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Bogotá, 5 de agosto de 2019

Doctor
OSCAR ANDRES GARCIA PRIETO
Jefe Oficina de Control Interno
Secretaría de Educación del Distrito
ogarciap@educacionbogota.gov.co
Ciudad

Asunto: Informe sobre gestiones Plan de Mejoramiento producto de la auditoria “Evaluación a los
tramites de legalización para otorgar licencias de funcionamiento, costos educativos y
autorizaciones de programas de las instituciones privadas en la DLE KENNEDY”

Cordial saludo:

Con respecto a:

Organización de los
expedientes del área de
Inspección Y vigilancia
Evidencias\2.
en orden cronológico y Área de Gestión
2 Acta_LisAsis_Reun_
foliadas como lo exige la Documental Segui_Audit4.pdf
norma de regulación de
gestión documental de
la SED.

Elaborar acta de
entrega y recibo del
archivo, haciendo un
Dirección y Área de Evidencias\28. Paz
mapeo e identificación 28
Gestión Documental y Salvo.pdf
del archivo que reposa
en las instalaciones de
la DLE.

Con el fin de implementar mejoras en el proceso de gestión documental del área de Inspección y
vigilancia y como respuesta a las solicitudes de asignación de personal que la DLE hizo al nivel
central se asigna a la servidora pública y auxiliar administrativa Olga Lucia Porras Giraldo quien
viene adelantando labores de organización de los expedientes del área de inspección y vigilancia
en orden cronológico y foliadas como lo exige la norma de gestión documental a partir del 20 de
mayo de 2019

Por otro lado, gracias a las capacitaciones efectuadas por la señora Liliana Pissa el 12 de abril de
2019 se hizo énfasis en la importancia de que los servidores públicos efectuaran tratamiento a su
documentación acumulada, labor que han venido adelantando tanto las personas que terminaron
su vinculación como los servidores actuales especialmente los nuevos servidores

Con respecto al archivo de gestión de Inspección y vigilancia se estandarizo de acuerdo a la norma


la entrega por parte de cada servidor haciendo énfasis en el diligenciamiento de la hoja de control,
y del inventario único documental y a la clasificación de series y subseries documentales de la
tabla de retención documental de las Direcciones Locales de Educación. (Esta información se
puede verificar in situ).

El ………. Se realiza reunión de trabajo con el señor Eliecer Vanegas, Director de la Oficina de
servicios administrativos, el profesional William Bonilla encargado de orientar el trabajo de
depuración del archivo de gestión acumulado y sin clasificación; la técnica Liliana Pissa, persona
que acompaña el trabajo de organización de los expedientes de la DILE. Por parte de la DILE el
señor Director Local de Educación, Doctor Ariel Tovar Gómez; la profesional de apoyo y asesora
Andrea del Pilar Malpica. En esta reunión se verifica el levantamiento de información y mapeo
elaborado previamente por el equipo de trabajo de la DLE con el acompañamiento técnico de la
técnica Liliana Pissa, igualmente a partir del 19 de julio se asignan cuatro auxiliares de gestión
documental para que acompañen la labor de identificación, clasificación y ordenación del archivo
en gestión y transferible.

Llevar registro de los procesos


administrativos sancionatorios
enviados a la Dirección de
Inspección y Vigilancia y realizar
seguimiento mensual a los procesos
administrativos sancionatorios.
Solicitar a la dependencia Área de
correspondiente información del Inspección 30 Evidencias\2.
estado actual de los procesos y Acta_LisAsis_Reun_Segui_Audit4.pdf

administrativos sancionatorios Vigilancia


enviados a la Dirección de
Inspección y Vigilancia.
Se está elaborando la herramienta que permite llevar el registro de los procesos administrativos
sancionatorios enviados a la Dirección de Inspección y Vigilancia. En esta matriz se registran el
nombre del colegio, radicado de remisión (Interno), el origen de la investigación, fecha de inicio de
actuaciones preliminares, No de Expediente, fecha de apertura de la investigación y practica de las
pruebas y el número de radicado de entrada, fecha de fallo y decisión y remisión Alcaldía

Con esta matriz se busca hacer seguimiento a los procesos administrativos sancionatorios de la
Dirección de inspección y vigilancia, para lo cual una vez el equipo del área de Inspección y
Vigilancia de la DILE determina que el establecimiento educativo está incurso en una infracción al
régimen educativo, la Dirección Local de Educación remite las diligencias a la Dirección de
Inspección y Vigilancia para que inicie las actuaciones a que haya lugar. Una vez culminado el
trámite en la DIV se diligencian: los datos de investigación preliminar si la hubo, fecha de inicio del
procedimiento administrativo sancionatorio y pruebas, decisión o fallo, el número del radicado del
interno con el que llega la copia de la decisión a la DILE. Si hay orden de cierre se registra el
número del oficio de salida con que se remite las diligencias a la Alcaldía Local para que se
materialice la decisión.

Con respecto a la realizar seguimiento mensual a los procesos administrativos sancionatorios la


Dirección Local de Educación espera contar de manera permanente con el apoyo del contratista
abogado que vinculo la Dirección General de Educación y Colegios Distritales de la SED quien sería
el encargado de monitorear el cumplimiento de la decisión ante la Alcaldía Local.

Mediante radicado I-2019-51354 la DILE solicito a la DIV la relación de los establecimientos


educativos de la Localidad que se encuentran incursos en el trámite del procedimiento
administrativo sancionatorio. Ante la respuesta brindada bajo radicado I-2019-56705 la DILE
solicito se complementará la respuesta en el sentido de indicar: La fecha en que fueron reportados
los colegios, si fueron reportados por inspección y vigilancia local o por otra dependencia, la fecha
de la apertura del proceso sancionatorio, si hay prácticas de pruebas y si existen colegios
sancionados por la DIV y si la sanción se encuentra vigente. Lo anterior con el fin de crear el
consolidado de los procesos administrativos de los establecimientos educativos de la localidad.

En respuesta a sus comunicaciones I-2019-55104 y I-2019-36669 me permito remitir para su


conocimiento el informe sobre las acciones adelantadas por el equipo de trabajo de la Dirección
Local de Educación Kennedy como compromiso de mejoramiento en el marco de la auditoria
“Evaluación de los tramites de legalización para otorgar licencias de funcionamiento, costos
educativos y autorizaciones de programas de las instituciones privadas de la DLE Kennedy.

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