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2. PRESENTACION
La cuenta es el componente más elemental y básico de la Contabilidad. Es como una ficha de anotación
individual donde se anotan todos los movimientos económicos (contables) Las cuentas se clasifican en
diferentes grupos: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Egresos.
Mediante el desarrollo de la actividad se facilita la identificación de las cuentas dentro de cada uno de los
grupos, de esta forma es posible realizar la el registro contable correspondiente en la realización de hechos
económicos.
A través del aprendizaje autónomo y autorregulación en el desarrollo de tus tareas podrás obtener los
objetivos fijados en el curso, que redundarán en un mejor desempeño laboral, técnico o profesional.
GFPI-F-019 V3
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Colombia asi como las clases de contabilidades que existen, herramientas indispensables en el registro y
contabilización de hechos económicos y la obtención de información financiera confiable en las
organizaciones.
Recibo de caja: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con
un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos
diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
Recibo de consignación bancaria: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del
cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay
dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro
para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Factura de venta: La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina
factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la
contabilidad.
Cheque: Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado
"girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
Letra de cambio: Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una
persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de
dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El
vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta
las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una
fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
Nota débito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor
valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por
financiación o por mora en el pago de sus obligaciones
Nota crédito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o
cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se
utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el
original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja
menor que puede ser entre $100.000 o $200.000 o $500.000, de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Reembolso de caja menor: es una relación de los gastos y pagos efectuados de acuerdo con los
comprobantes de caja menor, sirve para solicitar efectivo por el valor del fondo de caja menor.
Nota de contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen
un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
Orden de compra: Documento informativo que expide el cliente para el envío de mercancía, permite
controlar entregas parciales.
Pedido: Es una solicitud formal del bien, es el que se formula una vez estudiadas las cotizaciones. En este
documento se especifican los datos necesarios para identificar los artículos solicitados y demás
condiciones de compra definidas en la cotización.
Remisión: Una vez que el vendedor recibe el pedido procede al despacho de la mercancía o a prestar el
servicio solicitado, elabora una remisión en el cual se detallan los artículos enviados con todas sus
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Contrato laboral: El contrato laboral es un acuerdo en virtud del cual una persona natural se obliga para
con otra persona natural o jurídica a prestarle un servicio, cumpliendo órdenes e instrucciones y recibiendo
por su labor una remuneración. El contrato puede ser verbal o escrito. Cuando se hace por escrito debe ser
firmado por ambas partes, especificando forma, duración, cargo y funciones. Siempre se debe entregar al
trabajador una copia del mismo. Existen varias clases de contratos según su duración y forma de pago.
Sobre de pago: En este sobre de manila el empleador deposita el efectivo correspondiente al sueldo del
trabajador de un determinado periodo, especificando lo devengado: sueldo, auxilio de transporte,
comisiones y los valores deducidos: aportes, retención, anticipos, entre otros.
Informe diario de saldos bancarios: Registra las consignaciones y retiros efectuados por la empresa en
forma diaria para conocer su respectivo saldo. Permite estar alerta de algún saldo en rojo en la cuenta
bancaria.
Entrada de almacén: Se utiliza para registrar los ingresos de la mercancía del almacén.
Salida del almacén: Documento indispensable para el registro de salida de mercancías del almacén.
Tarjeta control de existencia: Ofrece información inmediata sobre las entradas y salidas de un producto,
como también el saldo de la mercancía disponible para la venta.
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Memorando: Documento usado para transmitir una información por escrito al interior de la empresa.
Comprobante de egreso
Como diligenciar el comprobante de egreso:
1. Se coloca la fecha cuando se elabora el documento
2. Se coloca un duplicado del cheque se giro para hacer el pago por cualquier concepto
3. Se coloca el concepto por el cual se gira el dinero y la cantidad girada
4. Luego el número del cheque si fue en cheque, porque también puede ser en efectivo pero la mayoría de
la empresa por seguridad lo realiza por cheque.
5. Se coloca firma del beneficiario
6. Por último se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo aprobó y lo contabilizo.
Letra de cambio
Como diligenciar la letra de cambio:
1. Se coloca la fecha como siempre primero
2. Se coloca la cantidad de dinero
3. Se coloca quien es el beneficiario es decir a quien le debe la plata
4. Se coloca la persona afectada, es decir la que tiene que pagar el dinero
Salida de almacén
Como diligenciar la salida de almacén:
1. Se coloca la fecha de entrada de la mercancía
2. Se coloca la sección de donde sale la mercancías
3. El destino que lleva la mercancía, es decir a que empresa va la mercancía
4. Se coloca la descripción de la mercancía y su valor
5. Se coloca quien lo recibe, lo revisa y si existen observaciones
Nota débito
Como diligenciar la nota débito:
1. Como en todo documento contable se procede a coloca la fecha en el cual se elaboró el documento
2. Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota débito
3. Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la nota débito
4. Se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo autorizo y lo contabilizo
Nota crédito
Como diligenciar la nota crédito:
1. Colocar como en todo documento contable la fecha de elaboración
2. Colocar al cliente a quien va dirigido la nota crédito
3. El concepto por el cual se le envía la nota crédito
4. Y por último se coloca quien lo reviso, lo elaboro, lo autorizo y lo contabilizo
Remisión
Como diligenciar la remisión:
1. Se procede a colocar la fecha de elaboración.
2. Se coloca el nombre del comprador y la dirección y la ciudad donde se encuentra la empresa
3. Se coloca la persona encargada de transportar la mercancía y la placa del vehículo donde se lleva
la mercancía
4. Se procede a explicar detalladamente la mercancía enviada
5. Al final se coloca quien despacha la mercancía.
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3.2.1 De acuerdo a los conceptos aprendidos sobre clasificación de las cuentas; clasificar en los
diferentes grupos Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Egresos; las cuentas enumeradas en el ejercicio
propuesto en el archivo en Excel que se adjunta a esta guía.
Conoces algún otro soporte contable, tráelo para poder compartirlo con tus compañeros, realizaremos los
formatos en una hoja de examen explicando sus partes y desarrollaremos un listado de documentos
importantes para la contabilización de las operaciones en una empresa.
PRESTACIONES SOCIALES
Las prestaciones sociales son los dineros adicionales al Salario que el empleador debe reconocer al
económica, conceptos que hay sido expresamente considerados por la ley laboral.
Las prestaciones sociales se deben provisionar cada vez que se liquida la nómina, sea quincenal o
mensualmente.
Prima de servicios.
Toda empresa debe pagar a cada empleado un salario mensual, del cual, quince días se deben pagar, por
tardar el ultimo día del mes de junio y los restantes quince días en los primeros 20 días del mes de
diciembre.
Según el artículo 307 del código sustantivo del trabajo, la prima de servicios no es salario ni se debe
computar como salario en ningún caso, tratamiento que se le da a las demás prestaciones sociales.
En el caso que el empleado opere con un Contrato de trabajo a término fijo, la prima de servicios se
La base para el calculo de la prima de servicios es el Salario básico mas Auxilio de transporte, horas
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En cuanto al auxilio de transporte, este no es factor salarial, pero por mandato expreso del el artículo 7º
de la ley 1ª de 1.963, este se considera incorporado al salario para todos los efectos de liquidación de
prestaciones sociales. Es de tener presente que este tratamiento del auxilio de transporte es solo para las
prestaciones sociales, mas no para los aportes parafiscales ni de seguridad social (pensión, salud R.L.).
El trabajador tiene derecho a que se le pague un salario mensual por cada año de trabajo o
Para liquidar el auxilio de cesantías se toma como base el último salario mensual devengado por el
trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3) últimos meses. En el caso contrario y en
el de los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de
En este caso también se tiene en cuenta el auxilio de transporte como base para el cálculo de las
cesantías.
La liquidación del las cesantías se hará el ultimo día de cada año o al finalizar el contrato, pero se
provisiona mensual o quincenalmente a una tarifa del 8.33% sobre el la base de liquidación.
Respecto a los empleados del servicio domestico, la base para las cesantías será la totalidad del salario,
El auxilio de cesantías debe ser consignado por el empleador antes del 15 de febrero del siguiente
año en una cuenta individual de cada trabajador en el fondo que el empleado elija. De no consignarse
oportunamente las cesantías, el empleador deberá pagar un día de salario por cada día de retraso en la
Como ya se dijo, el auxilio de cesantías se liquida el finalizar el año, caso en el cual se consigna en un
fondo, o a la terminación del contrato. Sin embargo, es posible hacer liquidaciones parciales de las
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cesantías siempre y cuando estas sean utilizadas para la construcción o mejoramiento de vivienda o
pagos de educación.
El empleador debe pagar por concepto de intereses sobre las cesantías un 12% anual, o
El empleador debe pagar a sus empleados intereses sobre las cesantías que tenga acumuladas a 31 de
diciembre de cada año, a una tasa del 12% anual, y en proporción con el tiempo que se lleve laborando si
Los intereses se deben pagar a más tardar al 31 de enero, y se pagan directamente al empleado, pues
Todo empleado que ocupe más de 1 trabajador permanente debe suministrar al empleado como dotación,
Esta obligación es para con los empleados que devenguen un sueldo de hasta dos salarios mínimos, y
tendrán derecho los trabajadores que a la fecha de la entrega de la dotación lleven laborando en la
año.
Esta prohibido que el empleador compense en dinero el valor correspondiente a la dotación, aunque es
costumbre entre los empleadores, especialmente en oficinas y almacenes en los que no se requiere
uniforme, entregar el dinero al empleado con el fin que este adquiera por su cuenta y a su gusto las
Consulte: Valor de la dotación.
Vacaciones
Las vacaciones laborales no son precisamente una prestación social, sino un descanso remunerado. Lo
que sucede es que algunas personas por practicidad las incluyen dentro de las prestaciones sociales, y
estas corresponden a 15 días de salario por cada año trabajador, que para provisionarlas se utiliza el
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factor 4.17
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
5. GLOSARIO DE TERMINOS
Partida Doble: Esto significa que para anotar cualquier transacción, por lo menos, es necesario efectuar
una doble anotación en dos partes contrapuestas (causa y efecto) que se utilizan en todo hecho contable
Ciclo Contable: es el proceso que debe seguirse para transmitir correctamente la información contable a
los usuarios de dicha información. Las autoridades económicas profieren normas básicas y
normas técnicas para regular el ciclo contable y garantizar así, que todos los hechos económicos sean
reconocidos
Plan Único de Cuentas: es el listado de cuentas adoptado por una empresa con su
respectiva descripción y los procedimientos para su aplicación contable.
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
Ley 43 de 1990
Decreto 2649 de 1993 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia.
Decreto 2650 de 1993 Plan Único de Cuentas
www.gerencie.com
www.actualicese.com
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