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INSTRUCTIVO DEL SISTEMA DE MONITOREO

“INFORME TECNICO Y FINANCIERO”


USUARIO SUBVENCIONADO

(Mayo 2017)

UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO

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INDICE

CAPITULO I .................................................................................... 3
I. INGRESO AL SISTEMA Y SUBVENCIONES ....................................... 3
II. SUBVENCIONES ........................................................................ 4
CAPITULO II ................................................................................... 6
I. REGISTRO DE INFORME TÉCNICO Y FINANCIERO ............................ 6
A. Registro de Informe Técnico ......................................................... 6
B. Registro de Informe Financiero ................................................... 14
C. Enviar a Revisión el Informe Técnico y Financiero; ............................ 18

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CAPITULO I
I. INGRESO AL SISTEMA Y SUBVENCIONES

El ingreso al sistema debe realizarse desde el navegador Mozilla, en el cual se ingresará


la URL siguiente:

http://sig.cienciactiva.gob.pe:8082/bytsig/#/

Luego pulsar el botón Enter, para visualizar la plataforma.

Hacer click en el botón Ingresar como usuario interno, para accesar a la ventana de
logueo de la plataforma.

La ventana de logueo requiere del ingreso de los siguientes datos:

 Usuario: Nombre de usuario enviado por la Unidad de Tecnología de Información


de Cienciactiva.
 Contraseña: Nombre de usuario enviado por la Unidad de Tecnología de
Información de Cienciactiva.

Hacer click en el botón Iniciar sesión.

En caso de haber registrado adecuadamente los datos y de contar con los permisos,
podrá ingresar a la plataforma, de lo contrario comunicarlo a la brevedad al Monitor para
que tome las medidas correspondientes.

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II. SUBVENCIONES

Luego hacer click en el icono Gestión de Proyectos ( ) para habilitar la opción


Proyectos del Subvencionado, tal como se muestra a continuación:

Haciendo click en la opción Proyectos del Subvencionado, se visualizarán todas las


subvenciones a cargo del usuario:

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BUSCADORES
SUBVENCIONES
Para generar una búsqueda en el sistema:

Primero ingresamos el número del contrato o convenio en la opción Número de


Contrato, Entidad subvencionada, año, luego hacer click en Buscar (botón que

se encuentra en la parte superior izquierda con el icono de lupa). En caso de obtener


muchos resultados, deberá buscar la subvención con la barra de desplazamiento lateral.

Segundo hacemos click en la fila de la subvención requerida, luego de lo cual ésta se


activará con un check y sombreado de la fila, luego hacer click en el botón Abrir

que se encuentra al lado derecho de la opción Buscar.

Seguidamente, se visualizará la información de la subvención, tal como se muestra:


Parte Superior

VENTANA PRINCIPAL
Parte Inferior

En ésta ventana principal, se muestra en la Parte Superior; la opción de Reportes


(Ficha Técnica e Informe Final) y la opción Plan Operativo (Programación Técnica
Mensual “PTM”, Duración en meses de los hitos “Hitos”, Programación Técnica y
Financiera “PTF”, Programación Monetaria y No Monetaria “PM – PNM”, Cronograma
de Desembolso “CD”, adicionalmente se muestra la opción Actualizar.En la Parte
Inferior; Se muestra las opciones de Datos General, Equipo Técnico, he HITOS (opción
donde se registra los informes técnicos financieros)
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CAPITULO II
I. REGISTRO DE INFORME TÉCNICO Y FINANCIERO

El Informe Técnico de la subvención será registrado por el usuario Subvencionado, el


usuario Monitor asignado es el encargado de su revisión y aprobación.

Ubique el cursor en la opción Hitos, que se encuentra en la parte inferior y al lado


derecho de la opción Equipo Técnico de la ventana principal, haga click, al hacerlo el
usuario visualizará la pantalla siguiente:

En ésta pantalla el usuario tiene habilitadas las opciones para el registro del documento
Informe Técnico, Financiero y la opción para Enviar a revisión ambos documentos, a
nivel del documento Reporte tienen la opción de visualizar el reporte técnico y financiero
cuya responsabilidad de registro recae en el monitor.

A. Registro de Informe Técnico

Ubique el cursor en la columna de Informe y haga click en la palabra Técnico del


HITO a reportar, al hacerlo visualizará la ventana con los puntos necesarios del
informe técnico.

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Los datos principales del proyecto que deben ser ingresados son:

 Título del Proyecto; generado automáticamente por el sistema.


 Contrato y/o convenio N°; generado automáticamente por el sistema.
 Período del Hito; generado automáticamente por el sistema.
 Entidad Ejecutora; generado automáticamente por el sistema.
 Coord General de Proy; generado automáticamente por el sistema.
 Fecha del Informe; registro a cargo del subvencionado.

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Antes de detallar la información que debe ser ingresada en cada rubro, es
importante que el usuario tenga presente que para guardar la información
registrada, proceda a hacer click en el botón GUARDAR de la parte inferior derecha
de la ventana de registro y valide que el sistema le brinde el mensaje de que la
operación fue efectuada correctamente.

Seguidamente se detalla la información que debe ser ingresada en cada uno de los
rubros solicitados en el informe técnico.

1. Resumen Ejecutivo; ésta información es registrada por el subvencionado. Para


el registro hacer click sobre el nombre, al hacerlo se visualizará la casilla para el
registro (el SIG permite una hoja de texto).

2. Avances Logrados al Hito 1 (Cuadro/Acumulativo); ésta información es


registrada por el subvencionado. Para el registro hacer click sobre el nombre, al
hacerlo visualizará la ventana para el registro de avance de indicadores de
propósito y de producto del periodo correspondiente al hito seleccionado.

El usuario debe registrar solo en la columna de Nivel de Avance, la Cantidad


ejecutada y el sistema calculará automáticamente el porcentaje (%) de avance
de ejecución, cabe señalar que el sistema permite registrar como cantidad cifras
en decimales que deben ser separados en primera instancia por coma (,) o punto
(.) de acuerdo a la configuración del teclado de su máquina. Adicionalmente,
como medio de verificación, el sistema brinda la opción de adjuntar un archivo
por cada indicador.

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3. Avances en la ejecución al hito, respecto a lo programado en el Plan
Operativo del Proyecto POP; ésta información es registrada por el
subvencionado. Para el registro hacer click sobre el nombre, al hacerlo se
visualizarán dos opciones de registro.

3.2 Indicadores de Hito; el subvencionado registrará en la columna Meta


Ejecutada y el sistema calculará automáticamente el porcentaje (%) de
avance de ejecución, cabe señalar que el sistema permite registrar como
Meta Ejecutada cifras en decimales que deben ser separados en primera
instancia por coma (,) o punto (.) de acuerdo a la configuración del teclado
de su máquina, en la columna Medios de Verificación tiene la opción de
adjuntar los archivos correspondientes, en la columna Afecta el desarrollo
de algún indicador del siguiente Hito debe seleccionar la alternativa
correspondiente (SI – NO), en caso no se haya cumplido la ejecución de la
meta programada al hito, deberá colocar obligatoriamente la fecha en la
que se cumplirá la ejecución en la columna Fecha en que se Cumplirá.

Adicionalmente se debe registrar obligatoriamente el detalle del avance


logrado o la causa del incumplimiento.

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3.3 Indicadores no Completados en el Hito Anterior; el subvencionado
registrará en la columna Meta Ejecutada la meta pendiente y el sistema
calculará automáticamente el porcentaje (%) de avance de ejecución, cabe
señalar que el sistema permite registrar como Meta Ejecutada cifras en
decimales que deben ser separados en primera instancia por coma (,) o
punto (.) de acuerdo a la configuración del teclado de su máquina, en la
columna Medios de Verificación tiene la opción de adjuntar los archivos
correspondientes, en la columna Afecta el desarrollo de algún indicador
del siguiente Hito debe seleccionar la alternativa correspondiente (SI –
NO), en caso no se haya cumplido la ejecución de la meta pendiente del
hito anterior, deberá colocar obligatoriamente la fecha en la que se cumplirá
la ejecución en la columna Fecha en que se Cumplirá.

Adicionalmente se debe registrar obligatoriamente el detalle del avance


logrado o la causa del incumplimiento.

4. Otros Resultados Logrados en el Período de Hito; ésta información es


registrada por el subvencionado. Para el registro hacer click sobre el nombre, al
hacerlo se visualizará la opción solicitada. Para agregar un resultado deberá
hacer click en el signo de suma que se encuentra en la parte derecha de la
palabra descripción, al hacerlo el sistema proporcionará una casilla para el
registro, donde deberá registrar la descripción.

Para eliminar un registro hacer click en el botón en forma de X.

5. Riesgos para el cumplimiento de los indicadores durante el periodo; ésta


información es registrada por el subvencionado. Para el registro hacer click sobre
el nombre, al hacerlo el sistema proporcionará la opción solicitada. Para agregar
un riesgo deberá hacer click en el signo de suma que se encuentra en la parte
derecha de la palabra acciones tomadas, al hacerlo el sistema proporcionará una
casilla para el registro de la Descripción del Riesgo, Estado actual que cuenta
con un selector con tres opciones a seleccionar (Activado, Mitigado y
Transferido) y las Acciones tomadas.

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Para eliminar un registro hacer click en el botón en forma de X.

6. Otros problemas manifestados en el período del hito que no se encuentran


en el documento de gestión, causas y consecuencias; ésta información es
registrada por el subvencionado. Para el registro hacer click sobre el nombre, al
hacerlo el sistema proporcionará tres opciones de registro: Administrativo,
Técnico y Financiero.

Para agregar un problema deberá hacer click en el signo de suma que se


encuentra en la parte derecha de la opción a registrar, al hacerlo el sistema
proporcionará una casilla para el registro.

7. Implementación de recomendaciones de la última supervisión al proyecto


por parte de FONDECYT según el acta de supervisión; el sistema le
proporcionará las recomendaciones realizadas por el monitor, el usuario deberá
registrar en la columna Acciones Tomadas.

8. Historial de observaciones reportadas al proyecto en los hitos evaluados;


ésta opción es solo informativa para el usuario, el sistema listara automáticamente
todas las recomendaciones realizadas por el monitor en el la trayectoria del
monitoreo.

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9. Equipo Técnico del proyecto; ésta información es registrada por el
subvencionado. Para el registro hacer click sobre el nombre, se visualizará la
lista de: nombres, cargo y profesión del equipo técnico, donde el subvencionado
debe registrar el porcentaje de dedicación de cada participante, puede registrar
la cifra directamente en la casilla o hacer uso del botón alimentador de cifras.

10. Conclusiones; ésta información es registrada por el subvencionado. Para el


registro hacer click sobre el nombre, se visualizará la casilla para el registro.

11. Anexos (fotos, tablas comparativas de datos, resultados de pruebas y


ensayos, analíticas, separatas explicativas, resultados de las actividades
realizadas por otros colaboradores, etc.); ésta información es registrada por
el subvencionado. Para el registro hacer click sobre el nombre, se visualizará
la opción para anexar los documentos, fotos, etc, para ello haga click en el
botón de suma que se encuentra en la parte derecha la palabra adjuntado el.

Al hacerlo se visualizará la ventana para seleccionar el archivo, el cual deberá


ubicarlo en la ruta de origen, posteriormente haga click en Adjuntar al hacerlo
visualizará un mensaje de carga, al desaparecer el mensaje y para culminar la
carga hacer click en Aceptar.

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Para eliminar un adjunto, hacer click en el botón de forma de X, al hacerlo
visualizará un mensaje emergente que confirmará la acción, si es conforme
hacer click en SI caso contrario en NO para cancelar la acción.

Exportar Informe Técnico:

Para tener una visión general del registro, haga click en el botón “Exportar” que
se encuentra en la parte inferior izquierda de la hoja de datos, luego click sobre
el ícono de PDF que muestra, al hacerlo el sistema le proporcionará todo lo
referido al Informe Técnico en formato PDF.

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B. Registro de Informe Financiero

Ubique el cursor en la columna de Informe y haga click en la palabra Financiero


del HITO a reportar, al hacerlo el sistema le mostrará la ventana con las dos
opciones a reportar, Relación de Gastos Monetarios y Aportes no Monetarios
Valorizados.

El informe financiero consta de:

Caratula:

 Nombre del Proyecto; generado automáticamente por el sistema.


 Contrato y/o convenio N°; generado automáticamente por el sistema.
 Período del Hito; generado automáticamente por el sistema.
 Entidad Ejecutora; generada automáticamente por el sistema.
 Coord General de Proy; generado automáticamente por el sistema.

Relación de Gastos Monetarios:

Para agregar un gasto monetario ejecutado nos ubicamos en la pestaña bajo el


mismo nombre, luego hacer click en el botón de suma que se encuentra en la parte
izquierda de la palabra Partida Presupuestal, al hacerlo el sistema le proporciona

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las casillas correspondientes para el registro. Todos los campos habilitados deben
ser registrados por el Subvencionado.

1. Partida Presupuestal; ésta información es registrada por el subvencionado.


Para el registro de la partida presupuestal hacemos click en el selector y
elegimos la partida a la que pertenece el gasto a reportar.

2. Tipo de Documento; ésta información es registrada por el subvencionado. Para


el registro del tipo de documento hacemos click en el selector y elegimos el tipo
de documento a la que pertenece el gasto.

3. Número del Documento; ésta información es registrada por el subvencionado.


Detalla el número del comprobante.
4. RUC; ésta información es registrada por el subvencionado. Detalla el número de
RUC del prestador de servicio.
5. Pagado a la Orden; ésta información es registrada por el subvencionado.
Detalla el nombre o la razón social del prestador del servicio.
6. Descripción; ésta información es registrada por el subvencionado. Detalla el
gasto reportado.
7. Medio de Pago; ésta información es registrada por el subvencionado. Detalla el
medio de pago, siendo las opciones de cheque, transferencia o efectivo.
8. Numero de pago; ésta información es registrada por el subvencionado. Detalla

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el número del medio de pago.
9. Fecha de emisión de Cheque o Transferencia; ésta información es registrada
por el subvencionado. Detalla la fecha de emisión del medio de pago.
10. Importe total; ésta información es registrada por el sistema automáticamente.
Suma los montos de las fuentes de financiamiento.
11. Fuente de Financiamiento; ésta información es registrada por el
subvencionado. Detalla el monto ejecutado por cada fuente de financiamiento.

Aportes No Monetarios Valorizados:

Para agregar un aporte no monetario valorizado nos ubicamos en la pestaña bajo


el mismo nombre, luego hacer click en el botón de suma que se encuentra en la
parte izquierda de la palabra Partida Presupuestal, al hacerlo el sistema le
proporciona las casillas correspondientes para el registro.

1. Partida Presupuestal; ésta información es registrada por el subvencionado.


Para el registro de la partida presupuestal hacemos click en el selector y
elegimos la partida a la que pertenece el gasto a reportar.

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2. Descripción; ésta información es registrada por el subvencionado. Detalla el
gasto reportado.
3. Nro de valorización; ésta información es registrada por el subvencionado.
Detalla el número de valorización.
4. Fecha de valorización; ésta información es registrada por el subvencionado.
Detalla la fecha de la valorización.
5. Importe total; ésta información es registrada automáticamente por el sistema.
Suma los costos registrados en Cofinanciamiento.
6. Cofinanciamiento; ésta información es registrada por el subvencionado. Detalla
el gasto por cada cofinanciador.

Al concluir el registro debe GUARDAR la información, para ello haga click en el


botón GUARDAR que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana de
registro, al hacerlo verificar que el sistema le informe que el proceso fue correcto
con un mensaje en la parte superior derecha de la ventana, igual al siguiente:

Resumen:

Para verificar el resumen del registro de gastos nos ubicamos en la pestaña bajo el
mismo nombre, al hacerlo el sistema le proporcionará el resumen programado versus
lo ejecutado, gastos acumulados y saldos por partida y entidad participante

Archivos Adjuntos::

Para adjuntar documentos escaneados que considere necesario o algún documento


que el monitor solicite para su verificación, podrá acceder a la pestaña Archivos
Adjunto

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Exportar Informe Financiero:

Para tener una visión general del registro, haga click en el botón “Exportar” que se
encuentra en la parte inferior izquierda de la hoja de datos, luego click sobre el ícono
del formato que muestra, al hacerlo el sistema le proporcionará todo lo referido al
Informe Técnico en formato Excel, donde podrá incluir el nombre del contador para
la firma correspondiente.

C. Enviar a Revisión el Informe Técnico y Financiero;

Una vez concluido el registro de ambos informes, el usuario debe proceder a enviar
a revisión, para ello deberá hacer click en la opción Enviar Informe Técnico/
Financiero.

El sistema solicitara su confirmación del envío a revisión, para confirmar deberá


hacer click en SI, caso contrario en NO para cancelar el envío.

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Si confirma el envío, verificar que el sistema le comunique que el envío fue exitoso
por medio de un mensaje que se mostrara en la parte superior derecha de la
ventana de registro

Verificar que el estado del ITF del hito correspondiente haya cambiado a ENVIADO A
REVISIÓN.

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