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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA CENTROAMERICANA

DETERMINAR LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA CMMS EN EL

DEPARTAMENTO AUTOMOTRIZ DE ALIMENTOS DE CORTES PARA UN

OPTIMO CONTROL DE PROCESOS DE MANTENIMIENTOS EN LA FLOTA

VEHICULAR

 Asignatura: Sistemas de Gestión de Información

 Catedrático: M.Sc. Walter Jeremías López Flores.

 Integrantes: - Arlex Andrés Sagastume Mejía. 21953026

- Bryan David Martínez Aguilar 21953011

- Elvira Beatriz Martínez Paredes 21953010

- Gabriela Sarahi Claros Lopez. 21953027

- Karla María Bobadilla Lara 21953009

San Pedro Sula, Cortes. 03 de agosto del 2020.

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INDICE

ABREVIATURAS UTILIZADAS.............................................................................................3
RESUMEN EJECUTIVO...........................................................................................................4
EXECUTIVE SUMMARY........................................................................................................5
INTRODUCCION......................................................................................................................6
OBJETIVOS...............................................................................................................................7
Objetivos Generales.............................................................................................................7
Objetivos específicos...........................................................................................................7
Pregunta del problema.............................................................................................................7
JUSTIFICACION.......................................................................................................................8
MARCO TEÓRICO....................................................................................................................9
METODOLOGIA.....................................................................................................................13
Tipo de investigación............................................................................................................13
Enfoque.................................................................................................................................13
Alcance..................................................................................................................................13
Diseño....................................................................................................................................13
Procedimiento........................................................................................................................13
EVALUACIÓN DE UN SISTEMA CMMS............................................................................14
CONCLUSIONES....................................................................................................................20
RECOMENDACIONES...........................................................................................................21
BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................22
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ABREVIATURAS UTILIZADAS

 CMMS:

Computerized Maintenance Management System conocido con sus siglas en español

como Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado. La información de

mantenimiento se almacena en una base de datos que reside en un equipo de cómputo.

 ERP:

El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de

planificación de recursos empresariales”. Estos programas se hacen cargo de operaciones

internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos.

 GPS:

Sistema de Posicionamiento Global. Sistema americano de navegación y localización

mediante satélites.

 MS SQL:

Microsoft SQL Server es un sistema de gestión de base de datos relacional, desarrollado

por la empresa Microsoft. SQL Server - El "motor" del sistema.

 SW SOFTFLOT:

Es un software informático para llevar la administración de cualquier flotilla o flota de

vehículos.

 TI:

La tecnología de la información (TI) es la aplicación de ordenadores y equipos

de telecomunicación para almacenar, recuperar, transmitir y manipular datos, con

frecuencia utilizado en el contexto de los negocios u otras empresas. 

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RESUMEN EJECUTIVO

La administración de una flota vehicular en las empresas se ve afectada cuando no se lleva un

control adecuado de los recursos y de los gastos de tiempo, lo cual muestra una desventaja ante

la competencia; lo cual implica también un riesgo para la seguridad de los usuarios y un

potencial costo a largo plazo. La aplicación de un sistema computarizado se presenta debido a la

necesidad de mejorar los procesos de mantenimientos preventivos en los vehículos de Alimentos

de Cortes, con el fin de optimizar costos, resguardar la seguridad de los trabajadores y lograr un

efectivo mantenimiento de la flota alargando la vida útil de las mismas.

Se procedió a la implementación del sistema CMMS en el área de mantenimiento automotriz,

se aplicó un alcance descriptivo y una investigación cuantitativa con diseño no experimental

transaccional. Este sistema se determinó debido a los requerimientos y exigencias del cliente; las

cuales eran mejorar la productividad de los equipos y reducir costos. Se dio a conocer el sistema

con el personal de TI, logrando que se familiarizaran para así proceder con la capacitación del

personal involucrado en la utilización del nuevo sistema de proceso de mantenimiento vehicular.

Donde se llevó a cabo un análisis comparativo entre el nuevo sistema implementado y el sistema

usado anteriormente. Los resultados del análisis comparativo hicieron ver notablemente la

reducción de costos que nos generaría la sustitución del sistema en un plazo de cinco años:

Cuadro comparativo de Gastos Totales

en 5 años
Sistema ERP Sistema CMMS Ahorro
L 2,210,252.50 L 1,439,247.56 L771,004.94

La aplicación de este software para controlar los mantenimientos en una flota vehicular

lograra una mejora notable en los procesos de la empresa; reduciendo costos, elevando la

productividad y generando confiabilidad en sus usuarios.

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EXECUTIVE SUMMARY

The management of a vehicle fleet in companies is affected when there is not an adequate

control of resources and time expenses, which shows a disadvantage in front of the competition;

this also implies a risk for the security of the users and a potential long term cost. The application

of a computerized system is presented due to the need to improve preventive maintenance

processes in the vehicles of Alimentos de Cortes, in order to optimize costs, protect the safety of

workers and achieve effective maintenance of the fleet by extending the life of them.

We proceeded to implement the CMMS system in the automotive maintenance area, applying

a descriptive scope and a quantitative research with non-experimental transactional design. This

system was determined due to the requirements and demands of the client; which were to

improve the productivity of the equipment and to reduce costs. The system was introduced to the

IT staff, making them familiar with it so that they could proceed with the training of the

personnel involved in the use of the new vehicle maintenance process system. Where a

comparative analysis was carried out between the new system implemented and the system used

previously. The results of the comparative analysis showed a significant reduction in costs that

would be generated by the replacement of the system in a period of five years:

Cuadro comparativo de Gastos Totales

en 5 años
Sistema ERP Sistema CMMS Ahorro
L 2,210,252.50 L 1,439,247.56 L771,004.94

The application of this software to control the maintenance of a vehicle fleet will achieve a

significant improvement in business processes, reducing costs, increasing productivity and

generating reliability in their users.

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INTRODUCCION

La presente investigación está enfocada a la necesidad de contar con un sistema eficiente,

optimo y confiable para la administración de la flota vehicular en el área automotriz de

Alimentos de Cortes. Por lo cual recurrimos a determinar la implementación de un sistema nuevo

en la empresa, un sistema que nos permitirá alcanzar los requerimientos necesarios para llevar un

efectivo mantenimiento en cada uno de los equipos con los que contamos, debido que al sistema

que se ha acostumbrado usar no esta dando los resultados esperados.

La investigación en esta área se realizó por el interés de mejorar la productividad en la

empresa, así como el reducir costos, riesgos entre sus usuarios al utilizar los vehículos y lograr

sobresalir en los procesos del mantenimiento preventivo de flota con un sistema más avanzado

que permitirá aprovechar de manera efectiva la vida útil de cada uno de los vehículos, generando

confiabilidad en cada uno de sus usuarios.

La finalidad de la investigación es mejorar la planeación y el control de los procesos de

mantenimiento de flotas en la empresa, analizando mejores opciones que traerán resultados

positivos al desempeño de la misma y de los trabajadores, enfocándose en la correcta

implementación del nuevo sistema de mantenimiento y evitando errores cometidos en el pasado.

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OBJETIVOS

Objetivos Generales

Evaluar la implementación del sistema CMMS en el departamento automotriz de Alimentos

de Cortes.

Objetivos específicos

• Identificar los beneficios del nuevo sistema

• Analizar los costos del nuevo sistema y sus complementos

• Definir las etapas del proceso de implementación del sistema

• Capacitar a los usuarios finales que harán uso del sistema

Pregunta del problema

¿Podemos evaluar el cambio a un sistema CMMS en el área de Mantenimiento Automotriz en

Alimentos de Cortes?
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JUSTIFICACION

Los mantenimientos preventivos y correctivos, nos ayudan a largar el tiempo de vida de las

piezas mecánicas esenciales y costosas a cada camión. Con el programa se debe exportar a hojas

de Excel los kms. de cada vehículo y hacer un comparativo con el histórico en otro archivo de

Excel para poder generar el reporte de mantenimientos preventivos A y B durante la semana. Por

errores humanos con buena suerte se hacen mantenimientos antes de llegar al kilometraje

ayudando a la vida del motor, pero incurriendo en gastos entre L.1,500.00 a 5,000.00

En la mayoría de los casos se cometen errores en los cálculos de las hojas de Excel, no se

programan sus mantenimientos, las viñetas de mantenimientos preventivos se caen de los vidrios

de los camiones y comienzan las fallas graves en el proceso. Creando desgaste en las piezas más

importantes del camión. Por lo tanto, se incurren en gastos aproximados entre L.400,000.00
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MARCO TEÓRICO

El tipo de mercado que experimentan las empresas actualmente, exige a las mismas hacer más

eficientes y flexibles a cualquier tipo de cambio para enfrentar diversas circunstancias como

crisis y éxitos de tipo administrativo, económico y comercial con el fin de lograr garantizar la

rentabilidad de su gestión con el manejo eficiente de sus recursos.

Con el objetivo de optimizar los costos, las empresas han implementado nuevos Software, que

les permita controlar el proceso de mantenimiento vehicular en todas las etapas del mismo dado

prioridad a otros aspectos tales como consumo de combustible, seguridad de los trabajadores y

mantenimiento adecuado de la flota de carga.

La cultura de las empresas y del personal responsable del mantenimiento implica un cambio

radical en la toma de decisiones basándose en un mantenimiento adecuado que conllevan a una

revisión y adecuación de las estructuras organizacionales de las empresas. Por eso un

mantenimiento debe caracterizarse por un sistema de Información apropiado: El uso efectivo de

sistemas computarizados para la administración de mantenimiento y logística es fundamental

para el mejoramiento de la empresa.

La necesidad de un sistema de administración computarizado, es evitar fallas y desarrollar un

mantenimiento efectivo y controlar esa gran cantidad de información necesaria para establecer y

afinar el programa y la que se requiere para darle seguimiento estadístico a la valiosa

información generada con el tiempo. El proceso de mantenimiento determinará qué información

debe ser ingresada al sistema y que documentos operativos y reportes deben ser generados por él

y establecer cronogramas de mantenimientos preventivos. 

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El objetivo del mantenimiento preventivo del vehículo es saber que el funcionamiento de

partes y sistemas más importantes como llantas, batería, sistema de frenos, de suspensión, de

iluminación, escape, entre otros, es el adecuado y el que se requiere para que ande con

normalidad. Recuerda que algún desperfecto no solo podría afectar el vehículo sino también

tu seguridad y la de tu familia Además ahorrarás en costos, debido a que puedes evitar un daño

mayor en el mantenimiento correctivo si lo evitas con el mantenimiento preventivo.

Dependiendo de la marca del vehículo, gama, performance y tipo de motor. Generalmente, se

suele hacer el mantenimiento preventivo del carro a los 5.000kms, 10.000kms, 20.000kms,

30.000kms, 40.000kms, 50.000kms y 100.000kms.

Las empresas buscan evitar mantenimientos correctivos ya que estos generan costos elevados. Los

cuales se realizan cuando el modelo presenta alguna falla. Tiene que ver con todas las piezas del

auto que no pueden revisarse fácilmente como el alternador o la inyección, o aquellas que se

reparan fácilmente y que son de bajo costo, como las lámparas.

Algunas de las reparaciones que implican el mantenimiento correctivo son:

• Reparación de motor.

• Reparación de Suspensión.

• Reparación de Cajas Manuales y Automáticas.

• Reparación de Transmisión y Dirección.

• Electricidad, arranques, alternadores, baterías.

Dependiendo del tipo de daño que tenga el carro, será el tiempo que su reparación va a tardar y el

costo final de este. En muchas ocasiones, el mantenimiento correctivo puede resultar más caro

que el preventivo, y tardar más tiempo en ser terminado.

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Para evitar lo anterior, lo mejor es llevar tu carro regularmente al taller, a que le hagan un

chequeo general. Reparar el daño cuando apenas ocurrió, o es pequeño es mucho más fácil y

rápido, a que si se hace ya que es mucho mayor. [ CITATION Per13 \l 18442 ]

La masificación del uso de la información necesaria y generada en bases manuales de la

operación del día a día de las empresas, los profesionales del mantenimiento han desarrollado

sistemas de administración de la información, que les permitan dirigir eficientemente las tareas

del mantenimiento del transporte de carga. Desde sistemas manuales que requieren

"procedimientos de planificación de mantenimiento" y gran cantidad de papel entre las órdenes

de trabajo e informes que posteriormente deben archivarse y procesarse, pasando primero, por el

sistema de almacenamiento y gestión electrónico basado en procedimientos y utilizando las

primeras aplicaciones de bases de datos y hojas de cálculo, hasta los actuales como Sistema de

Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS)1.

La mayoría de los CMMS incluyen módulos básicos para órdenes de trabajo, planificación,

programación, mantenimiento preventivo, historial de equipos y compra de materiales y gestión

de almacenamiento. Estos módulos centrales pueden proporcionar la base para un sistema de

gestión de mantenimiento eficaz.

El software de mantenimiento CMMS informa sobre los trabajos rutinarios que deben

realizarse y una vez que se realizan, reprograma automáticamente la fecha próxima para cuando

deban volver a realizarse, con base en tiempo, lecturas de uso o lo que suceda primero. El

Software CMMS es el más vendido de América Latina, clasificado # 1 por expertos en

mantenimiento ya que permite documentar todo tipo de información. [ CITATION MPS \l 18442

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La diferencia entre administrar el mantenimiento manualmente y por un CMMS es abismal.

Sin embargo, no sólo por contar con un programa electrónico los programas de mantenimiento

funcionarán mejor. Es necesario desarrollar y establecer un programa confiable de

mantenimiento antes de intentar alimentar el sistema electrónico. Los beneficios de la

administración por medio del CMMS son enormes, pero se requiere de una inversión cuantiosa

en software, hardware y principalmente en tiempo y recursos para la implementación del

programa [ CITATION Alf11 \l 18442 ].

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METODOLOGIA

Tipo de investigación

Enfoque

La presente investigación tendrá un enfoque cuantitativo ya que será un proceso secuencial,

predecible y estructurado, fundamentado implementación de un nuevo sistema como es el

CMMS en el Área de Mantenimiento de Automotriz.

Alcance

La investigación tendrá un alcance Descriptivo, porque busca especificar las características

del sistema, así como también el proceso o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis.

Diseño

Investigación cuantitativa con diseño no experimental transaccional.

Procedimiento

 Sociabilización con el Departamento de TI de ALCOSA

 Implementación del CMMS

 Capacitación del personal

 Análisis comparativo entre el nuevo sistema y el sistema anterior.

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EVALUACIÓN DE UN SISTEMA CMMS

Es importante conocer la viabilidad valorando las necesidades del área de Mantenimiento

Automotriz y valorar los beneficios que ofrece un sistema CMMS.

El sistema de mantenimiento no puede utilizarse como una isla cerrada, aislada y auxiliar de

las principales aplicaciones de la compañía. Deben actuar como el eje principal. En lugar de los

componentes periféricos de la compañía. Para lograr este nuevo rol, deberán adoptar una

arquitectura abierta basada en objetos que permita la recopilación, el filtrado, el almacenamiento

y la presentación de informes de trabajo, equipo, Materiales, proveedores y costos en una

variedad de medios e imágenes.

¿Porque un CMMS?

Estas diferencias se comprenden al momento de gerenciar el mantenimiento, cuando requerimos

contenido y calidad de la información que posibilite incrementar la disponibilidad de la planta,

mejorar la productividad de los equipos y reducir los costos, esto, con el uso de un CMMS, es

seguro lograrlo, con un ERP quizás sea posible. [ CITATION Ing00 \l 3082 ]

Selección

El actual proveedor de ERP no ha podido concretizar nuestras demandas y exigencias.

Alimentos de Cortes no cuenta con un gran número de empleados en el departamento de TI, por

lo cual no es viable que se pueda crear un programa interno y hecho exactamente a la medida de

la empresa.
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Recurrimos a un SW comercial llamado SOFTFLOT. El cumple con los requerimientos del

área y fue diseñado por Interasystem exclusivamente para empresas que tienen departamentos

que cuentas con flota de vehículos.

Es un sistema de base abierta en formatos comerciales de uso común, como son: Microsoft

SQL Server 2000-2012 y el Microsoft Access 2000-2013, se pensó en estos 2 formatos debido a

que MS SQL Server es para los clientes exigentes en eficiencia y alto rendimiento y es utilizado

en servidores, el otro MS Access es para estación de escritorio ya que sus requerimientos no son

tan exigentes.[ CITATION CRJ \l 3082 ]

Ellos ofrecen la compra del SW por $8,500.00

Una suscripción anual para soporte y futuras actualizaciones por $900.00

Y no incurriremos en adquisiciones de equipos ya que contamos con lo esencial para funcionar.

Instalación

Se asignará a un encargado de TI, la tarea de ser enlace para la instalación de SW en el

servidor de la empresa. Abordando temas de mantenimiento técnico y de gestión de seguridad de

datos. Acompañado remotamente por un agente de la compañía que nos provee el SW.

Luego se instalará al equipo personal de cada empleado está involucrado en este departamento.

Configuración

El equipo de TI trabajará de manera remota para instalar las configuraciones pertinentes. Se

deberán crear usuarios, contraseñas, niveles y tipos de accesos e impresoras.

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Introducción de Datos

Se prevé que el tiempo estimado para alimentar las distantes bases de datos sea de 10 meses.

En esta etapa vamos a ingresar campos como:

Modelo de los vehículos

Año

Serie del Vehículo

Chasis

Serie del Motor

Vin

Ubicación:

San Pedro Sula

Tegucigalpa

La Ceiba

Choluteca

Juticalpa

Comayagua

Santa Rosa de Copán

Canal de Distribución:

Canal de Detalle

Cremas

Canal moderno

Mayoreo
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Otros:

Nombre del conductor

Datos de sus licencias de conducir

Kilometraje de cada vehículo

Al haber introducido el conjunto de datos se podrán realizar pruebas para comprobar la

correcta funcionalidad del sistema SoftFlot. Tendremos la capacidad de generar reportes de

consumo de combustible, rendimiento de las llantas, horas de trabajo de las unidades de

refrigeración, solicitudes de mantenimientos preventivos y correctivos y se podrán generar

ordenes de trabajo.

Capacitación

Las personas del departamento de TI, que estarán involucradas en el soporte para que puedan

dominar de manera plena las funciones del sistema CMMS.

Antes de ponerlo en marcha es muy importante involucrar a las personas que lo utilizaran para

crean un ambiente de confianza, con el fin de reducir al máximo la resistencia al cambio. Con

todo esto se llenarán de expectativas se crearán dudas que se podrán ir evacuando antes de la

implementación del SW.

Aquí podrán conocer todas las características del sistema como ser:

Control de Activos

Mantenimientos

Combustibles

GPS
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Logística de Carga

Neumáticos

Almacén de Repuestos

Trámites

Beneficios

Los beneficios para contar con un sistema CMMS y SW como SoftFlot son los siguientes:

Tener un Sistema de gestión de mantenimiento programado ayuda a la empresa poder realizar los

mantenimientos en el momento exacto.

Habrá una cadena de suministros con la cual por los momentos no se cuenta.

Los costos y gastos se reducirán en un 50% por el factor que se tienen controladas las áreas más

delicadas, como ser los motores, cajas de transmisión y diferenciales de eje trasero.

Comparación

Cuadro de gastos proyectado a 5 años con el sistema actual ERP

Base Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total por gasto
Tasa de Cambio 24.7992 26.03916 27.341118 28.7081739 30.1435826
Porcentaje de Inlfación 0% 5% 5% 5% 5%
Gastos
Soporte programa actual $ - L - L - L - L - L - L -
Gastos Aproximados del 100% L 400,000.00 L 420,000.00 L 441,000.00 L 463,050.00 L 486,202.50 L 2,210,252.50
Total por año L 400,000.00 L 420,000.00 L 441,000.00 L 463,050.00 L 486,202.50 L 2,210,252.50
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Cuadro de gastos proyectado a 5 años con el cambio a un sistema CMMS

Base Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total por gasto
Tasa de Cambio 24.7992 26.03916 27.341118 28.7081739 30.1435826
Porcentaje de Inlfación 0% 5% 5% 5% 5%
Gastos
Costo de un nuevo SW $ 8,500.00 L 210,793.20 L - L - L - L - L 210,793.20
Subscripción $ 900.00 L 22,319.28 L 23,435.24 L 24,607.01 L 25,837.36 L 27,129.22 L 123,328.11
Gastos Aproximados del 50% L 200,000.00 L 210,000.00 L 220,500.00 L 231,525.00 L 243,101.25 L 1,105,126.25
Total por año L 433,112.48 L 233,435.24 L 245,107.01 L 257,362.36 L 270,230.47 L 1,439,247.56

Margen de Ahorro

Cuadro comparativo de Gastos Totales

en 5 años
Sistema ERP Sistema CMMS Ahorro
L 2,210,252.50 L 1,439,247.56 L771,004.94
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CONCLUSIONES

1. Para la implementación exitosa de un CMMS se necesita la información detallada de los

activos a tener en control y de un seguimiento y ajuste continuo del mismo.

2. La implementación de un software de control en cual se maneje el presupuesto y la

planificación de mantenimiento mejora la confiabilidad de los activos y hará más

eficientes los procesos de la empresa.

3. Empresas pequeñas no ven conveniente la instalación de un sistema de este tipo en sus

compañías por la poca cantidad de activos que tienen, sin embargo, no se dan cuenta que

están teniendo perdidas por un mal seguimiento del mantenimiento de los activos.

4. Es necesario el apoyo de todas las áreas para lograr sacar el mayor provecho de

implementar estos sistemas pues de no ser así el programa podría terminar siendo un

fracaso.

5. Con el constante desarrollo e innovación de la tecnología la migración de forma

organizada a este tipo de sistemas es el nuevo esquema de negocio.

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RECOMENDACIONES

1. Realizar un análisis antes y después de la implementación del software para lograr

cuantificar el beneficio que el programa le generara a la compañía

2. Es necesario mantener informados a todos los involucrados en el desarrollo del proyecto

para poder crear líderes del cambio y hacer más fácil la implementación y adaptación a

todos los niveles de la compañía.

3. La implementación del CMMS debe de estar alineada con los objetivos corporativos de

la empresa esto con el fin de generar los mayores beneficios.

4. Al escoger la opción de programa es importante que ya incluya la funcionalidad para

administrar fácilmente ciertos procesos, términos y disposiciones legales relevantes para

reducir o eliminar la necesidad de cambios costosos.

5. Lo mejor para la implementación es realizarlo con una empresa especializada en el tema,

con el apoyo de los expertos del departamento y demás áreas involucradas para

asegurarse que cubra todo el alcance planteados de acuerdo a los objetivos planteados.
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BIBLIOGRAFIA

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https://www.softflot.com/index.php/producto

Dario, I. C.-I. (2000, Septiembre). Consideraciones sobre CMMS. Revista No.2, 1-5. Retrieved

from http://www.mantenimientomundial.com/notas/2consideraciones.pdf

Martinez, A. R. (2011). METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA.

Cartagena de Indias, Colombia.

MP Software. (n.d.). Retrieved from https://mpsoftware.com.mx/?gclid=EAIaIQobChMI-

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Pérez Automotriz. (2013). Retrieved from https://www.perezautomotriz.com/sabes-la-diferencia-

mantenimiento-preventivo-correctivo/