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REUNION: MAYO 3 DE 2010

1. Los módulos de CXC y CXP, tienen grandes inconsistencias con


los informes contables, crear una opción para conciliar,
contabilidad y los módulos y establecer porque las diferencias.

ACTUALMENTE SE SACA UN AUXILIAR CON TERCEROS POR


CONTABILIDAD Y UN AUXILIAR POR MODULO Y SE CONCILIA
MANUALMENTE.

R: La solución es tomar cada cuenta y revisar los terceros. Al 31


de diciembre de 2009 se hizo revisión UNICAMENTE de Cartera de
Clientes y Proveedores.

2. Los inventarios presentan inconsistencias, está pendiente la


revisión completa de la formulación de unos ítems, según
Rodrigo me comento y por efecto de que al momento de ingresar
información que afecta los inventarios no se hace con todos los
datos.

FALTA ACTUALIZAR POR PARTE DE PLANTA TODAS LAS


REFERENCIAS PARA VERIFICAR LOS CONSUMOS DE
MATERIAS PRIMAS.

R: El programa viene funcionando con la información que se tiene


de los consumos. Hay que comparar con la información que se
debe actualizar en la Planta para ver si hay reducción de consumos
por mejoras en los procesos.

3. Hay módulos u opciones del sistema que no funcionan: Ejemplo


IVAS y Retenciones.

R: No funcionan.
4. Faltan los manuales del sistema en todos los módulos.

R: Los manuales en Work quedo de pasarlos Hector Aragon via


email.

5. Crear claves de acceso al sistema por cada usuario, para


controlar los procesos críticos como por ejemplo la opción de
borrar y anular documentos, debería ser solo para el contador y
administrador del sistema.

R: Se puede pero en Molcauchos no hay seguridad de que el


Contador este tiempo completo entonces hay que tener revisiones
periódicas de los movimientos que ingresa la persona encargada.

6. Crear una limitante para que el sistema no deje gravar


comprobantes descuadrados o con cuentas que no
correspondan.

R: No existe hay que tener cuidado al grabar los documentos,


inicialmente quien los captura y después quien los revisa.

7. El proceso de cierre del sistema para que pacen los saldos de


un mes a otro, y para que tome comprobantes corregidos, es
muy dispendiosa -15minutos- y de alto riesgo. No podría
minimizar el tiempo y anotar precisamente los pasos para evitar
problemas.

R: El programa SAI no lo tiene pero Héctor Aragón en sus


investigaciones encontró que bajando el programa DOS BOX
agiliza los procesos. Lo dejo instalado, de tal forma que primero se
abre este programa y luego el SAI y disminuye enormemente el
tiempo de los procesos.
8. Es probable Crear una opción para prefijar comprobantes que se
puedan repetir mes a mes.

R: Por ahora no la tiene. Se podría desarrollar pero tiene un costo


adicional.

9. El modulo de nomina del sistema no coinciden con los soportes


extracontables que se generan por Excel.

R: Esta inconsistencia no puede presentarse. La nomina se debe


grabar con base en las novedades. Según el Ingeniero Rodrigo
Pinzón el estuvo presente para la grabación de una nomina y
funciono exactamente. Hay que revisar como se esta grabando la
nota de los parafiscales. En caso de inconsistencia favor guardar la
evidencia para revisar por que se sucede.

10. Cual seria el procedimiento para utilizar la opción de


centros de costo para manejar los movimientos por cauchos y
plásticos y de esta forma poder sacar un balance por cada uno
de estos y agilizar la digitación de los balances de presentación
en Excel.

R: El programa SI maneja Centro de Costos pero se debe


comenzar al iniciar el periodo contable, para iniciar este trabajo hay
que elaborar la Tabla de los centros para parametrizar las cuentas
indicando los respectivos centros de costos. Desde el año 2009
se vienen utilizado auxiliares para Cauchos y Plásticos y ha
funcionado.
11. Revisar el procedimiento de elaboración de Remisiones de
mercancía en consignación. (Pedido 6150).

R: Es rara esta inconsistencia. Le solicitaron a Gustavo elaborar


una con 6 items para mirar que pasaba y resulto bien.

12: Cuando se generan notas debito toma la numeración de las


facturas de venta y se interrumpe el consecutivo que debe guardar
la facturación. Revisar

R: Cuando se generan Notas debito deben corresponder a un


numero de factura por lo tanto no se debe coger el numero que sale
porque al final pregunta si el numero va a cambiar.

13. Existe alguna forma de imprimir los informes por modulo de


inventario sobre producción del día menos PNC. Cargar el
almacén de producto terminado descontado PNC. Para verificar
con los movimientos diarios.

R: No existen sino los informes que aparecen en el modulo de


inventarios. Se pueden llegar a desarrollar otros pero tiene costo
adicional.

14. Precisar el proceso del manejo de los terceros para evitar


inconsistencias.

R: No hay procedimiento sino lo que hay que tener claro es que si


el tercero se crea por contabilidad debe luego completarse la
información del tercero por el modulo de proveedores.

15. Revisar los cambios que se presentan en las fechas de


comprobantes de egreso.

R: Hay que revisar las tablas de codigos que tienen los


bancos y no moverlas.

16: Certificados de ingresos y retenciones. Proceso.


R: Si tiene como sacarlos pero ANTES de efectuar el cierre de
Terceros porque la nomina acumula informacion.

17.- Certificados de retención en la fuente anualmente ya que


todos los años hay que llamar al ingeniero para poder imprimirlos

R: No necesariamente hay que llamarlo el siempre que hay que


sacarlos indica el procedimiento.

18-el saldo por tercero no coincide con el saldo de la cuenta mayor lo


que quiere decir que los movimientos de los terceros no están atados
con el movimientos de la cuentas.

R: Este tema ya esta en otra parte hay que revisar TODAS las
cuentas con los terceros para tener la seguridad de están bien.

Elba

19- los saldos de años anteriores no coincide con la información y


fuera de ello los saldos de las cuentas de ingresos y egresos
aparecen, de acuerdo con la parte contables las cuentas de ingresos
y egreso al final de año se cierra para que pasen en cero

Elba

R: El proceso de cierre de cuentas al cierre de periodo es de cuidado


y habrá que revisar en un próximo cierre para ver todas la
observaciones que hayan.

20- El modulo de razones financieras no funcionan

R; No se toco este tema.

Elba

21-El modulo de movimiento de centro de costos no funciona

R: Si existe pero si desde el comienzo del periodo se asignan los


centros de costos. Este tema ya se toco arriba.
A comenzar el año 2011 se procederá a iniciar esta función

22- El modulo mayor auxiliar por fechas no funciona


El modulo B.G. comp..dif. años no funciona y como estos hay
más lo cual se debe entrar a revisar el sistema en su totalidad para
verificar que le falta al sistema par que funcione correctamente
todos sus módulos.

R: Si se pueden sacar balances comparativos pero se deben copiar


unos archivos que en el momento no lo hizo Rodrigo hay que
recordarle en una próxima visita.

Elba:

Según comunicado presentado este es el resultado de la información respondida

RESULTADO DEL PROGRAMA EN SISTEM,A DE FACTURACION

PROCESO
1. INICIAR CON EL PEDIDO (6150)
2. SELECCIONAR LA REFERENCIA
3. AUMENTAR LA CANTIDAD DEL PEDIDO
4. COLOCAR LA CANTIDAD DE AUMENTO DEL EDIDO EN LA CASILLA DE
REMISION
5. F1 GRABAR E IMPRIMIR
POR LA OPCION CONTABILIDAD, ACTUIALIZACIONES, COMPROBANTES SE
PRESENTA:

PARA PPROCEDER F1 (B) BORRAR ENTER

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