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CAUCASIA MEDIO AMBIENTE S.A.-E.S.P.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN: 01 – FECHA Pág. 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CAUCASIA MEDIO AMBIENTE S.A. E.S.P.


NIT. 811.033.580-4

Manual de procedimientos

ELABORÓ: Coordinadora
REVISÓ: Comité de Gestión Integral APROBÓ: Coordinadora Administrativa
SIG
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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En la empresa se desarrollan diversos procesos, pero en este documento se describen aquellos


que en su ausencia tuviese un efecto negativo sobre la calidad, la conformidad con las normas o
sobre la seguridad y salud ocupacional. Los demás procesos se describen en el manual de cada
área ya sea Administrativa, Operativa o Social y Comunicaciones.

PD-GG-01 - CONTROL DE LA EDICIÓN, DISTRIBUCIÓN Y REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS

1. OBJETO

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El objeto del presente procedimiento documentado es el control de la edición, distribución y


revisión de los documentos que forman parte del SIG.

2. ALCANCE
El alcance de este procedimiento se extiende a los siguientes documentos:
 Procedimientos documentados.
 Instructivos.
 Especificaciones técnicas del servicio.

3. ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
La responsabilidad de la edición y revisión de los documentos del sistema corresponde a la
Coordinadora de Calidad, quién coordina los trabajos de preparación y distribución y procede a la
autorización de los mismos mediante su firma y fecha de vigencia. La Coordinadora de SGI tiene la
responsabilidad de la distribución de los documentos.

4. IDENTIFICACIÓN
Los documentos se identifican por código y título. La codificación está compuesta por las letras PR
para los procesos, PD para los procedimientos, IT para los instructivos, ET para las
especificaciones técnicas y AN para los anexos, seguidas de 2 letras que identifican el área
respectiva: GG para los procedimientos generales, AD para los administrativos, OP para los
operativos, SC para social y comunicaciones y 2 cifras. Las cifras se corresponden con números
consecutivos

5. REDACCIÓN Y REVISIÓN
La dirección por iniciativa propia o por petición del personal, tomará la decisión de redactar cada
uno de los documentos del sistema, los cuales deben cubrir todas las actividades fundamentales y
servicios de la organización.

6. FORMATO
Los documentos escritos se adaptarán al formato del presente procedimiento documentado.

7. UTILIZACIÓN
Los documentos (procedimientos e instrucciones) se encontraran en lugares accesibles donde se
lleven a cabo las operaciones.

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Existe un listado de todos los documentos vigentes con la fecha de la última revisión aprobada y
distribuida.

8. DISTRIBUCIÓN
Cuando se crea un nuevo documento se acompaña de una lista de los empleados a los que se les
distribuye, tomando las firmas de recibo del documento.
Cuando el documento es revisión de uno anterior se hace la recolección del que ha perdido
vigencia.

9. OBSOLETOS
Los documentos que pierden vigencia por razones legales o por mejoras de los procesos, se
destruyen y se debe garantizar que siempre se utilicen los vigentes.

Responsable del procedimiento (R.P.)


Fecha de vigencia:
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PD-GG-02 - CONTROL DE LA EDICIÓN Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS REGISTROS

1. OBJETO
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El objeto del presente documento es el control de la edición y diligenciamiento de los registros que
forman parte del SIG.

2. ALCANCE
El alcance de este procedimiento implica la totalidad de los registros del sistema de gestión de la
organización.

3. ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
La preparación del registro es función de la dirección que adapta los formatos al estilo general del
sistema. Existen aplicativos informáticos que generan registros, los cuales se controlan pero no se
pueden adaptar al formato general.
Los controles de cada actividad y la persona encargada de realizarlos están definidos en el
procedimiento documentado correspondiente, dicha persona tiene la responsabilidad de anotar en
los registros los datos obtenidos de los procesos a su cargo.
Cuando se ha diligenciado cada registro se procede a realizar el análisis estadístico
correspondiente.

4. IDENTIFICACIÓN
Los registros del sistema se identifican por un código y un título. La codificación está compuesta
por las letras RG, seguidas de las letras que identifican el procedimiento que lo genera y 2 cifras.

5. ARCHIVO
Los Coordinadores de Área trasladan los datos de los controles y seguimientos al sistema
informático, los registros se archivaran durante la concesión más 2 años.

6. FORMATO
Todos los registros contendrán el nombre y logo de la empresa, la identificación, la versión y la
fecha.

Responsable del procedimiento (R.P.)


Fecha de vigencia:
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PD-SC-01- EVALUACIÓN SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES.

1. OBJETO
El objeto de este procedimiento es establecer los sistemas de evaluación de la satisfacción de los
clientes y proceder a implantar las mejoras derivadas de los resultados de dicha evaluación.
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2. ALCANCE
Aplicar encuestas de calidad del servicio de aseo en la zona urbana del municipio de Caucasia,
con el objeto de medir las condiciones del servicio desde la óptica de los usuarios e implementar
medidas tendientes a mejorar las falencias existentes.

3. ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
La dirección se encargará de la evaluación de los resultados y el desarrollo de las mejoras
propuestas.

4. ENCUESTAS PARA LOS CLIENTES


Con una frecuencia anual se realizará encuestas de satisfacción a los clientes, para lo cual se
siguen las siguientes actividades:

 Definición de puntos claves de aplicación de la encuesta: estructurar la posible ruta de


elaboración de las encuestas y asignarlas a los encuestadores de forma equitativa.
 Selección de encuestadores: definición clara de los personajes que desarrollaran la
encuesta de calidad en los domicilios seleccionados previamente
 Instrucción de encuestadores: orientarlos de acuerdo a las funciones que deben ejecutar y
definir claramente su nivel de trascendencia en el desarrollo efectivo del proceso así como
el pleno alcance de los objetivos.
 Asignación de puntos para aplicación de las encuestas: hace parte de la asignación de las
rutas y de los usuarios a los cuales encuestara cada miembro del grupo de encuestadores
 Tabulación de datos de las encuestas: ya con los datos obtenidos tras el desarrollo de las
encuestas se los agrupa de acuerdo a su clase y características de similitud y clase.

 Análisis de las encuestas de calidad efectuadas: con la información organizada a partir del
punto anterior y el análisis de la tendencia en cada aspecto evaluado. Diseñaremos
estrategias que evidencien una percepción mas optima del usuario en la calidad del
servicio prestado.

5. CÁLCULO INTERNO DE LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES


El Área Social y Comunicaciones es la encargada de recepcionar y dar trámite a las peticiones,
quejas o recursos presentados por los usuarios y como indicadores de este procedimiento se
tienen en cuenta:

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 Numero de PQR´s, presentadas por los usuarios


 Tiempo de resolución de PQR´s.
 Nivel de reclamos procedentes.
 Grado de insatisfacción de los usuarios.

6. ESTUDIO DE LOS INDICADORES E IMPLANTACIÓN DE MEJORAS


La dirección estudia los datos procedentes de las encuestas de calidad y con base en el análisis
realizado determina oportunidades para la mejora, diseñando modificaciones en los procesos e
implantándolas para después evaluar los resultados de las acciones tomadas.

7. COMUNICACIONES Y REGISTROS
Todas las mejoras implantadas quedan registradas en el SIG a efectos de revisión del sistema.

Responsable del procedimiento (R.P.)


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PD-GG-03 – COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

1. OBJETO
El objeto del presente documento es el establecimiento de un sistema de comunicación para los
asuntos relativos a la gestión de calidad, y seguridad y salud ocupacional.

2. ALCANCE
El alcance de este procedimiento incluye toda la comunicación relativa a la gestión de la
organización, tanto en lo que se refiere a dirección-empleado como empleado-dirección y a
contratistas.

3. ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
La comunicación es responsabilidad de todos los empleados y dirección de la organización.
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La dirección se encarga del mantenimiento y revisión del sistema de comunicación, así como de
suministrar los recursos suficientes para que ésta pueda desarrollarse.
Los empleados se responsabilizan de transmitir problemas y oportunidades de mejora para la
gestión y asumir las ideas de la dirección.

4. COMUNICACIÓN DE LA POLÍTICA
La dirección transmite a todos los empleados y contratistas los principios de la política integral.
Esta junto con el direccionamiento estratégico se entrega en medio escrito y se publican en lugar
visible en diferentes espacios de la organización.
Cada vez que se realizan cambios en la política que afectan a las partes interesadas, se actualiza
y se entrega, garantizando así que estos tengan siempre la información veraz y oportuna.

5. SISTEMA DE SUGERENCIAS, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA


Todos los empleados deben participar y ser tenidos en cuenta para los siguientes aspectos:
 Problemas respecto a la gestión integral.
 Dificultades para desarrollar correctamente su trabajo.
 Oportunidades de mejora de la gestión.
 Posibilidades de mejora en sus condiciones de trabajo.
 Involucrarse apropiadamente en la identificación de peligros, evaluación de riesgos y
determinación de controles.
 Involucrarse apropiadamente en la investigación de incidentes.
 Involucrarse en el desarrollo y revisión de las políticas y objetivos del SGI.
 Ser consultados cuando haya cambios que afecten la seguridad y salud ocupacional.
 Tener representación en asuntos del SGI.
El mecanismo para lograr la participación de los empleados es a través de los diversos canales de
comunicación existentes en la empresa como son: cartelera, comunicaciones escritas, reuniones
generales, reuniones del COPASO, reuniones del comité del SIG.

6. REGISTROS
Se registran las siguientes actividades:
 Reuniones con los empleados.
 Sugerencias que puedan contribuir a mejoras del proceso.

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Responsable del procedimiento (R.P.)


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PD-GG-04 - FORMACIÓN DESTINADA AL PERSONAL DE LA EMPRESA

1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento documentado es el establecimiento de un sistema de
formación para el personal de la empresa.

2. ALCANCE
El alcance de este procedimiento incluye la planificación de todas las acciones de formación
realizadas en la organización, su ejecución y la evaluación de su eficacia.

3. ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
La dirección es responsable de la aprobación y ejecución de los programas anuales de formación,
además es responsable de la evaluación de los programas de formación.

4. PROPUESTAS

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La Coordinadora de SGI recopila los ítems de formación en base a necesidades detectadas o


sugeridas por el personal. Se analizan las distintas propuestas, se analiza la viabilidad de
ejecución, se realiza el presupuesto y se aseguran los recursos.

5. PROGRAMA ANUAL DE FORMACIÓN


En enero de cada año se establece el Programa Anual de Formación, discriminado mes a mes el
curso o charla a impartir y el costo de la actividad.

6. CRITERIOS GENERALES
Las actividades de formación están acordes con la implantación y desarrollo del sistema integral.

7. PROGRAMAS DE FORMACIÓN
Se realizan programas formativos sobre la mejora de conocimientos del trabajo específico que
realiza cada empleado y otros aspectos generales. Se desarrolla un programa básico de formación
en calidad, y seguridad y salud ocupacional que abarca las siguientes materias:
 Política de calidad, y seguridad y salud ocupacional.
 Motivación del personal.
 Sistemas de participación.

8. DESARROLLO DEL PROGRAMA


Una vez aprobado el Programa Anual de Formación se realizan las actividades necesarias para el
desarrollo del Programa, se suministra la documentación y material didáctico, se publica la
convocatoria en cartelera para que el personal se entere de la fecha, lugar y hora con anticipación.
Los empleados asistentes a los cursos, diligenciaran una ficha de identificación con sus datos
personales y los datos referentes al curso. La persona que se encarga de impartir el curso
diligenciará y firmará una planilla por cada sesión en la que se registra los datos del curso, los
temas expuestos, el número y nombre de los asistentes.

9. EVALUACIÓN DE EFICACIA
La Coordinadora de SGI preparará encuestas para evaluar la eficacia del Programa de Formación.
Una encuesta se destinará a los participantes al curso solicitando su opinión sobre los temas
abarcados. La segunda encuesta será diligenciada por la dirección dos meses después de la
finalización del curso y se referirá a la apreciación del aumento de conocimientos de los empleados
y a la mejora experimentada en los procesos como consecuencia de la actividad formativa.

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Los resultados de las encuestas son archivados para la mejora continua en las acciones de
formación.

10. REGISTROS
La Coordinadora de SGI archiva los siguientes registros:
 Programa Anual de Formación.
 Encuestas realizadas a los empleados que asisten a los cursos.
 Encuestas diligenciadas por el jefe inmediato de los empleados que asisten a los cursos.
 Análisis de las encuestas.
 Registros de asistencia de los empleados.
 Informe de los cursos impartidos.

Responsable del procedimiento (R.P.)


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PD-GG-05 - METODOLOGÍA AUDITORÍA INTERNA

1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento documentado es definir la metodología para la realización de
las auditorías internas programadas.

2. ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
La Coordinadora de SGI se encarga del diseño del programa anual de auditorías y de la ejecución
de las auditorias.

3. FORMACIÓN
Para ser auditor interno es necesario haber desarrollado cursos certificados sobre los temas de
gestión de calidad, y seguridad y salud ocupacional, auditorías internas y haber realizado
acompañamiento a un auditor líder en un ciclo de auditoría.

4. METODOLOGÍA

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Se da inicio a la auditoria con una reunión de apertura, donde participan los auditores y los
auditados. La Coordinadora de SGI entrega a los asistentes la planificación general del ciclo, el
plan específico de auditoría a cada líder de proceso y las listas de chequeo.
Durante la auditoria, se hace revisión de documentación, verificación en campo, entrevista con
involucrados y redacción de los informes parciales.

5. INFORME DE AUDITORIA
Una vez terminada la auditoria, La Coordinadora de SGI redacta el borrador del informe y dispone
de 5 días hábiles para estudiar el informe junto con los involucrados y aprobarlo.
Al término de la reunión La Coordinadora de SGI redacta el informe definitivo, adicionando las
observaciones y/o sugerencias que considere necesarias.

El informe contiene:
 Objetivo y alcance de la auditoria.
 Datos generales sobre los involucrados.
 No conformidades detectadas.
 Acciones correctivas aplicables, responsabilidad personal de cada una de ellas y fecha de
realización.
 Evaluación de la eficacia de los procesos.
 Posibles mejoras encontradas durante la auditoria.

6. SEGUIMIENTO DE ACCIONES
La dirección y cada uno de los empleados involucrados son responsables del levantamiento de las
acciones correctivas o de las actividades de mejora indicadas en el informe.
Cuando se haya adoptado definitivamente todas las acciones previstas, se archiva el catalogo con
el contenido del ciclo de auditoría finalizado, estos registros se archivan en orden cronológico.

Responsable del procedimiento (R.P.)


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PD-GG-06 - TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME.

1. OBJETO
El objeto de este procedimiento documentado es el de definir el tratamiento que se dará a los
servicios que sean considerados no conformes después de realizar los respectivos controles.

2. ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
La declaración del servicio no conforme es responsabilidad de todos los trabajadores, pero es el
responsable del área donde se detecta quien se encarga de diligenciar el registro en el que se
reflejan los resultados del control.

3. CLASIFICACIÓN DEL SERVICIO NO CONFORME


Los servicios no conformes se clasifican en las siguientes categorías:
 Rutas de barrido incompletas.
 Rutas de barrido ejecutadas de forma ineficaz.
 Rutas de recolección incompletas.
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 Rutas de recolección ejecutadas de forma ineficaz.


 Incumplimiento de frecuencias y horarios sin aviso.
 Disposición inadecuada de los residuos sólidos.
 Trato inadecuado de los operarios hacia los usuarios.

4. APERTURA DE FICHA
Cuando la dirección prevea que la no conformidad puede volver a repetirse se abrirá ficha de
acción correctiva.

5. VERIFICACIÓN POSTERIOR
Todas las rutas asignadas diariamente serán inspeccionadas y/o revisadas antes de su
terminación.

Responsable del procedimiento (R.P.)


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PD-GG-07 - ACCIÓN CORRECTIVA ANTE NO CONFORMIDADES, RECLAMACIONES U OTRO


TIPO DE ANOMALIAS

1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento documentado es definir la metodología de acción correctiva
ante no conformidades detectadas, reclamaciones por parte de los clientes o cualquier otro tipo de
anomalía.

2. ALCANCE
Este procedimiento controla las acciones a desarrollar desde la apertura de la ficha de acción
correctiva por parte de la dirección, hasta el cierre de las mismas, después de haber analizado,
planeado, ejecutado y verificado las acciones correspondientes, comprobando que se han llevado
a cabo y garantizando que dan el resultado esperado.

3. APERTURA DE FICHA
La Coordinadora de SGI abre ficha de acción correctiva en los siguientes casos:
 Registros de no conformidad con posibilidad de repetición.

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 Reclamación del cliente.


 Detección por parte de un empleado de una anomalía en un proceso.
Las no conformidades detectadas en las auditorias no son objeto de apertura de ficha ya que se
considera que actúa como tal el informe de auditoría correspondiente.

4. ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
La Coordinadora de SGI que abre la ficha, se encarga de orientar, controlar y verificar las acciones,
el responsable del área donde se detecta la no conformidad se encarga de diligenciar el hallazgo,
el análisis de causa y las acciones a emprender para eliminar la causa de la no conformidad, la
Coordinadora de Calidad, diligencia los seguimientos realizados a las acciones implantadas.
La responsabilidad de la acción correctiva es de la dirección y de los empleados afectados por la
no conformidad.

5. ACCIONES Y PLAZOS
Después de abrir la acción correctiva, se planifican las acciones adecuadas para la eliminación
definitiva de la no conformidad detectada y se establecen los plazos de ejecución.
Al cumplimiento de los plazos y salvo que se haya prorrogado alguno se realiza reunión con los
afectados en donde se informa de la verificación, no solo del cumplimiento de las acciones sino
también de la efectividad de las mismas, y se toma la decisión en ese momento del cierre definitivo
de la ficha o de postergarla, la Coordinadora de Calidad, archiva la ficha.

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PD-GG-08 - ACCIÓN PREVENTIVA: ELIMINACIÓN CAUSAS POTENCIALES DE NO


CONFORMIDAD

1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento documentado es el de definir la metodología de acción
preventiva para la eliminación de las causas potenciales de no conformidad.

2. ALCANCE
Este procedimiento controla las acciones a desarrollar desde la apertura de la ficha de acción
preventiva por parte de la dirección, hasta el cierre de las mismas, después de haber analizado,
planeado, ejecutado y verificado las acciones correspondientes, comprobando que se han llevado
a cabo y garantizando que dan el resultado esperado.

3. APERTURA DE FICHA
La Coordinadora de SGI abre ficha de acción preventiva cuando se detecta una oportunidad de
mejora en los siguientes casos:
 Análisis de los datos de registros.
 Análisis de las encuestas de los clientes.
 Sugerencias.

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Las mejoras detectadas en las auditorias no son objeto de apertura de ficha ya que se considera
que actúa como tal el informe de auditoría correspondiente.

4. ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
La Coordinadora de SGI que abre la ficha, se encarga de orientar, controlar y verificar las acciones,
el responsable del área donde se detecta la oportunidad de mejora se encarga de diligenciar el
hallazgo, el análisis de causa y las acciones a emprender, la Coordinadora de Calidad, diligencia
los seguimientos realizados a las acciones implantadas.
La responsabilidad de la acción preventiva es de la dirección y de los empleados afectados por la
acción preventiva.

5. ACCIONES Y PLAZOS
Después de abrir la acción preventiva, se planifican las acciones adecuadas para el
aprovechamiento de la oportunidad de mejora y se establecen los plazos para su ejecución.
Al cumplimiento de los plazos y salvo que se haya prorrogado alguno se realiza reunión con los
afectados en donde se informa de la verificación, no solo del cumplimiento de las acciones sino
también de la efectividad de las mismas, y se toma la decisión en ese momento del cierre definitivo
de la ficha o de postergarla, la Coordinadora de Calidad, archiva la ficha.

Responsable del procedimiento (R.P.)


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PD-GG-09 - ACTUACIÓN EN CASO DE EMERGENCIA

1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento documentado es el establecimiento de un plan de actuación
en caso de emergencia

2. ALCANCE
El alcance de este procedimiento incluye la planificación de todas las acciones a realizar por los
empleados y su ejecución.

3. ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
Los empleados deben alertar de la forma más rápida posible a la dirección de la organización
cualquier riesgo potencial que pueda derivar en emergencia, además de avisar a los servicios de
ayuda exterior en caso de que se requiera.
La dirección se encarga del control, inspección y mantenimiento del extintor:
 Cada 3 meses revisa: situación, accesibilidad y aparente buen estado del extintor y todas
sus inscripciones.
 Cada 6 meses: verificación del peso del extintor y de su presión.
 Cada 12 meses: verificación del extintor por personal especializado y ajeno al propio
establecimiento.

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PERFIL DEL BRIGADISTA

El Brigadista de CAUCASIA MEDIO AMBIENTE S.A ESP. Es un trabajador de cualquier cargo o


área de la empresa, que voluntariamente trabaja para brindar apoyo en situaciones de emergencia,
en caso de desastres o amenazas que pongan en peligro la integridad de las personas e
instalaciones de CMA. S.A ESP. Igualmente apoya las actividades encaminadas a prevenir
accidentes y emergencias.

Para cumplir con sus responsabilidades, recibe capacitación y entrenamiento permanente, que le
permite llevar a cabo las acciones operativas y técnicas de control de incendios, salvamento y
rescate en condiciones de baja a mediana complejidad, también cuenta con el apoyo y la
coordinación de un Comité de Emergencias.

El brigadista de CAUCASIA MEDIO AMBIENTE S.A. ESP debe estar dispuesto a acudir lo más
rápidamente posible en respuesta a una llamada de emergencia (dos toques de la sirena, llamado
por megáfonos u otros medios de comunicación). Su carácter le permite mantener el control de sí
mismo en situaciones complejas, típicas de las emergencias aun de pequeña magnitud.
Como se trata de una labor fundamentalmente voluntaria, debe dedicar parte de su tiempo
personal para participar en actividades propias de la brigada, trabajar de manera armónica en
equipo, para la mejor atención de las emergencias.

Selección de los integrantes de la brigada.


Los aspirantes a la brigada de CAUCASIA MEDIO AMBIENTE S.A ESP. Deben cumplir con los
siguientes requisitos:
REQUISITOS AMPLIACION
Tener contrato con la empresa.
Ser empleado de la
Los contratistas pueden participar de las actividades de capacitación, pero no
empresa
tienen bajo su cargo la responsabilidad en caso de atención de emergencias.
- Buen criterio.
- Excelente disciplina.
Buena capacidad mental - Control emocional.
- Capacidad de asimilar conocimiento teórico-prácticos que se
requieran.
El aspirante debe presentar un certificado de capacidad física dado por un
médico, en el cual certifique una buena capacidad pulmonar, una buena
Buena capacidad física
condición cardiaca, buenos resultados en sus exámenes de sangre y orina,
así como excelente audición y visión.
Aptitudes - Excelente aptitud física y mental.
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VERSIÓN: 01 – FECHA Pág. 20

- Capacidad de mantener la calma en el trabajo bajo presión.


- Capacidad de trabajo en equipo.
- Alto sentido de compromiso y solidaridad.
- Capacidad de liderazgo.
- Capacidad de organización.
- Tolerancia.
- Deseo de aprender.
- Tener buen desempeño laboral. Ver evaluación de competencias en
Recursos Humanos.
- Deben estar en capacidad de asistir a la mayoría de las
capacitaciones y reuniones que se realizaran cada vez que se
disponga y deberán responder a las tareas típicas de la brigada.
Disponibilidad
- Poder abandonar su puesto de trabajo inmediatamente suene la
alarma (dos toques), o se le dé aviso por medios de comunicación.
- Tener autorización de su jefe inmediato.

ROL RESPONSABILIDAD FUNCIONES COMPETENCIA


Atender inmediatamente el Inspeccionar y Manejo de extintores.
llamado de la alarma y mantener en buen
ponerse bajo orden del jefe estado la red y los Manejo de kits para contención de
de emergencias o equipos para atender derrames (relleno sanitario,
coordinadores de una emergencia. combustible.)
operación.
Identificar, prevenir y Rescate de personas en aguas,
Mantener comunicación controlar cualquier espacios confinados estructuras
con el PMU (puesto de situación de riesgo colapsadas o incendiada y los
Brigadista mando unificado) cuando que detecte.
control de demás temas referentes en el plan
se presente la emergencia. de emergencias.
incendios
Conocer y practicar
los instructivos de
reacción para la
atención de
emergencias.

Participar en los
simulacros que
realice la empresa.

PERFIL DEL COORDINADOR DE EVACUACIÓN

Cada integrante de la brigada debe tener iniciativa y sentido de responsabilidad.


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VERSIÓN: 01 – FECHA Pág. 21

Para garantizar el buen funcionamiento y éxito del grupo de coordinadores de evacuación, es


necesario tener en cuenta los siguientes requisitos para la selección de los integrantes:
 Aptitud física y mental. En momentos de crisis, deberá mantener la estabilidad emocional.
 Responsabilidad y alto sentido de compromiso.
 Infundir serenidad y respeto.
 Capacidad de liderazgo y de comunicación con los compañeros de trabajo.
 Disposición a colaborar voluntariamente.
 Absoluta disposición para ser capacitado y entrenados.
 Disponibilidad de tiempo.
 Permanencia y conocimiento de la empresa.

El brigadista de evacuación debe tener bien identificada las vías de evacuación fijas y alternas, los
puntos de encuentro y puntos de seguridad. En el momento en el que se presente la emergencia
debe tener a la mano su distintivo (brazalete)

ROL RESPONSABILIDAD FUNCIONES COMPETENCIA


Coordinar la evacuación de Identificar e informar Reconocimiento de rutas de
todo el personal a cargo situaciones de riesgo evacuación y puntos de encuentro.
por las rutas de evacuación en su área.
o vías alternas y realizar Manejo de extintores.
conteo del personal a Supervisar el estado
cargo. de las vías de Manejo de kits para contención de
evacuación y señales derrames (relleno sanitario,
Mantener información con de emergencia. combustible).
el PMU. (puesto de mando
unificado) Para solicitar Mantener actualizado
Brigadista ayuda si es necesario.
de el listado del personal
evacuación a cargo y mantener a
la mano el distintivo
asignado.

Colaborar con las


actividades de
readaptación del área
afectada y aportar en
la investigación de
las causas de la
emergencia.

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PERFIL DEL BRIGADISTA DE PRIMEROS AUXILIOS

El Brigadista de primeros auxilios debe cumplir con los siguientes requisitos:

 Aptitud física y mental.


 Responsabilidad y alto sentido de compromiso.
 Infundir serenidad y respeto.
 Conocimiento sobre el tema.
 Disposición a colaborar voluntariamente.
 Absoluta disposición para ser capacitado y entrenado.
 Disponibilidad de tiempo.
 Permanencia y conocimiento de la empresa.

COMPETENCIA
ROL RESPONSABILIDAD FUNCIONES

Actuar inmediatamente Prestar los primeros


ante el llamado del jefe de auxilios al personal
emergencias o de los lesionado en una Curso básico primeros auxilios.
coordinadores de emergencia.
evacuación. En manejo de extintores como
Usar y mantener apoyo a la brigada de control de
Llevar los equipos adecuadamente los incendio y demás aspectos del
necesarios para atender la equipos y materiales plan de emergencias.
emergencia dependiendo de primeros auxilios.
del grado de esta.
Brigadista
de Realizar control de
Primeros Determinar la ubicación suministros de
Auxilios (MEC) modulo de equipos de
estabilización y emergencia.
clasificación de heridos,
para realizar las actividades Elaborar un informe
correspondiente sobre el manejo y
atención de la
Mantener información con emergencia, con el
el PMU. (puesto de mando registro de las
unificado) personas y tener en
cuenta los aspectos a
mejorar.

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FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL ENCARGADO DE LOGÍSTICA

 Realizar los abastecimientos de acuerdo a las necesidades e instrucciones que reciba.


 Procurará el apoyo de la comunidad para brindar servicios especiales a la unidad
interviniente.
 Establecerá contactos con Funcionarios donde se encuentra la Brigada, a efectos de
solicitarle asistencia de suministros y apoyo logístico en la emergencia.
 Tendrá contacto permanente con la Defensa Civil para coordinar la provisión de los
servicios requeridos e imposibles de obtenerse en el lugar.
 Gestión de los establecimientos médico asistenciales
 Ejecutar los trabajos administrativos con el objeto del ordenamiento de toda la
documentación establecida por Reglamento para el desarrollo de la actividad en la
emergencia.
 Dar las instrucciones respectivas para posibilitar a la Base logística proporcionar los
servicios de comunicaciones, racionamiento, sanidad, administración, equipos, transportes
especiales y abastecimientos varios.
 Será responsable del desempeño de la Base Logística.
 Controlará los equipos, materiales, elementos, etc. que ingresen y egresen del área de
operaciones. Hará lo propio con el personal que se presente en la emergencia -directivo o
de cuerpo activo-, disponiendo de todos los datos personales a tal efecto. Para esto
supervisará al personal y equipos cuando se inicien y concluyan las actividades en la
emergencia.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL ENCARGADO DE COMUNICACION

Es responsabilidad del Encargado de Comunicaciones establecer el tráfico sea radial o telefónico


de acuerdo a las indicaciones que reciba del Comando Operativo y los Jefes de Brigada, para todo
el ámbito del operativo con el exterior.
 Propone las comunicaciones para las distintas actividades que desarrolla la Brigada.
 Es responsable del montaje y control técnico de los equipos comunicación.
 Asesorará sobre la manera de operar los equipos de comunicaciones para asegurar una
efectiva y constante comunicación.

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 Selecciona la ubicación de los equipos de comunicación, en la Base Operacional, Base


Logística, etc.
 Lleva el control de todos los equipos existentes en el operativo y dispone la asignación
racional de los mismos.

4. CLASIFICACIÓN EMERGENCIAS

Se clasificarán las emergencias según:


 Conato de emergencia: es el accidente que puede ser controlado y dominado de forma
sencilla y rápida por el personal y medios de protección de la organización.
 Emergencia parcial: es el accidente que para ser controlado requiere la actuación de los
equipos especiales. Los efectos de la emergencia quedarán limitados a un sector de la
empresa y no afectará a otros sectores ni a terceras personas.
 Emergencia general: es el accidente que precisa la actuación de todos los equipos y
medios de protección del establecimiento y la ayuda de medios de socorro y salvamento
exteriores. Este tipo de emergencia requiere la evacuación de todo el personal de la
organización.

5. ACTUACIÓN EN CASO DE EMERGENCIA

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA UN CASO DE EVACUACIÓN


Una vez que se reciba una notificación sobre la presencia de un evento que pueda originar una
situación de Emergencia, el Jefe de brigada tratará de confirmar el evento inicialmente
comunicándose con el Coordinador de Emergencias.

Confirmada la emergencia se constituirá como centro de comando (C.C) la oficina o el lugar desde
donde se coordinarán las acciones de control de la misma.

El Coordinador de Emergencias definirá el tipo de emergencia clasificándola como CONATO,


EMERGENCIA PARCIAL O EMERGENCIA GENERAL. Dependiendo del tipo de Emergencia,
inmediatamente se dará la orden de llamar al organismo de Emergencia externo correspondiente:

 Cuerpo de Bomberos
 Cruz Roja
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 Policía
 Defensa Civil
 CLOPAD

Que debe hacer:


 Una vez suene la alarma (un toque continuo), Ejecute las acciones previas, y abandone el
lugar por las vías de evacuación establecidas (pasillos y vías).
 Conserve la calma y asuma una actitud responsable.
 Al salir deje la puerta cerrada pero sin seguro.
 Camine rápido, sin atropellar, en orden, en silencio y en una sola dirección.
 Si tiene que bajar por las escaleras (oficina del gerente o almacén de combustibles.) baje
peldaño por peldaño, use siempre el pasamano y no se detenga por ningún motivo.
 Para evacuar siga la flecha que le indican las salidas.
 Dirigirse al lugar de encuentro identificado con una señal de punto de encuentro.
 Al llegar al Punto de Encuentro cada área se organizará y permanecerán en orden para
que los coordinadores verifiquen si todos se encuentran bien y lograron llegar al sitio.

Nota: La persona, que en el momento del siniestro se encuentre con un visitante, se


responsabilizará de él al momento de la emergencia y procederá a trasladarse con éste hasta el
sitio de reunión final, esto servirá además para confirmar que todos los visitantes hayan salido, en
caso de alguna situación anormal la notificara al jefe de Brigada o área.

Que no debe hacer


 Evite quedarse en las oficinas, baños, bodegas a no ser que sea estricta mente necesaria
(hostigamiento).
 No se devuelva por ningún motivo.

Recomendaciones

 Si el lugar está lleno de humo, salga agachado, gateando, cubriéndose la nariz y la boca
con un pañuelo húmedo.

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 Deje su vehículo en el parqueadero, evite moverlo hasta que se haya normalizado la


situación.
 Recurra al coordinador, si necesita atención médica.

INSTRUCTIVOS EN CASO DE EMERGENCIAS

EN CASO DE INCENDIO Y EXPLOSIÓN

Antes
 Comunicar inmediatamente cualquier situación insegura que pueda generar un incendio o
una explosión en su área de trabajo.
 Mantener los equipos y máquinas de extinción de incendios en buen estado y preparados
para atender una emergencia.
 Mantener todos los materiales con riesgo de incendio y explosión aislado de toda fuente de
calor.

Durante

 Si tiene visitantes llévelos con usted.


 Comunique cualquier situación insegura que pueda generar un incendio o una explosión en
su área de trabajo.
 No utilizar el extintor si no lo sabe manejar ya que se puede lesionar.
 Cuando llame a comunicar que se presentó una emergencia, debe especificar en donde es
la emergencia y de qué tipo es.
 Utilizar equipo de protección personal adecuados para atacar el incendio (casco, chaqueta,
guantes, pantalón, botas, respiradores o equipo de auto contenido si el incendio fuera
grande en un área poco ventilada). La falta de cualquiera de estos elementos pone en
peligro su vida.
 Disponer de otros materiales que le pueden ser útil en el momento de atender la
emergencia como son: Equipo de radio, linterna, cuerda guía, etc.

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 El jefe de la brigada mantendrá comunicación permanente con el Jefe de la Emergencia y


con el Puesto de Mando Unificado (PMU).
 Evacuar parcial o totalmente al personal del área, en caso de encontrar víctimas o
lesionados evacuarlos hasta un sitio donde la brigada de primeros auxilios actúe.
 Cortar la energía eléctrica desde el tablero general.
 Retirar del área posibles materiales combustibles que ayuden a la propagación del
incendio.
 Seguir las instrucciones del jefe de la brigada con el fin de establecer líneas de ataque
acorde al sitio y tipo de combustible.
 Buscar una fuente de agua ideal y constante (hidrantes), debe monitorearse durante toda
la emergencia el estado de la alimentación, ya que un desabastecimiento podría ocasionar
graves consecuencias, controlar el incendio y extinguir el incendio.
 En caso de no poder controlar el incendio con los recursos existentes, pedir ayuda al PMU
(puesto de mando unificado) y al Jefe de Emergencia el cual solicitará ayuda externa.
 Inspeccionar con mucha precaución el área, con el fin de verificar que no existan focos de
incendios debajo de los escombros.

Después
 Recoger los equipos que se utilizaron y guardarlos en sus respectivos puestos.
 Realizar mantenimiento a los equipos utilizados, para que estén listos en caso de
presentarse otra emergencia.
 Evaluar las actividades ejecutadas y realizar un informe, el cual se le entregará a la
coordinadora de Salud Ocupacional.

EN CASO DE SISMO

Durante
 Trate de conservar la calma, no grite.
 Quédese en el área donde está y aléjese de ventanas, estanterías, lámparas y objetos que
puedan caer.
 Ubíquese debajo de mesas de madera resistentes, escritorios, al lado de columnas o
ubíquese en una esquina en posición semi-sentado y cubriéndose la cabeza con sus
manos.
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 Espere hasta que termine el movimiento telúrico.


 Si existen evidentes indicios de daños a la estructura (paredes, techos, columnas, etc.)
tome usted la decisión de evacuar preventivamente la edificación.
 Ante el aviso de evacuación de las instalaciones de la empresa, siga las instrucciones:
Salga con paso rápido, por las vías de evacuación señaladas (no corra) hasta la zona de
seguridad o puntos de encuentro preestablecidos, sirva de guía a visitas o clientes.
 Si ya está en el exterior aléjese de murallas altas, postes de alumbrado eléctrico y árboles
altos.
 En caso de duda, sobre si alguien logró salir o no, comuníquelo inmediatamente al Jefe de
Emergencia o grupos de apoyo.
 Regresar a las instalaciones de la empresa una vez el coordinador de evacuación de la
orden de regreso.

Qué no debe hacer


 No trate de evacuar durante el sismo ya que es muy peligroso porque le puede caer
objetos encima.

Después
 Después del sismo verificar focos de incendios, o fallas eléctricas.
 Reparar deterioros de la infraestructura.
 Asegurar objetos pesados que puedan caer desde altura.
 El personal del comité de emergencias evaluará las actividades ejecutadas y realizará un
informe quienes luego de evaluar las acciones ingresaran un plan de acción y
mejoramiento.

EN CASO DE INUNDACIÓN

Qué debe hacer


 Avisar a la empresa por medios de comunicación si se encuentra afectado por la
inundación.
 Suspender las actividades que se estén realizando en el momento de presentarse la
inundación.

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 De ser posible, colocar las herramientas de trabajo en zonas altas.


 Colaborar con la evacuación de material importante si se le solicita.
 Alejarse de los sitios inundados; es posible que el agua siga subiendo y por lo general con
nuevas crecidas lentas o repentinas.
 Si el tiempo se lo permite, cerrar puertas y ventanas, excepto las más bajas con el fin de
dar salida al agua.
 Tenga cuidado con los animales peligrosos; éstos buscan refugio en las zonas secas.

Qué no debe hacer


 No destruya la vegetación en los nacimientos o lugares cercanos a ríos o caños, ya que la
vegetación da firmeza al suelo, impide la erosión, absorbe el agua y le controla la velocidad
y fuerza a las corrientes.
 No deje que sean arrojados al río y caños, basuras o escombros pues pueden tapar o
desviar su cauce.

Después
 El personal del comité de emergencias evaluará las actividades ejecutadas y realizará un
informe, quienes luego de evaluar las acciones elaborarán un plan de acción y
mejoramiento.

EN CASO DE HOSTIGAMIENTO O TOMA DE LA EDIFICACIÓN

Qué hacer
 No grite, trate de calmarse.
 Arrójese al piso.
 No salga de las instalaciones mientras se presente el evento.
 Trate de llegar arrastrado a un sitio seguro, detrás de muros, columnas.
 Espere a que la situación se normalice.
 Salga solo cuando se de la autorización por el Jefe de Emergencia o Jefe de Seguridad.

Después

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 El personal del comité de emergencias evaluará las actividades ejecutadas y realizará un


informe, quienes luego de evaluar las acciones elaborarán un plan de acción y
mejoramiento.

SOSPECHA DE ATENTADO TERRORISTA

Qué hacer
 Si usted descubre elementos sospechosos o encuentra personas con comportamientos
extraños o inusuales, notifique inmediatamente al jefe inmediato o superiores,
identifíquese, describa la situación, ubicación y características del evento.
 No mueva o toque ningún material sospechoso.
 Impida el acceso de otras personas.
 Espere indicaciones de los coordinadores de su área o del Jefe de Emergencia.
 Si se le ordena evacuar hágalo inmediatamente utilizando la salida más próxima.
 Lleve con usted a los visitantes y no se devuelva.
 Vaya hasta el punto de encuentro establecido y espere las instrucciones del coordinador
del área.

Después
 El personal del comité de emergencias evaluará las actividades ejecutadas y realizará un
informe, quienes luego de evaluar las acciones elaborarán un plan de acción y
mejoramiento.

En caso de cliente conflictivo

Recomendaciones

 Tratar de facilitar al cliente la información que precise, de manera clara y concreta, para
evitar interpretaciones erróneas.
 Mantener la calma y el equilibrio emocional sin responder a las posibles provocaciones
verbales.
 Utilizar tono de voz neutro, amable y profesional. Evitar las contestaciones secas y
tajantes.

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 Mantener una actitud firme pero sin demostrar prepotencia.


 Mantener una distancia prudencial de seguridad ante personal conflictivo evitando el
contacto físico y el exceso de proximidad.
 Evitar el contacto ocular prolongado, así como los movimientos rápido o dar la espalda a la
persona.
 Posibilitar la intervención de otro empleado que pueda colaborar a solucionar el motivo que
ha generado la tensión.
 En caso de que el conflicto suba de tono o pase a una posible agresión comunicar la
situación a los demás empleados y avisar a los cuerpos de seguridad.

PROCEDIMIENTO EN CASO DE HOSTIGAMIENTO Y ATENTADO EN EL RELLENO


SANITARIO.

Durante
 No grite
 Conserve la calma
 Operarios y visitantes cubrirse en las partes más cercanas y seguras.
 Espere a que la situación se normalice.
 Salga sólo cuando el jefe de seguridad de la autorización.

Después
 El personal del comité de emergencias evaluará las actividades ejecutadas y realizará un
informe, quienes luego de evaluar las acciones elaborarán un plan de acción y
mejoramiento.

Nota: todos los procedimientos para respuesta ante atentados, inundaciones, incendios,
sismos, etc., se estarán fortaleciendo con los simulacros y capacitaciones.

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VERSIÓN: 01 – FECHA Pág. 32

PD-GG-10 - METODOLOGÍA DE ACTUACIÓN EN CASO DE ACCIDENTE DE TRABAJO

1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento documentado es el de definir la metodología de actuación en
caso de accidente de trabajo para prestar una oportuna y adecuada atención al accidentado.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los accidentes de trabajo que ocurran en la organización.

3. ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
Los Coordinadores de Área son responsables de hacer que se cumpla el presente procedimiento.

4. ACCIDENTE DE TRABAJO

Según la Comunidad Andina de Naciones – CAN, Literal n del Artículo 1º de la Decisión 584 de
2004 en el Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo – “es todo suceso repentino que
sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión
orgánica, una perturbación funcional, invalidez o la muerte.
Es también Accidente de Trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del
empleador, o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de
trabajo.

Accidente de Trabajo Grave


Según la Resolución 1401 de 2007 – “Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier
segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito); trauma
craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como
aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula
espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que
comprometan la capacidad auditiva.”

En caso de Accidente de Trabajo

 Conservar la calma.
 En la medida de lo posible, el trabajador accidentado debe recibir los primeros auxilios.

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VERSIÓN: 01 – FECHA Pág. 33

 Avisar inmediatamente a los responsables de atender la emergencia, para realizar el


reporte de accidente a través de la LÍNEA POSITIVA de atención gratuita 01 8000 111 170
a nivel nacional ó 330 7000 en Bogotá, y obtener el número de radicación correspondiente,
o código FURAT (Formato Único de Reporte de Accidente de Trabajo (FURAT). Se
entrega una copia del reporte al trabajador.
La Coordinadora de SGIingresa los datos del accidente en el aplicativo de estadísticas de
accidentalidad y salvaguarda una copia del reporte de accidente para realizar seguimiento
e investigación de accidentes.
 En caso de que el trabajador requiera atención medica, se debe direccionar a la IPS más
cercana al lugar de accidente y adscrita a la red asistencial Positiva/ARP.
 El accidente deberá ser reportado y radicado en máximo 48 horas siguientes a la
ocurrencia del accidente de trabajo.

Responsable del procedimiento (R.P.)


Fecha de vigencia:
Firma:

PD-GG-11 - METODOLOGÍA PARA LA INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE


TRABAJO

1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento documentado es el de establecer obligaciones y requisitos
mínimos para realizar la investigación de incidentes y accidentes de trabajo, con el fin de identificar

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Fecha
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN: 01 – FECHA Pág. 34

las causas, hechos y situaciones que los han generado, e implementar las medidas correctivas
encaminadas a eliminar o minimizar condiciones de riesgo y evitar su recurrencia.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los incidentes y accidentes de trabajo que ocurran en la
organización.

3. ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
Los Coordinadores de Área son responsables de hacer que se cumpla el presente procedimiento.
Todos los incidentes y accidentes que se produzcan deberán ser investigados por la dirección, es
por ello que se conforma el comité investigador integrado por Representante del COPASO,
Encargado del desarrollo del programa de salud ocupacional, Encargado de Normas,
procedimientos y/o mantenimiento, Representante Brigada de emergencias.

FUNCIONES DEL EQUIPO INVESTIGADOR DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO:

 Solicitar el formato e instructivo de Investigación de incidentes y accidentes de trabajo a la


Administradora de Riesgos Profesionales.
 Investigar los incidentes y accidentes de trabajo dentro de los 15 días siguientes a la
ocurrencia del evento.
 Revisar hechos y evidencias.
 Determinar las causas inmediatas (actos y condiciones sub-estándar) y causas básicas
(factores del trabajo y personales).
 Establecer medidas correctivas que prevengan la recurrencia del accidente, elaborar el
plan de acción, coordinar su ejecución y realizar el seguimiento correspondiente.
 Preparar el informe de la investigación, según lo descrito en el Capítulo II de la Resolución
1401 de 2007.
 Apoyar al Representante Legal en el desarrollo de sus funciones:
o Firmar el compromiso de adoptar las medidas de intervención en la fuente, el
medio o el trabajador en el informe de Investigación de incidentes y accidentes de
trabajo.
o Enumerar y describir las medidas de intervención que la empresa se compromete
a adoptar, para prevenir o evitar la ocurrencia de eventos similares, indicando en

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VERSIÓN: 01 – FECHA Pág. 35

cada caso, quién (es) es (son) el (los) responsable (s) y cuándo se realizará la
intervención.
Además, se debe especificar las medidas que se realizarán en la fuente del riesgo,
en el medio ambiente de trabajo y en los trabajadores. Las recomendaciones
deben ser prácticas y tener una relación lógica con la causa básica identificada.
La empresa implementará las acciones recomendadas, llevará los registros de
cumplimiento, verificará la efectividad de las acciones adelantadas y realizará los
ajustes que considere necesarios.
o El aportante debe remitir a la Administradora de Riesgos Profesionales a la que se
encuentre afiliado, dentro de los quince (15) días siguientes a la ocurrencia del
evento, el informe de investigación del accidente de trabajo mortal y de los
accidentes graves definidos en el presente procedimiento.

4. DEFINICIONES

ACCIDENTE DE TRABAJO: Según la Comunidad Andina de Naciones – CAN, Literal n del


Artículo 1º de la Decisión 584 de 2004 en el Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el
Trabajo – “es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que
produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, invalidez o la muerte.
Es también Accidente de Trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del
empleador, o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de
trabajo.

ACCIDENTE GRAVE: Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento
corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, humero, radio y cúbito); trauma
craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como,
aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula
espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que
comprometan la capacidad auditiva.

INCIDENTE DE TRABAJO: Según la Resolución 1401 de 2007 “Suceso acaecido en el curso del
trabajo o en relación con este, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas

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involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los
procesos.”

INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE O INCIDENTE: Proceso sistemático de determinación y


ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del
accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de
los riesgos que lo produjeron.

CAUSAS BÁSICAS: “Causas reales que se manifiestan detrás de los síntomas; razones por las
cuales ocurren los actos y condiciones sub-estándares o inseguros; factores que una vez
identificados permiten un control administrativo significativo.
Las causas básicas ayudan a explicar por qué se cometen actos sub-estándares o inseguros y por
qué existen condiciones sub-estándares o inseguras”.

CAUSAS INMEDIATAS: “Circunstancias que se presentan justamente antes del contacto; por lo
general son observables o se hacen sentir. Se clasifican en actos sub-estándares o actos
inseguros (comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente) y
condiciones sub-estándares o condiciones inseguras (circunstancias que podrían dar paso a la
ocurrencia de un accidente o incidente)”.

APORTANTES: Empleadores públicos y privados, contratantes de personal bajo modalidad de


contrato civil, comercial o administrativo; a las organizaciones de economía solidaria y del sector
cooperativo, a las agremiaciones u asociaciones autorizadas para realizar la afiliación colectiva de
trabajadores independientes al Sistema de Seguridad Social Integral.

5. INFORME DE INVESTIGACIÓN
El documento que contenga el resultado de la investigación de un incidente o accidente, deberá
contener todas las variables y códigos del informe de accidente de trabajo, establecidos en la
Resolución 156 de 2005 o la norma que la sustituya, modifique o adicione, en cuanto a información
del aportante, del trabajador accidentado y datos sobre el accidente.
Para determinar las causas, hechos y situaciones es necesario además, que en el informe de
investigación se detallen características específicas sobre tipo de lesión, parte detallada del cuerpo
que fue lesionada, lesión precisa que sufrió el trabajador; agente y mecanismo del accidente, sitio
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VERSIÓN: 01 – FECHA Pág. 37

exacto donde ocurrió el evento. Respecto del agente de la lesión, se debe incluir información como:
tipo, marca, modelo, velocidades, tamaños, formas, dimensiones y las demás que se consideren
necesarias.
El informe debe contener una descripción clara y completa del accidente, el análisis causal
detallado, las conclusiones, las medidas de control y demás datos propios de la investigación.

6. DESCRIPCIÓN DEL ACCIDENTE O INCIDENTE.


El informe deberá contener un relato completo y detallado de los hechos relacionados con el
accidente o incidente, de acuerdo con la inspección realizada al sitio de trabajo y las versiones de
los testigos, involucrando todo aquello que se considere importante o que aporte información para
determinar las causas específicas del accidente o incidente, tales como, cuándo ocurrió, dónde se
encontraba el trabajador, qué actividad estaba realizando y qué pasó, porqué realizaba la actividad,
para qué, con quién se encontraba, cómo sucedió.
Para obtener la información, el aportante puede acudir al reconocimiento del área involucrada,
entrevista a testigos, fotografías, videos, diagramas, revisión de documentos y demás técnicas que
se consideren necesarias.

CAUSAS DEL ACCIDENTE O INCIDENTE


Son las razones por las cuales ocurre el accidente o incidente. En el informe se deben relacionar
todas las causas encontradas dentro de la investigación, identificando las básicas o mediatas y las
inmediatas y especificando en cada grupo, el listado de los actos sub-estándar o inseguros y las
condiciones sub-estándar o inseguras.

DATOS RELATIVOS A LA INVESTIGACIÓN


En el informe se debe relacionar lugar, dirección, fecha(s) y hora(s) en que se realiza la
investigación; nombres, cargos, identificación y firmas de los investigadores y del representante
legal.

METODOLOGÍA PARA INVESTIGAR INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO

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Responsable del procedimiento (R.P.)


Fecha de vigencia:
Firma:

PD-GG-12 - METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, LA EVALUACIÓN Y


EL CONTROL DE LOS RIESGOS LABORALES

1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento documentado es el de definir la metodología para la
evaluación de riesgos laborales en la organización.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a toda la organización.

3. DEFINICIONES

Accidente de trabajo. Suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo, y
que produce en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la
muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del
empleador o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, incluso fuera del lugar y horas de
trabajo (Decisión 584 de la Comunidad Andina de Naciones).

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Actividad rutinaria. Actividad que forma parte de un proceso de la organización, se ha planificado


y es estandarizable.

Actividad no rutinaria. Actividad que no se ha planificado ni estandarizado, dentro de un proceso


de la organización o actividad que la organización determine como no rutinaria por su baja
frecuencia de ejecución.

Análisis del riesgo. Proceso para comprender la naturaleza del riesgo y para determinar el nivel
del riesgo.

Consecuencia. Resultado, en términos de lesión o enfermedad, de la materialización de un riesgo,


expresado cualitativa o cuantitativamente.

Competencia. Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Diagnóstico de condiciones de trabajo. Resultado del procedimiento sistemático para identificar,


localizar y valorar “aquellos elementos, peligros o factores que tienen influencia significativa en la
generación de riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores. Quedan específicamente
incluidos en esta definición:
 Las características generales de los locales, instalaciones, equipos, productos y demás
útiles existentes en el lugar de trabajo;
 la naturaleza de los peligros físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de
trabajo, y sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia;
 los procedimientos para la utilización de los peligros citados en el apartado anterior, que
influyan en la generación de riesgos para los trabajadores; y
 la organización y ordenamiento de las labores incluidos los factores ergonómicos y
psicosociales” (Decisión 584 de la Comunidad Andina de Naciones).

Diagnóstico de condiciones de salud. Resultado del procedimiento sistemático para determinar


“el conjunto de variables objetivas de orden fisiológico, psicológico y sociocultural que determinan
el perfil socio-demográfico y de morbilidad de la población trabajadora” (Decisión 584 de la
Comunidad Andina de Naciones).

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Elemento de Protección Personal (EPP). Dispositivo que sirve como barrera entre un peligro y
alguna parte del cuerpo de una persona.

Enfermedad. Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas, a
causa de una actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o ambas (NTC-OHSAS
18001).

Enfermedad profesional. Todo estado patológico que sobreviene como consecuencia obligada de
la clase de trabajo que desempeña el trabajador o del medio en que se ha visto obligado a trabajar,
bien sea determinado por agentes físicos, químicos o biológicos (Ministerio de la Protección Social,
Decreto 2566 de 2009).

Equipo de protección personal. Dispositivo que sirve como medio de protección ante un peligro y
que para su funcionamiento requiere de la interacción con otros elementos. Ejemplo, sistema de
detección contra caídas.

Evaluación higiénica. Medición de los peligros ambientales presentes en el lugar de trabajo para
determinar la exposición ocupacional y riesgo para la salud, en comparación con los valores fijados
por la autoridad competente.

Evaluación del riesgo. Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de
probabilidad y el nivel de

Exposición. Situación en la cual las personas se encuentran en contacto con los peligros.

Identificación del peligro. Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características.

Incidente. Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo haber ocurrido
lesión o enfermedad (independiente de su severidad) o víctima mortal (NTC-OHSAS 18001).

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Lugar de trabajo. Espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo
el control de la organización (NTC-OHSAS 18001).

Medida(s) de control. Medida(s) implementada(s) con el fin de minimizar la ocurrencia de


incidentes.

Monitoreo biológico. Evaluación periódica de muestras biológicas (ejemplo sangre, orina, heces,
cabellos, leche materna, entre otros) tomadas a los trabajadores, con el fin de hacer seguimiento a
la exposición a sustancias químicas, a sus metabolitos o a los efectos que éstas producen en los
trabajadores.

Nivel de consecuencia (NC). Medida de la severidad de las consecuencias.

Nivel de deficiencia (ND). Magnitud de la relación esperable entre (1) el conjunto de peligros
detectados y su relación causal directa con posibles incidentes y (2), con la eficacia de las medidas
preventivas existentes en un lugar de trabajo.

Nivel de exposición (NE). Situación de exposición a un peligro que se presenta en un tiempo


determinado durante la jornada laboral.

Nivel de probabilidad (NP). Producto del nivel de deficiencia por el nivel de exposición.

Nivel de riesgo. Magnitud de un riesgo resultante del producto del nivel de probabilidad por el nivel
de consecuencia.

Partes Interesadas. Persona o grupo dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o afectado
por el desempeño de seguridad y salud ocupacional de una organización (NTC-OHSAS 18001).

Peligro. Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las
personas, o una combinación de estos (NTC-OHSAS 18001).

Personal expuesto. Número de personas que están en contacto con peligros.


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Probabilidad. Grado de posibilidad de que ocurra un evento no deseado y pueda producir


consecuencias.

Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales


transforman elementos de entrada en resultados (NTC-ISO 9000).

Riesgo. Combinación de la probabilidad de que ocurra(n) un(os) evento(s) o exposición(es)


peligroso(s), y la severidad de lesión o enfermedad, que puede ser causado por el (los) evento(s) o
la(s) exposición(es) (NTC-OHSAS 18001).

Riesgo aceptable. Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar,
respecto a sus obligaciones legales y su propia política en seguridad y salud ocupacional (NTC-
OHSAS 18001).

Valoración de los riesgos. Proceso de evaluar el(los) riesgo(s) que surge(n) de un(os) peligro(s),
teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes y de decidir si el(los) riesgo(s) es (son)
aceptable(s) o no (NTC-OHSAS 18001).

VLP. “Valores límite permisible” son valores definidos por la American Conference of
Governmental Industrial Hygienists (ACGIH). El VLP se define como la concentración de un
contaminante químico en el aire, por debajo del cual se espera que la mayoría de los trabajadores
puedan estar expuestos repetidamente, día tras día, sin sufrir efectos adversos a la salud. En
Colombia, los niveles máximos permisibles se fijan de acuerdo con la tabla de Threshold Limit
Values (TLV), establecida por la American Conference of Governmental Industrial Hygienists
(ACGIH), a menos que sean fijados por alguna autoridad nacional competente (Resolución 2400 de
1979 del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social, art. 154).

ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
La dirección se encarga de:
 Redactar, implantar y revisar dicho procedimiento.
 Realizar la evaluación inicial y periódica de los riesgos.
 Realizar la implantación y/o control de las medidas preventivas o correctivas.

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4. METODOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DE LA MATRIZ DE PELIGROS Y RIESGOS

Para la elaboración por primera vez o cambios de instalaciones


Para la elaboración de la matriz de peligros y riesgos por primera vez o por cambios de
instalaciones y/o procesos, se debe llevar a cabo una inspección planeada a todas la áreas y
procesos que se realizan dentro de la empresa, previo conocimiento de las actividades llevadas a
cabo en las mismas, identificando los posibles peligros, a la vez que estos son validados con los
trabajadores y responsables de los procesos o jefes de área.

Para el mantenimiento y actualización

Se pueden utilizar como posibles fuentes para la actualización de los peligros y riesgos las
siguientes:

 Resultados de estudios cuantitativos de Higiene Industrial.

 Auto reportes de condiciones sub-estándar identificadas por del personal.

 Informes de auditoría interna.

 Inspecciones periódicas.

 Modificaciones o adecuaciones de la infraestructura.

 Medidas de intervención y ajustes del personal.

 Las investigaciones y el reporte de incidentes y accidentes de trabajo, entre otras.

REQUISITOS GENERALES
La matriz se diligencia en el formato Matriz de Peligros y Riesgos de Promoción y Prevención.

En la matriz de peligros y riesgos se escriben los procesos correspondientes al mapa de procesos:


Procesos estratégicos y de control, Procesos Misionales y/o Procesos de Apoyo según el caso.

La organización debe definir en qué casos una actividad es o no rutinaria.

 Actividad rutinaria
 Actividad no rutinaria
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CONTROLES EXISTENTES
Es la descripción de controles que actualmente se tienen para reducir o mitigar el peligro, y se
clasifican de la siguiente forma:

 En la fuente: diseño de equipos y medios de trabajo, modificación de los procesos,


encerramiento, etc.
 En el medio: Barreras, revestimientos, estudios higiénicos, reducción de exposición,
controles administrativos, señalización, etc.
 En el individuo: Capacitaciones, Elementos de Protección Personal, entre otros.

EVALUACIÓN DEL RIESGO


Estimación del riesgo
 Severidad del daño. Para determinar la potencial severidad del daño, debe considerarse:
- Partes del cuerpo que se verán afectadas
- Naturaleza del daño, graduándolo desde ligeramente dañino a extremadamente
dañino

 Probabilidad de que ocurra el daño. La probabilidad de que ocurra el daño se puede


graduar, desde baja hasta alta, con el siguiente criterio:

- Probabilidad alta: El daño ocurrirá siempre o casi siempre.


- Probabilidad media: El daño ocurrirá en algunas ocasiones.
- Probabilidad baja: El daño ocurrirá raras veces.

A la hora de establecer la probabilidad de daño, se debe considerar si las medidas de control ya


implantadas son adecuadas. Los requisitos legales y los códigos de buena práctica para medidas
específicas de control, también juegan un papel importante.

Además de la información sobre las actividades de trabajo, se debe considerar lo siguiente:

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- Trabajadores especialmente sensibles a determinados riesgos (características


personales o estado biológico)
- Frecuencia de exposición al peligro
- Fallos en el servicio. Por ejemplo: electricidad y agua.
- Fallos en los componentes de las instalaciones y de las máquinas, así como en los
dispositivos de protección.
- Exposición a los elementos.
- Protección suministrada por los Elementos de Protección Personal y tiempo de
utilización de estos equipos.
- Actos inseguros de las personas (errores no intencionados y violaciones
intencionadas de los procedimientos)
- La caracterización de la incidentalidad en términos tanto de accidentes de trabajo
como de enfermedad profesional teniendo en cuenta primordialmente si ya han
ocurrido y si se pueden volver a presentar.

El cuadro siguiente (mapa de riesgos), da un método para estimar los niveles de riesgo de acuerdo
a su probabilidad estimada y a sus consecuencias esperadas.

Una vez se tiene un peligro o riesgo caracterizado en su probabilidad y consecuencia se realiza el

cruce y se obtendrá una calificación del Riesgo.

CONSECUENCIA

EXTREMADAMENTE LIGERAMENTE
DAÑINO
DAÑINO DAÑINO

ALTA NO ACEPTABLE IMPORTANTE MODERADO


PROBABILIDAD

MEDIA IMPORTANTE MODERADO ACEPTABLE

BAJA MODERADO ACEPTABLE TRIVIAL

MATRIZ DE VALORACIÓN

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Es necesario que esta matriz de valoración sea diligenciada como resumen de la matriz de peligros
y riesgos y con la información de la misma, para así priorizar adecuadamente los principales
peligros a los que están expuestos los trabajadores y la empresa, que finalmente serán los que
demandarán mayor atención desde el principio (No aceptable e importante).

Esta matriz también permite evidenciar los avances en la gestión al permitir observar los cambios
en el grado de riesgo de los diversos peligros en la medida en que se aplique medidas cada vez
más efectivas de control y que se reduzca principalmente la probabilidad de que ocurran las
consecuencias previstas. (Un riesgo puede bajar de No aceptable a Moderado en la medida en que
se aplique medidas efectivas de control).

TOMA DE DECISIONES FRENTE A LA VALORACIÓN


Una vez se lleva a cabo la valoración del riesgo se deben tomar decisiones al respecto teniendo en
cuenta la aceptación o no del mismo o si este es considerado importante, moderado o trivial:

RIESGO ACCIÓN A REALIZAR


TRIVIAL No se requiere acción específica.

No se necesita mejorar la acción preventiva. Sin embargo se deben


considerar soluciones más rentables o mejoras que no supongan una
ACEPTABLE
carga económica importante. Se requieren comprobaciones periódicas
para asegurar que se mantiene la eficacia de las medidas de control
Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo, determinando las
MODERADO inversiones precisas. Las medidas para reducir el riesgo deben
implantarse en un periodo determinado.

No deben comenzarse el trabajo hasta que se haya reducido el riesgo.


Puede que se precisen recursos considerables para controlar el riesgo.
IMPORTANTE Cuando el riesgo corresponda a un trabajo que se está realizando, debe
remediarse el problema en un tiempo inferior al de los riesgos
moderados.

No debe comenzar ni continuar el trabajo hasta que se reduzca el riesgo.


NO ACEPTABLE Si no es posible reducir el riesgo, incluso con recursos ilimitados, debe
prohibirse el trabajo.

DETERMINACIÓN DE CONTROLES ADICIONALES PARA RIESGOS NO ACEPTABLES


La determinación de los controles adicionales se hace para aquellos riesgos que fueron valorados
como NO ACEPTABLE.

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La determinación de los controles necesarios debe cumplir la siguiente jerarquía:

 Eliminación: Consiste en erradicar el peligro, suprimiendo la fuente.

 Sustitución: Consiste en cambiar la fuente para minimizar el peligro.

 Controles de Ingeniería: Consiste en la aplicación de medidas de ingeniería en la fuente o


en el medio para controlar el peligro.

 Señalización: Consiste en advertir mediante señales de la existencia del peligro.

 Controles Administrativos: Consiste en aplicar controles como rotación, trabajo por turnos,
programas de gestión, para controlar el peligro.

 Equipos de Protección personal: Consiste en el uso de elementos de protección para el


individuo que le permiten mitigar el peligro

5. SEGUIMIENTO A LAS MEDIDAS DE CONTROL


Una vez propuestas las medidas de control, es necesario establecer un seguimiento a la
implementación, cumplimiento y efectividad de las mismas a través de los mecanismos de
supervisión y de documentación necesarios para evidenciar los avances en la gestión.

Los mecanismos pueden incluir desde formatos específicos para el seguimiento de la


implementación de las actividades de control hasta documentación de oportunidades de mejora /
no conformidades dentro del sistema de gestión de la empresa.

Este seguimiento debe incluir la asignación de responsables, fechas de programación y sus


respectivas fechas de cierre.

6. CONTROL DE CAMBIOS Y ACTUALIZACIÓN DE LA MATRIZ DE PELIGROS Y RIESGOS

Como parte del proceso de mejoramiento continúo de la empresa, la matriz de peligros y riesgos
debe actualizarse en la medida en que aparezcan modificaciones grandes en los procesos, se
incluyan nuevos o se generen cambios en la infraestructura que varíen de manera significativa los
riesgos.

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Para esto deberá ser reportada al área encargada de seguridad y salud ocupacional u homóloga
los planes de cambio o de introducción de nuevos procesos por los mecanismos internos de
comunicación.

Una vez sea notificado el cambio o nuevo proceso, se debe proceder a realizar modificaciones
sobre la planeación y diseño inicial con el objeto de mitigar al máximo los posibles riesgos que
puedan asociarse desde la fuente misma, para de esta manera posteriormente poder hacer un
análisis del riesgo que será incluido dentro de la matriz de peligros y riesgos.

Este procedimiento se aplicará cada vez que se planee e implemente un cambio en algún proceso
o se cree uno nuevo, en la medida en que cambie de manera significativa los riesgos asociados.
Además deberá estar documentado dentro del formato de control de cambios anexo a la matriz de
peligros y riesgos, generando un plan de intervención a los riesgos identificados.

Responsable del procedimiento (R.P.)


Fecha de vigencia:
Firma:

PD-GG-13 – CUMPLIMIENTO LEGAL.

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1. OBJETO
El objeto de este procedimiento documentado es el de identificar, conocer, hacer seguimiento y
evaluación periódica de los requerimientos de los diferentes entes de control, de la normatividad
vigente para el sector aseo, de las obligaciones en cuanto a calidad y seguridad y salud
ocupacional y de las obligaciones contractuales.

2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a todos los servicios y procesos que conforman el SIG y que
estén sujetos a requisitos legales o suscritos por la organización, para controlarlos y disminuir su
repercusión sobre la calidad y la seguridad y salud ocupacional.

3. ASIGNACIONES Y RESPONSABILIDADES
Los coordinadores de área son los responsables de la gestión los requisitos legales y otros que la
empresa suscriba.

4. PROCEDIMIENTO

IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS.


Los coordinadores de área, obtienen periódicamente la información de los requisitos legales y
reglamentarios que puedan ser aplicables a los procesos y servicios prestados, mediante la
consulta de diversas fuentes como son:
 SSPD.
 CRA.
 Secretaría de senado.
 MAVDT.
 Ministerio de salud y protección social.
 ARP.
 BVALDIA.
 LEGIS.
 Auditoría externa.
 ICONTEC

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VERSIÓN: 01 – FECHA Pág. 51

Esta actividad permite identificar los requisitos legales o suscritos “nuevos” o cambios en el marco
legal vigente y que deban ser incluidos en la matriz legal, para planificar las acciones necesarias
para lograr el cumplimiento de los requisitos aplicables.

TRATAMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS.


La Coordinadora de SIG, es la encargada de evaluar la aplicabilidad de los nuevos requisitos a los
servicios y/o procesos de la organización. Si la información suministrada es aplicable se incluye el
nuevo texto a los ya existentes en la matriz legal.

DISTRIBUCIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS.


La Coordinadora de SIG, hace entrega de los requisitos a los responsables de los procesos que
requieran el conocimiento y actualización en lo referente a requisitos legales aplicables a su
actividad y que se vean afectados por los cambios legislativos.

GESTIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS.


Los coordinadores de área deben asegurarse que los requisitos legales aplicables y otros
requisitos que la organización suscriba sean tenidos en cuenta en el establecimiento,
implementación y mantenimiento del SIG.

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL.


La evaluación del cumplimiento legal es realizada por la Coordinadora de SIG en conjunto con los
responsables de cada proceso que sea afectado por los requisitos legales y otros aplicables a la
organización. La evaluación se realizará anualmente en un cuadro anexo a la matriz legal.

Responsable del procedimiento (R.P.)


Fecha de vigencia:
Firma:

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