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Una empresa puede emplear miles de transacciones durante un periodo de

tiempo. Los datos en estas transacciones deben antes ser clasificados y
resumidos para convertirse en información útil. Haciendo de la faena de los
contadores algo más fácil, es el hecho que la mayoría de las transacciones de las
empresa sean repetitivas por naturaleza y puedan ser clasificadas dentro de
grupos teniendo características comunes. Por ejemplo, una compañía puede
tener miles de recibos o pagos en efectivo. Como resultado, una parte de cada
transacción en efectivo puede ser registrada y resumida en una simple página
llamada una cuenta.

Una cuenta es un elemento en un sistema contable que es utilizada para

clasificar y resumir mediciones de las actividades de la empresa. Las cuentas son
instauradas cuando quiera que sean necesarias para suministrar información útil
acerca de un punto particular del negocio. Así, cada empresa tiene una cuenta de
efectivo en su sistema contable simplemente para tener conocimiento que la
cantidad de dinero que le perteneció es información útil.

Los contadores pueden diferir en el título de la cuenta (o nombre) que ellos

le dan a la misma partida. Por ejemplo, un contador pudiera nombrar una cuenta
°
°
y otro pudiera llamarla ° °
. Ambos nombres de
la cuenta se refieren a los montos tomados prestados por la compañía. El título de
la cuenta debe se lógico para ayudar al contador a agrupar transacciones
similares dentro de la misma cuenta. Una vez que le es dado un título a una
cuenta, el mismo título debe ser usado en todos los registros de contabilidad.

Las cuentas pueden tomar una variedad de formatos. Algunas cuentas son
impresas, registradas manualmente: otras están en cintas magnéticas, y entradas
³invisibles´ son codificadas por un computador. Cada formato de cuentas debe
proveer aumentos y disminuciones en la partida para la cual la cuenta fue
establecida. Luego el balance de la cuenta (la diferencia entre aumento y
disminuciones) puede ser determinada.
 El número de cuentas en el sistema contable en una compañía depende de
la información necesitada por esos interesados en la empresa. 


 






 



 

  


 De esta
manera, una cuenta puede ser establecida para todo el efectivo en vez de una
cuenta separada para cada forma de efectivo (monedas disponibles, dólares
disponibles, y depósitos en bancos). El monto del efectivo es información útil; la
forma del efectivo no lo es.

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Antes de que usted pueda visualizar todos los pasos en el ciclo contable,
debe primero ser capaz de reconocer una transacción de una empresa. Tal
transacción es un evento medible que afecta la situación financiera de una
empresa. Por ejemplo, el hecho que una olla de café fuera derramada en la oficina
de la compañía o que el propietario rompa su pierna despellejándose puede
interrumpir brevemente la operación en las empresas, pero esos eventos no son
medibles en términos que puedan afectar la solvencia y el carácter lucrativo de la
empresa.

Las transacciones en la empresa pueden ser intercambios de bienes por

efectivo entre la empresa y un grupo externo, tal como la venta de un libro, o
pueden ser eventos, tal como el pago de sueldos a los empleados. Estos eventos
tiene un criterio fundamental: (ellos) deben haber causado un cambio medible en
el monto de la ecuación contable, Activos=pasivo + Capital de Accionistas. Los
eventos en las empresas respaldados por documentos fuente, tales como tickets
de venta, cheques, entre otros. Los documentos fuente son importantes porque
ellos la última prueba o evidencia de las transacciones comerciales.

Después que usted haya determinado que un evento es una transacción

comercial medible y tiene un recurso de prueba adecuado de esa transacción,
usted debe mentalmente analizar la transacción en términos de aumentos y
disminuciones los elementos de la ecuación contable.

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Los intercambios de bienes y servicios son llamados transacciones. Las

transacciones proveen muchos de los datos brutos usados en el proceso contable
por dos razones. Primero, un intercambio es un evento observable que provee
evidencia de la actividad comercial. Por ejemplo, un intercambio de dinero por
mercancía es un evento comercial. Segundo, un intercambio tiene lugar a un
precio convenido, y este precio provee un objetivo medible de la actividad
económica que ha ocurrido. Por ejemplo, el objetivo medible del intercambio
pueden ser $5000. Estos dos factores ±evidencia y medición- hacen posible el
registro de una transacción. Simplemente contando con una orden por bienes no
es una transacción registrable porque ningún intercambio ha tenido lugar.

La evidencia de las transacciones es usualmente respaldada por

documentos fuente. Un documento fuente es cualquier evidencia escrita o impresa
de una transacción comercial que describe los hechos esenciales de esa
transacción. Ejemplos de documentos fuente son recibos de efectivo pagado o
recibido, cheques emitidos o recibidos, cuentas enviadas a los clientes por
servicios prestados o cuentas recibidas de los proveedores por artículos
comprados, registros magnéticos de efectivo, tickets de ventas, y pagarés dados o
recibidos. Nosotros manejamos documentos fuente constantemente en nuestro
día a día. Cada documento fuente comienza el proceso de registro de una
transacción.

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"  
Desde que cada transacción
está afectando a una entidad comercial debe ser registrada en los registros
contables, el análisis de la transacción previo al actual registro de las
transacciones es una parte importante de la contabilidad financiera. Un error en el
análisis de una transacción puede resultar en una imagen incorrecta
proporcionada en los estados financieros.

#"

$
 #
.

Los contadores usan los términos #"


(o cargo)
en lugar de
decir
³asentar una entrada en el lado izquierdo de la cuenta T´ y  #

para ³asentar
una entrada en el lado derecho de la cuenta T´. #"

(abreviado Dr.)
simplemente quiere decir lado izquierdo;  #

(abreviado Cr.) quiere decir lado
derecho. Una entrada de débito es un registro en el lado izquierdo de una cuenta,
mientras que una entrada de crédito es un registro en el lado derecho de una
cuenta. Así, para cualquier cuenta, el lado izquierdo es lado de los débitos, y el
lado derecho es el lado de los créditos, tal como se muestra abajo.

Cualquier cuenta
Izquierda o lado de los Derecha o lado de los
débitos créditos

Un sinónimo de "
 una cuenta es  %
una cuenta.

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"
  

Una vez que un evento en la empresa es reconocido como una transacción

comercial, es analizado para determinar si esta incrementa o disminuye el
resultado en los activos, pasivos o capital de los accionistas, ingresos o gastos de
la empresa. Estos resultados de incrementos o disminuciones son luego
traducidos en débitos y créditos.

En cada transacción comercial registrada, el monto total en dólares de los

débitos debe ser igual al monto total en dólares de los créditos. Esto quiere decir
que cuando una cuenta (o cuentas) es debitada por $100, otra cuenta (o cuentas)
deben ser acreditadas por un total de $100. El requisito de que cada transacción
debe ser registrada por una entrada que es igual a los débitos y créditos es
llamado el procedimiento de doble entrada, o dualidad. Este procedimiento de
doble entrada mantiene la ecuación contable balanceada.
 El proceso de registro dual produce dos grupos de cuentas-aquellas con
balance de débitos, y aquellas con balances de créditos. Cuando el total de esos
dos grupos de cuentas son iguales, el contador tiene algo de seguridad de que la
parte aritmética del registro de la transacción ha sido apropiadamente llevada a
cabo. Usted está ahora preparado para aprender como registrar en realidad las
transacciones comerciales en las cuentas T usando débitos y créditos.