Está en la página 1de 15

ANALISIS DE PROCESOS

PRESENTADO A:

JOSÉ DIEGO HENAO


DOCENTE
GESTIÓN INTEGRAL DE RECURSOS PÚBLICOS

PRESENTADO POR:

CARLOS ORDOÑEZ PALADINES


ALBERTO VALENCIA
DIEGO SÁNCHEZ
EDISON MANUEL MEDINA

SANTIAGO DE CALI, 2020


ESAP
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
Proceso uno: Entrada de Bienes al Almacén.

Este proceso consiste en la recepción, verificación y registro en el almacén de los

bienes de consumo y devolutivos que adquiere la entidad para su normal funcionamiento.

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE


Recepción copia de la orden Copia de la orden de
Profesional de Recursos
de compra, del contrato o compra, del contrato o del
Físicos
del comprobante de caja comprobante de caja menor
menor (según sea el caso) (según el caso).
Verificación de
Profesional de Recursos
especificaciones técnicas y
N/A Físicos - interventor del
cantidades de los elementos
contrato (si existe)
adquiridos
Devolución de elementos si Requerimiento al proveedor
Profesional de Recursos
no se cumple con las sobre incumplimiento de
Físicos - interventor del
especificaciones técnicas especificaciones técnicas o
contrato (si existe)
y/o cantidades cantidades
Comprobante de Entrada al Profesional de Recursos
Recibo a Satisfacción
almacén Físicos
Recepción de Elementos
N/A Auxiliares de Almacén
Adquiridos
Registro y Control de
Tarjeta Mural Auxiliares de almacén
Existencias
Preparación y presentación
de informe mensual de Informe sobre ingresos y Profesional de recursos
ingresos y egresos a egresos de almacén físicos
Contabilidad

Diagrama de Flujo del Proceso


ACCIONES DE MEJORA
Las acciones de mejora recomendadas para el proceso entrada de bienes al almacén

son:

 Cuando los bienes no cumplen con las especificaciones técnicas o con las

cantidades acordadas, es responsabilidad del interventor requerir al proveedor sobre

este asunto, en los casos en los cuales no se cuente con interventor, este

requerimiento no se realiza. Como acción de mejora se recomienda que esta

responsabilidad se reasigne al profesional de recursos físicos, a fin de que quede

constancia de las inconsistencias presentadas.

 El informe realizado por el almacén debe servir de insumo para la planificación del

Plan de Compras de la Entidad en las siguientes vigencias, y no solo para

contabilidad.

 Los registros de las tarjetas murales, debería ser comparadas con los datos arrojados

por el software, con una periodicidad semana, con el fin de encontrar

inconsistencias a tiempo, y resolver las situaciones que se puedan presentar antes de

iniciar con la elaboración del informe mensual.

Proceso Dos: Salida de Bienes del Almacén.


Este proceso consiste en la tramitación de las solicitudes de elementos de consumo

y devolutivos que hacen las dependencias de la entidad y en la entrega oportuna de los

bienes solicitados.

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE


Requerimiento de
Jefe del área que hace la
elementos por parte de las Orden de Pedido
requisición
dependencias
Profesional encargado de
Verificación de existencias N/A
los recursos físicos
Preparación de pedido
según especificaciones y Tarjeta Mural Auxiliar de Almacén
cantidades solicitadas
Registro y Control de Comprobante de Salida de
Auxiliar de Almacén
existencias Bienes
Entrega de requisición al Comprobante de Salida de
Auxiliar de Almacén
solicitante Bienes
Preparación y presentación
de informe mensual de Informe sobre ingresos y Profesional de recursos
ingresos y egresos a egresos de almacén físicos
Contabilidad

Diagrama de Flujo del Proceso


Acciones de Mejora
Las acciones de mejora recomendadas para el proceso salida de bienes del almacén

son:

 Los registros de las tarjetas murales, debería ser comparadas con los datos

arrojados por el software, con una periodicidad semana, con el fin de encontrar

inconsistencias a tiempo, y resolver las situaciones que se puedan presentar

antes de iniciar con la elaboración del informe mensual.

 El informe realizado por el almacén debe servir de insumo para la planificación

del Plan de Compras de la Entidad en las siguientes vigencias, y no solo para

contabilidad.

Proceso tres: Elaboración y seguimiento de los inventarios individuales


Este proceso consiste en el levantamiento, elaboración, actualización y control de

los inventarios individuales de elementos devolutivos asignados a cada servidor público de

la entidad.

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE


Solicitud de elementos a Solicitud de elementos Encargado de la Oficina de
servidos publico devolutivos Personal
Profesional encargado de
Verificación de existencias N/A
los recursos físicos
Preparación de elementos
Inventario Individual Auxiliar de Almacén
devolutivos
Registro de Salida de Registro en el Modulo
Auxiliar de Almacén
Inventarios Inventarios

Diagrama de Flujo del Proceso


Acciones de Mejora
Las acciones de mejora recomendadas para el proceso elaboración y seguimiento de

los inventarios individuales son:

 Una copia del documento “Solicitud de elementos devolutivos”, debería ir a la

oficina de gestión del talento humano, con el fin de ser archivado en la hoja de

vida del funcionario, con el fin de que en el momento que el funcionario deba

ser retirado del cargo por cualquier motivo, esta dependencia tenga

conocimiento de los elementos que debe devolver el empleado.

Proceso cuatro: Baja de bienes


El proceso de baja de bienes consiste en tramitar los pasos necesarios para efectuar

la salida definitiva de los bienes de consumo o devolutivos declarados como inservibles, en

desuso o que no pueden habilitarse para ser utilizados nuevamente por la entidad. La baja

de bienes puede efectuarse por remate, destrucción, venta directa o donación.

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE


Informe detallado y
Identificación de elementos Profesional encargado de
Justificado de los bienes
inservibles o en desuso los recursos físicos
que se pueden dar de baja
Evaluación y presentación
Informe detallado y
de Informe de bienes que se
Justificado de los bienes Subdirector Administrativo
pueden dar de baja al
que se pueden dar de baja
comité directivo
Evaluación y Decisión por
Acta de Comité Comité Directivo
parte del Comité Directivo
Verificación del estado de Veedor designado por el
N/A
los bienes Comité Directivo
Baja de Bienes inservibles o Resolución de baja de Profesional encargado de
en desuso bienes los recursos físicos
Aprobación y Firma de
Resolución de baja de
Resolución de baja de Subdirector Administrativo
bienes
bienes
Comprobante de salida de
Destrucción de Bienes Subdirector Administrativo
elementos
Acta de resultados del
Profesional encargado de
Remate de Bienes remate y Salida de bienes
los recursos físicos
del almacén
Cuadro comparativo de
propuestas de Donación y Profesional encargado de
Donación de Bienes
Salida de bienes del los recursos físicos
almacén
Diagrama de Flujo del Proceso
Acciones de Mejora
Las acciones de mejora recomendadas para el proceso de baja de bienes de almacén

son:

 La identificación de los bienes en desuso o inservibles, no debería ser

responsabilidad exclusiva del profesional encargado de los recursos físicos, este

proceso debería incluir la presentación de reporte de bienes en este estado por

los responsables de las dependencias de la entidad, la cual debe estar sujeta ha

visto bueno por parte del profesional en mención.

CONCLUSIONES

A través de la descripción que se realiza de los procesos de estudio, podemos decir,

que estos se encuentran bien definidos, son concretos y las responsabilidades están

claramente definidas; no existen reprocesos o acciones que se deban suprimir en un proceso

determinado; solo es necesario precisar algunos detalles, los cuales son expuestos encada

uno de los procesos sujetos de este estudio.

También podría gustarte