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Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

MANUAL MAN-SG-SST-1

SG-SST
Fecha: Octubre 03 de 2020
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MANUAL DE CONTRATISTAS

1. INTRODUCCIÓN

El presente documento establece los requisitos mínimos de Seguridad y Salud en


el Trabajo que deben cumplir los contratitas y subcontratistas que tenga vínculo
con ECODIGITALES SAS, para garantizar que todo el personal que ingrese a la
empresa cumplan con los requisitos que prevengan los accidentes de trabajo y
enfermedades laborales; por lo cual se da a conocer las normas específicas qué
tiene la empresa ECODIGITALES SAS desde la parte legal en Seguridad y Salud
en el trabajo que deben cumplir todas las personas directas o indirectas
(Contratista y subcontratistas).

2. OBJETIVO
Informar a los contratista y subcontratistas los requisitos legales en Seguridad y
Salud en el Trabajo; a su vez establecer un seguimiento y control a las actividades
que desarrollen estos vínculos de contrato anteriores; con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad vigente en Colombia en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo.

3. AlCANCE
Establecer un manual de Normas de Seguridad y Salud en el Trabajo
determinando los criterios generales que deben cumplir todos los
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contratistas/subcontratistas vinculados a ECODIGITALES SAS; durante la


ejecución de sus contratos fuera y dentro de las instalaciones de ECODIGITALES
SAS, según sea el objeto del contrato para ejecutar.

4. DEFINICIONES

Higiene Industrial. Comprende el conjunto de actividades destinadas a la


identificación, a la evaluación y al control de los agentes y factores del ambiente
de trabajo que puedan afectar la salud de los trabajadores generando
enfermedades laborales.

Seguridad Industrial: Comprende el conjunto de actividades destinadas a la


identificación y al control de las causas de los accidentes de trabajo.

Seguridad y Salud en el Trabajo: Disciplina que trata de la prevención de las


lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la
protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar
las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo,
que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social
de los trabajadores en todas las ocupaciones.

Acto o comportamiento inseguro: Se refiere a todas las acciones humanas que


pueden causar una situación insegura o incidente, con consecuencias para la
persona que realiza la actividad, la producción, el medio ambiente y terceras
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personas. También el comportamiento inseguro incluye la falta de acciones para


informar o corregir condiciones inseguras.

AFP: Administradora de Fondos de Pensiones.

ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

Aspecto ambiental: Elementos de las actividades, productos o servicios de una


organización que pueden interactuar con el medio ambiente, por ejemplo, puede
involucrar una descarga, una emisión, consumo o reutilización de un material o
ruido.

ATEP: Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional.

Contratista: Es la persona natural o jurídica que mediante un acuerdo de


voluntades se obliga para con ECODIGITALES SAS a dar, hacer o no hacer una
actividad a cambio de una contraprestación en dinero o en especie.

Elemento de protección personal (EPP): Es el dispositivo diseñado para evitar


que las personas que están expuestas a un peligro en particular entren en
contacto directo con él. El equipo de protección evita el contacto con el riesgo,
pero no lo elimina, por eso se utiliza como último recurso en el control de los
riesgos, una vez agotadas las posibilidades de disminuirlos en la fuente o en el
medio. Los elementos de protección personal se han diseñado para diferentes
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partes del cuerpo que pueden resultar lesionadas durante la realización de las
actividades. Ejemplo: Casco, caretas de acetato, gafas de seguridad, protectores
auditivos, respiradores mecánicos o de filtro químico, zapatos de seguridad, entre
otros.

Enfermedad laboral: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la


exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el
que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional,
determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como
laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de
enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los
factores de riesgo ocupacionales será reconocida como enfermedad laboral,
conforme lo establecido en las normas legales vigentes.

EPS: Entidad Promotora de Salud.

Factor de riesgo: Es toda condición generada en la realización de una actividad


que puede afectar la salud de las personas.

higiene industrial: Comprende el conjunto de actividades destinadas a la


identificación, evaluación y control de los agentes y factores del ambiente que
puedan afectar la salud de las personas en el desarrollo de una actividad.

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Identificación de peligros: Es el proceso para obtener información sobre los


peligros en los sitios en donde se realizará la actividad. Permite la localización y
evaluación de los mismos, así como el conocimiento de la exposición a que están
sometidos los contratistas y subcontratistas. (Ajustado definición Panorama de
Factores de Riesgo - Resolución 1016 de 1989).

Incidente: Es el suceso acaecido en el curso de una actividad o en relación con


esta, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas
involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o
pérdida en los procesos.

Peligro: Es una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o


enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de
estos. (NTCOHSAS 18001).

Prevención de riesgos: Son las acciones tendientes a disminuir las posibilidades


de ocurrencia de un riesgo a partir de la preservación de la salud de las personas.
(Ajustado Decreto 1295 de 1994 ahora Ley 1562 de 2012).

Riesgo: Es la combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que


ocurra un evento peligroso. (NTC-OHSAS 18001).

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Riesgo potencial: Es el riesgo de carácter latente susceptible de causar daño a la


salud cuando fallan o dejan de operar los mecanismos de control. (Decreto 614 de
1984).

Subcontratista: Para efectos de este documento, es cualquier persona natural o


jurídica que realiza actividades en ECODIGITALES SAS a través de una relación
contractual con otra persona natural o jurídica, que haya celebrado un contrato u
orden contractual con ECODIGITALES SAS.

5. MARCO LEGAL

 Ley 9 de 1979 Por la cual se dictan medidas sanitarias.

 Resolución 2400 de 1979 Estatuto de seguridad industrial.

 Ley 9 de 1979 Por la cual se dictan medidas sanitarias.

 Resolución 2400 de 1979 Estatuto de seguridad industrial.

 Ley 55 de 1993. Por la cual se aprueba el convenio número 170


y la recomendación número 177 sobre la seguridad en la
utilización de los productos químicos en el trabajo.
 Resolución 1016 de 1989. Organización, funcionamiento y forma
de los programas de salud ocupacional.
 Resolución 2013 de 1989. Por la cual se reglamenta la
organización y funcionamiento de los comités de Medicina,
Higiene y Seguridad Industrial en los lugares de trabajo.
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 Resolución 6398 de 1991. Se establecen procedimientos en materia de


salud ocupacional.
 Decreto ley 1295 de 1994. Determina la organización y
administración del sistema general de riesgos profesionales.
 Decreto 2090 de 2003. Por el cual se definen las actividades de
alto riesgo para la salud del trabajador y se modifican y señalan
las condiciones, requisitos y beneficios del régimen de
pensiones de los trabajadores que laboran en dichas
actividades.
 Resolución 2346 de 2007. por la cual se regula la práctica de
evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de
las historias clínicas ocupacionales.
 Ley 1562 De 2012. por la cual se modifica el sistema de riesgos
laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud
ocupacional.
 Resolución 652 de 2012. por la cual se establece la
conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia
Laboral en entidades públicas y empresas privadas y se dictan
otras disposiciones.
 Resolución 1409 de 2012. por la cual se establece el
Reglamento de Seguridad para protección contra caídas en
trabajo en alturas.
 Decreto 0723 de 2013. Por el cual se reglamenta la afiliación al

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Sistema General de Riesgos Laborales de las personas


vinculadas a través de un contrato formal de prestación de
servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de
los trabajadores independientes que laboren en actividades de
alto riesgo y se dictan otras disposiciones.

 Decreto 1072 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto


Único Reglamentario del Sector Trabajo, Capitulo 6.
 Decreto 1886 de 2015. Por el cual se establece el reglamento de
seguridad en las labores mineras y subterráneas.
 Resolución 1111 de 2017. Por la cual se definen los Estándares
Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo para empleadores y contratantes.
 Resolución 1164 de 2002. Por el cual de adopta el manual de
procedimientos para la gestión integral de los residuos
hospitalarios y similares (PGIRH)
 Decreto 077 de 1997. Aspectos de seguridad para laboratorios

 Resolución 1095 de 1999. por medio de la cual se fijan políticas


para el cumplimiento de las normas higiénico sanitarias
relacionadas con zoonosis.
 Decreto 351 del 19 de febrero 2014. Por el cual se reglamenta la
gestión integral de residuos. Articulo 2 punto 8
 Resolución 2064 octubre de 2010. Por la cual se reglamentan
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las medidas posteriores a la aprehensión preventiva, restitución


o decomiso de especímenes de especies silvestres de Fauna y
Flora Terrestre y Acuática y se dictan otras disposiciones
 Ley 55 de 1993. Por medio del cual se aprueba el "convenio No
017 y la recomendación numero 117 sobre la seguridad en la
utilización de productos químicos en el trabajo" articulo 1 al 18.

6. RESPONSABLE
Representante legal.

7. REQUISITOS

Desde el punto de vista de Seguridad y Salud en el Trabajo, a continuación, se


determinan los requisitos que se deben tener en cuenta para la adjudicación de
contratos fuera y dentro de las instalaciones de ECODIGITALES SAS:

El área de Seguridad y salud en el trabajo debe realizar inducciones - reinducción


a contratistas, subcontratistas y/o personal que va a ejecutar las labores, con
previa programación con el supervisor del contrato, teniendo en cuenta que no se
deben iniciar labores hasta recibir esta información, sea verbal, física o por correo
electrónico de igual manera, deberá diligenciar una lista de asistencia en el
formato de la Corporación, el cual sustente el haber leído y entendido la
información de seguridad.
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Los Contratistas deben garantizar la afiliación y cotización al Sistema de


Seguridad Social (EPS, ARL, AFP) de todos los trabajadores y subcontratistas que
estarán fuera y dentro de las instalaciones de ECODIGITALES SAS durante el
periodo de ejecución del contrato, es importante tener en cuenta; que el pago de la
seguridad social deberá quedar por parte del contrato celebrado entre el
contratista y la corporación, es decir no se aceptará la seguridad social pagada por
otra empresa diferente a la contratada.

Para el proceso de afiliación deberán acercase a la Subdirección de


Administración y Financiera con la persona encargada de nómina.

Es importante resaltar que dicha afiliación deberá realizarse 24 horas antes de


iniciar el contrato, dado a que la ARL inicia cobertura pasadas las 24 horas de
afiliación.

Según el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo, La duración máxima de la
jornada ordinaria de trabajo es de ocho (8) horas al día y cuarenta y ocho (48) a la
semana, salvo las siguientes excepciones:

a). En las labores que sean especialmente insalubres o peligrosas, el gobierno


puede ordenar la reducción de la jornada de trabajo de acuerdo con dictámenes al
respecto.

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b). La duración máxima legal de la jornada de trabajo del menor entre 16-18
años no excederá ocho (8) horas diarias y cuarenta y ocho (48) a la semana; el
menor entre 14-16 años podrá trabajar una jornada máxima de seis (6) horas
diarias y treinta y seis (36) horas a la semana.

c). El empleador y el trabajador pueden acordar temporal o indefinidamente la


organización de turnos de trabajo sucesivos, que permitan operar a la empresa o
secciones de la misma sin solución de continuidad durante todos los días de la
semana, siempre y cuando el respectivo turno no exceda de seis (6) horas al día y
treinta y seis (36) a la semana; En este caso no habrá lugar al recargo nocturno ni
al previsto para el trabajo dominical o festivo, pero el trabajador devengará el
salario correspondiente a la jornada ordinaria de trabajo, respetando siempre el
mínimo legal o convencional y tendrá derecho a un día de descanso remunerado.
El empleador y el trabajador podrán acordar que la jornada semanal de cuarenta y
ocho (48) horas se realice mediante jornadas diarias flexibles de trabajo,
distribuidas en máximo seis días a la semana con un día de descanso obligatorio,
que podrá coincidir con el domingo. En este, el número de horas de trabajo diario
podrá repartirse de manera variable durante la respectiva semana y podrá ser de
mínimo cuatro (4) horas continuas y hasta diez
(10) horas diarias sin lugar a ningún recargo por trabajo suplementario, cuando el
número de horas de trabajo no exceda el promedio de cuarenta y ocho (48) horas
semanales dentro de la jornada ordinaria de 6 a.m. a 10 p.m.

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Parágrafo. El empleador no podrá, aun con el consentimiento del trabajador,


contratarlo para la ejecución de dos turnos en el mismo día, salvo en labores de
supervisión, dirección, confianza o manejo”.

Por lo anterior, la Jornada Ordinaria de Trabajo Máxima, corresponde a 8 horas


diarias, 48 horas a la semana, de forma tal que, una jornada diaria o semanal
superior a la ordinaria, supondría trabajo suplementario o de horas extras.

Puede darse el caso, que las necesidades de la empresa impliquen una


ampliación de la Jornada de Trabajo, caso en el cual, deberá solicitar la respectiva
autorización. También puede ocurrir, que, por fuerza mayor, caso fortuito, de
amenaza u ocurrencia de algún accidente, o cuando sea indispensable efectuar
trabajos de urgencia que deban desarrollarse en las máquinas o en la dotación de
la empresa, trabajo adicional que es permitido únicamente, para evitar que la
marcha normal del establecimiento, sufra graves perturbaciones, es decir, esta
última situación es excepcional, caso en el cual, no requeriría de autorización
alguna.

Cuando la empresa requiere aumentar la Jornada Ordinaria de Trabajo Máxima,


deberá acudir ante la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo donde tenga
su domicilio principal y solicitar la respectiva autorización, en cumplimiento de lo
dispuesto por el numeral 2º del artículo 162.

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 ECODIGITALES SAS; podrá suspender la ejecución del contrato u orden,


si el Contratista y la actividad desarrollada no se ajustan a las normas de
seguridad establecidas o a los estándares establecidos por las normas
técnicas o a la normatividad legal vigente colombiana.

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8. ACTIVIDADES ESPECIFICAS

 Mantenimiento de equipos y maquinaria de corte.


 Mantenimiento de redes eléctrica.
 Mantenimiento preventivo de vehículos.
 Fumigación.
 Mantenimientos preventivos en la infraestructura.
 Servicios públicos (telefonía, internet, agua, energía).
 Mantenimiento de equipos de computo.
 Servicios de mecánica automotriz.
 Mantenimiento de equipos para el control de incendios.

9. REQUISITOS PARA EL INGRESO DEL PERSONAL CONTRATISTA

Para el ingreso del personal a la empresa ECODIGITALES SAS; el


contratista o un representante del mismo debe presentar con anterioridad
de acuerdo a las políticas de ingreso establecidas por el contratante a la
persona encargada para tal fin los siguientes documentos:
 La hoja de vida del personal para confirmar sus estudios.
 Todo personal que realice trabajo en altura; debe presentar
certificado de formación en trabajos seguros en alturas en nivel
avanzado vigente.
 Fotocopia de la cedula de ciudadanía del trabajador (no está
permitido el ingreso de menores de edad).
 Fotocopia del certificado médico ocupacional para trabajo en alturas.
 Fotocopia del certificado médico ocupacional de ingreso.
NOTA: En caso que el contratista tenga alguna actividad subcontratada deberá
enviar un oficio con los datos del subcontratista como lo son: razón social, NIT y el
responsable.

Una vez se haya revisado la documentación tener en cuenta lo siguiente:


 Todo trabajador deberá asistir a la inducción de Seguridad y Salud en el
Trabajo en la empresa ECODIGITALES SAS, antes de iniciar actividades
de acuerdo a la fecha que programa el responsable de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
 Todo el personal debe ingresar con los elementos de protección personal
(EPP) y dotación, necesarios para desarrollar actividades seguras.

10. DEBERES DE LOS CONTRATISTAS


 El contratista deberá divulgar, respetar y hacer cumplir entre sus empleados
las normas, disposiciones y procedimientos en seguridad y salud en el
trabajo en el siguiente documento.
 El contratista asume totalmente la responsabilidad y riesgos de la seguridad
de su personal, equipos propios y de la empresa, al igual que el control
estricto de las normas establecidas en este documento.
 NOTA:
Los requisitos mencionados en este documento por ningún motivo
representan el total de requisitos legales y reglas de trabajo seguro que
deban cumplir las empresas; por lo cual el contratista está obligado a
cumplir con todas las disposiciones en seguridad y salud en el trabajo haya
emitido el gobierno nacional.
 El contratista deberá suspender e informar a la responsable en seguridad
en salud en el trabajo de ECODIGITALES SAS, cualquier actividad de alto
riesgo que no cuenten con las condiciones de seguridad necesarias para
cumplirlas.
 El contratista debe suministrar a su personal los elementos necesarios para
llevar acabo de manera segura las actividades.
 El contratista debe garantizar el uso correcto de los elementos de
protección personal por parte de sus trabajadores. El contratista no podrá
iniciar trabajos hasta tanto, todo el personal cuente con todos los elementos
de seguridad necesario y reciba las instrucciones respectivas.
 El personal de contratista que omita una norma de seguridad industrial
establecidas por el contratante que atente contra su integridad o la de los
demás será reportado al contratista quien deberá tomar las acciones
correspondientes.
 Garantizar la asistencia y participación de su personal a las capacitaciones
y/o charlas de seguridad industrial. A demás tener participación activa en
los simulacros y actividades programadas por el contratante.
 Reportar e investigar los accidentes de trabajo ocurridos en el plazo legal
mente establecido para tal fin e informar del evento al responsable de
seguridad y salud en el trabajo del contratante.
 Cada vez que ingresen maquinaria y/o equipos del contratista, deberá
entregar la hoja de vida y cronograma de mantenimiento preventivo de los
mismos, adicionalmente deben entregar una certificación de la experiencia
del manejo del equipo y operador.
 El contratista deberá contar con la autorización por parte del ministerio de
trabajo para realizar labores en horarios adicionales.
 El contratista deberá garantizar que todo el personal se retire de todas las
instalaciones del contratante una vez termine la jornada de trabajo
garantizando el orden y limpieza.
 El contratista mensualmente deberá presentar las planillas de pagos de
seguridad social de todo su personal de lo contrario no se permitirá el
ingreso del personal a la empresa ECODIGITALES SAS.
11. PROHIBICIONES ESPECIALES

 Ingresar personal a la empresa ECODIGITALES SAS sin pagos de


seguridad social y sin cumplir el procedimiento de ingreso
establecido por el contratante
 Permitir el ingreso del personal en las instalaciones en estado de
embriaguez o bajo influencia de sustancias o drogas que alteren su
comportamiento.
 Permitir el ingreso de personal por áreas no autorizadas.
 Portar armas de cualquier tipo dentro de las instalaciones de
ECODIGITALES SAS.
 Almacenar materiales inflamables, combustibles en sitios no
adecuados para tal fin.
 Permitir la participación de su personal en actos de violencia contra
cualquier persona en la actividad.
 Suministrar información falsa en la documentación exigida por el
contratante.
 Faltar a la autoridad de los funcionarios del contratante o
irrespetarlos con cualquier manifestación.

12. AUDITORIA

El contratante podrá realizar auditorías al contratista con la finalidad de verificar la


aplicación de los lineamientos establecidos en el presente manual y revisar los
soportes y registros que permitan evidenciar el cumplimiento de las obligaciones
laborales de Seguridad y Salud en el Trabajo y tributarias asociadas a la ejecución
del contrato.
13. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Por intermedio del área de Seguridad y Salud en el Trabajo, se realizará un


seguimiento al cumplimiento de las Normas de Seguridad expuestas en el
presente Manual en el momento de la ejecución de la labor del Contratista.

El área de Seguridad y Salud en el Trabajo, debe:

 Realizar inspecciones aleatorias y/o solicitarles a los supervisores de los


contratos u órdenes relacionada en seguridad y salud en el trabajo, con el
fin de verificar el cumplimiento de los requerimientos establecidos en este
documento cuando lo considere pertinente y brindar apoyo técnico en caso
de ser necesario.

 Cuando se realicen estas visitas, se debe reportar por escrito y de manera


oportuna al supervisor del contrato, los hallazgos que requieran solución.

 Realizar inducciones - reinducción de Seguridad y Salud en el Trabajo a


contratistas, subcontratistas y/o personal que va a ejecutar las labores,
previa programación con el supervisor del contrato, teniendo en cuenta que
no se deben iniciar labores hasta recibir esta información, sea escrita,
electrónica o verbal, para cual debe contar con una lista de asistencia y de
comprensión a la información dada por esta área, ya que es de obligatorio
cumplimiento la socialización de reglamentos, compromisos y demás
puntos establecidos en este manual.

14. SANCIONES
El propósito del presente documento es salvaguardar la vida y el bienestar del
contratista/subcontratista y al personal asignado para realización de las
actividades contratadas. Donde el personal a su cargo conoce las disposiciones
contenidas acá y se compromete a respetar y hacer respetar las normas
establecidas.

El incumplimiento de las normas descritas en el presente manual y de las


existencias en la empresa y las normas legales vigentes, serán objeto de las
sanciones correspondientes de acuerdo con lo establecido en el contrato.

15. REGISTROS Y ANEXOS


 FT-SG-SST-23. Formato evaluación de proveedores y contratistas.
 FT-SG-SST-24. Formato verificación de contratistas.
 FT-SG-SST-25. Formato matriz de gestión de proveedores y contratistas.
 FT-SG-SST-26. Formato de contratación de contratistas.

16. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de


documento obsoleto.

REV. Apartado Modificado Descripción Fecha


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