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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PROCESO GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS

GUIA ASIENTO DIARIO DE INFORMACION PRESUPUESTAL


DIGITAL

Código: GRF-G-020

Versión: 2.0

Abril de 2020

Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol


TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION 3

2. OBJETIVO GENERAL 3

3. OBJETIVO ESPECIFICO 3

4. ALCANCE DE LA GUIA 3

5. RESPONSABLE 4

6. DEFINICIONES 4

7. GENERALIDADES 5

8. MARCO NORMATIVO 5

9. CREACION CARPETA COMPARTIDA DE LA SERIE DOCUMENTAL ASIENTO DIARIO DE INFORMACIÓN


PRESUPUESTAL. 7

10. FIRMA DOCUMENTOS PRESUPUESTALES 8

11. DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE CONFORMAN EL ASIENTO DIARIO DE INFORMACIÓN


PRESUPUESTAL 9

12. ENVIO AL AREA CORRESPONDIENTE PARA CONTINUAR CON EL TRÁMITE DE LA CADENA


PRESUPUESTAL 10

13. ENVIO ORIGINAL FIRMADO DEL REGISTRO PRESUPUESTAL AL AREA CORRESPONDIENTE PARA
CONTINUAR CON EL TRÁMITE DE LA CADENA PRESUPUESTAL 12

14. CONFORMACIÓN ASIENTO DIGITAL EN LA CARPETA COMPARTIDA DE SERIE DOCUMENTAL 14

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1. INTRODUCCION

Dentro de sus funciones previstas en la resolución 1670 del 21 de julio de 2004 del Grupo de
Presupuesto de la Dirección General entre otras, se establecen las siguientes:

(…)Administrar los procesos, actividades y tareas requeridos para la gestión presupuestal de


la entidad con criterios de eficiencia y eficacia.

Ejecutar los procesos, actividades y tareas para la expedición de los Certificados de


Disponibilidad Presupuestal - CDP y de Registro Presupuestal - CRP, Adiciones y reducciones
en coordinación con las dependencias solicitantes.

El Grupo de Presupuesto de la Dirección General garantiza el cumplimiento y atención de las


solicitudes que se allegan al área con oportunidad y asertividad.

Solicitudes de CDPs, CDPs y Registro Presupuestales los cuales son solicitados por las
dependencias mediante comunicaciones radicadas en On-Base o notificaciones por correo
institucional Outlook.

Y en los grupos de apoyo administrativo en la resolución 000442 del 29 de marzo del 2005 se
crean los grupos de apoyo administrativo mixto y se establece la función de elaborar certificados
de disponibilidad presupuestal entre otras.

2. OBJETIVO GENERAL

La presente guía tiene como objetivo orientar y dar lineamientos a los grupos de presupuesto,
en la Dirección General o quien haga sus veces en las regionales y los grupos de apoyo
administrativo mixto para la conformación del nuevo asiento diario de información presupuestal
en forma digital para cada vigencia.

3. OBJETIVO ESPECIFICO

Dar directrices para realizar la digitalización de los documentos que conforman


el Asiento Diario de Información Presupuestal, elaborados para el trámite de la
cadena presupuestal, según lo establecido en la tabla de retención
documental, con el fin de implementar la política de Cero papel.

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4. ALCANCE DE LA GUIA
La presente guía permite a los responsables del manejo de las solicitudes y anexos al interior
del grupo de presupuesto o quien haga sus veces en las regionales y grupos de apoyo
administrativo mixto, implementar la digitalización de los documentos que conforman el
Asiento Diario de información Presupuestal dentro de cada vigencia.

5. RESPONSABLES

El Coordinador del Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces en las regionales y los grupos
de apoyo administrativo mixto son los responsables de soportar los trámites de la cadena
presupuestal de la entidad.

6. DEFINICIONES

Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento de gestión financiera y presupuestal


que permite al responsable del presupuesto, dar certeza sobre la existencia de una apropiación
disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso. Cualquier acto
administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar con Certificados
de Disponibilidad Presupuestal previos; como también cualquier compromiso que se adquiera
con violación de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.

Compromiso Presupuestal: Son los actos realizados por la entidad en desarrollo de la capacidad
de contratar y comprometer el presupuesto, mediante contratos, órdenes de prestación de
Servicios y de compra y actos administrativos de ordenación de gastos.

Aplicativo SIIF Nación: Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, que permite
consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de
la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades
pertenecientes a la Administración Central Nacional.

Cadena Presupuestal: Es el conjunto de movimientos presupuestales que constituyen la


administración y ejecución del gasto público, asociados a las actividades de Apropiación
Presupuestal, Compromiso, Obligación y Pago.
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Adición Presupuestal: Es el incremento a la apropiación inicial con el fin de complementarla,
para ampliar el servicio, cumplir con la meta física o cubrir un nuevo gasto o servicio, con base
en recursos adicionales debidamente sustentados. (Estatuto Presupuestal, Art. 41).

Reducción Presupuestal: Consiste en reducir la asignación interna de apropiaciones a una o


varias dependencias de afectación del gasto de una Subunidad Ejecutora por uno o más rubros
presupuestales de gasto.

Aplicativo ON-BASE: Sistema de información para la Gestión Documental.

TDR: Tabla de retención documental. Se define como el listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite
establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos
de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su
vigencia o utilidad.

7. GENERALIDADES
El grupo de presupuesto o quien haga sus veces en las regionales o grupos de apoyo
administrativo mixto dispondrá de una carpeta compartida como repositorio de la información
del asiento diario de información presupuestal digital teniendo cuenta la política de Cero papel.

Cuenta con el correo institucional Outlook, mediante el cual se reciben las comunicaciones
radicadas de las solicitudes de trámite de la cadena presupuestal, por parte del grupo de
administración de documentos.

8. MARCO NORMATIVO

Ley 594 de 2000 (…) TITULO IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Artículo 11. Obligatoriedad de
la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización,
preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística (…).

(…) Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías
de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio
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técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los
siguientes requisitos:

- Organización archivística de los documentos.


- Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos
corno la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,
perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el
funcionamiento razonable del sistema (…).

(…) Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades
del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental (…).

Resolución 577 de 2014 “Por la cual se aprueban la actualización de las Tablas de Retención
Documental y se hace obligatoria su aplicación en todas las dependencias del SENA a nivel
Nacional”

GD-G-001 Guía para la Gestión Documental en las dependencias del SENA V.2 Aprobada el 28
de julio de 2014.

TRD Tabla de Retención documental: Aprobada mediante resolución 0577 del 27 marzo de 2014
Versión 2013 Grupo de Presupuesto.

Decreto 249 de 2004. Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje,
SENA.

Resolución 1670 del 21 de julio de 2004: Establece las funciones del grupo de presupuesto en
la Dirección General.

Resolución 442 del 29 de marzo de 2005: Se crean los grupos administrativo

9. CREACION CARPETA COMPARTIDA DE LA SERIE DOCUMENTAL


ASIENTO DIARIO DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL.

Se crea una Carpeta Compartida con el nombre de la serie documental según corresponda, seguida de
ASIENTO DIARIO DE INFORMACION PRESUPUESTAL, por ejemplo 1-
4043ASIENTODIARIODEINFORMACIONPRESUPUESTAL, a esta carpeta se deben vincular cada uno de los
usuarios que realizan los procesos presupuestales, al interior de esta carpeta se crearán las carpetas mes a

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mes “ENERO 2019, dentro de estas se crean carpetas de los días hábiles del cada mes “2 ENERO” para
alimentar el asiento diario de información presupuestal digital.

Esta carpeta debe ser administrada por un usuario del grupo de presupuesto, o quien sus veces en las
regionales o grupos de apoyo administrativo mixto el cual será asignado por el Jefe Inmediato o Coordinador
del Grupo.

La creación de la carpeta se debe solicitar a la mesa de servicios SENA mesadeserviciosena@sena.edu.co ,


indicándole al soporte técnico los nombres de los usuarios que tendrán acceso a ella.

El soporte técnico de la mesa de servicio genera un Link, el cual debe ser enviado por el administrador de la
carpeta, a los usuarios vinculados y encargados del proceso presupuestal, para que puedan ingresar y
alimentar día a día el asiento diario de información presupuestal.

CARPETA COMPARTIDA

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CARPETAS MES A MES

CARPETA DIA A DIA

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10. FIRMA DOCUMENTOS PRESUPUESTALES

Una vez recibidas las comunicaciones radicadas en On-Base, con las solicitudes de CDPs, Registros
Presupuestales, Adiciones, Reducción y demás documentos que conforman el asiento, se procederá a
registrar en el Aplicativo SIIF, los documentos respectivos, una vez generados, el responsable de presupuesto
o quien haga sus veces en la regional o grupo de apoyo administrativo firmara los documentos de forma
física.

11. DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE CONFORMAN EL


ASIENTO DIARIO DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

Posteriormente se escanearan los documentos originales firmados, los cuales deben ser guardados
bajo el nombre y número correspondiente, en una carpeta para poder consultarlos en el momento
que se requiera.

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12. ENVIO AL AREA CORRESPONDIENTE PARA CONTINUAR CON EL
TRÁMITE DE LA CADENA PRESUPUESTAL

Solicitud y Registro presupuestal

Cada uno de los usuarios responsables de registrar los documentos presupuestales, reenviarán las
comunicaciones notificadas por el correo institucional Outlook ejemplo (CPM No. 8-2018-029626),
con los soportes respectivos y el compromiso presupuestal al Coordinador del Grupo de Presupuesto
o quien haga sus veces en las regionales y grupos de apoyo administrativo mixto, para que ellos a su
vez lo envíe al coordinador del Grupo de Contabilidad o quien haga sus veces en las regionales y
grupos de apoyo administrativo mixto, para que se continúe con la cadena presupuestal.

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Envío Comunicación al Coordinador Grupo de Presupuesto

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Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Con relación a los CDPs, Adiciones, Reducciones y demás documentos que conformen el Asiento Diario de
Información Presupuestal, cada uno de los usuarios responsables de registrar los documentos
presupuestales, reenviarán las comunicaciones notificadas con los soportes respectivos (Comunicación
radicada de la solicitud, CDP, Adiciones, Reducciones y demás documentos) por el correo institucional
Outlook, al responsable del seguimiento de la correspondencia del área o a quien asignen en la regional o
grupos de apoyo administrativo mixto.

Envío Solicitud y Certificado de Disponibilidad Presupuestal al responsable del seguimiento de la


correspondencia.

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13. ENVIO ORIGINAL FIRMADO DEL REGISTRO PRESUPUESTAL AL
AREA CORRESPONDIENTE PARA CONTINUAR CON EL TRÁMITE DE
LA CADENA PRESUPUESTAL.

Original firmado Compromiso Presupuestal

El original firmado del registro presupuesto sin soportes, se entrega en físico al Grupo de
Contabilidad o quien haga sus veces en las regionales o grupos de apoyo administrativo mixto con la
relación de documentos entregados para obtener la evidencia del recibido con el fin de continuar
con la cadena presupuestal.

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Relación de documentos entregados a contabilidad.

Una vez entregados los originales en físico, el encargado de la correspondencia en el grupo de


presupuesto o quien haga sus veces en las regionales o grupos de apoyo debe transferir la
comunicación radicada por el aplicativo On-Base al grupo de contabilidad o quien haga sus veces en
las regionales o grupos de apoyo administrativo.

Original firmado Certificado de Disponibilidad presupuestal

El original firmado del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, se entrega en físico al solicitante


en las oficinas del grupo de presupuesto o quien haga sus veces en las regionales o grupos de apoyo
según corresponda.

El responsable de la correspondencia del grupo de presupuesto o quien haga sus veces en las
regionales o grupos de apoyo administrativo mixto realizará el respectivo descargue de las
comunicaciones en el aplicativo On-Base.
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14. CONFORMACIÓN DEL ASIENTO DIGITAL EN LA CARPETA
COMPARTIDA DE LA SERIE DOCUMENTAL.

El encargado de los registros presupuestales, realizará la copia del correo enviado al coordinador de
presupuesto o quien haga sus veces en la regional o grupo de apoyo administrativo el cual se llevará a la
carpeta compartida ASIENTO DIARIO INFORMACION PRESUPUESTAL/MES/DIA/ según corresponda.

El asiento digital debe contener todos los documentos registrados con sus anexos de manera diaria.

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Envío solicitud y registro presupuestal al asiento diario

Envío solicitud y CDP al asiento diario

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