de Proyecto tanto del Cliente como
de Digital Ware incluyendo al Gerente de la Oficina de Proyectos PMO para poder desarrollar en conjunto el documento
en mención.

4.10. Entregables de esta Fase

v F-CS-017 Entrega de Requerimientos.


v F-CS-022 Acta de Entrega y Recibo del Proyecto.
v F-CS-006 Acta de Seguimiento Semanal.
v F-CS-004 Formato de Capacitación.
v F-CS-043 Acta de Consultoría.
v F-CS-047 Acta Cierre de Fase.
v F-SC-051 Acta Comité Directivo.
v Contrato de Actualización y Soporte.
v Guía de Soporte.
v Manual del Usuario.
v Acta de devolución de implementos.
v Acta de Medición de Beneficios de los procesos de Negocio (Cliente).
v Encuesta de Satisfacción del Cliente.

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v Entrega por parte del Cliente de la Certificación de Experiencia del proyecto.


v Entrega por parte del Cliente de la Certificación de Experiencia del equipo de proyecto de DW (Gerente de
Proyecto. Consultores, Ingenieros de Desarrollo).
v F-CS-042 Informe final de proyecto (Documento Interno de Digital Ware).
v F-CS-046 Entrega de Consultoría a Soporte (Documento Interno de Digital Ware).
v Lecciones Aprendidas.

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Fase de Estabilización

Esta fase que normalmente se encuentra fuera del proyecto, su tiempo depende del uso del sistema, los ciclos de cierre
de cada compañía, la asimilación que las personas hayan tenido sobre el nuevo sistema y proceso, los cambios de
personal y los cambios legales o tecnológicos que afecten el uso del nuevo sistema.

Es importante prever los riesgos como los cambios de personal que recibió la instrucción en el uso y apoyo del aplicativo
a Usuarios Finales.
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Requerimientos en periodo de estabilización

En caso de que haya cambios de personal, es responsabilidad del Cliente y para garantizar la inversión, la transferencia
de conocimiento tanto del uso de la herramienta como del proceso propio del Cliente. Si no se tienen las personas para
realizar esta actividad se puede contratar este servicio a Digital Ware que realizara este servicio de acuerdo a las horas
requeridas para cada Cliente y en concordancia con el valor acordado en un nuevo contrato.

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LECCIONES APRENDIDAS

• Demora en la toma de decisiones.


• No adopción de las mejores prácticas.
• Demora en la asignación de recursos asignados o no asignación de tiempo completo.
• Colocar personal temporal o por contrato en funciones clave.
• Cambios en el personal.
• Demoras en la adquisición de la infraestructura.
• Mantener muchos frentes o etapas al tiempo (se deben ir cerrando).
• Cambios al cronograma inicial.
• Cambios de Alcance / Requerimientos.
• Intentar sistematizar Excepciones (Lo que se sale de la regla general).
• No documentar adecuadamente los procesos.
• Conflicto con otras prioridades del negocio.
• Falta de compromiso de los niveles directivos.
• Personal Multiplicador del conocimiento y nuevos usuarios no capacitados.
• Falta de calidad/consistencia en los datos cargados al sistema.
• Contratar o pedir nuevas funcionalidades antes de utilizar las que vienen con el software.
• No seguimiento semanal y mensual del proyecto.
• Cambios de poder en las personas (Identificación, comunicación, asimilación y abstracción)
• Si son varias empresas, implantarlas de forma separada

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GLOSARIO

CALIDAD: Hace referencia a todos aquellos atributos de un producto o servicio que son requeridos por el Cliente y que
están de acuerdo con lo exigido y contratado. El conjunto de características de un producto o servicio que se refieren a su
capacidad para satisfacer una necesidad implícita o explícita.

La capacidad para identificar las necesidades de los diferentes tipos de clientes y satisfacerlas, cumpliendo los
requerimientos del producto o servicio ofrecido Calidad es satisfacción del cliente (usuario)

LA CALIDAD ES CUESTION DEL NEGOCIO


Es un factor principal de competitividad
DISMINUYE COSTOS
Mejora las condiciones de trabajo

CMMi: El modelo de madurez de capacidades (CMMi) es un esquema de valoración de la madurez de los procesos de
software basado en gran parte en que este es definido, administrado, medido, controlado y mejorado.

Marco que describe elementos clave de procesos efectivos de software.

Describe un camino evolutivo en 5 niveles de mejora de procesos para lograr su madurez.

Cubre prácticas de planeación, ingeniería y administración del desarrollo y mantenimiento, actualización y soporte de
software.

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EVOLUCIÓN DEL PROCESO DE INGENIERÍA DEL SOFTWARE:

1. INICIAL
Impredecible y muy poco controlado.

2. REPETIBLE
Control básico de gestión. Puede repetir las tareas aprendidas previamente. No reinventamos la rueda cada vez.

3. DEFINIDO
Definición del proceso. Proceso caracterizado, bastante bien comprendido. Se conoce lo esencial que hace que el
proceso software tenga éxito.

4. GESTIONADO
Medición del proceso. Proceso medido y controlado.

5. EN OPTIMIZACIÓN
Mejora del proceso. Enfoque en la mejora del proceso.

DEFECTO: Errores del Producto o Aplicativo que llegan hasta el cliente.

E-Business: Integración de Aplicaciones a través de Internet.

ERP: Enterprice Resource Planning – Software para la planeación de los Recursos Empresariales. Es un sistema de
gestión de la información estructurado para satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el
ofrecimiento de una solución completa que permite a las empresas evaluar, implementar y gestionar más fácilmente su
negocio. Las soluciones ERP se caracterizan por su modularidad, integración de la información (dato único),
universalidad, estandarización e interfaces con otras aplicaciones. Son sistemas abiertos y en la mayoría de los casos
multiplataforma.

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ERROR: Cualquier violación a los criterios de calidad que se hayan establecido para un sistema. Lo que un usuario ve
como ERROR puede ser: Problemas de Datos, Problemas de Procesos, Problemas de Comunicaciones, Problemas de
Hardware, Problemas de Parametrización o Defecto del Aplicativo.

EXCEPCION: Lo que se sale del estándar (generalidad). Se presenta es casos aislados, no es lo común a la regla
general.

HOSVITAL- –HS: Software orientado a las instituciones prestadoras de servicios de salud asistencia y de aseguramiento,
que permite integrar todos los procesos tomando como eje fundamental el registro de actividades en la historia clínica
electrónica de los pacientes.

IMPLANTACION: Actividad que lleva consigo unos servicios profesionales de Asesoría para Parametrización, Migración,
Capacitación, entre otras.

INSTALACION: Actividad de Instalar el software en los equipos del cliente, esta actividad se realiza en la etapa de
Experimentación, no incluye servicios de Implantación. Así mismo el cliente recibe las licencias de uso del software
instalado.

ISO 9000: ISO 9000 es un conjunto de estándares para la administración y la garantía de la calidad.
ISO 9000 pone énfasis en la capacidad para asegurar la calidad de los productos y servicios, y en la satisfacción del
cliente.

KACTUS-HCM: Software para el Administración de la Nómina y Gerenciamiento del Talento Humano de una
Organización. Su creador es Digital Ware (Colombia).

KB de Conocimiento: Base de Datos de Conocimiento, pagina web donde se almacenan una serie de tips o trucos así
como procedimientos de la comunidad de usuarios de los productos que permitirían a los nuevos usuarios aprovechar
mas los sistemas. Se puede acceder desde el producto o a través de la página www.digitalware.com.co

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MEJORES PRACTICAS: Prácticas (Son todos aquellos procedimientos laborales, que aplicados al trabajo de forma
continua, sistemática y repetitiva ayudan al individuo a poner en operación los valores y hábitos de calidad)
Las Mejores Prácticas son resultado de la experiencia de los proyectos más importantes del mundo donde se han visto
avances procedimentales y tecnológicos, SEVEN-ERP, KACTUS-HCM y HOSVITAL-HS, llevan consigo el compendio de
mejores prácticas en sistemas ERP, de Recursos Humanos y Asistenciales.

NEUROLINGÜISTICA: Estudia los mecanismos del cerebro humano que facilita el conocimiento y la comprensión del
lenguaje, ya sea hablado, escrito o con signos establecidos a partir de su experiencia o de su propia programación.
Busca integrar a la persona en un todo y permite influir en ella, de manera sutil, manteniendo la visión de donde se
encuentra la negociación con el otro individuo y hacia donde se pretende llegar.

PARALELOS: Es un proceso que se realiza en paralelo con el actual, se debe tomar como base ya sea el sistema nuevo
o el anterior e ir comparando los resultados para ajustar cualquier parámetro o dato. El paralelo se realiza es únicamente
con las fechas del momento y no con meses atrasados. En la METODOLOGIA PMM NO SE REALIZAN PARALELOS, Se
realizan pruebas puntuales y de integración y se deja listo para que el sistema entre en operación.

PMI: El Project Management Institute (PMI©) es una organización internacional sin fines de lucro que asocia a
profesionales relacionados con la gerencia de proyectos.

PMBOK: La Guía del PMBOK®, desarrollada por el Project Management Institute, contiene una descripción general de
los fundamentos de la Gestión de Proyectos reconocidos como buenas prácticas.

POBLACION: Acción de poblar la información en la base de datos mediante digitación manual, esta actividad es
realizada por el cliente.

PROCESO UNIFICADO: El Proceso Unificado "es un proceso de desarrollo de software configurable que se adapta a
través de los proyectos variados en tamaños y complejidad.”

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Se basa en muchos años de experiencia en el uso de la tecnología orientada a objetos en el desarrollo de software de
misión crítica en una variedad de industrias.

Combino las propuestas de tres autoridades en el tema metodológico

v Grady Booch
v James Rumbaugh
v Ivar Jacobson

El Proceso Unificado guía a los equipos de proyecto en cómo administrar el desarrollo iterativo de un modo controlado
mientras se balancean los requerimientos del negocio, el tiempo al mercado y los riesgos del proyecto.

El proceso describe los diversos pasos involucrados en la captura de los requerimientos y en el establecimiento de una
guía arquitectónica lo más pronto, para diseñar y probar el sistema hecho de acuerdo a los requerimientos y a la
arquitectura.

El proceso describe qué entregables producir,


producir cómo desarrollarlos y también provee patrones. El proceso unificado
es soportado por herramientas que automatizan entre otras cosas, el modelado visual, la administración de
cambios y las pruebas.

RFP: (Request For Proposal) Un documento que da a conocer los requisitos de un Cliente y los criterios para evaluar las
ofertas.

TOGAF: The Open Group Architecture Framework (TOGAF) (o Esquema de Arquitectura de Open Group, en español) es
un esquema (o marco de trabajo) de Arquitectura Empresarial que proporciona un enfoque para el diseño, planificación,
implementación y gobierno de una arquitectura empresarial de información. Esta arquitectura es modelada por lo general
con cuatro niveles o dimensiones: Negocios, Tecnología (TI), Datos y Aplicaciones. Cuenta con un conjunto de
arquitecturas base que buscan facilitarle al equipo de arquitectos definir el estado actual y futuro de la arquitectura.

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SAC: Sistema de Aseguramiento de la Calidad utilizado internamente por Digital Ware para el seguimiento de casos de
soporte o desarrollo.

SCRUM: Es un marco de trabajo para la gestión y desarrollo de software basada en un proceso iterativo e incremental
utilizado comúnmente en entornos basados en el desarrollo ágil de software. Aunque Scrum estaba enfocado a la gestión
de procesos de desarrollo de software, puede ser utilizado en equipos de mantenimiento de software, o en una
aproximación de gestión de programas: Scrum de Scrums.

SEVEN-ERP E-Business: Suite de Software para negocios a través de Internet. Que contiene ERP, SCM y CRM. Su
creador es Digital Ware (Colombia).

SOFTWARE APLICATIVO: Software de usuario final Ejemplo: ERP, nomina.

SOFTWARE DE BASE: Software que soporta el software aplicativo, Ejemplo: El sistemas operacional, la base de datos.

SPICE: Metodología de Calidad, Software Process Improvement and Capability determination. Proyecto SPICE, ISO/IER
TR 15504

STAKEHOLDER: Cualquier persona asociada al proyecto o que el proyecto lo afecte de alguna manera.

TEAM: (Together Everyone Achieves More) Juntos todos logran más. Equipo del Proyecto

TIMING : Llevar las cosas a su éxito reconociendo y reaccionando inmediatamente a los cambios y oportunidades
durante el proyecto. Es la Habilidad para ejecutar técnicas al preciso instante donde la técnica tiene su mayor efecto.

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UML: Lenguaje de Modelamiento Unificado

Define una serie de diagramas:


Diagramas de casos de uso
Diagramas de clase,
Diagramas de secuencia,
Diagramas de componentes,
Diagramas de despliegue,
Diagramas de estado,
Diagramas de colaboración

WEB BASED: Aplicaciones diseñadas para trabajar con protocolos Internet vía Web.

WEB ENABLE: Aplicación que se diseña Cliente / servidor o en otra arquitectura y que mediante integración u otro
procedimiento o producto se habilita para trabajar en Web.

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