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Earned Value Management

© Instituto Europeo de Posgrado

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Earned Value Management
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Índice

1 ¿Qué es Earned Value Management? ..................................................................................................... 3


2 Ejemplo usando EVM ........................................................................................................................................ 4
3 Terminología Básica de EVM ........................................................................................................................ 5
4 Calculando desviaciones y pronósticos con EVM .......................................................................... 6
5 Calculando EVM con Microsoft Project ................................................................................................. 8
6 Nomenclatura EVM en Microsoft Project ............................................................................................ 11
7 Cálculos EVM en Microsoft Project ........................................................................................................ 11
8 ¿Error de concepto de Microsoft Project? .......................................................................................... 12
9 Conclusiones ........................................................................................................................................................ 13
10 Referencias Bibliográficas .................................................................................................................... 13

INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO®


Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
Earned Value Management
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Objetivos
• Introducir el método de gestión por valor ganado: el método estándar para controlar
los costes de un proyecto.

• Aprender cómo utilizar EVM en Microsoft Project, desde un punto de vista práctico.

1 ¿Qué es Earned Value Management?

Cuando el patrocinador nos pregunta ¿cómo va mi proyecto?, generalmente le interesa si


se cumplirá el objetivo de coste, es decir, si hay sobrecoste en este momento y cuál será el
sobrecoste cuando el proyecto termine. Generalmente, entre los activos de procesos de
nuestra empresa tendremos los métodos de cálculo, y estamos obligados a utilizarlos como
es debido. El método estandarizado para determinar cuantitativamente el desempeño de
costes de un proyecto es el método de Gestión del Valor Ganado (Earned Value
Management –EVM).

EVM es un método utilizado para medir el progreso de ejecución de un proyecto de forma


EVM es el método estandarizado para
objetiva que se ha convertido en un estándar de facto. Fue introducido por el Departamento
controlar los costes de un proyecto
de Defensa de EE. UU. para controlar de forma eficiente sus proyectos realizados
internamente o contratados. Posteriormente se extendió a toda la Administración americana
para adquisiciones, control y seguimiento de proyectos. Desde 1998 es estándar ANSI 748.

EVM combina tres aspectos de capital importancia en la ejecución de un proyecto:


EVM utiliza 3 variables: PV (Planned Value),
alcance (cumplimiento del trabajo planificado), costes (si se gasta más o menos de lo
EV (Earned Value) y AC (Actual Cost)
planificado) y plazo (si el proyecto se adelanta o se retrasa):

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• La planificación detallada del proyecto indica lo que se va a hacer y en qué


PV = coste presupuestado del trabajo fechas, así como cuánto se ha pensado que costará (tanto en esfuerzo de
planificado
personal como en materiales). Esto da lugar a una serie de datos que se conocen
como Valor Planificado (Planned Value –PV-), que no es otra cosa que la
proyección temporal del presupuesto, o línea base de costes.

• Por otra parte, se determina en cada momento el grado de terminación de las


EV = coste presupuestado del trabajo
actividades planificadas al comienzo del proyecto. Esto da lugar a otra serie de
realizado
datos que se conoce como Valor Ganado ( Earned Value –EV-), que indica el
coste conseguido, ganado o producido hasta la fecha.

• Y finalmente, se conoce en cada momento el valor de los Costes Reales (Actual


AC = coste real del trabajo realizado
Cost –AC-), o incurrido hasta la fecha.

2 Ejemplo usando EVM

Sea un proyecto de plazo 6 meses, con 4 cuentas de control principales A-D. En el plan de
gestión de costes se decidió utilizar las horas de esfuerzo como unidad de coste (en lugar
de €).

En la reunión de seguimiento del 30 de abril, del presupuesto a la conclusión de 6000 horas


(1500, 1500, 2000 y 1000, respectivamente), según se había planificado en la línea base de
costes, se debería haber consumido 4000 horas (1500, 1500, 1000 y 0).

Los datos de desempeño del trabajo dicen que se han gastado 3700 horas (1200, 1000,
1500 y 0) y se sabe el porcentaje completado de cada cuenta de control (100 %, 33 %, 75 % y
0 %).

Utilizando el método EVM puede ofrecerse la siguiente información sobre el desempeño


actual y esperado:

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3 Terminología Básica de EVM

Antes de usar EVM, es recomendable familiarizarse con la terminología utilizada en este


estándar (hay algunas siglas que es preciso aprender):

Las fórmulas básicas de EVM sirven para calcular las desviaciones hasta la fecha y los
pronósticos:

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Aplicando las fórmulas al ejemplo anterior puede verse cómo se han obtenido los
resultados:

4 Calculando desviaciones y pronósticos con EVM

Veamos a continuación otro ejemplo:

Un proyecto tiene un presupuesto a la conclusión de 150k€. En la fecha de evaluación


CV = Cost Variance = EV − AC
(negativo es sobrecoste)
del estado se tiene PV=40k€, AC=48k€, EV=32k€.

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• La variación del coste (Cost Variance) se calcula CV=EV-AC=32-48=-16k€ (es


negativa, hay un sobrecoste de 16k€).

• La variación del cronograma (Schedule Variance) se calcula SV=EV-PV=32-40=-


CPI = Cost Performance Index = EV / AC
8k€ (es negativa, hay retraso). A la finalización del proyecto se cumplirá que
(menor que 1 es
sobrecoste)
SV=0.

• El índice de desempeño de costes (Cost Performance Index) se calcula


CPI=EV/AC=0,67 (es menor que 1, hay sobrecoste: 1€ invertido produce 0,67€).
SV = Schedule Variance = EV − • El índice de desempeño del cronograma (Schedule Performance Index) se
PV (negativo es retrasado)
calcula SPI=EV/PV=0,8 (es menor que 1, hay retraso, avanzamos a un ritmo del
80 % de lo previsto). A la finalización del proyecto, SPI=1.

En cuanto al cálculo de los pronósticos, hay que saber que la Estimación del Coste a la
Conclusión (EAC, Estimate At Completion) es siempre igual al Coste Real (AC, Actual
CPI = Schedule Performance Index
= EV / PV (menor que 1 es Cost) más la Estimación hasta la Conclusión (ETC, Estimate To Complete). Es decir, EAC
retrasado) = AC + ETC. Pero hay 5 formas distintas de calcular ETC:

• 1) Si los supuestos iniciales no eran correctos: ETC = Estimación detallada


ascendente ( bottom up) del trabajo restante.

Si las desviaciones se mantienen • 2) Si las desviaciones actuales no son típicas, se debe realizar una proyección
EAC = BAC / CPI basada en el presupuesto: ETC = BAC – EV

Si se espera que las desviaciones actuales se mantengan, hay 3 formas para


calcular ETC:

• 3) proyección basada en el desempeño de costes: ETC = (BAC – EV) / CPI. Esta


es la fórmula típica. Permite calcular EAC = BAC/CPI.

• 4) proyección basada en el desempeño de costes y cronograma: ETC = (BAC –


EV) / (CPI * SPI)

• 5) proyección basada en el desempeño proporcionado de costes y cronograma:


ETC = (BAC – EV) / (0.8*CPI + 0.2*SPI)

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En el ejemplo anterior, dado que los supuestos iniciales no eran correctos, se realizó
una estimación detallada del trabajo hasta la conclusión ETC=142k€, lo que permitió
estimar EAC=48+142=190k€, lo que supondría una variación a la conclusión VAC=150 -
190=-40k€ (negativa, hay un sobrecoste estimado a la conclusión de 40k€).

5 Calculando EVM con Microsoft Project

Es importante elegir bien la herramienta para los cálculos EVM y registrar la


información. Muchos directores de proyectos usan Microsoft Excel y acaban frustrados
cuando deben registrar mucha información sobre costes incurridos por los distintos
recursos. Cuando se animan a usar Microsoft Project también hay frustración porque
muchas veces esta herramienta no se usa de forma apropiada.

Una forma rápida para introducir a los directores de proyectos en el uso de EVM con
Microsoft Project es a partir del famoso ejercicio de “La Valla”, de Rita Mulcahy.

Imagine que su proyecto consiste en hacer una valla de 4 lados. Cada lado lleva 1 día
de trabajo de un operario, por 200€. Los lados se construyen secuencialmente.
Comienza el trabajo el día 12/09/2011. Usted presupuestó 800€. Al final del día 3
(14/09/2011) ha completado el lado 1 (coste 200€) y el lado 2 (coste 275€). El lado 3
está completado al 50 % (coste 200€). ¿Cuánto pagará finalmente?

Si el operario mantiene su ritmo de trabajo, el presupuesto a la finalización ascenderá a


1080€. Este resultado puede calcularse fácilmente aplicando las fórmulas de EVM: EAC
= BAC/CPI; BAC=800; CPI = EV/AC = 500/675 = 0,74; EAC= 800/0,74 = 1080.

Usando Microsoft Project, se puede obtener la solución en 4 pasos:

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• 1) En primer lugar, usamos la vista Gantt Chart para introducir la información de


planificación (hay que fijar el comienzo del proyecto el día 12/9/2011):

• 2) Después entramos la tarifa del operario igual a 25€/h (200 €/día):

• 3) A continuación, grabamos la línea base (con lo que se graba toda la


información de planificación) y después introducimos la información sobre el
trabajo real. El trabajo real para el lado 2 fueron 11 horas (25*11=275€). El trabajo
para el lado 3 ha de ser replanificado porque solo se ha completado el 50 %
(hacen falta 2 días para completarlo):

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• 4) Finalmente, fijamos Status Date 3 días después del inicio (14/9/2011) y por
La información de valor ganado está
ultimo obtenemos el informe EVM en la vista Task Sheet tabla Earned Value:
en la tabla EVM

En el Gantt de seguimiento podemos ver el progreso:

En el menú Report > Visual Reports > Earned Value over Time Report, podemos
La gráfica de valor ganado se puede
obtener la gráfica EVM para los días transcurridos desde el comienzo:
generar con Project

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6 Nomenclatura EVM en Microsoft Project

Algunas versiones de Microsoft Project mantienen las denominaciones antiguas:

• PV = BCWS: Budget Cost of Work Scheduled (Coste Presupuestado del Trabajo


Planificado).

• EV = BCWP: Budget Cost of Work Performed (Coste Presupuestado del Trabajo


Realizado).

• AC = ACWP: Actual Cost of Work Performed (Coste Real del Trabajo Realizado).

A veces, las siglas se traducen al español. Para evitar esto, se aconseja instalar la
Se aconseja instalar la versión de
Project en inglés
versión en idioma inglés:

• PV = CPTP: Coste Presupuestado del Trabajo Programado.

• EV = CPTR: Coste Presupuestado del Trabajo Realizado.

• AC = CRTR: Coste Real del Trabajo Realizado.

• BAC = CPF: Coste Presupuestado al Finalizar.

• SV = VP: Variación de la Programación.

• CV = VC: Variación del Coste.

• SPI = IRP: Índice de Rendimiento de Plazo.

• CPI = IRC: Índice de Rendimiento de Costes.

• EAC = CEF: Coste Estimado al Finalizar.

7 Cálculos EVM en Microsoft Project

Para que Project calcule EVM hay que gestionar costes asignando a las tareas recursos
Para que Project calcule EVM hay tipo work. El campo Work significa las horas planificadas por recurso y tarea. Debe
que gestionar costes con recursos actualizarse continuamente reflejando la última información del proyecto. Cambiar
tipo work
Work significa replanificar: ¿Cuántas horas quedan? ¿Cuándo? La planificación por
defecto de las tareas es orientada al esfuerzo: El motor de planificación trata de
mantener constante las horas.

El campo Cost se calcula: Work * Standard Rate. El campo Actual Work es entrada de
datos. El campo Actual Cost se calcula: Actual Work * Standard Rate.

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Al grabar la línea base, se actualizan a lo largo del tiempo las variables Baseline Cost (=
Cost) y Baseline Work (= Work). La curva PV es la variable Baseline Cost a lo largo del
tiempo. Al nivel de tarea:

• PV = Baseline Cost hasta Status Date.

• AC = Actual Cost hasta Status Date.

• EV = (Actual Work / Work) * Baseline Cost = % Work Complete * Baseline Cost.


Work y Actual Work son data entries.
Project calcula EV • Cost y Actual Cost se calculan con la tarifa estándar (que puede cambiar).

• Baseline Cost se calcula con la tarifa estándar original.

8 ¿Error de concepto de Microsoft Project?

Sobre la forma de calcular EV, cabe destacar que todas la versiones (hasta la 2013)
calculan EV de una forma que supone un error de concepto, ya que el porcentaje
completado se calcula como la fracción de tiempo consumida, no la fracción de trabajo
completado. En el pantallazo de la figura tienen un ejemplo en la herramienta
demostrando este comportamiento que, esperamos, se corrija en versiones futuras:

La tarea dura 2 días. El recurso asignado tiene una tarifa de 10€/h (presupuesto=160€).
El recurso ha trabajado 4 horas el primer día y está previsto que trabaje 8 ho ras el
segundo día. Debería calcular EV=4/12*160=53,33€ pero calcula EV=1/2*160=80€.

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Es decir, debería ser:

• EV = (Actual Work / Work) * Baseline Cost = % Work Complete * Baseline Cost .

Pero tal y como está implementado hasta la versión 2013:

• EV = (Actual Duration / Duration) * Baseline Cost = % Complete * Baseline Cost .

9 Conclusiones

• Microsoft Project es una buena herramienta para gestionar la gestión de costes


usando el estándar ANSI 748 Earned Value Management (EVM).

• Para que Project calcule EVM hay que gestionar costes asignando a las tareas
recursos tipo work.

• Muchas personas no familiarizadas con Microsoft Project prefieren usar Excel,


pero acaban frustradas cuando deben registrar mucha información sobre costes
incurridos por los distintos recursos.

• Una forma rápida para introducir a los Project Managers en el uso de EVM con
Microsoft Project, basada en el famoso ejercicio de “La Valla”, publicado en el
libro de Rita Mulcahy para la preparación del examen PMP.

10 Referencias Bibliográficas

• HOWARD, Ben. Microsoft Project 2013 Plain & Simple. Ed. Microsoft Press, 2013.

• BIAFORE, Bonnie. Microsoft Project 2013: The Missing Manual. Ed. O'Reilly Media,
2013.

• CHATFIELD, Carl, Johnson, TIMOTHY. Microsoft Project 2013 Step by Step. Ed.
Microsoft Press, 2013.

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ® Guide) - Last


Edition, Project Management Institute, Inc..
• PMP® Exam Prep, 6th Edition, p. 244. RMC Publications, Inc.

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