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Area: ORDEN Y ESTANDARIZACION.


PROCESO: Ordenando y estandarizando la empresa implementando procesos

Ejemplo de documentación de un proceso.


Proceso de selección de personal
Título/Código: HPC-021-Proceso de selección de personal
Fecha: 21/Jul/2016
Autorizado por: Ricardo Pérez
Creado por: Pedro Jimenez
Ultimo cambio hecho por: Pedro Jimenez
Estado del sistema – proceso: AUTORIZADO
Uso: Para uso Interno de la empresa únicamente.

Declaración de resultados
Describa exactamente los resultados que debe producir este proceso:
Asegurarnos que la mayoría (al menos el 90%) de los colaboradores internos o externos de todos los niveles que
se integren a la empresa son personas de excelencia, es decir “A players”. Al tener en su gran mayoría a “A
players” colaborando en la empresa, nos permitirá crecer y operar de manera eficiente, óptima, armoniosa, en
un ambiente de excelencia, de colaboración y trabajo en equipo y en donde todas las personas dan resultados
excelentes y de preferencia excepcionales en el desempeño de su puesto.

NOTA: Este proceso está basado en los conceptos y metodologías utilizadas por la empresa ghSMART, empresa
líder en EUA en reclutamiento y selección de personal, cuyos directores escribieron o co-escribieron los libros
“Who solve your # 1 problem “ y “Top grading”. Este proceso es dinámico, es decir, una vez comenzado el
proceso en un momento se pueden estar haciendo diferentes entrevistas (entrevista de filtrado telefónica, Top
Grading, Enfocada, Enfocada, etc.) y partes del proceso al mismo tiempo. El proceso se termina cuando se elige y
contrata un candidato “A player”.

Puestos responsables
Puesto con responsabilidad general:
HPC-Dir. Gral. y equipo Gerencial. Abreviación dentro del documento HPC-DIR

Puestos participantes:
Todas los puestos de la empresa que recluten personal a su cargo.

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Diagrama del proceso


Identifique el flujo de pasos de trabajo en el proceso y haga un diagrama usando cuadros y flechas.

Crear el Score Card Revisar Realizar Enviar información a


del puesto o utilizar curriculum del entrevista candidato: Score Card,
uno ya ccreado y candidato. telefónica Manual de Puesto y
autorizado. de filtrado. Visión Estratégico.

Realizar Realizar Realizar Realizar prueba de confianza,


entrevista entrevista entrevistas pruebas médicas y revisar
Top Enfocada. de antecedentes penales y
Grading. referencia. laborales del candidato

Si se tienen varias Hacer propuesta Contratar al


opciones seleccionar al candidato. candidato.
al candidato ideal.

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Plantilla de plan de acción del sistema

Descripción de los pasos del sistema


# Pasos Puesto responsable Rango de tiempo
1. Crear score-card de acuerdo al acuerdo de Jefe directo del puesto a Frecuencia: Cada que se
puesto tomando como referencia el apartado contratar y HPC-DIR: Dir. vaya a reclutar para un
correspondiente en el manual HPC-MAN-001- Gral. puesto.
Manual de selección de personal y utilizando el
formato HPC-FOR-008-Formato de Score-card
para selección de personal. Una vez creado el Tiempo estimado de
Score-Card enviarlo a Dir. Gral. para su ejecución: 1 hr..
aprobación por e-mail. El Dir. Gral. tendrá que
responder el mail en máximo 48 hrs.

2. Revisar el curriculum del candidato utilizando la Jefe directo del puesto a Frecuencia: Cada que se
guía del HPC-MAN-001-Manual de selección de contratar vaya a reclutar para un
personal, para ver si cuenta con la experiencia, puesto.
conocimientos y habilidades que se requieren
para el puesto. Comparar el curriculum con el Tiempo estimado de
Manual de Puesto y con el score-card. ejecución: entre 10 y 20
min. por curriculum

3. Si el curriculum del candidato pasa los criterios Jefe directo del puesto a Frecuencia: Cada que se
del filtro descritos en el manual, hacer contratar vaya a reclutar para un
entrevista telefónica con todos los candidatos puesto.
con el score-card a la mano, Manual de Puesto
y de acuerdo al manual HPC-MAN-001-Manual Tiempo estimado de
de selección de personal e ir llenando el ejecución: la entrevista
formato HPC-FOR-010-Formato de llenado de puede durar entre 45
entrevista de filtrado telefónica de selección min. y 1hr.
de personal con las anotaciones
correspondientes. La entrevista telefónica debe
durar entre 45 min. y 1 hr.

NOTA: este paso es muy importante ya que


permite hacer un filtro de candidatos con el
objetivo de hacer más eficiente el proceso y no
llamar a entrevista en persona a candidatos
que no cumplan con los requisitos.

4. Para los candidatos que pasen el filtro de la Jefe directo del puesto a Frecuencia: Cada que se
llamada telefónica, enviar por e-mail la contratar vaya a reclutar para un
siguiente información: puesto.
 El score-card en formato PDF (HPC-
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FOR-008-Formato de Score-card para Tiempo estimado de


selección de personal) ejecución: 5 min.
 El Manual de Puesto correspondiente
en formato PDF y pedir que envíen por
mail los estándares generales de la
empresa que vienen dentro del
Manual de Puesto ordenados de
mayor a menor importancia de
acuerdo al criterio del candidato y
autocalificándose con las letras A,B o C
en cada estándar.
 La Visión Estratégica de la empresa en
formato PDF para “venderle” la
empresa conociendo su visión de
mediano plazo.

NOTA: Este paso permitirá al candidato


conocer a detalle qué se esperaría de el en
caso de ser seleccionado, además de evaluar el
empate cultural “cultural fit” con la empresa.

5. Para los candidatos que pasaron las fases Jefe directo del puesto a Frecuencia: De 1 a 2
anteriores, hacer entrevista de preferencia en contratar y HPC-DIR: Dir. entrevistas máximo
persona, con la metodología “Top grading”, con Gral. “Top grading” diarias.
duración de entre 20 y 30 min. por trabajo
anterior de acuerdo al manual manual HPC-
MAN-001-Manual de selección de personal.

Este tipo de entrevista la tienen que realizarla Tiempo estimado de


al mismo tiempo el menos 2 personas (el jefe ejecución: Entre 20 y 30
directo y el Dir. Gral.) y un máximo de 3 (la 3er min. por cada trabajo
persona puede ser un colega o persona de otro anterior del candidato.
departamento) en la empresa.

Las 2 o 3 personas que estuvieron en la


entrevista deben de llenar cada uno el formato
de Score-card HPC-FOR-009-Formato de
llenado de Score-card para entrevista
enfocada “Top Grading” con calificación y
comentarios para después comparar
resultados. En caso de ser necesario o por las
circunstancias, se podrá llevar a cabo otra
entrevista “Top grading” por otra persona o
grupo de personas en la empresa para un
máximo de 2 entrevistas de este tipo al que se
someterá un candidato. Al final de la entrevista
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se le entrega al candidato el Visión Estratégica


de la empresa.

6. De los candidatos que hayan pasado el filtro de Jefe directo del puesto a Frecuencia: De 1 a 2
la entrevista Top Grading, hacer entrevista contratar y HPC-DIR: Dir. entrevistas enfocadas
Enfocada de acuerdo al manual HPC-MAN-001- Gral. máximo diarias.
Manual de selección de personal .Esta
entrevista la pueden realizar 2 personas por
separado o 2 grupos de 2 personas y se deben
de tocar puntos específicos del score-card. Lo Tiempo estimado de
ideas es que si el score-card tiene 5 objetivos a ejecución: 1 hr por
cumplir y 5 competencias críticas, una persona entrevista.
o par de personas, haga una entrevista con 3
objetivos y 2 competencias y la otra persona o
par de personas hagan otra entrevista
cubriendo los 2 objetivos restantes y las 3
competencias restantes del score-card. Estas
entrevistas las deben de hacer por lo menos el
jefe directo y el Dir. Gral. Estas entrevistas no
necesariamente se deben de realizar en forma
simultánea, es decir, pueden hacerse por
separado.

7. De los candidatos que hayan pasado la Jefe directo del puesto a Frecuencia: De 3 a 4
entrevista Enfocada, revisar referencias. De los contratar y HPC-DIR: Dir. revisiones de referencia
candidatos seleccionados realizar la revisión o Gral. máximo diarias.
entrevistas de referencia de acuerdo al manual
HPC-MAN-001-Manual de selección de
personal. Aquí se recomienda que se revisen
por lo menos 7 referencias, por lo menos 3 Tiempo estimado de
jefes anteriores y 4 colegas, o 3 jefes anteriores, ejecución: 1 hr. Por
2 colegas y 2 subordinados en caso de que el entrevista.
puesto a contratar vaya a tener subordinados.

Estas entrevistas las deberán de realizar el jefe


directo y el Dir. Gral. repartiéndose las
referencias. El Dir. Gral. tiene que llevar a cabo
al menos 4 entrevistas. Estas entrevistas se
hacen de manera telefónica.

Para facilitar este proceso se le deberá pedir al


candidato que mande por mail la lista de
referencias con los criterios mencionados arriba
y que se asegure que los datos de contacto (e-
mail y tels.) estén actualizados. Sugerir al
candidato que si no tiene los datos actualizados
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de los contactos que busque en redes sociales


como Facebook o Linkedin. El candidato es el
que tiene que proveer la información.

8. De los candidatos seleccionados para pasar a la Jefe directo del puesto a Frecuencia: Cada que se
siguiente etapa del proceso se debe revisar con contratar. vaya a reclutar para un
proveedores externos lo siguiente: puesto.
1. Antecedentes penales y de la junta de Personal del área de
conciliación y arbitraje. En caso de administración Tiempo estimado de
que el candidato tenga antecedentes, correspondiente. ejecución: buscar que los
se descarta automáticamente. proveedores externos
2. Examen de confiabilidad por Internet. nos den la información
3. Estudio socioeconómico y visita máximo en 3 días
domiciliara. hábiles.

Estos estudios y tests los deberá de llevar a


cabo el área de Administración de la empresa.
Favor de contactar a la persona
correspondiente dándole la información del o
los candidatos correspondientes para llevar a
cabo estos estudios y tests.

Mandar un mail al candidato copiando a la


persona responsable de Admon. para que
ambos se coordinen para llevar a cabo estos
estudios y tests y para que el candidato esté
enterado de esto.

Si el candidato no pasa ya sea el test de


confiabilidad o tiene antecedentes penales /
junta de conciliación y arbitraje, el candidato se
descarta a menos que se encuentre una
situación muy excepcional que en todo caso
deberá ser autorizada por el Dir. Gral.

9. Seleccionar al candidato ideal. Con todas las Jefe directo del puesto a Frecuencia: Cada que se
anotaciones hechas en todo el proceso tanto en contratar y HPC-DIR: Dir. vaya a reclutar para un
el score-card como en el resto de las Gral. puesto.
entrevistas, se define quien es el candidato
ideal para ocupar el puesto de acuerdo al Tiempo estimado de
manual HPC-MAN-001-Manual de selección de ejecución: una vez
personal. realizadas las entrevistas
de referencias, tratar de
decidirse por el
candidato máximo 5 días
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hábiles después.

10. Se hace la propuesta por escrito al candidato. Jefe directo del puesto a Frecuencia: Cada que se
Enviar un mail al candidato felicitándolo por la contratar vaya a reclutar para un
contratación, pidiéndole que lo conteste a la puesto.
brevedad aceptando la propuesta.
Tiempo estimado de
ejecución: una vez
realizadas las entrevistas
de referencias, tratar de
decidirse por el
candidato máximo 2 días
hábiles después.

11. Una vez que el candidato acepta la propuesta Jefe directo del puesto a Frecuencia: Cada que se
respondiendo al mail enviado, se realiza contratar. vaya a reclutar para un
contratación. puesto.
Personal del área de
Hablar con la persona correspondiente del área administración Tiempo estimado de
de personal, administración, etc. para que correspondiente. ejecución: una vez que el
sepan que deberán de comenzar el proceso de candidato acepte, firmar
contratación para la firma de la papelería legal, contrato como máximo 2
contratos, Manual de Puesto, etc días hábiles después.

Después de hablar con las personas


correspondientes del área de personal y
administración, forwardear les el mail que
respondió el candidato aceptando la propuesta
con copia al candidato explicando que se
deberán de coordinar para la firma de papelería
y para comenzar actividades en la fecha
acordada con el candidato.

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Plantilla de plan de acción del sistema

Requisitos de recursos

Personal

Cubículo cerrado, sala de juntas para las entrevistas con los candidatos.
Espacio e
instalaciones

Equipo de cómputo para llenar los formatos correspondientes.

Equipo

Suministros

 HPC-MAN-001-Manual de selección de personal.


 HPC-FOR-008-Formato de Score-card para selección de personal
 HPC-FOR-010-Formato de llenado de entrevista de filtrado telefónica
para selección de personal.
 HPC-FOR-009-Formato de llenado de Score-card para entrevista
enfocada “Top Grading” para selección de personal.
Información  HPC-FOR-011-Formato de llenado para Entrevista Enfocada para
selección de personal.
HPC-FOR-012-Formato de llenado de revisión de referencias para
selección de personal.

Información del sueldo, esquema de pagos y prestaciones para el puesto en


particular que deberá de ser provista por el área de administración y personal de la
empresa.

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Cuantificación del sistema


Describa cómo cuantificará y evaluará la eficacia de este sistema mientras está en marcha:
Se deberá de llevar una métrica de las personas que se integran a la empresa, el nivel de desempeño y duración
en el puesto o la empresa misma para evaluar que efectivamente el porcentaje de personas de excelencia “A
players” es de 80-90% en la empresa.
Este proceso se deberá de revisar por lo menos 2 veces al año por el área correspondiente.

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Plantilla de plan de acción del sistema

Estándares del sistema


1.-Aunque el proceso no tiene tiempos definidos mínimos para completar una contratación, idealmente se
pondría como un máximo de 1 a 3 meses para reclutar a un candidato “A Player”.

2.-Regularmente los porcentajes en el filtrado de los candidatos son los siguientes:


 Del 100% de los curriculums recibidos solo 50% o menos pasarían a ser candidatos para la entrevista
telefónica de filtrado.
 Del 100% de los candidatos de la entrevista telefónica de filtrado solo entre el 10% y 20% pasaran a la
entrevista Top Grading.

Estos números son solo aproximados podría darse el caso de recibir el curriculum de un “A” player desde un
principio y que el proceso finalizará exitosamente con dicha persona. Sin embargo los números que se
mencionan arriba son los más apegados a la realidad.

3.- No contratar a “todologos”, contratar a especialistas. Aunque es en ocasiones difícil de diferenciar dado que
puede haber puestos que requieran que una persona haga diferentes tipo de labores y tenga diferentes tipos de
responsabilidades es importante diferenciar a un “todologo” de alguien quien tiene especialidad en una, dos o
tres áreas cuando mucho.

4.- En el caso de los COACHES EXTERNOS se podrá hacer la excepción de utilizar este proceso con autorización
por escrito (e-mail) de la Dir. Gral. ya que en ocasiones los Coaches externos pueden venir de recomendacioes
(referencias) directas de los Coaches externos actuales.
5.- Se deberá de cubrir todo el proceso para todos los candidatos. Si por alguna razón se considera que se debe
de hacer alguna excepción en algún paso del proceso, esta deberá de ser autorizada por la Dir. Gral.

6.- Se deberán de guardar en archivo electrónico todos los formatos llenados en el proceso para tenerse como
referencia futura de la contratación.

7.- Si por alguna razón no se logra encontrar a candidatos de excelencia “A players” se deberá de volver a
comenzar el proceso con nuevos candidatos. Podrán hacerse excepciones dependiendo de la urgencia y de las
necesidades de la empresa para quizá en un momento contratar a un “A player en potencia” o un “B+ player”.
Sin embargo deberá de ser autorizado por escrito (e-mail) por la dirección general. Partiendo de la metodología
del libro de “Who” en un momento dado es mejor esperarse y seguir buscando al candidato a apresurarse por la
desesperación de cubrir una vacante y contratar a “lo mejor que se pudo conseguir” que regularmente no serán
“A players”.

8.- En caso de que algún candidato llegue tarde o falte a alguna entrevista ya sea agendada para hacerse por
teléfono o hacerse presencial, el candidato se descartará automáticamente del proceso. Puede haber
excepciones especiales si el candidato justifica ampliamente con una situación de fuerza mayor el retardo o falta
en alguna entrevista.

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9.- En caso de que no se haya seleccionado en cualquier etapa al Candidato a partir de la entrevista telefónica,
enviar por mail 24 hrs. después que se haya decidido que el candidato no sigue en el proceso el siguiente texto:

SUBJECT DEL MAIL: Gracias por tu tiempo e interés en formar parte de nuestro equipo

CUERPO DEL MAIL:

Estimado/a _____ (nombre de la persona):

Te agradecemos enormHPCnte el que nos hayas dado parte de tu tiempo para la entrevista(s) que tuvimos.
Desafortunadamente tu experiencia, formación, conocimientos, habilidades y aptitudes no coinciden al 100%
con los parámetros que establecimos para el puesto de ____________ (Nombre del puesto).

Te deseamos mucho éxito en tu futuro profesional.

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