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PRÁCTICA EMPRESARIAL III

LUIS FERNÁNDO ANGEL AROS


Código 7239151

DOCENTE:
DRA. GINA BONILLA DE CÁCERES

VICERECTORÍA DE UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA


FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍAS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ, 2008

1
TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.......................................................................................................4
1. RESUMEN PRÁCTICA II.......................................................................................5
1.1. SUBDIRECCIÓN DE ASUNTOS COMUNALES................................................5
1.2. PROCESO DE IVC (Inspección, Vigilancia, y Control)....................................12
1.3. PROCESO DE REGISTRO COMUNAL...........................................................27
1.4. MATRIZ DOFA.................................................................................................29
1.5. PRINCIPALES PROBLEMAS ENCONTRADOS.............................................30
1.6. ALTERNATIVAS DE SOLUCION.....................................................................30
1.7. ESTRATEGIAS.................................................................................................32
1.8. ACTIVIDADES..................................................................................................33
1.9. RECURSOS DEL IDPAC.................................................................................35
1.10. EVALUACIÓN ECONÓMICA.........................................................................36
1.11. EVALUACIÓN SOCIAL..................................................................................38
2. OBJETIVOS......................................................................................................39
2.1. OBJETIVO GENERAL......................................................................................39
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS............................................................................39
3. JUSTIFICACIÓN..................................................................................................40
4. DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO....................................................................42
4.1. DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA...................................................................42
4.1.1. CARACTERÍSTICAS DEL IDPAC.................................................................42
4.2. ANÁLISIS DEL MERCADO..............................................................................47
4.3. ANÁLISIS DEL ENTORNO...............................................................................48
4.4. INTERACCIÓN CON MERCADOS..................................................................56
4.5. ANÁLISIS DEL SERVICIO Y DEL CONSUMIDOR..........................................56
4.6. ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA...................................................................58
5. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LOS PROBLEMAS
ADMINISTRATIVOS ENCONTRADOS...................................................................59
5.1. SELECCIÓN DE PROBLEMAS................................................................65
5.2. EVALUACIÓN DE PROBLEMAS.....................................................................65

2
5.3. JUSTIFICACIÓN...............................................................................................66
6. MATRIZ DOFA.....................................................................................................66
7. PROPUESTA ADMINISTRATIVA DE SOLUCIÓN.............................................68
7.1. PROGRAMA DE DIVULGACIÓN.....................................................................68
7.2. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN...................................................................70
8. PLAN DE ACCIÓN..............................................................................................72
8.1. PROGRAMA DE DIVULGACIÓN.....................................................................72
8.2. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN...................................................................74
9. EVALUACIÓN DEL IMPACTO ECONÓMICO....................................................77
9.1. .RECURSOS DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACION Y
ACCION COMUNAL................................................................................................78
9.2. FLUJO DE CAJA..............................................................................................79
9.3. VALOR PRESENTE NETO..............................................................................80
9.4. RELACIÓN COSTO/BENEFICIO.....................................................................81
9.5. IMPACTO SOCIAL...........................................................................................81
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..........................................................83
BIBLIOGRAFIA........................................................................................................87
ANEXO 1. FORMATO ENCUESTA........................................................................88

3
INTRODUCCIÓN

El presente trabajo sobre Practica Administrativa III, que consiste en analizar y


diagnosticar la zona de transferencia, en la cual se observan los medios que utiliza
el IDPAC (Instituto Distrital de la Participación y Acción comunal) para hacer llegar
los servicios que ofrece a los usuarios, que son las 1742 JAC del Distrito Capital.
Esta entidad del orden Distrital está encargada de la participación de las
organizaciones sociales y el fortalecimiento de la organización comunal.

El departamento que se continúa trabajando es la Subdirección de asuntos


Comunales que es una de las tres áreas misionales en la cual se realizo el trabajo
de practica administrativa I y II, determinando si los mecanismos utilizados
cumplen con la finalidad de prestar un servicio social eficaz, eficiente y oportuno a
las diferentes organizaciones comunales, o por el contrario que aspectos deben
fortalecerse o articularse para que los usuarios se vean beneficiados con un
servicio de excelente calidad.

Por último, se analiza la propuesta de solución sugerida y la incidencia económica,


y social, de la zona de transferencia de los problemas encontrados.

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1. RESUMEN PRÁCTICA II

En la Práctica II se analizaron y diagnosticaron los procesos o productos que se


obtienen en la zona de operación, si cumplen con la finalidad de prestar un
servicio social eficaz, eficiente y oportuno a las diferentes organizaciones
comunales, o si por el contrario que aspectos deben fortalecerse o articularse para
que los usuarios se vean beneficiados con un buen servicio.

En la zona de operación encontramos dos procesos como son: Inspección


Vigilancia y Control de la organización comunal, Proceso de Registro y Auto de
Reconocimiento de la organización, dentro de estos tenemos varios
procedimientos que vienen a fortalecer los procesos, donde analizaremos la
incidencia económica, y social, del problema encontrado y la propuesta de
solución que sugerimos.

1.1. SUBDIRECCIÓN DE ASUNTOS COMUNALES

 FUNCIONES

Son funciones de la Subdirección de Asuntos comunales las siguientes:

a . Coadyuvar con la Dirección General en la formulación de políticas para


el desarrollo de los Organismos de Acción Comunal de primero y
segundo grado.

b . Implementar el proceso de Inspección, vigilancia y control sobre los


organismos comunales de primero y segundo grado en el Distrito Capital,
de acuerdo con las normas legales vigentes.

c. Surtir los trámites y proyectar los actos administrativos necesarios para


firma del representante legal de la entidad, relacionados con el ejercicio de la
inspección, vigilancia y control sobre las organizaciones comunales de primer

5
y segundo grado del Distrito Capital y sobre las demás organizaciones
sociales que le asigne la normatividad vigente.

d. Surtir los trámites y proyectar los actos administrativos necesarios para


firma del representante legal de la entidad para el registro de personería
jurídica, nombramiento de dignatarios y demás aspectos de las
organizaciones comunales de primero y segundo grado del Distrito
Capital, de acuerdo con las normas legales vigentes.

e. Asesorar a las organizaciones comunales en los asuntos relacionados


con la aplicación e interpretación de las normas que rigen la materia.

f. Definir los criterios jurídicos para la aplicación de las normas comunales


en el Distrito Capital.

g. Realizar el diagnóstico y determinar las necesidades de fortalecimiento de


las organizaciones comunales, como insumo para la ejecución de
programas que deban desarrollar las demás dependencias según su
competencia.

h. Mantener actualizado el sistema de información institucional de acuerdo


con su competencia.

i. Diseñar mecanismos en coordinación con la Dirección General que


permitan gestionar recursos para el desarrollo de las funciones
asignadas.

j. Coordinar con las demás instancias del Instituto la ejecución de los


programas, proyectos y actividades que garanticen el cumplimiento de las
metas propuestas.

6
k. Formular y ejecutar el plan operativo anual de la dependencia en
concordancia con los objetivos misionales de la entidad.

l. Representar a la Dirección General en los asuntos delegados de acuerdo


con las estipulaciones legales sobre la materia.

m. Liderar procesos de coordinación interinstitucional para los asuntos que


estén bajo la competencia de la dependencia.

n. Atender los requerimientos verbales y escritos que presenten los


ciudadanos relacionados con la dependencia, garantizando la oportuna
prestación del servicio.

o. Cumplir con las demás funciones que le señale la ley, los acuerdos, las
normas Distritales y la Dirección del Instituto.

Para hacer llegar sus servicios a los usuarios el IDPAC lo realiza de las siguientes
formas:

El servicio llega a los usuarios a través de una atención personalizada directa en


la sede B del instituto los días martes en horario de 8 AM a 5 PM, por el
profesional de la respectiva localidad, no hay atención ningún otro día de la
semana.

Se da una accesoria o resolución de inquietudes por medio de la correspondencia,


la cual después de la reforma administrativa presenta un gran volumen, esta se
aumento debido a la disminución de la atención personalizada, o en localidad.
Encontramos otra atención o accesoria a través de la atención por vía telefónica,
medio por el cual son resueltas gran cantidad de inquietudes.

7
Se realiza un programa de televisión por el canal institucional, lo días sábados
donde se dan lineamientos sobre la gestión del IDPAC, y trabajos que se realizan
en las diversas JAC del Distrito Capital.

También se cuenta con una pagina Web, con información general sobre las
funciones e historia del IDPAC, pero es una pagina de intranet interactiva solo
para los funcionarios al interior del la entidad, un usuario que desea consultarla
para realizar una consulta, tramite, o bajar un formato no lo puede realizar ya que
no es interactiva con los usuarios al exterior.

 CARGOS

En la subdirección de asuntos encontramos en total 21 cargos discriminados de la


siguiente forma:

1- Subdirector de asuntos comunales, profesional en cualquier área social


(sociología, antropología, psicología, economía, etc.)

13 Profesionales que tienen a cargo el trabajo directo con las JAC, son
profesionales en cualquier área del trabajo social.

2- Técnicos que apoyan a los profesionales de la subdirección en el trabajo directo


con las JAC

3- Auxiliares administrativos los cuales se dividen: 1 persona es la secretaria del


subdirector, 1 persona es la encargada de atender al publico en las consultas de
menor dificultad que se presenten, cuando es mas complicada la consulta se
realiza directamente con el profesional de la respectiva localidad, y 1 persona que
se encarga de administrar el archivo de la subdirección de asuntos comunales,
que es consultado por los profesionales, y a su vez por las diferentes personas
que lo deseen consultar.

8
En la oficina de registro encontramos 3 cargos distribuidos así:

2- Profesionales que se encuentran en la oficina de registro comunal son las


personas encargadas de analizar las actas de asamblea donde quedan plasmados
los cambios que se han efectuado como pueden ser cambio de uno o de varios
dignatarios.

1- Auxiliar que es la persona encargada de manejar el sistema y realizar los


cambios directamente en el sistema, y proferir los autos de reconocimiento.

El perfil de la mayoría de funcionarios que laboran en la subdirección es que son


personas con experiencia en trabajo con comunidad, liderazgo, y capacidad de
trabajo en equipo, capaces de liderar procesos y desarrollar proyectos
económicos, sociales, barriales, etc. siendo capaces de articular lo local con lo
Distrital.

 ORGANIGRAMAS

9
ORGANIGRAMA DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACION Y
ACCION COMUNAL
JUNTA DIRECTIVA

Dirección General

Oficina Asesora de Planeación

Oficina Asesora de Comunicaciones


Secretaría
Oficina Asesora de Jurídica
General
Oficina de Control Interno

Subdirección de
Subdirección de Subdirección de
Fortalecimiento de la
Asuntos Comunales Promoción de la Participación
Organización Social

Gerencia de Mujer Gerencia de Instancias


Gerencia de Etnias Gerencia de
y Géneros y Mecanismos
Proyectos
de Participación

Gerencia de
Juventud Gerencia Escuela
de Participación

10
ORGANIGRAMA SUBDIRECCION DE ASUNTOS COMUNALES

SUBDIRECTOR
DE
PROGRAMAS

PROFESIONALES OFICINA
ASESOR
ASUNTOS DE
SUBDIRECTOR
COMUNALES REGISTRO

ARCHIVO OFICINA
ASUNTOS ATENCION A
COMUNALES PUBLICO

Tanto el organigrama del IDPAC como el de la subdirección de asuntos


comunales su estructura esta conformada a través de unas líneas de mando
vertical en cabeza de la junta directiva directora y del subdirector de programas,
las líneas horizontales nos determinan las especialidades que buscan ciertas
oficinas con respecto al equipo general de la entidad, lo que se pretende es que el
trabajo se coordine armónicamente entre las diversas oficinas y que unas sean
apoyo de otras en la búsqueda de la misión de la entidad, en la practica
observamos que es un poco dudosa la articulación efectiva y real entre las 3
subdirecciones y cada oficina de apoyo, considero que uno de los aspectos que
mas incide en este punto es falta una comunicación mas efectiva y fluida hacia el

11
interior del IDPAC, otro aspecto fundamental es que se vuelva mas real y se
aplique el concepto de equipos transversales manejado actualmente donde se
busca una mayor corresponsabilidad de todas las oficinas buscando la unidad en
los procesos de la entidad.
La entidad busca ser una organización funcional donde distinguimos los diversos
tipos de actividades que se deben cumplir, dando a cada oficina las funciones
correspondientes, aquí encontramos:

Autoridad repartida: no hay autoridad total de ningún superior sobre los


subordinados, solo hay autoridad parcial sobre la especialidad, cada subordinado
puede buscar accesoria de otros jefes.

Líneas directas de comunicación, no hay intermediarios en esta pero es muy


deficiente en la fluidez y oportunidad en que se debe dar, las cosas se dan a
conocer en muchos casos 10 minutos antes de realizarse.

Descentralización de las decisiones, estas decisiones se distribuyen en los cargos


especializados que poseen el conocimiento para realizar la tarea de la mejor
forma.

Esta organización busca la especialización de todos y cada uno de los cargos y


niveles que presenta el IDPAC.

La estructura de los organigramas nos demuestra y se busca por así decirlo una
departamentalización por funciones, donde las actividades se agrupan por
funciones para lograr el objetivo general del Instituto.

1.2. PROCESO DE IVC (Inspección, Vigilancia, y Control)

Uno de los procesos mas importantes es el de IVC porque encierra la gran


mayoría de funciones sobre las cuales determina su quehacer la subdirección de
asuntos comunales.

12
Presenta grandes falencias que hicieron carrera después de la reforma
administrativa o acuerdo 257 del concejo de Bogota, llevada a cabo en el año
2006, donde se plasmo el desarrollo de los preceptos para el desarrollo de la
ciudad y la participación ciudadana, pero que al interior del IDEPAC, como fruto de
una equivocada y mal formulada política derivada en especial hacia el movimiento
comunal le quito aspectos y consideraciones ampliamente importantes para
proseguir con su desarrollo. Y no como se considera que la situación que se
presenta actualmente es consecuencia de la reforma del 2006.

 PROCESO

Se presentan los siguientes pasos:

o Se analizan organizaciones comunales que presentan problemáticas según


expediente, base de datos, o se toman quejas de la comunidad para realizar
proceso IVC.
o Se programa visita de inspección integral y pedagógica para organizaciones
de 1er y 2do grado.
o Se comunica la visita de inspección a los dignatarios especificando lugar,
día, y hora, de realización (por medio escrito, telefónico, y/o personal)
o Se lleva a cabo la visita de inspección según formato que evalúa los
aspectos administrativos, contables, financieros, legales y sociales, nota; el
formato incluye evaluación de la visita, en caso de no realizarse se levanta acta y
se programa nueva fecha.
o Cuando no se encuentran situaciones graves, no amerita la intervención del
comité territorial de IVC (conformado por subdirector de asuntos comunales, el
profesional del territorio, un abogado, y un auditor.
o Se elabora conjuntamente con la organización inspeccionada el plan de
mejoramiento.
o Se firma el plan de mejoramiento.
o Se remite al comité territorial de IVC.

13
o Se actualiza el sistema de información con los datos recopilados.
o Se asesora a la organización comunal para dar cumplimiento al plan de
mejoramiento y superar las irregularidades encontradas.
o Se cumplió por parte de la organización con el plan de mejoramiento
establecido.
o Si no se concerta plan de ajustes por parte de la organización.
o Se cumplió con los ajustes por parte de la organización.
o Si la organización ha cumplido con la tarea se le felicita y puede entrar ha
beneficiarse aun mas con los distintos proyectos que presenta el IDPAC ( obras
OPC, etnias, discapacidad, lgtb, negritudes, etc. ) y se le abren caminos para
gestionar ante otras entidades del distrito, o asociaciones.
o Si no se cumple con las tares y presenta variada problemática se remite a
otras instancias como la comisión de convivencia y conciliación de Asojuntas para
que inicie proceso disciplinario.

 FLUJO GRAMA PROCESO IVC

Este flujo grama se ha trabajado pero no suficientemente, por lo tal se propone el


siguiente recogiendo aspectos fundamentales que trabajan los profesionales de la
subdirección comunal, basado en un formato elaborado por los mismo y el cual
diligencian cuando se realiza la visita en terreno a la junta de acción comunal, y
por recomendación de los mismos profesionales.

14
PROCESO: INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL AREA RESPONSABLE:
CÓDIGO: IDPAC-IVC-01
SUBDIRECCION DE ASUNTOS COMUNALES
PROCEDIMIENTO: INSPECCIÓN
BASE L EGAL : Decreto Distrital 328 de 2001 Arts. 3 y 8, Decreto 298 de 2006 VERSIÓN: 02
OB JETIVO: Verificar el cumplimiento de la normativ idad legal v igente de los Art. 1, Ley 753 de 2002, Ley 743 de 2002, Decreto 2350 de 2003, Código
FECHA DE VERSIÓN: Febrero de 2007
Contencioso Administrativo Art. 65, Acuerdo Distrital 257 de 2006 y Resolución
organismos comunales de 1er y 2do grado en aspectos jurídicos, contables,
No. 001 de enero de 2007 (Man PÁGINA: 1 de 2
económicos, administrativ os y sociales.
DOCUMENTOS
No. DESCRIPCIÓN /ACTIVIDAD DIAGRAMA DE FLUJO TIEM PO DEPENDENCIA RESPONSABLE
GENERADOS

Inicio

Determ inar el núm ero de visitas de inspección a Subdirección de Docum ento de


1 realizar en el año por localidad ( de acuerdo con: 5 días As untos Subdirector(a) territorializació
conf lictividad, inactividad y volumen de recursos). Comunales n
Analizar organizaciones comunales a seleccionar Subdirección de Listado de
Profesional de
2 con base en el sistem a de inform ación, el 10 días As untos organizaciones
territorio
expediente y datos. Comunales seleccionadas
Program ar visitas de inspección integrales y Subdirección de
Profesional de Cronograma
3 pedagógicas a las organizaciones com unales de 1 día As untos
territorio de visitas
1er y 2do grado. Comunales
Subdirección de
4 Revisar y aprobar el plan de visitas de inspección. 5 días As untos Subdirector(a)
Comunales
Comunicar la visita de inspección a los 20 días Subdirección de
Profesional de Constancia de
5 dignatarios inform ando lugar, hora y día de antes de la As untos
territorio com unicación
realización (m edio escrito, telefónico y/o personal). visita Comunales
Realizar visita de inspección según form ato que
evalúa los aspectos administrativos, contables, Subdirección de Formato de
Profesional de
6 financieros, legales y sociales. Nota: el form ato As untos inspección ó
NO territorio
incluye evaluación de la vis ita. En caso de no Comunales Acta
realizarse inspección se levanta acta y vuelve a la
¿Existen indicios graves que requieran la
SI
intervención del Comité Territorial de IVC Subdirección de
Profesional de
7 (conformado por el Subdirector de Asuntos Act.21 As untos
territorio
Comunales o su delegado, el profesional de NO Comunales
territorio, el abogado y el auditor)? 1 día

PLAN DE MEJORAMIENTO
Prof esional de
Subdirección de Plan de
Elaborar conjuntam ente con la organización territorio y
8 As untos mejoramiento
inspeccionada el plan de m ejoramiento. Dignatarios Org.
Comunales concertado
Comunal
Dignatarios Plan de
9 Firm ar el plan de mejoram iento. Organización mejoramiento
comunal firmado
SI Subdirección de
Profesional de
10 ¿Se firmó el plan de m ejoram iento? As untos
territorio
Comunales
NO
Subdirección de
Profesional de
11 Remitir a Comité Territorial de IVC. As untos
territorio
Act.21 Comunales
Subdirección de
Actualizar el sistema de inform ación con los datos Técnico y/o
12 As untos
recopilados. Secretaria
Comunales
Asesorar a la organización para dar cum plim iento Subdirección de
Profesional de
13 al plan de mejoramiento y superar irregularidades As untos
territorio
encontradas. Comunales
Subdirección de
Profesional de
14 Hacer seguimiento al plan de m ejoramiento. As untos
territorio
Comunales

SI Subdirección de
¿Se cumplió el plan de mejoramiento en el tiempo Profesional de
15 As untos
establecido para cada organización? territorio
Act.34 Comunales
NO
Subdirección de
Profesional de
16 Concertar ajustes con la organización. As untos
territorio
Comunales
SI Subdirección de
¿Se cumplió con los ajustes al plan de Profesional de
17 As untos
m ejoram iento? territorio
Act.34 Comunales
NO
NO Subdirección de
18 ¿Se requiere rem itir a la instancia com unal? As untos Profesional
SI Act.21 Comunales

SEGUIMIENTO
Remitir a la Com isión de Convivencia y Subdirección de
TERMINOS EN CCC Profesional
19 Conciliación de ASOJUNTAS para que inicie As untos
responsable
proceso disciplinario de investigación. Comunales
1
ELABORÓ: OFICINA ASESORA DE PLANEACION REVISÓ: FREDDY CASTAÑEDA TRIANA APROBÓ: OLGA GUTIERREZ TOBAR
SUBDIRECTOR DE ASUNTOS COM UNALES DIRECTORA

15
PROCESO: INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL AREA RESPONSABLE:
CÓDIGO: IDPA C-IVC-01
SUBDIRECCION DE ASUNT OS COMUNALES
PROCEDIMIENTO: INSPECCIÓN
BASE LEGAL : Decreto Distrital 328 de 2001 Arts. 3 y 8, Decreto 298 de 2006 VERSIÓN: 02
OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de la normativ idad legal v igente de los Art. 1, Ley 753 de 2002, Ley 743 de 2002, Decreto 2350 de 2003, Código FECHA DE VERSIÓN: Febrero de 2007
organismos comunales de 1er y 2do grado en aspectos jurídicos, contables, Contencioso Administrativo Art. 65, Acuerdo Distrital 257 de 2006 y Resolución
No. 001 de enero de 2007 (Man PÁGINA: 2 d e 2
económicos, administrativ os y sociales.
DOCUMENTOS
No. DESCRIPCIÓN /ACTIVIDAD DIAGRAM A DE FLUJO TIEMPO DEPENDENCIA RESPONSABLE
GENERADOS

Subdirección de
Profes ional
20 Realizar s eguimiento a proces o en ASOJUNTAS. Asuntos
respons able
Comunales

Analizar los resultados de la inspección que Act. 7


mues tren s ituaciones graves excepcionales y los Act.18 Subdirección de Subdirector(a) y
21 planes de mejoramiento no firmados o 3 días Asuntos Coordinador de
incumplidos para presentarlos a evaluación del Comunales IVC
Comité Territorial de IVC.
NO Subdirección de Subdirector(a) y
22 ¿Informe va a Comité? Asuntos Coordinador de
Comunales IVC
SI 34

Comité Territorial
23 Es tudiar los cas os pres entados . 1 día Miembros
de IVC

NO
Comité Territorial
24 ¿Se s olicita inspección y evaluación contable? Miembros Acta
de IVC
SI
Profes ional de
INSPECCION Subdirección de
Adelantar procedimiento de ins pección y territorio y
25 Y Asuntos Informe
evaluación contable. EVALUACION Profes ional de
Comunales
CONTABLE Auditoría

Subdirección de
Coordinador de
26 Analizar res ultado en Comité Territorial de IVC. 1 día Asuntos Acta
IVC
Comunales

NO Subdirección de
Comité Territorial
27 ¿Se requiere adelantar intervención legal? Asuntos
de IVC
SI Comunales
34
Subdirección de
NO Profes ional
28 ¿Aplica medidas preventivas ? Asuntos
Jurídico
SI Comunales

MEDIDA Subdirección de
Abogado Acto
29 Adelantar procedimiento de medida preventiva. PREVENTIVA 5 días Asuntos
Res pons able administrativo
34 Comunales

NO
¿Se requiere adelantar proces o disciplinario Comité Territorial
30 Miembros
contra persona jurídica? de IVC
SI

PROCESO Subdirección de
Adelantar proceso dis ciplinario contra persona Abogado Auto de
31 DISCIPLINARI Asuntos
jurídica. Res pons able apertura
34 Comunales

¿Se requiere remitir a ins tancia de control externo NO


Comité Territorial
32 competente como Fiscalía, Procuraduría, Miembros
de IVC
Contraloría? SI

Subdirección de
Remitir a la ins tancia competente según s ea el Profes ional Oficio
33 Asuntos
caso. jurídico rem is orio
Comunales

Act.
Subdirección de
Actualizar el s istema de información con los datos Profes ional
34 Act. Asuntos
recopilados. respons able
Comunales

Fin

ELABORÓ: OFICINA ASESORA DE PLANEACION REVISÓ: FREDDY CASTAÑEDA TRIANA APROBÓ: OLGA GUTIERREZ TOBAR
SUBDIRECTOR DE ASUNTOS COMUNALES DIRECTORA

Al observar y analizar el proceso de IVC (inspección, vigilancia, y control), el


flujograma de este con procedimientos y tiempos se encuentra un proceso bien
estructurado en pro de cualificar administrativa, social y económicamente, las
organizaciones comunales como medio para mejorar la calidad de vida de los
habitantes del Distrito Capital, teniendo en cuenta que el movimiento comunal por

16
años ha sido motor de desarrollo económico, político, y social en las diversas
comunidades. Posteriormente, se realiza un paralelo de lo que era el trabajo de la
subdirección de asuntos comunales antes del acuerdo 257 de noviembre del 2006
y lo que ha sido el último año de trabajo de la subdirección de asuntos comunales:

A. PROCEDIMIENTO REGISTRO DE DIGNATARIOS

Tiene el siguiente proceso:

 Recibir solicitud de inscripción de los dignatarios, con acta de elección de


los dignatarios, del representante legal, o del encargado de la organización.
 Remitir al responsable de la subdirección de asuntos comunales
 Verificar requisitos
 Observar si la elección cumple los requisitos formales
 Rechazar solicitud , o solicitar aclaraciones
 Proyectar planilla de registro
 Ingresar información al sistema, imprimir auto de reconocimiento
 Firmar auto de inscripción
 Imprimir los carnés
 Remitir a atención a publico auto de inscripción para entrega de carnés
 Entregar auto de reconocimiento al representante legal de la organización.

17
PROCESO: REGISTRO AREA RESPONSABLE:
CÓDIGO: IDPAC-CYR-04
SUBDIRECCION DE ASUNTOS COMUNALES
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE DIGNATARIOS
VERSIÓN: 01
BASE LEGAL: FECHA DE VERSIÓN: Mayo de 2007
OBJETIVO:
PÁGINA: 1 de 1
DOCUMENTOS
No . DESCRIPCIÓN /ACTIVIDAD DIAGRAMA DE FLUJO TIEMPO DEPENDENCIA RESPONSABLE
GENERADOS

Inicio

Recibir solicitud de inscripción de dignatarios por


Subdirección de
escrito junto con el acta de elección de dignatarios Auxiliar
1 Asuntos
del Representante Legal o dignatario encargado Administrativo
Com unales
de la Organización Comunal.

Subdirección de
Remitir al responsable de la Subdirección de Auxiliar
2 Asuntos
Asuntos Comunales la solicitud. Administrativo
Com unales

Subdirección de
3 Asignar al profesional. Asuntos Subdirector(a)
Com unales

Subdirección de
Verificar cumplimiento de requis itos de ley (validez Profesional de
4 Asuntos
de la asam blea y de las decisiones). Registro
Com unales

Si Subdirección de
¿La elección cum ple los requisitos m ínim os Profesional de
5 Asuntos
legales y formales? Registro
Com unales
No
Subdirección de
Profesional de
6 Rechazar la solicitud o solicitar aclaraciones. Fin Asuntos Comunicación
Registro
Com unales

Subdirección de
Profesional de Planilla de
7 Proyectar planilla de registro. Asuntos
Registro registro
Com unales

Subdirección de
Ingresar información al sistema e im primir el auto Auxiliar Auto de
8 Asuntos
de inscripción. Administrativo inscripción
Com unales

Subdirección de
9 Firmar el auto de inscripción. Asuntos Subdirector(a)
Com unales

Subdirección de
Auxiliar
10 Im primir el(los) carnét(s). Asuntos
Administrativo
Com unales

Subdirección de
Remitir a atención al público el auto de ins cripción Auxiliar
11 Asuntos
y los carnéts para entrega. Adiministrativo
Com unales

Auxiliar
Entregar al representante de la organización Subdirección de
Administrativo
12 comunal o en su defecto a alguno de los Asuntos
Atención al
dignatarios inscritos en el auto. Com unales
público

Fin

B. PROCEDIMIENTO REGISTRO DE PERSONERIA

 Una vez otorgada la personería jurídica diligenciar formato de registro de


organizaciones, con anexos
 Revisar que el formato único este diligenciado
 Que ese completamente diligenciado
 Rechazar la solicitud
 Verificar que se incluya copia de personería, estatutos y auto de
reconocimiento

18
 Se incluyen todos los anexos
 Rechazar solicitud
 Recibir y radicar solicitud
 Registrar en el sistema la información
 Generar acta de registro
 Firmar acta de registro
 Archivar acta de registro en la carpeta de la organización
 Enviar copia del acta a la organización.

19
AREA RESPONSABLE
PROCESO : REGISTRO
SUBDIRECCIÓN DE PROGRAMAS CÓDIGO

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE PERSONERÍA JURÍDICA


ALCALDIA MAYOR VERSIÓN primera
DE BOGOTA D.C. OBJETIVO BASE LEGAL FECHA DE VERSIÓN: Junio 30 de 2005
DAAC D Reconocer la personería jurídica de la organización comunal para Ley 743 de 2002
que pueda desarrollar su objeto social, ejercer sus derechos y PÁGINA 1 de 2
Decreto 2350 de 2003 art. 4
DOCUMENTOS
No. No. No. DIAGRAMA DE FLUJO DEPENDENCIA RESPONSABLE
GENERADOS
inicio
Inicio

Una vez otorgada la personería jurídica debe


diligenciar el formato único de registro de REPRESENTAN
1 ORGANIZACIÓN
organizaciones y presentar los anexos TE LEGAL
correspondientes
SUBDIRECCIÓN
Revisar que el formato único este completamente PROFESIONAL
2 DE
diligenciado DE LOCALIDAD
PROGRAMAS
SI SUBDIRECCIÓN
PROFESIONAL
3 La solicitud está completamente diligenciado? DE
DE LOCALIDAD
NO PROGRAMAS
SUBDIRECCIÓN
PROFESIONAL
4 Rechazar la solicitud fin DE
DE LOCALIDAD
PROGRAMAS
Verificar que se incluyen todos los anexos: Copia
SUBDIRECCIÓN
del documento de reconocimiento de personería PROFESIONAL
5 DE
jurídica, copia del auto de reconocimiento de los DE LOCALIDAD
PROGRAMAS
dignatarios, copia de estatutos en medio
SI SUBDIRECCIÓN
PROFESIONAL
6 Se incluyen todos los anexos? DE
DE LOCALIDAD
PROGRAMAS
NO
SUBDIRECCIÓN
PROFESIONAL
7 Rechazar la solicitud fin DE
DE LOCALIDAD
PROGRAMAS
SUBDIRECCIÓN
PROFESIONAL
8 Recibir y radicar la solicitud DE Radicado
DE LOCALIDAD
PROGRAMAS
SUBDIRECCIÓN
Registrar en el sistema la información de la PROFESIONAL
9 ADMINISTRATIV
organización DE SISTEMAS
A Y FINACIERA
SUBDIRECCIÓN
PROFESIONAL
10 Generar acta de registro de la organización ADMINISTRATIV
DE SISTEMAS
A Y FINACIERA
SUBDIRECCIÓN
11 Firmar acta de registro de la organización DE SUBDIRECTOR
PROGRAMAS
SUBDIRECCIÓN
Archivar acta de registro en la carpeta de la PROFESIONAL
12 DE
organización DE LOCALIDAD
PROGRAMAS
SUBDIRECCIÓN
PROFESIONAL
13 Enviar copia de acta de registro a la organización DE
DE LOCALIDAD
PROGRAMAS

Fin

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

C. PROCEDIMIENTO EVALUACION CONTABLE

Es el proceso mediante el cual el IDPAC determina en forma discrecional si a la


fecha la junta de acción comunal esta funcionando de acuerdo a la normatividad,
busca adelantar un plan de mejoramiento para la organización, si se presenta
alguna irregularidad los soportes son enviados al abogado para que evalué si

20
procede medida preventiva, o se direcciona a la comisión de convivencia y
conciliación para que determine si adelanta proceso o no.

Se inicia con la recepción de una queja instaurada por alguna persona vecina o
perteneciente a la junta con respecto al manejo contable, se realizan los siguientes
pasos:
 Se recibe la solicitud de realizar la inspección contable, solicitud remitida
por algún quejoso, persona con dudas sobre la gestión de la junta.
 Evalúa la solicitud
 Se lleva al comité de IVC, donde se determina si hay inconsistencias sobre
el patrimonio de junta.
 Se lleva a cabo la inspección contable con presencia del fiscal, el el
territorio de la junta.
 Se levanta acta donde se deja constancia de la situación encontrada y los
pasos a seguir.
 Se elabora informe de la inspección contable.
 Se remite informe al quejoso y organización de la situación encontrada y el
plan de mejoramiento acordado.

21
PROCESO: INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL AREA RESPONSABLE:
CÓDIGO: IDPAC-IVC-02

PROCEDIMIENTO: INSPECCION Y EVALUACION CONTABLE SUBDIRECCION


BASE DE ASUNTOS
LEGAL : Decreto Distrital COMUNALES
328 de 2001 Arts. 3 y 8, Decreto 298
VERSIÓN: 02
de 2006 Art. 1, Ley 753 de 2002, Ley 743 de 2002, Decreto 2350 de

OBJETIVO: Determinar en forma discrecional si a la fecha la Junta de Acción 2003, Código Contencioso Administrativo Art. 65, Acuerdo Distrital 257 FECHA DE VERSIÓN: Febrero de 2007
de 2006 y Resolución No. 001 de enero de 2007 (Man
Comunal está funcionando acorde a la normatividad. PÁGINA: 1 de 2
DOCUMENTOS
No. DESCRIPCIÓN /ACTIVIDAD DIAGRAMA DE FLUJO TIEMPO DEPENDENCIA RESPONSABLE
GENERADOS

Inicio

Recibir la s olicitud de realizar la ins pección y evaluación


1 contable (sólo para el periodo vigente de los dignatarios Secretaría General Corres pondencia
de la organización comunal).

Rem itir la s olicitud al Profesional de territorio de la


2 Secretaría General Corres pondencia
Subdirección de Asuntos Comunales.

Subdirección de
Profesional de
3 Evaluar la pertinencia de la s olicitud. As untos
territorio
Com unales

¿Se requiere llevar solicitud al Comité de IVC?


NO Subdirección de
(Se envía a Comité de IVC si se ob servan Profesional de
4 As untos
irregularidades gravísimas y actuales de manejo de territorio
Com unales
patrimonio).
SI
Rem itir la(s) solicitud(es ) (incluidos casos encontrados
directamente por el Profesional de territorio) a el(la) Subdirección de
Profesional de
5 Subdirector(a) de Asuntos Comunales para que cite a As untos
territorio
Com ité de IVC. La solicitud debe estar acompañada con Com unales
los s oportes respectivos .

Subdirección de
6 Citar a Comité de IVC. As untos Subdirector(a)
Com unales
De
reunión Oficios de
Evaluar pertinencia de las solicitudes para realizar
7 del Com ité de IVC Miem bros s olicitud de
inspecciones y evaluaciones contables .
Comité de documentos
IVC
SI
¿Se determina practicar la inspección y evaluación
8 Com ité de IVC Miem bros
contable?
NO

As ignar al profesional de territorio para que informe al


9 Com ité de IVC Miem bros
interes ado la decisión adoptada.

Informar al peticionario decisión del Comité de IVC o del


Profesional de territorio indicándole que la ins pección la Subdirección de
Profesional de
10 debe realizar el fiscal de la organización comunal As untos Oficio
territorio
comunicando la obligación de adelantar la inspección y Com unales
de informar al peticionario. FIN

Programar con el profes ional de la Subdirección de Subdirección de


11 As untos Com unales res pectivo la inspección y As untos Coordinador de IVC
evaluación contable. Com unales

Informar la fecha de realización de la inspección y


Subdirección de
evaluación contable a la organización respectiva Profesional de
12 As untos Oficio
indicando que se realizará en la sede de la organziación territorio
Com unales
comunal directamente.

Profesional de
Subdirección de
Practicar visita de inspección y evaluación contable territorio y
13 As untos
haciendo énfas is en los hechos denunciados. Profesional de
Com unales
auditoría

Profesional de
SI Subdirección de
¿Fue posible realizar la inspección y evaluación territorio y
14 As untos
contable? Profesional de
Act.20 Com unales
auditoría
NO

Levantar acta donde quede cons tancia de los motivos Máx. 8 Profesional de
Subdirección de
por los que no fue pos ible realizar la inspección y días territorio y
15 As untos Acta
evaluación contable y donde se fije nueva fecha de después Profesional de
Com unales
realización. de visita auditoría
1

22
PROCESO: INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL AREA RESPONSABLE:
CÓDIGO: IDPAC-IVC-02

PROCEDIMIENTO: INSPECCION Y EVALUACION CONTABLE SUBDIRECCION DE ASUNTOS COMUNALES


BASE LEGAL: Decreto Distrital 328 de 2001 Arts. 3 y 8, Decreto 298
VERSIÓN: 02
de 2006 Art. 1, Ley 753 de 2002, Ley 743 de 2002, Decreto 2350 de
OBJETIVO: Determinar en forma discrecional si a la fecha la Junta de Acción 2003, Código Contencioso Administrativo Art. 65, Acuerdo Distrital 257 FECHA DE VERSIÓN: Febrero de 2007
de 2006 y Resolución No. 001 de enero de 2007 (Man
Comunal está funcionando acorde a la normatividad. PÁGINA: 2 de 2
DOCUMENTOS
No. DESCRIPCIÓN /ACTIVIDAD DIAGRAMA DE FLUJO TIEMPO DEPENDENCIA RESPONSABLE
GENERADOS

Enviar una segunda y última comunicación donde se


Subdirección de
señalen las consecuencias por desacatar los Subdirector(a) de
16 Asuntos Comunicación
requerimientos del Instituto y se advierta sobre la causal Programas
Comunales
de sanción que constutuye la desatención al IDPAC.

Profesional de
SI Subdirección de
¿Fue posible realizar la inspección y evaluación territorio y
17 Asuntos
contable? Profesional de
Comunales
auditoría
NO

Remitir copia del acta y demás soportes a la Comisión Subdirección de


SEGUIMIENT Profesional de
18 de Convivencia y Conciliación.para que adelante Asuntos
O CCC territorio
proceso disciplinario y adelantar seguimiento. Comunales

Informar al abogado responsable para que aplique Subdirección de


MEDIDA Profesional de
19 medida preventiva por indicio grave contra el dignatario Asuntos
PREVENTIVA territorio
por no atender la diligencia. Comunales

Profesional de
Establecer si se requiere programar como máximo dos Subdirección de
territorio y
20 (2) visitas más. En caso de necesitarse realizar las Asuntos
Profesional de
visitas restantes. Comunales
auditoría

Informe de
Subdirección de
Profesional de inspección y
21 Elaborar informe de la inspección y evaluación contable. Asuntos
auditoría evaluación
Comunales
contable

Remitir informe al quejoso y copia a la organización


comunal para que adelante plan de mejoramiento y/o al Subdirección de
Profesional de
22 abogado responsable para que evalúe si procede Asuntos
territorio
medida preventiva y/o a la Comisión de Conviviencia y Comunales
Conciliación para que determine si adelanta pro

Fin

ELABORÓ: OFICINA ASESORA DE PLANEACION REVISÓ: FREDDY CASTAÑEDA TRIANA APROBÓ: OLGA GUTIERREZ TOBAR
SUBDIRECTOR DE ASUNTOS COMUNALES DIRECTORA

D. PROCEDIMIENTO ADMINISTRACCION PROVISIONAL DE BIENES

Consiste en procurar la adecuada administración de los bienes y documentos del


organismo comunal ante la suspensión, nulidad de la elección, o ausencia del
tesorero, presenta los siguientes pasos:

 Notificación de la ausencia del tesorero


 Observar en los estatutos si no se dejo constancia que alguna instancia
asumía la administración
 Si hay alguna persona que administra modificar auto de reconocimiento
 Notificar la persona y los dignatarios de la junta

23
 Convocar a asamblea extraordinaria en plazo máximo de 2 meses para
resolver situación definitiva del tesorero
 Si no se realiza asamblea se informa al abogado para que inicie acciones
contra la organización comunal.

FLUJO GRAMA ADMINISTRACCION PROVISIONAL DE


BIENES
PROCESO: INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL AREA RESPONSABLE:
CÓDIGO: IDPAC-IVC-08
SUBDIRECCION DE ASUNTOS COMUNALES
PROCEDIMIENTO: A DMINISTRACION DE BIENES BASE L EGAL: Decreto Distrital 328 de 2001 Arts. 3 y 8, Decreto 298 de 2006 VERSIÓN: 02
OB JETIVO: Procurar la adecuada administración de los bienes y documentos del Art. 1, Ley 753 de 2002, Ley 743 de 2002, Decreto 2350 de 2003, Código
Contencioso Administrativo Art. 65, Acuerdo Distrital 257 de 2006 y Resolución FECHA DE VERSIÓN: Febrero de 2007
organismo comunal ante la suspensión, nulidad de la elección o ausencia del
No. 001 de enero de 2007 (Man PÁGINA: 1 de 1
Tesorero.
DOCUMENTOS
No. DESCRIPCIÓN /ACTIVIDAD DIAGRAMA DE FLUJO TIEMPO DEPENDENCIA RESPONSABLE
GENERADOS

Inicio

Subdirección de
Recibir noticia de que el organismo comunal no Profesional de
1 Asuntos
cuenta con tesorero. territorio
Comunales

Verificar si se encuentra regulado en los estatutos de la


JAC alguna de las siguientes figuras: tribunal de Subdirección de
Profesional de
2 garantías, anterior tesorero, tesorero suplente u otra, Asuntos
territorio
para que administre bienes y documentos del organismo Comunales
comunal. Verificar quien(es) es(son)

¿Lo contemplado en los estatutos de la JAC NO Subdirección de


Profesional de
3 permite delegar en una persona la administración Asuntos
territorio
de los bienes? Comunales
SI
Subdirección de
Comunicar al responsable de asumir la Profesional de
4 Asuntos Comunicación
administración. territorio
Comunales

Subdirección de
Profesional de Auto
5 Modificar auto de reconocimiento. Asuntos
territorio modificado
Comunales

Subdirección de
Comunicar a la JAC (dignatarios o afiliados Profesional de Comuncicació
6 Asuntos
interesados). territorio n
FIN Comunales

Comunicar a la JAC (dignatarios o afiliados Subdirección de


Profesional de
7 interesados) para que realicen asamblea 10 días Asuntos Comunicación
territorio
extraordinaria con un plazo máximo de 2 meses. Comunales

Subdirección de
SI Profesional de
8 ¿Realizaron asamblea resolviendo situación? Asuntos
territorio
Comunales
NO
Informar al abogado responsable para que inicie Subdirección de
Profesional de
9 proceso disciplinario contra la organización Asuntos
territorio
comunal. Comunales

Subdirección de
PROCESO Abogado
10 Adelantar proceso disciplinario Asuntos
DISCIPLINARI responsable
Comunales

Fin.

ELABORÓ: OFICINA ASESORA DE PLANEACION REVISÓ: FREDDY CASTAÑEDA TRIANA APROBÓ: OLGA GUTIERREZ TOBAR
SUBDIRECTOR DE ASUNTOS COMUNALES DIRECTORA

E. PROCEMIENTO MEDIDA PREVENTIVA

24
 Se realizo proceso de inspección que arrojo malos manejos de los recursos
públicos.
 Se remite informe a la instancia comunal para que investigue
 Esperar decisión de la instancia comunal en virtud del seguimiento oficioso
 Hacer seguimiento en la organización comunal a la medida preventiva
 Analizar la inspección realizada para determinar si obra la medida
preventiva
 Existe merito para aplicar la medida preventiva
 Informar a los interesados sobre la improcedencia de la medida preventiva
 Analizar la situación de la administración de bienes si es suspendido el
tesorero
 Verificar en los estatutos si se contemplo otra figura de administración
provisional de los bienes
 Expedir resolución aplicando medida preventiva si no esta estatutariamente
establecido se pondrá realización de asamblea
 Notificar personalmente a los afectados con la medida preventiva, notificar
a la persona encargada de la administración provisional y a los demás
dignatarios
 Esperar respuesta del interesado
 Noticiar al responsable de registro de la medida para su cambio y realizar
anotación de los personajes suspendidos
 Recibir decisión en firme del IDPAC o instancia comunal
 Modificar el auto de reconocimiento de la decisión tomada.

25
PROCESO: INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL AREA RESPONSABLE:
CÓDIGO: IDPAC-IVC-06
SUBDIRECCION DE ASUNTOS COMUNALES
PROCEDIMIENTO: MEDIDA PREVENTIVA BASE L EGAL : Decreto Distrital 328 de 2001 Arts. 3 y 8, Decreto 298 de 2006 VERSIÓN: 02
Art. 1, Ley 753 de 2002, Ley 743 de 2002, Decreto 2350 de 2003, Código
OBJETIVO: Proteger el patrimonio de las Juntas de Acción Comunal y Asojuntas hasta tanto se tengan
Contencioso Administrativo Art. 65, Acuerdo Distrital 257 de 2006 y Resolución FECHA DE VERSIÓN: Febrero de 2007
resultados definitivos de la investigación, mediante la suspensión de la inscripción oficial del actual
dignatario para que no pueda actuar.
No. 001 de enero de 2007 (Man PÁGINA: 1 de 2
DOCUMENTOS
No. DESCRIPCIÓN /ACTIVIDAD DIAGRAMA DE FLUJO TIEMPO DEPENDENCIA RESPONSABLE
GENERADOS

Inicio

¿Se practicó inspección general y/o inspeción y NO Subdirección de


evaluación contable por parte del IDPAC que Profesional de
1 Asuntos
evidencie indicios sobre el manejo irregular del FIN territorio
SI Comunales
patrimonio o de recursos públicos?

Subdirección de
Remitir el informe a la instancia comunal para que Profesional de Oficio
2 Asuntos
investigue. territorio remisorio
Comunales

Subdirección de
Esperar decisión de la ins tancia comunal en virtud Profesional de
3 Asuntos
del seguimiento oficioso. territorio
Comunales

Subdirección de
Hacer seguimiento en la organización a la SEGUIMIENTO Profesional de
4 Asuntos
implementación de la medida. TERMINOS EN CCC territorio
Comunales

Analizar la inspección realizada y tomar las Subdirección de


Abogado
5 medidas pertinentes . (Aplicación Art. 50 Ley 743 Asuntos Acta
responsable
de 2002). Comunales

SI Subdirección de
Abogado
6 ¿Existe mérito para aplicar medida preventiva? Asuntos
responsable
Comunales
NO
Subdirección de
Informar a interesados s obre la improcedencia de Abogado Oficio
7 Asuntos
la medida preventiva. responsable informativo
Comunales
FIN

Subdirección de
Analizar la situación de la administración de Abogado
8 Asuntos
bienes en la JAC si es suspendido el tesorero. responsable
Comunales

Verificar si se encuentra regulado en los estatutos de la


JAC alguna de las siguientes figuras: tribunal de Subdirección de
Abogado
9 garantías, anterior tesorero, tesorero suplente u otra, Asuntos
para que administre bienes y documentos del organismo
responsable
Comunales
comunal. Verificar quien es(son) el(l

Expedir resolución aplicando medida preventiva y


s eñalando lo relacionado con la administración de Subdirección de
Abogado
10 los bienes (si no está contemplada Asuntos Resolución
responsable
estatutariamente la administración de bienes se Comunales
dispondrá realización de as amblea).
Notificar personalmente o por edicto a los
dignatarios afectados con la medida. Notificar a Subdirección de
Abogado
11 el(los) res ponsable(s) de asumir la Asuntos Notificación
responsable
administración de los bienes. Notificar a los Comunales
demás dignatarios s i existen.
Subdirección de
Abogado
12 Esperar res puesta del interes ado 10 días Asuntos
responsable
Comunales

Comunicar al res pons able de registro que se Subdirección de


Abogado
13 modifique el auto y aparezca nota con el(los ) Asuntos Oficio
responsable
dignatarios sus pendidos. Comunales

Subdirección de
Recibir decisión en firme de ins tancia comunal o Abogado Oficio
14 Asuntos
del IDPAC. responsable remisorio
Comunales

Subdirección de
Modificar el auto de reconocimiento según la Profesional de Auto
15 Asuntos
decisión tomada. registro modificado
Comunales

Fin

ELABORÓ: OFICINA ASESORA DE PLANEACION REVISÓ: FREDDY CASTAÑEDA TRIANA APROBÓ: OLGA GUTIERREZ TOBAR
SUBDIRECTOR DE ASUNTOS COMUNALES DIRECTORA

26
1.3. PROCESO DE REGISTRO COMUNAL

Es registro y anotación de la organización comunal en la base de datos del


Instituto, donde se les reconoce mediante un oficio denominado auto de
reconocimiento, contiene el nombre de la organización comunal, y cada uno de los
directivos que la conforman, también se les expide su respectivo carné a cada
dignatario para que sea reconocido y pueda gestionar ante cualquier entidad o
persona este oficio es firmado por el subdirector de Asuntos Comunales de la
entidad, lo cual los constituye legalmente como una organización valida para
interlocutor o gestionar ante cualquier instancia que consideren oportuna.

Este proceso presenta los siguientes pasos:

 Una vez otorgada la personería jurídica se efectúa formato único de


inscripción de la organización comunal con sus respectivos anexos.
 Revisar que el formato este completamente diligenciado.
 Verificar que se anexen todos los documentos solicitados, copia del
documento de reconocimiento de personería jurídica, copia del auto de
reconocimiento de los dignatarios, copia de los estatutos de la organización
en medio magnético, certificación expedida por la autoridad competente.
 Incluir los anexos con el formato diligenciado.
 Recibir y radicar la solicitud.
 Registrar en el sistema la información de la organización.
 Genera acta de la organización.
 Firmar acta de la organización
 Enviar copia a la organización, y archivar en la respectiva carpeta de la
organización.

27
FLUJO GRAMA PROCESO REGISTRO DE DIGNATARIOS
PROCESO: REGISTRO AREA RESPONSABLE:
CÓDIGO: IDPAC-CYR-04
SUBDIRECCION DE ASUNTOS COMUNALES
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE DIGNATARIOS
VERSIÓN: 01
BASE LEGAL: FECHA DE VERSIÓN: Mayo de 2007
OBJETIVO:
PÁGINA: 1 de 1
DOCUMENTOS
No . DESCRIPCIÓN /ACTIVIDAD DIAGRAMA DE FLUJO TIEMPO DEPENDENCIA RESPONSABLE
GENERADOS

Inicio

Recibir solicitud de inscripción de dignatarios por


Subdirección de
escrito junto con el acta de elección de dignatarios Auxiliar
1 Asuntos
del Representante Legal o dignatario encargado Administrativo
Comunales
de la Organización Comunal.

Subdirección de
Remitir al responsable de la Subdirección de Auxiliar
2 Asuntos
Asuntos Comunales la solicitud. Administrativo
Comunales

Subdirección de
3 Asignar al profesional. Asuntos Subdirector(a)
Comunales

Subdirección de
Verificar cumplimiento de requisitos de ley (validez Profesional de
4 Asuntos
de la asamblea y de las decisiones). Registro
Comunales

Si Subdirección de
¿La elección cumple los requisitos mínimos Profesional de
5 Asuntos
legales y formales? Registro
Comunales
No
Subdirección de
Profesional de
6 Rechazar la solicitud o solicitar aclaraciones. Fin Asuntos Comunicación
Registro
Comunales

Subdirección de
Profesional de Planilla de
7 Proyectar planilla de registro. Asuntos
Registro registro
Comunales

Subdirección de
Ingresar información al sistema e imprimir el auto Auxiliar Auto de
8 Asuntos
de inscripción. Administrativo inscripción
Comunales

Subdirección de
9 Firmar el auto de inscripción. Asuntos Subdirector(a)
Comunales

Subdirección de
Auxiliar
10 Imprimir el(los) carnét(s). Asuntos
Administrativo
Comunales

Subdirección de
Remitir a atención al público el auto de inscripción Auxiliar
11 Asuntos
y los carnéts para entrega. Adiministrativo
Comunales

Auxiliar
Entregar al representante de la organización Subdirección de
Administrativo
12 comunal o en su defecto a alguno de los Asuntos
Atención al
dignatarios inscritos en el auto. Comunales
público

Fin

ELABORÓ: OFICINA ASESORA DE PLANEACION REVISÓ: FREDDY CASTAÑEDA TRIANA APROBÓ: OLGA GUTIERREZ TOBAR
SUBDIRECTOR DE ASUNTOS COM UNALES DIRECTORA

28
1.4. MATRIZ DOFA

DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS


Debilitamiento y Conocimiento del Experiencia y Dispersión del

abandono del trabajo departamento por conocimiento del movimiento comunal

con las JAC parte de las tema comunal

comunidades
Proceso de registro Necesidad para

comunal muy gestionar de los

demorado documentos

expedidos por

registro comunal
Dificulta para Requerimientos de Pocos profesionales, Desconocimiento del

implementar proceso grupos barriales para pero bien preparados IDPAC por parte de

de IVC por la falta de con constituirse como en trabajo local y los comunales

recurso humano JAC comprometidos


Los empleados se

ven en la necesidad

de capacitarse para

enfrentar los

problemas que se

presentan a diario
Concentración de los Grandes necesidades Se compromete buen

procesos sociales para presupuesto para

gestionar con la trabajar con las JAC

administración
Estructura Promover la

organizacional e descentralización

infraestructura no que tanto se ha

acorde con la buscado

29
responsabilidad

asignada
Demora los procesos, Grandes logros Personas con gran

falta de claridad en sociales alcanzados experiencia en la

estos y ausencia de con procesos que se implementación de

procedimientos tenían antes de la procesos sociales

claros. reforma del 2006


Políticas difusas y

débiles en lo comunal
Flujo gramas de

procesos no

realizados
La voluntad política

de la administración

es fortalecer otras

instancias de

participación

1.5. PRINCIPALES PROBLEMAS ENCONTRADOS

De acuerdo con los resultados arrojados en la encuesta y el análisis estadístico,


se encontraron los siguientes principales problemas:

 El proceso de IVC debe ser cuidadosamente revisado en cuanto al orden


lógico de aplicación de sus procedimientos.
 Se debe realizar un flujo grama para el proceso de IVC, que sea de general
y única aplicación para todos los funcionarios de la subdirección.

30
 El proceso de Registro Comunal es muy demorado para generar un auto de
reconocimiento, hasta 10 días corridos, a una organización que lo necesita
rápido para cualquier tramite, debe demorarse máximo tres días hábiles.
 La falta de recurso humano suficiente hace que los procesos no se puedan
desarrollar de una manera eficiente por que, el existente es insuficiente
para la prestación de un servicio de buena calidad y cobertura hacia las
juntas de acción comunal.
 Un segundo factor de suprema importancia el tema de la descentralización
y desconcentración tanto administrativa, como a nivel de la prestación del
servicio de accesoria a las JAC, que fue uno de los puntos que promovió
que por fin fuera aprobada la reforma administrativa, para ser implementada
en el año 2007, hace que los procesos no tengan pleno desarrollo y
efectividad en lo local.
 Falta la de implementación de una pagina Web del instituto donde se
puedan consultar: tramites, estatutos, reformas, leyes, consultar y bajar
formatos, etc.

1.6. ALTERNATIVAS DE SOLUCION

La estrategia de la propuesta de solución es buscar el desarrollo e implementación


de varios procesos sociales lógicos, reales, y articuladores, que busquen un
servicio eficaz y eficiente que llene las expectativas de nuestros usuarios

 Implementar en el proceso de IVC, procedimientos claros, en tiempos y


movimientos, realizar su flujograma, con causas y consecuencias
eficientes y eficaces, para obtener un servicio de calidad.
 Realizar un análisis y ajuste del proceso de Registro comunal, para
realizarlo en el menor tiempo posible.
 Realizar los convenios respectivos con los CADES de cada localidad, para
prestar el servicio directamente en la localidad los días martes y jueves en

31
horario de 8 a. m. a 5 y 30 p. m., con lo cual se empieza a descentralizar el
servicio nuevamente, y llegar directamente a las comunidades.
 El recurso humano debe ser ampliado para que logre abarcar las
localidades con una mayor extensión y número de habitantes, donde se
presenta una gran problemática social, llegando a requerirse de dos y tres
profesionales, pasando de 21 profesionales del área social a 40.
 Un servicio descentralizado, eficaz y eficiente, que llene las expectativas
del trabajo local, directamente con la comunidad, a través del trabajo de
campo.
 Se proponen capacitaciones permanentes para los profesionales del área
social, personas idóneas en el trabajo con la comunidad, capaces de
formas líderes comunales, con una alta capacidad de gestión.
 Un proceso de capacitación permanente para los dignatarios de las JAC,
en las funciones propias de su cargo y en gestión social.
 Se sugiere el procedimiento que debe tener el flujograma para el proceso
de IVC y para el proceso de registro comunal los cuales no están definidos
por las personas de la subdirección de asuntos comunales, y ocasiona que
todos no realicen un mismo procedimiento, y halla divergencias y no se
hable un idioma común.

1.7. ESTRATEGIAS

 Contratar 22 personas, profesionales del área social con amplia


experiencia en trabajo con comunidad, y desarrollo de proyectos de
carácter social y económico, con una asignación básica en promedio
mensual de $2.500.000.
 Contratar una capacitación para los profesionales del área social, para que
se cualifiquen permanentemente y estén en capacidad de prestar un
servicio de la mejor calidad posible, como la que ha prestado la entidad por
muchos años.

32
 Realizar un proyecto de capacitación permanente para los dignatarios de
las JAC, ya sea dictado por los profesionales de la subdirección, área
social, o por personas contratadas para tal fin.

 Sugiero la creación e implementación por parte de la oficina de sistemas en


cabeza de los ingenieros de una pagina de una pagina Web como las que
encontramos actualmente en muchas empresas u organizaciones, con lo
cual se ahorra tiempo, y dinero a los usuarios en tramites es una forma muy
practica y rápida de acceder a los servicios solicitados, en la subdirección
de asuntos comunales se podría tener acceso a información como:

o Se podría consultar nombres, dirección, localidad, teléfono, de las


1742 organizaciones que están en la base de datos de la entidad
como organizaciones comunales activas.
o Estatutos formatos, actualizaciones, procesos, reformas.
o Realizar tramites como solicitud del registro comunal, autos de
reconocimiento, bajar de la pagina carnés debidamente legalizados
por la entidad,
o Realizar consultas del estado de procesos jurídicos, del avance o finí
quitación de estos.
o Realizar consulta de los archivos de una junta, revisar estatutos,
actas de asamblea, reuniones recientes, cambios al interior de junta
directiva, programas o actividades de trabajo de la junta.
o Tener en cuenta procesos como los que se realizan cada 4 años
como lo es la elección de nuevos representantes de las JAC, el
cambio de sus directivas proceso que se podría ir implementando
para que estas organizaciones realizaran el proceso electoral de
dignatarios a través de la pagina Web, como inscripción de las
planchas participantes, votación, y elección de los nuevos
dignatarios, ya se han realizado pruebas piloto como en la junta de
acción comunal del barrio obteniendo excelentes resultados.

33
o Con la implementación de la pagina Web serian inmensos los
beneficios obtenidos por las JAC, a su vez la entidad entraría en la
era de la modernización tecnológica, ahorrando tiempo y dinero,
prestando un servicio de altura, eficaz, rápido y eficiente, como el
que encontramos en la actualidad en muchas empresas del estado
como el fondo nacional del ahorro donde muchos tramites y servicios
de consulta se realizan por su pagina Web y empresas particulares
donde también ya ha sido implementado este sistema.

1.8. ACTIVIDADES

 Generar una reunión con el subdirector y los profesionales con que cuenta la
subdirección de asuntos comunales, para establecer entre todo el orden,
tiempo y prioridad de cada uno de los procedimientos y generar un único y
general flujo grama del proceso de IVC.
 Realizar un formato único que se diligencia en la actividad de IVC realizada a
la organización comunal, donde se plasme la situación encontrada como los
compromisos o tareas que se compromete la junta a realizar, esta tarea debe
ser realizada a partir de mayo 1 del 2008.
 Realizar una jornada de análisis del proceso de Registro comunal, donde se
destaquen los factores de demoran en la expedición de una auto de
reconocimiento, para corregir esta situación, a realizarse a partir del 1 de mayo
del 2008.
 Contratar por prestación de servicios 19 profesionales del área social, actividad
a realizar a partir de la fecha mayo 1 de 2008, que reforzarían el trabajo social,
según tabla de sueldos a razón de $2.500.000 mensuales. Para un valor total
de los 19 funcionarios de $47.500.000
 Contratar una capacitación: enfocada a resolución de conflictos, tema que ha
demostrado la experiencia deben manejar los profesionales a perfección con
las comunidades para el desarrollo de su trabajo, esta capacitación tendría un
valor de $6.250.000, con todos los materiales incluidos.

34
 Contratar materiales, equipos, y apoyo logístico si se requiere para realizar una
capacitación a las 1742 juntas, por parte de los profesionales de la
subdirección, expertos en el tema comunal, sobre: funciones de cada cargo
directivo, liderazgo, gestión de proyectos y realización de planes de desarrollo.
Se dispondría de un presupuesto de $6.250.000 para su realización.
 Llevar a cabo la implementación de una pagina Web del instituto, con ayuda de
los funcionarios de la oficina de sistemas, realizando una pagina con
información integral, o sea de consulta de información y realización de tramites
como descarga de formatos, planillas, estatutos, y una prueba piloto para
implementar unas elecciones totalmente por Internet, ayudada por dos
servidores de gran capacidad, tendría un valor aproximado de $20.000.000
 Realizar una convocatoria para las personas a contratar.
 Analizar organizaciones líderes en capacitación, sobre resolución de conflictos.
 Realizar un inventario sobre los insumos que se necesitarían para la
realización de las capacitaciones a las juntas de acción comunal, de acuerdo al
presupuesto planteado.
 Realizar un estudio de mercado de empresas que trabajen en la
implementación de páginas Web, de gran capacidad y lo más completa posible
para prestar un servicio de excelente capacidad, y resolución.

La implementación de las anteriores sugerencias tiene un costo total de


$80.000.000 de pesos

1.9. RECURSOS DEL IDPAC

HUMANOS: Se destinaran personas responsables para la planeación, ejecución y


evaluación de las actividades descritas en las recomendaciones.

35
FISICOS: El instituto cuenta con la dotación de una excelente infraestructura física
para la adecuación del recurso humano, como de la tecnología a implementar.

FINANCIEROS: El Instituto cuanta con un presupuesto asignado para ejecutar las


acciones propuestas de $ 80.000.000 para la vigencia del año 2008. Estos
recursos económicos asignados están previstos en rubro específico con
destinación expresa al mejoramiento del servicio y conservación de las
instalaciones físicas, y a la optimización de tecnología.

TECNICOS: El Instituto a través de la Secretaría General facilitará en el momento


requerido los siguientes elementos de carácter Técnico:
 Adquisición de técnicas y legales apropiada para la actividad que
desarrollan.
 Dispondrá de una sala de juntas y de capacitaciones junto con los equipos
de vídeo –proyección existente y material de apoyo para que el personal
necesario las utilice en desarrollo de las actividades a realizar.
INVERSION
ACTIVIDAD NECESIDAD INVERSION ANUAL
Contratación de 19 profesionales Reforzar trabajo de $47.500.000

para la Subdirección de Asuntos localidades

Comunales
Capacitación para 40 personas de Fortalecimiento del $6.250.000

la Subdirección de Asuntos liderazgo y gestión de

Comunales. local.
Capacitación para dignatarios de las Fortalecimiento del $6.250.000

JAC de las 20 localidades. liderazgo y gestión local.


Implementación de una página web Descentralizar el servicio, $20.000.000

del Instituto, donde se pueda ahorrar tiempo y dinero a

consultar todos los tramites y los usuarios.

actividades del IDPAC.


TOTAL $80.000.000

36
1.10. EVALUACIÓN ECONÓMICA

 FLUJO DE CAJA

FLUJO DE CAJA
PROCESO DE MEJORAMIENTO SUBDIRECCION DE PROGRAMAS DEL IDPAC

PERIODO 2008 2009 2010 2011 2012


INGRESOS (Presupuesto anual asignado 80.000.000 84.000.000 88.200.000 92.610.000 97.240.000
por la Tesorería (Distrital)

TOTAL INGRESOS 80.000.000 84.000.000 88.200.000 92.610.000 97.240.000

EGRESOS 80.000.000 61.500.000 63.345.000 65.245.350 67.202.711


Gastos en las actividades propuestas de
Mejoramiento subdirección de programas 22.500.000 24.855.000 27.364.650 30.037.289
TOTAL EGRESOS 80.000.000 84.000.000 88.200.000 92.610.000 97.240.000

FLUJO NETO DE CAJA 0 0 0 0 0

En las entidades del orden Distrital si el presupuesto no es ejecutado en su


totalidad, se pierde y en la siguiente vigencia presupuestal la entidad es castigada
pues le dan menos presupuesto. Por esta razón se hace necesario invertir todo el
presupuesto asignado.
VPN (10%)

84.000.000 88.200.000 92.610.000 97.240.000

80.000.000 84.000.000 88.200.000 92.610.000 97.240.000


80.000.000

-80000000 0 0 + 0 + 0 + 0
VPN (1O)= (1+0,10)1 (1+0,10)2 (1+0,10)3 (1+0,10)4 (1+0,10)5

VPN= 0

TIR: 10%

 RELACION COSTO/BENEFICIO

37
RELACION COSTO/BENEFICIO:

80.000.000 + 84.000.000 + 88.200.000 + 92,610,000 + 97.240.000


R C/B= (1+0,10)1 (1+0,10)2 (1+0,10)3 (1+0,10)4 (1+0,10)4

80.000.000 - 84.000.000 - 88.200.000 - 92,610,000 - 97.240.000


(1+0,10)1 (1+0,10)2 (1+0,10)3 (1+0,10)4 (1+0,10)4

R C/B= 72.727.273,00 69.421.488,00 66.265.965,00 63.253.876,00 60.378.389,00


72.727.273,00 69.421.488,00 66.265.965,00 63.253.876,00 60.378.389,00

R C/B= 0

Según lo anteriormente visto este proyecto el VPN es 0 y la Relación costo –


beneficio es 0 quiere decir que financieramente que no se gana ni se pierde
monetariamente hablando, ya que hablamos de una entidad prestadora de un
servicio social, y no una empresa industrial.

Pero el impacto social es muy grande ya que los recursos asignados son
eficientemente invertidos buscando cubrir necesidades de bienes y servicios que
van a mejorar las necesidades y la calidad de vida de la mayoría de
organizaciones legalmente constituidas como juntas de acción comunal. Pero
dado que los recursos son limitados se busca priorizar acciones, proyectos de tipo
social, económico, que redunden en bienestar y beneficio para la comunidad.

1.11. EVALUACIÓN SOCIAL

A diferencia de las empresas industriales o productoras de bienes que el impacto


esperado es el desarrollo económico, las utilidades y ganancias, y posteriormente
se observan el impacto social, en el IDPAC se espera a través de la prestación de
su servicio un gran impacto social, como es el que se ha conseguido lo largo de 48
años de existencia del instituto, creando lideres, conciencia social de desarrollo,
conquistando servicios y desarrollo de diversos tipos de participación para las
localidades, generando y desarrollando proyectos económicos para los barrios, en

38
resumen creando mejores espacios de convivencia ciudadana (parques,
alamedas, glorietas, media tortas, etc.), desarrollando y generando una mejor
calidad de vida para los habitantes de la ciudad.

Se han fortalecido grupos sociales, culturales, étnicos, afrocolombianas, etc.,


desarrollo económico por medio de la conformación de micro empresas barriales
veredales, precooperativas, cooperativas, empresas mutualistas, desarrollo
político como escenario de formación de muchos de nuestros lideres que
actualmente son concejales, ediles, senadores, representantes a la cámara , y han
hecho carrera desde organizaciones de base, desarrollo y mejoramiento del
entorno físico, adecuación de los servicios básicos, alamedas, glorietas, medias
tortas, salones comunales, salones culturales, obras de infraestructura para
desarrollo económico, etc.

39
2. OBJETIVOS

o 2.1. OBJETIVO GENERAL

Analizar en el Instituto de la Participación y Acción Comunal, y específicamente en


la Subdirección de Asuntos Comunales, la relación con el entorno exterior que son
los usuarios, (1742 Juntas de Acción Comunal del Distrito Capital) y proponer un
conjunto de acciones tendientes a mejorar y mantener las condiciones de
cooperación de manera efectiva, directa y eficiente, cumpliendo con la misión y
visión propuesta.

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Analizar el entorno interno y externo del IDPAC, para que los servicios
ofrecidos lleguen de forma real y eficiente a los usuarios en su respectiva
localidad.

 Analizar la atención personalizada a los usuarios utilizada por el IDPAC, en


su sede B, o planta los días martes de cada semana, para determinar si
cumple con las funciones de asesoramiento, formador del liderazgo, y
mediador entre la gestión local barrial y la administración Distrital.

 Analizar el trabajo de campo, como la asesoría a asambleas, reuniones


informativas, elecciones de dignatarios, etc. para realizar un diagnóstico
DOFA.

 Analizar las políticas que se generan desde la dirección del IDPAC, hacia la
subdirección de asuntos comunales con relación a la atención a público.

40
3. JUSTIFICACIÓN

De acuerdo con los resultados del análisis estadístico realizado en la Práctica II,
donde para el año 2007 la atención personalizada es reducida por políticas de la
dirección solamente a los días martes de 8am a 5 p.m. en la sede B del instituto,
contando con una atención de 2.880 personas atendidas, lo que equivale al 12.5%
de 23.040 atendidas en el año 2006 lo que significa que el instituto dejo de tener
una cobertura real de atención a publico, menos población se vio beneficiada de la
asesoría del IDPAC.

Al no haber atención personalizada se disparan las consultas telefónicas en la


siguiente proporción: para el año 2006 fueron 2.112 consultas telefónicas, para el
año 2007 fueron 7.200, teniendo un incremento correspondiente al 29.3% del año
2006.

Otro aspecto que se observo en el año 2007 fue el incremento desmesurado de


las consultas por correspondencia, colocando a los profesionales la tarea adicional
de dedicar bastante de su tiempo productivo a contestar correspondencia.

Así como de los resultados arrojados por la aplicación de la encuesta a 60


dignatarios de las Juntas de Acción Comunal: el servicio prestado no es
satisfactorio, no cumple con las expectativas, no se ha descentralizado como se
buscó en la reforma administrativa, sino que se ha concentrado en forma
desmesurada en las dos sedes del IDPAC; que el nuevo instituto a pesar de la
publicidad de la cual ha sido objeto, no es identificado por los comunales, guardan
la percepción del antiguo Dpto. de acción comunal, causando confusión en la
búsqueda del servicio; y se detecta que el servicio se ha debilitado de manera
significativa en un 91.6%.

Teniendo en cuenta el análisis anterior, se detecta que el servicio que se presta


actualmente no ha llenado las expectativas de la comunidad, debido a que la

41
reforma administrativa que se ha implantado el gobierno distrital no ha sido
efectiva; por tal razón, en la presente práctica se pretende dar una alternativa de
solución para esta problemática teniendo en cuenta los recursos y el impacto
social que se genere de ella.

42
4. DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

4.1. DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA

4.1.1. CARACTERÍSTICAS DEL IDPAC

De acuerdo con la reforma Administrativa presentada por la actual administración


y aprobada por el Concejo de Bogotá en el 2006, mediante el acuerdo 257, se
establece la nueva estructura interna del Instituto Distrital de la Participación y
Acción Comunal -IDPAC- antes (Departamento Administrativo de Acción Comunal
Distrital) que atenderá necesidades de la comunidad y estará más cerca de ella.

La misión de la nueva Entidad está relacionada con garantizar el derecho a la


participación ciudadana y propiciar el fortalecimiento de las organizaciones
sociales atendiendo sus respectivas políticas.

El IDPAC, es un establecimiento público del orden Distrital, con personería


jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito a la Secretaría
Distrital de Gobierno.

 UBICACIÓN DEL IDPAC

El Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal es una entidad adscrita a


la Secretaria de Gobierno de Bogotá DC., del orden descentralizado, que de
conformidad con la clasificación emitida en la Ley 100 de 1993 y sus Decretos
Reglamentarios, es una organización de Servicios Sociales del Estado.

Como Entidad descentralizada, sus recursos parten del presupuesto aprobado


anualmente por la Junta directiva, de conformidad con los proyectos presentados y
los objetivos de la misma.

43
Por esta razón no se le puede considerar como una organización con actividad
económica productiva desde el punto de vista económico, sino desde el ámbito
puramente social en el cual tiene su razón de ser.

El Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, esta ubicado en la


ciudad de Bogotá D.C. en la Cra. 30 No. 24-90 Piso 14 Sede Principal, Teléfonos
No. 2 417900 – 2 417930 y Av. Calle 23ª No. 68C-51 Sede B, Teléfono 4 245555.

 RESEÑA HISTORICA DEL IDPAC

En la década de los años cincuenta, aparece la Acción Comunal en Colombia


partiendo de formas primarias de organización social comunitaria como los
Centros Cívicos Populares y las Sociedades Mutuarias.

El propósito de la nueva orientación y política nacional de comprometer la


conciencia de la responsabilidad comunal e involucrar al individuo en la solución
de los asuntos de su barrio o vereda, hicieron volver al país hacia una expectativa:
“La participación comunitaria”.

De esta forma y a través del Decreto 239 de 1959, se institucionaliza la Acción


Comunal, otorgando a Entidades de carácter nacional y regional la promoción de
este movimiento.

En el entonces Distrito Especial de Bogotá, esta función queda en manos de


diferentes organismos como son la Secretaría de Educación, el Departamento de
Planificación, la Secretaría de Obras Públicas y la Secretaría de Salud, en los que
se crearon oficinas de Acción comunal con el propósito fundamental de actuar
como tramitadores de las comunidades ante el Gobierno Distrital.

En el año de 1968 se expide el Decreto 3133, Estatuto Orgánico del momento


para la Capital de la República, en el cual se organizan esas oficinas bajo un solo

44
nombre: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE ACCION COMUNAL, con el fin
de asesorar a las comunidades en lo referente a trámites para la instalación de los
Servicios Públicos y de adelantar obras de carácter comunitario como salones
comunales, escuelas, vías de acceso a barrios subnormales, etc.

Desde entonces y para dar cumplimiento a estas funciones, el DAACD, contó con
una planta de personal administrativa y operativa establecida en dos sedes
diferentes de conformidad con las labores que se debían realizar.

Los funcionarios administrativos ubicados en la Carrera 30 No. 24-90 Piso 14 del


Centro Administrativo Distrital, y los trabajadores oficiales cuyo centro de acción
se encontraba en la Calle 23ª No. 68C-51.

En 1995 y de conformidad con los lineamientos trazados en el Plan de Desarrollo


Distrital, se expide el Decreto 720 del 21 de noviembre de ese año, mediante el
cual se reestructura el Departamento Administrativo de Acción Comunal,
modificando su planta de personal en el Decreto 835 del 21 de diciembre de 1995.

De esta manera el DAACD transforma su estructura organizacional que


correspondía a una mayoría operativa no calificada a una planta de personal
profesional en su casi totalidad.

En el año 2001 de conformidad con el Decreto 328 del 26 de abril de ese año, el
Departamento sufre una modificación en su estructura organizacional, y a su vez
modifica nuevamente su planta de personal mediante el Decreto 329 del 26 de
abril de 2001.

En el año 2006 el Departamento Administrativo de Acción Comunal se transforma


en Instituto Distrital de la Participación y Acción comunal, de conformidad con el
Acuerdo 257 del 30 de noviembre de 2006.

45
El Instituto cuenta con una sede principal ubicada en el Centro Administrativo
Distrital , piso 14, Barrio la Soledad, localidad 13 del Distrito Capital cuenta en sus
alrededores con la Clínica San Pedro Claver, con la sede principal de Colsubsidio
y con vías de fácil acceso a los diferentes sitios de la ciudad como son la Avenida
26, la Avenida de las Américas, la Calle 34 y la Carrera 30.

La sede B, ubicada en la Zona Industrial de la Alcaldía Local de Puente Aranda,


está localizada dentro de un complejo circulo de fábricas y bodegas y cuenta
especialmente con la cercanía a la Escuela-Estación del Cuerpo de Bomberos del
Distrito Capital, y tiene como vías de acceso, la Avenida la Esperanza, la Avenida
Boyacá, y la Avenida 26.

 ORGANIZACIÓN INTERNA IDPAC

Mediante el Decreto No. 544 del 29 de diciembre de 2006, en su artículo 56 del


Decreto Ley 1421 en concordancia con el Acuerdo 257de 2006 se establece la
estructura organizacional del Instituto Distrital de la Participación y Acción
Comunal:

- Junta Directiva conformada por:

El Alcalde Mayor o su delegado que será el Secretario de Gobierno.


El Secretario de Planeación Distrital.
El Secretario de Salud Distrital.
El Secretario de Educación Distrital.
El Secretario de Integración Social.
El Secretario de Cultura, Recreación Y deporte.
Dirección General

Secretaria General
Oficina Asesora de Planeación

46
Oficina Asesora de Comunicaciones
Oficina Asesora de Jurídica
Oficina de Control Interno

Subdirección de Asuntos Comunales

Subdirección de Fortalecimiento de la Organización Social

Gerencia de Etnias
Gerencia de Mujer y Género
Gerencia de Juventud

Subdirección de Promoción de la Participación

Gerencia de Proyectos
Gerencia de Instancias y Mecanismos de Participación
Gerencia Escuela de Participación

4.2. ANÁLISIS DEL MERCADO

 CONCEPCION Y DESCRIPCION DEL MERCADO

Uno de los ámbitos de mercado del IDPAC son las 1742 juntas de acción comunal
constituidas a lo largo de las veinte localidades del Distrito Capital, y todas
aquellos grupos de personas u organizaciones que quieran constituirse como una
junta, podemos decir en términos de mercadeo que el instituto se encuentra en un
alto grado de segmentación, cuando las otras dos subdirecciones buscan trabajar
y especializarse con cada uno de los actores que encontramos en nuestra
comunidad, como son: etnias, afroamericanos, gays, discapacitados, indígenas,
propiedad horizontal, etc. Por lo tanto es un mercado supremamente grande y
variado, por lo tanto en asuntos comunales hablamos de una segmentación muy
específica como lo son las juntas de acción comunal,

47
La productividad en el IDPAC se da de la siguiente forma; el mercado son las
veinte localidades del Distrito capital, donde se conjugan diversas formas de
participación de los diferentas grupos que componen nuestra sociedad, cada uno
busca aquí encontramos la oferta y la demanda, la oferta de servicios es brindada
por el instituto, esta es recibida por la gran demanda generada que son las 1742
JAC presentes en el Distrito.

Es un mercado que tiene como característica en este momento estar debilitado,


abandonado, el movimiento comunal, por las razones anteriormente expuestas,
hay desanimo, confusión, y ante todo la ausencia de una accesoria real hacia esta
organización, promovida un poco por la administración central, como parte de una
políticas y lineamientos mal implementados, y erróneos que por pretender muy
sanamente tener un trabajo de mayor cobertura con otras organizaciones sociales
debilita el trabajo comunal, gestor de desarrollo social durante muchos años.

 OFERTA Y DEMANDA

El IDPAC ofrece su principal servicio como lo es accesoria a las jac, el cual lleva
prestándolo alrededor de hace 48 años, donde el instituto anterior departamento
de acción comunal se posiciono como una de las mejores entidades en la
accesoria a la comunidad, donde con ayuda de su gestión se ha logrado un alto
porcentaje de desarrollo en la ciudad de Bogota. Sabemos lo difícil que es
posicionar un servicio en el mercado, por cuanto no es un producto tangible, que
las personas puedan observar, tocar, etc., pero este servicio se ha visto
representado y desarrollado en la cualificación de miles de personas en su
accionar con la administración y otras instancias en la obtención de beneficios
colectivos, sociales, barriales, veredales, etc., Para la comunidad.

A su vez la demanda de este servicio por parte de las organizaciones comunales


siempre ha sido efectiva y constante el cual les enseña, cualifica y los forma como
lideres comunales, personas capaces de orientar acciones en pro de su

48
comunidad, razón por la cual el IDPAC lleva acompañando las organizaciones
comunales mas de cuarenta años, realizada la reforma administrativa el instituto
amplio su horizonte para desarrollar un trabajo parecido pero con otras
organizaciones sociales, hay que resaltar que al ampliar su radio de acción,
abandona o descuida el trabajo con el movimiento comunal, pero con el trabajo
realizado propondremos unas sugerencias para subsanar vacíos que presenta el
actual IDPAC en relación con el trabajo con las juntas de acción comunal.

4.3. ANÁLISIS DEL ENTORNO

 ENTORNO ECONÓMICO

El entorno económico al que pertenece el Instituto Distrital de la Participación y


Acción Comunal, es el público, por tal razón, se rige por las políticas que el
gobierno distrital formule para llevar a cabo los programas y planes que se han
estipulado en sus directrices.

 ENTORNO POLÍTICO

Según el Acuerdo 0002 de 2007 se determina el objeto, estructura organizacional


y las funciones del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal y se
dictan otras disposiciones.
Específicamente en el Artículo 7.se determinan las funciones de la Oficina
Asesora de Comunicaciones tales como:
a. Asesorar a la Dirección en lo referente a la imagen institucional, la divulgación y
el diseño de programas y esquemas de diversos géneros de información para los
medios de comunicación, de conformidad con los requerimientos del Instituto.
b. Diseñar e implementar modelos de comunicación organizacional que fomenten
la cultura corporativa y beneficien el desarrollo de la misión institucional.
c. Mantener actualizado y con la debida custodia el archivo de publicaciones y de
prensa que difunden los medios de comunicación en temas relacionados con las
actividades del Instituto y del Distrito.

49
d. Divulgar la información relacionada con las actividades y eventos que organice
el Instituto y hacer el seguimiento necesario.
e. Elaborar y ejecutar el Plan de Comunicaciones de los diferentes proyectos que
maneja el Instituto para promocionar y divulgar por los diferentes medios y en
forma permanente su gestión misional.
f. Velar porque las publicaciones del Instituto estén acordes con las políticas
distritales, la misión institucional y la imagen corporativa.
g. Establecer y mantener una coordinación permanente con las oficinas de
comunicación de entidades públicas que involucren objetivos comunes de fomento
a la participación ciudadana y al desarrollo comunitario.
h. Mantener actualizado el sistema de información institucional de acuerdo a su
competencia.
i. Prestar el servicio de atención al ciudadano y atender sus requerimientos
verbales y escritos, en cumplimiento de los objetivos institucionales y de acuerdo
con la competencia de la dependencia.
j. Formular y ejecutar el plan operativo anual de la dependencia en concordancia
con los objetivos misionales de la entidad.
k. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
de la dependencia.

En el Artículo 8. las funciones de la Oficina de Control Interno que han sido


expuestas anteriormente en el resumen de la Práctica II. Así como en el Artículo
10 las que le corresponden a la Subdirección de Asuntos Comunales.

En el Artículo 11 se especifican las funciones de la Subdirección de


Fortalecimiento de la Organización Social:
a. Coadyuvar con la Dirección General en la formulación de políticas y acciones
que permitan consolidar las organizaciones sociales como gestoras del desarrollo
socioeconómico de los habitantes de la ciudad.

50
b. Definir y desarrollar en coordinación con la Dirección las políticas, estrategias y
programas que promuevan y favorezcan el fortalecimiento de la participación
ciudadana y organización social en el Distrito Capital.
c. Determinar en coordinación con la Dirección General las políticas, programas y
proyectos para promover y fomentar el interés asociativo y el trabajo comunitario
como instrumentos de desarrollo social para la ciudad, de acuerdo con las
necesidades de la comunidad y con la reglamentación vigente sobre la materia.
d. Promover los proyectos dirigidos a fortalecer las organizaciones sociales y
comunitarias del Distrito Capital de acuerdo con los objetivos misionales de la
entidad.
e. Diseñar e implementar estrategias de intervención dirigidas al desarrollo integral
de proyectos comunitarios.
f. Promover la participación de los ciudadanos y las poblaciones de Mujer y
Géneros, Juventud y Etnias para el fortalecimiento de sus organizaciones.
g. Liderar y coordinar los procesos electorales que se den en el marco de las
competencias asignadas a la entidad.
h. Realizar el diagnóstico y determinar las necesidades de fortalecimiento de las
poblaciones y organizaciones, como insumo para la labor de las demás
dependencias.
i. Diseñar mecanismos en coordinación con la Dirección que permitan gestionar
recursos para el desarrollo de las funciones asignadas.
j. Mantener actualizado el sistema de información institucional de acuerdo con su
competencia.
k. Representar a la Dirección General en los asuntos delegados de acuerdo con
las estipulaciones legales sobre la materia.
l. Liderar procesos de coordinación interinstitucional para los asuntos que estén
bajo la competencia de la dependencia.
m. Atender los requerimientos verbales y escritos que presenten los ciudadanos
relacionados con la dependencia, garantizando la oportuna prestación del servicio.
n. Formular y ejecutar el plan operativo anual de la dependencia en concordancia
con los objetivos misionales de la entidad

51
o. Cumplir con las demás funciones que le señale la ley, los acuerdos, las normas
Distritales y la Dirección del Instituto.

También se determinan en el Artículo 12 las funciones de la Gerencia de Etnias;


en el13 las funciones de la Gerencia de Juventud; en el 14 las de la Gerencia de
Mujer y Géneros las cuales son el eje de los programas específicos con la
comunidad involucrada.

En el Artículo 16 se determinan las funciones de la Gerencia de Proyectos tales


como:
a. Ejecutar proyectos sociales para el desarrollo comunitario y la conservación del
espacio público.
b. Formular e implementar mecanismos institucionales que permitan la
identificación de necesidades de las organizaciones sociales para la formulación
de proyectos.
c. Promover la formulación de proyectos comunitarios por parte de las
organizaciones sociales.
d. Fomentar prácticas sostenibles para la administración de salones comunales y
otros espacios de uso público.
e. Ejecutar las consultorías necesarias para la ejecución de los proyectos
comunitarios.
f. Promover alianzas estratégicas entre las organizaciones sociales para la
formulación conjunta de proyectos de beneficio colectivo.
g. Ejercer la supervisión e interventoría de los proyectos que estén a cargo de la
dependencia.
h. Consolidar y mantener actualizado un inventario de proyectos comunitarios
presentados en la entidad y orientarlos hacia su gestión.
i. Atender los requerimientos verbales y escritos que presenten los ciudadanos
relacionados con la dependencia, garantizando la oportuna prestación del servicio.
j. Cumplir con las demás funciones que le señale la ley, los acuerdos, las normas
Distritales y la Dirección del Instituto.

52
En el Artículo 18 se formulan las funciones de la Gerencia de la Escuela de
Participación:
a. Formar a la ciudadanía dotándola de herramientas teóricas, metodológicas y de
acción para incrementar su interés en los asuntos públicos y su incidencia
prepositiva y crítica a través de su participación y su gestión organizada.
b. Articular en términos conceptuales, pedagógicos y metodológicos toda la oferta
institucional del Distrito en materia de formación, con miras a hacerla sistémica,
organizada y consistente con las problemáticas de la participación y la ciudadanía.
c. Promover el desarrollo en la ciudadanía de actitudes, capacidades y
motivaciones requeridas para el análisis de problemáticas y la elaboración de
propuestas innovadoras, replicables, generadoras de sinergias y autovaloración en
torno a la formulación, ejecución y seguimiento de políticas públicas en distintas
escalas territoriales.
d. Generar y facilitar las condiciones para la articulación entre las organizaciones
sociales, las instancias de participación y la ciudadanía en general con el fin de
afianzar el Sistema Distrital de Participación.
e. Brindar herramientas técnicas básicas a la ciudadanía, para posibilitar su
incidencia en la formulación, implementación, seguimiento y control de las políticas
públicas que operen dentro de la ciudad.
f. Realizar investigación aplicada en las localidades del Distrito Capital en
coordinación con la dirección de gestión territorial, que retroalimenten el trabajo
local con herramientas y metodologías participativas.
g. Mantener actualizado el sistema de información institucional de acuerdo a su
competencia.
h. Atender los requerimientos verbales y escritos que presenten los ciudadanos
relacionados con la dependencia, garantizando la oportuna prestación del servicio.
i. Cumplir con las demás funciones que le señale la ley, los acuerdos, las normas
Distritales y la Dirección del Instituto.

53
Se han resaltado las funciones de estas dependencias por la relación tan estrecha
que tienen con la misión del IDPAC y con las acciones de las Juntas de Acción
Comunal.

 ENTORNO SOCIAL Y CULTURAL

Las Juntas Administradoras Locales de Bogotá tienen su antecedente más lejano


tras la expedición del Acto Legislativo No. 1 de 1986 –reforma constitucional– que
dio inicio al proceso de descentralización y autonomía territorial en todo el país,
aprobando la elección popular de alcaldes para todos los municipios y
reconociendo, además, la condición de Distrito Especial a Bogotá con la
consecuencia principal de excluirla del régimen común a los demás entes
municipales.

Como desarrollo del proceso descentralizador, el Concejo capitalino expidió el


Acuerdo 8 de 1987 por medio del cual la ciudad fue dividida en 20 zonas; 19 de
ellas, fundamentalmente, de características urbanas y la zona del Sumapaz con
características mayoritariamente rurales. Según dicho acuerdo, se pretendía:
“modificar la organización institucional existente para introducir la división del
trabajo entre las entidades del Distrito que permita implantar la Descentralización
Administrativa y se facilite el acercamiento entre las autoridades y la comunidad,
tanto en la definición de las prioridades para la solución de los problemas locales,
como en la ejecución de los programas de desarrollo y el gasto público.” 1

Este acuerdo, creó las Juntas Administradoras Zonales y en él se estipularon sus


funciones y atribuciones. El acuerdo consagraba facultades que implicaban una
especie de control de tipo político, de parte de los miembros de las Juntas sobre
los funcionarios de alto nivel de la Administración Distrital al permitirles, entre otras
cosas, su citación a debates en las sesiones2

1
Acuerdo 8 de 1987 del Concejo de Bogotá, artículo 1.
2
Idem, artículo 13

54
Más tarde, la Constitución de 1991, en sus artículos 322 a 327, consagró un
tratamiento especial para Bogotá, elevándola a la condición de Distrito Capital, y
determinó en el artículo transitorio 41: “Si durante los dos años siguientes a la
fecha de promulgación de esta Constitución, el Congreso no dicta la ley a que se
refieren los artículos 322, 323 y 324, sobre régimen especial para el Distrito
Capital de Santa Fe de Bogotá, el Gobierno, por una sola vez, expedirá las
normas correspondientes.” Las ahora, Juntas Administradoras Locales adquirieron
rango constitucional y se les otorgó la facultad constitucional de distribuir y
apropiar las partidas que se asignaran a las localidades en el presupuesto anual
del Distrito Capital.

El Congreso de la República expidió la ley 1 de 1992, que tenía como objeto


específico organizar el funcionamiento de las Juntas Administradoras Locales de
la capital. Esta ley las definió como corporaciones públicas de elección popular
para períodos de tres años y estableció una diferencia, con respecto al tratamiento
de la función de control político, frente al Acuerdo 8/87: Para el caso del Alcalde, el
Personero, el Contralor, los Secretarios de Despacho, los Directores de
Departamentos Administrativos y los Gerentes de Entidades descentralizadas por
servicios, era una obligación de las Juntas invitarlos a las sesiones en que
aquellos pidieran ser oídos. Solo se mantuvo la posibilidad de citar a debates en
el seno de la Junta, a los Secretarios de Despacho y Directores de Departamentos
Administrativos, con el requisito de hacer la citación mediante cuestionario escrito,
ya no con ocho sino con cinco días de anticipación. Por otra parte, en la Ley 1/92
las funciones de las Juntas fueron reducidas a catorce específicas y se apeló a la
fórmula convencional de entender como incluidas, todas las que les fueren
atribuidas por la constitución u otras disposiciones legales, particularmente
Acuerdos Distritales

En muchos aspectos, la organización de las JAC planteada en la Ley 1/92 fue


recogida por el Decreto-Ley 1421de 1993 o Estatuto Orgánico de Bogotá . Sin
embargo, vale la pena llamar la atención sobre dos modificaciones en particular,

55
que fueron introducidas por el Estatuto Orgánico: La desaparición de la posibilidad
de citación a funcionarios, que trajo ambigüedad sobre la función de control
político de la corporación, y el cambio del artículo  que ordenaba aumentar la
participación de las localidades en el presupuesto distrital automática y
anualmente.

El control político es entendido como la posibilidad de controlar y vigilar la acción


de un órgano del poder público por parte de otro. Tal vigilancia y control se hace a
través de procedimientos institucionales que permiten “impedir que los
gobernantes y los administradores de la cosa pública se desvíen en el ejercicio de
sus funciones, y que cuando desborden los límites de sus atribuciones se les
impongan las sanciones establecidas por la Constitución y las leyes” 3. Para que el
control político sea efectivo es necesario que involucre elementos de coacción,
que permitan someter a escrutinio público la acción del gobierno.

Conviene señalar que, el nivel de autoridad administrativa de las JAC está definido
en el artículo 61 del Decreto-Ley 1421/93 que dice: “Cada localidad estará
sometida, en los términos establecidos por este decreto y los acuerdos distritales,
a la autoridad del Alcalde Mayor, de una junta administradora y del respectivo
alcalde local. A las autoridades locales les compete la gestión de los asuntos
propios de su territorio y a las distritales, garantizar el desarrollo armónico e
integrado de la ciudad y la eficiente prestación de los servicios a cargo del
Distrito”.

Los reglamentos de las JAC son acuerdos locales sujetos a la sanción del alcalde
local y a un proceso de revisión jurídica por parte de la Alcaldía Mayor 4. El alcalde
local puede objetar los acuerdos por inconveniencia o ilegalidad. Por qué se
presentan tantas incongruencias e incluso ilegalidades en los reglamentos, es un
asunto que no deja de llamar la atención.

3
Pérez E., Jacobo. Derecho Constitucional Colombiano, Temis, 1997.
4
Decreto-Ley 1421/93

56
4.4. INTERACCIÓN CON MERCADOS

Debido a la clase de producto que es la asesoría a asambleas, reuniones


informativas, elecciones de dignatarios, la relación con mercados externos que
tiene es con las Juntas Administradoras Locales de las Localidades del Distrito.

4.5. ANÁLISIS DEL SERVICIO Y DEL CONSUMIDOR

 CARACTERISTICAS DEL SERVICIO

El análisis realizado al IDPAC entidad del orden Distrital encargada de prestar un


servicio como lo es asesorar, inspeccionar, vigilar y controlar a las 1742 juntas de
acción comunal inscritas dentro del perímetro del Distrito Capital, a través de su
Subdirección de Asuntos Comunales la ubicamos dentro de la teoría o tendencia
administrativa del Humanismo la cual toma el ser humano como centro o eje del
cual giran y se desprenden relaciones de tipo productivo, organizacional, pero
siendo el desarrollo del individuo la meta y el fin de todo proceso productivo,
donde las relaciones humanas son las que promueven elevados niveles de
productividad, esta disciplina surge como una critica a las tendencias
deshumanizadas de los enfoques clásicos de la administración donde la prioridad
era la producción, el mercantilismo, el salario, producidos sin tener en cuenta el
ser humano.

Encontramos postulados y disciplinas que se vienen a desarrollar como la


psicología industrial, la sociología industrial.
Se busca humanizar y democratizar la administración.

 TECNOLOGIA UTILIZADA

Es muy básica la tecnología que utiliza el IDPAC en el desarrollo e


implementación de sus procesos, se cuenta con una página Web pero solamente

57
de consulta, con una plataforma muy básica y muy pequeña, en comparación
como entidades como el fondo nacional del ahorro, donde sus usuarios además
de consultar estados de cuenta, pueden realizar otros tramites, bajar formatos, etc.
Considero este uno de los aspectos fundamentales que debe fortalecerse en el
instituto con una pagina Web muy completa, por cuanto reformularía la prestación
del servicio, y de se llevaría a cabo una descentralización de la atención,
beneficiándose enormemente los usuarios ahorrando tiempo y dinero.

 TIPO DE CONSUMIDOR

El consumidor al que está dirigido el servicio son las 1.742 Juntas de Acción
Comunal (JAC) de cada localidad que conforman el Distrito Capital; cuyas
necesidades están determinadas por la localización y estratificación social de las
mismas.

4.6. ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA

Debido a que el objeto de estudio es el servicio que le presta el IDPAC a la


comunidad (JAC) no existe competencia dentro del mercado.
En este aspecto de la competencia, se analizan las empresas proveedoras de
Páginas Web con sede en Bogotá.

 PROVEEDORES
 SolProf es un grupo de profesionales que presta servicios de calidad, que
permitan optimizar los procesos de la compañía. Se da asesoría y soporte
técnica.
Tel: (571) 229 5617 Cel: Movistar: 316 617 5770 Bogotá

 Imagine S.A. opera en el mercado Colombiano desde 1996, ofreciendo


soluciones integrales para la presencia en Internet, a través del desarrollo,
diseño y promoción de sitios web, aplicaciones web para internet e

58
intranets, arrendamiento de hosting y soluciones de posicionamiento y
marketing. Adicionalmente ofrece servicios de licenciamiento y
configuración de software para la conectividad y mensajería empresarial a
través de Internet.

Se presta el servicio de mantenimiento y actualizaciones al contenido


del sitio web durante el tiempo contratado.

También se ofrecen los servicios de la intranet para permitir acceder a los


sistemas de información de forma directa pero controlada y segura con el
objetivo de lograr grandes beneficios en ahorro de tiempo, oportunidades de
negocios, mejoramiento en el servicio al cliente, costos en llamadas
telefónicas, optimización de procesos, entre otros.
Av 15 No. 100 - 21 Of. 502 Centro de Negocios Andes Plaza PBX: 6168366
Fax: 6912483 Bogotá

59
5. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LOS PROBLEMAS
ADMINISTRATIVOS ENCONTRADOS

Con el fin de diagnosticar los mecanismos o herramientas que utiliza el IDPAC


para hacer llegar la atención o el servicio que brinda a las 1742 JAC del Distrito
Capital, se aplicaron los siguientes instrumentos:
A. Cuadro comparativo Subdirección Asuntos Comunales

Antes de la reforma administrativa del 2006 Después de la reforma administrativa del 2006
Se busca descentralizar y desconcentrar el servicio se centraliza y concentra el servicio a las 1742 JAC,

a las 1742 JAC, con procesos que miden la solo hay dos procesos: IVC y Registro comunal

participación social
Los procesos desarrollados por la subdirección se Solo hay dos procesos, que aplicarlos a las JAC se

apoyan en el trabajo local en cada proyecto hace difícil como el caso de IVC por no contar con

desarrollado y miden participación social recurso humano suficiente para hacerle seguimiento
Cada proceso cuenta con se respectivo flujo grama El proceso de IVC no cuenta con un flujo grama
Indicadores de gestión claros para observar No hay indicadores de gestión claros para observar

cumplimiento de procesos y metas si se da cumplimento a los procesos y metas


Subdirección con 40 funcionarios Subdirección con 21 funcionarios.
Responsabilidad de la Visión y misión acorde con Responsabilidad de la Visión y misión demasiado

infraestructura con que cuenta el Depto. amplia y rica para una infraestructura muy

pequeña. IDPAC
Accesoria y atención a las JAC en terreno en lo Accesoria a LAS JAC solo desde el escritorio

local
Hay atención 2 días por semana en terreno, y en la Solo hay atención 1 día por semana en la oficina, y

oficina permanentemente en terreno no hay atención.


Hay acompañamiento presencial en localidad Se acaba acompañamiento presencial en localidad
Se busca un trabajo y desarrollo integral en lo Se busca la especialización de la subdirecciones

comunal
Atención en la Cra 30, y sede B del Depto, cades, Solo hay atención sede B IDPAC

col, etc
Atención en lugares de fácil acceso para la Atención solo en la sede B del IDPAC de muy difícil

comunidad acceso
Reconocimiento a la gestión de las JAC No se reconoce ni valora el trabajo comunal

60
Hay reconocimiento al movimiento comunal Desconocimiento del movimiento comunal
El subdirector es una persona altamente calificada Falta de liderazgo y gestión del subdirector
Hay un proceso de planeación muy riguroso La planeación es muy contingente y poco ajustada a

la realidad
Profesionales altamente calificados, personas de Falta capacitación a los profesionales en temas

planta con capacitaciones permanentes. cruciales para el buen desarrollo de sus procesos,

muchos son de contrato, y no son capacitados.


Capacitación permanente para fortalecer la Capacitación muy poca para los dignatarios y las

organización comunal juntas en general.


La subdirección busca articulación con otros La articulación muy confusa no esta delimitada, las

proyectos programas, y otras entidades. subdirecciones falta reglamentarlas.


Hay buena articulación con la parte jurídica Los procesos y conceptos jurídicos son demorados y

desarticulados.
Hay manual de procesos y procedimientos claros Manual de procesos no articulados con otros

procesos y proyectos del IDPAC


Hay independencia en la toma de decisiones en la Dependencia absoluta y total de la dirección no se

subdirección. busca autonomía en los procesos que se puede.


Relevancia e importancia del movimiento comunal Pierde relevancia e importancia

Se observa en el cuadro comparativo que las políticas que tenia implementadas el


Departamento de acción comunal, antes de la reforma Distrital de diciembre del
año 2006, llevada a cabo por la administración de Luís Eduardo Garzón como
alcalde mayor de Bogota, en comparación con las políticas que se han
desarrollado en el nuevo IDPAC, instituto de la participación y acción comunal,
que hay una desmejora considerablemente en la atención y el servicio que presta
a las comunidades, del Distrito Capital, en tres temas centrales:

Se observa principalmente la perdida de autonomía ganada por los procesos


descentralizadores que la administración central venia poniendo en marcha en las
localidades con los cuales había ganado terreno en la atención y servicios a las
organizaciones. Se presenta una contradicción en la reforma administrativa del
año 2006, donde se busca la descentralización de los servicios de las entidades
del orden Distrital, y la realidad que se dio después de esta fue totalmente

61
contraria. Se abandona el trabajo en localidad, el trabajo en terreno, la asistencia a
asambleas, a reuniones de diverso carácter, es cambiado por un trabajo de
oficina.

El antiguo departamento procuraba manejar una mediana descentralización en las


comunidades de cada localidad, la cual se disminuye posteriormente a la
reestructuración (postulado que fue fuerte para llevar a cargo la reforma
administrativa de diciembre del 2006)

Se asigna una responsabilidad grande para el nuevo Instituto en el tema de


participación, cuando no se posee la infraestructura administrativa para su
cumplimiento, como lo es el recurso humano y presupuesto suficiente.

B- APLICACIÓN DE ENCUESTA

OBJETIVO DE LA ENCUESTA

Conocer la percepción de los dignatarios de las juntas de acción comunal si son


efectivos los procedimientos que utiliza el IDPAC para hacer llegar los servicios
prestados a las JAC de las 20 localidades del Distrito.

TAMAÑO DE LA MUESTRA

La encuesta fue aplicada a 60 juntas de acción comunal, tres por cada localidad, o
sea un total de 60 encuestas. (Anexo 1. Formato encuesta)

TABULACION Y ANÁLISIS DE LAS ENCUESTAS

Fecha: 15-18 de julio de 2008

62
Se aplico la encuesta a 60 organizaciones comunales, en un porcentaje del 3.44%
de las 1742 organizaciones existentes, discriminadas 3 por cada una de las veinte
localidades, para un total de 60.

PREGUNTA RESPUESTA RESPUESTA PORCENTAJE PORCENTAJE

SI NO SI NO
Esta usted satisfecho con la 10 50 16.7 83.3
metodología utilizadas por el
IDPAC para hacer llegar sus
servicios a los usuarios, las
JAC del Distrito Capital
Sabia usted que el 18 42 30 70
departamento de acción
comunal después de la
reforma administrativa de
diciembre del año 2006 se
convirtió en el actual IDPAC.
Considera usted que con la 5 55 8.4 91.6
reforma administrativa
fortaleció el servicio de
asesoría a las JAC, o por el
contrario se vio desmejorado
el servicio que se prestaba.
Considera usted que la 54 6 90 10

implantación de un portal por

Internet mejoraría el servicio

ANÁLISIS

De qué manera realiza las consultas y quejas al IDPAC?

o La primera pregunta 50 personas respondieron que el servicio prestado no es


satisfactorio a los usuarios, no cumple con las expectativas, en un porcentaje
del 83.3%, cabe anotar que es la percepción de los comunales, los usuarios

63
directos del servicio, en las 20 localidades del Distrito, lo cual nos demuestra
como el servicio de ha ido debilitando por las políticas y estrategias erróneas
aplicadas por el IDPAC a lo largo de una año y medio de reforma.
o El nuevo instituto a pesar de la publicidad de la cual ha sido objeto, no es
identificado por los comunales, guardan la percepción del antiguo Dpto. de
acción comunal, causando confusión en la búsqueda del servicio, pero
podemos observar un total de 18 personas que si reconocen el instituto.
o En la tercera pregunta podemos recoger las tres anteriores donde casi el
91.6% reconoce como fue debilitado el servicio prestado por el nuevo IDPAC a
las JAC.
o En la pregunta sobre de qué manera realiza el contacto con las dependencias
del IDPAC el mayor porcentaje lo hace telefónicamente con un 56% y en
segundo lugar, a través del correo con un 44%.
o En la pregunta sobre la creación de un portal por Internet a través del cual
tengan un contacto más rápido y oportuno, el 90% respondió afirmativamente,
el 10% restante que no debido al desconocimiento de la tecnología.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

¿El servicio de asesoria prestado por el IDPAC actualmente a las 1742 JAC, es de
buena calidad y llega de manera efectiva y oportuna a los usuarios?

¿El IDPAC cuenta con el recurso humano y tecnológico suficiente para la


prestación de sus servicios?

¿Se debe estudiar y aplicar tecnología de punta a los procesos prestados por el
IDPAC, como medio para fortalecerlos, como la Internet para ampliar y fortalecer
el servicio y la atención a sus usuarios?

5.1. SELECCIÓN DE PROBLEMAS

64
De acuerdo con los resultados arrojados con las herramientas anteriormente
utilizadas en la formulación del diagnostico se encuentran los siguientes
problemas:

o En los análisis anteriormente realizados podemos concluir como los


servicios que ofrece el IDPAC, al llegar a su zona de transferencia (zona
donde llega el servicio al ciudadano) presentan muchas debilidades por
ausencia de políticas definidas en cuanto a la forma en que se desea que
llegue el servicio a los usuarios, no hay una estrategias de atención a los
usuarios apropiadas y acordes con los procesos de descentralización
planteados.
o Encontramos una gran concentración y centralización de los servicios,
postulados contrarios a la modernización, celeridad, y fortalecimiento de la
gestión en lo local, que se busco con la reforma administrativa, del 2006,
desmejorando considerablemente los servicios que prestaba la entidad,
afectando las JAC del Distrito Capital
o No hay una cobertura real de la asesoria que presta el instituto para con las
comunidades, el servicio no llega a muchas localidades, a causa de la falta
de profesionales en la subdirección de asuntos comunales.
o Falta la implementación de una pagina Web del instituto que sea interactiva
con los usuarios donde se puedan consultar: tramites, estatutos, reformas,
leyes, consultar y bajar formatos y que no sea solamente intranet al interior
de la entidad solo para uso de los funcionarios.

5.2. EVALUACIÓN DE PROBLEMAS

El problema de los anteriormente enunciados más importante y que encierra a


todos es que el servicio que se presta actualmente no se hace de manera eficiente
y oportuna, creando una congestión en la dependencia.

65
5.3. JUSTIFICACIÓN

Para dar cumplimiento a la misión del IDPAC que es promover y generar espacios
y procesos sostenibles de participación de los ciudadanos y de las organizaciones
sociales del Distrito Capital, fortaleciéndolos para garantizar el derecho a la
participación ciudadana con instrumentos, metodologías, tecnologías y estrategias
que les permitan incidir en las decisiones que los afectan a través de la
concertación de sus aspiraciones con los iniciativas de las entidades distritales, en
el marco del Estado Social de Derecho; es imprescindible que el servicio a la
comunidad sea eficiente, óptimo y oportuno de acuerdo a las necesidades de cada
localidad.

6. MATRIZ DOFA

Estos análisis examinan la interacción entre las características particulares del


área y el entorno en el cual se desenvuelven, toma de decisiones debilidades y
fortalezas internas, comparándolas de manera real y objetiva con las
oportunidades y amenazas claves del entorno.

66
Este análisis se desarrolla con funcionarios de la subdirección de asuntos
comunales los cuales nos reunimos y después de tres medio día de debatir
llegamos a las siguientes conclusiones:

DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS


Debilitamiento e Conocimiento del Experiencia y Dispersión del

ineficiencia en el departamento por conocimiento del movimiento comunal

trabajo con las JAC parte de las tema comunal

comunidades
Proceso de registro Necesidad para

comunal muy gestionar los

demorado documentos

expedidos por

registro comunal
Dificultad para Requerimientos de Pocos profesionales, Desconocimiento del

implementar grupos barriales para pero bien preparados IDPAC por parte de

instrumentos eficaces logro de objetivos en trabajo local y los comunales

de comunicación específicos de cada comprometidos

efectiva JAC
Los empleados se Grandes necesidades

ven en la necesidad sociales para

de capacitarse para gestionar con la

enfrentar los administración

problemas que se

presentan a diario
Infraestructura no Promover la

acorde con la descentralización

responsabilidad que tanto se ha

asignada buscado
Políticas difusas y

67
débiles en lo comunal

7. PROPUESTA ADMINISTRATIVA DE SOLUCIÓN

La estrategias de la propuesta de solución es buscar que las políticas en cuanto a


atención de usuarios que busca implementar la administración central en la
entidad concuerden y se articulen con las realidades que se han implementado
para que conduzcan a la prestación de un servicio eficaz y eficiente que satisfaga
las expectativas de los usuarios.

7.1. PROGRAMA DE DIVULGACIÓN

Con el fin de implementar el principal postulado como lo es la descentralización de


los servicios que ofrece el IDPAC buscando fortalecer lo local, y desconcentrar los
procesos sociales. Así como fortalecer el trabajo de campo o en terreno,
acompañamiento a reuniones, foros, asambleas, etc. que sea un trabajo social en
las comunidades en los barrios, se propone un programa masivo de divulgación de
los servicios que se prestan a través de la creación de un portal de Internet.

El IDPAC cuenta en este momento con una pagina denominada intranet que es
una pagina Web solamente de consulta no es interactiva, sirve solamente para el
manejo de información al interior del instituto, proponemos la creación de una
pagina Web o portal interactivo con una infraestructura de consulta y solución de
inquietudes sobre todos los temas que le competen al instituto pero que sirva para
ser consultada desde cualquier terminal de computador de la ciudad o fuera de
esta, proponemos la implementación de una pagina Web

68
 PORTAL DE INTERNET

Un portal de Internet es un sitio web cuyo objetivo es ofrecer al usuario, de forma


fácil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios, entre los que
suelen encontrarse buscadores, foros, documentos, aplicaciones, compra
electrónica, etc. Principalmente están dirigidos a resolver necesidades específicas
de un grupo de personas o de acceso a la información y servicios de una
institución pública o privada.

 Funciones y objetivos
El término portal tiene como significado puerta grande, y precisamente su nombre
hace referencia a su función u objetivo: es, por lo general, el punto de partida de
un usuario que desea entrar y realizar búsquedas en la web u obtener informacion
importante de él. Se puede decir que un portal ofrece servicios para la navegación
en el internet, logrando incrementar la intensidad de tráfico en el mismo.

Es un centro de contenido intermediario entre usuarios y los prestadores de


servicios específicos, estos se pueden complementar con herramientas que le
ayuden a identificar el Institito para satisfacer las necesidades de cada
JAC,visualizar los servicios, ofrecer los formatos, brindar correos electrónicos,
motores de búsqueda, etc.
El portal es considerado un intermediario de información que tiene como fuente de
ingreso los servicios del Instituto.

 Servicios adicionales
Un portal también ofrece los siguientes servicios:
 Servicios de búsqueda que incluye mecanismos de búsqueda y directorios
para localizar las dependencias o servicios.
 Contenidos. Es decir, información de varios temas como noticias,
actividades, listas de eventos locales, mapas y otros sitios con contenido
especial en ciertas áreas de interés.

69
 Modalidades
1. Portales horizontales o de propósito general, se dirigen a una audiencia
amplia, tratando de llegar a toda la gente con muchas cosas.
2. Portales verticales, se dirigen a usuarios para ofrecer contenido dentro de
un tema específico.
3. Portales diagonales: se trata de una mezcla entre el portal horizontal y el
vertical.

7.2. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

El recurso humano requerido para atender las localidades grandes, con territorios
extensos, debe ser reforzado con un programa de capacitación tendiente no sólo a
dar a conocer el portal de Internet sino para reforzar el servicio personalizado al
usuario.

Este programa de capacitación debe ser permanente para los profesionales del
área social, donde se harán talleres prácticos dictado por personas idóneas y con
la participación de la comunidad.

El programa hace énfasis en el entrenamiento de las habilidades de servicio a los


usuarios necesarios para las personas que, atienden público en el Instituto,
reconociendo que cada uno de ellos posee conocimientos sobre el mismo y los
servicios propios que se ofrecen.

Cada uno de los asistentes al programa debe de evaluar algunas de sus


características personales que son su factor de éxito en su labor diaria, además de
recibir información conceptual que permita conocer aspectos importantes en el
proceso de entrenar y desarrollar dichas habilidades y de servicio al cliente que
son puestas a prueba todos los días en sus funciones diarias.

70
En el proceso de formar y entrenar estas habilidades, se reforzará el concepto de
“servicio al cliente”, desde una perspectiva estratégica, táctica y también operativa,
mostrando y ejemplificando situaciones cotidianas que hacen del Servicio al
Cliente un factor diferenciador en el servicio.

Igualmente, al finalizar el programa, cada uno de los asistentes tendrá la


posibilidad de evaluar sus avances personales en cada uno de los temas
propuestos y recibir un apoyo conceptual orientado a fortalecer los conocimientos
recibidos durante el entrenamiento.

El Instituto recibe un diagnóstico inicial del grupo que sea seleccionado como
muestra y a partir de estos resultados se definen los resultados esperados del
programa, los cuales serán evaluados en una escala definida previamente y que
permitan establecer los indicadores de satisfacción con el programa esperados por
el Instituto.

 Objetivos
Este programa tiene como objetivos principales:

1. Establecer el diagnóstico inicial de las habilidades de servicio al cliente en


los participantes.
2. Desarrollar habilidades de servicio al usuario.
3. Dar a conocer aspectos teóricos y conceptuales sobre la importancia del
servicio al usuario.
4. Entrenar al personal asistente a los talleres en las habilidades requeridas
para un mejor desempeño e incremento de la productividad.
5. Interiorizar en los asistentes la dimensión humana del servicio al usuario
como una actitud que se evidencia en los comportamientos cotidianos.
6. Comprobar el efecto e impacto del programa en el desarrollo cotidiano de
las tareas y actividades de los funcionarios participantes.

71
7. Evaluar el impacto del programa desarrollado de acuerdo con los criterios e
indicadores definidos inicialmente.

8. PLAN DE ACCIÓN

Para la realización e implementación de la anterior propuesta necesitamos


realizar los siguientes procedimientos e invertir el siguiente presupuesto:

8.1. PROGRAMA DE DIVULGACIÓN

Con la creación e implementación por parte de la oficina de sistemas en cabeza


de los ingenieros de una pagina de una pagina Web, con lo cual se ahorra tiempo,
y dinero a los usuarios en tramites es una forma muy práctica y rápida de acceder
a los servicios solicitados, en la subdirección de asuntos comunales se podría
tener acceso a información como:

-Consultar nombres, dirección, localidad, teléfono, de las 1742 organizaciones que


están en la base de datos de la entidad como organizaciones comunales activas.
-Estatutos formatos, actualizaciones, procesos, reformas.
-Realizar trámites como solicitud del registro comunal, autos de reconocimiento,
bajar de la pagina carnés debidamente legalizados por la entidad
-Realizar consultas del estado de procesos jurídicos, del avance o finí quitación de
estos.
-Realizar consulta de los archivos de una junta, revisar estatutos, actas de
asamblea, reuniones recientes, cambios al interior de junta directiva, programas o
actividades de trabajo de la junta.
-Tener en cuenta procesos como los que se realizan cada 4 años como lo es la
elección de nuevos representantes de las JAC, el cambio de sus directivas

72
proceso que se podría ir implementando para que estas organizaciones realizaran
el proceso electoral de dignatarios a través de la pagina Web, como inscripción de
las planchas participantes, votación, y elección de los nuevos dignatarios, ya se
han realizado pruebas piloto como en la junta de acción comunal del barrio
obteniendo excelentes resultados.

Con la implementación de la pagina Web son muchos los beneficios obtenidos por
las JAC, a su vez la entidad entra en la era de la modernización tecnológica,
ahorrando tiempo y dinero, prestando un servicio de altura, eficaz, rápido y
eficiente, como el que encontramos en la actualidad en muchas empresas del
estado como el Fondo Nacional del Ahorro donde muchos trámites y servicios de
consulta se realizan por su pagina Web y empresas particulares donde también
ya ha sido implementado este sistema.

El área de capacitación, se divide:


► Capacitación básica:
Se refiere al conocimiento que se debe tener sobre las herramientas que se van a
utilizar para trabajar dentro con la Internet.
► Capacitación para el uso adecuado de Internet:
Aprender a integrar la Internet, dentro del trabajo cotidiano.
► Capacitación en el uso del software de conexión
Al igual que con el equipo, si no se conoce cómo utilizar el software de conexión
del que dispone, no se le puede sacar un buen provecho.

8.2. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

Con el fin de desarrollar un proceso pedagógico que permita el desarrollo de las


habilidades de servicio al usuario y que impacte directamente en el mejoramiento
de la productividad, no sólo individual, sino también del Instituto, la metodología
tendrá cuatro fases claramente diferenciables entre sí, las cuales son:

FASE DE DIAGNÓSTICO:

73
Se pretende aquí conocer la situación actual de las personas que participarán en
el programa, sus expectativas e intereses frente a los procesos de capacitación.
Igualmente, se conocerán las expectativas que la administración tiene del
programa a desarrollar.

Esta fase se desarrollará mediante las siguientes actividades:


1. Entrevistas al personal: Seis (6) entrevistas programadas a los funcionarios
de 45 minutos así:
a. Dos personas de la dirección de Servicio al Cliente.
b. Una persona del área de Recursos humanos.
c. Tres Jefes de Departamento.
2. Test Inicial de Diagnóstico: Aplicación de cuestionarios sobre habilidades
comerciales, negociación y servicio al cliente así:
a. Número de personas: 20
b. Nivel: Gerentes y Jefes.
c. Duración: 60 minutos
3. Entrega de Resultados: Mediante una reunión de 1 hora se hará entrega de
los resultados, tanto de las entrevistas como de los test aplicados.

FASE DE INTERVENCIÓN
Mediante conferencias, talleres, simulaciones y ejercicios prácticos se desarrolla la
fase de intervención la cual tiene las siguientes características:
1. Los grupos de trabajo serán entre 20 y 25 personas máximo.
2. Cada taller tendrá una duración de Ocho (8) horas.
3. Cada asistente recibirá cuatro (4) talleres así:
a. Taller 1: Impacto de la Calidad en el Servicio al usuario.
b. Taller 2: Creación de una Cultura del Servicio y sus atributos.
c. Taller 3: Gerencia del Servicio al cliente y su repercusión en la
productividad.
d. Taller 4: Momentos de verdad y libreta de Calificaciones del cliente.

74
FASE DE COMPROBACIÓN
Una vez finalizada la fase de Intervención se dejarán pasar tres meses, tiempo en
el cual los asistentes deberán poner en práctica los aspectos conceptuales y
prácticos desarrollados en los talleres, en el tercer mes se realizarán un taller así:
1. Taller de 4 (Cuatro) horas con el fin de hacer una retroalimentación del
impacto obtenido en el proceso de los talleres.
2. Taller de 4 (cuatro) horas con el fin de hacer un refuerzo conceptual a todos
los participantes.

FASE DE EVALUACIÓN
Una de las mayores preocupaciones de la Institución, es garantizar que los
recursos invertidos en los procesos de capacitación sean una inversión y no un
gasto, lo cual es absolutamente legítimo y necesario por cuanto los procesos de
formación, entrenamiento y desarrollo deben revertir en mejores prácticas en la
organización y por tanto en un aumento medible de la productividad a partir de
dichas intervenciones.
Esta fase pretende precisamente evaluar conjuntamente los resultados obtenidos
frente a las expectativas iniciales planteadas, por tanto se desarrollará de la
siguiente manera:
1. Entrevistas al personal: Seis (6) entrevistas programadas a los funcionarios
de 45 minutos así:
a. Dos personas de la dirección de Servicio al Cliente.
b. Una persona del área de Recursos humanos.
c. Tres Gerentes.
2. Test Final de Diagnóstico: Aplicación de cuestionarios sobre habilidades
comerciales, negociación y servicio al cliente así:
a. Número de personas: 45
b. Nivel: Gerentes y Jefes.
c. Duración: 60 minutos

75
3. Reunión de Evaluación: Mediante una reunión de 1 hora se revisará y
evaluarán los resultados del programa, sus evaluaciones, cambios observables y
los resultados tanto de las entrevistas como de los test finales aplicados.

ACTIVIDADES PREVIAS

Con el fin de conocer mejor la orientación y práctica cotidiana del Instituto, tanto
en su formulación estratégica como en su labor de atención al cliente, el personal
encargado del programa de capacitación deben solicitar la siguiente información:

1. Documento con la historia del Instituto


2. Documento con el marco estratégico, tal como la Visión, Misión y Valores.
3. Documentos con información relativa a los procesos internos y marco general
de acción del Instituto

Los contenidos definitivos de cada uno de los talleres será producto de la fase de
diagnóstico, con el cual se sabe si el énfasis requerido para conseguir los
resultados esperados por el Instituto deben ser puestos en el conocimiento, las
habilidades o las actitudes y según dichos resultados se ajustarán tanto los
contenidos como las dinámicas, simulaciones e instrumentos que se utilicen.

Para el desarrollo de este programa, se debe disponer de personal idóneo de


amplia experiencia docentes de gran trayectoria laboral y académica con el fin de
garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos. El Instituto, por su parte
nombrará una persona quien será el enlace e interlocutor entre las dos partes.

76
9. EVALUACIÓN DEL IMPACTO ECONÓMICO

PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD

La entidad cuenta con un presupuesto público, asignado por el concejo de Bogota


para gastos de funcionamiento como son: los ocasionados para el pago de su
nomina, cafetería, vigilancia, capacitación de funcionarios, gastos de papelería,
etc., y el resto del rublo es destinado para proyectos de inversión de los diferentes
proyectos con que cuenta el instituto como son: fortalecimiento de organizaciones
como discapacidad, etnias, grupos gays, afroamericanos, etc. Opc que es obras
con participación ciudadana busca desarrollar proyectos de ladrillo, para generar
convivencia entre los grupos sociales.

El Instituto es una entidad prestadora de servicios, no tiene ingresos propios,


recibe transferencias del presupuesto del Distrito, tanto para su funcionamiento
como para inversión en proyectos que generaran: cultura ciudadana, lazos
sociales, mejores niveles de calidad de vida, valores como la solidaridad, por lo
tanto su inversión es netamente social que va a transformar posteriormente la
calidad de vida de los habitantes de las diferentes localidades de Bogota.

9.1. .RECURSOS DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACION Y


ACCION COMUNAL

77
Para desarrollar las recomendaciones dadas el Instituto cuenta con los siguientes
recursos:

 Humanos:
Se destinaran personas responsables para la planeación, ejecución y evaluación
de las actividades descritas.

 Físicos:
El instituto cuenta con la dotación de una excelente infraestructura física para la
adecuación del recurso humano, como de la tecnología a implementar.

 Financieros:
El Instituto cuenta con un presupuesto asignado para ejecutar las acciones
propuestas de $ 80.000.000 para la vigencia del año 2009. Estos recursos
económicos asignados están previstos en rubro específico con destinación
expresa al mejoramiento del servicio y conservación de las instalaciones físicas, y
a la optimización de tecnología.

 Técnicos:
Adquisición de técnicas y legales apropiada para la actividad que desarrollan.
Dispondrá de una sala de juntas y de capacitaciones junto con los equipos de
vídeo –proyección existente y material de apoyo para que el personal necesario
las utilice en desarrollo de las actividades a realizar.

 Inversión
ACTIVIDAD NECESIDAD INVERSION ANUAL
Capacitación para 40 personas Fortalecimiento del $8.500.000

de la Subdirección de Asuntos servicio al usuario y

Comunales. gestión de local.


Capacitación para dignatarios de Fortalecimiento del $11.500.000

78
las JAC de las 20 localidades. liderazgo y gestión

local.
Implementación de una página Descentralizar el $50.000.000

web del Instituto, donde se servicio, ahorrar tiempo

pueda consultar todos los y dinero a los usuarios.

tramites y actividades del

IDPAC.
Implementación de divulgación Fortalecimiento del $10.000.000

del Portal de Internet dentro de Instituto en el Distrito

la comunidad
TOTAL $80.000.000
9.2. FLUJO DE CAJA

FLUJO DE CAJA
PROCESO DE MEJORAMIENTO SUBDIRECCION DE PROGRAMAS DEL IDPAC

PERIODO 2009 2010 2011 2012 2013


INGRESOS (Presupuesto anual
asignado 80.000.000 84.000.000 88.200.000 92.610.000 97.240.000
por la Tesorería (Distrital)

TOTAL INGRESOS 80.000.000 84.000.000 88.200.000 92.610.000 97.240.000


EGRESOS 80.000.000 61.500.000 63.345.000 65.245.350 67.202.711
Gastos en las actividades propuestas 22.500.000 24.855.000 27.364.650 30.037.289

TOTAL EGRESOS 80.000.000 84.000.000 88.200.000 92.610.000 97.240.000

FLUJO NETO DE CAJA 0 0 0 0 0

En las entidades del orden Distrital si el presupuesto no es ejecutado en su


totalidad, se pierde y en la siguiente vigencia presupuestal la entidad es castigada
pues le dan menos presupuesto. Por esta razón se hace necesario invertir todo el
presupuesto asignado.

79
9.3. VALOR PRESENTE NETO

VPN (10%)

84.000.000 88.200.000 92.610.000 97.240.000

80.000.000 84.000.000 88.200.000 92.610.000 97.240.000


80.000.000

-80000000 0 0 + 0 + 0 + 0
VPN (1O)= (1+0,10)1 (1+0,10)2 (1+0,10)3 (1+0,10)4 (1+0,10)5

VPN= 0

TIR: 10%

9.4. RELACIÓN COSTO/BENEFICIO

RELACION COSTO/BENEFICIO:

80.000.000 + 84.000.000 + 88.200.000 + 92,610,000 + 97.240.000


R C/B= (1+0,10)1 (1+0,10)2 (1+0,10)3 (1+0,10)4 (1+0,10)4

80.000.000 - 84.000.000 - 88.200.000 - 92,610,000 - 97.240.000


(1+0,10)1 (1+0,10)2 (1+0,10)3 (1+0,10)4 (1+0,10)4

R C/B= 72.727.273,00 69.421.488,00 66.265.965,00 63.253.876,00 60.378.389,00


72.727.273,00 69.421.488,00 66.265.965,00 63.253.876,00 60.378.389,00

R C/B= 0

Según lo anteriormente visto este proyecto el VPN es 0 y la Relación costo –


beneficio es 0 quiere decir financieramente que no se gana ni se pierde
monetariamente hablando, ya que hablamos de una entidad prestadora de un
servicio social, y no una empresa industrial.

80
9.5. IMPACTO SOCIAL

Pero el beneficio e impacto social es muy grande ya que los recursos asignados
son eficientemente invertidos buscando cubrir necesidades de bienes y servicios
que van a mejorar las necesidades y la calidad de vida de la mayoría de
organizaciones legalmente constituidas como juntas de acción comunal. Pero
dado que los recursos son limitados se busca priorizar acciones, proyectos de tipo
social, económico, que redunden en bienestar y beneficio para la comunidad.

A diferencia de las empresas industriales o productoras de bienes que el impacto


esperado es el desarrollo económico, las utilidades y ganancias, y posteriormente
se observan el impacto social, en el IDPAC por el contrario se espera a través de
la prestación de su servicio un gran impacto social de gran trascendencia, como lo
es el que se ha visto conseguido lo largo de 48 años de existencia del instituto,
creando lideres, conciencia social de desarrollo, conquistando servicios y
desarrollo de diversos tipos de participación para las localidades, generando y
desarrollando proyectos económicos para los barrios, en resumen creando
mejores espacios de convivencia ciudadana (parques, alamedas, glorietas, media
tortas, etc.) Desarrollando y generando una mejor calidad de vida para los
habitantes de la ciudad.

Con más de cuarenta años de labor social, articulando procesos locales con la
administración central, se ha conseguido desarrollo social, fortalecimiento de
grupos sociales, culturales, étnicos, afrocolombianos, etc. Desarrollo económico
conformación de micro empresas barriales veredales, precooperativas,
cooperativas, empresas mutualistas, desarrollo político como escenario de
formación de muchos de nuestros lideres que actualmente son concejales, ediles,
senadores, representantes a ala cámara , y han hecho carrera desde
organizaciones de base, desarrollo y mejoramiento del entorno físico adecuación
de los servicios básicos, parques, alamedas, glorietas, medias tortas, salones
comunales, salones culturales, obras de infraestructura para desarrollo

81
económico, etc. Podríamos gastar varias páginas enunciando los logros y el
impacto social alcanzado por movimientos sociales.

Aunque la interacción informática todavía está en su infancia, ha cambiado


espectacularmente el mundo en que vivimos, eliminando las barreras del tiempo y
la distancia y permitiendo a la gente compartir información y trabajar en
colaboración. El contenido disponible se actualiza rápidamente, lo que hace más
fácil que se pueda encontrar cualquier información en Internet. Permite realizar
transacciones de forma segura y proporciona nuevas oportunidades para la
prestación de un mejor servicio.

82
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La comunicación ha sido clave en el desarrollo de las culturas y de las relaciones


entre los hombres y las sociedades. Pero es quizás el último siglo el que de una
manera más contundente ha experimentado grandes cambios. Cambios que
vienen siendo impulsados por la aparición de las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación. Hoy es posible que la comunicación personal o
local conquiste espacios globales y que las experiencias de comunicación de
pequeñas comunidades se mundialicen. 

La naturaleza de estas tecnologías y sus enormes posibilidades están generando


expectativas muy altas que hablan del mejoramiento de la vida de las
comunidades y de la construcción de comunidades virtuales e interconectadas
desde diferentes lugares del mundo

De igual manera, al facilitar el acceso equitativo se incentiva la participación


ciudadana activa, comprometida y orientada al desarrollo y a la interculturalidad a
partir del uso de la página web para expresar puntos de vista, organizar acciones
del colectivo, decidir movilizaciones y contraponer argumentos al marco de acción
de las administraciones locales.

El modelo debe ser trabajado desde adentro y no impuesto externamente;


teniendo en cuenta la potencialidad del medio y la posibilidad de adquirir
información a través de la Red susceptible de ser utilizada eficazmente por la
comunidad.

También se rescata la identidad propia de la comunidad, en un sistema dinámico


en el que se valora la diferencia y la especificidad de cada grupo social, de sus
sueños, necesidades y potencialidades: Los ciudadanos de hoy viven entre la
necesidad de identificarse con los referentes de su lugar y la incesante, por lo que
esta estrategia de comunicación debe tener en cuenta estas realidad..

83
Se busca la construcción de redes ciudadanas, de articulación de experiencias
comunitarias, de una red que posibilite resolver las necesidades concretas de las
comunidades, desde la calidad de la educación y el bienestar social, exigir
mejoras en la prestación de los servicios que presta el Instituto, en el cumplimiento
de sus programas, que permitan construir agendas que aboguen por el respeto a
lo local y a las minorías y por la equidad como valores que contribuyan a la
transformación social y al fortalecimiento de la misma.

Las ventajas que se obtienen se resumen de la siguiente manera:

 ACCESO A LA INFORMACION
Posibilidad de acceder a una gran cantidad de información de diversa calidad y
fuentes.
Rapidez y facilidad de conseguir información.
Acceso a fuentes primarias de información.
Facilita la actualización continúa de información sobre los temas que se trabajan.

 USO DE LA INFORMACION
Es una herramienta de trabajo y de investigación.
Es un medio que contribuye con el desarrollo de estrategias de ejecución de
proyectos.
Es un medio que contribuye con la generación de ideas para el diseño de nuevos
proyectos.

 INTERACCION
Permite responder solicitudes y consultas ágilmente
Permite diseñar sistemas de atención y procesos de participación más ágiles
Puede ser utilizada como una herramienta eficiente para la coordinación interna y
externa del IDPAC.
Posibilita la generación de posiciones alternativas consensuadas y la generación
colectiva de alternativas de solución a los problemas de las comunidades.

84
Permite articular acciones en la localidades y de sus organizaciones.
Desarrolla el trabajo en redes y el trabajo colaborativo.

 COMUNICA CION
La red actúa como un amplificador del mensaje del Instituto
Amplía los interlocutores en distintos niveles.
Facilita la discusión abierta y participativa a lo interno y a lo externo.
Se puede combinar con otros medios de comunicación e información.

 PROMOCION
Permite promocionar, visibilizar y dar a conocer el trabajo que se desarrolla.
Amplía los contactos a nivel nacional e internacional.
Permite poner la información propia a disponibilidad del público abiertamente.
Resulta más barato que los impresos o videos.
Es fácil realizar actualizaciones y modificaciones de los materiales y documentos
del Instituto.

 REDUCCION DE COSTOS
Reduce el gasto en la comunicación.
Reduce los tiempos de los procesos.
Mejora los tiempos de coordinación haciendo los procesos más eficientes.
Se genera mayor agilidad para trabajar y dar seguimiento a varias tareas al mismo
tiempo.

La mayor desventaja es que reduce el contacto personal; reduce los espacios de


comunicación personal y limita el tiempo de reflexión.

 RECOMENDACIONES

Con la creación del portal de Internet se constituye una comunidad virtual con sus
características propias, donde es irrelevante la distancia, donde se interactúa para

85
satisfacer las necesidades y se comparte un propósito determinado que constituye
la razón de ser de la comunidad virtual.

Con el propósito de promover y favorecer la comunicación, cooperación,


intercambio, organización y el acceso a las políticas y programas del Instituto y al
mismo tiempo acercar esta comunidad a la red y al mundo.

La red ciudadana garantiza los derechos y deberes de las JAC a través del
establecimiento de foros de discusión de interés para la comunidad a la que sirve
al relacionarse con la administración local y tener un papel más significativo como
actores en la vida local

Los objetivos de una red ciudadana empiezan por crear un espacio local de
comunicación dentro del espacio global de la sociedad, facilitando de esta forma
que cualquier ciudadano, independientemente de su situación económica, género,
edad o raza, pueda participar en la sociedad.

86
BIBLIOGRAFIA

BERNAL, César Augusto. Metodología de la Investigación. Bogotá. 2000

BONILLA DE CÁCERES, Gina Maritza. Práctica Administrativa III. Módulo de


Estúdio. USTA. Bogotá. 2008.

CASTELLS, M. (1996): La Era de la Información. Economía, sociedad y cultura.


Vol. l La sociedad red. Alianza Editorial, Madrid

CÉSPEDES S, Alberto. Princípios de Mercadeo. Bogotá. 2006

CORREA L, Luz Mery. Fundamentos de administración. 2005

KOONTZ, Harold. Elementos de administración. Quinta edición. 2005

MIRANDA M, Juan José. Gestión de proyectos. Bogotá. 2007

PÁGINAS WEB
www.monografías.com/procesoadministrativo/fases

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ANEXO 1. FORMATO ENCUESTA

1. ¿Esta usted satisfecho con la metodología utilizadas por el


IDPAC para hacer llegar sus servicios a los usuarios, las JAC del Distrito
Capital?
a. Si _____
b. No _____

2. Sabia usted que el departamento de acción comunal después


de la reforma administrativa de diciembre del año 2006 de convirtió en el actual
IDPAC.
a. Si _____
b. No _____

3. Considera usted que con la reforma administrativa fortaleció


el servicio de asesoría a las JAC, o por el contrario se vio
desmejorado el servicio que se prestaba.
a. Si _____
b. No _____

4. De qué manera realiza las consultas y quejas al IDPAC?


a. Teléfono _____
b. Correo _____
c. Personalmente _____
d. Otros __________

5. Considera usted que la implantación de un portal por Internet mejoraría el


servicio?
a. Si _____
b. No _____

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