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MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO Y DIGITALIZACION

DIVISIÓN DE ADMINISTRACION GENERAL


SECCIÓN DE PARTES Y ARCHIVO

Santiago 2012
INDICE

OBJETIVO GENERAL DEL ARCHIVO


MISION DEL ARCHIVO
ESTRATEGIAS Y REGLAS
1. Responsabilidades
1.2. Disposiciones generales
1.3. Funciones

DOCUMENTOS EN PAPEL
1. Recomendaciones generales
1.2. Reglas generales
PROCESOS
1. ACOPIO DE DOCUMENTOS
1.1. Limpieza y tratamiento de documentos
2. CONFORMACIÓN DE LOS GRUPOS DOCUMENTALES
2.1. Selección documental
2.1.2. Selección
3. ORGANIZACION FISICA DEL DOCUMENTO
3.1. Clasificación de documentos
3.2. Ordenación documental
3.3. Numeración designada
3.4. Conservación física
3.5. Archivo de los documentos

4. DIGITALIZACIÓN
5. SOLICITUD DE DOCUMENTOS
6. TIPS ADMINISTRATIVOS
7. ELIMINACION Y DESCARTE DE DOCUMENTACION PUBLICA
8. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
9. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
ANEXOS
PRESENTACIÓN

El 20 de agosto del 2009, se publico en el Diario Oficial la Ley 20.285 sobre Acceso a la
Información Pública, la Comisión de Probidad y Transparencia elaboro un Plan de Trabajo
específico destinado a organizar y describir los archivos de documentos, con el fin de
garantizar la responsabilidad y la transparencia en todos los niveles.

Los documentos públicos son la memoria escrita de la gestión gubernamental, su


importancia radica en permitirnos recuperar el pasado de la vida institucional, conservar
nuestro presente y servir como soporte a las tareas de planeación de las acciones
administrativas, porque nos ofrecen datos invaluables sobre las políticas y los programas.

El presente Manual de Funciones y Procedimientos de la Unidad de Partes y Archivos del


Ministerio de Educación, tiene como objetivo brindar el apoyo necesario al personal
adscrito a la Unidad de Archivos del Nivel Central, así como a sus dependencias en
regiones, para el desempeño de las actividades de manejo, resguardo, control y traspaso
de documentación al Archivo Nacional, igualmente para las consultas que realicen, tanto
los diferente órganos públicos y publico en general, en el marco de la Ley de
Transparencia Nº 20.285, y específicamente en la transparencia pasiva, la cual
comprende el acceso a la información contenida en actos, resoluciones, expedientes,
etc.; en la que la Unidad de Archivo tiene un papel fundamental, por ser la Unidad que
custodia esta documentación.

El Manual constituye, asimismo, un valioso instrumento en el proceso de inducción al


puesto del personal de nuevo ingreso, al facilitarle la familiarización con el entorno
conceptual y el ejercicio práctico del conjunto de actividades que constituirán su función
dentro de esta nueva área de adscripción.

Asimismo, dicho documento servirá para apoyar la adecuada integración, clasificación y


ordenación sistemática de la documentación, ya que se va señalando en los diferentes
capítulos lo que se va llevando a cabo en una Unidad de estas características.
Este Manual contiene los procedimientos que se ejecutan en la misma como lo son: el
acopio de papel, organización física de los documentos, transferencia documental,
préstamo de los documentos para consulta y su relación con la Ley de Transparencia, así
como el manejo de la eliminación y descarte de documentación pública.

Se incluye asimismo, en este documento, los anexos los cuales contienen la legislación
relacionadas con estas labores, como son el DFL Nº 5.200, la Circular Nº 28.704 de
1981, de la Contraloría General de la Republica, referente a eliminación de documentos,
el Decreto nº 721 de 1980, del Ministerio de Educación, el cual crea comisión de
selección para los efectos de descarte de documentos oficiales; también incluye un
glosario y documentos de apoyo en la labor de conservación de documentación oficial.

Nora Mora López


Bibliotecóloga Documentalista
Coordinadora de Archivos Regionales, Ley de Transparencia y SGD
Agradecimientos

La Sección de Partes y Archivos de la División de Administración General, agradece la


valiosa colaboración prestada en la preparación de este Manual, a profesionales
especialistas en el tema, Marcela Cavada de Archivo Nacional, y Paloma Mújica
profesional del Centro Nacional de Conservación y Restauración (CNCR), por su amable
disposición. El manual se ha beneficiado enormemente con ambas aportaciones.
¿QUE ES UN ARCHIVO?

“El Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y su
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica
o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para
servir como testimonio e información para la persona o la institución que los produce,
para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia” (Heredia: 1991, 89).

OBJETIVO GENERAL DEL ARCHIVO

Regular todo el 1Fondo documental producido en la institución, en el cumplimiento de


sus funciones; así como el asesoramiento en la organización y administración de los
archivos de gestión de cada oficina.

Velar por la protección y conservación del patrimonio documental del Ministerio de


Educación, centralizado en el archivo.

MISIÓN DEL ARCHIVO


La misión especifica de un archivo administrativo, son las siguientes:

o Salvaguardar los derechos de la institución que los crea, facilitando su


gestión al actuar como memoria.
o Servir como fuentes de elaboración histórica.

En concreto la misión de la Administración del fondo documental del Ministerio de


Educación es, conservar adecuadamente estos, facilitar y agilizar su uso, mediante la
utilización de procedimientos técnicos modernos de la archivística.

1
Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o
acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades como
productor.
Estrategias
Y
Reglas
1. RESPONSABILIDADES

La Unidad de Archivo es responsable de la puesta en práctica y del desarrollo de este


nuevo programa de gestión documental.

Los documentos se definen como toda información oficial emitida, por todas las unidades
del Ministerio de Educación. Los documentos son testimonio de las acciones y decisiones
tomadas durante la ejecución o el apoyo a las actividades de las diferentes unidades del
Ministerio.

Estos documentos son propiedad del Ministerio de Educación; la Unidad de Archivo


asegura de manera sistemática la organización, gestión, conservación. El objetivo es
asegurar la eficacia, la responsabilidad y la transparencia en la ejecución y el apoyo a las
actividades.

El personal de la Unidad de Archivo es responsable de la recepción y gestión de los


documentos necesarios y precisos, de acuerdo con las normas y reglas que se
establecerán en este Manual de Procedimientos.

La Unidad de Archivo es responsable de la buena práctica de estos procedimientos en


esta unidad y debe asegurarse de que el personal supervisado está informado de las
reglas y de los procedimientos existentes. El conocimiento de las normas existentes se
sigue a través de diferentes medios como el control de entrada y salida de personal, las
transferencias de documentos al archivo, etc.

Ningún documento debe ser destruido sin la aprobación de las normas existentes. Este
acuerdo se alcanza, bien a través de las tablas de conservación preestablecidas y de las
directivas que provienen de la Unidad de Archivo, o bien por medio de un acuerdo
especialmente solicitado.
1.2. DISPOSICIONES GENERALES

La Unidad de Archivo es una unidad administrativa, la cual se regirá por las presentes
disposiciones y lo que establezca en materia de archivo las principales leyes, Decretos y
otros:

 DFL 5.200 del Ministerio de Educación de 1929, sobre


transferencia de documentos oficiales de los Servicios Públicos al Archivo Nacional.

 Ley 20.285 sobre Acceso a la Información Pública, de la Comisión


de Probidad y Transparencia ha elaborado un Plan de Trabajo específico destinado a
organizar y describir los archivos de documentos.

 Decreto Supremo N° 721 de 1980, Ministerio de Educación; crea


comisión de selección para los efectos de descarte de documentos oficiales.

 Circular N° 28.704 de 1981, Contraloría General de la República;


resume principales disposiciones legales relativas a la eliminación de documentos en la
administración pública.

2
 Funcionará bajo la dirección de un profesional con títulos en Administración
Pública, Derecho, Humanidades y Ciencias Sociales o Biblioteconomía y Documentación.

 Debe contar la Unidad de Archivo, con los técnicos necesarios en la misma


especialidad, (archivística), como personal de apoyo.

2
Plan de Implementación de la Ley Nº 20.285, Comisión de Probidad y Transparencia
1.3 FUNCIONES

Las funciones de los Archivos son recoger, custodiar, conservar, organizar, describir y
servir los documentos (Heredia: 1993, 95), pero también gestionarlos en sus fases vitales
de actividad y escasa actividad (Casademont: 1995), o difundirlos (Conde: 1992).

Las funciones específicas de este Archivo deben ser las siguientes:

 Organización de la documentación (clasificar, ordenar, describir) que le sea remitida


por los distintos servicios.

 Aplicar la evaluación y selección de la documentación según los criterios


establecidos.

 Proporcionar asesoramiento técnico y gestión de las transferencias documentales


desde las diferentes unidades administrativas a la Unidad de Archivo.

 Conservación.

 Gestión documental. Digitalizacion y publicación en Sistema de Gestión Documental

 Gestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y la


consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos.
Documentos
En
Papel
1. RECOMENDACIONES GENERALES

 Catastrar los espacios físicos donde se conservan actualmente los documentos de


archivo (incluyendo depósitos, bodegas, contenedores, closets y cualquier espacio donde
halla documentos que hayan finalizado su tramitación). Para esto, se recomienda utilizar
la planilla “Catastro Depósitos de Archivo” incluida en el Anexo Nº 1 de este Manual.

 Evaluar las condiciones que presenta el recinto, especialmente en materia de


seguridad (control de acceso) y ambiental (medidas mínimas de protección destinadas a
evitar una excesiva acumulación de polvo, presencia de roedores e insectos y humedad).

 Asegurar que las llaves de acceso a estos depósitos estén disponibles.

 Formar un equipo de trabajo, de acuerdo a la cantidad de espacios físicos o


depósitos de documentos, y la cantidad de estos que se conservan en su interior.

 Tomar todas las medidas de seguridad pertinentes, como son extintores apropiados
y capacitación correspondiente para manejarlos en caso de emergencia, control de
humo; incluyendo si se amerita, mascarillas y guantes.
1.2. REGLAS GENERALES

 Se deben conservar los documentos originales en papel sobre una toma o una
actividad específica en un revistero o caja3, organizado cronológicamente.

 Los documentos que se reciben en la Unidad de Archivo, son los documentos que
llegan totalmente tramitados.

 No se eliminan los documentos arbitrariamente, sino que existen unos criterios


únicos de conservación y eliminación.4

 El traslado de documentación se realizar desde Partes al Archivo.

 Los documentos que lleguen con errores u omisiones, serán devueltos por libro
inmediatamente a la Oficina de Partes para su regularización.

 Los archivos en papel deben conservarse por las unidades durante un plazo máximo
de cinco años, para luego ser transferidos, según norma establecida por Archivo
Nacional.

 Los documentos se reciben conforme a una nómina, estos proceden a ser


revisados prolijamente:

 Firmas originales de las autoridades que correspondan


 Timbres
 Antecedentes

3
Contenedor, generalmente en cartón que sirve para la conservación de una o varias unidades documentales,
constituyendo así una unidad de instalación.
4
Revisar Anexos
PROCESOS
1. ACOPIO:

 El encargado del Archivo deberá confrontar el material recibido, con las nóminas y dar un
recibido conforme a la entidad emisora; los fondos quedarán en custodia y administración en la
Archivo.

1.1. LIMPIEZA Y TRATAMIENTO DEL DOCUMENTO:

 Tomar una por una de las unidades a archivar y proceder a eliminar de cada pieza
documental, clips, cintas engomadas adhesivas, ligas, prensas, papelitos, etc
2. CONFORMACION DE LOS GRUPOS DE DOCUMENTOS

El primer paso para la organización del Archivo, es dividir la documentación en grupos5. Se


organizaran los documentos en orden ascendente de acuerdo a la fecha.
Los grupos y subgrupos quedan conformados de la siguiente forma:

Los 6siguientes documentos son los recepcionados por la Unidad de Archivo:

 Decretos exentos
 Decretos con toma de razón
 Resoluciones con toma de razón
 Resoluciones exentas
 Decretos con fuerza ley
 Oficios
 Leyes
Nota7

La organización física de los documentos permitirá saber qué documentos tiene un Servicio
Público, y de cuándo son, es decir, cuál es su cronología.
De acuerdo a la práctica y procedimientos archivísticos generalmente aceptados, se procederá a
organizar físicamente los documentos de acuerdo al Cuadro Clasificatorio que ha sido definido
previamente.

5
La Unidad de Archivo en Nivel Central realiza la división de grupos por dependencia. Ej: DAG, DEG, DIPLAP
6
Este grupo estará conformado por la documentación específica generada en cada dependencia según sus
funciones y actividades.
7
Los diarios oficiales se guardaran por un periodo de 1 año
2.1. SELECCIÓN DOCUMENTAL

Una vez se hayan organizado los grupos de documentos, se procede a la selección


documental.

La selección es imprescindible, ya que las instituciones no poseen los recursos adecuados


para conservar toda la producción documental, que en su mayoría comprende originales y
múltiples copias.
A cambio de esto, corresponde al encargado de la Unidad de Archivo asegurar con su trabajo,
con su conocimiento y con su objetividad que la valoración en este sentido es una actividad
interdisciplinaria, donde participan profesionales en diferentes campos, y que los documentos
de alto valor, referentes a una institución, se conservarán como patrimonio documental.

2.1.2. SELECCIÓN

El Encargado del Archivo debe recibir sólo documentos originales, también se aceptaran
junto al original, una copia transcrita por facsímil. Se deben eliminar duplicados únicamente,
cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.
Un documento de archivo auténtico es aquel que puede probar:

Autenticidad
 Ser lo que dice ser.
 Haber sido creado y enviado por quién aparece
como su creador.
 Haber sido creado o enviado en el tiempo que dice ser.

Confiabilidad
Un documento de archivo confiable es aquel cuyo contenido puede ser
valorado como una completa y exacta representación de las actividades o
hechos que testimonia. Por lo tanto, se puede confiar en ellos para el curso de
las transacciones o actividades subsecuentes.
Integridad
Un documento de archivo íntegro, es aquel que se conserva completo e
inalterado.
Es necesario que se eviten sus alteraciones no autorizadas.

Accesibilidad
Un documento de archivo debe conservar su capacidad de uso.
Un documento de archivo accesible es aquel que puede ser localizado,
recuperado, presentado e interpretado.

Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos.
De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo
documental de otro tipo (ej: revistas, fax, guías de despachos, etc.), separarlo y no incluirlo
como parte del fondo documental. Deben ser enviados a la sección que corresponda.

El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada tipo documental en sus
diferentes etapas. Enviar al Archivo Nacional o donde corresponda mediante listas de remisión
e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa. Mantener un
registro de los documentos enviados al Archivo Nacional.
3. ORGANIZACION FISICA DEL ARCHIVO

Luego de haber realizado la separación de la documentación por grupos, la selección


documental y el descarte, se procede a la organización física del Archivo como tal. Para lo
cual se procede así:

3.1. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS8

Esta se realizará mediante la utilización de series documentales, de conformidad con los


grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
Pueden ser por ejemplo: Actas, Informes, Correspondencia, Inventarios, Requisiciones, etc.

El fondo documental se divide por clases y tipos documentales. La clase 9documental es el


soporte en el cual se plasma la información y el tipo documental es el formato que se le da a
la información en el soporte.

Se tomarán los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena
cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.
Ejemplo:

8
En el Nivel Central. Ej.: REX, REC, DEC, DEX, DFL, Leyes, etc.
9
La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas,
etc.).
3.2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Una vez separado el material en series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se
procede a archivar cronológicamente cada documento, utilizando el sistema numérico simple
o combinado (alfa numérico, en códigos, etc.)

3.3. NUMERACIÓN DESIGNADA

La numeración se hará en forma consecutiva del 0001 al infinito de forma anual, a los
revisteros, carpetas u otros a con la documentación a archivar.
Deben anotarse los folios o numerar las piezas documentales que conforman la unidad
archivable o expediente.

Se clasifican temáticamente y a su vez estos se sub clasifican de la siguiente forma:

 Cronológica
 Numérica correlativa
10
 Color

3.4. CONSERVACIÓN FISICA

Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y manejo de los
documentos enviados, que se encuentran dentro del depósito.

 Dar mantenimiento a la documentación (limpieza, quitar todo tipo de artículos que


vengan adheridos a la pieza documental, tales como clips, grapas, cintas, prensas metálicas,
etc.)

 Restaurar los documentos que vengan dañados o que se dañen en su manejo a la hora
de limpiarlos, nunca con scotch.

10
Clasificación dada por el departamento, ej: Revistero color rojo corresponden a decreto con toma.
 Mantener los documentos más importantes dentro de cajas especiales o en carpetas
vaticanas.

 El mobiliario a ocupar es estantería metálica tipo mecano, abierta de doble espacio y


carros metálicos para archivo.

 Medio ambiente: estabilidad como norma general; la importancia de la temperatura y


humedad estables, estas se pueden medir con el data-loggers; muy util en esta labor.
o Temperatura estable entre 19º C y 21º C con una tolerancia de + - 1º C
o Humedad Relativa estable entre 45% y 55% con un a tolerancia de + - 5%

 Para los documentos que se encuentran amarrados con cordeles plásticos y elásticos, es
necesario retirar las amarras existentes y reemplazarlas por cinta de algodón, tipo espiga,
(blanca o cruda) de 2,5 cm.

 Una vez realizadas mejoras en su protección directa, las cajas se debieran instalar en un
lugar libre de contaminación por polvo, luz, humedad y con seguridad en el acceso

 Los libros y documentos no son indestructibles. El almacenamiento inadecuado, la


constante manipulación y la suciedad, entre otros males, les provocan alteraciones. Si bien es
inevitable que algo ocurra, la combinación de dos o más agentes de deterioro acarrea
consecuencias negativas, muchas veces irremediables.

 Con la sistematización y el orden de la tarea se dispone de un arma para la detección


temprana de cualquier problema que se presente. Es una acción constante y permanente,
aunque rutinaria, y su carácter minucioso facilitará un control que, de otra manera, sería
complicado de implementar.

 Quien realice la tarea deberá tener la claridad de la importancia de manipular el material


con delicadeza y conociendo los riesgos que esto implica.
 Guardapolvo, guantes, cofia, antiparras, mascarilla serán algunos de los elementos
necesarios que podrán evitar cualquier riesgo para la salud humana.

 Las estanterías se limpiarán comenzando por el estante superior (techo) y luego se


continuará bajando al estante siguiente, retirando todos los materiales apoyados sobre el
mismo y colocándolos en un lugar resguardado, cuidando de no alterar el orden original.

 Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentran


dentro del archivo estén en perfecto estado.

 Seguridad alarmas, detectores de humo; señalización general y de los materiales de


acuerdo a la importancia asignada por la Institución; salidas de emergencia; contacto con
bomberos; rutinas de mantenimiento.

 Priorizar documentación, señalando está en estantes específicos y con colores según


prioridad, y informando de esto al personal, en casos de emergencia.

3.5. ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Colocar en el espacio físico en estantería metálica o full space las cajas o revisteros

 Seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales.

 Seguir la estructura orgánica al momento de archivar los inventarios.

Al trasladar unidades documentales al Archivo Nacional quedarán los espacios vacíos; se


procederá a utilizarlos con nueva documentación, y se reutilizaran la numeración dada a los
documentos anteriores, se llevará un control del inventario de la documentación saliente.
En Archivo del Nivel Central, se utiliza para la organización de los documentos:

 Revisteros o Cajas de distintos materiales.


11
 Carpetas vaticanas o Legajos: tapas unidas por cintas o hilos, carpetas de
cartón con o sin solapas, etc.
En los revisteros se ingresan los documentos ya organizados y revisados, los revisteros serán
organizados:

Esta permanecerá siempre en el mismo lugar y debe marcarse en las guías o pestañas,
haciendo alusión al tema del legajo que contiene en su interior.
En el caso de carpetas, se recomienda almacenarlas en cajas o revisteros, que deberán ser
identificadas con un marbete exterior que explicite la numeración correlativa de las unidades
documentales, en este caso carpetas, que contiene

11
Legajo Atado de documentos a veces protegido por tapas de cartón, con lo que forma una unidad de
instalación. [Conjunto de expedientes de causas judiciales ordenados por número de rol y año y unidos
mediante una cinta de algodón o algún medio que prevenga daños en el soporte papel].
DIGITALIZACIÓN
4. DIGITALIZACION

DIGITALIZACION

La razón de la digitalización de documentos originales son variadas. La decisión de digitalizar


puede tomarse con objeto de:

 Incrementar el acceso a la información: esta es razón principal y la más


obvia, cuando se sabe que hay una alta demanda por parte de los usuarios y el Archivo desea
mejorar el acceso a los documentos.

 Mejorar los servicios para un grupo creciente de usuarios proporcionando


un acceso de mayor calidad a los recursos de la institución en relación con la Educación y la
Formación continua.

 Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles o


utilizados intensivamente y crear una “copia de seguridad” para el material deteriorado como
libros o documentos quebradizos.

 Impulsar el desarrollo de recursos cooperativos, compartiendo intereses


comunes con otras instituciones para crear colecciones virtuales e incrementar el acceso a
nivel nacional.
ELEMENTOS

Los elementos claves de un proyecto de digitalización son:

 Política de selección
 Programa de control de calidad
 Gestión de la colección
 Presentación
 Mantenimiento del acceso a largo plazo
 Todos estos elementos tienen la misma importancia -la cadena no es más
fuerte que su eslabón más débil.
PROCESO DEL DOCUMENTO A
DIGITALIZAR

OFICINA DE PARTES

OFICINA DE
ARCHIVOS

REVISIÓN

RECEPCIÓN A
DIGITALIZACION

REVISIÓN
CLASIFICACIÓN
DIGITALIZACIÓN

CODIFICACIÓN

PUBLICACIÓN DEVOLUCIÓN
WEB INTRANET DE DOCTOS.
PARA SU
ARCHIVO
FÍSICO.
DIGITALIZACION DE ARCHIVOS

Objetivos
Respaldar (papel) digitalmente todos los documentos oficiales originales y totalmente
tramitados que lleguen a custodia al Archivo.

Crear carpeta
Responsable Descripción

Unidad de En el disco duro de su PC, debe crear una carpeta identificada bajo el
Control Regional nombre “Digitalización”, la cual poblara con la documentación oficial
decepcionada en digitalización.

Documentos a digitalizar
Responsable Descripción

Deberá proceder a escanear los siguientes documentos, quedando


establecidos como obligatorios :
 Decretos exentos
 Decretos con toma de razón
 Resoluciones con toma de razón
 Resoluciones exentas
 Decretos con fuerza ley
 Oficios
 Leyes

Se debe digitalizar en formato PDF, de acuerdo a los Estándares


acordados.
Para dar nombre al archivo se asignará la nomenclatura usada en Área
de Digitalización de Nivel Central:

 REX200900070mencionada

Respaldo del Proceso


Responsable Descripción

Unidad de Crear y poblar una base de datos o consolidado; la cual debe ser
Control respaldado periódicamente, en un dispositivo externo al servidor
Regional

Comenzar a Digitalizar en forma paulatina hacia años posteriores, una


vez que esté estructurado el Archivo físico y el Área de Digitalización,
hasta completar los 5 años que exige la Ley
SOLICITUD DE
DOCUMENTOS
5. SOLICITUD DE DOCUMENTOS

Ningún documento original puede salir en forma de préstamo desde Oficina de Archivo, estos
deben permanecer en custodia en este lugar, hasta su traspaso a Archivo Nacional.

Los documentos pueden ser solicitados como copia del original, esta puede ser:
 Fotocopia
 Documento digitalizado

Si lo que se necesita es una copia legal, esta se puede solicitar con los timbres para tales
efectos y firmadas por ministro de fe, estos pueden ser Jefe de Parte y Archivo.
TIPS
ADMINISTRATIVOS
6. TIPS ADMINISTRATIVOS

OBJETIVO ESPECIFICO PROCEDIMIENTOS


1. Brindar un servicio de calidad, de Mantener técnicamente organizada la
acuerdo a las necesidades de los información en el Archivo central para
usuarios internos y público en que se pueda acceder oportunamente.
general. Dar mantenimiento a las bases de datos
para mantener la información
actualizada y de acceso oportuno.
Mantener técnicamente organizado el
fondo documental en el depósito para
poder ubicar físicamente la
documentación.
2. Mantener control sobre los Realizar revisiones periódicas a las
préstamos otorgados fechas de préstamo de documentos,
para poder determinar las fechas de
vencimiento y recuperar los documentos
no devueltos. Ubicar físicamente cada
documento una vez devuelto, así como
separar los formularios de los
documentos que se devolvieron.
3. Equipamiento del depósito del Se emitirán informes sobre las
Archivo Central. necesidades de personal y equipo para
el adecuado funcionamiento de la
Unidad de Archivo. Hardware, aire
acondicionado para la conservación
documental del depósito, definición de
las áreas de trabajo del Archivo, compra
de estantería metálica, cajas revisteros,
carpetas para la protección de los
documento
ELIMINACION DE
DOCUMENTOS
7. ELIMINACION Y DESCARTE DE DOCUMENTACION PÚBLICA.

PROCEDIMIENTO DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

1.- La eliminación de documentos sólo puede llevarse a cabo tras el correspondiente análisis
de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la
documentación.
En todo caso, está prohibida la destrucción de todo documento de valor histórico o
cultural, aunque haya sido microcopiado o micrograbado. Se entiende que tienen tal
carácter aquellos documentos pertenecientes a la Administración Pública respecto de los
cuales el Conservador del Archivo Nacional ejerza el derecho de oposición a que se refiere el
artículo 6° de la ley 18.845.

2.- Por regla general, la autorización para eliminar documentos de los Servicios de la
Administración Pública propiamente tal, compete otorgarla al Presidente de la República, en
uso de las atribuciones que como Jefe del Estado le confiere la Constitución Política. La
autorización para eliminar documentos de los Organismos que gozan de autonomía
administrativa compete a la respectiva Jefatura Superior. En este evento, la medida se
adoptará mediante decreto o resolución exenta.

3.- Destrucción de documentos micrograbados o microcopiados conforme a la ley 18.845. Se


puede proceder a la destrucción de todos aquellos documentos originales que sean
microcopiados o micrograbados, respecto de los cuales no exista prohibición de conformidad a
la referida ley, una vez transcurridos 10 años desde la fecha de la microcopia o micrograbado
si se trata de instrumentos públicos, o cinco años si se trata de instrumentos privados,
siempre que se de cumplimiento a los demás requisitos establecidos en el mismo texto legal.

Con todo, para la destrucción de documentos pertenecientes a archivos o registros públicos,


será necesaria la notificación mediante un aviso que se publicará en el Diario Oficial
con una anticipación mínima de sesenta días respecto de la fecha fijada para la destrucción.
En el aviso se indicará dicha fecha, así como una breve descripción genérica de los
documentos y de su fecha o período en que se emitieron. Además, deberá enviarse carta
certificada al Conservador del Archivo Nacional señalando que se ha hecho la correspondiente
publicación en el Diario Oficial y su fecha. Por último, es preciso que el Conservador del
Archivo Nacional no se oponga a la destrucción dentro del plazo antes indicado. Se considera
como una buena práctica la utilización de aquellos medios alternativos a la incineración de
documentos. En este entendido se proponen procedimientos de orden tanto físico como
químico que garanticen la imposibilidad de reconstruir la información contenida en los
documentos originales, y que fomente el reciclaje y la preservación de la naturaleza.

MODALIDADES ESPECIALES DE ELIMINACIÓN

Documentos de la deuda pública, especies valoradas u otros efectos.


Eliminación dos años después del examen de la Contraloría General, trámite en el cual
también debe intervenir mediante el Contralor o su delegado (artículo 14° en relación al
artículo 42 de la Ley 10.336).

Libros, documentos y cuentas aprobadas. Incineración de documentos después de


tres años desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere especial interés en
conservarlos (LOCGR, Art. 211) (Dictamen CGR 29.820 de 2003).

Documentos relativos a personal. Puede prescindirse de aquellos que daten de cinco


años, si los antecedentes constan en libros o tarjetas individuales. En caso contrario, deberán
ser conservados, salvo el hecho de que las personas de las que se trata no pertenezcan a la
Administración (Dictamen CGR N°10588, 25.03.1994) Adicionalmente, los antecedentes
administrativos no ingresados al Archivo nacional y que justifiquen nombramientos de
personal, podrán devolverse a los interesados después de cumplidos dos años desde la fecha
de su designación, dejándose constancia de haberse retirado ( artículo 10 de la Ley N°16.436
y Dictamen de la CGR Nº 931 de 1994).
Documentos representativos de obligaciones pendientes: La eliminación de este
tipo de documentos, tales como letras de cambios, facturas... , deberán ser conservados más
allá de la total extinción de la obligación para el examen de la Contraloría, toda vez que es
necesaria su existencia por el eventual examen de las operaciones a que se refieran. De
acuerdo a la recomendación dada por la Contraloría en la Circular 28.704 de 1981, el destino
definitivo de la documentación estará condicionado a los resultados de los exámenes que se
practiquen.

Documentos Tributarios: La conservación o exclusión de documentos de carácter


tributario, se rige por las normas especiales contenidas, entre otras, en el artículo 92 bis, del
Código Tributario, DL 830, de 1974, artículo 17, del DFL 7, de 1980, Ley Orgánica del Servicio
de Impuestos Internos. Además, conforme al artículo yo de la ley 18.845, los Directores
Regionales del Servicio de Impuestos Internos, en el ámbito de su competencia territorial,
podrán autorizar la destrucción de los documentos señalados en el W16 del artículo 97 del
Código Tributario, antes del transcurso de los plazos de prescripción indicados en el artículo
200 del mismo Código, siempre y cuando se proceda a su microcopia o micrograbación de
acuerdo con la ley 18.845 y con las normas generales que establezca el Director Nacional, sin
perjuicio de las que, para cada caso particular, estime conveniente fijar el Director Regional
respectivo.

Otros no señalados. Contraloría recomienda dar de baja, previa consulta

DESCRIPCIÓN:º Responsable Descripción Registro


Operación
Responsable de Valoración de los Documentos: con el Acta que
01 Administración área involucrada en su generación, establece
General, Jefe de considerando la normativa legal y Criterios de
Oficina de Parte criterios institucionales, dependiendo del Valoración
y Archivo, y tema y la importancia que la Documental
responsable de la documentación puede haber adquirido a de la
oficina a quien través del tiempo para preservar y/o Institución
corresponda la eliminar.
eliminación Las principales disposiciones legales e
indicaciones asociadas al proceso de
eliminación de documentos están
contenidas en el oficio circular Nº
28.704 (1981) de la Contraloría General
de Republica, que sugiere, algunas
directrices sobre la documentación
relativa al personal, documentos del
área operacional, entre otros.
02 Responsable de Inventario de los documentos a Listado de
la oficina a quien eliminar: Realizar un listado con los documentos
corresponda la documentos a eliminar de las unidades a eliminar
eliminación generadoras de documentos, señalando en Word o
la serie documental, fecha y número del Excel
documento. (Respaldo por Resolución
Exenta)

03 Jefe de Oficina Realizar acta de eliminación: Realización


de Parte y del Acta de eliminación con su
Archivo y correspondencia visaciones tramitación
responsable de la (Respaldo por Resolución Exenta)
oficina a quien
corresponda la
eliminación
Eliminación Física de los Documentos: Fotografías
04 Responsable de Encargado de Gestión de Archivo, junto
Administración a la Unidad de Operaciones, se
General, Jefe de establece un lugar para la eliminación
Oficina de Parte física de los documentos, Establecido el
y Archivo, y lugar, se realiza la ejecución de la
responsable de la eliminación física
oficina a quien
corresponda la
eliminación
05 Acta de Eliminación Física de los Acta de
Jefe de Oficina Documentos: Realización de Acta de Constancia
de Parte y Constancia de Eliminación física con su de
Archivo - Jefe de correspondientes visaciones de los Eliminación
División de funcionarios que presencian físicamente Física
Administración la eliminación.
Esta acta debe ser acompañada con
apoyo visual de la actividad (fotografías
y/o videos). (Respaldo por Resolución
Exenta)
DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO ELIMINACION DE
DOCUMENTACION

VALORACION DE LA
DOCUMENTACION

ACTA CRITERIOS
VALORACION

¿SE ELIMINA EL PRESERVAR


DOCUMENTO?

ELIMINAR

INVENTARIO
DOCUMENTOS A
ELIMINAR (XLS/DOC)

ELIMINACION FÍSICA
DE DOCUMENTOS

ACTA DE ELIMINACIÓN
FÍSICA CON FOTOS Y/O
VIDEO

FIN
TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL
8. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Es el procedimiento habitual mediante el cual los documentos pasan de un Archivo a otro, a


medida que disminuye la la Transferencia documental frecuencia de consulta por parte de las
oficinas productoras, como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores
administrativos.

La transferencia Secundaria Fuente Legal


En Chile, el flujo de la documentación pública queda estructurado por los Arts. 13 a 18 del
Decreto con Fuerza de Ley N º 5.200 de 1929, que crea y establece las facultades del Archivo
Nacional.

LA TRANSFERENCIA PRIMARIA

Archivo de Oficina: Es el que reúne la documentación en trámite o activa, que es


continuamente utilizada por la propia oficina para fines administrativos.

Archivo de Concentración: Es el que recibe los documentos de los diferentes archivos


de gestión que integran la estructura administrativa de una institución y cuya consulta es
esporádica, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida o semiactivos.

Art. 18 Facultades del Archivo Nacional


El Conservador del Archivo Nacional tendrá facultad para visitar los Archivos de los
ministerios, los judiciales y los de las Intendencias, Gobernaciones y juzgados, a fin de
obtener uniformidad en las normas de conservación y ordenación de los documentos.
Podrá delegar esta facultad en los empleados del Archivo Nacional, que designe.
Preparación de la Documentación
 Se debe proceder a la eliminación de duplicados, fotocopias, carpetas, clips,
corchetes, papeles autoadhesivos.
 Tareas que deben considerarse como limpieza documental, nunca de
selección o eliminación.
 Registro de documentos faltantes.
 Elaboración de ficha de encuadernación.
 Ejecutar procesos de encuadernación documental (oficio circular 342 de
1979).

Organización de los Documentos


 Una vez encuadernados, los documentos se separarán por series
documentales.
 Las series documentales se ordenarán cronológicamente desde lo más
antiguo hasta lo más reciente y de acuerdo a su numeración interna por
año.
 Se procederá a identificar los documentos en los formularios de
transferencia respectivos.
Sistema de Gestión
Documental
9. SISTEMA DE GESTIOS DOCUMENTAL

El propósito del Sistema de Gestión Documental (SGD), es permitir manejar de


manera efectiva la documentación generada en las diferentes secciones del
Ministerio de Educación.
El sistema de gestión documental es la plataforma ministerial de información
electrónica elaborada para generación seguimiento consulta y gestión de la
documentación institucional oficial. A través de esta se almacena información en
forma centralizada y segura, considera la digitalización del documento y los datos
que lo identifican y permiten hacer gestión sobre los documentos.
Por su parte el sistema Mi escritorio es una plataforma de información electrónica
para ingreso y seguimiento de documentación interna y externa recibida por el
ministerio desde cualquier organismo y despachada a otros servicios que utilizan el
mismo medio.
El año 2011 se redactaron dos Ordinarios (ORD. N° 276 y 544) para oficializar el
uso del Sistema de Gestión Documental.
Modulo Mi Escritorio

Ficha de ingreso de la información


Esta tarea permite ingresar documentos de tipo Expediente, los que a su vez se
subdividen, entre otros, en Solicitudes, Invitaciones, Audiencia, Oficio,
Memorandum, Boleta de Garantía, etc.
Documentación ingresada y registrada en Modulo Mi Escritorio.
ANEXOS
Glosario.

Archivo: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de


sus funciones por las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas.

Archivo Administrativo: Todo Archivo que reúne los documentos que correspondan a
cualquiera de las tres etapas de su ciclo (archivo de gestión, archivo central, archivo
intermedio)

Conservación: Conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar, por una


parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos,
y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

Custodia: Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación


de los documentos por parte de una institución.

Documento: Información contenida en cualquier soporte y tipo documental,


producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de
sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Documento electrónico: Toda representación de un hecho, imagen o idea que sea


creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un
modo idóneo para permitir su uso posterior.

Documento Público: Aquellos que no son ni reservados ni secretos y cuyo


conocimiento no están circunscritos.
Documentos oficiales. La jurisprudencia administrativa ha considerado como
sinónimos los términos "documentación oficial" e "instrumentos públicos o auténticos".
(Dictamen CGR N°3191/04; dictamen CGR N° 2921/87).

Documentos Reservados: Aquellos que deben conocerse únicamente en el ámbito


del departamento, sección u oficina a que se remitan y que conservarán su calidad de
tales por el plazo de diez años, cumplido el cual deberán ingresar al Archivo Nacional
(Decreto N°291 de 1974, del Ministerio del Interior, Dictamen CGR Na14870 de 1992 y
Decreto Supremo 1193 de 1994, del Ministerio del Interior).

Documentos Secretos: Aquellos que son conocidos sólo por las autoridades o
personas a las que vayan dirigidos y por quienes deben intervenir en su estudio y
resolución, y que conservan su calidad de tales por veinte años, cumplido el cual
deberán ingresar al Archivo Nacional (Decreto Supremo N°291 de 1974, del Ministerio
del Interior, Dictamen CGR N°14870 de 1992 y Decreto Supremo 1193 de 1994, del
Ministerio del Interior).

Eliminación de documentos: Destrucción de documentos empleando cualquier


método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior
utilización.

Foliación: Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en enumerar


correlativamente todos los folios de cada unidad.

Fondo: Aquel que esta siendo generado por un organismo productor que continúa en
el ejercicio de sus dependencias.

Microforma: Es cualquier alternativa de formatos de películas fotográfica, microfilmes


u otros elementos análogos que contengan imágenes de documentos originales como
producto del proceso de microcopia o micrograbado que se haya realizado conforme al
procedimiento establecido en la ley 18.845, que establece Sistemas de Microcopias o
Micrograbación de Documentos, y el DFL 4, de 1991, que Dicta Normas sobre el
Registro, los Requisitos del Método de Microcopia y Micrograbado de Documentos, y
que sean susceptibles de ser reproducidos.

Repositorio: Estructura electrónica donde se almacenan los documentos electrónicos.


Soporte: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada, por
ejemplo, 'tableta de barro, papel, pergamino, película, cinta magnética, disco compacto,
etc.

Serie: Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de


una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento.

Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de


una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento, y cuyo formato,
contenido informativo y soporte, es homogéneo, por ejemplo, decretos supremos.
Transferencia: Procedimiento habitual de ingreso de documentos en un Archivo
mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han
cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas.
CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA ARCHIVOS

Paloma Mujica González


Conservadora jefe Laboratorio de Papel
Centro Nacional de Conservación y Restauración - DIBAM

OBJETIVO

El objetivo de estas notas es ofrecer información sencilla y práctica sobre


conservación de documentos de archivos y pautas para su protección y
mantenimiento a largo plazo.

¿QUÉ ES UN ARCHIVO?

Se entiende por archivo un conjunto de documentos producidos o recibidos por una


persona u organismo público o privado durante el desarrollo de sus actividades,
organizados y conservados para su utilización eventual con fines sociales,
económicos o culturales.

¿QUÉ DOCUMENTOS COMPONEN UN ARCHIVO?

En los archivos actuales la gran mayoría de los documentos utilizan como soporte el
papel y tintas como medio de registro; éstos son llamados documentos textuales o
tradicionales.
Por ejemplo:

 Documentos manuscritos, mecanografiados, impresos


 Mapas y planos
 Dibujos
Cada día se están integrando a los archivos más documentos en otro tipo de
soportes o que utilizan otros medios de registro, los cuales son llamados
documentos especiales.
Por ejemplo:

 Fotografías
 Películas
 Discos
 Cintas (soportes magnéticos)
 Discos compactos (soportes digitales)

ORGANIZAR Y CONSERVAR PARA CONSULTAR

Todo el proceso de tratamiento de los documentos está en función de la consulta:

 con fines administrativos, legales o jurídicos


 con fines de investigación histórica o informativos en general

DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS

La materialidad de los documentos (textuales o especiales) es susceptible de


degradación debido a:

 Causas internas

Baja calidad de los materiales constitutivos


Procesos de manufactura defectuosos
Incompatibilidad entre los materiales

 Causas externas

Almacenamiento deficiente
Condiciones ambientales inapropiadas
Falta de higiene
Falta de mantenimiento
Mala manipulación
Catástrofes
Algunas de estas causas son de origen humano (ejemplo: almacenamiento
deficiente) y otras son de origen natural (ejemplo: alta humedad).

Algunas de estas causas tienen un efecto lento y acumulativo sobre los materiales
(ejemplo: luz excesiva).

Otras causas tienen efectos inmediatos y drásticos sobre los materiales (ejemplo:
inundación).

¿QUÉ HACER PARA PREVENIR ESTAS SITUACIONES DE RIESGO?

EDIFICIO

Es el principal y primer contenedor de los documentos.


El edificio o recinto que albergue un archivo debe cumplir algunos requisitos
mínimos para proteger los documentos de cualquier inclemencia externa.
El depósito de un archivo debe ser seleccionado con cuidado y debe usarse SÓLO
con este fin.

 Evite los recintos por donde pasan cañerías de agua.


 Evite los recintos en el último piso que no estén suficientemente aislados.

 Debe ser seguro, protegido contra riesgos de accidentes o catástrofes como:

Robos
Filtraciones
Incendios
Inundaciones
Terremotos

 Debe tener buenas condiciones ambientales para estar libre de:

Polvo
Contaminación
Plagas
Humedad relativa excesiva
Temperatura excesiva
Fluctuaciones altas y/o bruscas de humedad relativa y temperatura
Iluminación excesiva

 Debe tener suficiente espacio para contemplar el crecimiento

ALMACENAMIENTO

 Se debe contar con mobiliario y estanterías adecuadas:

Metálicas pintadas al horno (son más apropiadas que las de madera).


Separadas de los muros externos para disminuir la dependencia de las
fluctuaciones del medio ambiente exterior (bastan algunos cm. para
permitir la aireación).
Ubicadas idealmente perpendiculares a los muros externos y a las
ventanas.
La bandeja inferior separada al menos 15 cm del suelo para permitir una
fácil limpieza del piso y evitar accidentes en caso de inundaciones.

 Debe estar de acuerdo al tipo y tamaño de los documentos existentes:

Estanterías abiertas o cerradas para las cajas, libros y periódicos.


El ancho de las bandejas debe corresponder al formato de los
documentos.
Planeras para los mapas, planos, dibujos y fotografías de gran formato
(ojalá con ruedas).
Gaveteros para las fotografías de menor tamaño (ojalá con ruedas).

ACONDICIONAMIENTO

Es la protección de los documentos en contenedores, sirve para organizarlos, para


aislarlos de las condiciones externas adversas y para disminuir la manipulación
directa.
Para cumplir con las normas internacionales de conservación, los contenedores
deberían ser confeccionados con materiales libres de ácido.

 Los contenedores más usados son las carpetas, los estuches y las cajas.
 Las fotografías se protegen en sobres individuales.
 Los documentos se deben guardar sin ningún tipo de elemento metálico.
 Se deben eliminar también los cordeles, elásticos y los elementos extraños.
MANTENIMIENTO PERMANENTE

Un depósito limpio es el mejor y menos tóxico pesticida.

 Realizar limpieza rutinaria de pisos y estanterías con aspiradora o con paños


secos; no se deben usar plumeros ni materiales húmedos,
 La limpieza de los documentos la debe hacer sólo personal entrenado para
ello.
 Realizar inspecciones periódicas para detectar cualquier anomalía.

DUPLICADOS Y CAMBIOS DE FORMATO

Duplicar un documento (copia de respaldo), es una buena manera de proteger el


original cuando es muy valioso, es frágil o tiene una consulta frecuente.

Fotocopias

Es el método más económico y simple pero tiene sus desventajas:

 Un documento no puede ser fotocopiado muchas veces (lo afecta la luz).


 No se puede respaldar todo un archivo en fotocopias debido al aumento del
espacio requerido para su almacenamiento.
 No se pueden fotocopiar formatos grandes.
 La fotocopia a color es difícil y costosa.
 Fotocopiar documentos encuadernados es riesgoso por la presión que se
ejerce sobre las encuadernaciones.

Se recomienda:

 Fotocopiar los documentos más consultados, guardar una copia y usarla para
las próximas fotocopias.
 Se debe usar una buena máquina fotocopiadora y buen papel para que la
copia sea lo más fiel posible al original.

Microformas (microfilms y microfichas)

Es el método de duplicación más aceptado para documentos de archivo.


Las microformas correctamente procesadas, usadas y conservadas pueden durar
más de 100 años.

 Para microfilmar se debe recurrir a empresas especializadas que presten este


servicio
 Se debe contar con un visor (sólo lee) o visor-impresor (lee e imprime) para
la lectura de las microformas

El proceso de microfilmación tiene varias etapas:

Selección del material a microfilmar


Preparación del material
Filmación
Procesamiento de la película
Control de calidad físico y químico de la microforma
Creación de un registro
Almacenamiento adecuado de las microformas

Para todo el proceso se deben seguir los estándares internacionales para asegurar
la calidad y la conservación a largo plazo de las microformas.

Se debe realizar siempre un master y una copia para uso del público

Digitalización

Es el método por el cual se capturan y almacenan imágenes utilizando la tecnología


computacional. Un escáner o una cámara digital saca una fotografía electrónica, la
que es convertida a un código digital y puede ser vista en una pantalla de
computador o impresa en papel. Los datos son almacenados en un medio
magnético (disco duro) y óptico (discos compactos).
Es un cambio de formato desde soportes y registros análogos a soportes y registros
digitales.

Para que un texto escaneado sea legible se debe usar el software OCR
(Reconocimiento de Caracteres Ópticos)

NO se recomienda por ahora como único sistema para la preservación debido a:

 La discontinuidad en los equipos y programas computacionales.


 Faltan estándares para procesos que aseguren su vigencia a largo plazo.
 Requiere de inversiones permanentes para mantener actualizadas las
tecnologías.
Se recomienda SÓLO como medio de difusión y comunicación

EMERGENCIAS

La emergencia más común es cuando los documentos se mojan debido a


filtraciones o inundaciones.

 Procure actuar lo más rápidamente posible, secando el local y las


estanterías.
 Es fundamental ventilar.
 Cuando los documentos se mojan, se deben secar interfoliando papeles
absorbentes y con aire frío.
 No se debe usar calor.

EDUCACIÓN DEL PERSONAL Y LOS USUARIOS

La educación y capacitación del personal de un archivo y de los usuarios es


fundamental para asegurar la conservación de los documentos.

Manipulación cuidadosa

 Trabajar con los documentos sobre una superficie despejada y limpia.


 No hacer anotaciones en los originales.
 Las fotografías y películas se deben manipular con guantes de algodón.
 Mantener el orden de los documentos en sus contenedores.
 No utilizar cintas adhesivas, grapas, alfileres, clips o elásticos.
 No exhibir en forma permanente documentos originales (únicos) y sobre
todo fotografías originales.
 No comer, beber o fumar en un archivo.
BIBLIOGRAFÍA

Albright, G. Protectores de almacenamiento para materiales fotográficos , El manual


de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation
Center, CNCR-DIBAM, Santiago, Chile, 2000, pp. 278-283.

Almacenamiento de las obras sobre papel, Notas del ICC (Instituto Canadiense de
Conservación) N° 11/2, 6 p.

Csillag, I. Conservación de Fotografía Patrimonial, CNCR-DIBAM, Santiago, Chile,


2000, 128 p.

Cuidado básico de los libros, Notas del ICC (Instituto Canadiense de Conservación)
N° 11/7, 6 p.

Cuidado de los materiales fotográficos en colores, Notas del ICC (Instituto


Canadiense de Conservación) N° 16/5, 6 p.

Cuidado de los negativos fotográficos en blanco y negro sobre película, Notas del
ICC (Instituto Canadiense de Conservación) N° 16/3, 6 p.

Mc Cleary, J.; Crespo, L. El cuidado de libros y documentos, CLAN Editorial, 1997,


175 p.

Ogden, S. Métodos de almacenamiento y prácticas de manipulación, El manual de


preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation
Center, CNCR-DIBAM, Santiago, Chile, 2000, pp. 227-233.

Ogden, S. Selección de contenedores con calidad de archivo para almacenar libros


y papel, El manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast
Document Conservation Center, CNCR-DIBAM, Santiago, Chile, 2000, pp. 244-247.

Ogden, S. Temperatura, humedad relativa, luz y calidad del aire: pautas básicas
para la preservación, El manual de preservación de bibliotecas y archivos del
Northeast Document Conservation Center, CNCR-DIBAM, Santiago, Chile, 2000, pp.
67-71.
ASESORÍA EN CONSERVACIÓN

Servicio Nacional de Conservación y Restauración de Documentos de Archivo de la


Subdirección de Archivos Nacionales
Gina Fuentes
Agustinas 3250 - Santiago
Tel/Fax: (2) 681 3309
e-mail: gina.fuentes@dibam.cl

Departamento de Conservación y Microfilmación de la Biblioteca Nacional


M. Antonieta Palma
Alameda B. O´Higgins 651 - Santiago
Tel: 3605 345
Fax: 3605 262
e-mail: antonieta.palma@bndechile.cl

Laboratorio de Papel del Centro Nacional de Conservación y Restauración


Paloma Mujica
Tabaré 654 - Recoleta - Santiago
Tel: 738 2010 anexo 107
Fax: 732 0252
e-mail: pmujica@cncr.cl

PROVEEDORES

SERVICIOS DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN

TATA Consultancy Services


Curicó 18 - Santiago
Tel: 251 1600
Fax: 251 1610
www.tcs.cl

ENCUADERNACIÓN

Mario Mena
Encuadernación de libros de colección general
Tel: (2) 556 9006
MOBILIARIO, ESTANTERÍAS

Biblioinsumos
Eduardo Fainé
Diagonal Oriente 1704 - Providencia - Santiago
Tel/Fax: (2) 274 6379

FILTROS UV PARA VIDRIOS

Filtros 3M Cordova
Departamental 999 loc. 8 - San Miguel
Tel: (2) 629 1523 – (2) 629 2786
cordova@adsl.tie.cl

INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN AMBIENTAL

Reichmann y Cía
José Miguel Claro 997 – Providencia - Santiago
Tel: (2) 235 9686
www.wreichmann.cl

CAJAS, CONTENEDORES, SOBRES DE CONSERVACIÓN

Biblioinsumos
Eduardo Fainé
Diagonal Oriente 1704 - Providencia - Santiago
Tel/Fax: (2) 274 6379

Centro Nacional de Patrimonio Fotográfico (CNPF)


Ejército 278, 2º piso – Santiago centro - Santiago
Tel: (2) 676 2269 - (2) 676 2206
www.patrimoniofotografico.cl

Ismael Catrileo
Tel: (2) 732 6092
09 – 514 6457

Mario Mena
Encuadernación de libros de colección general
Tel: (2) 556 9006
CARTONES LIBRES DE ÁCIDO

Patricio Pérez
Cartones holandeses “Moorman Cartón Weesp”

Tel: 09-8887682

Color Animal
Nueva Costanera 4010 Loc 6 – Vitacura - Santiago
Tel (2) 2073019
Francisco de Noguera 17 – Providencia - Santiago
Tel (2) 334 9051
www.coloranimal.cl

CARTULINAS Y PAPELES LIBRES DE ÁCIDO

GMS
Ventas por mayor:
Santa Filomena 66 – Recoleta - Santiago
Tel: 737 8850

Ofimarket
Ventas por menor:
Santa Filomena 66 – Recoleta - Santiago

SITIOS EN INTERNET

www.cncr.cl

www.patrimoniofotografico.cl

www.nedcc.org

www.ica.org

www.patrimoniohistorico.org.ar
Contraloría General de la República
División de Auditoria Administrativa

Circular sobre disposiciones y recomendaciones


referentes a eliminación de Documentos

SANTIAGO, 27 de agosto de 1981


N° 028704

En razón a las numerosas consultas que diversas entidades han formulado a


esta Contraloría General referente a la materia del rubro, el infrascrito ha
estimado procedente resumir en la presente circular las principales
disposiciones legales y las indicaciones que ha sugerido en pronunciamientos
anteriores.

DOCUMENTOS EN GENERAL

1.- La autorización para eliminar documentos de los Servicios de la


Administración Pública propiamente tal compete otorgarla, por regla general, al
Presidente de la República, en uso de las atribuciones que como Jefe del
Estado le confiere la Constitución Política

2.- La autorización para eliminar documentos de los Organismos que gozan de


autonomía administrativa procede que la confiera, a su vez, la respectiva
Jefatura Superior.
En este evento, la medida corresponde que se adopte mediante la dictación de
derecho o resolución exenta.
Lo anterior es sin perjuicio de las modalidades especiales que se enumeran a
continuación.

II

MODALIDADES ESPECIALES

1.-Documentos de la deuda pública, especies valoradas u otros efectos.


En conformidad con lo dispuesto en el artículo 14° en relación con el artículo
42° letra o de la Ley N°10.336, corresponde al Contralor General, por si o por
delegado designado especialmente, intervenir en la destrucción e incineración
de los documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos. Los
Bonos, Pagarés, Letras de Cambios, etc., pagados o anulados, deben ser
eliminados, con la formalidad anotada, después de transcurridos dos años de
su examen por este Organismo Controlador.

2.- Libros, documentos y cuentas aprobados. El inciso 1° del artículo 21° del
referido cuerpo legal señala que la contraloría hará el examen e inspección de
los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad que indica;
efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administran fondos
o bienes de los indicados en el inciso 1° del artículo 7°, y podrá exigir informes,
declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su
control, agregando en el inciso 2° que los libros, documentos y cuentas
aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva,
salvo que el Controlador General considere de especial interés conservarlos.

En otras palabras, todos aquellos documentos que tengan relación con la


contabilidad fiscal, municipal y en general, después de la dictación D.L.
N°1263,de 1975, gubernamental, o con cuentas relativas a la administración de
fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas
entidades durante un periodo de tres años, contado desde su revisión
definitiva, salvo que el Contralor disponga o haya dispuesto que se guarden por
un lapso mayor, o que hayan sido objetados por los órganos de control
internos o por esta entidad fiscalizadora, en cuyo caso, deben conservarse
hasta el finiquito de la observación o reparo respectivo.

3.- Documentos de los Ministerios, que hayan cumplido cinco años.

El artículo 14°, N°1, del DFL N° 5200 de 1929, del Ministerio de Educación
Pública, prescribe que deben ingresar anualmente al Archivo Nacional los
Documentos de los distintos Ministerios que hayan cumplido cinco años de
antigüedad.

Asimismo, según disponen los N°3 y 4° del citado artículo, deben hacerse
llegar a dicho Archivo los Documentos de Intendencias y Gobernaciones y los
Libros de Actas de las Municipalidades que tengan más de 60 años de
antigüedad.

Para el efecto de la remisión, se recomienda en todo caso que los Servicios y


entidades antes de proceder al envío de la documentación a ese Archivo,
constaten si él cuenta o no con las correspondientes disponibilidades
materiales, ya que existen circulares del mismo en que se disponen que los
obligados se abstengan de efectuar semejantes remesas, por no poseer la
suficiente capacidad física.

Además, cabe consignar que mediante Decreto N°721, de 1980, del citado
Ministerio de Educación se creó la Comisión de Selección de Documentación de
Descarte, quien deberá proponer al Ministerio de dicha Cartera, normas
respecto de la eliminación o desecho de la totalidad o parte de la
documentación oficial que debe ingresar al referido Archivo Nacional.

En todo caso, la documentación no oficial que ha perdido las condiciones que la


hacían útil o aprovechable para el servicio respectivo, está sometida a las
prescripciones del decreto N°577 de 1978, del ex Ministerio de Tierras y
Colonización como se analizará posteriormente.

4.- Documentos Tributarios

La incineración o exclusión de Documentos de carácter tributario, se rige por


las normas especiales contenidas, entre otras, en los artículos 17°, inciso 2° y
97°, N°16 del código tributario, y por las instrucciones que haya impartido o
imparta al efecto el Servicios de Impuestos Internos.

5.- Documentos Previsionales.

La eliminación de documentos de carácter previsional se regula, a su vez, por


las instrucciones que dicte o haya dictado la Superintendencia de Seguridad
Social, en su calidad de autoridad técnica de control de las instituciones
públicas de previsión y del Servicio Nacional de Salud ( hoy servicios de Salud
), de que está investida en virtud de lo dispuesto en los artículos 3° y 26° de la
Ley N°16.395.

6.- Otras situaciones especiales.

Finalmente, cabe señalar en este aspecto que aparte de las modalidades


especiales precedentemente consignadas, existen otras que asimismo han sido
establecidas por el legislador o fijadas por determinadas autoridades, en
ejercicio de atribuciones que les son propias.
Se encuentran en estas situaciones, entre otros, los documentos de la
Universidad de Chile; algunos emanados del Comité Ejecutivo del Banco
Central, como también del Servicios de Aduanas, etc.

Ante la presencia de semejantes procedimientos, no podrá perderse de vista el


hecho que las normas respectivas deben interpretarse de un modo que las
concilie con lo dispuesto en los art. 14y 21 de la Ley N° 10.336.
III

RECOMENDACIONES RELACIONES CON LOS DOCUMENTOS QUE SE


DESCRIBEN

No obstante de lo señalado precedentemente y sin que la enumeración


siguiente pretenda ser taxativa, cada entidad deberá tener en consideración las
recomendaciones que se formulan en cada caso.

1.- Documentos relativos a personal

Es de conveniencia mantener estos documentos indefinidamente, salvo que los


antecedentes del caso se encuentren registrados en libros o tarjetas
individuales, lo que permitiría prescindir de los documentos que daten de cinco
años, conservándose sólo aquellos cuya información no se encuentre
consignada en la forma enunciada.

2.- Documentos de área operacional. Se recomienda retenerlos durante cinco


años.
3.- Documentos representativos de obligaciones pendientes.

Procede que tratándose de tales documentos, ellos se conserven más aún allá
de la total extinción de las obligaciones pertinentes, para que de ese modo los
correspondientes órganos de control puedan practicar el examen de las
operaciones respectivas.

Lógicamente, el destino definitivo de dicha documentación quedará del todo


condicionado a las resultas de los referidos exámenes.

4.- Documentos de Fiscalías

Se sugiere la conveniencia de que su destrucción se efectúe previa autorización


de la Unidad Jurídica superior, por cuanto ella podrá efectuar la
correspondiente ponderación.

5.- Documentos de la Oficina de Partes.

Se considera útil mantenerlos durante cinco años. Las copias de oficios y


resoluciones emitidos, deberían conservarse indefinidamente y empastados,
para su mejor consulta.

6.- Otros, no señalados


Correspondería dar de baja otros documentos no previstos, previa consulta a la
unidad que les dio origen.
IV

FORMA DE COMPUTAR LOS PLAZOS.

En general, los plazos a que se refieren los párrafos anteriores se cuentan


desde la fecha de emisión de los documentos correspondientes.

Excepcionalmente, el plazo de tres años a que se refiere el inciso 2° del artículo


21° de la Ley N°10.336, Orgánica de la Contraloría General, se cuenta por
expresa prescripción de esta norma, desde la revisión definitiva del documento
en cuestión.

DISPOSICIÓN DE MATERIAL DE DESECHO.

La disposición de material de desecho de los Servicios de la Administración del


Estado está sometida a las Prescripciones del Título V del Decreto N°577, de 16
de agosto de 1978, del Ministerio de Tierras y Colonización, hoy de Bienes
Nacionales.

En primer término este cuerpo reglamentario considera material de desecho a


aquel que a perdido las condiciones que lo hacían útil o aprovechable para el
Servicio respectivo. Cita, entre otros, el papel, archivos, celuloide o cualquier
otro elemento en desuso o no aprovechable.

Para una adecuada interpretación del reglamento en análisis hay que concluir
que semejante material no puede estar constituido por documentación oficial,
ya que ella se rige por las normas que se señalan en el N°3 del párrafo II.

En todo caso, corresponde al Ministerio de Bienes Nacionales la determinación


de si el material reúne las condiciones antes mencionadas.

A nivel regional, incluida la Región Metropolitana, el Ministerio citado podrá, en


representación del Fisco, enajenar el material de desecho de los servicios
mediante subasta pública o propuesta pública o privada, fijando en cada caso
las modalidades o condiciones que estime más favorable al interés fiscal. En
casos calificados, la Dirección Regional podrá autorizar la venta directa del
material desecho.
Podrá igualmente, autorizar a los servicios para que dispongan directamente
las ventas a que se refiere el párrafo anterior, en la forma y condiciones en que
se señalen en la respectiva resolución, u ordenar su destrucción o incineración,
si procediere.

Corresponde, finalmente a la autoridad regional de la referida Secretaría de


Estado controlar el cumplimiento estricto de las obligaciones impuestas a los
particulares en los respectivos contratos y evitar que se produzcan
irregularidades en la entrega del material de desecho.

Sin embargo, los documentos confidenciales tienen un tratamiento diverso del


antecedentemente señalado.
En efecto, las calificaciones pertinentes competen a la autoridad administrativa
del propio servicio, dependencia a la cual también corresponde verificar la
destrucción respectiva.

VI

OTRAS FORMALIDADES

La destrucción de todo documento, además debe disponerse por Decreto o


resolución exenta de toma de razón, dejándose constancia en acta levantada al
efecto de la forma en que se le ha dado cumplimiento.

OSVALDO ITURRIAGA RUIZ


Contralor General de la República.
CREA COMISION DE SELECCION PARA LOS EFECTOS DE DESCARTE DE
DOCUMENTOS OFICIALES

Núm. 721.- Santiago, 24 de Enero de 1980.- Considerado:

Que la documentación generada por los órganos del Estado debe ser custodiada con el
máximo celo posible, atendiendo a su triple carácter de fuente histórica, de prueba de
derechos del Estado y de los ciudadanos y de elemento de planificación y formulación de
políticas.
Que existen documentos que no cumplen con ninguno de los objetivos señalados
anteriormente, y que pueden ser eliminados.
Que tal eliminación debe realizarse en forma que dé garantías de seriedad científica, y
Visto: Lo dispuesto en los decretos leyes Nº 1 y 128, de 1973; 527, de 1974; D.F.L. Nº
5.200 de 1929; decreto supremo de Educación número 14.735, de 1962, y en el artículo
72, Nº 2, de la Constitución Política del Estado,

Decreto:

Artículo 1º- Créase una Comisión de Selección de Documentación de Descarte, que


propondrá el Ministro de Educación las normas por las cuales se podrá eliminar o desechar
la documentación oficial o parte de ella que debe ingresar al Archivo Nacional.

Artículo 2º- La Comisión mencionada en el artículo anterior estará formada por las
siguientes personas:

a) El Conservador del Archivo Nacional, quien la presidirá.


b) Un miembro de número de la Academia de la Historia, y designado por ésta.
c) Un profesor universitario de Historia Jurídica o de Derecho Histórico, nombrado por
el Ministro de Educación Pública.
d) El Jefe de la Oficina de Partes, Archivos y Microfilms del Ministerio de Educación
Pública.
e) Un representante de la Comisión Nacional de Reforma Administrativa, designado por
su Presidente.
f) Un funcionario del Archivo Nacional, designado por el Director de Bibliotecas,
Archivos y Museos.

Artículo 3º- La Comisión sesionará los días y horas que determine internamente.
El quórum para sesionar será de cuatro miembros; los acuerdos se adoptarán por
mayoría absoluta, y para el caso de empate, decidirá el voto del Presidente.
Actuará como Secretario de la Comisión un funcionario del Archivo Nacional, designado
por el Director de Bibliotecas, Archivos y Museos, quien tendrá solamente derecho a voz.
Artículo 4º- La Comisión tendrá un plazo de seis (6) meses, contados desde la fecha de
publicación del presente decreto, para formular las proposiciones al Ministro de Educación
Pública.
Para estos efectos, previamente deberá oir al encargado del Archivo del Ministerio del
Interior, en lo que se refiere a documentación emanada de los servicios de su dependencia.

Artículo 5º- Para la documentación de igual tipo o clase de los distintos organismos de
Estado, se propondrán normas comunes oyendo a los encargados de las respectivas
Oficinas de Archivo, cuando se considere conveniente.

Artículo 6º- La Comisión además coordinará el cumplimiento de las normas que sean
aprobadas por el Ministro de Educación Pública y la eliminación de documentos.
Se deberá dejar constancia a los documentos eliminados en un acta que será firmada
por el Conservador del Archivo Nacional, y por el encargado del Archivo respectivo,
quedando el original en poder del Conservador del Archivo Nacional y una copia en poder
del organismo correspondiente.

Artículo 7º- En ningún caso podrá ser objeto de eliminación los registros notariales y
conservatorios de bienes raíces y de minas, como tampoco los expedientes judiciales ni los
libros copiadores de sentencias.

Artículo 8º- Derógase la letra g) del artículo 3º del decreto supremo de Educación Nº
14.735, de 1962, Reglamento para el Archivo Nacional.

Anótese, tómese razón y publíquese.- AUGUSTO PINOCHET UGARTE, General de


Ejército, Presidente de la República.- Alfredo Prieto Bafalluy, Ministro de Educación Pública.
Lo que transcribo a usted para su conocimiento.- Saluda a usted.- Silvia Peña Morales,
Subsecretario de Educación Pública.

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

Departamento Jurídico

Cursa con alcances decreto 721, de 1980, del Ministerio de Educación Pública

Nº 9.422.- Santiago, 28 de Febrero de 1980 La Contraloría General ha tomado razón del


documento del epígrafe, mediante el cual se crea una comisión encargada de proponer al
Ministro de Educación Publica las normas que regularán la eliminación o desecho del todo o
parte de la documentación oficial que ingresa al Archivo Nacional.
Sin embargo, cumple con precisar que atendido que el artículo 14º, del D.F.L. número
5.200, de 1929, Ley Orgánica de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, señala
taxativamente los documentos que deben ingresar al Archivo Nacional, las proposiciones de
la comisión y la normativa que en definitiva se apruebe deberán ajustarse a los términos de
la citada disposición, y que tan sólo en virtud de una modificación legal expresa, que así la
autorice, será procedente destruir esa documentación.
Por otra parte, cabe indicar que tampoco es posible eliminar los documentos a que se
refieren los artículos 14º y 21º de la ley 10.336, de 1964, sin la intervención o autorización
previa del Contralor General de República.
Con los alcances que anteceden, esta Entidad Fiscalizadora ha dado curso al decreto de
rubro.
Dios guarde a US.- Miguel Solar Mandiola, Contralor General subrogante.

Al señor Ministro de Educación Pública Presente.


Estimadas Contrapartes Técnicas de SIAPER REGISTRO ELECTRÓNICO:

I. Antecedentes generales

Por medio del presente, les comunico que a contar del 02 de mayo del presente año su
Servicio deberá comenzar a utilizar la plataforma electrónica de la Contraloría General de la
República denominada “SIAPER” (Sistema de Información y Control de Administración de
Personal del Estado) para el registro de sus actos administrativos exentos en materia de
personal, los cuales, hasta la fecha, y a fin de cumplir con dicho trámite, son remitidos por
su Institución en papel a Contraloría.
Pues bien, precisamente, SIAPER REGISTRO ELECTRÓNICO sustituye la tramitación en
papel por una plataforma que permite a los Servicios Públicos realizar el “registro” en línea
de sus actos administrativos, manteniendo en sus dependencias el documento original de
los mismos y sus antecedentes para posteriores fiscalizaciones de este órgano de control.
Básicamente, el proceso de registro electrónico, consiste en que los Servicios Públicos
accedan a una plataforma de registro en línea donde, mediante los formularios ofrecidos,
ingresen la información esencial de los documentos exentos. Así, una vez que las
instituciones hayan realizado la codificación, la plataforma entregará un certificado que
acredite el registro del documento. Por su parte, el Servicio debe resguardar este
certificado, junto con los actos administrativos y sus antecedentes originales en soporte
papel.

II. Materias sujetas a Registro Electrónico

Los actos administrativos exentos, que en materia de personal deberán registrarse


electrónicamente son los siguientes:
a) Suplencias dispuestas con personal del mismo servicio, salvo que se refieran a cargos
de exclusiva confianza
b) Designaciones a contrata dispuestas por periodos inferiores a 15 días.
c) Prórrogas de designaciones a contrata.
d) Contratos de personas naturales a honorarios que se paguen por mensualidades, por
un monto igual o inferior a 75 UTM y aquellos a suma alzada o cualquier otra
modalidad de pago, cuyo monto total sea igual o inferior a 150 UTM.
e) Renovaciones de contratos a honorarios asimilados a grado dispuestas en iguales
condiciones.
f) Término Anticipado de Contrato a Honorarios (exentos).
Conjuntamente con estas materias, también deberán registrarse electrónicamente los
siguientes actos administrativos que hasta la fecha no eran remitidos a Contraloría:
a) Resoluciones o decretos exentos que aprueben feriados, permisos y licencias médicas.
b) Calificaciones del personal: como éstas, no son objeto de un acto administrativo
deberá registrarse solamente la siguiente información: período de calificación, puntaje
y lista de calificación de cada funcionario.

III. Fecha de inicio Registro Electrónico

Con motivo de la Resolución N° 245, de 25 de enero de 2012, de este Organismo de


Control, que "Señala nuevos servicios sujetos al Sistema de Registro Electrónico, posterga
vigencia de obligación que indica y fija modo de numeración de exentos en materias que
señala”, la que se adjunta, todos los actos administrativos exentos relativos a las materias
antes señaladas, que se emitan a contar del 02 de mayo de 2012 (fecha del
documento), deberán ser registrados mediante la plataforma de SIAPER Registro
Electrónico. Dada la fecha de inicio, se les solicita pulcritud y rigurosa vigilancia en la
numeración y fecha de los documentos, evitando la mala práctica de “reservar” números
para los actos con una data anterior al 02 de mayo. Esta situación será controlada
estrictamente por nuestra Unidad de Auditoría en los procesos de Fiscalización.

IV. Numeración de los documentos exentos del Servicio

Por otra parte, conjuntamente con el inicio de “REGISTRO ELECTRÓNICO”, y a fin de evitar
duplicidades y facilitar el control y fiscalización de este organismo de Control, a partir del
02 de mayo de 2012, los servicios deberán disponer de una numeración única y
correlativa para sus materias exentas de personal (incluidas Licencias Medicas, Permisos y
Feriados). Ahora bien, si el Servicio tiene dependencias cuya autoridad detenta facultades
delegadas para firmar y emitir resoluciones exentas en materia de personal, podrá tener
también una numeración única y correlativa para cada dependencia.

V. Proceso de inducción y capacitación a usuarios del sistema

El día martes 27 de marzo de 2012, en lugar y hora a confirmar, se realizará en la


ciudad de Santiago una charla explicativa únicamente dirigida a las Contrapartes
Técnicas de cada Servicio, cuyo fin es informarles sobre las generalidades del proyecto
SIAPER, particularmente REGISTRO ELECTRÓNICO, su por qué, el cómo y cuáles son los
próximos pasos que como Contraloría General de la República vamos a dar en el ámbito de
los actos administrativos en materia de personal de la Administración del Estado. Se trata,
básicamente, de entregarles un marco teórico y referencial que les permita gestionar,
luego, internamente en sus Servicios todo lo relacionado con SIAPER.
Por su parte, en los próximos días les pediremos mediante correo electrónico nos remitan
los siguientes datos de quienes serán los usuarios de su Servicio, es decir, de quienes
ingresarán a la plataforma y registrarán sus documentos exentos en materia de personal:
nombre completo, cédula de identidad y correo institucional. Estos datos son necesarios
para que Contraloría pueda habilitarles a cada uno su clave como usuario del sistema y
para que puedan ser capacitados.
Ahora bien, para aquellos servicios de índole nacional y que poseen dependencias
regionales (que tienen dependencias a nivel provincial e incluso comunal) y debido a la
gran cantidad de usuarios que debemos capacitar, se ha resuelto que asistan a esta
actividad dos usuarios por cada región. Es tarea de cada Servicio organizarse
internamente para asegurar y designar a los funcionarios que recibirán esta capacitación.
Al respecto, se les comunica que los usuarios que se encuentran fuera de la Región
Metropolitana serán capacitados en sus propias regiones, para lo cual, también, les
informaremos del lugar y fecha de esta actividad.
Sin otro particular, saluda atentamente
Equipo SIAPER
Contraloría General de la República
Decreto 5,200.- Santiago, 18 de Noviembre de 1929.- En uso de las
facultades que me confiere la ley N.o 4,659 de 17 de Setiembre del
presente año y considerando:

1.o- Que las bibliotecas, los archivos y los museos tienen funciones
semejantes y finalidades comunes, ya que coleccionan, ordenan y dan a
conocer los elementos destinados a la investigación y a la divulgación de
la cultura;
2.o- Que estos servicios, en su conjunto constituyen el núcleo
oficial de los conocimientos que acumula un pueblo;
3.o- Que hasta el presente sólo han tenido una organización
coordinada y armónica las bibliotecas y los archivos de la República, en
tanto que los museos se hallan desvinculados entre sí y su organización no
responde a un carácter orgánico y a la cooperación que con las bibliotecas
y los archivos les corresponde desarrollar;
4.o- Que es de notoria utilidad nacional dar a estos servicios la
estructura de coordinación, armonía y concordancia exigida por la misión
cultural a que en conjunto están llamados;
5.o- Que es indispensable para el buen orden administrativo fijar
claramente las funciones que cada establecimiento de esta índole ha de
cumplir y las relaciones que todos ellos entre sí deben mantener;
6.o- Que dichos establecimientos, aún cuando no sean docentes, pueden
y deben cooperar con eficacia a la enseñanza nacional, divulgando por
todos los medios a su alcance los tesoros de sus colecciones y los
resultados de sus investigaciones y estudios, como asimismo procurando a
los establecimientos educacionales elementos que les pueden elaborar y
proporcionar;
7.o- Que el Gobierno se halla empeñado en que todos los servicios
nacionales cooperen en la obra común de la Nación, y que los funcionarios
del Estado en las diversas provincias, especialmente en las menos
exploradas, y en el extranjero, pueden prestar ayuda a las instituciones
culturales, remitiéndoles materiales y productos naturales o artísticos,
de las regiones o países en donde residan;
8.o- Que la acción cultural de las bibliotecas, los archivos y los
museos es directa para las ciudades en donde se encuentran ubicadas y, por
consiguiente, las municipalidades se deben interesar por la eficiencia y
el desarrollo de estos servicios;
9.o- Que el Estado ha de procurar que la obtención de los anteriores
propósitos no gravite exclusivamente sobre el Erario Nacional y que, a
semejanza de lo observado en otros países, es dable esperar la
contribución de los particulares que se hallen en condiciones de
prestarla; y
10.- Que esta forma de colaboración popular no sólo tiene un valor
económico, sino también moral, por cuanto tiende a desarrollar en el
espíritu de la población el interés por las instituciones del Estado que
cumplen fines sociales y a establecer entre ambas entidades comprensión y
apoyo recíprocos.

Decreto:
Artículo 1.o- Con las bibliotecas, los archivos,
los museos y demás dependencias de la Dirección General
de Bibliotecas constitúyese un solo servicio de funciones
coordinadas, que se llamará Dirección General de
Bibliotecas, Archivos y Museos y se regirá por las
disposiciones del presente decreto.

NOTA

NOTA:
El artículo 7º del DL 220, Educación,
publicado el 22.07.1932, suprimió la Dirección General
de Bibliotecas, Archivos y Museos, siendo restablecida
por el artículo 1º del DL 532, Educación, publicado el
22.09.1932.

Artículo 2.o- El Director General de Bibliotecas, Archivos y Museos


tiene la dirección superior de la Biblioteca Nacional, del Archivo
Nacional, del Museo Histórico Nacional, del Museo Nacional de Historia
Natural, del Museo Nacional de Bellas Artes, de los Museos de Valparaíso,
Concepción y Talca y de los que se creen en el futuro, de la Visitación de
Imprentas y Bibliotecas, del Registro Conservatorio de la Propiedad
Intelectual, del Depósito de Publicaciones Oficiales, de las bibliotecas
públicas, de las departamentales y de las asimiladas a cualquiera de estas
dos últimas categorías.

Artículo 3.o- Son bibliotecas departamentales: La Biblioteca Santiago


Severín de Valparaíso y las que para tal carácter funde o destine el
Supremo Gobierno.

Artículo 4.o- Se declaran bibliotecas públicas o


museos públicos, bajo tuición de la Dirección General,
todos los que se abran al público, sean fiscales o
particulares.

Artículo 5.o- Las bibliotecas y los museos


particulares y municipales podrán asimilarse al carácter de
establecimientos públicos y recibir de la Dirección General
ayuda técnica y fomento de sus colecciones, siempre que
cumplan con los siguientes requisitos:
a) Abrir sus salas al público por lo menos tres horas
diarias, y
b) Enviar mensualmente a la Dirección General un
cuadro estadístico con los datos indicados en el formulario
que se les remitirá con este objeto.

Artículo 6.o- Las bibliotecas y los museos de los establecimientos


dependientes del Ministerio de Educación Pública y que a juicio de la
Dirección General puedan actuar como departamentales, se incorporarán a
este servicio a medida que así lo disponga el Supremo Gobierno.
Artículo 7.o- Los establecimientos a que se refiere el
artículo anterior dependerán, en lo administrativo, del
respectivo jefe; la tuición de la Dirección General sobre
ellos será especialmente técnica y de fomento; y podrá el
Director General pedir a dicho jefe los informes que juzgue
necesarios, orientar la marcha de la biblioteca o museo
correspondiente y comunicar al Gobierno las irregularidades
o inconvenientes que se adviertan en el servicio.

Artículo 8.o- El fomento de las colecciones de bibliotecas


departamentales y de museos de provincias se hará con los fondos que para
ello consulte la ley de Presupuestos y, además, con los siguientes
recursos:
Para las bibliotecas, con los duplicados de exceso que tenga la
Biblioteca Nacional y con un ejemplar de cada una de las publicaciones
hechas o subvencionadas por el Estado, las que serán enviadas a la
Dirección General por el respectivo Ministerio o por los editores
subvencionados; y para los museos, con los duplicados de exceso que tengan
el Museo Nacional de Historia Natural, el Museo Histórico Nacional y el
Museo Nacional de Bellas Artes, y con las donaciones y legados que para
ello reciba la Dirección General.

Artículo 9.o La Biblioteca Nacional es el centro oficial


bibliográfico de la cultura intelectual de Chile y tiene el doble carácter
de biblioteca coleccionista central y de biblioteca pública.

Artículo 10. Como biblioteca coleccionista central, debe reunir los


impresos nacionales de todo género, los americanos y los de otros
continentes; y como biblioteca pública, propenderá a la divulgación de la
cultura humana.

Artículo 11. Será atención preferente de la Biblioteca


Nacional la formación del gusto y el hábito de la lectura
y, para ello, atraerá a su seno al lector desde la
infancia.

Artículo 12. En su carácter de centro oficial bibliográfico,


mantendrá relaciones con los centros similares del extranjero y cuidará de
la formación del personal técnico para las bibliotecas del país.

Artículo 13. El Archivo Nacional tiene por objeto reunir y conservar


los archivos de los departamentos de Estado y de todos los documentos y
manuscritos relativos a la historia nacional, y atender a su ordenación y
aprovechamiento.

Artículo 14. Ingresarán anualmente al Archivo


Nacional:
a) Los documentos de los Departamentos de Estado
que hayan cumplido cinco años de antigüedad;
b) Los documentos de las Intendencias y
Gobernaciones que hayan cumplido sesenta años de
antigüedad;
c) Los libros de actas de las Municipalidades que
tengan más de sesenta años de antigüedad;
d) Los protocolos notariales, los registros de
hipotecas, los registros conservatorios de bienes
raíces, de comercio y de minas, los libros copiadores
de sentencias de los Tribunales de Justicia y los
expedientes judiciales que hayan cumplido ochenta años
de antigüedad;
e) Los protocolos notariales, los registros de
hipotecas, los registros conservatorios de bienes
raíces, de comercio y de minas, los libros copiadores
de sentencias de los Tribunales de Justicia y los
expedientes judiciales de las provincias de Tarapacá
y Antofagasta y de los Territorios de Aysén y
Magallanes, que hayan cumplido treinta años de
antigüedad.
En el mes de Marzo de cada año, los Subsecretarios
de Estado, los Intendentes, Gobernadores, Alcaldes,
Presidentes de Junta de Vecinos, Notarios, Conservadores
de Bienes Raíces, Comercio y Minas, Archiveros Judiciales
y Jueces dispondrán el envío al Archivo Nacional de los
documentos que reúnan las condiciones anteriormente
señaladas. Los funcionarios mencionados que no den
cumplimiento a esta disposición incurrirán en una multa
de diez pesos por cada día de atraso. Esta multa se
impondrá por el Presidente de la República, en vista del
denuncio de la Dirección General, y su producido
incrementará los fondos de la Caja Nacional de Empleados
Públicos y Periodistas.
No obstante, la documentación del Ministerio de
Defensa Nacional, de las Fuerzas Armadas, de Orden y
Seguridad Pública, y de los demás organismos
dependientes de esa Secretaría de Estado o que se
relacionen con el Supremo Gobierno por su intermedio,
se archivará y eliminará conforme a lo que disponga la
reglamentación ministerial e institucional respectiva.
No será aplicable a dicho Ministerio ni a las
Instituciones u Organismos referidos en este inciso,
el artículo 18 de esta ley.
LEY 18771
Art. único
D.O. 17.01.1989

Artículo 15. La Dirección General adquirirá todos aquellos


documentos, impresos y objetos que se encuentren en poder de particulares
y que tengan interés para la historia patria y para las colecciones de los
establecimientos a su cargo.

Artículo 16. Ningún documento del Archivo Nacional ni objeto alguno


de las colecciones de los museos podrá salir de su establecimiento sin
previa orden del Presidente de la República, expedida con todos los
requisitos legales, para cada caso.

Artículo 17. Las copias y certificados que expida el Archivo Nacional


serán firmados por el Conservador y, en su ausencia, por el Director
General y pagarán los derechos correspondientes como si fueran otorgados
por alguna notaría pública. Estos derechos se pagarán en estampillas de
impuesto que se pegarán e inutilizarán en el mismo documento, requisito
sin el cual no tendrá el documento valor de auténtico.
Estos derechos dejarán de pagarse sólo cuando la copia sea destinada
a uso exclusivamente oficial; de lo que se dejará constancia, para cada
caso, en orden subscrita por un Ministerio de Estado.

Artículo 18. El Conservador del Archivo Nacional


tendrá facultad para visitar los archivos de los
Ministerios, los judiciales y los de las Intendencias,
Gobernaciones y Juzgados a fin de obtener uniformidad en
las normas de conservación y ordenación de los documentos.
Podrá delegar esta facultad en los empleados del Archivo
Nacional, que designe.

Artículo 19. Los museos coleccionarán y conservarán ordenadamente los


objetos relativos a la historia, a las ciencias y a las artes, con el fin
de exhibirlos y favorecer la investigación y la divulgación de la cultura
que representan.

Artículo 20. El Museo Nacional de Historia Natural reunirá todos los


materiales de Botánica, Zoología, Geología, Mineralogía, Paleontología,
Antropología, Etnología y Arqueología universales. Incluirá en sus
colecciones antropológicas, etnológicas y arqueológicas al hombre de
Chile; pero la colección de base y preferencia relativa a la prehistoria
chilena formará la sección de prehistoria del Museo Histórico Nacional.

Artículo 21. El Museo Histórico Nacional reunirá todos


los objetos relacionados con la historia patria, tanto
civil como militar, y con el ambiente y las costumbres de
Chile ensus diversas épocas. En su sección de prehistoria,
se limitará al aborigen chileno, con lo cual, en
conformidad al artículo anterior, constituirá la colección
de base y preferencia en el ramo, dentro del país.

Artículo 22. El Museo Nacional de Bellas Artes coleccionará obras de


artes plásticas puras y aplicadas, tanto nacionales como extranjeras, ya
sea en originales o en reproducciones.

Artículo 23. Los museos de provincias, mientras las proporciones de


sus colecciones no les exijan especializarse en un ramo, reunirán en
general todo objeto digno de conservarse y exhibirse para fines
culturales. Cuando a juicio de la Dirección General, alguno de estos
museos deba destinarse a una especialidad, este cambio de carácter deberá
hacerse por decreto supremo.

Artículo 24. El Museo Nacional de Historia Natural tendrá a cargo la


confección de gabinetes de ciencias naturales para la enseñanza del ramo
en los establecimientos de educación pública, y para ello, el Ministerio
de Educación Pública consultará en su presupuesto la suma necesaria a fin
de contratar el personal y cubrir los demás gastos que esta labor exija.
Los establecimientos de enseñanza deberán, además, cooperar a las
labores del Museo en esta materia.
Será también deber de los museos facilitar el acceso a sus salas a
los establecimientos de educación a fin de que éstos puedan utilizarlo en
la enseñanza objetiva.

Artículo 25. Los diversos museos de la República formarán colecciones


duplicadas de su región, con el objeto de canjearlas entre sí y contribuir
al progreso del servicio en general.
Podrán formar igualmente colecciones destinadas al canje con
establecimientos similares del extranjero.

Artículo 26. La Dirección General cuidará de que la publicación de


las revistas técnicas correspondientes a los servicios de su dependencia
no se interrumpa sino que, antes bien, progrese conforme al desarrollo de
los servicios. Velará asimismo porque haya entre los diversos
establecimientos de su dependencia una mutua cooperación de funciones y
una colaboración recíproca que aumente la eficiencia de sus revistas.

Artículo 27. Los diversos Departamentos de Estado por medio de los


funcionarios con que cuenten en el país y en el extranjero cooperarán al
fomento de las bibliotecas, los archivos y los museos, enviándoles
aquellos impresos, documentos, objetos o materias que se hallen a su
alcance y que tengan algún interés para el servicio.
Corresponderá también a las Municipalidades esta obra de cooperación
y fomento de acuerdo con lo establecido en el artículo 47, número 6, del
decreto-ley número 740, de 7 de Diciembre de 1925.

Artículo 28. Fíjase la siguiente planta de empleados


para la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y
Museos, y servicios de su dependencia, con los sueldos
que se indican:

=======================================================
Cat. o Designación Sueldo N° Total
Grado Unitario Empl. Anual
=======================================================
Planta Directiva, Profesional y Técnica
2a. C. Director y Director de la
Biblioteca Nacional---- E° 4.914 1 E° 4.914
4° C. Secretario Abogado----- 3.942 1 3.942
5a. C. Conservador Archivo
Nacional--------------- 3.546 1 3.546
6a. C. Conservadores del: Museo
Nacional de Historia Natural
(1), Histórico Nacional (1),
Nacional de Bellas Artes (1),
Pedagógico de Chile (1) 3.312 4 13.248
1° Gr. Jefes de Sección: Botánica
(1), Ornitología (1),
Entomología (1),
Geología (1),
Antropología (1),
Hidrobiología (1)------ 2.898 6 17.388
6° Gr. Profesor encargado de
Enseñanza Media y
Universitaria (1), de
Enseñanza Primaria y
Normal (1)------------- 2.016 2 4.032
7° Gr. Profesor Bibliotecario- 1.926 1 1.926
Planta Administrativa
5a. C. Visitador de: Bibliotecas e
Imprentas (1), Museos (1),
Bibliotecarios Jefes de
Sección de la
Biblioteca Nacional (5),
Archivero Jefe (1)----- 3.000 8 24.000
6a. C. Conservadores del: Museo
Benjamín Vicuña Mackenna
(1), Museo Valparaíso
(1), Museo Concepción
(1), de la Biblioteca
Severín (1), Bibliotecarios
(4), Archiveros
Mayores (2)------------ 2.400 10 24.000
7a. C. Conservador Museo Arqueológico
de la Serena (1), Jefe de
Sección del Museo Histórico
Nacional (1), Bibliotecarios
(2), Oficial (1)------- 2.160 5 10.800
1° Gr. Bibliotecarios (3),
Oficiales (3)---------- 1.932 6 11.592
2° Gr. Conservador del Museo de Patria
Vieja de Rancagua (1), Archivero
(1), Bibliotecarios (3),
Oficiales (4)---------- 1.776 9 15.984
3° Gr. Conservadores del Museo de:
Temuco (1), Talca (1),
Bibliotecarios (4), Oficiales
(3), Archivero (1)----- 1.692 10 16.920
4° Gr. Bibliotecarios (5), Oficiales
(3), Taxidermista (1),
Archivero (1)---------- 1.560 10 15.600
5° Gr. Bibliotecarios (4), Oficiales
(2), Archivero (1)----- 1.452 7 10.164
6°. Gr. Bibliotecarios (3),
Oficiales (2)--------- 1.344 5 6.720
7°. Gr. Bibliotecarios (2),
Oficiales (2)--------- 1.284 1 5.136
8°. Gr. Oficiales (2),
Catalogadores (3)----- 1.212 5 6.060
9°. Gr. Oficiales (1),
Catalogadores (3)----- 1.140 4 4.560
10°.Gr. Oficial (1),
Catalogadores (4)----- 1.044 5 5.220
11°.Gr. Oficial (1),
Catalogadores (3)----- 984 4 3.936
12°.Gr. Catalogadores--------- 924 2 1.848
13°.Gr. Oficial--------------- 888 1 888
15°.Gr. Oficial--------------- 792 1 792
17°.Gr. Oficial--------------- 732 1 732
Planta Servicios Menores
12°.Gr. Auxiliares Jefes------ 924 6 5.544
13°.Gr. Auxiliares------------ 888 8 7.104
14°.Gr. Auxiliares------------ 828 10 8.280
15°.Gr. Auxiliares------------ 792 11 8.712
16°.Gr. Auxiliares------------ 756 10 7.560
17°.Gr. Auxiliares------------ 732 8 5.856
18°.Gr. Auxiliares------------ 708 6 4.248
19°.Gr. Auxiliares------------ 684 5 3.420
--------------
177 E° 264.672
--------------
LEY 14453
Art. 5º
D.O. 06.12.1960

Artículo 29. Derógase el decreto del Ministerio de Educación Pública


número 994 de 6 de Abril de 1929, que concedió aumentos trienales de
sueldo al personal dependiente de la Dirección General de Bibliotecas y
toda disposición contraria al presente decreto.
Quedan vigentes, en cuanto no sean contrarias, las disposiciones de
los decretos leyes número 345, de 17 de Marzo de 1925, que creó el
Registro Conservatorio de la Propiedad Intelectual; número 388, de 18 de
Marzo de 1925, sobre depósito de publicaciones oficiales; y número 425, de
20 de Marzo de 1925, cuyo título primero se refiere a la Visitación de
Imprentas.

Artículo 30. El presente decreto comenzará a regir desde su


publicación en el Diario Oficial, pero lo dispuesto en el artículo 28
regirá desde el 1.o de Enero de 1930.

Tómese razón, comuníquese, publíquese e insértese en


el Boletín de Leyes y Decretos del Gobierno.- C. IBAÑEZ C.
- M.Navarrete C.
MINUTA

Criterios jurídicos para el tratamiento de documentación al interior del


Ministerio de Educación

Santiago, febrero de 2011


La presente minuta tiene por objeto identificar criterios jurídicos a tener en
consideración en caso de proyectos de gestión documental y archivo que se realicen
en el Ministerio de Educación. Para ello se han tenido a la vista normativas generales
sobre archivo, documentos electrónicos y transparencia pública.

1. Panorama general

Nuestro ordenamiento jurídico carece de una regulación coordinada y sistematizada


referente a la gestión documental (por ejemplo, normas de conservación, archivo y
eliminación de documentos). Además, Chile no cuenta con una legislación moderna
sobre archivos, ya que sus normas se encuentran dispersas en disposiciones de
diversa naturaleza (leyes, decretos, resoluciones) como el DL 5.200, de 1929, que crea
el Archivo Nacional; el decreto N°721, de 1980, del Ministerio de Educación, que Crea
Comisión de Selección para efectos de descarte de documentos oficiales; la Circular
N°028704, de 1981, de la Contraloría General de la República, sobre disposiciones y
recomendaciones referentes a eliminación de documentos; y la Ley N°18.845, que
Establece Sistemas de Microcopia o Micrograbación de Documentos, por mencionar
las que se refieren más directamente al tema.

Por supuesto, existen normas especiales que abordan parcialmente la situación de


algunos documentos, tales como el Código Tributario, tratándose de documentos
tributarios; la Ley N°10.336, orgánica de la Contra loría General, respecto de
documentos para rendición de cuentas o el decreto N°577, de 1978, del Ministerio de
Bienes Nacionales, sobre la documentación no oficial que pierde utilidad, por
mencionar sólo algunos casos.

Por esa razón, es imprescindible que, ante la ausencia de normas generales


suficientes y actuales, toda decisión que se adopte sobre conservación, archivo y/o
eliminación de documentos se analice caso a caso.

Cabe agregar que en 2002 se dicta la Ley N°19.799, sobre Documentos electrónicos,
firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, actual cuerpo legal que
contiene el marco general sobre la documentación electrónica. Lamentablemente, esa
legislación no aborda directamente la gestión documental electrónica y no se refiere
acabadamente al tema de los archivos digitales. Sin embargo, es otro de los
instrumentos jurídicos que deben ser considerados, además de un conjunto de
disposiciones reglamentarias que se dictaron a su alero. Por ejemplo, las resoluciones
del Servicio de Impuestos Internos sobre documentos tributarios electrónicos o
decretos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia (entre otros, Decretos N°s
77, sobre comunicaciones electrónicas; 81, sobre interoperabilidad; y 83, sobre
seguridad de documentos electrónicos, todos de 2004).

2. Validez de la documentación electrónica

La documentación electrónica, sea que originalmente posea ese formato o que lo


adquiera luego de un procedimiento de digitalización del documento en papel
constituye un modelo beneficioso para la gestión documental y de archivos del
Ministerio.

En virtud de la Ley N°19.799 sobre Documentos Electrónicos se reconoce equivalencia


funcional entre un documento en papel firmado y uno electrónico firmado. Con ello, los
documentos electrónicos firmados valen lo mismo y producen los mismos efectos que
un documento en papel firmado.

Gracias a ese reconocimiento de validez jurídica es posible automatizar procesos


administrativos y utilizar documentación electrónica al interior del Ministerio, sea
generándolos directamente y firmándolos; sea digitalizando documentos en papel.

Ahora bien, como el valor es el mismo al de un documento en papel firmado, es


necesario tener presente que por el sólo hecho de la digitalización no pueden
reemplazarse los documentos originales en papel.

En ese caso operan los siguientes criterios:


- Si un documento se genera digitalmente, es un original electrónico.
- Si luego se imprime, el papel constituye una copia del original electrónico.
- Si un documento original en papel se digitaliza (escanea), el documento electrónico
resultante es una copia del original en papel. Ello incluso si se incorpora firma
electrónica avanzada al documento electrónico.
- Si una copia en papel se digitaliza, el documento electrónico resultante sigue valiendo
como una copia.

Por lo tanto, la eliminación de documentos originales en papel no siempre es posible, a


pesar de que esa información se pase por un escaner, porque la ley no ha reconocido
que el documento electrónico resultante valga como original. Para que ello ocurra sería
necesaria una disposición legal, similar a lo que contempla la Ley N°18.845, de 1989,
que establece sistemas de mi crocopia o micrograbación de documentos. En su
artículo 4° señala “Las microformas de los documentos aludidos […], hechas en
conformidad a esta ley, tendrán, para todos los efectos legales, el mismo mérito del
documento original”.

A mayor abundamiento sobre eliminación de documentos, el artículo 6° de la citada


Ley N°18.845 prohíbe la destrucción de todo documento de valor histórico o cultural,
aunque haya sido microcopiado o micrograbador, agregando que tienen tal carácter los
documentos pertenecientes a la Administración Pública y los registros públicos.
3. Nuevo paradigma documental a partir de la Ley de Transparencia

Desde la reforma constitucional de 2005 al artículo 8° inciso segundo de la


Constitución Política y, especialmente, con la Ley N° 20.285, sobre Acceso a la
Información Pública, todo documento que obre en poder del Ministerio se presume
público y cualquier persona tiene derecho a exigir acceso a una copia de él, sin
necesidad de que demuestre algún interés especial sobre el asunto o que señale
previamente la finalidad que le dará.

Esta legislación cambia el paradigma de titularidad de los documentos que guardan los
órganos de la Administración, quienes no son “dueños” de la información –pudiendo
estimar cuándo o a quién es conveniente entregar y a quién no-, sino sólo la custodian.
Es la comunidad quien asume titularidad sobre la información pública, por eso puede
pedirla sin mayores restricciones y utilizarla para lo que desee.

Ese amplio derecho de acceso a información pública obliga al Ministerio a responder


oportunamente frente a una solicitud de documentos y a hacerlo en los términos en
que lo pide el solicitante. En caso no cumplir con ese mandato legal, la persona puede
presentar un recurso ante el Consejo para la Transparencia – órgano público creado
para velar por el correcto cumplimiento de esta ley-, quien tiene facultades para obligar
a la entrega e, incluso, para sancionar al Jefe de Servicio con altas multas.

Además, la ley le reconoce a las personas derecho a pedir cualquier documento que
se encuentre en poder del órgano administrativo, sea oficial o no, cualquiera sea su
fecha, su formato y su origen (pueden ser documentos de otros Servicios o de
particulares). Incluso pueden ser documentos de particulares financiados con
presupuesto público o datos personales de particulares que reciben beneficios fiscales.

En ese contexto, aunque la Ley de Transparencia no contenga normas generales


sobre archivo, claramente va orientada a la conservación documental. De hecho, la
exposición pública en que se encuentran los órganos de la Administración, los obliga a
entregar los documentos que fundamentan sus decisiones, en caso que se los pidan
en virtud de esta ley. Por esa razón cobra gran importancia y conveniencia para el
Ministerio conservar en buen estado la mayor cantidad de documentos no oficiales,
tales como minutas, correspondencia, correos electrónicos, estudios o presentaciones,
por ejemplo.

4. Recomendaciones jurídicas generales

Visto lo anterior, estimamos prudente formular las siguientes recomendaciones


generales a tener en cuenta al planificar o desarrollar algún proyecto de gestión
documental y archivos:

1° Optar por conservar documentos en vez de eliminarlos.

A diferencia de las normas de la década del ochenta en que se facilitaba la destrucción


de documentos transcurridos ciertos plazos y cumpliendo algunos requisitos mínimos,
con la Ley de Transparencia el criterio es la conservación documental, incluso más allá
de los plazos que permiten considerar la eliminación.
2° Respaldar documentos no oficiales.

Son cada vez más frecuentes las solicitudes de acceso a documentos no oficiales del
Ministerio en los que se contengan fundamentos de decisión adoptadas o que sirvan
para explicarlas, tales como minutas, presentaciones o correos electrónicos.

3° Si se opta por eliminar un documento hay que analizarlo en cada caso, a la luz de la
normativa específica que lo regule.

No existe una regla única sobre plazos mínimos de conservación de documentos, sin
perjuicio que la circular N° 028704, de 1981, de la Contraloría General de la República,
da pautas para algunos casos.

4° Mejorar la gestión documental digitalizando documentos en papel u otros formatos


análogos.

Las copias digitales permiten garantizar una mejor conservación y uso de los
documentos.

Sin embargo, esos beneficios no son suficientes para justificar la eliminación de


documentos originales en papel, ya que no existe ley que otorgue una autorización
general para ese reemplazo. Por lo tanto, la digitalización de documentos en papel
sólo permite generar copias y no nuevos originales.

De este modo, la digitalización no debe ser considerada en sí misma, como solución


para problemas actuales de archivo, tales como costos y espacio donde almacenar
papeles originales, ya que no es posible el reemplazo del documento con el mismo
mérito del original.

No obstante, aunque no sea posible eliminar el papel, es recomendable proceder


a la digitalización para optimizar la gestión documental a través de copias digitales al
interior del Ministerio.

5° Incrementar la producción de documentos electrónicos originales.

La legislación reconoce valor jurídico equivalente para un documento electrónico


firmado. Por esa razón, si nace bajo ese formato y es suscrito electrónicamente,
constituye un documento original válido y permite acceder a las ventajas propias de los
documentos electrónicos en materia de gestión documental y archivo.

Para ello se recomienda implementar flujos de trabajo automatizados en distintos


procedimientos internos, incorporando firmas electrónicas simples para las acciones de
visado y firma electrónica avanzada para la suscripción final del documento por parte
de la jefatura competente.

En estos casos, el respaldo de la documentación electrónica tendría que efectuarse


igualmente a través de copias digitales y no de papeles.
6° Habilitar repositorios documentales de consulta abierta.

Si se generan documentos electrónicos firmados en el Ministerio, el Reglamento de la


Ley de Documentos Electrónicos (decreto N°181, de 2002, del Ministerio de
Economía), obliga a contar con un repositorio de éstos.

Sin embargo, la necesidad de repositorios de documentos electrónicos no debería


limitarse únicamente a aquellos que originalmente suscribe el Ministerio. Al respecto,
existe un proyecto presentado el año pasado desde la Unidad de Transparencia del
Ministerio para la creación de un repositorio documental que incremente nuestros
estándares de transparencia y mejore la gestión y búsqueda de un gran volumen de
documentación digitalizada del Ministerio.

Se trata de un modelo de repositorio que se encuentra en distintos países


desarrollados y que ofrecen acceso no sólo al interior del Servicio respectivo, sino
a la comunidad en general.

Gracias a este repositorio web se lograría la centralización de diversos tipos de


documentos que contienen información oficial y no oficial, facilitando su clasificación y
puesta a disposición del público y de los funcionarios del Ministerio.

5. Clasificación de documentos del Ministerio de Educación

Como mencionamos, para comprender de mejor manera el destino que puede tener un
documento en el Ministerio de Educación es necesario analizar caso a caso. La
ausencia de normas generales actualizadas sobre gestión documental, conservación y
eliminación de archivos impiden establecer una única regla a seguir.

Para efectos de lo anterior, se recomienda apoyarse en una tabla como la siguiente,


que aborde los siguientes datos:

Nombre y fecha del documento


Breve descripción
Tipo de documento (según contenido)
Unidad generadora o destinataria
Carácter oficial o no del documento
Plazo mínimo de conservación

Luego, habría que considerar las normas que regulen ese tipo de documentos para
determinar si puede destruirse el original en papel y concluir sobre la factibilidad o no
de su reemplazo por una copia digital.

Finalmente, a modo de ejemplo, adelantamos algunas ideas sobre ciertos documentos


que ingresan por Oficina de Partes del Ministerio de Educación:

1. Solicitudes de particulares asociadas a trámites del Ministerio (por ejemplo,


presentaciones, cartas al Ministro, solicitudes de acceso a información, peticiones de
audiencia, reclamos, apelaciones, etc.)
Se trata de documentos no oficiales emanados de particulares, pero que esperan una
respuesta o pronunciamiento oficial del Ministerio. En ese sentido, pasan a formar
parte de un expediente administrativo.

Estimamos que, por regla general, es factible su reemplazo, eso sí, mediante una
copia íntegra y fiel del original en papel, en la que no falte la firma del solicitante y la
fecha de ingreso al Ministerio (porque los plazos se cuentan desde ese momento, no
desde otras fechas posteriores). Además, se recomienda conservar el documento en el
formato recibido, al menos durante la tramitación de dicho expediente.

2. Documentos de particulares no asociados a trámites (por ejemplo, invitaciones o


tarjetas de saludos).

Son documentos no oficiales sobre los cuales no hay obligación de conservar y


pueden ser eliminados. Por lo general no se observa una real utilidad por respaldarlos
digitalmente. La autoridad puede discrecionalmente destruirlas, más aún si los eventos
a que se refieren se consignan, por ejemplo, en las respectivas agendas de las
autoridades invitadas o saludadas.

3. Documentos informativos de otros Servicios

Se trata de documentos oficiales emanados de otros Servicios, que no esperan una


tramitación por parte del Ministerio. En ese sentido, no vemos mayores inconvenientes
legales para su reemplazo por copias digitales.

4. Documentos oficiales de otros Servicios para tramitarse en el Ministerio (por


ejemplo, documentos enviados para firma, derivaciones, solicitudes de informes,
citaciones al Congreso, entre otros).

Estimamos que respecto de las copias que quedan en el Ministerio, por regla general,
es factible su reemplazo, eso sí, mediante una copia íntegra y fiel del original en papel,
con especial preocupación por consignar la fecha de ingreso al Ministerio (porque los
plazos se cuentan desde ese momento). Además, se recomienda conservar el
documento en el formato recibido, al menos durante la tramitación de dicho
expediente, si es el caso.

En cuanto al documento original que se envía para trámite, debe conservarse en el


formato ingresado.

5. Actos administrativos generados por el Ministerio (decretos, resoluciones, oficios).

Deben ser conservados en el formato original (papel o electrónico). No pueden ser


reemplazados y se deben cumplir con los plazos para su envío al Archivo
Nacional.
Efectuado el envío al Archivo Nacional, es importante que el Ministerio conserve una
copia digital de esa documentación.

6. Documentos oficiales generados por el Ministerio (documentación contable,


financiera, tributaria, judicial, entre otra).
Deben ser conservados en el formato original (papel o electrónico), ya que puede ser
objeto de fiscalizaciones posteriores o debe rendirse cuenta con documentación
auténtica.

Transcurridos los plazos que indica la circular N°0 28704, de 1981, es posible su
reemplazo por copias digitales.

7. Documentos no oficiales en poder del Ministerio (minutas, informes, estudios,


correspondencia).

En términos generales no observamos inconvenientes en su reemplazo por copias


digitales. Sin embargo, si se trata de documentos encomendados a particulares, tales
como consultorías, se recomienda conservar los productos recibidos en el formato
original, sin perjuicio de escanearlo para facilitar su consulta.

En definitiva, todos estos criterios jurídicos requieren ser revisados caso a caso,
dependiendo del respectivo proyecto que se pretenda realizar.

Saluda atentamente a usted,

Rodolfo Herrera Bravo


Abogado
Coordinador Ministerial de Transparencia
Ministerio de Educación