SISTEMA DE INVENTARIOS

El sistema de inventarios es un sistema de seguimiento que informa sobre la

cantidad de materias primas, suministros o productos terminados que se tienen
disponibles. Garantiza que la cantidad correcta de materiales, con la calidad
adecuada, esté disponible en el lugar correcto y en el momento adecuado.

Este sistema se actualiza cada vez que se vende un artículo o se utilizan

materias primas para fabricar un producto, para así saber qué se tiene
disponible para el día siguiente.
Cuando la gente piensa en un sistema de inventarios, es común relacionarlo con
la industria minorista. Sin embargo, aunque las tiendas requieren un sistema de
inventarios eficaz para poder operar con éxito, este también se usa en muchos
otros tipos de negocios, como manufactura, servicios públicos, salud, gobierno
y educación.

SISTEMA DE INVENTARIOS COMO PARTE DE LA CADENA DE SUMINISTRO

Como parte de la cadena de suministro, el

sistema de inventarios incluye aspectos como
el control y la supervisión de las compras (tanto
de los proveedores como de los clientes), el
mantenimiento del almacenamiento del
inventario, el control de la cantidad de
productos en venta y el cumplimiento de los
pedidos.
Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema periódico y
Sistema permanente (perpetuo).

SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO

El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control

cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo
físico para determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en
una fecha determinada. Con la utilización de este sistema la empresa no puede
saber en determinado momento cuanto es el valor de sus mercancías, ni cuanto
es el costo de los productos vendidos. Solo puede saber tanto el inventario
exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual
por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral
o anual.

Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso

realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el
inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras
y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.
JUEGO DE INVENTARIO: Una empresa tiene un inventario inicial de mercancías
por valor de $1.000.000, realiza unas compras en el periodo por $10.000.000,
devuelve a un proveedor mercancías por $2.000.000 y termina con un
inventario de mercancías al final del periodo por valor de $2.000.000.

Significa que las mercancías que vendió la empresa en ese periodo le costaron
$7.000.000.
Características del Sistema de Inventario periódico

➢ El costo de la mercancía vendida se determina por juego de inventarios.

➢ Mientras no se tenga el dato de inventario final (conteo físico y valoración

de las mercancías), no es posible determinar el resultado del ejercicio.

➢ Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final, de debe proceder
a efectuar un conteo físico.

➢ No mantiene actualizado el dato de inventario de mercancías (cuenta 1435),

debido a que las compras se registran en una cuenta diferente, se utiliza la
cuenta 6205; en igual forma las devoluciones en compras tampoco se
registran en la cuenta 1435, su registro afecta directamente la cuenta 6225.

➢ El inventario de mercancías que se maneja bajo la cuenta 1435, solamente

trabaja con 2 datos, uno al iniciar el periodo, conocido como inventario
inicial, y otro al finalizar el periodo como inventario final.

➢ No utiliza tarjetas de kárdex discriminadas en costos y cantidades,

solamente lo hace determinando las cantidades.
Términos más utilizados

Inventario inicial
Es el inventario con que se inicia un periodo determinado. Por lo general
corresponde al inventario final del periodo anterior.

Compras
Corresponde a las compras realizadas en un periodo determinado; ejemplo del
01 de enero de 2019 a 31 de diciembre de 2019.

Devoluciones en compra
Son las compras que se han devuelto a los proveedores en el mismo periodo.

Mercancías disponibles para la venta

Corresponde a las mercancías con que efectivamente cuenta la empresa en sus
bodegas una vez descontadas las que se han devuelto. Ejemplo: se inicia con
10 ud, se compran 6 y se devuelven 2, el resultado final será de 14 ud.

Inventario final
Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza inventario
periódico se debe hacer conteo físico.
Costo de venta
Es lo que cuesta la mercancía vendida. Ejemplo: una empresa compra un PC en
$3.000.000 y lo vende en $3.500.000. La venta obviamente es de 3.5000.000
y el costo de venta los 3.000.000 que lo costó el PC.

SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE

El sistema de inventarios permanente, llamado también perpetuo, permite un

control constante de los inventarios, al llevar registro de cada unidad que
ingresa y sale del inventario.

Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kárdex, en donde se lleva el

registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de
la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma,
en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor
del costo de venta.

Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la

determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada
salida de un producto, es registra su cantidad y costo.
Valuación de los Inventarios en el Sistema Permanente

La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el

sistema permanente se realiza porque las mercancías se adquieren en fechas
diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una
homogeneidad en el valor de las mismas.

La valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que

buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de
empresa.

Métodos de Valuación de Inventarios

En el sistema permanente se utilizan diferentes métodos para valuar los
inventarios, y los más utilizados son los siguientes:

1. Método del promedio ponderado

2. Método Peps o Fifo
3. Método Ueps o Lifo
Método 1: Promedio ponderado

En este método promediamos el costo de los inventarios en existencia, por ende,

con cada unidad que ingresa se actualiza el promedio. Quiere decir que
dividimos el costo de los artículos puestos a la venta por el número de unidades
que tenemos en existencia.

Este método es aceptado por las normas internacionales de contabilidad (NIIF)

y los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). Suele ser uno
de los más usados dada su facilidad de aplicación.

Método 2: Primeros en entrar, primeros en salir (PEPS o FIFO)

FIFO (first in, first out) por sus siglas en inglés. Plantea que los primeros
productos que se adquieren son los primeros que se venden, quedando en
inventario los artículos más recientes.

Con PEPS, el inventario que queda en el almacén se valora a un precio cercano

al valor que fija el mercado (considerando un período inflacionario). Es decir que
los artículos que llevan más tiempo en el inventario, tienden a tener menor costo
que los adquiridos recientemente.

Esto último es lo que nos lleva a tener un menor costo de ventas y con él un
aumento del beneficio obtenido por la empresa, pero también aumento en el
pago de impuestos.

Método 3: Últimos en entrar, primeros en salir (UEPS o LIFO)

Last in, first out o LIFO. Este método de valuación plantea que las ultimas
unidades que ingresaron, serán las primeras en ser vendidas. En la práctica, no
es un método de amplío uso, pero suele ser enseñado en la academia al ser el
opuesto a PEPS. ¿Por qué UEPS no es aceptado por las NIIF? La razón está en
su cambio de enfoque hacia el estado de resultados en vez del balance general,
ya que manipula la utilidad por el incremento del costo este método se aleja de
la realidad del mercado ante las variaciones significativas en el precio de los
artículos.

Esto sin mencionar las desventajas ocasionadas a su inventario, ya que los

artículos podrían quedarse obsoletos o estar sujeto a daños.
 Promedio Ponderado
Control de inventario
FECHA COMPRAS VENTAS SALDOS
Cantidad Costo Unidad Costo Total Cantidad Costo Unidad Costo Total Cantidad Costo Unidad Costo Total
1-mar 8.000 1.000 8.000.000 Inv Inicial
5-mar 12.000 1.100 13.200.000 20.000 1.060 21.200.000
8-mar - 14.000 1.060 14.840.000 6.000 1.060 6.360.000
12-mar 13.000 900 11.700.000 - 19.000 951 18.060.000
18-mar - 14.000 951 13.307.368 5.000 951 4.752.632
23-mar 8.000 1.200 9.600.000 - 13.000 1.104 14.352.632
26-mar 7.000 1.300 9.100.000 - 20.000 1.173 23.452.632
29-mar - 16.000 1.173 18.762.105 4.000 1.173 4.690.526 Inv Final
Totales 44.000 46.909.474

Supuestos Estado de Resultados

Cantidad Vendida Método de Promedio Ponderado
44.000
Precio de Venta Ventas Brutas 264.000.000
6000 - Costo de Ventas 46.909.474
Ing Operacionales Utilidad Bruta en Ventas 217.090.526
100.000 + Ingresos No-Operacionales 100.000
Egre No Operac - Gastos No-Operacionales 100.000
100.000 = Utilidad antes de Impuestos 217.090.526
Tasa Impositiva - Impuestos 75.981.684
35,00% Utilidad 141.108.842
 METODO DE VALUACION - PEPS (FIFO)

Control de inventario
FECHA COMPRAS VENTAS SALDOS
Cantidad Costo Unidad Costo Total Cantidad Costo Unidad Costo Total Cantidad Costo Unidad Costo Total
1-mar 8.000 1.000 8.000.000 Inv Inicial
5-mar 12.000 1.100 13.200.000 20.000 21.200.000
8-mar - 8.000 1.000 8.000.000 12.000 13.200.000
6.000 1.100 6.600.000 6.000 6.600.000
12-mar 13.000 900 11.700.000 - 19.000 18.300.000
18-mar - 6.000 1.100 6.600.000 13.000 11.700.000
8.000 900 7.200.000 5.000 4.500.000
23-mar 8.000 1.200 9.600.000 - 13.000 14.100.000
26-mar 7.000 1.300 9.100.000 - 20.000 23.200.000
29-mar - 5.000 900 4.500.000 15.000 18.700.000
8.000 1.200 9.600.000 7.000 9.100.000
3.000 1.300 3.900.000 4.000 5.200.000 Inv Final
43.600.000 44.000 32.900.000
Supuestos Estado de Resultados
Cantidad Vendida Método PEPS
44.000
Precio de Venta Ventas Brutas 264.000.000
6000 - Costo de Ventas 32.900.000
Ing Operacionales Utilidad Bruta en Ventas 231.100.000
100000 + Ingresos No-Operacionales 100.000
Egre No Operac - Gastos No-Operacionales 100.000
100000 = Utilidad antes de Impuestos 231.100.000
Tasa Impositiva - Impuestos 80.885.000
35,00% Utilidad 150.215.000
 METODO DE VALUACION - UEPS (LIFO)

Control de inventario

FECHA COMPRAS VENTAS SALDOS

Cantidad Costo Unidad Costo Total Cantidad Costo Unidad Costo Total Cantidad Costo Unidad Costo Total
1-mar 8.000 1.000 8.000.000 Inv Inicial
5-mar 12.000 1.100 13.200.000 20.000 21.200.000
8-mar - 12.000 1.100 13.200.000 8.000 8.000.000
2.000 1.000 2.000.000 6.000 6.000.000
12-mar 13.000 900 11.700.000 - 19.000 17.700.000
18-mar - 13.000 900 11.700.000 6.000 6.000.000
1.000 1.000 1.000.000 5.000 5.000.000
23-mar 8.000 1.200 9.600.000 - 13.000 14.600.000
26-mar 7.000 1.300 9.100.000 - 20.000 23.700.000
29-mar - 7.000 1.300 9.100.000 13.000 14.600.000
7.000 1.200 8.400.000 6.000 6.200.000
1.000 1.200 1.200.000 5.000 5.000.000
1.000 1.000 1.000.000 4.000 4.000.000 Inv Final
43.600.000 44.000 37.000.000
Supuestos Estado de Resultados
Cantidad Vendida Método UEPS
44.000
Precio de Venta Ventas Brutas 264.000.000
6000 - Costo de Ventas 37.000.000
Ing Operacionales Utilidad Bruta en Ventas 227.000.000
100.000 + Ingresos No-Operacionales 100.000
Egre No Operac - Gastos No-Operacionales 100.000
100.000 = Utilidad antes de Impuestos 227.000.000
Tasa Impositiva - Impuestos 79.450.000
35,00% Utilidad 147.550.000
 Comparación de estado de Resultados de los distintos métodos
Cantidad Vendida
44.000 Estado de Resultados Método Promedio Método PEPS Método UEPS
Precio de Venta Ventas Brutas 264.000.000 264.000.000 264.000.000
6000 - Costo de Ventas 46.909.474 32.900.000 37.000.000
Utilidad Bruta en Ventas 217.090.526 231.100.000 227.000.000
+ Ingresos No-Operacionales 100.000 100.000 100.000
Ing Operacionales - Gastos No-Operacionales 100.000 100.000 100.000
100.000 = Utilidad antes de Impuestos 217.090.526 231.100.000 227.000.000
Egre No Operac - Impuestos 75.981.684 80.885.000 79.450.000
100.000 Utilidad 141.108.842 150.215.000 147.550.000
Tasa Impositiva
35,00%
Características del Sistema de Inventario Permanente

➢ El costo de la mercancía vendida se conoce cada vez que se realiza una

venta.

➢ Es posible conocer el costo de ventas (valor de las mercancías vendidas) en

cualquier momento, sin necesidad de recurrir a realizar un inventario físico.

➢ El inventario final o conteo físico se utiliza básicamente para determinar

faltantes o sobrantes de mercancías.

➢ Debido a que los registros contables de entradas y salidas se realizan

directamente en la cuenta 1435, esta permanece actualizada, de tal manera
que en cualquier momento se conoce el valor del inventario final.

➢ No necesita discriminar el dato de inventario inicial e inventario final, porque

permanentemente según el kárdex se conocen las existencias y su
respectivo costo.

➢ El kárdex maneja datos a nivel de cantidades como de precios de costo.

Contabilización de los Inventarios en el Sistema Permanente

En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se

contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo) código 1435.

En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta

de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta
de inventarios.

Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de

ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de
cada venta, se determina también su costo.

Ejemplo:
1- Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del
producto. Iva del 19% y Retención en la fuente por compras de 2.5%.
Contabilización: (Plan de cuentas colombiano)

Venta.

Costo de venta.
1.000.000/1.25 = 800.000.

Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25%
sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas Kárdex, sacamos el costo
dividiendo el precio de venta en 1.25%.
2. Se compran mercancías por 500.000. Iva del 19% y Retención en la fuente
por compras del 2.5%.
COMPARATIVO DE LOS DOS SISTEMAS
¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!