UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ

CAMPUS JUTIAPA

La Universidad Mariano Gálvez, es una institución de educación superior,

actualmente cuenta con una diversidad de carreras siendo ellas: Administración de
Empresas, Auditoria, Medicina, Ingeniería en Sistemas, Derecho, Psicología,
Trabajo Social, P.E.M. en Pedagogía y Administración Educativa, las principales.

Debido al alto crecimiento de población estudiantil que ha tenido la Universidad en

el mercado jutiapaneco, en los últimos años, se determinó que uno de los
problemas principales en el Área Administrativa es el Proceso de Inscripción, para
los alumnos de primer ingreso, por esa razón se procedió a iniciar un estudio para
realizar una Reingeniería en dicho proceso.
IMPLEMENTACION

 ETAPA 1. EDUCACIÓN EN REINGENIERÍA DE PROCESOS.

Para llevar a cabo la implementación de la reingeniería se debe tomar tres

aspectos muy importantes que ayudaran en el proceso.

o SENSIBILIZAR:
La gerencia de la Universidad Mariano Gálvez ha visto que, el Area
Administrativa necesita ser actualizada y capacitada, para que el personal
se sienta satisfecho del trabajo que ejecuta y a la ves aceptar el cambio
dentro de la organización.

o CONCIENCIAR:

Se hace que el personal se sienta con la actitud de formar parte en proceso

del cambio en el Area Administrativa y tomar en cuenta sus aportaciones,
sugerencias y decisiones para realizar el cambio.

o CAPACITAR:

Luego de sensibilizar, concienciar, procedemos a que el personal sea

capacitado en el servicio al cliente así como también el uso adecuado del
equipo.

Es importante el mejoramiento de la capacidad de las personas por medio de la

educación, adiestramiento y capacitación.
  ETAPA 2. INTEGRACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE REINGENIERÍA DE
PROCESOS.

Desarrollando nuestro proyecto procedemos a seleccionar a las personas con

actitud positiva, experiencia y mayor conocimiento de la Universidad.

 Un Líder: Es el Administrador de la Universidad quien autorice los

procesos.

 Equipo de Reingeniería: Es un grupo de empleados dedicados a

rediseñar un proceso en el que diagnosticaran el proceso y a la ves,
van a supervisar la ejecución del mismo.

 Comité Directivo: Son quienes formularan las políticas a seguir en

el rediseñado proceso.

 Zar: Es el responsable de desarrollar todas las técnicas, métodos e

instrumentos de la reingeniería para llevar a cabo el cambio.

 ETAPA 3. IDENTIFICACIÓN DE DEMANDAS DE LOS ALUMNOS DE

PRIMER INGRESO.

Es donde conoceremos los requerimientos y problemas que se dan en el área de

Administrativa en el proceso de inscripción de los alumnos de primer ingreso.
Obtendremos información a través de encuestas, opiniones y sugerencias.

Toda esta información será presentada al comité Directivo a efecto de validad la

misma y se procedan hacer los ajuste necesarios en la Universidad.
 ETAPA 4. MEDICION DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Aquí es donde damos a conocer todo el proceso actual y lo comparamos con el

proceso rediseñado, verificando y analizando todos los objetivos a obtener y
beneficios.

Es donde determinamos del porque hay que rediseñar en el área Administrativa y

el cambio que obtendremos con el proceso rediseñado.

PRESUPUESTO

De lo estimado en el rediseño del proceso del Area Administrativa (proceso de

inscripción).

Capacitación del personal 1500

Equipo de Cómputo 10000

Contratación de una secretaria (sueldo Mensual) 2500

SUMA DE LO ESTIMADO 14000

ETAPA 5. REDISEÑO GENERAL DEL PROCESO

Aquí es donde es Administrador establece todas las condiciones para el desarrollo

del proceso del cambio.

OBJETIVOS:

 Ofrecer mejor Atención a la población estudiantil

 Lograr incremento de inscripción de estudiantes
 Satisfacer las expectativas de la población jutiapaneca

El Administrador de la universidad se asegura de que la necesidad del cambio

sea entendida y aceptada por el Area Administrativa.
Los requerimientos de la Población Estudiantil

A través de las aportaciones obtenidas en las sugerencias de la población

estudiantil, hemos obtenido lo siguiente:

 Falta de atención
 Servicio inadecuado
 Personal ineficiente
 Tiempo de espera en la atención
 Falta de equipo

PROCESO ACTUAL

 Falta de equipo de computación

 Falta de capacitación al personal
 Falta de personal
 Falta de conocimiento del proceso de inscripción
 El proceso de inscripción es muy lento
 Acumulación de personas para la inscripción

ETAPA 6. REDISEÑO DETALLADO DE PROCESOS:

 Contratación de una secretaria

 Compra de una computadora
 Capacitación al personal sobre la Atención al Cliente
 Mejorar el servicio en el proceso de inscripción

ETAPA 7. PRUEBA PILOTO

Se ha realizado un día de inscripciones en la Universidad para la comprobación

correspondiente y se ha validado el proceso rediseñado dando como resultado.

 Satisfacción en la población estudiantil

 Mejor servicio
 Rapidez en el proceso de inscripción
ETAPA 8. IMPLEMENTACION DE LA REINGENIERÍA

Es donde se documentara todo el proceso incluyendo lo siguiente:

 Diagrama general del proceso.

 Descripción de políticas del proceso.
 Descripción de los recursos materiales requeridos.
 Descripción de la tecnología de la información.
 Descripción de la responsabilidad de cada uno de los participantes.

ETAPA 9. MONITOREO Y MEJORA CONTINUA

El proceso será evaluado a través del Administrador del Area Administrativa quien
será, el que supervise dicha Area y el que implementara la retroalimentación que
permita corregir o mejorar la calidad en el personal del área.

De esta manera se le ha explicado al Administrador de la Universidad que se

esperan resultados del presente proceso en un periodo de cinco meses.