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Microsoft Project: Análisis del Software

Ésta es la herramienta por excelencia para la gestión de proyectos empresariales. Una aplicación de
software de pago que funciona con Windows, cuyo formato de archivo es MPP y que se integra con
Office 365. Administradores y jefes de proyecto emplean Microsoft Project para planificar y
controlar el desarrollo de un proyecto, la organización adecuada y eficaz de las tareas, con el fin de
evitar retrasos y mantenerse dentro del presupuesto asignado.
Microsoft Project es una herramienta completa que presenta múltiples funcionalidades para
facilitar la labor del director de proyecto. Por supuesto, entre ellas, se encuentra el diseño de diagramas
de Gantt. A continuación, citamos las más relevantes:

 Ruta crítica. Permite analizar las tareas y la secuencia en qué deben realizarse, para reconocer
cuáles son esenciales y las relaciones de dependencia entre ellas. Sirve para estimar la duración
total del proyecto, para determinar el tiempo más corto posible de realización, sin tiempos de
holgura, y para prever recursos adicionales necesarios. Ofrece indicadores muy válidos para una
buena planificación.
 Control de proyecto. Una vez que se dispone de la ruta crítica y la planificación deseada para el
proyecto, esta información se puede guardar como línea de base. La línea de base es la referencia
de la programación inicial que sirve para compararla con la ejecución final y así controlar en qué
medida y en qué puntos se ha modificado el proyecto.
 Diagrama de Gantt. Se crea automáticamente con los datos del proyecto. Como en cualquier
gráfica de esta clase, el eje de abscisas representa el tiempo, mientras que el eje de ordenadas
muestra las actividades. Las barras horizontales en el diagrama marcan el desarrollo de las tareas
en el tiempo, su duración y su secuencia. Se diferencian por colores las actividades críticas de las
que no lo son, y también aquéllas que incluyen tareas de menor rango.
 Sobrecarga de recursos. El programa controla la cantidad de recursos asignados a cada persona y
señala si, en algún caso, éstos son excesivos. De una adecuada distribución de los recursos
depende también la correcta consecución de las tareas en los plazos previstos.
 Cálculo de costos. Calcula los costes de los recursos y la mano de obra, una vez que han sido
distribuidos por tareas. El sistema genera varios tipos de informes, relacionados con los gastos y
con los materiales necesarios.
 Resumen de proyecto. Muestra la información clave del proyecto, como las fechas de inicio y fin,
duración, horas totales de trabajo, costes, estado de las tareas y recursos necesarios.
Además, la nueva versión del software, Microsoft Professional 2013, presenta novedades importantes
con respecto a la anterior, Microsoft Project 2010. Básicamente, incluye una nueva interfaz gráfica para
usuario, nuevas plantillas que simplifican la creación de proyectos, y modernas herramientas para
presentaciones e informes más visuales, que facilitan la comprensión de otras personas no directamente
involucradas en el proyecto. Debido a la proliferación y uso creciente de tabletas, junto con el
lanzamiento de Windows 8, la aplicación Microsoft Project 2013 permite cambiar de modo y
transformar los botones en táctiles. Además, incorpora la nueva funcionalidad Task Path para ver con
más claridad las rutas de tareas dentro de un cronograma complejo.
Los proyectos se pueden también guardar en la nube para trabajar en remoto, compartiendo los datos a
través de un sitio web dedicado al proyecto. Se pueden sincronizar las listas de tareas entre Project
Professional 2013 y Office 365. El desarrollo del proyecto, la asignación de recursos a las tareas, la
gestión del presupuesto y el análisis de las cargas de trabajo están perfectamente controlados en todo
momento. En conclusión, las características avanzadas de Microsoft Project Professional 2013
hacen de esta herramienta un auténtico referente para la administración de proyectos.

Diagrama de Gantt: ¿Qué es y cuáles


existen?

Un diagrama de Gantt es una herramienta gráfica sencilla y útil, que se emplea en la gestión de
proyectos. Plasma de manera muy visual, a través de un cronograma de barras horizontales, las
actividades que forman parte de un proyecto y su temporalización. Además, facilita el control de la
progresión en la realización de las tareas y de los recursos destinados al proyecto. Por esas y otra
ventajas, su utilización es muy frecuente en todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño
o sector de pertenencia.
Se trata de una herramienta popular, cuyo uso se remonta incluso antes de la existencia de los
ordenadores, épocas en que los diagramas de Gantt se dibujaban a mano. Hoy en día, los programas de
software existentes facilitan esta labor a jefes y directores de proyecto, que son quienes más los
necesitan. No sólo es cuestión de poder diseñar los diagramas gracias a una aplicación, sino también de
poder mantenerlos actualizados con facilidad e incorporar las modificaciones del plan correspondientes.
Gracias a la informática, muchas tareas se pueden ya automatizar, y es posible también programar
avisos en el caso de que se produzcan desfases, o para indicar que los tiempos planificados son
imposibles de cumplir. Éstos son sólo algunos ejemplos de funciones avanzadas.
Se puede afirmar que las herramientas para diseñar diagramas de Gantt permiten una mejor
comunicación entre los integrantes del proyecto, y entre ellos y terceras personas. Los programas
informáticos brindan la posibilidad, por un lado, de compartir los proyectos de forma sencilla para
trabajar de forma colaborativa. A su vez, suelen ofrecer una gran variedad de plantillas y vistas de
presentación, que generan diagramas muy visuales para una mejor comprensión del proceso. No hace
tanto tiempo que la idea de trabajar en equipo a tiempo real sobre un mismo proyecto desde lugares
distantes no era más que un sueño. Gracias a Internet y a los programas avanzados de gestión de
proyectos, hoy esto es posible.

En cualquier caso, el funcionamiento a la hora de elaborar un diagrama de Gantt, sea cual sea el
método empleado o el software elegido, pasa por unas etapas necesarias e ineludibles. En primer lugar,
una definición de tareas exige puntualizar bien qué actividades requiere el proyecto y qué
implicaciones tiene cada una de ellas, en cuanto a recursos personales y materiales. Después,
toca marcar fechas de inicio y de fin de cada actividad, su duración y orden de consecución.
La dependencia entre tareas es un aspecto fundamental para encajar bien los tiempos y evitar holguras
o tiempos muertos. A partir de aquí y con los datos anteriores claros, se podrá ya generar el gráfico.

En favor de los diagramas de Gantt, se dice que hacen visual un proyecto y, en consecuencia, más
comprensible. Su diseño implica un orden, con lo cual, contribuye a organizar las ideas y tener claras
las prioridades a los jefes de proyecto. La experiencia y pericia de éstos se reflejará en la producción de
un cronograma realista, con plazos y objetivos claros. Sin embargo, no todo son ventajas.
Los diagramas de Gantt pueden llegar a ser enormemente complejos y de difícil comprensión si
incluyen muchas tareas y subtareas, con sus correspondientes asignaciones de recursos e
interdependencias.
El diagrama de Gantt ayuda a los directores de proyectos a tomar decisiones que afectan
directamente a la rentabilidad del plan. Tener claros objetivos y plazos resulta esencial para su total
efectividad.
Herramientas para el diseño de diagramas de Gantt En general, las aplicaciones de software que
presentan la función para diseñar diagramas de Gantt se pueden clasificar de tres modos posibles, en
función de diferentes aspectos:

 Si son de pago o gratuitas, es decir, software propietario o libre.


 Si requieren de instalación en el ordenador o el acceso al programa se realiza online, es decir si son
de escritorio o web.
 Si su prioridad es el diseño o la gestión, es decir si son herramientas de dibujo o programas de
apoyo en la gestión de proyectos.

Se ha realizado una selección de herramientas relevantes considerando principalmente tres factores: su


popularidad, su vigencia y sus prestaciones. En el siguiente cuadro, se resumen las características
esenciales de cada una de ellas y sus respectivas tipologías. En definitiva, el diagrama de Gantt resulta
de gran ayuda en el trabajo de las personas que se encargan de gestionar o administrar proyectos, es
decir los jefes o directores de proyecto, en cualquier ámbito, sea empresarial, gubernamental o
académico, por citar algunos posibles. Se emplean diagramas de Gantt en todo tipo de proyectos: de
menor o mayor envergadura, más cortos o más largos en el tiempo, integrados por un amplio equipo de
personas o por una sola. Sea cual sea la situación concreta, el diagrama de Gantt se propone como
una herramienta muy potente y eficaz en la administración de proyectos.
Principales usos y beneficios del diagrama
de Pert

¿Conoces el origen del diagrama de PERT? A finales de la década de los 50, la marina de los Estados
Unidos se encontraba en el proceso de elaboración de una nueva flota de submarinos. Pese al
riguroso trabajo de planificación de las etapas previas, el grupo de ingenieros y responsables carecía de
una herramienta para realizar el seguimiento oportuno de las tareas.
Con el paso de los días, la construcción de las nuevas piezas se complicó debido a que sólo los líderes
conocían los detalles y la evolución del proyecto. Los otros, funcionarios y operarios, se limitaban a
seguir órdenes. Ante esta perspectiva, los responsables se vieron obligados a replantear la gestión del
proyecto. La idea era integrar de la mejor forma a los agentes y recursos que formaban parte en las
tareas. Sin embargo, no podían imaginar que estaban a punto de proponer un nuevo paradigma de
gestión: el modelo PERT.

¿Dónde y cómo puedo aplicar el diagrama


PERT?
PERT es la forma abreviada con la que se designa el Project Evaluation and Review Techniques o, lo
que es lo mismo, Técnicas de Evaluación y Revisión de Proyectos. Se trata de un modelo de seguimiento
y gestión aplicado en principio al sector de las tecnologías, pero que con el paso del tiempo se hizo
extensivo a otras áreas.
Visto de cerca, el diagrama es en realidad una malla compuesta por las distintas tareas de un proyecto y
sus respectivos plazos. Está planteado de esta forma para visualizar la importancia de las labores
interconectadas. De acuerdo a esta característica, PERT es una herramienta especialmente valiosa
para gestionar proyectos complejos, a largo plazo y en los que interactúen muchos actores.
Además, viene muy bien para clarificar los plazos y la evolución de aquellas tareas que se lleven a cabo
de forma simultánea. Su objetivo es la integración. Para aplicar un diagrama de este tipo, primero se
deben tener claros algunos aspectos de su configuración. Veamos algunos de ellos.
 El cuadro está compuesto por nodos. Éstos, a su vez, se conectan a través de líneas continuas.
Las líneas son las actividades del proyecto, a las cuales se añade una variable que es el tiempo
estimado de ejecución.
 Sólo hay un vértice de inicio y otro de final. Estos dos puntos son los que marcan el principio y
el desenlace del proyecto. Si hubiese más de un vértice en cada caso, estaríamos hablando de
más de un proyecto.
 Además del tiempo estimado para realizar una tarea, cada actividad puede ir acompañada de
otras variables, como por ejemplo la duración esperada, el tiempo de inicio y de final más
temprano, y la holgura.

Beneficios más notorios del diagrama PERT


Tal como hemos adelantado, el principal aporte de este modelo es haber proporcionado una visión
integral de los procesos. De ahí se derivan otros beneficios prácticos que se pueden apreciar en la
elaboración de cualquier proyecto:

 Mejora la planificación del proyecto y la toma de decisiones.


 Mayor integración y presentación de datos.
 Optimiza la evaluación de los tiempos de ejecución.
 Da a cada actividad un tratamiento individual y otro integrado.
 Facilita la identificación de puntos críticos.
 Promueve la elaboración de un plan maestro para cada proyecto.

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Cómo usar el diagrama de PERT


La perspectiva sobre los procesos que permite adquirir el diagrama de PERT hace posible al Project
Manager mejorar su interpretación visual de las actividades en curso. A partir de este enfoque
global, la gestión se ve optimizada, mientras que la toma de decisiones se agiliza y gana en precisión.
El diagrama de PERT es un importante aliado cuando se trata de impulsar la propia eficiencia
ejecutiva y la del proyecto, sean cuales sean las características de la iniciativa en curso. Uno de los
motivos es su versatilidad.
No sólo se trata de una herramienta fácil de aprender y no demasiado complicada de aplicar, sino que,
además, resulta insustituible como apoyo a la función de planificación.
Si no fuera por la visibilidad a que da acceso, ¿de qué otro modo se podrían fijar objetivos? ¿Cómo
sería posible llevar el control del progreso de proyecto?
La combinación de tareas, reunidas en un mismo espacio, donde se cuenta con información sobre sus
fechas de inicio y fin, es la mejor garantía de aumento del rendimiento. Pero hay que saber cómo
aplicarlo.
El diagrama de PERT no tiene secretos para quienes siguen los siguientes pasos en su aplicación:

1. Definición del propósito de la iniciativa.


2. Determinación de las actividades a realizar y su duración estimada.
3. Identificación de las dependencias entre actividades previa a su representación gráfica, donde
se unirán con flechas.
4. Determinación de las fechas de inicio y fin de cada actividad, concretando las más tempranas
que se estimen realistas y determinación de la versión más tardía posible de las mismas fechas.
5. Cálculo de la ruta crítica y el margen de tiempo libre disponible asociado a cada actividad.
6. Establecimiento del camino crítico para el proyecto.

En el siguiente vídeo se puede ver cómo usar el diagrama de PERT, paso a paso:
Desventajas de la gestión con el diagrama de
PERT
La gestión de proyectos basada en el diagrama de PERT implica algunas desventajas que es preciso
conocer antes de optar por esta metodología de Project Management. Entre sus principales
inconvenientes destacan los relacionados con:

 Subjetividad: la recogida de información previa al análisis es el principal origen de limitada


calidad en los datos. Por una parte, puede adolecer de falta de objetividad, pues es el propio
Director de Proyecto quien hace la selección de las fuentes; por otra, no existe forma de
averiguar si los datos empleados reúnen las condiciones suficientes de consistencia,
completitud y exactitud. ¿Cómo quedarían las estimaciones de costes? ¿Sería posible confiar
en la previsión de plazos?
 Esfuerzo: tanto en lo concerniente al tiempo como en lo relativo a los recursos que hay que
emplear para elaborar el diagrama de PERT, el esfuerzo que la organización debe hacer es
importante. Esta metodología requiere un estudio detallado de las actividades del proyecto,
para lo cual suele ser preciso conocer el punto de vista de distintos interlocutores.
 Foco en el tiempo: la unidad de medida empleada en PERT es el tiempo. Horas, días, semanas
o meses que se dedican a actividades, determinando los requisitos de mano de obra, equipos y
materiales. Pero, ¿qué podría suceder si alguna de las estimaciones de tiempo es errónea?

Precisamente en esta línea se desarrolla una de las principales desventajas del diagrama de PERT. Y
es que, si bien se trata de una metodología de efectividad reconocida y a la que avalan miles de
proyectos en décadas de aplicación; la falta de conocimiento, visibilidad o experiencia del Project
Manager que la emplea podría conducirle al fracaso. Esto sucedería si concurriesen circunstancias
como las siguientes:

 Cambios en las actividades. El sistema PERT obliga a definir cada una como tarea
independiente. Cada actividad debe tener una fecha de inicio y una de fin. A pesar de que las
dependencias se reflejan en el diagrama de PERT, las tareas se consideran autónomas y
tienen, en función de su duración, una serie de recursos y costes adjudicados. A diferencia de
lo que pueda plantearse sobre el papel, en el mundo real, las situaciones pueden cambiar a
medida que avanza el proyecto y, si bien las modificaciones pequeñas pueden asimilarse sin
problema haciendo el seguimiento adecuado, en el caso de cambios de mayor entidad podrían
afectar de forma grave a la planificación.
 Falta de actualización del diagrama de PERT. Cuando el Project Manager no es escrupuloso
en la monitorización del progreso de proyecto puede suceder que diferentes cambios se
pasen por alto. El resultado es un aumento del riesgo que se deriva de la toma de decisiones
basada en una herramienta que ya no es fiel reflejo de la realidad.
 Confianza en la ruta crítica: sin llegar a hablar de confianza ciega, puesto que no sería el caso,
no hay que olvidar que los cálculos que permiten elaborar el diagrama de PERT están basados
en probabilidades. Esto significa que a la definición de la ruta crítica se ha llegado también a
través de estas estimaciones. Por tanto, esa secuencia de tareas del proyecto que tiene la
duración más larga y cuya la duración total determina la fecha de finalización de la iniciativa
puede no ser la más indicada. La situación podría presentarse con sólo una de las actividades
que se hubiese calculado erróneamente. Al trabajar con PERT aparecen secuencias de tareas
similares cuya duración total es ligeramente menor a la de la ruta crítica y que se descartan
como camino a tomar en cuenta. Sin embargo, un fallo en el cálculo de probabilidades o un
cambio producido durante la fase de ejecución podrían descubrir un nuevo camino crítico y,
por tanto, revelar que el proyecto se había centrado en las tareas incorrectas.

El aumento de riesgo y alejarse del éxito en un proyecto van de la mano, aunque, en lo que
respecta al diagrama de PERT y sus inconvenientes, también hay que tener en cuenta la pérdida
de eficiencia. Si bien se trata de una metodología que facilita mejoras en el rendimiento, puede impactar
negativamente en la eficiencia de los procesos. Es lo que sucedería si se produjeran cambios en las
relaciones entre tareas.
El diagrama de PERT se basa en tareas que van asociadas a requisitos previos y
dependencias. Sobre el papel, hasta que no se completa una actividad, no puede procederse a dar inicio
a la siguiente, pero, ¿sucede lo mismo en un escenario de proyecto real?
Afortunadamente no. En la mayoría de iniciativas, cuando se prevé un retraso o surge un problema que
puede causar una interrupción, se buscan nuevas alternativas, alguna de las cuales puede incluso
permitir el iniciar la tarea siguiente sin que la actividad previa haya concluido. En estos
casos, pensar fuera de la caja es la solución mientras que, sujetar la toma de decisiones a la información
condensada en un gráfico sólo puede llevar al fracaso, comprometiendo la eficiencia de los procesos por
el camino.
El estatismo de un diagrama, como puede ser el de PERT, se debe saber compensar, no sólo con
actualización, sino también con flexibilidad. Esto es especialmente importante en iniciativas donde la
gerencia cuenta con la experiencia y preparación suficientes y también en cualquier proyecto donde la
incertidumbre sea elevada.
En cualquier caso, las limitaciones de PERT se ven compensadas si se tiene en cuenta algunas
recomendaciones como:

 Emplear la herramienta como lo que es, un instrumento para facilitar la gestión. El diagrama
de PERT no contiene la verdad absoluta ni la respuesta a todas las preguntas, por lo que hay
que saber apoyarse en él, sin hundirse con él.
 Fomentar la colaboración. La actualización es uno de los requisitos más relevantes para
los buenos resultados asociados al trabajo con PERT y, como la información necesaria para
ello proviene de diferentes fuentes, el Project Manager deberá habilitar los canales para
facilitar la participación y el intercambio de información entre las partes interesadas.
 Complementar PERT con otras metodologías. Ya sea Gantt, el camino crítico o la cadena
crítica, los resultados se ven impulsados cuando el Director de Proyecto amplía su perspectiva
con la visión que le proporcionan estos otros métodos de gestión de proyectos.
 Automatizar en la medida de lo posible. La tecnología es, a día de hoy, el más potente aliado
de cualquier Project Manager, independientemente del tipo de proyecto en que esté
trabajando. Automatizando la construcción del diagrama de PERT y empleando software
específicos para llevar a cabo las actualizaciones en línea, se minimizan los errores. Si se
incluye una plataforma de colaboración (por ejemplo, en la nube, donde la velocidad y el
espacio no son un problema) y una solución de calidad de datos, el éxito del proyecto se
encontrará mucho más cerca.
Novedades de Project 2013

Se aplica a: Project Professional 2013 Project Standard 2013

Lo primero que verá al abrir Project 2013 es un nuevo aspecto nítido. No se


detenga solo ahí. También verá que Project 2013 puede ayudarle a:

 Mostrar los datos del proyecto con un conjunto nuevo de informes personalizables.
 Hablar con el equipo sin salir de Project mediante las características de Lync
incorporadas.

 Trazar rutas de tareas para arreglar un diagrama de Gantt desordenado.

Si está listo para ir directamente a un proyecto, consulte La guía básica de


administración de proyectos.

Inicio rápido

En lugar de dejarle en un archivo en blanco, Project 2013 le lleva a un centro de


parada única para iniciar el proyecto. Examine las plantillas predefinidas, importe
información desde Excel o un sitio de SharePoint o haga clic en Proyecto en
blanco para obtener un diagrama de Gantt nuevo. Puede abrir proyectos
anteriores desde el equipo o ir a OneDrive desde ahí.
Mostrar los datos del proyecto

Informes gráficos

Con Project 2013, puede crear nuevos informes profesionales y llenos de color sin
tener que exportar los datos a otro programa. Agregue imágenes, gráficos,
animaciones, vínculos y mucho más; todo lo que necesita para compartir la
información de estado del proyecto clara y eficazmente con los accionistas y
miembros del equipo.

Para obtener información sobre cómo usar las nuevas características de los
informes, consulte Crear un nuevo informe de proyecto.

Un nuevo conjunto de informes

El nuevo conjunto de informes instalados con anterioridad se beneficia de las


capacidades de gráficos y formato. Los muros de los datos han desaparecido y se
han sustituido por gráficos e imágenes intensas que cuentan mejor la historia del
proyecto. Puede agregar o quitar los elementos que desee de dichos informes.
Incluso puede cambiar los colores.
Informes de evolución

Los informes de evolución muestran el trabajo planificado, el trabajo completado y


el trabajo restante como líneas de un gráfico. Ofrecen, a usted y a los accionistas,
el estado de un vistazo, lo que les permite saber si un proyecto va retrasado, o
adelantado.

Ahora puede crear informes de evolución llenos de vida en Project , y no tiene que
exportar los datos.

Para obtener información, consulte Crear un informe de evolución.

Hablar con el equipo

Project 2013 le ayuda a mantener el contacto con los miembros de su equipo.


Obtenga actualizaciones del progreso, haga preguntas rápidas o mantenga
discusiones de estrategia a largo plazo, todo ello sin abandonar Project.
Simplemente pase el cursor sobre un nombre e inicie una sesión de MI, un
videochat, un correo electrónico o incluso una llamada de teléfono.

Debe tener instalado Lync 2010 o una versión posterior para beneficiarse de esta
característica.
Para obtener información sobre estas nuevas características de comunicación,
consulte Chat de MI con un miembro del equipo.

Trazar rutas de tareas

Con un proyecto complejo, el diagrama de Gantt puede parecer una maraña de


barras y líneas de vínculos. Para ayudar a ordenarlo, puede resaltar la cadena de
vínculos, o trazar la ruta de tareas , de cualquier tarea. Al hacer clic en una tarea,
todas las tareas predecesoras se muestran con un color y las tareas sucesoras se
muestran con otro.

Para saber cómo activar las rutas de tareas, consulte Trazar rutas de tareas.

Llevar los proyectos hasta el futuro

Con Project 2013, puede configurar tareas y fechas de proyecto hasta el


31/12/2149. Es un siglo más que anteriormente.

Explorar otras características nuevas

Compartir reuniones

Si exporta informes, escalas de tiempo o datos de Project a otros programas de


Office, puede beneficiarse de esta nueva característica de uso compartido. Únase
a reuniones en línea y comparta diapositivas de PowerPoint, documentos de
Word, hojas de cálculo de Excel y notas de OneNote desde cualquier dispositivo
admitido, incluso si Office no está instalado.
Guardar y compartir archivos en la nube

La nube es como un almacén de archivos en el cielo. Puede llegar a ella siempre


que esté conectado. De este modo, es fácil guardar los archivos de Office en
OneDrive o en el sitio de la organización. Desde allí puede acceder y compartir las
programaciones de Project, las hojas de cálculo de Excel, así como otros archivos
de Office.

Trabajar desde casi cualquier sitio

Si dispone de Project Online, puede acceder a una versión completa de Project


desde casi cualquier sitio, incluso en los PC que no tengan Project 2013 instalado.
Todo lo que necesita es una conexión a Internet y un PC que ejecute Windows 7
(o posterior). Siempre tendrá la versión más reciente porque las actualizaciones
son automáticas.