FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE

PROCESO CÓDIGO PIPD01

PLANES Y PROGRAMAS

PROCEDIMIENT FORMULACIÓNIMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE VERSIÓN 15

O PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
02/09/2014 24/09/2014 07/10//2014
Formular e implementar los planes y programas institucionales, mediante la alineación y aplicación de políticas, lineamientos,
metodologías e instrumentos técnicos establecidos y adoptados por la entidad, mediante la implementación de planes y
OBJETIVO
programas institucionales con el fin de lograr el desarrollo de estrategias enmarcadas para el cumplimiento de la misión y
visión de la entidad.
Inicia con la recopilación y revisión de la información de entrada para formular los planes institucionales, continúa con la
formulación preliminar y presentación a la ciudadanía y funcionarios para su consideración o aportes; posterior a las
ALCANCE recomendaciones, se ajustará el plan o programa en caso de ser pertinentes. Una vez ajustado los planes, estos serán
aprobados por quien corresponda y publicados en el sitio web de la entidad. Finaliza con la implementación y ejecución de
los planes y programas.
ÁMBITO DE
Este procedimiento aplica a todos los procesos de la entidad.
APLICACIÓN
DEFINICIONES

Estrategia: es el conjunto de caminos claves o grandes acciones estructuradas y articuladas, que nos conducen a un determinado fin, o nos
permitirán el logro de la visión de desarrollo y las políticas del sector o institución. Responden a cómo lograr lo que se propone con efectividad y
acierto. Generalmente surgen de un análisis de las capacidades internas de una organización y del entorno en el que se desenvuelve ésta, y de una
selección de varias alternativas.
Formulación del Plan: es la definición de todas las actividades que se deben realizar para ejecutar una estrategia, programa o proyecto, en un
período de tiempo definido estableciendo los responsables a ejecutarlas y los recursos a emplear.
Objetivos estratégicos: son los fines, o propósitos generales que una organización pretende alcanzar a largo plazo. Están basados en la visión, la
misión y los valores de una organización y condicionan las acciones que se llevarán a cabo, estos objetivos deben ser claros, coherentes, medibles,
alcanzables y motivadores. La finalidad de los objetivos estratégicos es ofrecer directrices o pautas de actuación encaminadas a la mejora de la
actividad y el rendimiento de una organización.
Objetivos sectoriales: son los objetivos más importantes que cada entidad cabeza de sector establece, dando prioridad a aquellos que apunten al
cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo.
Objetivos nacionales: son aquellos objetivos del ámbito económico, social, financiero o administrativo que buscan dar cumplimiento a las metas
fijadas por el Gobierno Nacional, a través de la integración de esfuerzos con recursos humanos, materiales y financieros de todas las entidades del
sector.
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Plan: diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro (DAFP-DAPR, 2012). Instrumento que permite determinar objetivos,
metas, prioridades y estrategias de manera general definidas para un periodo de tiempo.
Planeación Estratégica: Orientación y promoción de procesos en busca de la movilización de diversos temas y actores para escoger y construir
su futuro. Para ello se requiere de la articulación de intereses en procura de un consenso sobre el futuro deseado y posible para forjar un espacio
de acción donde se anticipen los cambios, se aprovechen las potencialidades y se fortalezca el uso eficiente de los recursos. (DNP; Glosario sitio
web).
Planes institucionales: Son aquellos en los que se formulan las estrategias encaminadas al logro de los objetivos estratégicos institucionales en
cada uno de los frentes que aborde el plan y su principal característica es ser de ejecución transversal a toda la entidad. Se identifican como planes
institucionales los siguientes: Plan Estratégico Institucional y de Desarrollo Administrativo-PEIDA; Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano-
PAAC; Plan de Acción del Gobierno Digital; Plan Estratégico del Talento Humano (Plan Anual de vacantes, Plan de Previsión de Recursos
Humanos, Plan Institucional de Capacitación, Plan de Incentivos Institucionales, Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo); Plan
Anual de Adquisiciones PAA; Plan Estratégico de Tecnología y Comunicaciones-PETIC; Plan Institucional de Archivos- PINAR y Plan Anual de
Gestión-PAG, Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información, Plan de Seguridad y Privacidad de la Información.
Plan Estratégico Sectorial: organiza y orienta estratégicamente las acciones de las entidades pertenecientes a un sector administrativo en un
plazo de 4 años, para alcanzar objetivos acordes con la política sectorial y los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo. (Fuente: DAFP-DAPR,
2012)
Plan Anual de Gestión: Herramienta gerencial de programación y control de la ejecución anual de todos los proyectos, actividades y funciones que
deberá desarrollar las dependencias de la Entidad para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Institucional
estratégico, y será la base para la concertación de objetivos y posterior evaluación de los servidores públicos de carrera administrativa.
Plan Estratégico Institucional y de Desarrollo Administrativo –PEIDA-: documento oficial que articula el quehacer de las entidades del sector
público, el cual debe ser construido alineadamente con el plan estratégico sectorial, las políticas de desarrollo administrativo y los objetivos
estratégicos institucionales, actividades, indicadores y metas a desarrollar en el Plan Anual de Gestión, con los objetivos, las estrategias, los
productos a gestionar, los indicadores y las metas del plan sectorial, permitiendo el monitoreo y evaluación de los avances en la gestión institucional
y sectorial. Es un documento cuya formulación es concertada y socializada con todos los servidores públicos de la Entidad, así como con
participación de la ciudadanía.
Planes o cronogramas operativos: Son aquellos en los que se formulan las actividades y cronogramas de ejecución de temas propios de un
procedimiento o programa desarrollado por una o más dependencias, se encuentran alineados con los objetivos de la planeación estratégica
institucional.
Despliegue de objetivos y Plan Gerencial: es la herramienta definida para medir el cumplimiento de las directrices definidas en la Política.
Programa: es el conjunto de proyectos que buscan operativizar de forma sistemática y ordenada las políticas y estrategias de desarrollo de
cualquier plan. Los programas son instrumentos permanentes que permiten guiar, ordenar y clasificar el conjunto de proyectos que emergen de los
procesos de planificación según afinidad o áreas más concretas del desarrollo.
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Seguimiento: examen continuo y sistemático sobre el avance y el logro de objetivos de una política, programa o proyecto. El seguimiento, a
diferencia del monitoreo, estudia aspectos menos operativos del programa o proyecto, y utiliza indicadores específicos que influyan en la toma de
decisiones de las partes interesadas del mismo. (Fuente: Sinergia a partir de OECD 2002), consiste en la verificación del cumplimiento de los
cronogramas de acuerdo con los objetivos, metas y resultados esperados en un tiempo determinado y a las recomendaciones definidas en los
informes de la oficina de control interno, mediante reportes periódicos a través de los sistemas de información vigentes.
Evaluación: valoración ordenada sobre el diseño, implementación o los resultados de un plan, programa o política o análisis comparativo periódico
y sistemático, principalmente de los resultados, efectos e impactos alcanzados, pero también de las estrategias de implementación del Plan,
Programa o Política, respectivo de los objetivos planificados. El análisis debe permitir identificar y explicar las razones de éxito o fracaso del Plan,
Programa o Política que sirve para generar información que ayude a los evaluadores y a los beneficiarios de los mismos, para tomar decisiones.
(Fuente: Sinergia a partir de OECD 2002). Se refiere a la comparación numérica o no de los costos y beneficios asociados a una política, plan o
proyecto. (Fuente: BPIN, 2003).
Indicador: es la valoración de una o más variables que informa sobre una situación y soporta la toma de decisiones, es un criterio de medición y de
evaluación cuantitativa o cualitativa. (Fuente: Guía de Administración del Riesgo, DAFP. 2011)
Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados esperados.
Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y
disponibles.
Meta: valor al que se espera que llegue un indicador como resultado de la implementación de una política, programa o proyecto, deber ser referida
a un período específico. Ejemplo: Rediseñar 302 entidades de la rama ejecutiva de la administración pública a nivel nacional durante el periodo
2003 – 2006. (Fuente: Sinergia a partir de OECD 2002). Magnitud o nivel específico o estándar de los resultados, productos, efectos o impactos que
se esperan alcanzar. Su medición debe hacerse en términos de tiempo, cantidad y calidad. (Fuente: Manual de Procedimientos, BPIN, 2002).
Línea de base: datos e información que describe la situación previa a una intervención para el desarrollo y con la cual es posible hacer seguimiento
y monitorear una política, programa o proyecto o efectuar comparaciones relacionadas. Un estudio de línea base usualmente describe dicha
situación previa o punto de partida, antes de adelantar una política, programa o proyecto de asistencia Ejemplo: Situación nutricional de los niños
que serán beneficiados del programa de desayunos infantiles. (Fuente: Sinergia a partir de UNDP, 2003).
Rango de gestión: hace referencia al intervalo de valores que puede tomar el indicador sin que se afecte el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Ley 152 de 1994 “por la cual se establece la Ley Orgánica del Artículo 1° “establecer los procedimientos y mecanismos para la elaboración,
Plan de Desarrollo” aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de
desarrollo, así como la regulación de los demás aspectos contemplados por el
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artículo 342, y en general Artículo 2°del Título XII de la constitución Política y

Ley 872 del 2003 "por la cual se crea el sistema de gestión de la
calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras
entidades prestadoras de servicios."
Decreto Ley 775 de 2005 “Por el cual se establece el Sistema
Específico de Carrera Administrativa para las Superintendencias
de la Administración Pública Nacional”
demás normas constitucionales que se refieren al plan de desarrollo y la
planificación”.
Artículo 3º.- Principios generales. Los principales generales que rigen las
actuaciones de las autoridades nacionales, regionales y territoriales, en materia
de planeación son:
j) Proceso de planeación. El plan de desarrollo establecerá los elementos
básicos que comprendan la planificación como una actividad continua, teniendo
en cuenta la formulación, aprobación, ejecución, seguimiento y evaluación;
El parágrafo 1° del artículo 4° establece que “este sistema tendrá como base
fundamental el diseño de indicadores que permitan, como mínimo, medir
variables de eficiencia, de resultado y de impacto que faciliten el seguimiento
por parte de los ciudadanos y de los organismos de control, los cuales estarán
a disposición de los usuarios o destinatarios y serán publicados de manera
permanente en las páginas electrónicas de cada una de las entidades cuando
cuenten con ellas.”
Artículo 36. Criterios básicos de evaluación. - La evaluación del desempeño se
hará en función de los aportes de cada servidor público al cumplimiento de los
objetivos, metas y funciones de la respectiva Superintendencia. Para efectos
de la evaluación se tendrán en cuenta: los siguientes criterios: 36.1. Marco
Constitucional y Legal. Las funciones que le corresponde cumplir a cada
Superintendencia, a través de sus servidores, se sujetarán a lo señalado en la
Constitución Política, las leyes y lo establecido en el Plan Nacional de
Desarrollo. 36.2. Plan Anual de Gestión. Con fundamento en el marco
constitucional y legal, cada Superintendente deberá aprobar para cada vigencia
fiscal, a más tardar el 15 de diciembre de cada año, el Plan Anual de Gestión
para el año siguiente, el cual, para su elaboración y consolidación, definirá
mecanismos de participación de todos los servidores públicos de la entidad
respectiva.

En el Plan Anual de Gestión se identificarán todos los proyectos, actividades y

funciones que deberá desarrollar la Superintendencia, y será la base para la
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concertación de objetivos y posterior evaluación de los servidores de carrera.

Dicho Plan incluirá de manera detallada todas las metas operativas

Ley 1474 de 2011 “por la cual se dictan normas orientadas a
fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción
de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión
pública.”
Decreto 2641 de 2012 “Por el cual se reglamentan los artículos
73 y 76 de la Ley 1474 de 2011” “mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del
control de la gestión pública”
institucionales e individuales y las acciones de mejoramiento, a las que se
comprometerá cada Superintendencia, el Superintendente y cada uno de los
servidores públicos de la entidad, durante la vigencia del plan.
Artículo 73.  Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.  Cada
entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar
anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al
ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos
de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos
riesgos, las estrategias anti-trámites y los mecanismos para mejorar la atención
al ciudadano.
Artículo 74. Plan de acción de las entidades públicas. A partir de la vigencia
de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero
de cada año deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción
para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias,
los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y
la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los
indicadores de gestión.

A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá estar acompañado del
informe de gestión del año inmediatamente anterior.
Decreto 2641 de 2012 "Por el cual se reglamentan los Artículo 5°. El mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones
artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011." y obligaciones derivadas del mencionado documento estará a cargo de las
oficinas de control interno, para lo cual se publicará en la página web de la
respectiva entidad, las actividades realizadas, de acuerdo con los parámetros
establecidos
Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar Artículo 4°. Para la implementación del Modelo Actualizado se tendrán en
de Control Interno –MECI-“ cuenta las siguientes disposiciones:

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… 2. Las entidades y organismos que cuentan con un Modelo implementado

deberán realizar los ajustes necesarios para adaptar en su interior los cambios
surtidos en la actualización del MECI, dentro de los siete meses siguientes a la
publicación del presente decreto.

Para el efecto deberán cumplir las siguientes fases de acuerdo con lo señalado
en el Manual Técnico:

Fase 1. Conocimiento (1 mes) Fase 2. Diagnóstico (1 mes) Fase 3. Planeación

de la actualización (1 mes) Fase 4. Ejecución y Seguimiento (3 meses) Fase 5.
Cierre (1 mes).

Decreto 1499 de 2017. “Modelo Integrado de Planeación y
Gestión V.2”
ARTÍCULO 2.2.22.2.1. Políticas de Gestión y Desempeño Institucional. Las
políticas de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998,
formuladas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y los
demás líderes, se denominarán políticas de Gestión y Desempeño Institucional
y comprenderán, entre otras, las siguientes:

2ª. Dimensión: la cual tiene como propósito permitirle a una entidad pública,
definir la ruta estratégica que guiará su gestión institucional, con miras a
garantizar los derechos, satisfacer las necesidades y solucionar los problemas
de los ciudadanos destinatarios de sus productos y servicios, así como
fortalecer la confianza ciudadana y la legitimidad. 2.2.1 política de planeación
institucional; formular los planes; la cual contiene entre otras la siguiente
recomendación: “incluir la planeación de las demás dimensiones de MIPG y de
sus políticas, acorde con lo señalado para cada una, tales como Talento
Humano, TIC, Plan Anticorrupción y de Servicio al Ciudadano, plan Anual de
Adquisiciones”

4° Dimensión: tiene como propósito promover en la entidad el seguimiento a la

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gestión y su desempeño, a fin de conocer permanentemente los avances en la

consecución de los resultados previstos en su marco estratégico.
Decreto 612 de 2018 “Por el cual se fijan directrices para la Todo
integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de
Acción por parte de las entidades del Estado”

Decreto 2462 de 2013 “por medio del cual se modifica la Artículo 9. Funciones de la Oficina Asesora de Planeación. Son funciones de
estructura de la Superintendencia Nacional de Salud” la Oficina Asesora de Planeación, las siguientes:

2. Definir directrices, metodologías, instrumentos y cronogramas para la

formulación, evaluación, seguimiento y capacitación de planes, programas y
proyectos de la Superintendencia.

3. Asesorar al Superintendente y demás dependencias en la formulación,

seguimiento y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos para
el cumplimiento de la misión de la Entidad.

15. Diseñar y actualizar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano,

Resolución 6104 de 2017 ““Por el cual se conforma el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño en la Superintendencia
Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones”.
para la aprobación del Superintendente Nacional de Salud y coordinar su
implementación.
Artículo 2: Adopción de Políticas de Gestión y Desempeño Institucional
Artículo 3: Funciones del Comité

Circular N.º 6 de 2005 "Asunto: implementación del sistema de Numeral 3. La Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus
gestión de la calidad en las entidades del estado obligadas por la veces, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá realizar
ley 872 de 2003, su decreto 4110 de 2004 y la norma técnica de evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y
calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2004 Departamento desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad conforme

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Administrativo de la Función Pública –DAFP al plan de acción que haya establecido previamente.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. La asesoría en la definición de las directrices, metodologías e instrumentos para la formulación e implementación de planes de la entidad será
responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación, así como el acompañamiento técnico y metodológico en la estructuración y validación de
los planes a nivel institucional.
2. Entiéndase como Planes Institucionales Estratégicos, aquellos en los que se formulan las estrategias encaminadas al logro de los objetivos
institucionales. Su principal característica es ser de ejecución transversal a toda la entidad. Se identifican como planes institucionales los
siguientes: Plan Estratégico Institucional y de Desarrollo Administrativo-PEIDA; Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- PAAC; Plan
Institucional de Archivos PINAR; Plan Estratégico del Talento Humano (Plan Anual de Vacantes, Plan de Previsión de Recursos Humanos, Plan
Institucional de Capacitaciones, Plan de Incentivos Institucionales, Plan de trabajo Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo); Plan Anual de
Adquisiciones; Plan Estratégico de Tecnología y Comunicaciones-PETIC; Plan de Tratamiento de Riesgos, Seguridad y Privacidad de la
Información, Plan de Seguridad y Privacidad de la Información y Plan Anual de Gestión-PAG.
3. La dependencia responsable de la elaboración y ejecución de plan(es) institucional(es) estratégicos(s) deberá cumplir con las fechas de
publicación y socialización en la página web de la entidad reportes o informes de avance, según las normas que los regulen.
4. La formulación y elaboración del plan institucional deberá realizarse de manera participativa con el grupo de valor del proceso (servidores
públicos, vigilados y ciudadanía en general). En cuanto a su aprobación, estará sujeta a revisión del jefe de la Oficina Asesora de Planeación y
será oficial con su publicación en el sitio web institucional
5. Los Jefes de las dependencias responsables de los diferentes planes institucionales, deberán socializar a todos los funcionarios de la entidad, el
contenido del mismo. Así mismo deberán comunicar el PAG de su dependencia a su equipo de trabajo.
6. Las modificaciones y revisiones relacionadas con metas, indicadores, actividades y presupuesto programado en los Planes Institucionales
Estratégicos serán aprobados por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación, con excepción del Plan anual de Gestión y el Plan Anual de
Adquisiciones, estos deberán solicitarse de manera formal a través de memorando, dentro de los primeros veinte (20) días calendario,
anexando el formato de Solicitud de Modificaciones a Planes de Gestión Institucional, código PIFT03; cuando la solicitud provenga de la Alta
dirección será tramitada por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación. Las solicitudes de modificaciones deben ser coherentes con las
directrices y normatividad en que se enmarca el plan.
7. Para el caso del Plan Anual de Gestión se debe enviar la solicitud, a la oficina Asesora de Planeación a más tardar los primeros veinte días
calendario del mes inmediatamente anterior al de la modificación, esta revisará la pertinencia del requerimiento y enviará al Despacho del
Superintendente Nacional para su aprobación de acuerdo con la resolución del PAG, una vez aprobado, se procederá a publicar el PAG
modificado el primer día hábil del mes siguiente.
8. La oficina Asesora de Planeación aprobará las modificaciones de los Planes Institucionales Estratégicos (Excepto las del Plan Anual de gestión
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y Plan Anual de Adquisición), dentro de los siguientes siete (7) días hábiles al recibo de la solicitud, dichas modificaciones se reflejarán en el
sitio web, el primer día hábil del mes siguiente. En los casos en que dichas aprobaciones o modificaciones se realicen en un Comité, basta con
el envío del acta en la que conste la aprobación o modificación.
9. Las acciones que soportan la ejecución de actividades plasmadas en el PAG deben ser relacionadas en el formato “Formulación y Seguimiento
de Planes o Cronogramas”-PIFT06. Los cuales deberán ser entregados a la Oficina Asesora de Planeación al mismo tiempo que la formulación
del PAG, ya que este hace parte integral del mismo y las modificaciones pertinentes se realizan de acuerdo con la política 7 del presente
procedimiento.
10. De conformidad con el cronograma de ejecución referente a los Planes Institucionales, la dependencia responsable de su implementación
deberá elaborar los respectivos informes de avance de ejecución en los instrumentos y condiciones establecidas por la Oficina Asesora de
Planeación.
11. Los Planes Gerenciales de los Subsistemas de Gestión, deberán seguir los lineamientos estipulados para la formulación y seguimientos del
PAG.
12. La Oficina de Control Interno realiza la verificación de la ejecución de los planes institucionales, como auditoría independiente e informará sus
resultados a la alta dirección.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID. TAREA RESPONSABLE CARGO REGISTRO
¿CÓMO? PARTICIPANTE
¿QUÉ?
Recopilar la información requerida para la Dependencias Superintendente Oficina Asesora
formulación de los planes institucionales, responsables Nacional de Salud de Planeación
relacionada con la normatividad vigente, de la
Objetivos de Desarrollo Sostenible ODS, el formulación y Superintendentes
Recopilar Plan Nacional de Desarrollo, los lineamientos elaboración del delegados No aplica
insumos sectoriales señalados por el Ministerio de Plan
generales para la Salud y Protección Social, los parámetros Institucional Jefes de Oficina
1. formulación de técnicos establecidos por el Departamento
planes Nacional de Planeación-DNP y Jefes de Oficinas
institucionales Departamento Administrativo para la Función Asesora
Pública DAFP así como las demás directrices
impartidas por la Alta Dirección y el resultado Secretario
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID. TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
de la revisión del contexto estratégico de la General
entidad y las recomendaciones, resultado de
la participación ciudadana, en los casos que
aplique.

También es preciso consultar y revisar los

planes institucionales de vigencias
anteriores, estudios técnicos institucionales y
sectoriales, reportes de análisis de
información estadística institucional, entre
otros documentos e instrumentos de gestión
pública.

Validar la Previa revisión y análisis de la información de Dependencias Superintendente

pertinencia de los entrada, se deberá concretar lo aplicable a la responsables de Nacional de Oficina Asesora Listas de
2. lineamientos entidad y articularlo a la plataforma la formulación y Salud de Planeación Asistencia
generales y estratégica del sector. elaboración del ASFT04
aportes de los Plan Superintendentes
participantes para De igual manera en esta formulación se Institucional Delegados.
la formulación de debe, construir los indicadores, siguiendo la
Planes metodología establecida por la entidad, se Jefes de Oficina
Institucionales debe consultar la Guía Metodológica para la
Construcción de Indicadores de Gestión Jefes de Oficinas
código PIGU03. Asesoras

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID. TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
Secretario
General.
La Oficina Asesora de Planeación realizará Superintendentes PIFL02 –
sesiones de trabajo con las dependencias de Dependencia Delegados, Jefes Formulación
la entidad y demás actores involucrados, responsable de de Oficina, Jefes de Planes
para asesorar la formulación de los planes la formulación y de Oficinas Estratégicos
Estratégicos institucionales y los indicadores elaboración del Asesoras y Oficina Asesora Institucionales
Formular el Plan para la medición de la gestión, así como la Plan Secretario de Planeación
3. Institucional. elaboración del documento técnico y anexos Institucional General. PIFT01
respectivos, de conformidad con la(s) Matriz de
metodología(s) establecidas y adoptadas Formulación
previamente. del Plan
Estratégico
Planes o cronogramas operativos. Institucional y
de Desarrollo
Plan de Auditorías Administrativo.
Plan de Comunicaciones Todas las Oficina Asesora
Plan de Mejoramiento de Rendición de dependencias de Planeación, PIFT02
Cuentas de la SNS que Oficina de Matriz de
Plan de Acción de MIPG (FURAG) lideran el Tecnologías de la Formulación
Plan de Mejoramiento a hallazgos derivados proceso, Información, PAG-
de Auditorías Integrales y Actuaciones proyecto o Secretaría
Especiales efectuadas por la Contraloría programa que General- PIFT06 (Matriz
General de la República se ejecuta a Coordinación de de
través del plan. Talento Humano Formulación y
NOTAS: Para la formulación de planes Seguimiento
Operativos, se deberá realizar en el formato de Planes o
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID. TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
PIFL03 y los cronogramas operativos, se Cronogramas)
deberá aplicar el formato con Código PIFT06.
En el caso en que el cronograma sea parte PIFL02 –
integral de un Plan de Gestión Institucional, Formulación
cualquier modificación, debe ser enviada a la de Planes
Oficina Asesora de Planeación siguiendo los Estratégicos
mismos pasos para la modificación del plan Institucionales
(ver política 6 y 7).
PIFL03 –
La aprobación de los planes operativos será Formulación
responsabilidad de los líderes de cada uno De Planes
de los procesos, proyectos o programas que Operativos
se gestionan con éste.
La versión preliminar del plan institucional
estratégico y los documentos anexos, deben
ser puestos a consideración de la ciudadanía
y funcionarios en general, en el sitio web Superintendentes Sitio web
institucional, intranet y demás medios de delegados Oficina Asesora
comunicación de la entidad, para su de Planeación Intranet
participación, sugerencias y aportes, de Jefes de Oficina
acuerdo con lo establecido en el instrumento Área Redes
4. que la entidad aplicará para la Participación responsable de Jefes de Oficinas sociales
Validar el Plan Ciudadana en la formulación de planes la Formulación Asesoras Oficina Asesora
institucional institucionales. del Plan de
preliminar. Secretario Comunicaciones
Una vez cumplido el término para General. Estratégicas e
participación de la ciudadanía, serán Imagen
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID. TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
revisadas y analizadas en términos de Institucional
viabilidad legal, presupuestal y de
competencia, las sugerencias o propuestas
recibidas y tras validarlas se incorporarán al
Plan Institucional.
5. Aprobación de los Una vez elaborados los planes institucionales Oficina Asesora Despacho del PIFT01 (Plan
Planes estratégicos y teniendo en cuenta los aportes de Planeación Superintendente Estratégico
Institucionales de funcionarios y ciudadanía, estos serán Nacional Institucional y
Estratégicos aprobados por la Oficina Asesora de Área de Desarrollo
Planeación a excepción del Plan Anual de responsable de Administrativo
Gestión y Plan Estratégico de Talento la Formulación – PEIDA),
Humano, los cuales serán aprobados por el del Plan
Superintendente o quien haga sus veces, a PIFT02,
través de resolución. (Matriz de
Formulación
del Plan Anual
De Gestión)

PIFL02 –
Formulación
de Planes
Estratégicos
Institucionales
Teniendo en cuenta los términos de ley y los Oficina Asesora
plazos para la publicación y socialización de Oficina Asesora de
los Planes Institucionales establecidos, los de Planeación Profesional Comunicaciones
6. Publicación y responsables de este deberán gestionar para Oficina Asesora Estratégicas e
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PLANES Y PROGRAMAS

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID. TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
Socialización los casos que se requiera, la publicación de de Planeación Imagen Sitio web
la versión final del plan en la página web de Institucional.
la entidad. Superintendentes
delegados

Jefes de Oficina

Jefes de Oficinas
Asesoras

Secretario
General.
7. De conformidad con los cronogramas de Dependencia Superintendente Todas las .
Ejecutar las Planes y programas Institucionales las responsable de Delegado Dependencias
actividades dependencias responsables de su la ejecución del
establecidas en implementación deberán ejecutar las Plan o Jefe de Oficina
los Planes actividades programadas con el fin de Programa Asesora
Institucionales y obtener los productos y resultados Institucional
programas de esperados. Jefe de Oficina
acuerdo con los
cronogramas. Nota: En el caso en que la ejecución de las
actividades del Plan Institucional sea
responsabilidad contractual de un tercero, el
supervisor deberá realizar acompañamiento
y revisar los informes de ejecución
correspondientes.
8 Modificaciones a De acuerdo con las políticas de operación 6, Memorando
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID. TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
los Planes 7 y 8. ASFL01
Institucionales
PIFT03
Formato
solicitud de
modificacione
s a Planes
Institucionales
9 La dependencia responsable de la ejecución Dependencia Superintendente Todas las PIFT06
Realizar el de los Planes de Gestión Institucional responsable de Delegado Dependencias Matriz de
seguimiento a la recopila y consolida la información la ejecución del Formulación y
ejecución de los respectiva. Plan o Jefe de Oficina Seguimiento
Planes y Programa Asesora de Planes o
Programas El seguimiento a la ejecución de las institucional Cronogramas.
Institucionales. actividades de los Planes Institucionales Jefe de Oficina
Institucional se realizará a través del Formato CIFL02
Matriz de Formulación y Seguimiento de Plantilla Word
Planes o Cronogramas, código PIFT06 o la
herramienta que disponga la entidad para el
seguimiento de ejecución de estos, cuya
fuente de información se genera en las
dependencias de la entidad, el cual debe ser
enviado a la Oficina Asesora de Planeación a
través de Memorando o correo electrónico.

Nota: La ejecución y seguimiento de Planes

Operativos que no estén relacionados o
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID. TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
articulados en el Plan Anual de Gestión o en
los Diferentes Planes Estratégicos
Institucionales, dependerá del área
responsable de su formulación.
10 Presentar y La Oficina Asesora de Planeación, revisará y Todas las Superintendente Todas las Plantilla
revisar el informe analizará la información reportada por las Dependencias Delegado dependencias Power Point
de ejecución de áreas responsables de la ejecución de los de la Entidad. Word CIFL01
los Planes Planes Institucionales. Jefe de Oficina ó CIFL02
Institucionales. Asesora
Luego se procede a realizar el informe de Memorando
seguimiento general, el cual se publicará en Jefe de Oficina ASFL01
la página web de la entidad. A excepción del
PAAC el cual su seguimiento es PIFT14 14
cuatrimestral. Matriz de
avance a la
El informe a la ejecución de los planes se gestión de
presenta ante el comité institucional de Planes
gestión y desempeño, cada vez que se Institucionales
requiera por parte del jefe de la Oficina
Asesora de Planeación.

PUNTOS DE CONTROL
NOMBRE DE LA
ID MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
ACTIVIDAD / TAREA
4. Validar el plan Realizar la revisión y validación de la versión preliminar del Cada vez que se Memorando
institucional plan institucional y de los documentos técnicos anexos, por requiera la Dependencia interno, código
preliminar. parte de la Oficina Asesora de Planeación, solicitándose de formulación y responsable de la ASFT01
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PUNTOS DE CONTROL
ser necesario, los ajustes técnicos de conformidad con la elaboración de formulación de radicado con
metodología adoptada por la entidad, al responsable de la planes cada plan solicitud de
formulación y elaboración del plan institucional respectivo, institucionales institucional ajustes
mediante memorando interno, código ASFL01, a través del
Sistema de Gestión Documental. Oficina Asesora de
Planeación
8 Modificaciones a los Al analizar, verificar y aprobar las modificaciones a los Cada vez que se Dependencia Memorando
Planes Institucionales planes institucionales, formalizadas a través de memorando requiera la responsable de la interno, código
ASFL01, el cual deberá contener el formato PIFT03 con las solicitud de formulación de ASFT01
justificaciones pertinentes y acordes a la política. modificación cada plan
institucional Formato
solicitud de
Oficina Asesora de modificacione
Planeación s a Planes
Institucionales
PIFT03
9, Se realizará el informe de seguimiento a los planes, basado Depende del Oficina Asesora de Informe de
10 Realizar el en los datos e información remitidos por las áreas, utilizando alcance del Plan Planeación seguimiento
seguimiento a la el formato documento institucional, código PIFT06 de Gestión definitivo,
ejecución de los Institucional y de código
Planes y Programas los cronogramas CIFL01 o
Institucionales y de seguimiento CIFL02
revisar el informe de establecidos
ejecución de los previamente. PIFT14 Matriz
Planes de avance a la
Institucionales. gestión de
Planes
Institucionales
ANÁLISIS DE TIEMPO
Para la formulación de los planes institucionales se estima entre 4 y 12 semanas, de acuerdo con la especificidad temática y el plan de trabajo

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establecido.

De conformidad con el decreto 612 de 2018 los planes y programas Institucionales, deberán ser publicados a más tardar el 31 de enero de cada
año, sin embargo, por este mismo decreto estos deben estar integrados al Plan Anual de Gestión; el cual de conformidad al artículo 36.2 del
Decreto 775 de 2005 este plan debe estar aprobado el 15 de diciembre del año en curso, por lo cual los demás planes deberán Integrarse al PAG.

Se estima el tiempo para la elaboración de los respectivos informes de seguimiento a la ejecución de los planes y programas entre 1 y 3 semanas
aproximadamente, dependiendo la normatividad y complejidad de este.

Para la aprobación de modificaciones se cuenta con un término de siete (7) días hábiles.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Objetivos de Desarrollo Sostenible
 Plan Nacional de Desarrollo
 Plan Estratégico Sectorial
 Plan Decenal de Salud Pública 2012-2021
 Documentos Consejo Nacional de Política Económica y Social CONPES – DNP
 Guía Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. DAFP
 Guía para la Racionalización de Trámites. DAFP.
 Manual Único de Rendición de Cuentas, DAFP
 Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – DAFP.
 Guía metodológica de planeación de los recursos humanos – DAFP,
 Guía para la construcción de indicadores de gestión. Departamento Administrativo de la Función Pública.
 Ley 489 del 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las
disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la
Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
 Ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se
dictan otras disposiciones.”

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CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE RESPONSABLE DE LA FECHA DEL
CAMBIARON EN EL DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS SOLICITUD DEL CAMBIO VERSIÓN
DOCUMENTO CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante el artículo 10 de la Resolución 2239 de
2014 se adoptan los procedimientos de este
Adopción del documento proceso, identificado con código PICR01, que Jefe Oficina Asesora de 1
07/10/2014
fueron aprobados a través de la Acta No. 003 de Planeación
2014
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogo la
Adopción del documento resolución 2239 de 2014 y se adoptó el Manual de Jefe Oficina Asesora de
19/12/2014 1
Procesos y Procedimientos. Planeación
Ajustes en el nombre, objetivo y alcance del
procedimiento. Políticas de operación. descripción
Modificación de Documento Jefe Oficina Asesora de
del procedimiento, aprobados mediante acta No. 24/08/2015 2
Planeación
1093 de 2015
Ajustes en nombre del procedimiento, políticas de
operación. Descripción del procedimiento y análisis Jefe Oficina Asesora de
Modificación de Documento 20/11/2015 3
de tiempo aprobados mediante NURC 3-2015- Planeación
023093
Modificación de Documento Ajustes en: descripción del procedimiento, Jefe Oficina Asesora de 16/02/2016 4
actividad, y en puntos de control, el ID 5 se elimina, Planeación
relacionada con la presentación del plan al Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo, por
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consiguiente, se ajusta el consecutivo, se modifica

la descripción de la política 7, aprobados mediante
NURC: 3-2016-002984.
Mediante NURC: 3-2016-021820, se solicitan
ajustes del alcance, de las actividades 3 y 4,
unificación del formato del Plan Anticorrupción y
Atención al Ciudadano, código PIFL01
(componente Mapa de Riesgos de Corrupción,
componente Estrategia de Racionalización de
Trámites y Servicios, componente Mecanismos
para Mejorar la Atención al Ciudadano, Jefe Oficina Asesora de
Modificación de Documento 02/12/2016 5
componente Cronograma Estrategia Rendición de Planeación
Cuentas a la Ciudadanía, componente
Transparencia y Acceso a la Información), creación
de la política 8 y además establecimiento del
formato PIFT07 para la formulación y seguimiento
del cronograma de los demás planes
institucionales. Se aprueba ajuste mediante NURC
3-2016-022326
Modificación de Documento Mediante NURC: 3-2016-000665, se solicitan Jefe Oficina Asesora de 23/01/2017 6
ajustes en: Definiciones, ajustando lo expuesto Planeación
sobre el Plan Estratégico Institucional y de
Desarrollo Administrativo –PEIDA-; Actividad 03 se
ajustó el registro y la denominación del plan
estratégico institucional y de desarrollo
administrativo; en Análisis de tiempo se ajustó el
tema del Plan Estratégico Institucional y de
Desarrollo Administrativo y se eliminó lo
relacionado con Plan Institucional de Desarrollo
Administrativo.

Se aprueban ajustes mediante NURC 3-2016-

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000922
Mediante el NURC 3-2017-002410, se solicitan
ajustes en: inclusión de Política No. 8. (La que
estaba como política No. 8 se numera
automáticamente como política No. 9, ya que, por
Jefe Oficina Asesora de
Modificación de Documento coherencia de las mismas, se hace necesario 23/02/2017 7
Planeación
cambiar el consecutivo de las mismas.)

Mediante NURC:3-2017-002864 se aprueba el

ajuste
Mediante memorando NURC: 3-2017-005768 se
solicitó modificación de redacción del alcance; se
actualizaron las normas; se modificaron las
políticas de operación No 6 y 7; se ajustaron las
actividades y su descripción (1, 2,3,4 y 5) y se
Jefe Oficina Asesora de
Modificación de Documento eliminó la No 6; se redefinieron los tiempos de 21/04/2017 8
Planeación
elaboración y se aclararon los tiempos de
publicación, en términos de ley; se actualizaron los
documentos de referencia.
Modificaciones aprobadas con el memorando
NURC 3-2017-005823
Mediante memorando NURC: 3-2017-009240 se
solicitó modificación de redacción del documento
en el sentido de actualizarlo con las nuevas
versiones de los formatos propios del
procedimiento.
Jefe Oficina Asesora de
Modificación de Documento Se revisó la redacción y se eliminó la palabra 13/06/2017 9
Planeación
programas.
Se eliminó del nombre del procedimiento la palabra
elaboración.
Modificaciones aprobadas con el memorando
NURC 3-2017-009339
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Mediante memorando NURC: 3-2018-004271 se

solicitó modificación de redacción del documento
para actualizarlo de acuerdo con la normatividad
vigente, en especial el modelo MIPG V.2, por lo
que se definen como estratégicos institucionales 8 Jefe Oficina Asesora de
Modificación de Documento 23/03/2018 10
planes, descritos en este procedimiento. Planeación
Se revisó la redacción para especificar los tipos de
planes en la entidad y su gestión de formulación.
Modificaciones aprobadas con el memorando 3-
2018-004702
Mediante memorando NURC 3-2019-838 se solicita
modificación e inclusión de Política (No. 8 y 9) así
Jefe Oficina Asesora de
Modificación de Documento mismos ajustes en redacción e inclusión de 28/01/2019 11
Planeación
normatividad. Esta se aprueba mediante
Memorando NURC 3-2019-1248
Mediante memorando 3-2019-13421 se solicita la
integración de los procedimientos en el PIPD01 y
Jefe Oficina Asesora de
Modificación de Documento PIPD02, ajustando todos los componentes del 26/07/2019 12
Planeación
procedimiento. Este ajuste fue aprobado mediante
memorando con NURC 3-2019-13490
Mediante memorando Nurc 3-2019-23259, se
solicita la inclusión de la política de operación No. 6
Jefe Oficina Asesora de
Modificación Documento y adición del formato de planes en la actividad No. 10/01/2020 13
Planeación
3. La solicitud se aprueba mediante memorando
Nurc 3-2020-249.
Mediante memorando Nurc 3-2020-5337, se solicita
la modificación de políticas de operación y mejoras
en las actividades. Inclusión de nuevo formato para Jefe Oficina Asesora de
Modificación Documento 22/04/2020 14
el avance en la gestión de los Planes Planeación
Institucionales. La solicitud se aprueba mediante
memorando Nurc 3-2020-5450.

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Mediante memorando Nurc 3-2020-11399, se

solicita la modificación relacionadas a formato
Jefe Oficina Asesora de
Modificación Documento PIFT06 y eliminación del PIFT07 y creación de 24/08/2020 15
Planeación
formato para los Planes Operativos. La solicitud se
aprueba mediante memorando Nurc 3-2020-11666.

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