DEFINICION CARACTERISTICAS EJEMPLOS

COMPRAS
SOLICITUD DE Una solicitud de a) Proceso de compra
COMPRAS compra (SC) es una b) Atributos de registros de
solicitud por escrito compra
emitida c) Estados de las solicitudes
internamente a un de compra
departamento de d) Estado de exención de
compras para impuestos
solicitar partes o
e) Términos y condiciones
servicios. La
f) Conversiones de moneda
creación de una
solicitud de compra
pone en marcha
una reacción en
cadena de
actividades
perfiladas en el
proceso de compra.
SOLICITUD DE La carta de solicitud a) Investigar a los
COTIZACION A de cotización es un proveedores disponibles
PROVEEDORES documento que b) Elaborar la solicitud de
emplean las empresas cotización o RFQ
para elegir una c) Detallar los nombres de
compañía para las personas de la
comprar productos y empresa
materiales e incluso d) Escribir lo que necesita
servicios, después de nuestra compañía
examinar las e) Detallar el proceso de
cotizaciones cotización
recibidas. Este tipo de f) Enviar el proyecto del
carta de solicitud texto de solicitud de
deberá ser lo más cotización a todos los
precisa posible donde superiores
la empresa g) Enviar la carta de solicitud
compradora de cotización a los
establecer la petición proveedores
de oferta más
detallada.
ORDEN DE Una orden de compra Nombre impreso y dirección de la
COMPRA es una solicitud compañía que hace el pedido
escrita a un Número de orden de compra
proveedor, por Nombre y dirección del proveedor
determinados Fecha del pedido y fecha de
artículos a un precio entrega requerida
convenido. La Términos de entrega y de pago
solicitud también Cantidad de artículos solicitados
especifica los Número de catálogo
términos de pago y de Descripción
entrega. La orden de Precio unitario y total
compra es una Costo de envío, de manejo, de
autorización al seguro y relacionados.
proveedor para Costo total de la orden
entregar los artículos Firma autorizada
y presentar una
factura. Cuando el
proveedor acepta la
orden de compra se
configura un contrato
de compra vinculante.
FACTURA, Es el documento que Fecha de emisión.
GUIA DE acompaña las
DESPACHO mercaderías en el Numeración correlativa.
trayecto que existe
entre su lugar de Nombre completo o razón social y
venta y el domicilio número del rol único tributario
de quien la adquiere, del destinatario.
la emisión obliga en
postergar el Domicilio completo del
otorgamiento de la establecimiento.
factura y cuando no
se trasladen bienes Giro del negocio.
que no importan
venta. Detalle de la mercadería, precio
unitario y monto de la operación.
La guía de despacho El detalle de las mercaderías y el
no tiene indicación de precio unitario se podrán emitir
impuesto por lo tanto mientras se hallan emitido
no se registra en el oportunamente las
libro de ventas o correspondientes guías de
compras y sirve solo despacho.
para verificar la
existencia de Indicar separadamente la
mercaderías en una cantidad recargada por concepto
empresa cuando se de impuesto, cuando proceda.
efectúa el inventario,
por lo general la guía Indicar condiciones de venta; al
de despacho la contado, al crédito, mercadería
recepciona el puesta en bodega del vendedor o
bodeguero de la del comprador, etc.
empresa.
Las copias podrán emitirse con
 papeles y colores o tintas
diferentes del original y no
deberán llevar impreso ningún
tipo de fondo.
NOTA DE Las notas de débito y La nota de débito o factura de
CREDITO O crédito son abono permite al vender del
DEBITO documentos o producto salvar errores que
comprobantes que las hayan podido ocurrir en la
empresas hacen para emisión de las facturas, de forma
realizar un ajuste a que puede recuperar su dinero en
una cuenta de el caso de que la factura anterior
terceros, ya sea por señalara una cifra inferior.
errores o por el
cambio de A la hora de emitirla, se entregará
condiciones que la nota original al comprador que
generan un mayor o se le informa del aumento de su
menor valor de la deuda y el vendedor recibirá un
respectiva cuenta. duplicado. Para poder ser
aceptado se deben cumplir
algunos requisitos en la nota de
crédito, como la inclusión del
aumento de la deuda y el número
de la factura anterior que le
corresponde.
RECIBO Un recibo de compra Número de serie de recibos
es un documento que expedidos (no es obligatorio).
le darías a alguien que Membrete con datos del emisor
te compra un artículo. (NIF, CIF, nombre...). No es
Guarda una copia del obligatorio.
recibo de tu registro. La fórmula Recibí de, o una
Un cliente puede usar variante similar.
el recibo para El nombre de la persona o
actualizar sus entidad que hizo la entrega o el
registros de pago.
contabilidad y El importe recibido. En ocasiones,
proporcionar la se suele indicar tanto el importe
prueba de compra si en letras como en número.
más tarde tiene que El concepto por el que se realizó
devolver el artículo. el pago.
Puedes referirte a la
copia del recibo al
preparar los informes
de ventas. Puedes
escribir tu propio Lugar y fecha.
recibo en una hoja de Nombre y firma del receptor, es
papel. decir, de quien recibe el pago.
CHEQUE O Un cheque es un Es fija en sí misma, no hace
PAGARE documento de pago referencia a otros documentos.
que una persona El pago debe realizarse en la
emite a favor de un fecha de vencimiento.
beneficiario. En este El mandato del pago no puede ser
sistema de pago sometido a condiciones y
intervienen tres obligaciones de carácter solidario.
personas: el librador, Se deben cumplir una serie de
que emite el cheque y requisitos para que la transacción
lo firma; el librado, sea considerada válida.
que es la entidad No puede haber errores de tipeo
bancaria que paga el en dicho documento, en caso de
importe del cheque; y ser así, este será considerado
el beneficiario, que es inválido.
quien cobra el
cheque.

PRODUCCION
ORDEN DE
COMPRA
FICHA TECNICA Una ficha técnica, Datos del fabricante
DEL hoja técnica u hoja de Número y denominación
PRODUCTO datos (datasheet en Lista de formatos con imágenes y
inglés), también ficha códigos
de características u Propiedades
hoja de Breve descripción funcional
características, es un Esquema de conexiones.
documento que Habitualmente es un anexo con
resume el indicaciones detalladas
funcionamiento y Tensión de alimentación,
otras características consumo
de un componente Condiciones de operación
(por ejemplo, un recomendadas
componente Tabla de especificaciones, tanto
electrónico) o en corriente continua como
subsistema (por alterna
ejemplo, una fuente Esquemas
de alimentación) con Medidas
el suficiente detalle Circuito de prueba
para ser utilizado por Información sobre normas de
un ingeniero de seguridad y uso
diseño y diseñar el
componente en un
sistema.
ORDEN DE
TRABAJO
HOJA DE Documento que se Su diseño consiste en que incluya
COSTOS utiliza en industrias además de los datos generales
que controlan la tales como: numero de orden,
fabricación por el fecha de inicio, fecha de
sistema de costeo terminación, nombre del
denominado ordenes producto, etc. debe de contener
de fabricación. los materiales en unidades y
Este formato se valores que se emplearon y su
formula con varios importe total.
ejemplares para
informar el proceso
de fabricación desde
su inicio hasta su
terminación.

REQUERIMIENT
O DE
MATERIAS
PRIMAS
HOJA DE RUTA Una hoja de ruta es Condiciones de selección
un documento en el Para asegurar que se seleccionen
que constan las las operaciones, las secuencias de
instrucciones e operación y los MAF cuando se
incidencias de un necesitan en una variante, se les
viaje o transporte de asignan condiciones de selección.
personas o
mercancías. Las condiciones de selección
Una hoja de ruta para también aseguran que se
un material seleccionen los objetos correctos
configurable en las recetas de planificación.
comprende todas las
operaciones, todas las Procedimientos (acciones)
secuencias de Para modificar campos en
operación y todos los operaciones y MAF como, por
medios auxiliares de ejemplo, los valores prefijados, se
fabricación (MAF) utilizan procedimientos o
necesarios para acciones.
fabricar todas las
variantes de un En las recetas de planificación, se
material configurable. puede modificar campos en
operaciones, fases, recursos
Las hojas de ruta para secundarios y componentes de la
materiales lista de materiales.
configurables reciben
el nombre de hojas de
ruta máximas.

Al configurar el
material, se asignan
valores de
característica que se
utilizan en la
fabricación para
determinar las
operaciones
requeridas.

En las industrias de
tratamiento, se
utilizan recetas de
planificación en lugar
de hojas de ruta. Las
recetas de
planificación
comprenden todos
los objetos de receta
necesarios para todas
las variantes de
producto.
CONTROL DE El control de  Hace referencia a la
PROCESOS producción es la cantidad de
forma de manejar productos que se
y regular el elaboran en una
movimiento de los industria, unido a su
diferentes adecuada verificación
materiales y de ese modo se
mientras se confirme el
realiza un ciclo de cumplimiento de las
elaboración, que exigencias
parte desde el planteadas.
embargo de  Este sistema busca la
las materias forma de que los
primas hasta la materiales que
entrega del entran en la
producto ya industria, sufran una
terminado, a transformación
través del adecuada y de esa
ordenamiento de forma alcancen la
instrucciones de posición máxima que
los empleados y se desea dentro del
según el tipo mercado, lo que es
de plan que se de mucho beneficio
desarrolle en las para la empresa.
instalaciones.  Es necesario que
establezca diversos
Es un sistema que medios para realizar
tiene la función evaluaciones
de lograr que los constantes de
pedidos de factores importantes
productos sean como demanda de
entregados en el los clientes, situación
plazo acordado y real y actualizada del
en las cantidades capital de la empresa
solicitadas, tener y la capacidad que
la precaución de tiene para producir.
que los costos de Estas evaluaciones
los productos aparte de considerar
sobrepasen el el estado actual,
valor inicial y también deben ver su
realizar una proyección en el
técnica que pueda futuro.
identificar  Es la toma de
cualquier falla y al decisiones y acciones
mismo tiempo necesarias para
solucionarla de modificar cualquier
manera problema que se
inmediata. presente durante un
determinado proceso
, mientras que se
amolden a lo
planificado.
 Para que resulte de
forma eficaz, la
gerencia de la
empresa debe estar
al tanto de la
realización de los
trabajos, la cantidad
de producción y el
tiempo que se utiliza
en el desarrollo de
los productos. De esa
manera, se podrán
hacer las
modificaciones que
sean necesarias.
PLANTILLA DE Una plantilla es un  Facilitar el trabajo
PRODUCCION modelo de de creación de
documento que contenido: el autor
hace las funciones va siguiendo las
de guía y que nos indicaciones que le
ayudará a muestra la plantilla
estructurar sin tener que ir
nuestros textos abriendo o
previa definición consultando otros
de varios documentos (bien
parámetros. digitalmente, bien en
papel).
La plantilla nos  Evitar
permite tener errores u omisiones 
todos los textos del autor: un ejemplo
que forman la es limitar el número
obra bajo una de caracteres
misma estructura. aceptado. De esta
Por ejemplo, si manera el autor debe
estamos creando ceñirse al espacio.
una guía de  Facilitar
primeros auxilios la transformación de
que consta de un contenido: si todo
número nuestro contenido
determinado de tiene el mismo
artículos formato que
ilustrados. previamente hemos
diseñado nosotros, la
Este es un modelo conversión a un
de plantilla muy formato de
simple que hace almacenaje (tipo
 XML) debería resultar
referencia a un más rápida (siempre
texto sencillo. y cuando hayamos
Puede ir tenido en cuenta este
complicándose a hecho al definir la
medida que el plantilla).
cuerpo del escrito  Facilitar
lo requiera, por la recuperación del
ejemplo, con la contenido o parte de
inclusión de él: las búsquedas de
enumeraciones o textos o elementos
de bibliografía en del texto se
el texto. simplifican al delimitar
los campos con los
Software para que trabajamos, es
crear plantillas decir, al definir la
plantilla.
Las plantillas se
pueden crear
utilizando
diferentes
programas (Word,
Access, Excel,
XML Spy, Visual
Basic, etc.). Lo
que hay que tener
en cuenta es que
los usuarios de
estas plantillas,
nuestros
colaboradores,
 tengan
el software para
poder visualizarlas
y completarlas.

REPORTE La principal tarea La característica ne reportes

DIARIO DE del reporte de de producción adecuados no
EMPAQUE producción, es solo puede significar un
presentar de mayor rendimiento en
manera práctica, maquinaria y recursos
concisa y veraz los humanos, sino que también
resultados del da paso a una óptima
trabajo realizado, recolección de datos y estos
puesto que este posteriormente son
tipo de esenciales para incrementar
información nos nuestra baraja de
ayudará a ejecutar posibilidades de obtener
una información que contribuya a
buena planeación mejorar áreas de oportunidad
de la producción y en nuestros procesos y
determinar la productos
capacidad de
producción en
mano de obra y de
maquinaria.
Uno de los
principales errores
en los reportes de
producción es el
tiempo que puede
llevar la recolección
y captura de la
información si se
hace manualmente.
Además, si
decidimos optar
por realizar el
levantamiento de
datos a mano,
estamos expuestos
a errores humanos
o malentendidos
que por un mínimo
error podrían
alterar la visión de
nuestros procesos
de producción de
forma significativa.
GUIA DE Es el documento que El propietario o poseedor de los
REMISION emite el Remitente bienes al inicio del traslado, con
para sustentar el ocasión de su transferencia,
traslado de bienes prestación de servicios que
con motivo de su involucra o no transformación
compra o venta y la del bien, cesión en uso, remisión
prestación de entre establecimientos de una
servicios que misma empresa y otros.
involucran o no la
transformación de  Existe un monto mínimo
bienes, cesión en para su emisión.
uso, Consignaciones  Debe identificarse al
y remisiones entre comprador o usuario
establecimientos de
una misma empresa
y otros. Por
remitente se
entiende al
propietario o
poseedor de los
bienes al inicio del
traslado, al prestador
de servicios, como:
servicios de
mantenimiento,
reparación de
bienes, entre otros; a
la agencia de
aduanas, al almacén
aduanero, tanto en el
caso del traslado de
mercancía nacional
como de mercancía
extranjera; al
consignador.
ALMACEN
ORDEN DE
PEDIDO
ENTRADA
ALMACEN
RECEPCION DE
MERCANCIA
FACTURA
ORDEN DE
COMPRA
CONTROL DE
MERMA
RESERVA DE
MATERIALES
COTIZACION
TARJETA DE
ALMACEN
TRANSFERENCI
A DE ALMACEN
REMISION DE
MERCANCIA
ORDEN DE
PRODUCCION
SALIDA

DISTRIBUCION
FACTURA
COMERCIAL
PACKING LIST El concepto de Debe de contener:
packing list se
utiliza para  Indicar la factura
correspondiente
la exportación de  Datos completos del
mercancías al remitente (así como, su
extranjero, a nombre, razón social,
países no además del CIF o DNI,
en el caso de ser una
comunitarios. empresa o un particular
La definición de y por último una firma o
packing list es sello).
una lista con una  Por otra parte, los datos
relación de que ayuden también a
identificar al receptor.
contenidos del  La fecha de la
paquete que realización del pedido y
ayuda a del envío.
completar la
información Mientras tanto, en la segunda
parte, no pueden faltar los
referente a la siguientes ítems para la
factura y que realización del packing list:
debe ser
emitada por el  Descripción detallada del
remitente o contenido de cada
paquete.
persona que lo  Descripción del paquete
envía. incluyendo el peso bruto
y neto. Así como su
volumen y cantidad de
bultos.
MANIFIESTO Uno de los La información que debe
DE LA CARGA documentos anexos contener nuestro Manifiesto de
al pedimento Carga es la siguiente:
conforme al artículo
36-A, que debemos Nombre y domicilio del
presentar en nuestras transportista.
operaciones de Nombre y domicilio del cargador.
Comercio Exterior es Nombre y domicilio del
el Manifiesto de destinatario.
Carga, el cual, es Número del documento.
aquel que ampara el Lugar de carga.
transporte de Lugar de descarga.
mercancías ante las Descripción de la mercancía a
distintas autoridades transportar (con las marcas y
en una operación de números de sus embalajes).
importación y/o Numeración de contenedores (si
exportación. la mercancía va contenerizada).
Peso bruto y volumen de la
Los principales mercancía
documentos de Indicación si el flete es pagadero
acuerdo al medio de en origen (prepaid) o en destino
transporte utilizado (collect).
son: Lugar y fecha de emisión del
documento.
BL o Bill of Lading
para transporte
marítimo.
Guía aérea, el cual
como su nombre lo
indica, es utilizado en
medios de transporte
aéreo. (avión).
 Carta porte utilizado
en medios de
transporte terrestre.
POLIZA DE La póliza de Existen distintas pólizas
FLETAMENTO fletamento es el como la MEDCON (para
documento en el que
se plasma el contrato carbón y
de fletamento. En el otras mercancías, usada
ámbito internacional en el Báltico y también
se denomina charter en algunos puertos
party. El artículo 652
del Código de sudamericanos);
Comercio exigía de CENTROCON (de grano
forma imperativa la y cereales), típica del Río
constancia del de la Plata, también
contrato en póliza que
debía extenderse por
usada en fletamento de
duplicado e ir firmada algodón, azúcar y
por los contratantes madera;
(cuando alguno no CARBONASTUR, para el
sepa o no pueda, por carbón asturiano;
dos testigos a su
ruego). AFRICAN PHOS (de
fosfatos del norte de
La regulación que al África), y, sobre todas,
respecto realizaba el la póliza GENCON, que
Código de Comercio,
constituye el tipo básico,
se deroga por la Ley
14/2014 de utilizada con carácter
Navegación Marítima general y analizada
(en lo sucesivo, ampliamente por
LNM), la contiene la doctrina.
varias referencias
dispersas al respecto:

 - En primer
lugar, el art.
204.3
LNM habilita
la posibilidad
de suscribir la
póliza,
descartando,
de esta forma,
la exigencia
formal de la
misma.
 - En segundo
lugar, el art.
207
LNM contem
pla la
posibilidad de
que en la
póliza se
recoja un
derecho de
regreso, entre
el porteador y
el fletador,
como
responsables
solidarios que
son frente a
terceros por
daños y
averías
ocasionados
en las
mercancías
transportadas.
CARTA DE El conocimiento El conocimiento de
REPORTE DE
EMBARQUE
de embarque es embarque es un título
un título valor valor que representa a
que representa las mercancías que son
a las objeto de un contrato de
mercancías que transporte marítimo,
son objeto de un lacustre (lago) o fluvial.
contrato de Por otra parte, la carta de
transporte porte es un título valor
marítimo, que representa a
lacustre (lago) o aquellas mercancías que
fluvial. Por otra son objeto de un
parte, la carta de contrato de transporte
porte es un terrestre o aéreo. Ambos
título valor que títulos valores pueden
representa a emitirse al portador, a la
aquellas orden o en forma
mercancías que nominativa. Cabe
son objeto de un mencionar que su
contrato de utilidad radica en que la
transporte posesión de estos títulos
terrestre o legitima a su tenedor a
aéreo. Ambos reclamar la mercancía
títulos valores representada en ellos,
 pueden emitirse permitiendo una mayor
al portador, a la agilidad en el tráfico
orden o en comercial.
forma
nominativa.
Cabe mencionar
que su utilidad
radica en que la
posesión de
estos títulos
legitima a su
tenedor a
reclamar la
mercancía
representada en
ellos,
permitiendo una
mayor agilidad
en el tráfico
comercial.
FACTURA DE
CARGA
CERTIFICADO
DE ORIGEN Y
CIRCULACION
CUADERNOS
ATA
REGISTRO
SANITARIO
DUA