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Universidad Pedagógica Nacional

«Francisco Morazán»
Dirección de Tecnologías de
Información - DTI
Departamento de Sistemas de
Información - DSI

Polaris Aplive
Aplicación Virtual Estudiantil
Manual de Usuario

Versión de manual 1.0.1


para Polaris versión 1.0.1
Laboratorio Nébula
abril de 2018
Prefacio
La Universidad Pedagógica Nacional «Francisco Morazán» presenta a la comuni-
dad estudiantil su nueva aplicación en línea: Polaris Aplive (Aplicación Virtual
Estudiantil). Polaris viene a reemplazar lo que fue el Sistema de Gestión Estudiantil
(SGE) con el que el estudiantado realizaba los diferentes procesos de matrícula. Po-
laris toma el testigo, proveyendo consigo una mejora sustancial en la interfaz,
usabilidad y despliegue de la información académica estudiantil.
Polaris ha sido desarrollada en la propia Universidad por el equipo del Laborato-
rio de Ingeniería Informática «Nébula», del Departamento de Sistemas de
Información de la Dirección de Tecnologías de Información, en constante colabora-
ción con la Oficina de Registro y Unidades Académicas.
Polaris presenta una interfaz sencilla e intuitiva, pero sabemos que para aprove-
char al máximo las bondades de la aplicación no hay nada mejor que conocer sus
detalles, por ello el presente manual expone una guía completa sobre Polaris Aplive.
Polaris se estrena con la versión 1.0.0, y publicada ya la versión 1.0.2. En la
UPNFM estamos conscientes de la necesidad de mejorar las herramientas informá-
ticas que la Universidad dispone para su comunidad académica, es por ello que
Polaris se presenta también con nuevo ciclo de desarrollo, con mejoras continuas
para versiones venideras. Consulte este manual para conocer las mejoras y cambios
que se apliquen a los nuevos lanzamientos de Polaris.
Tabla de contenido
Introducción a Polaris......................................1
Aspectos técnicos.......................................1
Notas de la versión....................................1
Terminología.......................................2
Primeros pasos........................................3
Iniciando con Polaris: el nuevo soporte de clave personal.............3
Tutorial 1: Cómo crear la clave personal........................3
Tutorial 2: Cómo recuperar la cuenta..........................5
Los Recursos de Polaris.....................................7
El Escritorio..........................................7
1. La barra superior...................................7
Tutorial 3: Como editar los datos de perfil......................7
1.1 Sobre el cierre de sesión..............................9
2. El área de trabajo..................................10
2.1 Matrícula.......................................10
Tutorial 4: La interfaz del Recurso de Matrícula..................10
Tutorial 5: Prematrícula de espacios pedagógicos.................12
Tutorial 6: Matrícula ordinaria de espacios pedagógicos.............15
2.1 Matrícula extraordinaria, agregados y retiros................18
Introducción a Polaris
La UPNFM tiene por misión «la formación de docentes con competencias científi-
cas, humanísticas y tecnológicas innovadoras para el desarrollo del sistema
educativo nacional». Como parte del cumplimiento de esta misión, la Universidad
ofrece una variedad de servicios complementarios a la comunidad estudiantil, entre
ellos, la disponibilidad de herramientas informáticas que permiten al estudiantado
el aprovechamiento de las tecnologías de la comunicación e información tanto en
sus procesos de gestión como en en los procesos de aprendizaje. Polaris Aplive se
suma a la oferta de herramientas informáticas disponibles por la Universidad.
Como se menciona en el prefacio, Polaris viene a reemplazar lo que fue el Siste-
ma de Gestión Estudiantil (SGE) con el que el estudiantado tenía acceso a consultar
datos de su información académica y realizar los diferentes procesos de matrícula.
Polaris toma el testigo proveyendo consigo una mejora sustancial en la interfaz,
usabilidad y despliegue de la información académica estudiantil respecto a lo que
fue SGE. Ahora, con Polaris, el estudiantado dispone de una herramienta amigable
con la que no sólo tiene acceso a las operaciones sobre los procesos de matrícula,
también tiene acceso a Recursos de información enriquecida sobre su carrera aca-
démica.

Aspectos técnicos
Polaris es una aplicación en línea, lo que significa que se ejecuta en navegadores
(como FireFox o Google Crome). También puede ejecutarse en navegadores de sis-
temas móviles, pero para el correcto despliegue en pantalla es necesaria una
resolución mínima de pantalla de 1024x768px y un tamaño no menor a 10 pulga-
das. En pantallas y resoluciones menores Polaris no se desplegará correctamente.
Todavía no existe una versión optimizada para tabletas y teléfonos, pero su desa-
rrollo se dará más adelante.

Notas de la versión
La versión 1.0.0 y 1.0.1 de Polaris se lanzan con las siguientes características gene-
rales:
• Soporte de clave personal.
• Interfaz enriquecida:
◦ Multitarea
◦ Adaptable
• Categorización por Recursos:
◦ Matrícula
◦ Avance del plan de estudios
◦ Saldos y Movimientos
◦ Documentos

1
◦ Equivalencias externas
◦ Ficha del estudiantes
◦ Historial
◦ Requisitos graduación
◦ Evaluación docente
◦ Flujograma

Terminología
Notará algunos nombres que quizá le parezcan poco usuales, esta sección expone
todos los términos clave que se utilizan en Polaris y sus significados.

Carnet: Número de registro del estudiante. Parece coincidir con el número de


identidad, pero no es el mismo, el carnet carece del cero inicial.

Clave: Texto secreto creado por el(la) propio(a) estudiante que funge como cre-
dencial de acceso.

Credenciales de acceso: Número de registro (carnet) y clave personal de un es-


tudiante que permiten la verificación de autorización de acceso a sesión de una
cuenta de usuario en Polaris.

Cuenta (de usuario): Alta de acceso a Polaris del estudiante. A todo estudiante
de la UPNFM se le confiere automáticamente una cuenta de usuario de Polaris a la
que puede acceder mediante sus credenciales de acceso.

Escritorio: Parte principal de la Interfaz.

Interfaz: Conjunto de elementos gráficos desplegados en pantalla (el escritorio,


ventanas, botones, etc).

Perfil: Datos particulares de la cuenta del estudiante.

Polaris Aplive: El nombre de la aplicación.

Pin: Código único que se da al estudiantado en dos momentos:


1. Tras realizar asesoría académica.
2. El recibo de pago de matrícula (ordinaria y extraordinaria).

Recurso: Funcionalidad proveída por Polaris y accesible mediante un botón.


Casi todos los Recursos son accesibles desde los botones del Escritorio, pero algu-
nos son accesibles desde el Menú de Perfil y desde los botones de la ventana de
«Inicio de sesión».

2
Token: Código de verificación de correo electrónico. Este código es generado au-
tomáticamente por Polaris y se utiliza para verificar la validez de una dirección de
correo electrónico actualizada.

Primeros pasos
El presente manual expone la explicación de términos, la disposición de la interfaz
y tutoriales de uso sobre los Recursos soportados por Polaris.

Iniciando con Polaris:


el nuevo soporte de clave personal
Para iniciar sesión en Polaris cada estudiante necesita su número de registro
(carnet) y una clave personal. La clave personal es creada por cada estudiante la
primer vez que accede a su cuenta desde Polaris. Para crear dicha clave personal,
cada estudiante necesita de una dirección personal de correo electrónico válida
y su último pin vigente. Una vez creada y verificada su clave, utilizará su carnet y
clave como credenciales de acceso, siendo el pin únicamente necesario para ciertos
procesos de matrícula y para recuperación de cuenta. Si el estudiante olvida su cla-
ve, podrá recuperar su cuenta creando una nueva desde el Recurso «¿Olvidaste tu
clave?».

Tutorial 1: Cómo crear la clave personal

Nota: Este tutorial es válido exclusivamente para aquellos


estudiantes que utilicen por primera vez la aplicación.

1. En la pantalla de inicio de sesión ingrese


su carnet y pin. Tenga el cuidado de
recordar que si su identidad comienza con
«0X», en su carnet el cero inicial se
omite.

3
2. Polaris le mostrará una ventana con un
mensaje de bienvenida. Presione el botón
«Continuar».

3. Ahora verá la ventana de «Cambiar clave». Ingrese una dirección de correo


personal. Es importante que dicha dirección de correo sea válida y le
pertenezca a usted. Ingrese también su nueva clave. Esta nueva clave debe
ser de su autoría, le pertenece a usted y deberá recordarla. Repita la nueva
clave para que la aplicación verifique que no ha cometido errores en su
ingreso. Presione el botón «Siguiente».

4. Polaris le mostrará un diálogo informativo


indicando que se ha generado un «token»
de validación y que se ha enviado al
correo que indicó previamente. Presione el
botón «Continuar».

5. Polaris le muestra una ventana de ingreso


de token.

4
6. Revise su buzón de correo para leer el correo que le envió el sistema con su
token de verificación1.

El mensaje de correo recibido le muestra un texto de bienvenida y su «token de


verificación».

7. Escriba su token de verificación en la


ventana de ingreso de token. Recuerde
respetar las minúsculas y mayúsculas del
token de verificación. Cuando haya
escrito el token presione «Siguiente».

8. Polaris le mostrará en mensaje de éxito.


Presione «Aceptar» para terminar.

Ahora tiene una clave personal, utilice su número de registro (carnet) y clave
personal como credenciales de acceso a su cuenta en Polaris.

Tutorial 2: Cómo recuperar la cuenta


Si ha olvidado su clave personal, es posible recuperar el acceso a su cuenta de
usuario creando una clave nueva. Para ello, necesita una dirección de correo
personal y un pin vigente.

1 Por favor no responda el correo recibido de [UPNFM] Nébula bot, dicho correo fue generado
automáticamente por el sistema en el paso 4.

5
1. En la pantalla de inicio de sesión presione
el botón «¿Olvidaste tu clave?».

2. Polaris le mostrará la ventana de


«Recuperar cuenta». Ingrese los datos que
le solicita el formulario. Es importante que
la dirección de correo que ingrese sea
válida y le pertenezca a usted, ya que el
sistema le enviará un token de
verificación a dicho correo. Cuando haya
llenado el formulario presione el botón
«Siguiente».

3. Polaris le mostrará un diálogo indicando


que le ha enviado un token de verificación
al correo indicado. Presione el botón
«Continuar».

4. Polaris le muestra una ventana de ingreso


de token.

5. Siga los pasos 6, 7 y 8 del Tutorial 1: Cómo crear la clave personal.

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Los Recursos de Polaris
La interfaz de Polaris despliega un Escritorio con los botones que lanzan cada uno
de los Recursos soportados por Polaris.

El Escritorio
El Escritorio es la interfaz principal de Polaris, se divide en dos secciones:

1. La barra superior
2. El área de trabajo

1
2

1. La barra superior
La barra superior es principalmente informativa, despliega el nombre de la
aplicación, la información general del estudiante (nombre, carrera, centro y sede),
la información de ambiente (año y periodo) y el menú del perfil. Desde el menú de
perfil se pueden realizar dos operaciones: Editar los datos de perfil y cerrar la
sesión.

Tutorial 3: Como editar los datos de perfil


Una vez iniciada sesión es posible actualizar el correo y claves personales asociados
a la cuenta.

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1. Seleccione el menú de la barra superior y
elija la opción «Editar perfil».

2. La ventana de «Editar perfil» le muestra


dos opciones: Editar correo y Editar clave.

3. Seleccione una de las opciones y:

3.1. Editar correo, verá su correo actual,


en la segunda casilla puede ingresar su
nueva dirección de correo. Cuanto esté
listo, presione «Guardar».

3.2. Polaris le mostrará un diálogo de


envío de un token a su nuevo correo.

8
3.3. Ingrese el token en la ventana de
ingreso de token y presione «Siguiente»

3.4. Su correo se habrá actualizado con


éxito.

3.5. Para actualizar su clave, ingrese en el


primer recuadro su clave actual, luego su
nueva clave y su correspondiente
repetición. Cuando esté listo presiones el
botón «Guardar».

3.6. Su clave habrá sido actualizada con


éxito. Presione «Aceptar» para finalzar.

1.1 Sobre el cierre de sesión


Polaris es una aplicación en línea que puede utilizarse desde cualquier navegador
de Escritorio o Tableta con conexión a Internet. Polaris despliega información
personal del estudiante, por lo que es importante que cada vez que el estudiante
deje de utilizar Polaris, cierre la sesión para garantizar que terceros no utilicen su
cuenta. Polaris cierra sesión automáticamente después de un tiempo de
inactividad.

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2. El área de trabajo
El área de trabajo se compone de pestañas. La pestaña principal es la del «Escrito-
rio» que despliega como botones todos los Recursos soportados por polaris. La
mayoría de Recursos presentan una interfaz sumamente intuitiva y autoexplicativa
(como el Historial, que muestra el historial académico del estudiante), otros Recur-
sos presentan mucha más información y soportan muchas operaciones, como el
Recurso de Matrícula, a continuación se expone una explicación y tutoriales para
estos Recursos de información enriquecida de modo tal que el estudiantado conoz-
ca sus detalles y aproveche lo mejor posible las funcionalidades expuestas por
Polaris.

2.1 Matrícula
El Recurso de Matrícula permite al estudiantado realizar los diferentes procesos de
inscripción y retiro de espacios pedagógicos. El reglamento académico lista los
siguientes procesos generales:

• Prematrícula
• Matrícula ordinaria
• Matrícula extraordinaria
• Agregados y Retiros

También, en apego a lo establecido en el reglamento académico se soportan los


siguientes procesos:

• Suficiencias
• Inscripción de Cátedra de la Tierra

Para todos los procesos se provee una interfaz unificada, con la excepción de la
ventana Prematrícula, y del primer paso de la Matrícula ordinaria. Cátedra de
la Tierra aprovecha una nueva funcionalidad disponible para visualizar Eventos.

Tutorial 4: La interfaz del Recurso de Matrícula

1. Seleccione en el escritorio el Recurso de


«Matrícula».

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2. Ingrese su pin.

Verá la pestaña de Matrícula

Esta interfaz muestra (de tenerla) su matrícula actual, es decir, los espacios peda-
gógicos inscritos para el año y periodo en curso. Desde esta interfaz puede obtener
un PDF imprimible de su Boleta de Matrícula. Cuando existan procesos de matrícu-
la (como la prematrícula, retiros, agregados, etc) se habilitará el botón «Procesos de
matrícula».

Al presionar el botón «Procesos de matrícula» Polaris


le mostrará una ventana con el listado de procesos acti-
vos.
Seleccione el que le interese ejecutar y presione
«Aceptar».

Nota: Algunos procesos se calendarizan por día, por lo que si si


su cuenta no está habilitada para la ejecución de un proceso,
Polaris le mostrará un diálogo indicando que no es su día de
proceso. Consulte el calendario académico para saber
exactamente cuando puede ejecutar un determinado proceso.

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Tutorial 5: Prematrícula de
espacios pedagógicos

Nota: Asegúrese de que es su día de prematrícula.

Usted podrá prematricular espacios pedagógicos en una sección específica para la


que cumpla los requisitos establecidos por el plan de estudios de su carrera. Para
cada espacio pedagógico prematriculado usted ha garantizado la reservación de
cupo hasta el proceso de matrícula.

Tras seleccionar el «Proceso de Prematrícula» Polaris le mostrará la ventana de


«Proceso de prematrícula»

Esta interfaz provee las siguientes características y funciones:


• Barra de herramientas superior:
◦ Botón «Agregar»: Permite agregar espacios pedagógicos de la propuesta
de prematrícula a la prematrícula del estudiante (esta acción reserva un
cupo).
◦ Botón «Eliminar»: Permite eliminar espacios pedagógicos de la prematrí-
cula del estudiante (esta acción libera el cupo).

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◦ Botón «Mostrar propuesta»: Despliega una ventana con el listado de es-
pacios pedagógicos ofertados para la carrera del estudiante en el año y
periodo siguiente.
◦ Botón «Confirmar»: Confirma los espacios pedagógicos prematriculados,
esta acción prohíbe eliminar espacios pedagógicos de la prematrícula y
garantiza la reservación del cupo hasta el proceso de matrícula.
• Sección de espacios pedagógicos pendientes.
• Sección de espacios pedagógicos confirmados.
• Barra de herramientas inferior:
◦ Botón «Boleta de prematrícula»: despliega un PDF con los espacios peda-
gógicos prematriculados y confirmados.
◦ Botón «Cerrar»: cierra la ventana de «Proceso de prematrícula».

A continuación se detalla cada uno de los elementos anteriormente listados:

Botón «Agregar»: Despliega la ventana con la «Propuesta de espacios pedagógi-


cos prematriculables».

Esta interfaz provee las siguientes características y funciones:


• Barra de herramientas superior:
◦ Botón «Agregar»: Ejecuta la prematrícula de una sección seleccionada,
cierra la ventana de Propuesta y devuelve a la ventada de «Proceso de
prematrícula».

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Nota: Para agregar una sección, primero debe seleccionarla de
la tabla de secciones. Luego, Polaris realizará validaciones sobre
la sección seleccionada, como el choque de horario y la
verificación de requisitos. Si ellla estudiante no cumple con
todas las verificaciones necesarias, Polaris le desplegará un
diálogo indicándole la razón por la cual no puede agregar el
espacio pedagógico seleccionado.

◦ Botón «Eventos»: Despliega la ventana de Eventos preprogramados para


una sección. Para el proceso de Prematrícula lo usual será que no existan
Eventos.
• Listado de espacios pedagógicos: este listado contiene exclusivamente aque-
llos espacios pedagógicos que podría cursar el estudiante. Para ver las
secciones disponible por espacio debe seleccionarlo de la lista.
• Tabla de secciones: esta tabla cambia por cada espacio pedagógico seleccio-
nado de la lisa. Para cada sección despliega la cantidad de cupos máximos y
los cupos disponibles, así como su horario semanal.

Botón «Eliminar»: Elimina de la prematrícula la sección seleccionada. Previo a la


ejecución de eliminación, Polaris desplegará un diálogo de confirmación.

Presione el botón «Eliminar» para confirmar. Una vez eliminada la sección de su


prematrícula, el cupo que había reservado queda libre.

Nota: Mientras no confirme sus espacios pedagógicos, usted


puede agregar y eliminar secciones de su prematrícula
libremente.

Botón «Confirmar»: Confirma los espacios pedagógicos prematriculados, esta ac-


ción prohíbe eliminar espacios pedagógicos de la prematrícula y garantiza la
reservación del cupo hasta el proceso de matrícula.

Sección de «espacios pedagógicos pendientes»: Despliega todas las secciones


de espacios pedagógicos que ha agregado y que no ha confirmado.

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Sección de «espacios pedagógicos confirmados»: Despliega todas las secciones
de espacios pedagógicos que ha agregado y que ha confirmado. Estos espacios pe-
dagógicos no puede quitarlos hasta el proceso de matrícula.

Botón «Boleta de prematrícula»: Abre una pestaña nueva con un PDF que des-
pliega los espacios pedagógicos prematriculados y confirmalos.

Botón «Cerrar»: Cierra la ventana de «Proceso de premartícula». Si existen espa-


cios pedagógicos pendientes (es decir, no confirmados) Polaris mostrará un diálogo
indicándolo. En tal caso, usted podrá aceptar la advertencia y regresar más tarde
para confirmar sus espacios pedagógicos pendientes. Si no existen espacios pedagó-
gicos pendiente, la ventana de «Proceso de prematrícula» se cerrará sin desplegar
ningún mensaje.

Tutorial 6: Matrícula ordinaria de


espacios pedagógicos

Nota: Asegúrese de que es su día de matrícula.

Usted podrá matricular espacios pedagógicos en una sección específica para la que
cumpla los requisitos establecidos por el plan de estudios de su carrera. Para cada
espacio pedagógico matriculado usted ha garantizado la reservación de cupo en di-
cho espacio, adquiriendo los derechos y deberes correspondientes establecidos en el
Reglamento Académico.

Tras seleccionar el proceso de «Matrícula ordinaria», si usted realizó prematrí-


cula, Polaris le mostrará la ventana de «Confirmar prematrícula». Esta interfaz le
despliega los espacios pedagógicos admitidos y rechazados. De los espacios peda-
gógicos admitidos, usted puede desmarcar aquellos que no le interese confirmar
para matrícula, declinándolos. De los espacios pedagógicos rechazados, usted po-
drá visualizar las razones por las cuales fueron rechazadas.

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Esta interfaz provee las siguientes características y funciones:
• Barra de herramientas superior
◦ Botón «Marcar».
◦ Botón «Desmarcar».
◦ Botón «Confirmar».
• Sección de espacios pedagógicos admitidos.
• Sección de espacios pedagógicos rechazados.
• Barra de herramientas inferior
◦ Botón «Cerrar».

A continuación se detalla cada uno de los elementos anteriormente listados:

Botón «Marcar»: Si tiene un espacio pedagógico admitido desmarcado, puede se-


leccionarlo y presionar «Marcar» para marcarlo de nuevo.

Botón «Desmarcar»: Si tiene un espacio pedagógico admitido que desee declinar,


puede seleccionarlo y presionar «Desmarcar» para desmarcarlo.

Botón «Confirmar»: Al presionar este botón usted estará confirmando para ma-
trícula todos los espacios pedagógicos admitidos y marcados, reservando con
ello su cupo correspondiente de matrícula. Aquellos espacios pedagógicos admiti-

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dos y desmarcados no se matricularán, y el cupo reservado en prematrícula queda-
rá liberado.

Sección de espacios pedagógicos admitidos: Muestra una tabla con las seccio-
nes prematriculadas que fueron admitidas por Polaris en apego al reglamento
académico. Estos espacios pedagógicos no están matriculados todavía, usted puede
desmarcarlos antes de confirmar. Sólo los espacios pedagógicos admitidos y marca-
dos serán confirmados para matrícula.

Sección de espacios pedagógicos rechazados: Muestra una tabla con las seccio-
nes prematriculadas que fueron rechazadas por Polaris en apego al reglamento
académico. En la columna «Obs» verá la descripción del rechazo (por ejemplo, por-
que no aprobó un requisito, porque el espacio fue cerrado, entre otros motivos). Los
espacios pedagógicos rechazados no pueden matricularse todavía y su cupo se libe-
ra automáticamente.

Botón «Cerrar»: Usted puede cerrar la ventana de «Confirmar prematrícula» sin


haber confirmado. Si usted vuelve a iniciar el proceso de «Matrícula ordinaria» se
le volverá a mostrar la ventana de «Confirmar prematrícula».

Usted no podrá pasar al siguiente paso del proceso de «Matrícula ordinaria» mien-
tras no confirme su prematrícula.

Nota: Usted puede confirmar una prematrícula vacía.

Una vez confirmada su prematrícula, verá que en la tabla de espacios pedagógicos


matriculados aparecerán aquellos espacios que acaba de confirmar, a la vez que Po-
laris despliega la ventana de «Proceso de matrícula».

Si usted no hizo prematrícula, entonces Polaris motrará directamente la ventana de


«Proceso de matrícula».

Notará que la ventana de «Proceso de matrícula» es muy parecida a la de «Proceso


de Prematrícula», con la salvedad de que no existe una sección para los espacios
confirmados, ya que estos son mostrados en la interfaz principal. La barra de herra-
mientas superior es exactamente igual en aspecto y funcionalidad a la de «Proceso
de Prematrícula», por lo que puede consultar el Tutorial 5 para repasar sus deta-
lles.
La barra de herramientas inferior únicamente contiene el botón «Cerrar», que se
comporta semejante al de prematrícula, desplegando un diálogo de advertencia
cuando intenta cerrar el proceso y tiene espacios pedagógicos pendientes de confir-
mar.

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Nota: Recuerde que a diferencia de prematrícula, en matrícula
los espacios pedagógicos confirmados usted ha reservado un cupo
para cursar sus espacios pedagógicos en el periodo académico.

2.1 Matrícula extraordinaria,


agregados y retiros
Para los procesos de matrícula extraordinaria, agregados y retiros, Polaris presenta
la misma interfaz que en Matrícula ordinaria, con la salvedad de la ventana de
«Confirmar prematrícula» que es exclusiva del proceso de «Matrícula ordinaria».
Por lo demás, puede acudir a los Tutoriales 5 y 6 para repasar las funcionalidades
expuestas por Polaris.

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