CÓDIGO:

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1. OBJETO Y ALCANCE

Establecer los parámetros a seguir en el control de los registros generados en

las diferentes actividades desarrolladas, por los procesos dentro del Sistema de
Gestión.

Aplica para todos los registros generados por el SIG de la empresa de Energía
de Pereira S.A. E.S.P.

2. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO

Gerente de Direccionamiento y Control Estratégico

Subgerente de Direccionamiento y Control Estratégico
Líder Sistema Integrado de Gestión.

3. DEFINICIONES

ALMACENAMIENTO: Acción de archivar los registros desde los sitios donde

se originan hasta los sitios dispuestos para su protección.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Es el lugar donde se almacenan los registros que se
están utilizando para el funcionamiento de los procesos y áreas de la Empresa.
DISPOSICIÓN: Acción a tomar con los registros de los procesos y/o áreas
cuando se ha cumplido el tiempo de retención.
IDENTIFICACIÓN: Acción que permite reconocer los registros del sistema de
gestión SIG.
PROTECCIÓN: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los
registros procedentes de las actividades de la Empresa.
RECUPERACIÓN: Acceso, conjunto de medidas establecidas para recuperar
(mediante consulta) los registros de la Empresa y para permitir su consulta
solamente a las personas autorizadas.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
TIEMPO DE RETENCIÓN: Tiempo durante el cual se retienen los registros de
los procesos en los lugares destinados a la protección de los mismos conforme
a las tablas de retención documental y el listado maestro de registros.
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4. PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN

Emisor Receptor Canal

Gerente Direccionamiento y Control Todos los procesos Correo externo e interno, oral
estratégico
Subgerente de Direccionamiento y
Control Estratégico
Líder Sistema Integrado de Gestión

Todos los procesos y Partes interesadas
Gerente Direccionamiento y Control Correo externo e interno, oral
estratégico
Subgerente de Direccionamiento y
Control Estratégico
Líder Sistema Integrado de Gestión

5. CONDICIONES GENERALES

 En la Empresa de Energía se tienen tres tipos de archivo:

ARCHIVO DE GESTIÓN: Es el archivo que gestiona constantemente cada

colaborador participante de una actividad o proceso.
Se encuentra dispuesto en el lugar de trabajo de cada colaborador y
generalmente está ubicado en el escritorio del colaborador o en archivo del
área a la que pertenece.

A este archivo solo tienen acceso los colaboradores del área (en caso de ser el
archivo del área de trabajo) y los que están dispuestos en el puesto de trabajo,
solo tiene acceso el dueño del mismo.

ARCHIVO CENTRAL: Es donde se ubican todos los documentos que se

generan en los procesos y que no se requieren permanentemente para el
desarrollo de las actividades del proceso.
Esta dispuesto en la Calle 71 # 28-05 S/E Cuba

Al archivo central solo tiene acceso el administrador documental y el auxiliar de

archivo.

ARCHIVO HISTORICO: Es en donde se conserva el registro patrimonial de la

Empresa. Esta dispuesto en la Calle 71 # 28-05 S/E Cuba. Solo tiene acceso el
administrador documental y el auxiliar de archivo.

 Cada área debe contar con lugares dispuestos para el almacenamiento

y ubicación de la documentación propia del proceso y/o actividades que le
correspondan, este lugar debe garantizar el acceso y la consulta de la
información propia del proceso, subproceso o actividad. El acceso y la
consulta deben garantizar que los registros no se pierdan ó sean hurtados por
personal ajeno, esto significa que el responsable del proceso es el responsable
de la seguridad de la documentación en su sitio de trabajo.
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 Independientemente del medio de presentación (impreso, magnético,

etc.) los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar y
actividad a las que correspondan.

 Las zonas de almacenamiento de los registros deben garantizar la

protección contra la humedad, polvo y elevadas temperaturas (fuentes
caloríficas y luz solar).

 Adicionalmente al listado maestro de registros, la empresa cuenta con

un sistema de administración documental, el cual está regulado por la Ley
general de Archivo - 594 del 2000.

En las tablas de retención se presenta la información relacionada con la

identificación, retención y disposición final de las series y tipos documentales
asociados con los registros de los procesos de la Compañía.

 El responsable de elaborar el “Listado maestro de registros es el

responsable de cada subproceso o actividad, con el apoyo del líder del sistema
integrado de gestión.

 Los listados se actualizan semestralmente conforme a las (adiciones o

eliminaciones de los documentos) presentados en ese periodo de tiempo.

 Las actividades de administración documental se encuentran

presentadas y divulgadas a través del MANUAL DE ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL ADM.LOG.MA01

 En el LISTADO MAESTRO DE REGISTROS, EST.COR.F05 se presenta

la información relacionada en cuanto a identificación, almacenamiento,
protección, responsable e identificación Tabla de retención.

 La información relacionada con el tiempo de retención y la disposición

final de los documentos están incluidas en las TABLAS DE RETENCIÓN (TRD)
de cada área.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:

6.1 DIAGRAMA DE FLUJO

El presente documento no contiene diagrama de flujo.

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6.2 NARRATIVO DE ACTIVIDADES

ITEM Descripción de actividades y puntos de control Responsabl Obs y

e registros
1 IDENTIFICACIÓN DE LOS REGISTROS:
Líder Listado
El sistema cuenta con registros formateados y no formateados, Sistema Maestro de
los no formateados se identifican por el nombre del documento, Integrado de Documentos
los formateados se identifican con el nombre, el código y la Gestión Internos
versión vigente. EST.COR.F03

El código está asignado de acuerdo con el consecutivo Listado

correspondiente según la planificación de la documentación, Maestro de
Registros
(para más información, ver el procedimiento elaboración de EST.COR.F05
documentos)

El Líder sistema Integrado de gestión, es el responsable de

administrar y asignar la codificación de todos los documentos
asociados al Sistema.

PUNTOS DE CONTROL:
Los códigos son asignados por el Líder sistema de gestión de
acuerdo con el consecutivo del proceso. El Listado Maestro de
documentos Internos cuenta con la información actualizada en
forma permanente.

2 CLASIFICACIÓN SEGÚN EL TIPO DE PRESENTACIÓN DE

LOS REGISTROS:
Según el tipo de presentación los registros se clasifican como
se expone a continuación: Responsable Tablas de
del proceso Retención
 Medio Impreso: Corresponde a los registros
o ADM.LOG.F14
diligenciados en manuscrito, preimpresos para diligenciamiento
ó impresos por computador u otros métodos. Se consideran Responsable
dentro de los impresos las imágenes fotográficas reveladas en de la
papel para fotografía y las impresas por algún equipo. actividad Listado
 Medio Magnético: Corresponde a registros generados Maestro de
por medios electrónicos y usualmente almacenados en discos Registros
ópticos, CD, discos duros, cintas para almacenamiento de EST.COR.F05

datos y disquete, DVD. Se incluyen dentro de esta clasificación

las imágenes almacenadas en medios magnéticos obtenidas
por exploradores electrónicos de imágenes ó cámaras
fotográficas digitales.
 Otros Medios: Corresponden a los medios
electromagnéticos u otros diferentes al impreso ó magnético. El
medio electromagnético corresponde a las cintas de audio,
cintas para video y rollos fotográficos (sin revelar ó con
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revelado básico (negativos) sin impresión en papel para

fotografía.

3 CONSERVACIÓN, PROTECCIÓN Y ACCESO DE LOS

REGISTROS:
Los tiempos de retención se encuentran especificados en la
tabla de retención documental de cada área. Responsable Listado
del Proceso Maestro de
Salvo autorización expresa, no se permite generar copias de
Registros
los registros que comprometen el acervo técnico ó
EST.COR.F05
conocimiento de la organización por cualquier método Responsable
(fotocopiado, copias por fax, exploración de textos por medios de la gestión
electrónicos, etc.). documental
Tablas de
En los casos que se requiera su reproducción, se debe Retención
consultar al gerente del proceso y/o al líder del sistema Documental
integrado de gestión. ADM.LOG.F14
El responsable de cada subproceso es quien debe garantizar
la disponibilidad y protección de los registros físicos, mientras Manual de
Administraci
se encuentren en el archivo de gestión. ón
Tecnología informática, es el encargado de realizar las copias Documental.
ADM.LOG.MA01
de seguridad de los registros magnéticos que reposan en los
equipos de cómputo de la Empresa.
El responsable de la gestión documental responde por la
disponibilidad e integridad de los registros físicos mientras
estos permanezcan en el archivo central e histórico.

4 DISPOSICIÓN DE LOS REGISTROS:

Para los registros que pertenecen a una serie documental las Responsable Tablas de
del proceso Retención
tablas de retención establecen los parámetros Documental
correspondientes a su disposición. Responsable
de la gestión ADM.LOG.F14
documental

5 RECUPERACIÓN Y RETENCIÓN DE LOS REGISTROS:

La recuperación de los registros, está dada de acuerdo con los Responsable Listado
del proceso Maestro de
criterios elegidos por cada responsable de los mismos, y se Registros
encuentran evidenciados en el las tablas de retención
EST.COR.F05
documental de cada proceso. Responsable
de la gestión
La retención de los registros contenidos en una serie documental Tablas de
documental igualmente se especifica en las tablas de Retención
retención, la cual se actualiza anualmente con base en las Documental
modificaciones generadas durante el transcurso del año. ADM.LOG.F14
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7. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

 Listado Maestro de registros EST.COR.F05

 Manual de Administración documental ADM.LOG.MA01
 Tablas de retención ADM.LOG.F14