UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE ORIENTE

CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA
SEMINARIO CASOS DE AUDITORÍA
PROFESOR: LIC JORGE MARIO GALVÁN TOLEDO, CPA

LABORATORIO DIRIGIDO II
CASO: MEDICAMENTOS SANOS, S. A.

DESCRIPCION DEL CASO

MEDICAMENTOS SANOS, S.A. Es una entidad que se dedica a la comercialización, fabricación y exportación de productos
químicos y farmacéuticos a nivel nacional como internacional. Por lo que a continuación se detallan información financiera
relacionada con su actividad y procedimientos básicos de su ciclo operativo.

Los siguientes estados financieros de MEDICAMENTOS SANOS, S. A., por los períodos que terminaron el 31 de diciembre de
2014 fueron preparados por su Departamento de Contabilidad, los que serán objeto de la auditoría.

MEDICAMENTOS SANOS, S. A.
ESTADOS DE RESULTADOS PROVISIONAL
POR EL PERÍODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2019

CUENTA DESCRIPCIÓN LOCAL+EXPORT. EXPORT/29-89 TOTAL

401 INGRESOS 94,315,393.00 138,856,822.00 233,172,215.00
40101 Ventas terceros local 85,275,930.00 - 85,275,930.00
40102 Ventas del exterior 9,039,463.00 - 9,039,463.00
40103 Ventas terceros exterior 29-89 - 138,856,822.00 138,856,822.00
501 COSTO DE VENTAS 72,609,875.60 106,900,647.40 179,510,523.00
Inventario inicial 1,085,326.59 1,597,883.41 2,683,210.00
5010 Compras de mercaderias 72,846,484.57 107,248,997.43 180,095,482.00
Disponibilidad 73,931,811.16 108,846,880.84 182,778,692.00
(-) Inventario final 1,321,935.56 1,946,233.44 3,268,169.00
GANANCIA BRUTA 21,705,517.40 31,956,174.60 53,661,692.00
601 GASTO DE VENTAS 8,583,371.56 12,636,958.44 21,220,330.00
60101 Sueldos y salarios ordinarios 1,641,689.09 2,416,993.91 4,058,683.00
60102 Sueldos extraordinarios 259,734.77 382,397.23 642,132.00
60103 Bonificación incentivo 501,663.57 738,579.43 1,240,243.00
60104 Bonificación anual 42-92 181,319.08 266,948.92 448,268.00
60105 Aguinaldo 176,731.78 260,195.22 436,927.00
60106 Indemnizaciones 230,002.87 338,624.13 568,627.00
60107 IGSS cuota patronal 268,148.93 394,785.07 662,934.00
60108 Servicios de electricidad 324,884.06 478,313.94 803,198.00
60109 Combustibles y lubricantes 559,210.50 823,303.50 1,382,514.00
60110 Mantenimiento de equipos 977,382.46 1,438,961.54 2,416,344.00
60111 Alquiler de bodegas 1,657,385.26 2,440,102.74 4,097,488.00
60112 Alquiler de equipo 964,840.90 1,420,497.10 2,385,338.00

LABORATORIO 2 –NIA’S MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 1

SEMINARIO CASOS DE AUDITORÍA – CUNORI-- CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA

60113 Depreciación almacén 818,274.63 1,204,713.37 2,022,988.00

60114 Otros Impuestos 11,707.10 17,235.90 28,943.00
60115 Gastos no deducibles 10,396.56 15,306.44 25,703.00
GANANCIA EN VENTA 13,122,145.84 19,319,216.16 32,441,362.00
602 GASTO DE ADMINISTRACIÓN 10,918,360.99 16,074,671.01 26,993,032.00
60201 Sueldos y salarios ordinarios 544,473.38 801,606.62 1,346,080.00
60202 Sueldos extraordinarios 658.91 970.09 1,629.00
60203 Bonificación incentivo 348,768.68 513,478.32 862,247.00
60204 Bonificación anual 42-92 75,303.55 110,866.45 186,170.00
60205 Aguinaldo 74,228.83 109,284.17 183,513.00
60206 Indemnizaciones 154,804.48 227,912.52 382,717.00
60207 IGSS cuota patronal 69,204.68 101,887.32 171,092.00
60208 Seguro de vida y médico 51,932.23 76,457.77 128,390.00
60209 Viaticos 359,733.94 529,622.06 889,356.00
60210 Gastos de viaje 65,001.24 95,698.76 160,700.00
60211 Boletos aereos 162,604.23 239,395.77 402,000.00
60212 Adiestramiento 48,138.13 70,871.87 119,010.00
60213 Servicios de electricidad 239,247.85 352,235.15 591,483.00
60214 Mantenimiento de equipos 198,625.92 292,429.08 491,055.00
60215 Cuentas inconbrables 187,163.94 275,554.06 462,718.00
60216 Regalias 4,853,857.55 7,146,142.45 12,000,000.00
60217 Multas 33,297.06 49,021.94 82,319.00
60218 Alquiler de edificios 1,282,194.61 1,887,724.39 3,169,919.00
60219 Arrendamiento de vehiculos 75,490.43 111,141.57 186,632.00
60220 Depreciaciones activos 124,103.43 182,712.57 306,816.00
60221 Papeleria y utiles de oficina 111,408.97 164,023.03 275,432.00
60222 Cuotas y suscripciones 21,424.12 31,541.88 52,966.00
60223 Otros impuestos 18,848.74 27,750.26 46,599.00
60224 Promociones, demostraciones y muestras 740,461.63 1,090,152.37 1,830,614.00
60225 Honorarios profesionales 474,911.53 699,193.47 1,174,105.00
60226 Primas de seguros activos fijos 526,133.08 774,604.92 1,300,738.00
60227 Timbres fiscales 1,241.78 1,828.22 3,070.00
60228 Trasnsporte aereo 1,617.95 2,382.05 4,000.00
60229 Donaciones 11,599.91 17,078.09 28,678.00
60230 Gastos no deducibles 61,880.21 91,103.79 152,984.00
GANANCIA EN OPERACIÓN 2,203,784.85 3,244,545.15 5,448,330.00
701 OTROS GASTOS 324,597.68 477,892.32 802,490.00
70102 Intereses bancarios gasto 66,609.49 98,066.51 164,676.00
70103 Otros gastos 48,034.18 70,718.82 118,753.00
70105 Pérdidad por diferencial cambiario (compra) 209,954.01 309,106.99 519,061.00
801 OTROS INGRESOS 168,887.55 248,646.45 417,534.00
80101 Ganancia por diferencias cambiarias (Reex) 132,130.90 194,531.10 326,662.00
80102 Intereses devengados cuentas ahorro 8,451.78 12,443.22 20,895.00
80103 Intereses depositos monetarios bancos 15,055.86 22,166.14 37,222.00
80104 Intereses depositos monetarios bancos exterior 7,181.69 10,573.31 17,755.00
80105 Ganancia de capital 6,067.32 8,932.68 15,000.00
GANANCIA SEGÚN CONTABILIDAD 2,048,074.72 3,015,299.28 5,063,374.00

LABORATORIO 2 –NIA’S MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 2

SEMINARIO CASOS DE AUDITORÍA – CUNORI-- CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA

(+) GASTOS NO DEDUCIBLES 305,141.17 454,666.87 759,808.04

Gastos no deducibles identificados por la Cia 72,276.77 106,410.23 178,687.00
Multas 33,297.06 49,021.94 82,319.00
Exceso en reserva para indemnizaciones 67,133.00 100,700.00 167,833.00
Exceso en pago de regalías 128,205.00 192,308.00 320,513.00
SUB-TOTAL 300,911.83 448,440.17 749,352.00
Gastos no deducibles en función de otras rentas 4,229.34 6,226.70 10,456.04
(+) GASTOS DIR. RENTAS DE CAPITAL 2,957.50 4,354.20 7,311.70
Otros impuestos (ISR retenido) 2,957.50 4,354.20 7,311.70
Otros - - -
(-) Ingresos no afectos 139,312.59 205,104.41 344,417.00
Ingresos generados en el exterior 7,181.69 10,573.31 17,755.00
Ganancia por diferencias cambiarias (Reex) 132,130.90 194,531.10 326,662.00
(-) Ingresos Ret. Pago definitivo 29,574.96 43,542.04 73,117.00
Intereses ganados sistema bancario regulado 23,507.64 34,609.36 58,117.00
Ingresos por ganancia de capital 6,067.32 8,932.68 15,000.00
RENTA IMPONIBLE (PÉRDIDA FISCAL) 2,187,285.84 3,225,673.90 5,412,959.74
Impuesto sobre la Renta determinado 678,058.60 999,958.92 1,678,017.52
(-) Exoneración de ISR (Decreto 29-89) - - (999,958.92)
IMPUESTO SOBRE LA RENTA NETO - - 678,058.60

2. ESTADOS FINANCIEROS DEFINITIVOS

A continuación se presentan los estados financieros defintivos, incluyendo los efectos del IMPUESTO SOBRE LA RENTA
DETERMINADO.

MEDICAMENTOS SANOS, S. A.
ESTADOS DE RESULTADOS
PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

CUENTA DESCRIPCIÓN PARCIAL MONTO

INGRESOS 233,172,215.00
Ventas terceros locla 85,275,930.00
Ventas exterior 9,039,463.00
Ventas 29-89 138,856,822.00
COSTO DE VENTAS 179,510,523.00
Inventario inicial 2,683,210.00
Compra de mercaderia 180,095,482.00
Disponibilidad 182,778,692.00
(-) Inventario final 3,268,169.00
GANANCIA BRUTA 53,661,692.00
601 GASTO DE VENTAS 21,220,330.00
60101 Sueldos y salarios ordinarios 4,058,683.00
60102 Sueldos extraordinarios 642,132.00
60103 Bonificación incentivo 1,240,243.00
60104 Bonificación anual 42-92 448,268.00
60105 Aguinaldo 436,927.00
60106 Indemnizaciones 568,627.00
60107 IGSS cuota patronal 662,934.00
60108 Servicios de electricidad 803,198.00
60109 Combustibles y lubricantes 1,382,514.00
60110 Mantenimiento de equipos 2,416,344.00
60111 Alquiler de bodegas 4,097,488.00

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60112 Alquiler de equipo 2,385,338.00

60113 Depreciación almacén 2,022,988.00
60114 Otros Impuestos 28,943.00
60115 Gastos no deducibles 25,703.00
GANANCIA EN VENTA 32,441,362.00
602 GASTO DE ADMINISTRACIÓN 26,993,032.00
60201 Sueldos y salarios ordinarios 1,346,080.00
60202 Sueldos extraordinarios 1,629.00
60203 Bonificación incentivo 862,247.00
60204 Bonificación anual 42-92 186,170.00
60205 Aguinaldo 183,513.00
60206 Indemnizaciones 382,717.00
60207 IGSS cuota patronal 171,092.00
60208 Seguro de vida y médico 128,390.00
60209 Viaticos 889,356.00
60210 Gastos de viaje 160,700.00
60211 Boletos aereos 402,000.00
60212 Adiestramiento 119,010.00
60213 Servicios de electricidad 591,483.00
60214 Mantenimiento de equipos 491,055.00
60215 Cuentas inconbrables 462,718.00
60216 Regalias 12,000,000.00
60217 Multas 82,319.00
60218 Alquiler de edificios 3,169,919.00
60219 Arrendamiento de vehiculos 186,632.00
60220 Depreciaciones activos 306,816.00
60221 Papeleria y utiles de oficina 275,432.00
60222 Cuotas y suscripciones 52,966.00
60223 Otros impuestos 46,599.00
60224 Promociones, demostraciones y muestras 1,830,614.00
60225 Honorarios profesionales 1,174,105.00
60226 Primas de seguros activos fijos 1,300,738.00
60227 Timbres fiscales 3,070.00
60228 Trasnsporte aereo 4,000.00
60229 Donaciones 28,678.00
60230 Gastos no deducibles 152,984.00
GANANCIA EN OPERACIÓN 5,448,330.00
701 OTROS GASTOS 802,490.00
70102 Intereses bancarios gasto 164,676.00
70103 Otros gastos 118,753.00
70105 Pérdidad por diferencial cambiario (compra) 519,061.00
801 OTROS INGRESOS 417,534.00
80101 Ganancia por diferencias cambiarias (Reex) 326,662.00
80102 Intereses devengados cuentas ahorro 20,895.00
80103 Intereses depositos monetarios bancos 37,222.00
80104 Intereses depositos monetarios bancos exterior 17,755.00
80105 Ganancia de capital 15,000.00 -
GANANCIA SEGÚN CONTABILIDAD 5,063,374.00
80106 Impuesto sobre la renta 678,058.60
80107 GANANCIA DE EJERCICIO 4,385,315.40

LABORATORIO 2 –NIA’S MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 4

SEMINARIO CASOS DE AUDITORÍA – CUNORI-- CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA

MEDICAMENTOS SANOS, S. A.
BALANCE DE SITUACIÓN
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2019

CUENTA DESCRIPCIÓN PARCIAL MONTO

10 ACTIVO
101 Caja y bancos 3,936,836.00
10101 Bancos locales 1,812,629.00
10102 Banco en dólares 2,124,207.00
102 Cuentas por cobrar 37,853,568.00
10201 Clientes locales 7,012,522.00
10202 Cuentas del exterior facturas 9,008,803.00
10203 Cuentas por cobrar locales 5,928,142.00
10204 Cuentas por cobrar del exterior 15,904,101.00
103 Otras cuentas por cobrar 8,995,280.00
10301 Anticipo de gastos 201,793.00
10302 Pagos anticipados otros 70,364.00
10303 IVA por cobrar actual 585,584.00
10304 IVA vencido 293,847.00
10305 IVA sobre importaciones 879,353.00
10306 Solicitudes de devolución IVA 897,995.00
10307 ISR pago a cuentas 1,765,768.00
10308 IETAAP 1,210,870.00
10309 ISO 1,700,000.00
10310 Retenciones sobre IVA 1,389,706.00
104 Reserva para cuentas incobrabrles (598,354.00)
105 Inventarios 3,268,168.00
10501 Mercaderia Laboratorio A 1,908,907.00
10502 Mercaderia Laboratorio B 1,170,766.00
10503 Material de empaque 170,670.00
10504 Otros inventarios 17,825.00
106 Inversiones 8,503,502.00
10601 Inversiones a corto plazo exterior 2,253,502.00
10602 Inversiones a largo plazo locales 6,250,000.00
107 Activo fijo 44,937,353.00
10701 Terrenos 6,190,000.00
10702 Edificio e instalaciones 17,295,055.00
10703 Equipo de computación 7,198,669.00
10704 Mobiliario y equipo de oficina 1,825,627.00
10705 Equipo de tiendas 2,792,916.00
10706 Vehiculos 1,618,730.00
10707 Herramientas 3,588,729.00
10708 Instalaciones laboratorio A 1,645,535.00
10709 Instalaciones laboratorio B 1,284,173.00
10710 Otros activos fijos 1,497,919.00
204 Depreciaciones acumuladas (14,399,403.00)
20401 Depreciación acumulada Edificio e instalaciones (5,652,097.00)
20402 Depreciación acumulada Equipo de computación (1,971,901.00)
20403 Depreciación acumulada Mobiliario y equipo de oficina (926,549.00)
20404 Depreciación acumulada Equipo de tiendas (1,449,549.00)
20405 Depreciación acumulada Vehiculos (801,269.00)
20406 Depreciación acumulada Herramientas (1,265,242.00)
20407 Depreciación acumulada Instalaciones laboratorio A (833,665.00)
20408 Depreciación acumulada Instalaciones laboratorio B (542,906.00)
20409 Depreciación acumulada Otros activos fijos (956,225.00) -
TOTAL DEL ACTIVO 92,496,950.00

LABORATORIO 2 –NIA’S MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 5

SEMINARIO CASOS DE AUDITORÍA – CUNORI-- CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA

20 PASIVO
201 Cuentas por pagar a corto plazo 28,481,403.00
20101 Cuentas por pagar proveedores locales 7,432,034.00
20102 Cuentas por pagar proveedores del exterior 8,246,540.00
20103 Cuentas por pagar afiliadas locales 2,841,678.00
20104 Cuentas por pagar afiliadas del exterior 9,951,272.00
20105 ISR Retenido 9,672.00
20106 Retenciones sobre intereses 207.00
202 Cuentas por pagar a largo plazo 15,059,725.00
20201 Préstamos bancos locales 15,059,725.00
203 Otras cuentas por pagar 16,497,123.60
20301 IGSS Cuota patronal 62,547.00
20302 Provisión impuesto sobre la renta 678,058.60
20303 IVA por pagar 631,939.00
20304 Sueldos y salarios por pagar 133,291.00
20305 Provisión aguinaldos 14,374.00
20306 Provisión Bonificación anual Decreto 42-92 256,660.00
20307 Provisión pasivo laboral 5,950,908.00
20308 Otras cuentas por pagar locales 8,732,168.00
20309 Cuentas funcionarios y empleados por pagar 37,178.00
30 CAPITAL 32,458,699.40
301 Capital pagado 24,784,000.00
30101 Capital Autorizado 25,000,000.00
30102 Capital no suscrito (216,000.00)
302 Reserva Legal 383,734.77
30201 Reserva legal anterior 164,469.00
30202 Reserva legal del período 5% 219,265.77
303 Utilidades retenidas 7,290,964.63
30301 Utilidades retenidas anteriores 3,124,915.00
30302 Utilidades del ejercicio 4,166,049.63 -
TOTAL DEL PASIVO Y CAPITAL 92,496,951.00

3. INFORMACIÓN DEL AMBIENTE Y SISMETA DE CONTROLES DE LA COMPAÑIA

A continuación se detallan aspectos relacionados con la estructura operativa y transaccional de Compañía, con el fin de que se
familiarice como parte complementaria de la información financiera evidenciada con anterioridad:

DEPARTAMENTOS DE VENTAS

Personas entrevistadas:

Beatriz González - Jefe del departamento de cobranzas,

Sr. Carlos Tablas- Jefe del departamento de Facturación
Sra. Luis de Rapa del departamento de Ventas
Sr. Carlos Tablas Jefe del departamento de Facturación
Sra. Pedro Martínez del departamento de sistemas
Sra. Coro Duque, Contador

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INFORMACION GENERAL

Medicamentos Sanos, S, A, se dedica a la explotación mercantil de productos químicos, medicinales e

industriales. Actualmente se trabaja con unos 300 clientes. La Compañía también ha celebrado diferentes
acuerdos con empresas privadas y del Estado con las cuales se ha celebrado convenios.

DEPARTAMENTO DE VENTAS

1. El departamento esta conformado por unas 14 personas. Hay 6 ejecutivos de ventas y 2 secretarias.
Este equipo de personas está supervisado por el Sr. Luis de Rapa quien reporta el Gerente General.

2. El departamento de ventas no cuenta con un manual de normas y procedimientos que permita

establecer la forma en que el empleado debe realizar sus funciones, evitar inversión de tiempo por
trabajos manuales, formularios utilizados, que facilite las labores de entrenamiento y supervisión de los
empleados y la operatoria del sistema R4T (o UNIX, o AS400, etc.). Los Únicos procedimientos
documentados son los relacionados con la “Ventas a clientes” (diciembre de 2010) y los
Procedimientos de Cierre de cuenta del Cliente (agosto de 2010).

3. Las compañías utilizan a los visitadores médicos para el mercadeo de sus productos.

4. El departamento de Ventas está organizado de la forma siguiente:

1 Gerente de unidad de negocios (Mónica Gutiérrez)

1 Gerente de Ventas oficiales (Glenys Castro)
1 Coordinador de Ventas (Eglys Gil)
1 Supervisora de Ventas (Lisbeth Mata)
1 Asistente administrativo (Angela Lucero)
1 Jefe de mercadeo (José Gregorio Noroñha)
1 Gerente de producto (Julio Braun)
4 Gerentes regionales (Norte, Centro, Occidente y Oriente)

5. Los clientes están clasificados de la siguiente manera:

• Clientes oficiales, incluye Hospitales, Alcaldías, Gobernaciones, Ministerios, e Instituciones

Militares.

• Clientes comerciales, incluye Hospitales, Droguerías, Clínicas y Farmacias del sector privado.

• Seguro Social

Rutina diaria de operación

En el departamento de ventas se llevan a cabo los siguientes procedimientos:

• Atención a los clientes. Registro de los ingresos de los clientes al sistema R4T y la completación de los
formularios internos.

• Elaboración de los presupuestos para los clientes.

1. A todo cliente nuevo se le hace un presupuesto el cual da a conocer el costo de los productos. Debido
a que no existe esta aplicación en el sistema R4T, los presupuestos son elaborados en hojas Excel que
mantienen en el departamento. Las hojas contienen los costos de los productos. El ejecutivo debe
colocar manualmente el costo. También debe colocar manualmente el costo de algunos servicios que
tienen costos variables. Aquí se puede cometer algÚn error por olvido o desconocimiento de los costos
involucrados en una intervención y/o servicio de la Compañía.

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2. A todo cliente se le apertura un formulario de “Historia”, en original y copia. Adicionalmente, el cliente

debe completar un formulario llamado “Registro de Ventas” el cual contiene los datos del cliente. Este
formulario debe ser firmada por el cliente. La información del formulario “Registro de Ventas” es
transcrita al sistema R4T.

3. Una vez completada la información del formulario “Registro de Ventas” el mismo es trascrito al sistema
R4T. Posteriormente el sistema emite un formulario impreso de “Registro de Ventas” el cual contiene
básicamente la misma información del formulario original. Este formulario debe ser firmado por el
cliente.

4. La “Orden de Ingreso” es un formulario que completa el ejecutivo de ventas donde da instrucciones

al personal de despacho. Este formulario se hace en forma manual debido a la falta de un sistema de
comunicación interna.

5. Una vez que el cliente ha sido ingresado en el sistema R4T, los documentos elaborados por el
departamento de Ventas son enviados al departamento de facturación.

6. Los clientes comerciales importantes y clientes oficiales, hacen sus pedidos a través de órdenes de
compra. Sin embargo existen casos en que el visitador medico envía el pedido directamente para que
sea procesado y el mismo no tiene ningÚn tipo de aprobación por parte del cliente.

7. En estos momentos se están recibiendo aproximadamente 57 pedidos diariamente de los cuales el 80

% es por teléfono. El resto de los pedidos se reciben por fax. En estos casos una persona del
departamento de ventas toma el pedido telefónico y lo transcribe a un formulario en Excel. La
Compañía no recibe pedidos por INTERNET. Esto se podrá hacer en el futuro.

8. Los formularios de pedidos emitidos por el visitador no están controlados a través de un talonario de
pedidos prenumerado para cada vendedor.

9. Una persona del departamento de ventas transcribe manualmente la información de los pedidos a
una hoja en Excel la cual tiene una “Tabla de los productos y sus Precios”. Este procedimiento se hace
para determinar el monto del pedido. Es una especie de pre factura. Este formulario es impreso y no es
prenumerado y le permite al departamento de ventas controlar los pedidos que están recibiendo,
conocer las cantidades de productos disponibles y el monto de la facturación. Este procedimiento se
hace de esta manera debido a que no hay un sistema de ventas que permita controlar las cantidades
de los productos que se están facturando, el monto de los pedidos y las cuotas de venta de los
visitadores médicos, adicionalmente, permite llevar un control manual de las ventas en vista de que el
computador solamente emite el resumen de las ventas al final del mes.

10. En estos momentos el departamento de ventas no esta conectado en línea con la Planta, por lo tanto,
pueden surgir errores en la facturación debido a que se pueden facturar productos que no existan
físicamente. Para evitar estos problemas, la persona que transcribe los pedidos y procesa la pre factura
lleva un control en una hoja de Excel de las cantidades disponibles, lo que involucra que va rebajando
manualmente el monto de las cantidades facturadas. Para ayudar al departamento de ventas en el
control de las cantidades disponibles, el departamento de computación de la Planta envía
diariamente al departamento de ventas un reporte de las cantidades en existencia. Este
procedimiento podría evitarse con la implementación de un sistema de ventas que diese diariamente
la información de las cantidades en existencia.

11. La persona del departamento de ventas que se encarga de procesar los pedidos y la pre-factura lleva
el control de las ventas.

12. Actualmente el monto mínimo de pedidos que acepta la Compañía es de Q 400.000. Cuando se
recibe un pedido de monto inferior a $ 400.000 se llama al cliente para adicionar otros productos, en
caso contrario se anula el pedido. No hay un control de los pedidos inferiores a Q. 400.000 por parte
del computador.

13. Los pedidos son recibidos, procesados y aprobados por la misma persona que se encarga de procesar
el pedido y sacar la pre-factura. (coordinadora de ventas).

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14. Una vez procesados los pedidos son enviados al departamento de Crédito y Cobranzas para su
aprobación del límite del crédito del cliente. Los pedidos aprobados y los no aprobados son enviados
posteriormente al departamento de ventas. El departamento de crédito y cobranzas no esta dejando
evidencia de la aprobación o no del pedido en el formulario de Pedido.

15. Los pedidos aprobados son enviados por el departamento de ventas a Central vía Fax para que
procedan a su facturación. Esto se hace de esta manera debido a la falta de un sistema en línea. En
Central es donde se procesa realmente el pedido y se emite la factura.

16. Para efectos de control del departamento de ventas y de los pedidos, toda la información relacionada
con los pedidos se vacía, en una Hoja de Excel con el fin de realizar un informe llamado “Relación de
Pedidos por mes”, que es comparado mensualmente contra el listado de facturas, Notas de crédito y
devoluciones emitido por el sistema R4T que se encuentra en la Planta Central. Con la información
contenida en estos archivos en Excel, el departamento de ventas lleva una estadística de las ventas y
las causa de los pedidos no facturados, ya sea por falta de mercancía, por monto por debajo del
mínimo a facturar, por límite de crédito, etc.

17. Por no mantenerse un sistema en línea podemos observar tareas y controles no sistematizados, en las
que se incurre en excesivas horas hombres que por lo general generan datos no confiables, por
ejemplo, para de terminar si todos los pedidos han sido facturados por parte de la Planta, para
controlar si todos los pedidos enviados al departamento de crédito y cobranzas han sido devueltos al
departamento de ventas, y las cuotas de venta de los visitadores, la persona que se encarga de
procesar debe llevar el control en hojas en Excel, sin embargo, en el caso de los pedidos, hay una
comparación manual de la información contenida en las hojas en Excel con un reporte de las facturas
procesadas en la Planta y las diferencias observadas son investigadas.

18. Para los casos en que no hay en existencia de la mercancía solicitada por el cliente, la coordinadora
de ventas recibe semanalmente de facturación, una relación de los productos no despachados por
falta de inventario.

Políticas de ventas:

Entre las políticas de ventas que actualmente maneja el departamento mencionamos las siguientes:

a) Contado:
b) A las Instituciones oficiales e IGSS le venden COD es decir, Contra Orden de Despacho. Sólo en
casos excepcionales aprobados por el departamento de crédito y cobranzas, se les concede de
5 a 15 días para la cancelación de la factura.

c) A las droguerías, farmacias y Expendios, cuando se trata de los primeros pedidos, se les vende COD
a partir de la fecha de entrega de la mercancía.

d) Crédito:

e) A las droguerías, farmacias y Expendios se les conceden 20 días de crédito a contar de la fecha
de recepción de la mercancía. A Farmacias Estatales se les conceden 90 días de crédito por ser
patrocinadas por la Industria Farmacéutica. A las Clínicas se les concede 20 días de crédito. A los
clientes ubicados en ciudades donde no reside ning Ún representante, se les permite cancelar a la
vuelta del viajero.

f) Condiciones especiales de venta en plazos y descuento:

g) En ocasiones se hacen lanzamientos y/o relanzamientos de un producto y se conceden

condiciones especiales por determinado lapso de tiempo, lo cual se le pondrá en su conocimiento
a través de un memorando.

h) Pedidos clientes nuevos:

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Los pedidos de los clientes nuevos son imprescindibles que cumplan con las condiciones para su
despacho siguiente.

▪ El primer pedido se despacha contra orden de despacho COD, mientras se aprueba el

crédito.

▪ El pedido debe venir cumpliendo con los procedimientos exigidos por el departamento de
crédito y cobranzas.

i) Descuentos por pronto pago:

La Compañía no emite ningÚn documento para soportar el descuento por pronto pago. El Único
documento donde se documenta este tipo de descuento es en el formulario de cobranzas. La
Compañía concede el 2% o 5% de descuento sobre:

▪ Ventas a 20 días de crédito a droguerías y farmacias especiales descuento del 2%.

▪ Ventas de Contado y a 5 días a droguerías y farmacias con descuentos especiales

descuento del 5%.

▪ A farmacias, expendios, clínicas, hospitales e IGSS no se les concede descuento por pronto
pago.

19. Las Ventas promocionales son determinadas por el gerente de la unidad de ventas y corresponden a
ofertas que se les ofrecen a las farmacias cada mes. Las mismas se le entregan directamente al
visitador a través de notas de entrega y Únicamente son controladas por el departamento de crédito
y cobranzas,

DEPARTAMENTO DE FACTURACION

1. El departamento de facturación tampoco cuenta con un manual de normas y procedimientos que

permita establecer la forma en que el empleado debe realizar sus funciones, evitar inversión de tiempo
por trabajos manuales, formularios utilizados, etc. y que facilite las labores de entrenamiento y
supervisión de los empleados, la operatoria del sistema R4T y los diferentes sistemas que se utilizan en
este departamento.

2. El departamento de facturación esta a cargo del Sr. Carlos Tablas quien le reporta al Gerente General.
El departamento de facturación está compuesto por unas 7 personas, incluyendo al supervisor. Todas
estas personas se encargan de recibir los diferentes formularios de órdenes de compra y procesar los
cargos en el sistema R4T.

3. Debido a los problemas que se suscitaron con la implementación del sistema R4T en este
departamento se manejan varios sistemas independientes los cuales permiten controlar las
transacciones realizadas en algunos centros de costo de la Compañía. Los sistemas que mencionamos
se indican a continuación:

• Sistema de control de inventarios

• Sistema de Almacén (llamado PCQUROP)

4. Cada uno de estos sistemas ha sido desarrollado en diferentes lenguajes de programación y no tienen
documentación de soporte. Afortunadamente, las personas que desarrollaron estos sistemas continÚan
trabajando para la Compañía.

5. En el departamento se llevan a cabo los siguientes procedimientos

• Efectuar los cargos en las cuentas de los clientes

LABORATORIO 2 –NIA’S MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 10

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• Emisión de las facturas

Rutina diaria de operación

6. El proceso de facturación y de cargos en las cuentas de los clientes debe ser rápido y diariamente ya
que un cliente puede utilizar todos los servicios de la Compañía en el mismo día.

7. Diariamente el departamento de ventas envía al departamento de facturación todos los documentos

correspondientes a la apertura de la cuenta del cliente en el sistema R4T: Todos estos documentos se
guardan en un archivo tipo palomar que se encuentra dentro del departamento e identificado por el
numero cliente.

8. Debido a la segregación de sistemas existentes, las personas a cargo del procesamiento deben de
transcribir en las cuentas de los clientes los re SÚmenes de los reportes emitidos por estos sistemas.
Afortunadamente, los sistemas instalados generan información por n Úmero de cliente, lo cual facilita
la carga de la información en el sistema R4T. Todo este procedimiento se evitaría si la Compañía
contase con un sistema integral.

9. Diariamente se reciben en este departamento los siguientes documentos, los cuales son utilizados para
afectar las cuentas de los clientes en el sistema R4T:

• Relación de Consumos de materias primas. Este formulario es completado por una persona de
almacén y esta acompañado de los comprobantes correspondientes.

• Relación de Consumos de otras materias primas.

10. A la información procesada en el sistema R4T y a los documentos se les coloca un sello que indica
“PROCESADO”. Diariamente o cuando se considera necesario se emite un estado de la cuenta del
cliente para verificar los cargos efectuados. El supervisor del departamento hace chequeos selectivos
de la información de los cargos, sin embargo, debido al volumen de transacciones realizadas
diariamente, es imposible para el supervisor revisar la totalidad de los cargos efectuados a todas las
cuentas de los clientes, adicionalmente, no se esta documentando la revisión efectuada mediante la
firma del funcionario.

11. El departamento de facturación recibe del departamento de ventas, vía fax los pedidos aprobados
por la coordinadora de ventas y por el departamento de crédito y cobranzas para proceder a su
facturación.

12. Antes de proceder a su facturación revisa lo siguiente: Código de productos, Código de cliente,
Bonificaciones, en caso de que apliquen, Aprobación del departamento de crédito y cobranzas

13. El proceso de facturación se realiza usando una aplicación desarrollada a través del sistema R4T. Esta
aplicación está interconectada con las áreas de Cuentas por cobrar-ventas, Inventarios-compras

14. El sistema Únicamente factura aquellos pedidos que tienen productos con existencias completas en
los inventarios. No hay en estos momentos un control mecanizado sobre los pedidos que no tienen
existencias en almacén.

15. El sistema no trabaja con límites de crédito de los clientes.

16. El proceso de facturación comienza con la carga de pedidos (opción 1). Una vez cargado los pedidos
se elige la opción 4 que es cuando el sistema carga las ventas y registra las cuentas por cobrar,
descarga los inventarios y emite la factura.

17. Al día siguiente a primera hora, se emite un listado que totaliza la facturación del día anterior. Al final
del mes el sistema emite un listado total de la facturación. Dicha aplicación genera listados por cliente
y facturas, por producto, por región, por compañía, por zona y a la vez un asiento resumen

LABORATORIO 2 –NIA’S MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 11

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mensual, que a fecha de cierre se procesa a través del software Hipermax. No se deja evidencia de
la revisión de este listado por una persona diferente a quienes emiten la facturación.

18. Las facturas, las notas de crédito y las notas de débito son emitidas en la Planta Central por las personas
del departamento de facturación utilizando el sistema R4T, en donde se desglosan y se envían de la
manera siguiente:

Original Cliente(Cuando la cancela)

Copia Visitador Médico (sellada como recibida por el

cliente)

Copia Ventas

Copia Expediente del cliente llevado por Ventas

Copia Correlativo de facturas

19. Observamos que no se envía ninguna copia de esta documentación al departamento de

contabilidad, para su revisión, registro y soporte de las cifras que se presentan en los estados
financieros.

20. Los reportes emanados por el sistema R4T incluyen los inventarios, las cuentas por cobrar y la
producción que a la fecha mantienen Protón y Fleming con terceros como Flupal, es decir el sistema
no permite reclasificar y mantener un control por separado de las otras cuentas por cobrar que no son
con los clientes, por lo que siempre se tienen que hacer reclasificaciones manuales para efectos de
comisiones y estadísticas del departamento, que implican un gran n Úmero de horas invertidas y hasta
errores en la información suministrada.

21. Una vez que las facturas son emitidas, almacén prepara una relación de cada una de las copia de las
facturas que trae el transportista debidamente firmada por el cliente y la envía al departamento de
crédito y cobranzas quien firma la relación en señal de que ha recibido todos los documentos y envía
la copia de la factura al visitador médico para que éste gestione la cobranza.

DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZAS

1. El departamento de crédito y cobranzas está compuesto por: 1 Jefe de crédito y cobranzas (Alice
Escalona) y 2 analistas.

2. Una vez que el jefe del departamento de Crédito y Cobranzas obtiene del departamento de ventas
la información que le permite aprobar o rechazar el pedido (información del cliente, datos personales,
referencias comerciales, etc. analiza y evaLÚa dicha información conjuntamente con el gerente de
ventas y procede a la aprobación del pedido firmando el formulario de pedidos. Existen casos en que
no se deja evidencia de esta aprobación ya que el departamento de crédito y cobranzas regresa los
pedidos al departamento de ventas, Únicamente con la firma del departamento de ventas.

3. La aprobación de los nuevos créditos es manejada conjuntamente por el departamento de crédito y

cobranzas, ventas y la gerencia general desde la oficina de la Plaza Central. Cuando se recibe un
pedido importante el Jefe del Departamento conjuntamente con el Gerente de Ventas y el Gerente
General firman el formulario de pedido en señal de aprobación.

4. Los pedidos de clientes recurrentes son aprobados por el Jefe del departamento después de revisar el
listado de cuentas a cobrar del mes anterior y los recibos de cobranza del mes. Si el pedido es
aprobado o rechazado se remite al departamento de ventas, en este Último caso se explica el motivo
del rechazo del pedido para que ventas informe al visitador y hable con el cliente.

LABORATORIO 2 –NIA’S MODULO I Y II, NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 12

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5. El departamento de Crédito y Cobranzas mantiene un expediente para cada cliente que incluye la
documentación siguiente: Planilla de solicitud de crédito, documentos de registro, referencias
comerciales, código del cliente asignado por el maestro de clientes. Observamos que los expedientes
no mantienen actualizada y/o completa las direcciones de cada cliente, persona contacto y los
teléfonos, sin embargo, la data contenida en el sistema R4T si se encuentra al día.

Procedimientos de cobranzas

6. A cada visitador medico se le entrega un talonario de Soporte de Pago de con 50 recibos por
compañía, dichos talonarios cumplen con las normativas exigidas. Sin embargo no existe un control
posterior llevando un correlativo del talonario de Soporte de Pago usado por vendedor. Este formulario
es emitido en original y 3 copias las cuales tienen el siguiente destino: a) original al cliente,
b) copia verde al departamento de contabilidad conjuntamente con el recibo de depósito bancario
c) copia rosada se archiva en el departamento de crédito y cobranzas y sirve para procesar el cobro
en el sistema R4T, d) la copia azul queda en el talonario del vendedor.

7. A nivel de sistemas las cuentas por cobrar y las cobranzas son controladas a través del sistema R4T.

8. Semanalmente una de las personas del departamento de Crédito y Cobranzas se traslada a la Planta
para registrar las cobranzas en el sistema R4T. Este trabajo se hace una vez a la semana por lo cual, la
data contenida en la base de datos del R4T tiene una semana de retraso.

9. Toda la documentación que soporta las cobranzas es pasada a contabilidad semanalmente

conjuntamente con el asiento resumen emitido por el R4T.

10. Actualmente no hay un procedimiento de conciliación mensual de la información contenida en el

listado “resumen de cuentas por región y tipo de venta” y el listado “análisis consolidado por cliente”
emitidos ambos por el sistema R4T con el mayor general por lo cual presentaban diferencia y hasta la
fecha no se ha hecho un análisis de esta diferencia. Esta situación se debía a diferentes motivos los
cuales están siendo corregidos. A partir del mes de mayo del 200X la Jefe de cobranzas conjuntamente
con el contador van a conciliar mensualmente la información contenida en este registro auxiliar con
el mayor general.

11. El sistema R4T no trabaja con límites de crédito, por lo que se pudieran estar autorizando pedidos a
clientes con saldos vencidos.

12. No existe una aplicación para la revisión de los descuentos por cobranzas y que emita las respectivas
notas de crédito o de débito segÚn sea el caso.

13. El departamento de crédito y cobranzas maneja los reportes siguientes:

• Análisis consolidado por cliente: listado en donde se refleja la antig Üedad de la deuda del
cliente, por documento.

• Relación de Envío de facturas al cobro: listado en donde se relaciona las facturas pendientes de
cobro por visitador, para gestionar la cobranza.

• Reporte neto de cobranzas: presenta las cobranzas realizadas por región durante el mes.

14. El departamento de crédito y cobranzas emite al cierre de cada mes los Estados de cuenta de los
clientes y se los envía a cada visitador con el fin de que hagan sus gestiones de cobranzas necesarias.
La Compañía no mantiene la política de enviar estados de cuentas a los clientes.

15. El departamento de crédito y cobranzas no posee un manual de normas y procedimientos.

16. El departamento no tiene una política escrita que defina las facturas que son consideradas
incobrables. En conversación con la jefe del departamento de crédito y cobranzas, gestionan las

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cobranzas por hasta un año y medio, en caso de no conseguir su cobro, le solicitan un informe al
representante de ventas en donde exponga las razones por las cuales se agotaron sus gestiones de
cobranza, hasta la fecha no han gestionado las cobranzas atrasadas a través de los abogados.

17. La Compañía también utiliza la figura de compañías vendedoras/cobradoras para efectuar las ventas
a ciertas entidades gubernamentales y les paga un 10 % de comisión sobre la cobranza. En esta
situación están Pablo Gómez Representaciones, AMERICAN Hospital Supply y Alpha.

Notas de débito por cheques devueltos

18. El departamento de crédito y cobranzas recibe del banco los cheques devueltos y prepara la nota de
débito correspondiente al cliente. Posteriormente avisa al visitador médico para que se comunique
con el cliente.

19. El cheque devuelto conjuntamente con la Nota de Débito son enviados al visitador médico para
gestionar el cobro.

20. La nota de débito del Banco conjuntamente con una copia de la Nota de débito del cliente son
enviados al departamento de contabilidad para su registro contable.

Elaboración de Notas de Crédito

21. La elaboración de las Notes de Crédito por Descuentos o por Devolución de Productos está a cargo
de las personas que facturan. Esta situación esta trayendo problemas en el departamento de ventas
quien desconocía la existencia de las Notas de Crédito por devolución de Mercancías.

22. Las Notas de Crédito por devolución de mercancías se hacen una vez aprobada la devolución por
parte del departamento de control de calidad. En el pasado han habido ciertos retrasos en la
elaboración de las Notes de Crédito por Devolución de Mercancías debido a que el departamento
de Control de Calidad tardaba cierto tiempo en la revisión de las mercancías devueltas y en transmitir
la información al departamento de facturación.
Ventas en consignación

23. La Compañía tiene la política de entregar ciertos productos a los visitadores médicos en consignación.
Estas transacciones obedecen a la venta de ciertos productos en forma promocional. En el proceso
relacionado con las Ventas Promocionales, que son ofertas destinadas a las farmacias, no existe
segregación de funciones; es decir, el departamento de ventas decide la oferta y es el departamento
de crédito y cobranzas quien controla todo el proceso comenzando de entrega de la mercancía a
cada vendedor.

24. La mercancía que va a ser vendida bajo la oferta se le entrega directamente al visitador a través de
notas de entrega, elaboradas por crédito y cobranzas, éstas notas de entrega son procesadas a través
del R4T y mueven los inventarios.

25. La Compañía carga en la cuenta del visitador médico el costo de las mercancías que serán ofrecidas
en oferta y en el momento en que el visitador médico reporta la cobranza es cuando se registra la
venta y se acredita a su cuenta por cobrar.

26. Al visitador se le otorga un mes para vender los productos directamente en las farmacias. A medida
que ellos van vendiendo van presentando un recibo a Cobranzas por la venta efectuada, transcurrido
un mes después de la entrega, crédito y cobranzas analiza la cuenta del vendedor, analizando las
cantidades entregadas versus lo vendido y devuelto. Y ordena la emisión de la factura a nombre del
vendedor para aplicarle los cobros.

27. Con respecto a la mercancía no vendida, el vendedor la devuelve al almacén, dicha mercancía es
pasada al departamento de control de calidad para su aceptación o rechazo. El almacén envía esta
información al departamento de crédito y cobranzas en donde se ajusta la cuenta con el vendedor.

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DEPARTAMENTO DE ALMACEN y DESPACHO

1. El jefe de almacén está encargado de controlar la existencia física de los inventarios de: productos
terminados, material de empaque, material de envase, materia prima y muestras médicas en el
almacén. También hay una persona en la Planta que funge contador de costos que se encarga de
procesar las entradas al sistema R4T (Daysi Reales).

2. El departamento de Despacho y Almacén recibe diariamente las facturas del departamento de

facturación, organiza las mercancías y embala los productos. A la fecha no mantienen un sistema en
línea que les permita ir preparando el despacho para el momento en que se emita la facturación.

3. El departamento de Despacho y Almacén prepara la mercancía por empresa y elabora una ruta de
entrega consolidada para pagar el flete de despacho más lejano con la finalidad de minimizar costos
de flete.

4. Despacho separa dos (2) lotes de facturas, uno (1) con las copias requeridas por el cliente incluidas en
un sobre y otro con la factura original y la copia, que si es COD o crédito la devolverá como recibida.

5. A nivel del mayor general la Compañía no va registrando mensualmente las cantidades utilizadas de
los inventarios, los costos de los productos vendidos, etc. Este procedimiento solo se hace a nivel de
registros auxiliares. A nivel contable se hace solamente al final del ejercicio aunque en este Último
ejercicio se efectuaron ajustes en el mes de diciembre.

6. El Sistema R4T emiten los registros auxiliares correspondientes para el control de los inventarios como
por ejemplo: registros auxiliares a una fecha determinada, control de las orden de fabricación
terminadas en el mes, registro y detalle de las horas de mano de obra directa, etc, sin embargo, esta
información extra contable no es utilizada para registrar las operaciones de fabricación en la
contabilidad de la empresa. Al final del año es cuando se utiliza la información generada por el sistema
R4T y se ajustan los registros contables en base a los resultados del inventario físico.

7. Mensualmente la Compañía realiza el inventario físico de los 20 productos de mayor rotación y de otros
5 productos al azar y diferentes a estos 20 productos. Dicho inventario se efect Úa entre el gerente de
planificación y el jefe de despacho. No se realizan ajustes en los libros. No existe una política definida
con respecto al nivel de responsabilidad y aprobación de los ajustes.

8. El jefe de almacén está autorizados para registrar entradas y/o ajustes a las cantidades en existencia
del sistema R4T.

9. Mensualmente se hace el inventario de los productos psicotrópicos com Únmente llamados de récipe
morado. Estos inventarios se efectÚan entre el gerente de planificación y el jefe de despacho. Las
diferencias significativas que serán ajustadas a nivel del registro auxiliar de inventarios deben estar
aprobadas por el gerente de planta (deberían ser autorizadas pro el Gerente General o el Gerente de
Finanzas).

10. La Compañía no ha documentado los procedimientos para el control de los inventarios en el almacén,
toma de inventarios físicos, despacho de mercancías, devoluciones, procedimientos para el control
de los costos, procedimientos de compra de inventarios, etc.

11. Despacho controla los fletes generados por la venta; cuando el camión regresa con la (s) facturas
(s) recibida (s) y/o el (los) cheque (s) por los COD, también deja una (1) copia de las guías por las
entregas. Posteriormente despacho compara los fletes incluidos en la factura quincenal del proveedor
vs. la copia y aprueba o hace sus reclamos pertinentes. En este procedimiento podemos observar que
los fletes no son revisados por un departamento diferente al que los genera en base a la
documentación pertinente.

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DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1. El jefe de compras es responsable de seleccionar cada proveedor de la empresa, a fin de asegurar

que los mismos cumplan con los requerimientos necesarios a niveles de condiciones de pago, precio y
condiciones de entrega.

2. El departamento de compras está conformado de la forma siguiente: 1 Jefe de Compras, que es la

Sra. Carmela González (encargada de MP, ME y Varios Nacionales) y 1 Asistente de Compras Maritza
Mendoza (encargada de compras del exterior)

3. Las compras están clasificadas de la manera siguiente:

• Compras menores. Corresponden a adquisiciones varias, las cuales por su cuantía se procesan
directamente por caja chica y/o el departamento de servicios generales en Plaza Guatemala.
No hay una política escrita sobre este aspecto, sin embargo, de acuerdo con manifestaciones
de la jefe de compras, el rango utilizado para definir las compras menores está comprendido
hasta cincuenta mil (Q 50.000)

• Compras productivas nacionales y compras productivas importadas. Aplicables para materia

prima, material de empaque y envase.

• Compras varias. Compras de bienes diferentes al proceso productivo.

4. El procedimiento utilizado para las compras productivas es el siguiente:

Requerimiento de materiales (nacionales)

La gerencia de planificación elabora la requisición de materiales en original y una copia ( véase

procedimiento de planificación) firmada por el gerente de planificación, las cuales son enviadas
al departamento de compras el cual recibe y envía la original a la gerencia de planificación y
conserva la copia para su control.

Requerimiento de materiales (importados):

Las compras de materia prima importada son manejadas a nivel corporativo desde la casa matriz
para efectos del proveedor y precios. La gerencia de planificación elabora la requisición de
materiales y luego de estar aprobada por la gerencia de planta es entregada a la Sra. Maritza
Mendoza, asistente de compras la cual se encarga de realizar los trámites inherentes a la
importación de la materia prima.

Requerimiento de materiales para las compras varias:

Para las compras de bienes y/o servicios distintos al proceso productivo, cada unidad funcional
elabora sus requerimientos y los envía al departamento de compras previamente aprobados por
el gerente de la unidad

Para las compras de montos menores relacionadas con los servicios inmediatos a los trabajadores
de Plaza Guatemala

Elaboración y análisis de las cotizaciones:

Se solicitan tres (03) cotizaciones una vez recibidas vía fax o E-Mail, se procede a realizar el análisis
de las mismas en una hoja de cálculo de Excel. Se selecciona el proveedor y se procede a elaborar
la orden de compra. Es de hacer notar que no existe una política escrita por parte del cliente en
la cual se definan los parámetros para la selección de las cotizaciones,

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Orden compra:

Se procede a elaborar la orden de compra en el sistema Hipermax a la cual se le anexan el

requerimiento de materiales y el análisis de las cotizaciones, se emite un (1) original y tres (03)
copias, las cuales son enviadas al gerente de planta para su revisión y aprobación, la original se
envía al proveedor, una copia se envía al almacén, otra al archivo de compras y la Última a la
unidad solicitante (gerencia de planificación).

Por problemas de integración de los sistemas, actualmente se duplica la carga de la orden de

compra en el sistema Hipermax debido a que una carga se realiza en Planta Central y
posteriormente se vuelve a realizar otro proceso de carga de datos en Plaza Guatemala para
efectos de registrar las cuentas por pagar.

Recepción de la mercancía:

El sistema Hipermax no permite el control de las órdenes de compra emitidas no recibidas.

El departamento de compras lleva un archivo tipo acordeón en donde se mantienen todas las
órdenes de compra pendientes. Una vez recibidas la mercancía en el almacén éste emite una
nota de recepción y envía una copia al departamento de compras y a la contadora de costos
para el registro contable de la operación y para que se realice el cierre operativo de la orden de
compra (incluyendo los gastos de nacionalización para los casos de mercancía importada).

Adicionalmente el departamento de compras recibe por parte del almacén las facturas originales
entregadas por los proveedores y las envía periódicamente al departamento de cuentas por
pagar mediante una relación de facturas entregadas la cual se elabora en original y copia.

Devolución de material:

En el caso que los materiales comprados no cumplan con las especificaciones mínimas, el
departamento de control de calidad emite un memo de observaciones en original y copia y lo
envía al departamento de compras el cual al recibirlo debe enviarlo al proveedor para que se
proceda a la devolución.

El almacén entrega la mercancía al proveedor y se emite una nota de envío para justificar la salida
de material, una vez que este es repuesto por el proveedor almacén emite una orden de
recepción y se cumplen con los procesos establecidos en el punto anterior.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION

1. El departamento de planificación está ubicado en la Planta Central y está conformado de la manera

siguiente: 1 Gerente de planificación (Iván Portillo), 1 Asistente (Dora Zambrano).

2. El departamento de Mercadeo prepara el pronóstico de las ventas anual, el detalle de los inventarios
mensual (Materia Prima, Material de Empaque, Material de Envase) Dicha información es cargada
por el departamento de planificación en un programa creado a través del R4T llamado “Explosión de
Materiales”, que pronostica a 3 meses de inventario los requerimientos de inventario de acuerdo al
pronóstico de ventas. El programa compara la necesidad de los futuros 3 meses contra las existencias
en Inventario.

3. A través del sistema R4T no se emiten las requisiciones de compra, Con estos resultados, el
departamento de Planificación procede a emitir las requisiciones de compras, a través de una hoja
de Excel. Las cantidades a comprar están basadas a los tamaños estándares de venta del proveedor.

4. El programa de Explosión de materiales tiene clasificado el stock de los inventarios de materia prima
y productos terminados en A, B y C.

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• Tipo A. Son aquellos inventarios que en unidades se mueven poco pero que a nivel representan
más y se les otorga un nivel de rotación de inventarios entre 1 y 3 meses.

• Tipo B. Son aquellos inventarios que en unidades se mueven más que los tipo A, pero que a
nivel de representan menos que los del tipo A y se les otorga un nivel de rotación de inventarios
entre 4 y 6 meses.

• Tipo C. Son aquellos inventarios que en unidades se mueven a altos niveles pero que a nivel
representan poco y su rotación está entre 6 y 8 meses.

DEPARTAMENTO DE TESORERIA

1. La Tesorería es manejada directamente por la Gerencia de Administración y Finanzas.

2. El manejo de la Tesorería no está automatizado. En caso de requerir información sobre la

disponibilidad bancaria, la secretaria del departamento de administración llama telefónicamente al
banco ya que la Compañía no se encuentran conectada con el banco o vía Internet.

3. En el sistema Hipermax no están interconectados los módulos de cuentas por cobrar, cuentas por
pagar y bancos, en consecuencia, la información para la toma de decisiones se obtiene
retardadamente y está sujeta a presentar errores.

4. Es la gerencia de administración quien recopila toda la información del departamento de cobranzas

y del de cuentas por pagar a fin de decidir por los pagos que se deben realizar y/o solicitar
financiamiento en caso de que sea necesario.

5. Los cheques son elaborados por la cajera a través del sistema Hipermax en su módulo de chequeras.
Dicho módulo no está conectado con el módulo de cuentas por pagar por lo que la elaboración
de los cheques es totalmente manual y requiere de funciones repetitivas y de mayor inversión de
tiempo para su elaboración.

6. Por no existir una interconexión entre los módulos de banco y cuentas por pagar se pudieran existir
casos de duplicidad de pagos.

7. Para proceder a la emisión de los cheques, la cajera cumple con el procedimiento siguiente:

• Recibe de cuentas por pagar la relación de pagos debidamente autorizada por la gerencia
de administración, para proceder a emitir los cheques a favor de los proveedores.

• Atiende a los proveedores a nivel entrega de cheques, los días viernes de cada semana.

• Elabora diariamente los depósitos bancarios provenientes de las cobranzas.

• Lleva un control exacto de los pagos pendientes a través de expedientes por proveedor.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1. El departamento de Contabilidad está conformado de la forma siguiente:

2 Contadora, Coro Duc

1 Contadora filiales, Yudith Quint
2 Encargada de cuentas por pagar, Melba Villegas
1 Auxiliar de Contabilidad, MariLÚ Yép
Estudiantes en Práctica.

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2. No existe un manual de normas y procedimientos contables dentro del departamento de contabilidad

por lo que no existen lineamientos definidos para la realización de las actividades. Esta situación genera
carga de trabajo a las contadoras, así como, decisiones e interpretaciones que tienden a simplificar
las actividades correspondientes a su cargo, pudiendo obviar aspectos importantes de control interno.

3. Debido a que no existe interfase entre el sistema de Macarao y Plaza Guatemala y los procesos de
registros no están automatizados, actualmente en contabilidad no se realizan los procesos de revisión,
control y revisión de todos los procesos contables de las empresas.

4. A groso modo entre las actividades realizadas por el personal de este departamento incluyen las
siguientes:

• Controlar el pago de los impuestos retenidos de facturas, patente de industria y comercio,

impuesto sobre la renta definitivo, libro de compra ventas, cálculo y pago mensual del IVA y
cualquier otra disposición legal.

5. Efectuar mensualmente un cuadre de los saldos de las cuentas ínter compañías y relacionadas.

6. Preparar mensualmente los estados financieros de la empresa basados en PCGA para la toma de
decisiones.

7. Elaboración, revisión y análisis de las conciliaciones bancarias elaboradas por los pasantes, a fin de
realizar los ajustes y reclasificaciones necesarios.

8. Registrar las provisiones mensuales, registro de comprobantes, codificación de los vouchers, archivo
de los registros.

9. Registar mensual los asientos recurrentes tales como: incentivos a los visitadores médicos de la
empresa, provisiones contractuales, soportados por cálculos manuales elaborados en hojas de excel.
No se ha establecido un proceso de revisión, análisis y de estos cálculos por parte del departamento
de contabilidad.

10. Las nóminas se realizan a través del sistema Hipermax, su registro en contabilidad está automatizado,
sin embargo no tienen establecido el proceso de revisión y su evidencia.

11. Llevar un control de las obligaciones y de las mercancías compradas. La documentación que se
genera por las compras se maneja y resguarda en Plaza Central, por lo que contabilidad no revisa,
analiza y cuadra con la documentación soporte las operaciones generadas en compras.

12. El control de los proveedores se lleva a través de una hoja en Excel cuya información no venia siendo
conciliada con los registros contables. Debido a este procedimiento se originaron diferencias
importantes entre la información contenida en la hoja en Excel y el mayor general. Estas diferencias
fueron ajustadas al cierre del año terminado el 31-12-2013.

13. Emitir semanalmente un listado a la gerencia de administración que contenga toda la información
sobre las de las obligaciones para su revisión y aprobación.

14. Semanalmente ordenar a caja la emisión de los cheques a los proveedores una vez aprobado por la
gerencia de administración y finanzas.

15. Los comprobantes de diario son procesados por el sistema Hipermax, para la obtención de los estados
financieros, los mismos están clasificados de la forma siguiente:

CD tipo 0 Bancos (Hipermax directamente en contabilidad)

CD tipo 1 Cobranzas (resumen del R4T)
CD tipo 2 Ventas (resumen del R4T)

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CD tipo 4 Amortizaciones, depreciaciones (Hipermax directamente en

contabilidad-Excel)
CD tipo 5 Generales, ajustes y reclasificaciones (Hipermax directamente en
contabilidad)
CD tipo 6 Compras (resumen del R4T)
CD tipo 9 Todo lo relacionado a nóminas (Hipermax, módulo de nómina
automatizado y las provisiones por contabilidad-Excel)

16. El procedimiento de registro contable por área es el siguiente:

Desembolsos:

La información para procesar los cheques es transcrita al sistema Hipermax, sin embargo, no están
interconectados los módulos de cuentas por pagar y bancos, por lo que hay un reproceso en la
elaboración y trascripción del registro contable, de los desembolsos.

Cobranzas:

Las cobranzas se registran en el sistema Hipermax por un asiento resumen semanal emitido por el
sistema R4T. Las conciliaciones bancarias son elaboradas a través del detalle de las cobranzas que se
emite por el sistema Hipermax.

Facturación:

Para el registro contable de las cuentas por cobrar y ventas se recibe del R4T un asiento tipo 2 que
resume las ventas del mes, la documentación que soporta dicho registro queda en poder del
departamento de facturación. En contabilidad no se deja evidencia de la revisión y cuadre del registro
contable.

Provisiones:

Las provisiones mensuales contractuales las elabora a través de hoja de Excel el departamento de
Recursos Humanos, las mismas son registradas sin dejar evidencia de revisión de los cálculos y
conformidad con las exigencias legales por parte del departamento de contabilidad.

Compras:

Para el registro contable de las compras y cuentas por pagar, se recibe semanalmente del R4T un
comprobante de diario resumen el cual se procesa por Hipermax. Los detalles de las cuentas por pagar
se manejan por Plaza Guatemala y el detalle de las compras por Plaza Central.

Nóminas:

El registro de la nómina está automatizado en el sistema Hipermax. Sin embargo no se deja evidencia
de que se realice un procedimiento de revisión y aprobación por parte del departamento de
contabilidad.

Basado en lo expuesto, es necesario que de acuerdo al cumplimiento de las Normas Internacionales de

Auditoría principalmente en las secciones 200 – 299 y 300 499 en lo aplicable, establezca, formule y
documente lo siguiente:

i. Documente los acuerdos de los términos de la realización de la auditoria de estados

financieros, basado en que la auditoria se realizara en un lapso de 4 semanas, con un monto
de honorarios de Q 70 mil (incluye IVA) y entregará como producto final un dictamen sobre
la razonabilidad de estados financieros y los estados financieros auditados.

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i. Diseñe los programas, procedimientos y matrices que pudieran surgir a nivel de escenario
basado en los datos del ambiente de control interno y financiero que evidencien los estados
financieros. (Matriz de evaluación del riesgo de control)

ii. Evidencie y determine los impactos de control financiero y de ambiente de control sobre las
regulaciones y leyes que afectan este proceso de auditoria en la presentación y generación
de los estados financieros.

iv. Determine y establezca las comunicaciones de los responsables del gobierno corporativo a
quien se rendirán los informes y deficiencias de control interno reportables, asi como la
discusión de los borradores y cualquier otra información que se pudiera dar en el proceso de
la auditoría a realizar.

v. Realice matriz sobre las actividades de control que posee la Compañía en cumplimiento y
requerimiento de la NIA 315

vi. Identifique los controles establecidos que tiene la Compañía respecto a su estructura de
control interno que posee, basando en ello fundamente la conclusión del mismo basado en
su juicio (aunque se debería de diseñar pruebas de control interno para determinar la
confianza de estos controles, pero por omisión de los mismos solo deberá de simular esta
actividad)

vii. Determine el benchmark a aplicar, basado en la información proporcionada.

vii. Elabore las matrices de enfoque de auditoria basados en la materialidad determinada

para los activos, pasivos, ingresos y gastos que puedan ejecutarse en la auditoría

ix. Elabore las matrices de evaluación de riesgos de los activos, pasivos, ingresos y resultados
que se establecieron en la literal (viii,) de conformidad con la NIA 315 y 330

CHIQUIMULA, OCTUBRE DE 2020

Derechos Reservados Centro Universitario de Oriente de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Finca el Zapotillo, Zona 5,
ciudad de Chiquimula, Chiquimula, Guatemala, C. A.. El CUNORI prohíbe cualquier forma de reproducción, almacenaje de la
totalidad o parte de esta obra, sin autorización por escrito del Profesor o del Director de esta casa de estudios.

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