Entregable Final Competencia Organizar la Documentación

Presenta:
Alvarado Vega Carlos Andrés
Hernández Jaramillo Edgar Julián
Rivera Cortés Karen Vanessa
Sánchez Cárdenas Ana Camila

Ficha:
2057739

Instructor:
Olga Lucía Sierra Gómez

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Tecnólogo en Gestión Administrativa
Organizar los Documentos
Bogotá D.C., 25 de septiembre de 2020
 1. Objetivo General

Con este entregable final sobre la competencia Organizar la Documentación, se pretende

plasmar las diferentes actividades realizadas durante el trimestre, en lo que concierne a
los resultados de aprendizaje vistos y aprobados por los aprendices, especialmente en el
tema de Gestión Documental, el cual es el enfoque principal de este entregable.
Teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado, cada paso del proceso de Gestión
Documental se lleva a cabo respecto a la microempresa que apoyan los aprendices según
el proyecto 12645, IMPALA ESTUDIO DIGITAL SAS; dado que los trabajos presentados
en la competencia Organizar la Documentación se han realizado respecto a esta
empresa, de los cuales, algunos de estos están presentes dentro del entregable.

2. Objetivos Específicos

 Aplicar las reglas generales del archivo, teniendo en cuenta las normas y técnicas
vigentes, respecto a la metodología de la organización de los documentos.

 Conocer el correcto manejo respecto a la operación de los recursos tecnológicos que

se requieren para los procesos de recepción y despacho de los documentos, teniendo
en cuenta las políticas institucionales.

 Manejar de manera adecuada el proceso de recepción de documentos empresariales.

 Realizar el despacho de los documentos empresariales teniendo en cuenta las normas

técnicas colombianas vigentes, respetando las normas gramaticales y de sintaxis.

 Tener un control estricto en cuanto al proceso de preservación y conservación de los

documentos, en donde se evidencie el correcto manejo de los soportes de los
documentos.

 Implementar una estrategia para la correcta administración de los archivos, de acuerdo

con las normas técnicas legales vigentes.

TABLA DE CONTENIDO

Contenido
1. Objetivo General......................................................................................................................................3
2. Objetivos Específicos................................................................................................................................3
3. LOS 8 PASOS DEL PROGRAMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL......................................................................5
4. CONCEPTOS GENERALES PLANEACIÓN Y CONTEXTUALIZACIÓN..............................................................5
4.1 Programa de Gestión Documental..........................................................................................................5
4.2 Gestión Documental:..............................................................................................................................6
 4.3 Ciclo Vital del Documento:.....................................................................................................................6
4.5 Valor de los documentos:.................................................................................................................7
4.6 Legislación Documental:...................................................................................................................7
4.7 Comité de archivo:............................................................................................................................8
4.8 Recursos Tecnológicos:.....................................................................................................................9
5. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL...................................................................................................................9
......................................................................................................................................................................... 9
5.1 Análisis e interpretación de documentos.............................................................................................10
6. RECEPCIÓN.............................................................................................................................................11
6.1 Foliación de documentos......................................................................................................................11
6.2 Formato de Radicación.........................................................................................................................12
6.3 Formato de registro de documentos....................................................................................................12
7. DISTRIBUCIÓN........................................................................................................................................12
7.1 Pasos para la distribución.....................................................................................................................13
8. TRÁMITE.................................................................................................................................................14
8.1 Pasos Despacho Documentos...............................................................................................................14
....................................................................................................................................................................15
8.2 Formatos: De recibido en la Unidad de correspondencia y el de Registro para entrega en la Empresa
de Despacho...............................................................................................................................................16
....................................................................................................................................................................16
9. ORGANIZACIÓN......................................................................................................................................16
9.1 EJEMPLOS SISTEMAS DE ORDENACIÓN....................................................................................................17
Alfabético.......................................................................................................................................................17
Geográfico..................................................................................................................................................18
Cronológico................................................................................................................................................18
Asuntos.......................................................................................................................................................19
Numérico....................................................................................................................................................19
9.2 Tablas de Retención Documental.........................................................................................................20
10. CONSULTA......................................................................................................................................21
11. CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS........................................................................21
12. DISPOCISIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS........................................................................................23
12.1 Conservación Total.............................................................................................................................23
12.2 Eliminación.........................................................................................................................................23
12.3 Selección.............................................................................................................................................24
12.4 Digitalización...................................................................................................................................24
 3. LOS 8 PASOS DEL PROGRAMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL

La empresa que los aprendices están fortaleciendo, se trata de Impala Estudio Digital
S.A.S, la cual es una entidad que se dedica a la prestación de servicios digitales,
específicamente Marketing Digital y servicios derivados de este mismo. Esta empresa
tiene como misión lo siguiente “Somos una empresa especializada en el mercado digital,
que busca generar el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas del país, por
medio de creatividad, innovación y productividad.”

Impala Estudio Digital SAS, se encuentra ubicada en la Carrera 53  # 103b-42 Oficina 405,
en donde el empresario que dirige esta entidad se llama Diego Bobadilla, Gerente
General de Impala.

Los 8 pasos que esta empresa va a llevar a cabo para el programa de gestión documental
son los siguientes:

1. Producción
2. Recepción
3. Distribución
4. Trámite
5. Organización
6. Consulta
7. Conservación
8. Disposición Final

4. CONCEPTOS GENERALES PLANEACIÓN Y CONTEXTUALIZACIÓN

4.1 Programa de Gestión Documental: Se

trata de una herramienta informática que
permite tener el control de un conjunto de
actividades técnicas y administrativas que
tienden a la planeación, manejo y
organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
4.2 Gestión Documental: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta si destino final con el objeto de facilitar
su utilización y conservación.

4.3 Ciclo Vital del Documento: Representa las etapas o fases sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina hasta su
disposición (Microfilmación, digitalización, conservación permanente, selección o
eliminación).

Archivo de Gestión: Archivo vigente o

en trámite de las oficinas de continua
utilización y consulta administrativa.

Archivo Central: Archivo intermedio
transferido de los archivos de Gestión
una vez finalizado su  trámite, y que
sigue siendo vigente o con una
frecuencia de consulta reducida.

Archivo Histórico: Conjunto de
documentos conservados
permanentemente dado su valor
histórico cultural para la investigación,
la ciencia o la cultura. 

4.4 Unidad de Correspondencia y sus funciones: Se trata de una estación de trabajo

que recibe, clasifica, registra y distribuye de forma centralizada comunicaciones y
documentos internos y externos para todos los miembros de una organización entre las
diferentes divisiones. Su objetivo es el de garantizar que sean entregados a su
destinatario de manera eficaz, rápida y en las mejores condiciones.

Las entidades o corporaciones privadas y

públicas implementan este programa de gestión
de documentos para agilizar procesos de control
de la correspondencia. Se trata de un proceso
que se integra a la dinámica organizacional y
permite la consecución de los objetivos de la
empresa.
Entre las funciones específicas de la unidad de correspondencia destacan las siguientes:

o Controlar el ingreso y salida de documentos.

o Distribuir las comunicaciones a las áreas correspondientes.
o Tramitar la correspondencia y comunicaciones que se generen interna y externamente.
o Digitalizar documentos.
o Ordenar, clasificar y describir los documentos del fondo
documental de la empresa.
o Conservar y controlar la producción documental.
o Asignar números consecutivos a la correspondencia
que se produce o se recibe (radicación).
o Seleccionar los documentos y comunicaciones que
deben ser conservados y trasladarlos al archivo central.

4.5 Valor de los documentos: Los valores de los

documentos de archivo dependen del fin por el cual han sido creados, lo que se denomina
como Valor Primario; y además de la utilidad que puede tener con posterioridad, lo que es
el Valor Secundario. Estos son los valores documentales más reconocidos.

4.6 Legislación Documental: Estas leyes, acuerdos y decretos son las que regulan los
archivos en Colombia.

Crea y señala las funciones del Archivo General de la Nación y adopta el

Ley 80 de 1989 Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer
archivístico.
Tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la
Ley 594 de 2000
función archivística del Estado.
Establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
Acuerdo 060 de 2001
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios
Decreto 2620 de 1993
técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.
Ley 1712 de 2014 Ley de transparencia y del derecho a la Información Pública Nacional
Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
Ley 527 de 1999 electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación.
Ley 962 de 2005 Se trata de la ley anti trámites.

4.7 Comité de archivo: Es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en

todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos
de una entidad. El Comité de Archivo ocupa un lugar de gran importancia en el marco de
las decisiones que se relacionan con los procesos administrativos y operativos de los
documentos que recibe y genera una empresa.
En términos generales, la función del Comité de Archivo es la de asesorar y recomendar
pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización
coordinada de los documentos que produce la entidad.
Desde una perspectiva más detallada, estas funciones serán entre otras las siguientes:
1. Proponer la adopción de políticas y normas que coadyuven al manejo eficiente de los
documentos que produce la entidad y asesorar la redacción del Manual de
Procedimientos.
2. Asesorar y dar respuesta a las consultas que sobre el manejo y administración de los
documentos y archivos se formulen.
3. Proponer y coordinar programas de evaluación de documentos, con el objeto de definir
la vida útil de los mismos.
4. Recomendar la elaboración de las Tablas de Retención de Documentos, su
conservación y destino final.
5. Seleccionar y definir el medio de destrucción de los documentos, con base en las
disposiciones legales vigentes.
6. Asesorar a la entidad en la selección de tecnologías para conservación de documentos
tales como la microfilmación, el almacenamiento en disco compacto (CD-ROOM), disco
óptico, información por imagen, etc.
7. Propender por la capacitación y actualización del personal de archivo y de las
dependencias productoras de documentos.
8. Registrar las decisiones tomadas en cada reunión.
9. Vigilar el cumplimiento de las normas establecidas.
El Comité de Administración de Documentos, como ente coordinador de los sistemas y
procedimientos para el control del flujo organizado de documentos y comunicaciones de la
entidad, debe estar integrado por representantes de los niveles decisorios de la entidad
en sus distintos aspectos.
Unos serán integrantes permanentes y otros asistirán como participantes invitados,
cuando los asuntos que se van a tratar estén relacionados con los documentos de su área
de gestión.
 Integrantes Permanentes La máxima autoridad de la institución o su delegado, en la
mayoría de los casos suele ser el Secretario General. El Asesor Jurídico o Abogado
de la Empresa. El Jefe de la Oficina de Sistemas o en su defecto el de Planeación. El
Jefe Administrativo. El Jefe de Archivo y Correspondencia.

 Invitados Especiales Los Jefes de las oficinas involucradas en la toma de decisiones

sobre documentos que afecten actividades por ellos coordinadas. Por ejemplo, si se
va a decidir sobre documentos contables, deberá asistir al Comité el Jefe de
Contabilidad, por lo menos, y el de Tesorería o Presupuesto si es necesario.
4.8 Recursos Tecnológicos: Permiten la descripción y automatización de cada uno
de los procesos relacionados con la documentación y que están basadas en la informática
y los nuevos soportes electrónicos.

5. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de

formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o
dependencia. Identificar el tipo de documento a elaborar según la necesidad.

El objetivo central de la gestión documental, es el garantizar el completo control,

organización y clasificación de los documentos, todo por medio de un seguimiento y
análisis constante tanto de la estructura organizacional y las prioridades desde la utilidad
informativa de cada archivo creado o recibido. Sin embargo, existen otras funciones y
objetivos que nos ayudarán a entender su importancia, por ello sus objetivos más
destacables son:
 Establecer y gestionar políticas para la creación y administración de los
documentos.
 Organizar de manera lógica, eficaz y categorizada la documentación.
 Establecer estrategias técnicas y de gestión que permitan la conservación de la
información.
 Garantizar la inmediatez de consulta y acceso a la información.
 Conservar y salvaguardar la información, por medio de su digitalización.
Estos objetivos y funciones le permiten a la empresa mantener unos estándares de
calidad altos frente al manejo de la información tanto física como electrónica. A parte
de esto, su aplicación nos dejas bastantes ventajas, como:
 Optimización de procesos.
 Reducción de gastos.
 Mejor manejo del uso del tiempo.
 Reducción de tiempo de consulta.
 Aumento de seguridad.
 Acceso total a la información.
 Custodia inteligente de archivos.
5.1 Análisis e interpretación de documentos: Teniendo en cuenta la información
brindada por IMPALA ESTUDIOS DIGITAL, analizamos que es una entidad que en su
funcionamiento necesita los siguientes documentos para el control de los soportes de
documentos, para llevar a cabo un proceso adecuado, requiere los siguientes
documentos:
 Carta
 Constancia
 Certificado
 Informe
 Acta
 Factura
  Comprobante de ingreso
 Pedido
 Remisión

Para la elaboración de nuestros

documentos nos basamos en Guía
Técnica Colombiana GTC185 la cual nos
ofrece parámetros adecuados que nos
facilitan la composición de estos; teniendo
en cuenta que nuestros documentos son
la imagen corporativa de IMPALA
ESTUDIOS DIGITAL nos basamos en los
siguientes elementos:
 Tipo de letra Arial 12, para título en
negrilla
 Manejamos las márgenes en el
siguiente tamaño
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Izquierda entre 3 y 4 cm
Derecha entre 2 y 3 cm
 Estilo de carta bloque y bloque
extremo
 Formato de la hoja tamaño carta
 6. RECEPCIÓN

La comunicaciones de documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales

como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico, y cualquier otro medio que
desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben
de estar regulados en los manuales de procedimientos.
Se deben verificar que estén completos, corresponda a lo anunciado y sea competencia
de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los
trámites correspondientes.
Pasos para el procedimiento de recibo de documentos (pasos 1, 2, 3, 4)
PASOS:
1. Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo
electrónico, pagina web otros.
2. Recibo de documentos oficiales
3. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
4. Constancia de recibo (sello, reloj radiador)

6.1 Foliación de documentos

Es una acción administrativa u operación que consiste en numerar o enumerar

correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios, de todo documento archivístico o
unidad documental recibida y/o generada por una institución o entidad.
6.2 Formato de Radicación

IMPALA ESTUDIO DIGITAL S.A.S

N° DE ORDEN: _____________________
FECHA DE RECIBIDO: ___________________
PASE A: ATENDIDO:
______________________ ____________________________
RESPUESTA: FECHA:
NO: _______________ ______________________

6.3 Formato de registro de documentos

7. DISTRIBUCIÓN

Una vez las comunicaciones registradas, se procede a la distribución o reparto de las mismas
hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
Las entidades que cuenten con la unidad de correspondencia realizan este procedimiento por
medio de un mensajero interno o patinador, el cual hace los recorridos en horas fijas, dando así
inicio al control y seguimiento de las comunicaciones, el cual consiste en vigilar que las
comunicaciones oficiales continúen con su procedimiento normal sin demora ni extravió, en toda la
secuencia del trámite.
De acuerdo con la unidad de correspondencia, para este procedimiento de control se elaboran
planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permiten certificar la recepción de
los documentos, por parte de los funcionarios asignados para estas funciones.
7.1 Pasos para la distribución

Distribución de documentos externos

• Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia.
• Clasificación de las comunicaciones.
• Organización de documentos en buzones o casilleros.
• Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
• Reasignación de documentos mal direccionados.
• Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribución de documentos internos
• Identificación de dependencias.
• Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
• Registro de control de entrega de documentos internos.
FORMATO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

REGISTRO Y CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS EXTERNAS

IMPALA ESTUDIO DIGITAL S.A.S.
MENSAJERO ENCARGADO:___Juan Mateo Quintana López___
DATOS DE LA PERSONA O ENTIDAD REMITENTE DATOS DEL DESTINATARIO TIEMPO DE Radicado de la Respuesta
No. Fecha Empresa
NOMBRE ASUNTO Radicado Fecha Anexos Dependencia Funcionario Firma RESPUESTA No. Radicado Fecha
 8. TRÁMITE

Son las actuaciones necesarias para el registro, vinculaciones, distribución, disponibilidad

y acceso para la consulta, control y seguimiento y solución de asuntos.
 
 Hacen parte de la gestión y trámite para la recepción de documentos los cuales se
remiten por una persona natural o jurídica.
 
 Se procede a la verificación de copias, folios, anexos, firmas que sea competencia
de la entidad para poder radicarse.
 
 La radicación es  la asignación de un consecutivo, hora, fecha re recibo, envió,
nombre del remitente o destinatario.

8.1 Pasos Despacho Documentos

 Elaboración: Guía o formato que tiene la institución para elaborar los documentos.

 Firma: Se debe utilizar una rúbrica que identifique a cada persona.

 Traslado: Es donde se envía el documento a su destino final mediante el mensajero.

 Embalaje o empaque: El empaque suele ser utilizado como estrategia publicitaría,

mientras que el embalaje se emplea mayormente para gran cantidad de
documentación.

 Símbolos: Se utilizan marcas que den aviso de lo que transporta el sobre, es decir,
indicar que se debe evitar para que no se vea afectado el contenido.

 Verificación: Se realiza la respectiva inspección de que los datos del comunicado

estén correctamente diligenciados, y que el contenido del documento sea acorde a lo
que se está respondiendo.

 Numeración: Se debe revisar el fechado y el número de radicación, toda

documentación debe llevar su código según el consecutivo.

 Registro: Permite analizar y llevar un control de los datos del comunicado.

 Separación: Verificar que si el documento viene acompañado de algún anexo o una

copia, revisar que concuerden con lo establecido y hacerlas llegar a su destino.

 Envío: Verificar el lugar de destino, revisar los mínimos detalles del documento
8.2 Formatos: De recibido en la Unidad de correspondencia y el de Registro para
entrega en la Empresa de Despacho
9. ORGANIZACIÓN
Sistema de
ordenación Ventajas
• Facilidad de
localización ya que no se
necesitan listas ni índices
auxiliares.
• Flexibilidad para
ALFABÉTICO añadir nuevos elementos en
el lugar exacto.
• Es un criterio muy
generalizado y conocido.
• Simplicidad, pues
sólo se necesita conocer los
nombres a clasificar.
CRONOLÓGICO
• Sistema de
ordenación rápido y poco
costoso.
• Facilidad de
localización
• Dentro de una
misma fecha, no se realizan
intercalaciones, solamente
se superpone el nuevo
documento.
• Criterio también
generalizado y conocido y
Desventajas
• Se pueden dar
coincidencias a medida
que aumenta el número de
documentos.
• Cuando la
documentación es
voluminosa hay que
establecer normas muy
detalladas que eviten la
pérdida de tiempo.
• A veces los
criterios de ordenación no
son unívocos.
• No es práctico
cuando el material a
ordenar es muy
voluminoso.
• Si no se conoce
la fecha del documento, no
se puede ordenar.
 simple.
• Facilidad de
localización.
• Flexibilidad para
añadir nuevos elementos a
GEOGRÁFICO
la ordenación.
• Se trata de un
criterio generalizado y
conocido.
• Flexibilidad para
añadir nuevos elementos a
la ordenación.
• Puede ser un
NUMÉRICO criterio tan simple como se
pretenda.
• Flexibilidad para
adaptarlo a las necesidades
de la empresa.
• Flexibilidad para
adaptarlo a las necesidades
de la empresa.
POR ASUNTOS
• Facilidad para la
intercalación de nuevas
materias.
Se puede entender por organización como el proceso que desarrolla un conjunto de
gestiones orientadas hacia la clasificación y descripción de documentos de una empresa
o institución pública o privada.
• Se necesita
mucho espacio en los
ficheros, pues el número
de grupos es muy extenso.
• Deja de ser
práctico cuando el número
de documentos por
municipio aumenta mucho.
• En algunos
sistemas numéricos como
el decimal universal, se
necesitan personas
especializadas.
• Se necesita de
una lista auxiliar para la
ordenación posterior de
cada documento.
• Se necesita una
lista auxiliar para la
ordenación posterior de
cada documento.
 Esta consiste en dar una distribución intelectual, jerárquica a los documentos
agrupándolas en grandes conjuntos.

9.1 EJEMPLOS SISTEMAS DE ORDENACIÓN

Alfabético

Geográfico
Cronológico

Asuntos
 Numérico

9.2 Tablas de Retención Documental

Los instrumentos archivísticos son herramientas que fortalecen y apoyan las estrategias
de gestión documental al interior de las empresas. Las Tablas de Retención Documental o
TRD caracterizan por ser una herramienta que permite, por medio de la identificación
serial de la información y su respectiva tipificación, establecer los tiempos de permanencia
de los documentos, así como su disposición final.
Es decir, por medio del control y el reconocimiento de la información y de la estructura
organizacional, se categorizan, seleccionan y organizan los diferentes documentos a fin
de establecer sus tiempos de conservación en archivo y los procesos a seguir cuando su
ciclo de vida haya terminado.
 FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Entidad productora: IMPALA ESTUDIO DIGITAL SAS

Oficina productora: RECURSOS HUMANOS HOJA: 1 DE: 1

RETENCIÓN Disposición final

SOPORTE
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Archivo PROCEDIMIENTOS
CT E M S
Gestión Central Digital Físico Correo e.
Se mantiene en archivo de gestión durante el
RH-1 Serie: Administrativo Tipo: Acta 1 año 2 años X X tiempo que sea necesario, poeterior a ello se
digitaliza para tenerlo en la nube de la empresa.
Se guarda junto a los documentos contables como
RH-2 Serie: Contable Tipo: Orden de Pedido1 año 4 años X X evidencia de algun acto mercantil dentro de la
contabilidad de la empresa
Este se digitaliza, con el mfin de tener esta
RH-3 Serie: Administrativo Tipo: Informe 1 año 5 años X X información asegurada en la base de datos de la
empresa
Luego de cumplir su ciclo de vida util tanto en
RH-4 Serie: Administrativo Tipo: Carta 6 meses 3 años X X archivo de gestión e Histórico se procede a la
eliminación del documento

Luego de cumplir su ciclo de vida util tanto en

RH-5 Serie: Administrativo Tipo: Circular 6 meses 2 años X X archivo de gestión e Histórico se procede a la
eliminación del documento
Se guarda junto a los documentos contables como
RH-6 Serie: Contable Tipo: Factura 1 año 6 años X X evidencia de algun acto mercantil dentro de la
contabilidad de la empresa
Luego de cumplir su ciclo de vida util tanto en
archivo de gestión e Histórico se procede a la
eliminación del documento
RH-7 Serie: Administrativo Tipo: Circular 8 meses 3 años X X
Se le realiza una evaluación a su contenido y de
RH-8 Serie: Administrativo Tipo: Carta 6 meses 3 años X X acuerdo al analisis tomado por el área de archivo,
se define si se conserva o se elimina el documento
Este se digitaliza, con el mfin de tener esta
RH-9 Serie: Administrativo Tipo: Informe 1 año 4 años X X información asegurada en la base de datos de la
empresa
Este se digitaliza, con el mfin de tener esta
RH-10 Serie: Administrativo Tipo: Acta 6 meses 5 años X X información asegurada en la base de datos de la
empresa

CONVECIONES: Firma responsable:

J uan Carlos Osorio
CT: Conservación Total Jefe de archivo
E: Eliminación
M; Microfilamación Fecha: 29/09/2020
S: Selección
 10. CONSULTA

Nos referimos a consulta de un documento cuando el acceso al mismo esta admitido o

abierto. Para los archivos podemos encontrar dos tipos de consulta: consulta directa
y consulta indirecta. La consulta directa se produce cuando, la consulta es hecha sobre
el documento original que queremos.
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación
 11. CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Su función es garantizar condiciones mínimas encaminadas a la protección de los
documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo,
sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
FUNCIONES
 Diagnóstico integral
 Sensibilización y toma de conciencia
 Prevención y atención de desastres
 Inspección y mantenimiento de instalaciones
 Monitoreo y control de condiciones ambientales
 Limpieza de áreas y documentos
 Control de Plagas
 Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia
 Almacenamiento, empaste, encuadernación, espacios y áreas locativas, mobiliario
y equipo
 Apoyo a la reproducción
 Intervención de primeros auxilios para documentos
 Establecimiento de medidas preventivas
 Implantación de planes de contingencia
 Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.
MICROFILMACIÓN
Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas
imágenes en película. (GRGA)
• Determinación de metodología y plan de trabajo.
 Multas en la utilización de la técnica.
 Control de calidad durante todo el proceso.
ACUERDO 006 DE 2014
La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación
de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual
se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad,
inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una
entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su
disposición final, de acuerdo con la valoración documental.
LINEAMIENTOS
Conservación Documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y
conservación – restauración adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de
los documentos análogos de archivo.
Conservación Preventiva: Se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de
orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel
de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones
de conservación – restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una
protección planificada del patrimonio documental.
Conservación – Restauración: Acciones que se realizan de manera directa sobre los
bienes documentales, orientadas a asegurar su conservación a través de la estabilización
de la materia. Incluye acciones urgentes en bienes cuya integridad material física y/o
química se encuentra en riesgo inminente de deterioro y/o pérdida, como resultado de los
daños producidos por agentes internos y externos, sean estas acciones provisionales de
protección para detener o prevenir daños mayores, así como acciones periódicas y
planificadas dirigidas a mantener los bienes en condiciones óptimas.
Documento electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada
electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor
científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a lo principios y
procesos archivísticos.
Documento digital: información representada por medio de valores numéricos
diferenciados – discretos o discontinuos-, por lo general valores numéricos binarios (bits),
de acuerdo con un código o convención preestablecidos.
Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones
específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la
permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y proteger el
contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario.
Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. La preservación
a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en
cualquier etapa de su ciclo vital.
Sistema Integrado de Conservación: Es el conjunto de planes, programas, estrategias,
procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el
concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas
organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de
información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado,
conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad,
originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción,
durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.

12. DISPOCISIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en
cualquier etapa del ciclo vital, con
miras a su conservación temporal,
permanente, o a su eliminación
conforme a lo dispuesto en las Tablas
de Retención Documental y/o Tablas
de Valoración Documental. 

12.1 Conservación Total

Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen
por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo,
estructura, procedimientos y políticas de la
entidad productora, convirtiéndose en
testimonio de su actividad y trascendencia. 

12.2 Eliminación

La eliminación de documentos es el
procedimiento mediante el cual se determina
y ejecuta la destrucción física de la
documentación de un archivo, un proceso
que sólo puede llevarse a cabo tras el
correspondiente análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas,
fiscales e informativas de la documentación, y dejando un registro del material eliminado.
12.3 Selección

Actividad de disposición final señalada en

las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central,
con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo,
para su conservación permanente.

12.4 Digitalización

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera

analógica como (papel, video, cine, microfilm y otros) en otra, que solo puede ser leída o
interpretada por computador. En el ámbito empresarial, la digitalización se asocia con
la transformación digital  de los negocios, entendida como habilitar, mejorar, o
evolucionar, las funciones empresariales, operaciones comerciales, modelos de gestión
de clientes, y/o procesos de comunicación, aprovechando las tecnologías digitales.
https://www.lifeder.com/unidad-de-correspondencia/ Daniela Rodríguez/ 2020

https://prezi.com/csvl3l6lqmyd/uso-de-los-recursos-tecnologicos-en-la-gestion-documental/ Bibiana Ávila/

2013

http://apolox.usbcali.edu.co/ArchivosWeb/adminDocumental/EL_COMITE_DE_ARCHIVO.pdf

https://prezi.com/lz5epubibifh/valores-primarios-y-secundarios-de-los-archivos/#:~:text=VALORES
%20PRIMARIOS%20Y%20SECUNDARIOS%20DE%20LOS%20ARCHIVOS,-Play&text=VALOR
%20ADMINISTRATIVO%3A%20El%20que%20tiene,asunto%20que%20motiv%C3%B3%20su%20creaci
%C3%B3n.&text=VALOR%20LEGAL%3A%20Aqu%C3%A9l%20que%20tienen,de%20testimonio%20ante
%20la%20Ley. Laura Ladino Giraldo/ 2013

https://sites.google.com/site/instructivotrd/ciclo-vital-del-documento Industria y Comercio

https://www.funcionpublica.gov.co/gestion-documental