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Actividad Evaluativa – Eje 4

Ejecución y presentación del Informe de la Auditoria Administrativa

En la Empresa Dakar Spress S.A.

Jorge Eliecer Rojas Giraldo

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Administración de Empresas

Bogotá

2020
Tabla de Contenido

Introducción………………………………………………………………………….3

Justificación………………………………………………………………………….4

Objetivos…………………………………………………………………………….5

Alcances y Limitaciones…………………………………………………………….6

Historia………………………………………………………………………………6

Propósito……………………………………………………………………………..6

Servicios……………………………………………………………………………..7

Misión………………………………………………………………………………..7

Visión………………………………………………………………………………..7

Valores………………………………………………………………………………8

Propuesta…………………………………………………………………………….8

Información método…………………………………………………………………9

Resultados con base a las entrevistas realizadas en cada uno de los administradores encargados.
Mantenimiento de Dakar Spress S.A………………………………………………..11

Ambiente laboral…………………………………………………………………...15

Ficha técnica………………………………………………………………………..19

Interpretación y resultados………………………………………………………….21

Informe Auditoria Administrativa………………………………………………….23

Conclusiones……………………………………………………………………......34

Material de consulta (Bibliografía)…………………………………………………35


Introducción

Se presenta como final la presentación del informe de Auditoria Administrativa en la empresa

Dakar Spress S.A, en el cual se detallan las actividades necesarias para la realización del mismo.

El proceso de auditoria administrativa consta de cuatro fases; “planeación, examen, evaluación e

informe, las cuales se llevaron a cabo por medio de las herramientas o instrumentos de medición,

como cuestionarios, entrevistas y observaciones”.

Además de la presentación de los problemas que se identificaron dentro de la empresa; que

particularmente tuvieron lugar en las actividades realizadas por el personal y la delimitación de

estas, así como una falta de organización jerárquica para delegar responsabilidades.

La Auditoria Administrativa que se presenta en este informe cuenta con un proceso de aplicación

que consta desde los antecedentes de la empresa, la recolección de la información a través de la

observación y aplicación de herramientas, así como la elaboración de las mismas; además de un

amplio análisis de la información obtenida, para poder llegar finalmente a los resultados y con

ellos se elaboran las recomendaciones.


Justificación

La empresa Dakar Spress carece de una estructura organizacional dentro de la empresa, con la

cual sus directivos y colaboradores se puedan ubicar jerárquicamente y a su vez los integrantes

sean promovidos en ella.

Por lo anterior la planeación de auditoria administrativa, ayudaría en la identificación de las

actividades realizadas por cada uno de los integrantes, así como la detección de los errores que se

están llevando a cabo, pero sobre todo la duplicidad de actividades y desperdicio de tiempo y

recurso dentro de la organización.

La aplicación de las herramientas de observación, puede crear en la empresa avances que

permitan detectar fácilmente las causas de las fallas que actualmente presentan.

Con el desarrollo de la auditoria administrativa y la metodología de investigación aplicada se

puede ayudar a detectar si es necesario mantener el sistema de contratación de personal como lo

hace actualmente, o si esta empresa puede obtener mayores resultados y generar competencias

con otro número de personal. Sin poner en riesgo su capital.


Objetivo General.

 Realizar una Auditoria Administrativa con el fin de establecer una propuesta de

mejoramiento en las etapas del proceso administrativo

Objetivos Específicos.

 Identificar las desviaciones e ineficiencias que se dan en cada puesto.

 Analizar las actividades que se dan dentro de la empresa de mantenimiento, limpieza y

cafetería, a través de la observación directa de las diferentes funciones

 Identificar los aspectos que generan las deficiencias del proceso administrativo.
Alcances y Limitaciones

La presente Auditoria Administrativa está enfocada en cumplir con los objetivos

propuestos de acuerdo a los parámetros que se deben tener en cuenta para el desarrollo de

la misma, y a la vez reforzar nuestros conocimientos con el adelanto de esta actividad.

La Auditoria Administrativa se realizó únicamente en la empresa Dakar Spress S.A.

ubicada en la ciudad de Bogotá para apreciar el panorama y determinar de manera

correcta lo problemas potenciales, áreas de oportunidad, así como las funciones

administrativas.

La factibilidad de la aplicación del método de investigación para la auditoria

administrativa y diagnóstico, se pudo realizar el proceso en la oficina que es precisamente

donde prestan sus servicios diariamente.

HISTORIA DE LA EMPRESA

Dakar Spress S.A. Fundada en 2000, esta empresa nace de la mano del Ingeniero Industrial

Diego Mejia Suarez, con un capital humano de dos operarios y unas pocas escobas, traperos y

equipos que le permitieron iniciar su operación y hoy después de casi dos décadas se ha

consolidado como una empresa importante del sector con un equipo humano que trabaja para

continuar posicionados en el mercado.

PROPÓSITO DE LA EMPRESA.

Brindar servicios de limpieza y mantenimiento en general; así como la comercialización de

productos de limpieza y sus derivados.


SERVICIOS.

La experiencia técnica, nos permite estar en la vanguardia y prestar servicios en las siguientes

áreas de especialidad.

• Limpieza general de Oficinas, escuelas, casas particulares, empresas de cualquier giro

• Lavado de Muebles

• Encerado de Pisos

• Lavado de albercas

• Venta de químicos para limpieza

• Arrendamiento de maquinaria

• Suministro de materiales

Misión

Dakar Spress S.A. Nace para satisfacer las necesidades que el estado tiene para el Mejoramiento

de la limpieza en oficinas e instituciones públicas y privadas, así como el mantenimiento de

infraestructuras.

Visión

Posicionarnos Como la empresa líder en el ramo de la limpieza profesional en Colombia y en un

plazo no mayor a 10 años, además de ser reconocidos por nuestro apego a los estándares de

calidad.
Valores

Los valores que se comparten en la empresa Dakar Spress .S.A. los hace ser una empresa única.

 Confianza

 Responsabilidad

 Honestidad

 Cumplimiento de palabra

Es importante que cada persona que forma parte de la empresa haga suyos estos valores que más

que conceptos aislados y abstractos representan todo un proyecto de vida.

PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGÁNICA PARA LA EMPRESA.

La entidad no cuenta con una estructura orgánica definida en un organigrama por lo que a través

de las técnicas de observación directa, entrevistas y cuestionario se realizó la estructura.

Estructura Orgánica de la Empresa


REPARTIDORES

ADMINISTRADOR
AUXILIAR

ASEADORES

ADMINISTRADOR
RESPONSABLE

AREA DE
AUXILIAR CONTABLE
CONTABILIDAD
Con esta figura se pretende que cada uno de los empleados se ubique en su puesto

identificando la posición jerárquica en la que se encuentran, y cuáles son los puestos que

se encuentran a su cargo.

Información de Método

La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica, un departamento o área

de la organización o de un grupo de ellos, de una división o de la empresa completa.

En éste método se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria

administrativa, es indispensable contar con la aprobación y apoyo de la dirección. Otros aspectos

fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulación

de una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución. En este plan se debe

incluir: la selección del personal adecuado, la implantación de un programa de capacitación que

mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo.

Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante

vigilancia, análisis y evaluación y que además deben conocerse bien ya que componen el

programa de la Auditoria son:

Planes y Objetivos. Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y

objetivos.

Organización.

 la estructura de la organización en el área que se evalúa.


 Comparar la estructura presente con la que aparece en el organigrama (sí es que existe).

 Conocer la estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y

departamentalización.

Políticas y prácticas. Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de

mejoramiento.

Reglamentos. Determinar si la organización cumple los reglamentos locales, estatales y

nacionales.

Sistemas y procedimientos. Conocer si los sistemas y procedimientos presentan

deficiencias o irregularidades e idear métodos para mejorarlos.

Controles. Determinar la eficacia de los métodos de control.

Operaciones. Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor control,

organización o comunicación para lograr mejores resultados.

Personal. Conocer las necesidades del personal y cómo afecta al trabajo en el área

evaluada.

Equipo físico y su disposición. Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la

disposición del equipo para su mayor aprovechamiento.

Informe. Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las

soluciones más convenientes.


RESULTADOS CON BASE A LAS ENTREVISTAS REALIZADAS EN CADA UNO DE

LOS ADMINISTRADORES ENCARGADOS. MANTENIMIENTO DE DAKAR SPRESS

S.A.

Conocimientos Administrador Responsable de Mantenimiento.

El Administrador tiene la clara determinación del puesto y sus actividades.

El administrador responsable está de acuerdo con su puesto.

De acuerdo con las respuestas ya que tienen objetivos generales, para su mercado en los

próximos 2 años , así como metas específicas para el siguiente año, siendo estos objetivos

realistas y entendidos por los empleados.

Conocimiento del Administrador Auxiliar

El administrador Auxiliar menciono no tener una clara determinación del puesto y sus

actividades.

El administrador auxiliar menciono estar conforme con el puesto que desempeñan, ya que

cuentan con incentivos y manejo de la información adecuada para los demás empleados de la

compañía, delegando autoridad suficiente para el desempeño adecuado del mismo puesto.

Aplicación en General de Auditoria Administrativa:

En este apartado se describen brevemente los resultados obtenidos en las entrevistas de los temas

generales de la auditoria administrativa ya que en esta se encuentran registrados los resultados de


que tanto conoce el empleado la misión, visión, valores y objetivos de la compañía

Mantenimiento y Limpieza, así como su desempeño laboral.

Respuestas de los empleados con respecto a la empresa.

1. ¿Tiene buena opinión de la empresa?

2. ¿Se siente satisfecho de su puesto?

3. ¿En función de su puesto le pagan lo gusto?

4. ¿Existe un buen ambiente de trabajo dentro de la compañía?

5. ¿Sienten suficiente seguridad en su futuro en la empresa?

En la pregunta 1, solo 5 de los 16 empleados tienen una buena imagen de la empresa,

En la pregunta 2, solo 4 empleados están satisfechos con sus puestos.

En la pregunta 3, el 40% de los empleados no están de acuerdo con lo que se les paga en la

empresa ya desearían que se les incrementara el sueldo.

En la pregunta 4, solo dos empleados consideran que existe un buen ambiente de trabajo dentro

de la compañía.

En la pregunta 5, 12 empleados se sienten inseguros dentro de la compañía ya que no se sienten

con la estabilidad económica suficiente, esto por no tener un contrato de planta dentro de la

empresa.
Conocimientos de los colaboradores de la Misión, visión, valores y Objetivos de la empresa.

En la consulta realizada a los empleados se puede reflejarse claramente, que solo los encargados

de los puestos más importantes conocen de los aspectos antes mencionados y que a medida que

sus rangos disminuyen en igual proporción disminuyen sus conocimientos de estos aspectos.

¿Cuenta con un manual de organización que contenga la descripción de las funciones a

realizar en el área?

Se puede mostrar que un 95% de los empleados no cuentan con un manual de organización,

donde se describan claramente sus actividades, o funciones de cada uno de los empleados.

Área Contable

El área contable, cuenta con un auxiliar dentro de la empresa, el cual es un puesto de alta

confianza ya que sus funciones son básicamente de apoyo a la Administración, además de un

puesto de carácter coordinador entre la dirección y todo el personal que conforma la empresa, así

como las cotizaciones.

Debido a sus funciones las aptitudes comprenden básicamente las de una persona de trato muy

amable, de alto nivel de responsabilidad, experiencia y buen nivel profesional.


Funciones que debe desarrollar:

 Apoyo a la Administración

 Realización de contratos de nuevos empleados

 Programación y realización de cursos en la empresa

 Coordinación entre los empleados y administradores

Las principales aptitudes con que debe contar:

 Rapidez de decisión

 Coordinación tacto visual

 Salud

 Capacidad de juicio

 Atención

 Nivel académico

La experiencia es considerada de importancia pero no indispensable se considera que lo ideal

debe ser una experiencia de 1 año.

Los factores de desempeño que se consideran son los siguientes:


 Actitud para el trabajo

 Toma de decisiones

 Calidad contable

 Conocimientos del puesto

 Honradez

 Disciplina

Se debe recalcar que los factores más importantes y preponderantes de este puesto debido a su

relación directa con la Administración de la empresa son de alto nivel de capacitación,

responsabilidad y el alto grado de confianza, debido principalmente al apoyo que brinda al

administrador auxiliar, es por ello que debe estar bien capacitado, para realizar sus actividades,

las cuales fueron analizadas por medio de cuestionarios y los resultados fueron los siguientes:

Las respuestas del área contable nos deja ver, que tanto el contador como el auxiliar desconocen

en un 40% sus objetivos ya que solo conocen las metas de sus objetivos a corto plazo, tomando

en cuenta sus respuesta podemos definir que el área contable, tiene los conocimientos pero no las

herramientas necesarias para el desempeño de sus labores ya que el 60% de sus actividades no se

pueden desarrollar de la manera que corresponde.

AMBIENTE LABORAL

Objetivo
Conocer la situación actual del nivel de satisfacción y el ambiente laboral que prevalece entre los

trabajadores de Dakar Spress S.A.

Este análisis servirá a la compañía para dar pauta a un punto de partida a la Dirección para tomar

medidas de mejora en los rubros donde se muestre mayor grado de insatisfacción.

Condiciones de Trabajo

Los esfuerzos de la administración por el personal se refleja en un nivel muy bajo de satisfacción

para los empleados pues no sienten que se hagan suficientes esfuerzos por su superación.

Este sentimiento genera insatisfacción y falta de motivación, con lo que el trabajador decide

limitar sus esfuerzos orientándolos a las actividades mínimas necesarias que requiere el puesto.

Relaciones Personales. En el reconocimiento del jefe a su personal a cargo es a un más bajo el

nivel de satisfacción, pues la mayoría de los empleados mencionaron estar muy pocos satisfechos

con esto, esto puede limitar de manera significativa el desenvolvimiento de los trabajadores.

Competencia. Resultados. El nivel de satisfacción es relativamente bajo. Y la otra es que los

trabajadores se encuentran ampliamente satisfechos por la libertad que se les da para realizar su

trabajo. Lo que los puede ayudar a permanecer en la empresa

Se puede observar claramente que los valores entre compañeros muestran un nivel medio de

satisfacción, en los valores de la empresa, problemas como este es necesario que la empresa los

tome en cuenta para no dañar las relaciones con sus trabajadores.

Resultados.
Las políticas y la forma imparcial de actuar se puede ver que el nivel es muy bajo lo que nos da a

conocer que los empleados desconocen tanto las políticas, como la forma adecuada para

desarrollarlas.

La confianza como se mencionó anteriormente, la empresa hacia los trabajadores se muestra en

un nivel medio, lo que representa una oportunidad para que los trabajadores se sientan

satisfechos.

Comunicación.

Es necesario tomar en cuenta que un buen funcionamiento e integración de las empresas recae

principalmente en la comunicación que se tenga con sus integrantes en la empresa pues estos

representan la mayor fuerza dentro de la misma.

Desempeño laboral. Para la mayoría de los trabajadores, según los resultados de las entrevistas,

están insatisfechos con la evaluación de su trabajo, es importante que la empresa idee una forma

de supervisión personal en donde se les reconozcan las actividades realizadas y los errores

detectados. El nivel de desempeño de los compañeros es el nivel más bajo de satisfacción, en

principio porque esto va de la mano con la confianza que se encuentra entre los empleados la

cual reflejo nivel muy bajo. Lo que limita la cooperación entre los mismos y limita actividades.

El reconocimiento de la empresa para los empleados está en un nivel medio y demuestra que es

necesario que se le de reconocimiento a los empleados sin importar el puesto que los mismos

desempeñen. Es necesario que la empresa de a conocer a los empleados que de acuerdo a su

desempeño de actividades es como se puede tener un contrato base dentro de la empresa,

mencionar esto es importante porque la mayoría de los empleados mencionaron estar en

desacuerdo con su puesto, pero con conocimiento que no tendrían opción de mejora.
Es importante que se les dé la oportunidad a todos los empleados de expresar sus ideas y darles

seguimiento, a los problemas que expongan los mismos, esto puede representar el principal paso

para reforzar y mejorar los resultados esperados en las actividades de la empresa.

Remuneración. En cuanto a lo que gana los empleados en la empresa en comparación con otra,

se mostró un nivel de satisfacción medio pues, en las empresas del mismo giro las prestaciones

son menores pero el sueldo es un poco más por lo que no les muestra mucha importancia.

El pago de horas extras es un tema en el que todos coincidieron que si las trabajan son

Remunerados de acuerdo a lo que les corresponde.

El sueldo representa un nivel bajo de satisfacción, pero como se menciono antes este está dentro

de los márgenes de las empresas del mismo giro.


Ficha Técnica

Nombre de la Empresa Dakar Spress S.A.

Iniciativa Privada

Teléfono 3331930

Administrador Responsable Diego Mejia Suarez

Características del Cuestionario


Objetivo o criterio Saber el nivel de cohesión grupal

Tipo de Pregunta Elección-rechazo

Posibilidades de Elegir Solo a miembros de la Empresa

Numero de Elección Máximo 2

Características de la Administración del Test


Ausentes Ninguno

Día Marzo 2020

Hora 8:00 A.M

Duración 20 Minutos
Aplicación Individual

Administrado por Roberto Cabrera

Observaciones Ninguna

Bogotá, 23 de Septiembre de 2020

Dakar Spress S.A.


Av. el Dorado # 69 A-51
Ciudad.

Atención
Señor Diego Mejia Suarez
Director Administrativo

Asunto. Informe de Auditoria Administrativa

De manera muy respetuosa informo que ha culminado el proceso de Auditoria Administrativa

realizada en el área funcional y organizacional de la empresa. Me permito anexar a la presente el

informe respectivo, como se acordó, la actividad se desarrolló con base en un programa

específicamente diseñado para el caso, el cual con su aceptación y la del titular del área. El

tiempo estipulado en esta labor no se excedió en relación con lo estimado.


Con la finalidad de exponer en forma ordenada los resultados a continuación mostramos informe

con resultados y hallazgos en la forma siguiente:

INTERPRETACIÓN Y RESULTADOS.

Es importante para toda empresa el darse cuenta de las áreas de oportunidad a las que se enfrenta

dentro del proceso de mejora continua, en este caso determinado a través de la revisión del

proceso administrativo, es decir, verificar cómo se comporta la empresa en cada una de las fases

que componen dicho proceso. El objetivo del trabajo realizado fue encaminado, a conseguir

aclarar el panorama administrativo de la empresa a través de una auditoría administrativa y

Diagnóstico. Lo cual se hizo a partir de aplicaciones de entrevistas a empleados y gerentes,

consultas de documentos de la empresa o simplemente a través de la observación.


INFORME.

Auditoria Administrativa

DAKAR SPRESS S.A.

Periodo. 2020

Plan de Auditoría Administrativa

La unidad de análisis será la División de Operaciones de la Empresa Dakar Spress S.A. la cual

está comprendida por dos departamentos.

Departamentos a examinar: área administrativa, y contabilidad.

Campo de aplicación: Determinar el cumplimiento de las políticas y procedimientos existentes,

implementados por la administración.

Objetivos: Determinar las causas desde el punto de vista de una Auditoría Administrativa, por las

que se hace necesario que el departamento de Auditoría Interna, realice en el área administrativas,

una evaluación del cumplimiento de las políticas y procedimientos existentes, debido a las

diferencias en los inventarios e inconformidad con los clientes en el despacho de pedidos.

Alcance: Evaluar las políticas y procedimientos existentes, en los diferentes departamentos


anteriormente descritos.

Control interno: Se evaluará a través de cuestionarios de Auditoría Administrativa los cuales

están adoptados a las características y cualidades de cada uno de los departamentos a examinar.

Período a revisar: Año 2020

Técnicas para recabar información: Observación, entrevista, consulta, indagación, confirmación

y recuento.

Método a utilizar en la evaluación: Los cuestionarios.

DAKAR SPRESS S.A.

Auditoría Administrativa

Período: Año 2020

Miembros del equipo de auditoría: Estará a cargo del Auditor Interno quien es Contador

Público y Auditor colegiado y un asistente.

Lugar y fecha: La auditoría se realizará en las instalaciones Dakar Spress S.A. y la fecha de

ejecución será del 01 al 25 de Agosto de 2020.

Recursos a utilizar: La administración, proporcionará una computadora, dos Escritorios,

papelería y útiles y otros que sean necesarios.

Responsabilidad de la auditoría: El Auditor Interno de la entidad estará a cargo de la

auditoría y nosotros los estudiantes seremos sus colaboradores y el tendrá la autoridad

necesaria para ejecutar el trabajo Programado.


Con el propósito de obtener toda la colaboración necesaria por parte del personal de las áreas

objeto del examen, se les ha informado que se efectuará Una Auditoría Administrativa en las

fechas programadas.

Horario de trabajo: El equipo de auditoría trabajará viernes y sábados de 8:00 a 12:p.m. con

el propósito de brindarnos un espacio y poder estar presentes en esos horarios.

Fecha de clausura: El trabajo se finalizará el 28 de Agosto de 2020.

Presentación del informe: Se presentará al Director de Administrativo de la Empresa Dakar

Spress S.A. con copia a Gerencia General, el día 28 de agosto de 2020 a las 15:00 Horas en las

Instalaciones de la entidad.

DAKAR SPRESS S.A.

Auditoría Administrativa HALLAZGOS

Período: Año 2020

PLANEACIÓN Las estrategias no están por escrito

Políticas

• No se conocen en su totalidad

• No se encuentra por escrito

Procedimientos

• Conocimiento parcial de los procedimientos

Causas

• La tradición de cómo se han hecho las actividades, eventos, entre otras, ha permitido que no estén por

escrito, es decir, se hacen porque así se han venido realizando.

• Los imprevistos que se presentan o la toma de decisiones inmediatas requiere de soluciones que no
están estipuladas.

Políticas

• La generalidad de éstas ha contribuido a que no se den a conocer de manera formal a las

coordinaciones y departamentos.

Procedimientos

• El número de actividades son diversas y variadas, por lo que el establecimiento de procedimientos

para cada una de ellas no se ha realizado, además que la experiencia de saber cómo se hacen las cosas

tampoco ha permitido que se establezcan por escrito.

RECOMENDACIONES.

Estrategias

• Se recomienda que para la elaboración de estrategias, juntas por sección o por

departamentos se formulen para que sean evaluadas por el encargado de la

institución, y una vez aprobadas se den a conocer a todos los empleados.

Políticas

• Para el conocimiento de las políticas a los empleados, se propone que se elabore un

folleto o tríptico en el cual estén explícitas.

Procedimientos

• Auditoría Administrativa o Por medio de la formación de comisiones entre el

personal de la empresa, se formulen, actualicen y se den a conocer los diversos

procedimientos, sobre todo de aquellos se realizan periódicamente.


DAKAR SPRESS S.A.

Auditoría Administrativa HALLAZGOS

Período: Año 2020

ORGANIZACIÓN Las líneas de autoridad no están bien definidas

Descripción de puestos

• No se proporciona al momento de ingresar a la empresa. Instructivos especiales

• No existen para todas las actividades que se desarrollan.

Causas

Organigrama

• El organigrama se encuentra en revisión.

• Sólo está como material de consulta, es decir, se da a conocer Solamente cuando se requiere.

• No existe un organigrama formal para los empleados en su totalidad

Descripción de Puestos.

• El colaborador no recibe una capacitación en cuanto a las funciones que debe desempeñar en su

puesto.

Instructivos especiales.

• La forma de darlos a conocerla a sido de manera parcial, ya que no se hace desde que el empleado

ingresa a la empresa.

• No están por escrito, solo se mencionan en reuniones generales de la institución.


RECOMENDACIONES

Organigrama

• Se propone que la dirección de la institución presente propuestas de posibles

organigramas, y a partir de éstas consensuar el que mejor se adecue a las necesidades

de la institución.

Descripción de puestos

• Es importante darlas a conocer al empleado al momento de la inducción, por medio

de un manual, un folleto o un video, de tal forma que se le informe lo específico del

puesto al que fue contratado.

Instructivos especiales

• Cada departamento nombrará comisiones para la organización de los diversos

eventos o actividades que se realizan a lo largo del año, con la finalidad de establecer

por escrito el procedimiento de cómo se llevó a cabo el evento que se les asignó,

desde el diseño, el desarrollo y la evaluación de éste.


DAKAR SPRESS S.A.

Auditoría Administrativa HALLAZGOS

Período: Año 2020

SELECCIÓN El proceso se lleva a cabo parcialmente.

Inducción

• No existe previa inducción al momento de ingresar a la empresa.

• Se desconoce el manual donde se especifican las condiciones de la empresa.

Causas

Selección

• Se da prioridad a personas recomendadas por los mismos empleados de la organización.

• Se omiten pasos del proceso de selección dependiendo de las necesidades de la empresa.

Inducción

• La rotación de personal es frecuente.

• La empresa solicita regularmente personas con experiencia.

• Los puestos de mayor responsabilidad.

RECOMENDACIONES

Selección
• Determinar por escrito a través de diversos formatos adecuados a los pasos

del proceso de selección, previendo cualquier situación de contratación;

aplicado por el Administrador Responsable.

Inducción

• Elaborar un sistema de inducción general hacia la empresa, así como uno

específico a cada departamento. En el cual se contemplen también las

condiciones de la empresa.

DAKAR SPRESS S.A. HALLAZGOS


Auditoría Administrativa
Período: Año 2020
DIRECCIÓN Es deficiente la intercomunicación entre los

empleados y departamentos.
Motivación

 Son pocos los estímulos proporcionados, y cuando se otorgan, se dan sólo en ciertos

departamentos.

 La variedad de estímulos necesita diversificarse.

 El empleado no conoce cuáles son los estímulos o motivaciones que ha recibido, está

recibiendo o podría recibir.

Liderazgo

 Se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los empleados.

Causas

Comunicación

 Los intereses de cada sección son diferentes. .

 Barreras físicas, como la distancia entre una institución y otra.

Motivación

 El plan de estímulos o motivaciones no es manejado como tal.

 El empleado no considera como estímulos los proporcionados por la institución, ya sean cursos o

capacitaciones, otorgamiento de responsabilidades, entre otros.

 La empresa no comunica lo anteriormente mencionado como estímulo o motivación.

Liderazgo

 Lo relevante para la empresa se planea con meses de anticipación, por lo que la flexibilidad para

aportar nuevas ideas a lo planeado se dificulta ya que son ideas tomadas a nivel Administrativo.
RECOMENDACIONES

Comunicación

 La información debe de ser por escrito, en formatos previamente diseñados y hacerse

llegar a todos departamentos, bajo previa autorización del Administrador general de

la institución.

Motivación

 Elaborar un plan de estímulos y motivaciones, especificando los tipos, para los

empleados de la institución, el cual debe darse a conocer al inicio de cada

contratación del nuevo personal.

 Este plan debe de entregarse por escrito a cada uno de los empleados.

Liderazgo

 Establecer en departamentos espacios de diálogo cada bimestre para la exposición de

ideas que beneficien a la empresa.

 Será responsabilidad del coordinador o jefe de departamentos presentar las propuestas

al Administrador responsable y una vez evaluada la propuesta hacer del conocimiento

de la resolución al interesado(a) o grupo de interesados (as).

DAKAR SPRESS S.A. HALLAZGOS


Auditoría Administrativa
Período: Año 2020
CONTROL

Fijación de Estándares
 La elaboración o el conocimiento de éstos no han sido claros. Supervisión

 Se realiza de manera informal.

Medición del desempeño

 No se realiza en todos los niveles.

Causas

Fijación de estándares

 La empresa ha priorizado otros aspectos dejando a un lado éste.

Supervisión

 No se documenta o evidencia completamente, debido a la periodicidad con la que se realiza.

Medición del desempeño

 Se realiza sólo en los niveles que se cree pueden tener repercusiones directas con el éxito de la empresa

a sabiendas que ésta recae en la mejora continua de la misma.

RECOMENDACIONES

Fijación de estándares

 Cada departamento se dará a la tarea de dar a conocer los estándares bajo los que se

rige la empresa.

 Al finalizar se evaluarán hasta que punto fueron alcanzados y se reelaborarán

adecuándose a las necesidad de la institución, específicamente de cada departamento.

Supervisión
 Debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el

trabajo ya que permite tener el control de las actividades que se realizan, por medio

de formatos previamente elaborados por el consejo Administrativo, los cuales

servirán de evidencias.

Medición del desempeño

 Cada 6 meses se debe realizar una evaluación del desempeño a cada uno de los

coordinadores y responsables de departamento por parte de la dirección general de la

institución. Dejando por escrito los resultados de ésta.

CONCLUSIONES.

El informe de Auditoria Administrativa en las instalaciones de DAKAR SPRESS S.A, determinó

que la empresa no cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad, ya que

no se tiene, definido en orden y por escrito, así como cada uno de los elementos que los integran,

tales como: Objetivos, Misión, Visión, Reglas, Procedimientos, Estándares, Manual de

organización, Manual de inducción, Métodos de control, por mencionar algunos. Sin embargo,
algunos elementos requieren de la creación y actualización para que contribuyan a la calidad de

la empresa.

El trabajo realizado permitió determinar las áreas de oportunidad en cada una de las etapas del

proceso administrativo, junto con esto se encontraron las causas que hacen que la empresa,

aunque se dirija hacia la mejora continua, existan elementos que la dificulten o la obstaculicen.

El contacto que se tuvo con la empresa fue gracias a que ya se estaba laborando dentro de la

misma con lo cual se pudo fomentar el diálogo y la confianza entre el personal de ésta y el

equipo investigador. Por medio de la comunicación con ellos, se verificó la información

proporcionada en las entrevistas, y por lo tanto tener más elementos de comparación entre uno y

otro empleado y así presentar datos lo más apegados a la realidad que vive la empresa. Tomando

en cuenta que siempre existirán variaciones entre los resultados y la realidad de la empresa.

BIBLIOGRAFÍA.

 Desarrollado por Alfred Klein y Nathan Grabinsky, investigadores del Banco de México,

evalúa los siguientes aspectos de la empresa (Munch y García, 2006).

 García, J. y Rodas, I. (2011). Auditoría administrativa y de comunicación organizacional:

el caso del Programa de Telemedicina en México. Revista de Comunicación y Salud,

1(2), 19-31.
 Página web: www.observatoriorh.com/asociacion-centro-rrhh/resiliencia-competencia-

organizacion

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