PROTOCOLO DE COMUNICACIONES Y PLAN MOTIVACIONAL DE LA

EMPRESA MUNDO DIGITAL

Nombre de la empresa: MUND

Slogan: O
DIGIT
AL

Ciudad: IBAGUE
Fecha de Creación: 30 de octubre del 2009

Número de empleados: 20

Características de la empresa:

1. DIVISIÓN DEL TRABAJO

 Análisis y Diseño de Sistemas: Interpretamos las necesidades de nuestros clientes,
Desarrollando todos los requerimientos que sean necesarios para satisfacer y
solucionar todas sus inquietudes ya sea para implementar o actualizar un sistema
informático. Proponemos y planteamos soluciones, así como diferentes alternativas
para cada problema. Se utiliza la mejor tecnología de seguridad informática para
nuestros clientes.

 Programación: Tenemos un personal calificado para programación o codificación

de diferentes lenguajes de programación pudiendo así satisfacer la demanda de
nuestros clientes. Creamos Actualizamos y transformamos programas conforme a
 los requerimientos realizados por el área de análisis y Diseño para hacer de ellos
programas eficientes y bien documentados para las computadoras.

 Implementación: Garantizamos la calidad de nuestros sistemas para diferentes

aplicaciones adecuándolos a las necesidades de nuestros clientes
 Mundo digital se asegura de probar los productos y servicios a implementar antes de
ser liberados por nuestros clientes.
 Mundo digital capacita a las empresas (nuestros clientes) que adquieren nuestros
sistemas informáticos. Cumplimos con todas las normas establecidas para la
implementación de nuestros sistemas.

2. DEPARTAMENTALIZACIÓN

AREA DE INFORMÁTICA

 UNIDAD DE ANALISIS Y DISEÑO: En esta unidad existen tareas bien definidas

desde el inicio de nuestro trabajo, Hay una parte importante que es el “Análisis de
Requisito” puesto que se ha dividido en 5 partes las cuales son:
 Reconocimiento del problema.
 Evaluación y Síntesis.
 Modelado.
 Especificación.
 Revisión.

 UNIDAD OPERATIVA DE HARWARE (EQUIPO Y CONEXIONES DE

RED)

En esta unidad MUNDO DIGITAL tiene el soporte técnico como también la infraestructura
de Red la cual se desprende de la siguiente manera:

 Seguridad informática en general de las instalaciones y equipos.

 La operatividad del sistema de computación central para mantener todo nuestro
sistema disponible a nuestros clientes que requieran de nuestros servicios.
 Velar porque el sistema computarizado se mantenga funcionando apropiadamente y
estar vigilante para detectar y corregir fallas en el mismo.
 Hacemos uso de redes LAN´s, WAN´s e INALAMBRICAS, las cuales nos
permiten manejar activos de TI adicionales (servidores, firewalls, servidores proxy,
routers, switches y amplia gama de software).

 UNIDAD DE DESARROLLO (PROGRAMACIÓN Y BASES DE DATOS)

 Realizar el diseño técnico de los nuevos proyectos.
 Preparar la documentación para la programación y pruebas de los sistemas.
 Revisar la codificación y pruebas de los sistemas.
 Realizar estudios de viabilidad técnica.
 Participar en el diseño funcional de los nuevos proyectos.
 Dirigir proyectos pequeños.

 PROGRAMACIÓN.
 Estudiar los requerimientos de los nuevos usuarios en cuanto a nuevos productos o
servicios.
 Estructurar la lógica de los programas.
 Programar.
 Llevar a efecto pruebas de los sistemas desarrollados.
 Documentar los programas de acuerdo a los estándares establecidos.
 Realizar el análisis de las aplicaciones sencillas.

 BASES DE DATOS
 Especificar la definición física de los datos y cambiarla para su mejor desempeño
 Seleccionar e implementar herramientas de optimización de la BD
 Probar y evaluar las herramientas de programadores
 Dar soporte técnico a programadores sobre estructura de la BD
 Implementar controles de definición, acceso, actualización y concurrencia
 Monitorear el uso, recopilar estadísticas de desempeño y ajustar la BD
  Definir e iniciar los procedimientos de respaldo y recuperación

 RECURSOS HUMANOS (ADMINISTRACION DE PERSONAL).

 Reclutamiento: Hace de una persona extraña un candidato para un determinado
puesto.
 Selección: Es buscar entre los candidatos, a los mejores para cada puesto que se
requiere por medio de exámenes, entrevistas, entrega de solicitud y currículo.
 Contratación y Remuneración: Hace del buen candidato un trabajador.
 Inducción y Socialización: Permite que la persona se acople más rápidamente a la
cultura organizacional de la empresa
 Capacitación y Desarrollo: Hace del personal un mejor trabajador.

 FINANCIERA
 Coordinación de la elaboración de los Estados Contables y Financieros y de la
supervisión del Control de Gestión
 Definición de procedimientos, diseño de los procesos presupuestarios.
 Apoyo en viabilidad de inversiones / proyectos, reorientaciones estratégicas.

3. JERARQUÍA

En el organigrama se muestra además del orden jerárquico como se van a distribuir las
distintas unidades que le darán funcionamiento a la empresa, desde lo que comprende la
Gerencia General, con los sectores de Recursos Humanos, Informática y financiero con sus
respectivas subdivisiones
 ORGANIGRAMA

GERENCIA GENERAL

RECURSOS UNIDAD DE FINANCIERA

HUMANOS INFORMÁTICA
(Gerente y asistente
Administración de Gerente de financiero)
personal informática

UNIDAD DE UNIDAD UNIDAD DE

ANALISIS Y OPERATIVA DESARROLLO
DISEÑO DE (programación
HARDWARE y bases de
(equipo y datos)
conexiones de
red)

OFICINA DE AREA DE UNIDAD DE UNIDAD DE

CONTRATACIÓN CAPACTIACIÓN DESARROLLO PROYECCION
DE PERSONAL DE PERSONAL FINANCIERO SOBRE
INVERSIONES
 PROTOCOLO DE COMUNICACIONES Y PLAN MOTIVACIONAL DE LA
EMPRESA MUNDO DIGITAL

Presentación

La comunicación en MUNDO DIGITAL juega un papel fundamental no sólo en la difusión

de su mandato y actividades desarrolladas, sino también en la construcción de relaciones
sólidas con los colaboradores. Asimismo, la confianza de esos colaboradores en la empresa
se transmite a la relación con otras instituciones tales como almacenes de mercado
tecnológico y demás sectores donde se comercializa nuestros productos.

El personal de MUNDO DIGITAL representa la labor que la empresa lleva a cabo en el

país. Por consiguiente, se hace necesario que todo el equipo comunique un mensaje
unificado y claro que consolide la imagen de MUNDO DIGITAL como la mejor y más
grande empresa de producción y comercialización de computadores.

El papel del Área de Comunicaciones en MUNDO DIGITAL.

Esta área de apoyo se convierte en el soporte para hacer visibles las acciones misionales de
MUNDO DIGITAL. En este sentido, los medios o plataformas para la divulgación (página
web, comunicados de prensa, entre otros) son las herramientas para que los diferentes
públicos objetivo tengan información de primera mano sobre las actividades y productos
que ofrece la empresa

Asimismo, el área posibilita dar visibilidad a las acciones puntuales desarrolladas por las
diferentes áreas temáticas de MUNDO DIGITAL, producción (diseño y ensamble de
equipos con piezas importadas) y comercialización de computadores.

La comunicación, es uno de los medios para posicionar ante la sociedad en general a la

empresa a partir de la visibilización de sus resultados.

Para lograr este objetivo cada una de las personas vinculadas a MUNDO DIGITAL deberá
tener presente los siguientes aspectos:
  Contar con el apoyo directo del Área de Comunicaciones en lo relacionado en
términos de opinión pública, con temas de divulgación, es decir, documentos,
artículos, u opiniones en nombre de la empresa
 Durante el trabajo con las contrapartes es necesario asegurarse de generar
visibilidad de las entidades involucradas sin perder el posicionamiento de MUNDO
DIGITAL desde su mandato.
 Las piezas de comunicación de la empresa deben contar con la aprobación del Área
de Comunicaciones antes de su producción y divulgación.

COMUNICACIÓN EXTERNA
MUNDI DIGITAL por medio de la comunicación externa posibilita mantener informados a
los diferentes públicos de interés, con el propósito de divulgar y mostrar los avances de sus
actividades y productos. Sin embargo, ésta no es una función exclusiva del Área de
Comunicaciones ya que todo el personal de MUNDO DIGITAL a través de su forma de
actuar en público, envía mensajes, favorables o desfavorables, que inciden en la imagen de
la empresa, En resumen, todos sus miembros son responsables, con sus actitudes, de la
reputación de MUNDO DIGITAL.

VOCERÍA

Está a cargo del gerente general de MUNDO DIGITAL o la persona a quien él designe
para esta tarea. Asimismo, el portavoz o vocero debe ser el único miembro que hable sobre
temas sensibles de la empresa

¿Qué hacer cuando otra empresa solicita información?

 Si otra empresa solicita información relacionada con las actividades o temáticas de

la empresa, se debe realizar un acompañamiento permanente desde el Área de
Comunicaciones, quien se encargará de buscar la mejor fuente de información y la
manera de suministrarla.
 Mantener una actitud amable y segura y no responder a la presión.
  Abstenerse de suministrar información o puntos de vista personales sobre el tema en
cuestión.

Si usted es designado por el Gerente general como vocero, tenga en cuenta

 Hablar sólo de su ámbito de competencia y responsabilidad.

 Dar a conocer el hecho, nunca opiniones o comentarios acerca de algún tema.
 Dejar los temas sensibles exclusivamente al gerente general o al vocero preparado y
designado para hablar al respecto.

Recuerde también

 Nunca mentir.
 Jamás responder: “sin comentarios”.
 No improvisar, no especular ni adivinar.
 No tratar de hacer que un comentario se considere extra oficial después de hacerlo
 No dar noticias ni hacer anuncios sin preparar un mecanismo de divulgación con el
Área de Comunicaciones.

APOYO DEL PERSONAL A LA IMAGEN DE MUNDO DIGITAL

El personal tiene el compromiso de garantizar la buena imagen de la empresa en todo

momento. Para el logro de este objetivo se debe tener en cuenta:

 Representar el mandato de la empresa. Al interactuar con las contrapartes y

públicos de interés durante el desempeño de sus funciones como miembro de
MUNDO DGITIAL, se está representando a la empresa y no las convicciones
personales.
 Seguir normas de conducta acordes con los valores de MUNDO DIGITAL al portar
prendas de vestir oficiales con el logo tales como chalecos, gorras, entre otros
artículos.
 Mantener al tanto al Área de Comunicaciones de las actividades que se adelantan y
que son de interés público.
  Constatar que en todos los eventos públicos (ferias de cómputo y demás) se utilice
adecuadamente la imagen de la empresa conforme a lo establecido en la sección de
Imagen Corporativa.
 Asegurar que cualquier pieza de comunicación que se utilice esté previamente
aprobada por el Área de Comunicaciones.

EL SITIO EN INTERNET

Es un canal esencial de comunicación para la divulgación de la actualidad, actividades y

productos que ofrece MUNDO DIGITAL al público general. Todos los cambios y ajustes a
los contenidos Web deben ser revisados y publicados por el Área de Comunicaciones.

Se debe tener en cuenta:

 Los contenidos enviados al Área de Comunicaciones serán revisados en su forma y

estilo.
 Cada área contará con un punto focal para suministrar información al Área de
Comunicaciones.

REDES SOCIALES

Las redes sociales son un factor importante para el reconocimiento de MUNDO DIGITAL
ofrecen a la empresa presencia en la red, pero, además, es un canal mediante el cual
nuestros clientes pueden encontrar todos nuestros productos y además conocer a que se
dedica nuestra empresa. Podemos interactuar y contactar con los clientes de manera rápida,
efectiva y sencilla.

A través de las redes sociales MUNDO DIGITAL crea novedades de la empresa, cosas
interesantes, ofertas, descuentos, promociones, resolver dudas de clientes, hacer que los
clientes atraigan a más clientes por medio de las actualizaciones en las redes sociales y
estos acaben en nuestra web mediante enlaces y muchas otras cosas que ofrece este
contacto directo por medio de Internet.
COMUNICACIÓN INTERNA
La comunicación entre los miembros de la empresa es fundamental para el buen desarrollo
de las labores cotidianas.

Las principales herramientas de comunicación interna en MUNDO DIGITAL son: la

Intranet, el correo institucional, las publicaciones internas.

La importancia de la Comunicación Interna.

A través de la comunicación interna se busca fortalecer la interacción entre los miembros

del equipo MUNDO DIGITAL con el fin de propiciar una cultura organizacional dinámica
e informada.

En MUNDO DIGITAL la comunicación interna está orientada a:

 Apoyar en la difusión de las actividades y campañas de las diferentes Áreas de la

empresa.
 Apoyar eventos internos y actividades de integración, entre otros.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

Correo electrónico institucional: es una herramienta que se brinda a los usuarios para que
realicen todos sus procesos de comunicación interna y externa referentes a sus tareas y
labores dentro de la empresa. Por consiguiente, se deben tener en cuenta las siguientes
prácticas:

 Evitar participar en el reenvío de correo no solicitado (cadenas de mensajes,

rumores, publicidad, etc.).
 No utilizar el correo corporativo para la inscripción en listas de correo, rifas, etc.
 Respetar la privacidad de los mensajes y el destinatario.
 No reenvíe mensajes destinados a usted sin el permiso del remitente.
 No envíe archivos anexos de gran tamaño, si le es posible compartirlos por red.

Intranet: esta herramienta interna tiene como propósito brindar al personal de MUNDO
DIGITAL:
  Información sobre actualidad y actividades de la empresa.
 Un directorio interno con datos de contacto de los miembros de la empresa.
 Una serie de documentos que facilitan el trabajo en la oficina tales como manuales,
formatos, plantillas, circulares, entre otros.

Plasma: Es una pantalla de gran formato localizada en el primer piso de la oficina

principal de MUNDO DIGITAL. En este medio se publica semanalmente información y
registro fotográfico de las actividades, proyectos y productos de la empresa.

Campañas internas: Estas actividades tienen como objetivo sensibilizar al personal en

temas relacionados con comportamientos y valores sobre diversos temas (cuidado de los
equipos de trabajo, horario flexible, etc.), los cuales aportan un mejor clima organizacional.

Servicios de Comunicaciones a nivel interno: el Área de Comunicaciones brinda apoyo

en los siguientes aspectos:

 Diseño conceptual e implementación tanto de estrategias de comunicación como de

sus proyectos.
 Interacción con medios de comunicación para difundir los productos de MUNDO
DIGITAL mediante la redacción y/o edición de comunicados de prensa y relación
con los periodistas.
 Apoyo en el diseño de piezas de comunicación gráfica, multimedia y Web, para uso
promocional, informativo, virtual, de acuerdo a las necesidades de los diferentes
productos de MUNDO DIGITAL.
 Registro fotográfico de productos y eventos en los que la empresa participe.
 La disponibilidad para la prestación de los mencionados servicios y los tiempos de
entrega de productos pueden variar de acuerdo al volumen de solicitudes recibidas.

https://www.unodc.org/documents/colombia/2014/Mayo/Protocolo_Final.pdf