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Actividad 8 Procesos Administrativos

PROCESOS ADMINISTRATIVOS (Corporación Universitaria Minuto de Dios)

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ACTIVIDAD 8

Tutor
WILLIAM FABIAN ESPINEL GOMES

NRC 12760

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
NORTE DE SANTANDER
CÚCUTA
2020

Descargado por camilo puentes (puentescamilo437@gmail.com)

SEGUNDA PARTE INFORME DE CONSULTORIA SOBRE CONTROL

PRESENTADO POR

MAYRA ALEJANDRA ALVAREZ ID 584350

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
NORTE DE SANTANDER
CÚCUTA
2020
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INTRODUCCION

Este informe se realiza con el fin de complementar la información ya presentada

sobre el control administrativo, exponiendo la importancia de los indicadores de
gestión para la empresa y la aplicación de los indicadores en esta, obteniendo así
un plan de mejora con el fin de realizar un seguimiento a la gestión de la empresa,
y el desempeño de los indicadores de gestión.
.

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 OBJETIVOS

Realizar la evaluación independiente, a la medición de los indicadores de gestión

de la empresa, con el fin de verificar si estos cumplen con el propósito para el cual
fueron establecidos.
Dotar a los participantes de elementos tanto teóricos como prácticos que les
permiten identificar el valor estratégico del control de gestión para hacer el
seguimiento a los procesos e introducir los correctivos necesarios de manera
oportuna.
 TIPOS DE CONTROL QUE SE APLICA A LA EMPRESA

El control más adecuado para implementar en la empresa es el control

concurrente ya que es el control que se realiza durante el tiempo en que se está
ejecutando una determinada actividad.
Se realiza diariamente durante la jornada laboral, se hace por medio de seis
controles de la siguiente forma:
- Cámaras de seguridad (se diligencia un formato si se presenta
alguna novedad)
- Tirilla del sistema que arroja las salidas
- Planillas de entrada y salida
- Efectivo disponible a la hora del cierre y arqueo de caja

INDICADORES DE GESTION

Los indicadores de gestión son la expresión del comportamiento y desempeño de

un proceso, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede
estar señalando una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o
preventivas según el caso.
 TIPO DE INDICADORES

 INDICADORE DE GESTION CORPORATIVA: son indicadores que

permiten evaluar el desempeño total o global de la organización.

 INDICADOR DE GESTION POR UNIDAD ESTRATEGICA DE

NEGOCIO: Son los indicadores que permiten evaluar el desempeño
de las diferentes unidades de negocio en aquellas organizaciones
que realizan su actividad con diferencia de unidades de negocio.

 INDICADORES DE GESTION DE ACTIVIDAD DE AREAS

FUNCIONALES: son los indicadores diseñados para medir y evaluar
el desempeño de las áreas funcionales de la organización.

 INDICADORES DE GESTION ESPECIFICA: son los indicadores

destinados a evaluar el desempeño de actividades específicas en
la organización, una dependencia o una tarea.

 INDICADORES DE GESTION DE PRESUPUESTO: son los

indicadores relacionados con la ejecución del presupuesto en función
del direccionamiento estratégico de la organización para un
determinado periodo de tiempo.

 INDICADOR DE EFICIENCIA: son los indicadores para evaluar la

optimización de los recursos en un determinado periodo de
tiempo por parte de la organización.

 INDICADOR DE PRODUCTIVIDAD: son los indicadores que

evalúan la relación entre los recursos requeridos para realizar
una actividad y los recursos obtenidos para la respectiva
actividad.

 INDICADOR DE EFICACIA: son los indicadores que evalúan el

grado de cumplimiento o el logro de los objetivos
organizacionales.

 INDICADOR DE COMPETITIVIDAD: son los indicadores que

evalúan la capacidad de la organización para mantenerse en
el mercado y ser preferida por el mercado en relación con la
competencia y las dinámicas del entorno.
  INDICADOR DE IMPACTO: son los indicadores que evalúan los
factores que determinan o influyen en otros indicadores de
actividad de la organización.

 INDICADORES DE ACTIVIDAD: son los indicadores que permiten

medir las diferentes actividades que debe realizar una
organización para el desarrollo de una gestión organizacional.

JUSTIFICACION DE LA IMPORTANCIA DE LOS INDICADORES DE LA

EMPRESA

Los indicadores son importantes y necesarios para las empresas ya que estos le
indican si va por el camino correcto y, si no lo es esta, que se puede hacer para
que la empresa logre cumplir con las metas establecidas; por esto la empresa ha
indicado que carece de estos indicadores, viendo la necesidad de proponer los
siguientes indicadores:

• Indicador de eficiencia

• Indicador de eficacia

• Indicador de productividad

• Indicador de competitividad

• Indicador de actividad de áreas funcionales

TABLA DE INDICADORES
 PLAN DE MEJORA O DE PROPUESTA DE INDICADORES

Un plan de mejora es un conjunto de medidas de cambio que se toman en una

empresa para mejorar su rendimiento.
La empresa como plan de mejora debe:
Mejorar los sistemas integrales de gestión, pues ellos proporcionan diferente
información la cual es relevante para la evaluación de cualquier plan innovador
que se quiera realizar en la empresa. Se debe tener en cuenta sus características
(precisión, relevancia, prácticos) y se debe analizar la información de cada uno de
los indicadores existentes en el control administrativo, los empleados deben
capacitarse y motivarse con la implementación no solo de herramientas que
faciliten el proceso de control si no también tenerse en cuenta la cultura
organizacional ya que esta refuerza el sistema de valores que influencian sobre el
empleado y haci la empresa puede tener una eficacia en el logro de sus objetivos
y requieren menos control y menos tiempo de supervisión.
 CONCLUSION
Al definir los sistemas de gestión sobre los procesos de la empresa, se consolida
como una herramienta la cual permite verificar la concordancia de los procesos
para las metas y perspectivas de la empresa.
 PRIMERA PARTE DEL INFORME DE CONSULTORIA DE CONTROL

• CONTROL ADMINISTRATIVO
Consiste en verificar el proceso sistemático de regular o medir las actividades que
desarrolla la empresa para que estas coincidan con los objetivos y las
expectativas establecidas en sus planes, dentro del seguimiento de control,
seguimiento y evaluación participan cada una de las personas de talento humano
que se encuentra inmerso en la organización pero en niveles de responsabilidad
diferentes los cuales se establecen de acuerdo al cargo que desarrollan dentro de
ella.
El control del proceso de la administración nos permite alinear los incentivos
individuales en la organización para así poder corregir cualquier tipo de desviación
o reducir el margen de error y aplicar las correcciones necesarias a las fallas
encontradas durante el desarrollo del proceso, hoy por hoy casi todas las
empresas tienen indicadores de gestión que permiten establecer dentro de todos
los procesos y actividades en desarrollo las cuales permite ver las posibilidades
antes, durante y después del que el evento ocurra.
- APLICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Dentro de las organizaciones, el control se aplica como un sistema de
retroalimentación cuyo propósito principal es identificar oportunidades de
mejoramiento que les permitan realizar un proceso de mejora continúa en la
optimización de sus recursos y el logro de sus resultados en función de una mejor
competitividad, mediante un mejor desempeño de las compañías.
- ANALISIS DE LOS ENFOQUES
En la actualidad las organizaciones diseñan e implementan sus indicadores de
control para antes, durante y después de que un proceso o evento ocurra, estos
tipos de control se denominan:
Control anticipado o preventivo: se realiza antes de que los procesos o eventos
se implementan.
Control durante o concurrente: se realiza durante el tiempo en que se está
ejecutando una determinada actividad.
Control posterior o de retroalimentación: se lleva a cabo sobre las actividades
o procesos ya efectuado, también informa sobre la eficacia de los resultados
obtenidos.
ELEMENTOS DE CONTROL E INTEGRACION CON EL SISTEMA DE GESTION
DE LA ORGNIZACION

Los elementos básicos del control administrativo son:

• CLARIDAD SOBRE LOS OBJETIVOS Y
ESTRATEGIAS ORGANIZACINALES.
Es primordial que en un proceso de control se comience por tener muy claros los
objetivos y las estrategias de organización de forma que el respectivo control se
realice sobre su cumplimiento.
• ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
Uno de los pasos primordiales para elaborar un plan, esto varia en detalle y
complejidad y puesto que los administradores en general no puede estar vigilando
todo, se fijan estándares especiales.
Por definición los estándares son simples criterios de desempeño en los que se
ven mediciones para que los administradores puedan ver cómo van las cosas, de
forma que no necesiten estar supervisando cada paso en la ejecución de los
planes.
• MEDICION DE RESULTADOS
Son indicadores que permiten medir las actividades y en particular, los resultados
de las acciones realizadas, considerando aspectos como:
Que es exactamente lo que se quiere medir y como se medirá, cada cuanto se
mide y cuál es la fuente que proveerá la información a medir.
• COMPARACION DE LOS RESULTADOS CON LOS ESTANDARES
Compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si
hay desvió o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño
esperado.
• EVALUACION DE RESULTADOS Y TOMA DE ACCIONES
Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo, según corresponde entre los
resultados obtenidos y previstos.
• RETROALIMENTACION Y REINICIO DEL PROCESO
DE CONTROL
Corrige el desempeño para adecuarlo al estándar esperado, la acción correctiva
es siempre una medida de corrección y adecuación de cualquier desvió o
variación con relación al estándar esperado.
CUADRO DE MANDO

El cuadro de mando es una herramienta que nos permite conocer en un instante el

punto de vista de la situación global de tu negocio o de una parte de tu negocio
para un momento dado. Es importante tener en cuenta que dentro de la
conformación de una cuadro de mando deben existir unos indicadores de
rendimiento y que generalmente este también es la mayoría de ocasiones suele
estar acompañado o plasmado en representaciones gráfica.
El origen del cuadro de mando está atado a una perspectiva financiera interna de
la organización, por eso es importante que dentro de un cuadro de mando se
maneje la información de forma automática y que este esté permanentemente
actualizado con el fin de facilitar la toma de decisiones adecuadas y poder
identificar de una forma rápida los puntos que deben estar sujetos a cambios de
acuerdo dichas decisiones, es importante tener en cuenta que el cuadro de mando
nos da soporte y basados en él y teniendo en cuenta las decisiones tomadas y
ejecutándose de forma correcta podemos concluir que nos da claridad y nos
permite optimizar los procesos siendo más practico y estratégico en el desarrollo
de procesos como producción, calidad, logística y sobre todo marketing y ventas.
HERRAMINETAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO DE LA ORGANIZACIÓN
Las principales herramientas son
HERRAMIENTAS GERENCIALES
Miden el proceso y el desempeño planeado, el MIS genera y proporciona
información a los directivos de forma oportuna y regular.
HERRAMIENTA FINANCIERA
Se encuentra en los presupuestos y estados financieros, análisis financiero, valor
económico agregado y valor del mercado agregado.
HERRAMIENTA DE CONTROL DE CALIDAD
Permite a los directivos garantizar resultados con calidad, estas son:
- Círculo de calidad
- Benchmarking
- Six sigma
- Normas de calidad ISO
- Cadenas de servicios
- Gobierno corporativo
PLANES DE MEJORA RECOMENDADOS A LA ORGANIZACION
Según los indicadores de gestión fijados, se recomiendan las siguientes acciones
para mejorar:
- Fidelización del cliente
- Crecimiento de clientes
- Gestión de innovación
- Desarrollo de talento humano
- Desarrollo de áreas de servicio
- Balance social
- Crecimiento económico
- Eficacia en los procesos

CONCLUSION

Es evidente ver dentro de una organización la toma de decisiones pues es algo

que sin duda toma gran relevancia pues de ser precisos y acertaos en ellas
depende la estabilidad de ella mismas, es por ello que si bien la fase del control
no es la única dentro de los procesos administrativos de una empresa si es la
mayor relevancia teniendo en cuenta que dentro de ella se está inmerso a todos
los resultados obtenidos de cada una de las actividades de la compañía y que con
base a ello se determina y se lleva a cabo la toma de decisiones de acuerdo a la
conveniencia y siempre alineados al cumplimiento de los objetivos de la empresa.
 BIBLIOGRAFIA

http://www.pearsonbv.com/default.asp