INSTRUCTIVO: NOTAS DE LIBERACIÓN DOCUMENTEME VERSION 5.0.12.

14
Estimado Cliente

Queremos compartir con usted este instructivo sobre la actualización de la versión de

Documenteme 5.0.12.14, de esta manera queremos poner a su disposición, herramientas que le
permitan conocer un poco más las funcionalidades de la aplicación y adicionalmente poder
autogestionarlas. A continuación, describimos detalladamente estas generalidades

GENERALIDADES DEL CAMBIO

Los ajustes publicados en la mencionada versión de documénteme aplican sobre aquellos usuarios
que manejan las funcionalidades en documénteme de “Expediente Electrónico” y “Recepción de
documentos” en conjunto o por separado.

1. HABILITACIÓN DEL PROGRAMA “MODO RADICACIÓN” PARA PARAMETRIZAR A

EMPRESAS A LAS QUE SE LES ENVÍA DOCUMENTOS ADJUNTOS.

Esta funcionalidad la encuentra a través de la siguiente ruta:

Emisión Documentos / Modo de radicación

 Roles que disponen de la opción
-Administrador Emisión Enterprise
-Administrador Emisión Pyme
-Administrador Expediente Electrónico

2. SE HABILITA LA POSIBILIDAD DE ENVÍO DE ARCHIVO ADJUNTO DE ACUERDO CON LA

PARAMETRIZACIÓN DEL MODO DE RADICACIÓN

La configuración Básica para manejar el expediente dentro del adjunto en correo consiste
en agregar el NIT de sus terceros, nombre, además de la activación del “enviar adjuntos”

Ejemplo

En caso de que deseé implementar un solo esquema de modo de radicación para todos
sus clientes con los que maneja adjunto, se sugiere configurar de la siguiente manera:
NIT = 0 Descripción la deseada o “todos”

3. SE HABILITA LA OPCIÓN DE ENVIAR POR CORREO UN ARCHIVO COMPRIMIDO.ZIP

QUE CONTIENE EL ATTACHED DOCUMENT XML Y PDF DE FACTURA COMO ADJUNTO
El programa modo de radicaciones disponible, presenta las siguientes opciones:

a)-Manejar el archivo cargado por expediente electrónico como un documento suelto

dentro del .ZIP entregado a su cliente.

Ruta de Configuración: Emisión Documentos / Modo de radicación

Resultado en la forma de radicación: adjunto suelto en .ZIP

b)-Manejar el archivo cargado por expediente electrónico como un documento

almacenado en una subcarpeta dentro del zip.

Ruta de Configuración: Emisión Documentos / Modo de radicación/ opción adjuntos en

ZIP.
Resultado en radicación: Adjunto en archivo .zip separado.

4. SE AJUSTA EL “TABLERO DE RADICACIÓN" PARA RECIBIR ADJUNTOS EN EL PROCESO

DE RECEPCIÓN

La opción básicamente refiere a esa posibilidad que tendrán los usuarios de en la funcionalidad de
recepción de documentos poder evidenciar los adjuntos adicionales al Attached Document y el
PDF de la representación gráfica que hayan recibido de parte de sus proveedores, solo deberán
posicionarse en cualquiera de los puntos del tablero y dar clic
Visualización de adjuntos

Existe adicional la opción Cargar adjuntos cuando se haga desde la plataforma ver recuadro
amarillo disponible en editar

Esta opción es funcional en aquellos casos en los cuales se requiere agregar información para el
flujo de aprobación de un documento de proveedor.

5. SE HABILITA LA OPCIÓN DE RECEPCIÓN COMO SERVICIO "RECEPCIÓN PDF FACTURA"

LA CUAL RECIBE FACTURAS EN FORMATO PDF

En concordancia con la funcionalidad anterior en aquellos usuarios que manejen la

funcionalidad de recepción activaremos desde el punto de vista de servicios la opción de
“Recepción PDF” para que puedan evidenciar los archivos adjuntos en PDF.

Nota: Se aclara que si está soportada la recepción de adjuntos en formatos distintos a PDF.
 6. SE AJUSTÓ LA AUTENTICACIÓN DE USUARIO POR SERVICIO SOAP

El punto tiene enfoque técnico y se manejará con particularidades de integración.

Fin del documento

Si necesita más información al respecto no dude en contactarse con nosotros a través del portal
de soporte: bitportal.peakportals.com
Si aún no cuenta con la funcionalidad de expediente electrónico y desea adquirir más
información consulte nuestros canales de contacto o a través de la línea telefónica 7441515