Universidad de Panamá

Estudiante: Carolina Katy Castillo

Cédula: 4-724-146

Grupo: CD32A

Glosario

Archivo   Estado, área o lugar que pueden ocuparse fácilmente y usarse una aplicación
determinada.  También se utiliza como sinónimo de fichero el archivo no contiene
elementos de la aplicación que lo crea solo de los estados o enfoques con lo que los que se
trabaja el mismo.

                                                                                                                       

Base de Datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados

sistemáticamente para su posterior uso. Grupo #3

Campo:  Área o lugar en donde se colocan los datos.  En algunas aplicaciones es el

conjunto reservado para instrucciones determinadas de datos asociación a una misma
categoría de asociación.                                                                     

Dato es un concepto muy ligado con información, el uno depende de Representaciones de

hechos materia prima de la información.

Explicación adicional: Ejemplo cada cinco años se dan las elecciones en nuestro país, los
ciudadanos tenemos que ejercer el derecho al voto en el área que vivimos. Cuando se llega
al lugar de votación, se ubica la mesa. Luego presentamos la cédula de identidad personal,
nos ubican el en padrón electoral y luego nos facilitan las papeletas para ir a la urna a
realizar el proceso de votación.   Toda esa recolección de información de esa mesa, se
denomina dato. 
Diagramas Diagramas es un gráfico que presenta en forma esquematizada información relativa
e inherente a algún tipo de ámbito grupo 6 .  Representa los datos de forma
comprensible.                        

Diagramas de Flujo: También llamado flujograma de procesos o diagrama de procesos,

representa la secuencia o los pasos lógicos para realizar una tarea mediante unos
símbolos.  Dentro de los símbolos se escriben los pasos a seguir.  Un diagrama de flujo
debe proporcionar una información clara, ordenada y concisa de todos los pasos a seguir. 

Explicación adicional: existen símbolos fundamentales que se utilizan para los diagramas
de flujo que tienen un significado según su aplicación y uso. 

Diagrama de Sistemas: Diagrama de sistema: es un diagrama que define los límites

entre el sistema, o parte del sistema, y su ambiente, mostrando las entidades que
interactúan con él. Este diagrama es una vista de alto nivel de un sistema. Es similar
al Diagrama de bloques. grupo 6                               

Diagrama de Sistema de Procedimiento: También Diagrama de flujo o flujo-grama, el

diagrama de procedimientos es una representación gráfica de las distintas operaciones de las
que se compone un procedimiento o parte de él, clasificándolas según la naturaleza de cada
una y estableciendo la secuencia cronológica de las mismas. Grupo #5

Dígito verificador: Es el Registro Único de Contribuyentes (RUC), el cual otorga una

identificación tributaria a toda persona natural o jurídica que realiza una actividad económica en
Panamá y que en consecuencia debe pagar, como tal, cualquier impuesto, tasa o
contribución especial a cargo o administrado por la Dirección General de Ingresos de
Panama (DGI).

Control interno: Comprende el plan de la organización, métodos y procedimientos que debe

implementar una empresa o negocio.  así como también la forma como se administra la
información y los recursos, y si dicha administración va acorde a las políticas trazadas
por la dirección y a su vez, sujeta a las normas constitucionales vigentes. Grupo 5 

INFORMACIÓN QUE DEBEN ADICIONAR: 

El control interno posee objetivos y se divide, favor investigar para la siguiente clase.

EXPLICACIÓN ADICIONAL:  El control interno es la base sobre la cual descansan todos los sistemas,
procesos y procedimientos de las empresas.  Es responsabilidad de la alta gerencia establecer los
lineamientos. 

Información: Datos que son recolectados y procesados de manera significativa.

Explicación adicional:  Un ejemplo de información que va muy ligado con el

concepto dato es que cada 10 años la Contraloría General de la República realiza el
censo.  Es para tener una estadística de cuántas personas estamos en el territorio
nacional.  xzxc

Informes: Económicos: son un conjunto de documentos que representan un

determinado estudio o análisis sobre la coyuntura económica. Con respecto a su
contenido, se examinan aspectos tales como la viabilidad económica, la capacidad
de financiación, la eficiencia económica u otros temas relacionados con la mejora
económica-financiera demandante del informe. Grupo 6

Informes financieros: hace referencia al documento o documentos que revelan la

salud financiera de una organización, aportando información sobre flujos de
efectivo, pérdidas y ganancias, activos y pasivos, inversiones, capital y previsiones
de futuro. grupo 5 

Informe estadístico:  Es un informe descriptivo que busca especificar propiedades,

características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice.
Describe tendencia de un grupo o población. 

Explicación Adicional: los informes estadísticos además de transmitir información al

departamento al cual se trabaja pasa a ser parte esencial en procesos o tareas
propias del área o sección.  

Hardware: se refiere a las partes físicas, tangibles, de un sistema informático, sus

componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos. grupo 5.  Es
todo aquello que podemos palpar y/o tocar, ejemplo: teclado, mouse, monitor, etc. 

Explicación adicional: El hardware se refiere a todos aquellos componentes y/o

elementos físicos tangibles y que deben estar ligados con el software.

Libros Auxiliares. son registros donde se anotan en forma analítica y detallada las
operaciones contables de la empresa. grupo 3. Los libros auxiliares son: Ingresos,
Egresos, Ventas y Compras.  

Explicación adicional: Los libros auxiliares se caracterizan por llevar un control

detallado de la actividad económica de la empresa. 

Libros Oficiales:        Libros Oficiales: son aquellos que permiten registrar todas las
transacciones pertinentes para obtener el estado financiero de una empresa las cuales son:
Diario.

Mayor.

Inventario y Balance.

Registro de Actas.
Manual de Organización: Es un documento técnico normativo de gestión
institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones
específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así cómo los
requisitos de los cargos o puestos de trabajo. Grupo #3

Explicación Adicional:  Es el instrumento que describe las normas, políticas y

procedimientos que se deben llevar a cabo a nivel de la organización. 

Procedimientos:Es la capacidad del sistema de informaciòn para efectuar cálculos

de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.  Estos cálculos
pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con
datos que están almacenados.  Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuentes en información que puede ser utilizada para la
toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de
decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un
estado de resultados o un balance general de un  año base. 

Explicación adicional:  Los procedimientos son las fases en las cuales el sistema
realiza el análisis de los datos. 

Registros: Es una pequeña unidad de almacenamiento destinada a contener ciertos

tipos de datos. Cada registro representa un ìtems o elemento único que se
encuentra en una tabla, hoja o base.  Así, el registro está configurado por el
conjunto de datos que pertenecen a una entidad en particular. 

Sistema Contable: Son todos aquellos elementos de información contable y

financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones
gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información
debe ser analizada, clasificada, registrada (libros correspondientes: Diario, Mayor,
Auxiliares, etc.) y resumida (estados financiero), para que pueda llegar a los
usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños
del negocio, hasta los clientes y el gobierno.

Sistema de Información: Conjunto de elementos interrelacionados que interactúan

con la finalidad de lograr metas u objetivos preestablecidos. 

Softwares contables:Es el proceso de sistematizar y simplificar las tareas de contables de

una organización. El software contable registra y procesa las transacciones históricas que
se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de
artículos, nóminas, etc.  Se debe ingresar la información tales  como: cuentas contables,
ingresos y egresos,  el programa realizar los cálculos necesarios para que genere de salida
la información que se requiere. 
Peachtree:  Sage 50 es el nuevo nombre de Peachtree. es una aplicación contable muy
utilizada por empresas tanto pequeñas como medianas en Panamá. 

Módulos que incluye en un solo programa, los módulos: mayor general, planilla,
cuentas por pagar, cuentas por cobrar, inventario, conciliación bancaria, costo de
obras, y análisis financiero. También está incluido un módulo separado para el
control de activos fijos. Grupo 2

QuickBooks: es un sistema de contabilidad electrónica. Hoy en día está dirigido

principalmente a las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs) y sus herramientas
abarcan la generación, el timbrado y la emisión de facturas electrónicas, así como el
pago y la gestión de las mismas, la recepción de pagos comerciales, el control de
inventarios, la creación de reportes financieros, diversas funciones de nómina, entre
otras características. Este sistema cuenta con versiones para escritorio y también
con modalidad en la nube. Grupo 2

Puede controlar las operaciones desde la computadora o cualquier dispositivo

móvil. 

Access: Es una aplicación que tiene por objeto la creación y administración de

bases de datos,  a través de plantillas pre-diseñadas o la creación de la base de
datos manualmente.

Sirve para crear, administrar y gestionar sistemas basados en datos relacionados;

con la finalidad de organizar los datos, filtrarlos, listarlos, etc; es decir una serie de
operaciones de búsqueda y selección para un determinado fin.

Explicación adicional: Está incluido en la suite de Office y permite realizar y

gestionar bases de datos.

Mónica: es un  programa que se adapta a cualquier negocio. Le permite realizar las
facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de
clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la
contabilidad de las  empresas.

control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control
interno determinará si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son
confiables, o no. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un
aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable. El mantener una adecuada estructura de control interno es
responsabilidad de una gerencia la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios
esperados por la implantación de los procedimientos de control son superiores a los costos de estos respectivos
procedimientos. Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluta de
que los activos, especialmente los valiosos y movibles, están protegidos contra pérdidas por el uso o disposición no
autorizada, y que las operaciones son realizadas con autorización de la gerencia, y registradas adecuadamente para permitir
la elaboración de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad de aceptación general. Las transacciones
de una empresa son reflejadas en los estados financieros, a través del sistema contable que registra estas transacciones de
acuerdo con ciertas normas y procedimientos contables. En todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la
información contable, esta inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados financieros
tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras. Un sistema de control interno se establece bajo la
premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer controles internos, consiste en diseñar pautas de
control cuyo beneficio supere el costo de los mismos. 14.1 IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO El
control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de
control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación del as cifras que son
reflejadas en los

3. estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos. El
control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades. El sistema de control interno debe
brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que
disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros. El procesamiento de transacciones es una
función de los sistemas contables que consiste en capturar, procesas, validad y emitir la información financiera. Los procesos
son actividades que originan, cambian o transforman la información, los controles sirven para verificar la exactitud de un
proceso, los procesos se diferencian de los controles porque los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutado
correctamente. Los controles pueden ser preventivos o de detección. Los controles preventivos son aquellos que se ejecutan
antes de la ejecución de un proceso. Ejemplo: Los inventarios que ingresa al almacén, la Revisión y aprobación de
comprobantes de diario. Los controles de detección se aplican durante o después de un proceso. Algunos ejemplos son: 
Reconciliaciones de cuentas de auxiliares vs mayor.  Emisión de listados de excepciones.  Cuadre de totales de débitos y
créditos. Los objetivos generales del control interno son los siguientes:  Custodia de los activos  Captura y proceso de la
información en forma completa y exacta.  La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la compañía
Los objetivos específicos son los siguientes:  Integridad  Existencia

4.  Exactitud  Autorización  Custodia INTEGRIDAD. Recuperado de; Libro “SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

CONTABLES”, Primera Edición, Capítulo 14, Página 238 – 240. Autor.-FERNANDO CATÁCORA CARPIO. Año de
Publicación: 1997 ANÁLISIS PERSONAL.- La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los
negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las
alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa. El control interno debe establecer previo estudio de las
necesidades y condiciones de cada empresa. El control interno se define, según las Normas y Procedimientos de Auditoría,
así: "Está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable
de poder lograrlos objetivos específicos de la entidad". Los objetivos de un sistema de control interno pueden ser: Evitar o
reducir fraudes. Salvaguarda contra el desperdicio. Salvaguarda contra la insuficiencia. Cumplimiento de las políticas de
operación sobre bases más seguras. Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables. Salvaguardar los activos
de la empresa. Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administración.

5. Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y
directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente
incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes
de operación y custodia de activos y auditoría interna. El control contable comprende el plan de organización y los
procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y
por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que: a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la
autorización general o específica de la administración. b) Se registren las operaciones como sean necesarias para permitir la
preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier
otro criterio aplicable a dichos estados, y mantener la contabilidad de los activos. c) el acceso a los activos se permite solo de
acuerdo con la autorización de la administración. d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos
razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia. EXISTENCIA

6.  Los cargos periódicos por depreciación deben corresponder a activos que realmente existan y se hayan capitalizado
adecuadamente, de acuerdo con políticas y procedimientos adoptados por la gerencia.  Los costos de ventas cargados a un
periodo corresponderán a mercancías que efectivamente se hayan transferido a los clientes, bajos los principios de la
realización de un ingreso.  Los ingresos no operacionales corresponderán a operaciones diferentes a las del giro principal de
los negocios. De esta forma, se pueden mencionar varios ejemplos que permitan aclarar el objetivo de existencia para las
operaciones contables de una empresa. Para verificar el objetivo de existencias de una operación, debemos tener siempre
presente el principio de entidad, el cual establece que las operaciones registradas en una empresa deben responder a
operaciones efectivamente realizadas por ésta. EXACTITUD En todo intercambio o transacción, existe una consideración
acerca de las cantidades que se están transando o traspasando. Cuando se adquiere un activo, el valor inicial y aplicable para
su registro es el costo del mismo o costo histórico. En el caso específico del activo, el costo se refiere al valor del activo
individual más todos aquellos costos relacionados y necesarios para ponerlo en funcionamiento. Bajo un sistema de control
interno adecuado, los registros contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente representan, es decir, si
el costo de un activo fijo para una entidad fue de 10.000.000 de unidades monetarias, esa debe ser la cifra para su registro, y
no otra
7. Un control de doble chequeo de cantidades y precios, por ejemplo, puede ayudar a verificar la exactitud de una factura de
un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo correctamente. AUTORIZACIÓN Todas las transacciones llevadas a
cabo en una empresa tienen implícita una autorización. Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se
encuentren autorizadas por algún funcionario competente. Para el procesamiento de la información, pueden existir distintos
niveles de autorización. Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo de autorización debe establecer límites al
inicio, continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos. Las
autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para sentar bases de la confiablidad del
sistema como un todo. Se tiene que mostrar en forma parcial, la emisión de un régimen de autorizaciones a través de un
manual de políticas. Cuando se está hablando de las autorizaciones de un sistema contable mecanizado, éstas se refieren a
niveles de iniciación, procesamiento y emisión de información financiera. Este tipo de informaciones es conocido en el ámbito
informático como perfiles de usuario o perfiles de seguridad. Existen algunos usuarios que tendrán acceso a cualquier tipo de
información y otros, restringidos solo para ciertas opciones del sistema. CUSTODIA Los objetivos de custodia se establecen
para tratar de controlar el uso o disposición no autorizada de los activos de la empresa. Este objetivo se cumple a través de
dos tipos de controles:  Controles de custodia física  Controles de existencia física. Los controles sobre la custodia física de
los activos son diseñados para prevenir o detectar el uso no autorizado de los activos durante el periodo en el que se
encuentran bajo custodia de un individuo o departamento, especialmente interesa loa custodia física de los activos valiosos y
móviles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehículos, etc.

8. Cuando diseñamos procedimientos de control sobre la custodia física debemos tomar en cuenta lo siguiente:  Los activos
que ingresan sólo se reciben con autorizaciones, son contados e inspeccionados y asignado su responsabilidad a un individuo
o departamento en particular.  Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la responsabilidad de su
custodia, al individuo o departamento al cual se le había asignado esta responsabilidad. Los controles sobre la existencia
física están diseñados para detectar si las cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos
controles incluyen conteos periódicos de inventario u otros activos, arqueos de fondos fijos, arqueo de facturas, etc. Con
respecto a los controles de custodia debemos tener presente que el individuo o departamento que ejerza el control sobre la
custodia física no puede tener responsabilidades sobre los controle de los registros, por ejemplo, el jefe de almacén no puede
ser responsable de manejar el listado de inventario y hacer ajustes al mismo. Catacora Fernando, Sistemas y Procedimientos
Contables, Editorial McGraw-Hill, Caracas, 1997, Recogido de: Capitulo 14: El control Interno y la Operaciones Contable;
páginas 240-243 ANÁLISIS PERSONAL.- El control interno tiene muchos objetivos para asegurar la custodia de los activos, la
captura y proceso de la información completa y exacta para manejar de una manera correcta la empresa. Las existencias son
las operaciones realizadas por la empresa, solo aquellas que la empresa haya efectuado, las reales, es decir, no se pueden
registrar otro tipo de transacciones u operaciones que la empresa no haya hecho. La exactitud se refiere al momento de
registrar los datos, hay que realizarlo por lo valores correspondientes, si un activo nos costó cierta cantidad de dinero, habrá
que registrarlo por el valor que se adquirió y no modificarlo.

9. La autorización trata sobre los permisos que se necesitan en una empresa para realizar algún tipo de acción, en las
empresas se tienen niveles jerárquicos en donde existen jefes departamentales, supervisores y gerentes, esto nos quiere
decir que para realizar una actividad no rutinaria se necesita la aprobación o autorización del supervisor o jefe encargado, por
ejemplo, al momento de realizar una compra se tiene que pedir la autorización y esta se dará en caso de ser necesaria. Otro
caso también son las autorizaciones de un sistema contable, ya que los empleados pueden acceder solo a cierta parte del
sistema con accesos restringidos, en cambio los de alto rango tienen la autorización para manejar todo el sistema. La custodia
es la manera de controlar los activos de la empresa, existen dos tipos de control sobre la custodia, la custodia física es la que
se encarga de velar que estos activos no seas utilizados sin la debida autorización y siempre estarán bajo la vigilancia de una
persona y la custodia de las existencias trata sobre las cantidades o valores, verificar que estos concuerden con los
inventarios para así evitar perdida y robos. 14.2 DEFINICIÓN, CLASIFICACIÓN Y CONDICIONES Existen diversos cuerpos
colegiados de la profesión contable que han definido sistemáticamente el concepto del control interno en el contexto de las
operaciones llevadas a cabo por las empresas. La primera definición formal de lo que representa o se debe entender sobre el
control fue emitida por la Junta de Normas de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos en el SAS No. 1
párrafo 320.09. Esta definición de control interno, fue el punto de partida que sirvió para establecer uno de los conceptos más
importantes desarrollados por la profesión contable. El SAS No. 1 expresamente dice lo siguiente acerca del control interno. El
control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio
para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia de las
operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia. El control interno en un sentido amplio, incluye
por consiguiente controles que pueden ser contables o administrativos como sigue:

10. a) Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que tienen que ver
principalmente y están relacionados directamente con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros
financieros. Generalmente incluyen controles tales como los sistemas de autorización y aprobación, segregación de tareas
relativas a la anotación de registros e informes contables de aquellas concernientes a las operaciones o custodia de los
activos y controles físicos sobre los activos y la auditoría interna. b) Los controles administrativos comprenden el plan de
organización y todos los métodos y procedimientos que están relacionados principalmente con la eficiencia de las
operaciones, la adhesión a las políticas gerenciales y que, por lo común, solo tienen que ver indirectamente con los registro
financieros. Generalmente incluyen controles tales como los análisis estadísticos, estudios de tiempo y movimientos, informes
de actuación, programas de adiestramiento del personal y controles de calidad. El Instituto Americano de Contadores Público
Certificados ha sido una entidad que se ha caracterizado por la frecuente producción de literatura contable, la cual ha sido
tomada como fuente y norte para la emisión y pronunciamiento de nuevos conocimientos en la profesión contable, por parte
de otros cuerpos colegiados. La contribución de conocimientos ha sido sustancial y en general, la literatura contable es
sumamente amplia y variada, sin embargo, si nos preguntáramos cuál es una de las piedras angulares del conocimiento
contable, nuestra respuesta podría pasar por alto toda la teoría del control interno. Otro cuerpo colegiado que ha contribuido
en forma importante a la generación del conocimiento contable, es el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, este
organismo ha definido el control interno bajo los siguientes términos: “El control interno comprende el plan de organización y
todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos,
verificar la razonabilidad y confiabilidad de la información financiera, promover la eficiencia operacional y cumplir la adherencia
a las políticas previstas por la administración.” En forma más o menos similar, las dos definiciones abarcan los siguientes
objetivos:  Proteger los activos.

11.  Asegurar registros contables completos y exactos.  Fomentar la eficiencia operacional.  Estimular el cumplimiento de
las políticas. CLASIFICACIÓN Tomando en cuenta las definiciones explicadas, se puede clasificar el control interno, en
atención a su naturaleza,  Controles internos administrativos.  Controles internos contables. Los controles internos
administrativos generalmente no tienen relación directa con las cifras de los estados financieros, pero tienen como objetivos
básicos establecer lo siguiente:  Plan de organización.  Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las
operaciones.  Adhesión a las políticas gerenciales. Los controles internos contables por el contrario, si tienen relación directa
o efecto sobre las cifras de los estados financieros, e incluyen al menos lo siguiente:  Métodos y procedimientos
relacionados, que tienen que ver con la protección de activos.  Autorización de las operaciones.  Asegurar la exactitud de
los registros financieros. Los controles internos contables pueden clasificarse en tres tipos que dependen del momento en que
se ejecutan: o Controles para la captura de los datos. o Controles para el procesamiento. o Controles en la salida de la
información. Para los tres casos, los objetivos del control interno son la integridad existencia, exactitud y autorización de las
transacciones.

12. En la siguiente figura se muestra una jerarquía que se puede establecer en la clasificación de los controles internos
administrativos y contables. En la parte inferior del gráfico, se encuentran las transacciones fuente, las cuales están, en una
primera instancia, sujetas a los controles internos de tipo contable, a fin de cumplir con los siguientes objetivos.  Protección
de los activos.  Autorización de las operaciones.  Asegurar la exactitud de los registros contables. ESTADOS
FINANCIEROS  Balance general.  Estado de ganancias y pérdidas.  Estado de movimiento del estado. CONTROLES
INTERNOS ADMINISTRATIVOS  Normas de rendimiento del personal.  Cumplimiento de metas presupuestarias. 
Evaluación de objetivos administrativos. CONTROLES INTERNOS CONTABLES  Conciliación de auxiliares con mayor. 
Niveles de aprobación establecidos para comprobantes contables.  Perfiles de seguridad del sistema contable mecanizado.
 Políticas contables emitidas. TRANSACCIONES FUENTE  Cobranza.  Facturación.  Compras.  Pagos. 
Acumulación y provisiones.  Movimientos de activos fijos.

13. De esta forma las operaciones están sujetas, en primer lugar, a la verificación de las transacciones respecto a:
autorización, exactitud y registro adecuado de las mismas. En una segunda fase, los controles internos administrativos
aseguran que las operaciones se efectúen logrando un máximo de eficiencia, lo cual implica que éstas se a cabo conforme a
las políticas gerenciales y de acuerdo con un plan organizativo preestablecido. En este sentido los controles internos tienen
relación directa con las cifras de los estados financieros en su totalidad. La fortaleza o debilidad de los controles internos
afectarán la confiabilidad de las cifras reflejadas en los estados financieros. Para que exista un adecuado sistema de control
interno, deben darse ciertas condiciones que garanticen un mínimo grado de confiabilidad. Catacora Fernando, Sistemas y
Procedimientos Contables, Editorial McGraw-Hill, Caracas, 1997, Recogido de: Capitulo 14: El control Interno y la
Operaciones Contable; páginas 243-246 ANÁLISIS PERSONAL.- 1. Se determina que la definición de control interno es el
plan de organización, métodos coordinados y medidas adoptadas en el negocio para proteger sus activos, verificar la exactitud
y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia de las operaciones y estimular las prácticas ordenadas por la
gerencia. 2. Se puede clasificar el control interno, en atención a su naturaleza:  Controles internos administrativos. 
Controles internos contables. 3. En forma más o menos similar, las dos definiciones abarcan los siguientes objetivos: 
Proteger los activos.  Asegurar registros contables completos y exactos.  Fomentar la eficiencia operacional.  Estimular el
cumplimiento de las políticas.

14. CONDICIONES Las condiciones de un sistema de control interno, son todas aquellas premisas bajo las cuales se
mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Para que un control interno funcione debe existir, por ejemplo, un
compromiso formal entre los miembros de la organización a respetar, y hacer cumplir las políticas previamente establecidas,
es decir que exista una conciencia de control. Las condiciones para tener un adecuado sistema de control interno son: 
Competencia del personal  Delimitación de responsabilidades  Establecimiento de niveles de autorización  Segregación
de funciones  Conciencia de control  Canales de comunicación Competencia del personal La competencia del personal se
refiere a las políticas y procedimientos que tiene una empresa para controlar, supervisar y entrenar el personal, con el objetivo
de que éste se encuentre suficientemente capacitado para desarrollar su trabajo. Un personal competente por lo general,
creará un clima efectivo para el cumplimiento de las funciones y actividades en la empresa. Dentro de un departamento
contable, debe crearse un perfil para cada cargo y/o función respectivamente, de tal forma que existan maneras de
asegurarse de que el personal asciende con base en méritos y conocimientos. Por ejemplo, una política sana puede ser el
contratar estrictamente a estudiantes de contaduría pública como analistas y auxiliares contables; de esta forma, se está
asegurando que el personal posee los conocimientos básicos necesarios para llevar a cabo sus funciones. Delimitación de
responsabilidades La delimitación de responsabilidades establece que un adecuado sistema de control interno debe tener
segregadas las actividades que realizan cada grupo de empleados en la empresa, y su ámbito de responsabilidad. De esta
manera, por ejemplo, las funciones de cobranza se encuentras normalmente centralizadas en un solo departamento. Esto
tiene

15. la ventaja de separar y establecer claramente, a quién corresponde una u otra tarea en la empresa. La delimitación de
responsabilidades se origina como una necesidad de la organización para establecer las fronteras de acción de cada individuo
en su área de competencia. Una de las herramientas gerenciales básicas para separar as responsabilidades en la
organización es la utilización de organigramas. Los organigramas o carta de organización indican las principales áreas en las
cuales se subdivide una empresa. Los organigramas son gráficos que representan a estructura y forma de organización de
una empresa, y en el cual se muestran las principales relaciones entre sus componentes. Los organigramas ayudan a
entender el esquema lógico que define una entidad. Básicamente existen tres tipos de organigramas: estructurales, de
posición y funcionales. Un organigrama estructural muestra la delimitación de responsabilidades desde el punto de vista de las
unidades homogéneas que componen la organización. En la figura 14-4, se muestra un ejemplo de organigrama estructural
para la gerencia de contraloría. Tabla 14-4 EJEMPLO DE ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PARA UNA GERENCIA DE
CONTRALORÍA Un organigrama de posición refleja la posición o cargo de cada una de las personas que tienen bajo su
mando las estructuras que se definen en el organigrama estructural. La diferencia principal entre un organigrama estructural y
el de posición es que en primero, se muestran unidades de responsabilidad homogéneas, mientras que en el segundo, existe
una identificación de las personas que tienen responsabilidades dentro de la organización. CONTRALORÍA TESORERÍA
CONTABILIDAD SISTEMAS SERVICIOS GENERALES

16. FIGURA 14-5 EJEMPLO DE ORGANIGRAMA DE POSICIÓN PARCIAL, PARA EL ORGANIGRAMA MOSTRADO EN LA
FIGURA 14-4 Un organigrama funciona plasma las funciones de cada una de las estructuras o cargos. En la figura 14-6, se
muestra un ejemplo de organigrama funcional para la estructura de la gerencia de contraloría Como se mencionó al principio,
los organigramas son herramientas que ayudan a implementar la condición de delimitación de responsabilidades para el
control interno. CONTRALORÍA GERENTE DE TESORERÍA GERENTE DE CONTABILIDAD GERENTE DE SISTEMAS
GERENTE DE SERVICIOS GENERALES CONTRALORÍA TESORERÍA -Preparar flujos de caja y reportes detipo financiero. -
Controlar las cobranzas y aspectos de crédito relacionados conlos clientes. CONTABILIDAD -Elaborar los estados financieros
de acuerdo con las normas establecidad por la empresa. - Asegurarse del adecuado registro delas operaciones. SISTEMAS
-Implantar nuevos sistemas desarrollados en la empresa. -Prestar soporte técnico a los usuarios queasi lo requieran.
SERVICIOS GENERALES -Coordinar e apoyo logístico para las diferentes unidades en la organización. -Suministrar los
servicios de mensajería interna y externa en la empresa. FIGURA14-6 ORGANIGRAMA FUNCIONAL PARCIAL, DEL
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL MOSTRADO EN LA FIGURA14-4

17. Catacora Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial McGraw-Hill, Caracas, 1997, Recogido de: Capitulo
14: El control Interno y la Operaciones Contable; páginas 246-249 ANÁLISIS PERSONAL.- Las condiciones dentro de un
sistema de control interno son de gran importancia permiten tener un conocimiento de parámetros bajo los cuales se maneja
dicho sistema como base de este parte diversas condiciones para tener un adecuado sistema de control interno. Dentro de
estas condiciones tenemos competencia del personal que nos ayuda a definir políticas y procedimientos para poder controlar
que la empresa tenga un personal altamente capacitado en cada una de las actividades que se realice y cumpla
correctamente con sus funciones dentro de la empresa, desarrollar un perfil para cada cargo con el propósito de seleccionar a
las personas competentes con conocimientos necesarios para cumplir sus funciones. La delimitación de responsabilidades
permite tener un sistema adecuado para poder establecer las actividades para cada puesto de trabajo es decir cada persona
conoces cuáles son sus obligaciones y funciones que debe cumplir en esta condición son utilizados los organigramas tanto
organigrama estructurar, el de posición parcial y funcional parcial que permite conocer el área sus funciones y las actividades
que debe cumplir esto es de gran importancia para un correcto funcionamiento de los diferentes departamentos que se
encuentre dentro de la empresa y poder así cumplir con los objetivos establecidos.

18. ESTABLECIMIENTO DE NIVELES DE AUTORIZACIÓN La tercera condición sobre la cual descansa un adecuado
sistema de control interno se refiere al establecimiento de niveles de autorización, el cual requiere que las operaciones
procesadas en el sistema contable, estén autorizadas por un funcionario competente, o de acuerdo con niveles de
autorización preestablecidos. Un auxiliar contable por lo general, no debe estar autorizado para generar operaciones como el
registro de estimaciones o reservas, sin autorización del gerente de contabilidad. Un gerente general no puede decretar un
reparto de dividendos, sin la previa autorización de la asamblea de accionistas. De esta forma, cada operación que se registre
en el sistema contable deberá estar autorizada por algún funcionario que tenga la delegación de autoridad respectiva. Un
sistema de autorizaciones se establece para proveer un adecuado control contable sobre los activos, pasivos, ingresos, costos
y gastos. Es conveniente que el establecimiento de los niveles de autorización sea implantado a través de un manual de
autorizaciones, en el cual se deberá detallar el tipo de autorización por cada funcionario. Las autorizaciones dadas a cada
gerente están plasmadas en varios tipos de documentos implantados por la empresa. Por ejemplo, es una práctica común en
muchas compañías, el efectuar pagos, previa una solicitud de emisión de orden de pago. Este documento debe reflejar todos
aquellos datos que debe tener una autorización a los efectos del pago. En la figura 14-7,se muestra un formulario ejemplo de
orden de pago. Nótese que el formulario lleva en su parte inferior, unos recuadros en donde cada funcionario autorizado
deberá estampar su firma en señal de aprobación. Una orden de pago no podrá ser procesada si no posee todas las
autorizaciones respectivas. Algunos ejemplos de niveles de autorización son los siguientes:  Existencia de, por lo menos,
dos firmas diferentes para autorizar el pago de los cheques.  Normas establecidas para la autorización de las operaciones
que involucran montos importantes en los estados financieros.  Las compras de activos fijos se realizan previa autorización
de funcionarios competentes.

19. FIGURA 14-7 Formulario pro-forma de orden de pago. Segregación de funciones La segregación de funciones establece
que un empleado o departamento no puede realizar funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas a
cabo por una sola persona o unidad. La segregación de funciones se convierte en requisito indispensable para el
funcionamiento del control interno. Algunos ejemplos de segregación de funciones son los siguientes:  Debe existir
independencia entre un cajero, el empleado responsable de los libros auxiliares de cuentas por cobrar y la persona que
maneja el registro de las operaciones.  La supervisión del almacén no debe ser llevado a cabo por el departamento de
compras.  Los empleados responsables de los fondos fijos de caja chica no pueden tener función o acceso al registro de las
operaciones.

20.  El departamento de compras no debe autorizar pagos a los proveedores.  Los custodios de los fondos fijos no pueden
autorizar las operaciones realizadas por los fondos. Conciencia de control La gerencia de toda empresa es la responsable de
la presentación de los estados financieros esta presentación de los estados financieros está sujeta a la confiabilidad en la
estructura de control interno. La conciencia de control representa la actitud que tiene la gerencia y los empleados
responsables de hacer cumplir los controles, y su efecto global en el ambiente de control interno. Las instrucciones acerca del
cumplimiento de las normas de Control Interno deben venir de la alta gerencia. Un alto compromiso para el cumplimiento del
control interno, requiere que exista orden y disciplina a todos los niveles, pero que esa filosofía sea transmitida y se cumpla en
forma descendente. El problema del asunto aquí planteado radica en que la gerencia puede tener la inclinación a modificar los
estados financieros a su conveniencia, de acuerdo con intereses parciales o de grupo. Si esto es así, se puede estar en
ausencia total de una conciencia de control. Debe tenerse presente en todo momento que una empresa es, lo que quiere que
sea su gerencia. Canales de comunicación Los canales de comunicación son todos los medios que la gerencia utiliza para
hacer conocer sus objetivos, políticas, normas y procedimientos. Estos canales de comunicación están representados por
memorándums, manuales, circulares y otro tipo de documentos. La fortaleza del control interno dependerá mucho de la
calidad de las comunicaciones en la empresa. Obviamente si la gerencia no puede transmitir efectivamente sus políticas y
normas, especialmente las relativas al control interno, éstas no se cumplirán. Catacora Fernando, Sistemas y Procedimientos
Contables, Editorial McGraw-Hill, Caracas, 1997, Recogido de: Capitulo 14: El control Interno y la Operaciones Contable;
páginas 249-251.

21. ANÁLISIS PERSONAL.- Establecimiento de niveles de autorización, son la tercera condición sobre la cual descansa un
adecuado control interno por lo cual requiere de operaciones procesadas en un sistema contable y autorizadas por un
funcionario competente. Un auxiliar contable no está autorizado de generar operaciones como el registro de estimaciones o
reservas sin autorización del gerente. Un sistema de autorización provee un adecuado control contable sobre los activos,
pasivos, ingresos, costos y gastos. El manual de autorizaciones detalla todas las autorizaciones del nivel gerencial medio y
alto. En el caso de una orden de pago dice que esta no podrá ser procesada si no posee todas las autorizaciones respectivas.
La segregación de funciones se convierte en un requisito indispensable para el funcionamiento del control interno, debe existir
independencia entre un cajero, supervisión del almacén, empleados responsables del acceso al registro de las operaciones
realizadas en la misma.

22. 14.3 TIPOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO El control interno puede llevarse a cabo a través de la implantación de
diversas técnicas para el chequeo y verificación de las operaciones. Se establecen distintas técnicas de control interno, a fin
de dar respuesta y seguimiento a las siguientes interrogantes:  ¿Cómo se generan las transacciones?  ¿Cómo se procesan
desde el momento en que se generan hasta que son registradas en el mayor general?  ¿Cómo se disponen los activos en la
empresa? Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo sistema de contabilidad, se disponen de los
siguientes tipos básicos de control:  De existencia  De exactitud  De autorización  De custodia Cada uno de estos tipos
de control interno está dirigido a cumplir con el objetivo final de fortalecer el sistema en su totalidad. Veamos en que consiste
cada uno de éstos. CONTROLES DE EXISTENCIA Una de las preocupaciones de toda la gerencia, debe ser que la entidad
registre sólo aquellas operaciones que existan y que tengan efecto sobre ella. Los controles de existencia son aquellos
controles que aseguran que las transacciones registradas existan y sean válidas. Una entidad no puede registrar en los libros
operaciones no realizadas o que no sean reales. Por ejemplo, los siguientes controles aseguran el cumplimiento del objetivo
de existencia:  Todo registro contable debe estar soportado por un documento original.

23.  Los inventarios se deben recibir únicamente previa la verificación de su pedido, a través de la revisión de la orden de
compra interna.  Toda cobranza debe estar soportada por el correspondiente recibo de cobro y la información necesaria para
su registro: fecha de cobro, número de cheque, monto, número de factura que cancela y código del cliente. En el primer
ejemplo, se asegura que todo registro debe tener algún soporte, esto implica que ningún registro contable puede ser iniciado
si no existe un documento previo que lo respalde. En algunas ocasiones, y esto puede suceder en muchas empresas, el
soporte original de los registros no necesariamente debe estar archivado físicamente anexo al comprobante contable, sin
embargo, una copia o fotocopia del documento original debe soportar su registro. En caso de ser esto difícil o sencillamente a
fin de no incurrir en mayores costos, las compañías deben disponer de una adecuada organización de los registros para poder
ubicar en todo caso, la información que soporte los registros contables. En el segundo ejemplo, el objetivo del control es igual;
es decir, asegurarse de que la transacción existe desde todo punto de vista. Un almacén no puede recibir inventarios si no
existe una previa verificación acerca de la solicitud de compra por parte del departamento de compras. En el tercer ejemplo, el
recibo de cobro y el depósito respectivo, soporta la transacción de cobro realizada a los clientes para su posterior registro
contable. CONTROLES DE EXACTITUD Toda transacción que sea susceptible de registro en el mayor general, debe ser
cuantificable en términos monetarios. Por lo general, ese valor monetario se desprende, de los documentos que soportan los
registros contables. Cuando se está registrando una factura debe asentarse en la mayor general, el monto que refleja tal
documento en caso en que los bienes recibidos estén de acuerdo con las especificaciones dadas al proveedor. Puede darse
el caso de que un activo recibido tenga un valor menor al especificado en la factura, por ejemplo, un faltante en la recepción
de mercancía; en este caso, la compañía debería emitir una nota de débito a la factura del proveedor, y la cual será cargada a
la cuenta del proveedor correspondiente.

24. Los controles de exactitud permiten registrar operaciones por los montos que reflejan los documentos originales que
generan la transacción. Algunos ejemplos de controles de exactitud son los siguientes:  Realización de doble verificación
manual.  Verificación manual de listados de validación.  Revisión de listados de totales por lotes de transacciones.
CONTROLES DE AUTORIZACIÓN VENTA Todos los controles internos que están relacionados con algún aspecto de PED.
Algunos ejemplos de controles de autorización son los siguientes:  La emisión de cheques es autorizada por el tesorero para
asegurar la adecuada provisión de fondos.  Todo registro contable en los libros, deberá estar autorizado por un funcionario
competente para ello.  Las entradas de inventario al almacén general son autorizadas por el jefe de almacén, mediante la
firma de éste en el informe de recepción. CONTROLES DE CUSTODIA En la definición dada acerca del control interno, se
definió como un objetivo de éste, el salvaguardar los activos de importancia y que fueran susceptibles de disposición no
autorizada. Los controles de custodias sirven para asegurarse de que los activos valiosos y movibles, están resguardados del
riesgo de robo y pérdida. Se pueden enumerar varios ejemplos de controles de custodia, los cuales tienen el mismo objetivo,
veamos algunos de ellos:  Existencia de cajas fuertes para chequeras en blanco o en formas continuas.  Efectivo
depositado en cajas fuertes que no son susceptibles de moverse fácilmente.  Fondos de caja chica manejados por una sola
persona.

25.  Salida de inventarios del almacén realizada con base en una autorización escrita de algún funcionario competente. 
Sistemas de seguridad para evitar el acceso de personas no autorizadas. Un ejemplo de empresas que requieran tener
controles de custodia fuertes son las empresas de traslado de valores y las dedicadas a la industria de la televisión. En el
primer caso, los controles de custodia empiezan desde el mismo instante en que una persona realiza una solicitud de empleo
en la empresa, hasta pasar por todos los controles propios de la custodia de valores; en el segundo caso, los controles se
aplican cada vez que se tiene que realizar, por ejemplo, una transacción de un programa en vivo y fuera de los estudios de
grabación, debido a que se realiza un desplazamiento importante de activos que son monetariamente significativos. Catacora
Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial McGraw-Hill, Caracas, 1997, Recogido de: Capitulo 14: El control
Interno y la Operaciones Contable; páginas 252-254 ANÁLISIS PERSONAL.- El control interno puede llevarse a cabo a través
de la implantación de diversas técnicas para el chequeo y verificación de las operaciones. Para llevar a cabo los controles
necesarios e inherentes a todo sistema de contabilidad, se disponen de los siguientes tipos básicos de control: De existencia.-
Son aquellos controles que aseguran que las transacciones registradas existan y sean válidas. Por ejemplo: Todo registro
contable debe estar soportado por un documento original. De exactitud.- Toda transacción que sea susceptible de registro en
el mayor general, debe ser cuantificable en términos monetarios. Por ejemplo: Realización de doble verificación manual. De
autorización.- Están orientados a permitir operaciones que son válidas desde el punto de vista interno. Por ejemplo: La
emisión de cheques es autorizada por el tesorero para asegurar la adecuada provisión de fondos.

26. De custodia.- Sirven para asegurarse de que los activos valiosos y movibles, están resguardados del riesgo de robo y
pérdida. Por ejemplo: Existencia de cajas fuertes para chequeras en blanco o en formas continuas. 14.4 MÉTODOS DE
DOCUMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Cuando se evalúan los controles internos, la documentación
de esta evaluación se realiza en los papeles de trabajo, los cuales deben estar elaborados de tal forma que soporten
apropiadamente la evidencia de la evaluación de los sistemas, métodos y procedimientos del control interno general. Existen
diferentes técnicas para documentar la evaluación del control interno contable, a saber:  Cuestionarios  Narrativos 
Flujogramas Todas y cada una de las técnicas anteriormente nombradas tienen el mismo objetivo, la mejor forma de
documentación es aquella que aplique mejor para las circunstancias en las cuales se realiza el trabajo. CUESTIONARIOS Los
cuestionarios son la técnica más antigua para documentar y evaluar el control interno y consiste en la formulación de
preguntas agrupadas en una de las siguientes formas.  Por cuentas principales de los estados financieros  Por
departamentos de la empresa  Por ciclos del negocio  Generales  Por cuentas principales de los estados financieros Un
cuestionario realizado bajo este esquema, se estructura por cada rubro de los estados financieros, que se considere
importante evaluar. Veamos un ejemplo:

27. REF SI NO N/A 1. ¿Los fondos de caja son arqueados de forma periódica? 2. ¿Está prohibido a los custodios de los
fondos el acceso a cobranzas de efectivo o numerario de otra fuente? 3. ¿Todos los desembolsos de fondo estan soportados
por algún docuento? 4. ¿Los documentos de soportes son inutilizados al hacer la reposición del fondo? 5. ¿Los cheques son
emitidos a nombre del encargado del fondo? 6. CUESTIONARIO FONDOS DE CAJA RESPUESTA REF SI NO N/A 1. ¿Se
tiene la política de emitir estados de cuenta a los clientes en forma periódica? 2. ¿Son reconciliados los saldos del mayor con
los listados auxiliares de las cuentas por cobrar, y aclaradas oportunamente sus diferencias? 3. ¿Los ajustes a las cuentas por
cobrar son aprobados por algún funcionario autorizado? 4. ¿Existen políticas establecidas para la fijación de límites de crédito
y éstas son cumplidad por el personal o departamento de crédito? 5. CUESTIONARIO CUENTAS POR COBRAR
COMERCIALES RESPUESTA

28.  Por departamentos de la empresa El formato no varía con respecto al anteriormente mostrado, sólo que las preguntas
son agrupadas con base en departamentos definidos según el organigrama de la empresa. Por ejemplo:  Producción 
Compras  Cuentas por pagar  Crédito y cobranzas  Mercadeo  Por ciclos de negocios Ampliamente utilizada para la
revisión de estados financieros, un cuestionario de control interno elaborado bajo esta clasificación reduce la actividad del
negocio a unos pocos ciclos, en donde las operaciones definidas en cada uno de éstos tienen algún tipo de relación. Por
ejemplo, ciclos de:  Ingresos  Compras y Cuentas por Pagar REF SI NO N/A 1. ¿Existen políticas estableciadas para los
activos fijos de la empresa respecto a: -Depreciación -Amortización -Capitalización -Valores residuales -Retiros -Desembolsos
en exceso 2. ¿La disposición de activos fijos se realiza con base en un nivel de autorizaciones establecido? 3. ¿Existen
registros auxiliares para el control de los activos fijos y éstos son reconciliados con el mayor general? 4. ¿Se revisan
periódicamente las tasas de depreciación y amortización para determinar si cubren el uso excesivo, obsolescencia no prevista
o exceso en el gasto registrado? 5. CUESTIONARIO ACTIVO FIJO RESPUESTA

29.  Producción  Nómina y otros Costos Relacionados  Generales Un cuestionario bajo un esquema general establece
preguntas que son generales para:  Todo el negocio  Varias áreas del negocio NARRATIVOS Al igual que los
cuestionarios, los narrativos son técnicas que tiene el objetivo de documentar los controles internos, pero con la peculiaridad
que se tiene un mayor nivel de detalle, en contraposición a los cuestionarios, que por lo general, son más puntuales. Con un
narrativo, la evaluación y documentación de los controles internos son más detallado, de tal forma que se permite realizar
comentarios a los aspectos en él reflejados. Veamos un ejemplo:

30. Tecnología 46, C.A. Narrativo de Propiedad, Planta y Equipo La cuenta de activos fijos es manejada a nivel de detalle con
un sistema diseñado a la medida por el departamento de sistemas. El detalle del saldo del auxiliar es reconciliado con el
mayor general cada mes. De la reconciliación, no se dejó evidencia escrita acerca de su realización. La reconciliación es
realizada por el jefe de contabilidad general y este investiga las diferencias. La aprobación de la reconciliación es llevada a
cabo por el gerente de administración y finanzas, el cual revisa detalladamente, la disposición que se haga de las diferencias
encontradas. La empresa posee las siguientes políticas no documentadas respecto a ciertas operaciones con sus activos fijos:
a) Se consideran gastos del ejercicio, aquellas compras de activo con un costo menor a 50.000,00 unidades monetarias y que
tengan una vida útil menor a un año. b) Los activos serán depreciados usando el método de línea recta o el de números
dígitos, de acuerdo con las vidas útiles estimadas, las cuales serán revisadas anualmente por el gerente de administración y
finanzas. c) Las disposiciones de activos fijos, deben ser aprobadas de la siguiente forma: Activos con un costo hasta de
1000.000 de unidades monetarias, por el gerente de administración y finanzas. Activos mayores a 1000.000 de unidades
monetarias pro el gerente de administración y finanzas y el contralor. Todas las compras de activos fijos, deberán ser
realizadas con una requisición y justificación del mismo, debiendo estar aprobadas de acuerdo a lo explicado en el punto c) de
la política referente a las disposiciones. Una vez cada dos años se toma un inventario físico de los activos y se realiza una
reconciliación con el mayor general, para lo cual no se aclaran oportunamente las diferencias. Respecto a los seguros sobre
los activos fijos se ha observado que en los últimos dos años existe una deficiencia en la cobertura de los mismos, por lo que
la empresa deberá establecer una política al respecto.

31. FLUJOGRAMAS Los flujogramas son técnicas de documentación, más gráficas que narrativas. Se utilizan cuando se
desea tener una primera apreciación acerca del funcionamiento de un procedimiento a nivel general. Según se explicó en el
capítulo 5, podemos tener los siguientes tipos de flujogramas.  Secuenciales  Columnares  Analíticos Los flujogramas
aplicados al proceso de documentación de los controles internos tienen una función más de ayuda gráfica para el
entendimiento de un sistema, que el de documentación propiamente dicho, es decir, son complementarios. Como se ha
establecido, no podemos decir que existe una sola forma para documentar los controles internos. Por esta razón, una
combinación de cuestionarios para una primera aproximación y, flujogramas y narrativos que amplíen algún aspecto que
interese al contador público en su trabajo, es la mejor combinación que puede tenerse para documentar el control interno.
Catacora Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial McGraw-Hill, Caracas, 1997, Recogido de: Capitulo 14: El
control Interno y la Operaciones Contable; páginas 254-257 ANÁLISIS PERSONAL.- La documentación que se evalúe en el
control interno tiene ir reflejada en papeles de trabajo los cuales deben contar con la evidencia suficiente de los sistemas,
métodos y procedimientos del control interno, es así encontramos diferentes técnicas para documentar dicha evaluación y
son: Cuestionarios, Narrativos y Flujogramas. Los cuestionarios son los que constan de un listado de preguntas que mediante
su formulación es como se evalúa el control interno. Al momento de la evaluación del control interno los narrativos son una
técnica que cuenta con un mayor nivel de detalle y permiten hacer comentarios sobre algún aspecto específico y los
flujogramas que representan la documentación gráficamente, por lo general se los utiliza cuando se requiere tener una
primera apreciación acerca del funcionamiento de un procedimiento a nivel general.

32. 14.5 INFORME DE CONTROL INTERNO El informe de control interno es un informe dirigido a la alta gerencia de una
entidad, en el cual se detallan todas las situaciones o debilidades encontradas en la evaluación de sistemas, métodos y
procedimientos de contabilidad usados. El informe de control interno debe ser redactado en un estilo sobrio, en el cual no se
debe en ningún caso personificar o señalar cargos específicos en la entidad, acerca de las responsabilidades detectadas
como debilidad. Los informes pueden ser emitidos por el departamento de auditoria interna, o por el contador público
independiente que ha examinado los estados financieros. Las responsabilidades de cada uno son diferentes, por tanto, el
alcance del trabajo de evaluación del control interno contable y su informe relacionado. Es una exigencia la emisión de la carta
de control interno para toda revisión de los estados financieros. Debe tenerse presente que no existe la empresa perfecta, por
lo que en caso de no existir observaciones, tal situación puede originarse en todo caso por la falta de profundidad en el trabajo
del contador público. Los puntos de observación varían en el grado de importancia, es decir, habrá observaciones que desde
el punto de vista del control interno, deberán ser subsanadas con mayor rapidez que otras. Una última observación referente a
la carta de control interno es su carácter confidencial, lo que es necesario, a fin de proteger los intereses de la empresa a la
cual se le hizo una revisión de las cifras, o de los sistemas contables en funcionamiento. El informe de control interno
realizado por el contador público independiente recibe varias denominaciones, a saber:  Carta a la Gerencia  Memorándum
de control interno  Carta de observaciones de control interno CONFIDENCIAL Sr Raúl Apitz G.- Presidente PINTURAS 015
C.A

33. Av. Sur 8 con Carretera Nacional Valencia, Estado Carabobo Estimado señor Apitz Hemos efectuado la auditoria de los
estados financieros de Pinturas 015, CA por el periodo terminado el 31 de diciembre de 1994 y sobre los cuales emitimos
nuestro informe de fecha 15 de enero de 1995. Al planificar y efectuar nuestra auditoria de los estados financieros de pintura
015 CA, consideramos su estructura de control interno para determinar el alcance de nuestros procedimientos sustantivos de
auditoria con el propósito de expresar nuestra opinión sobre los estados financieros y no para emitir nuestra opinión sobre la
estructura del control interno. No hemos considerado la estructura de control interno desde la fecha de nuestro informe. El
mantenimiento de una adecuada estructura de control es responsabilidad de la gerencia. Debido a que existen limitaciones
inherentes en cualquier estructura de control interno pueden ocurrir errores o irregularidades sin ser descubiertos. Además, los
controles que pudieran estar funcionando adecuadamente en un determinado momento podrían posteriormente ser deficientes
debido a la inadecuada ejecución de los responsables, para aplicarlos, los mismos no podría garantizarse hacia periodos
futuros, lo adecuado de los controles actualmente en existencia ya que pueden ocurrir cambios en la organización de Pinturas
015 C.A. Una debilidad importante es una condición en la cual el diseño u operación de los elementos específicos de la
estructura de control interno no reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de que puedan ocurrir errores o irregularidades
en montos que serían importantes en relación con los estados financieros que están siendo examinados y no sean detectados
dentro de un periodo de tiempo por los empleados en el curso normal del desempeño de sus funciones asignadas. Nuestra
consideración de la estructura de control interno no necesariamente revelaría todos los aspectos en la estructura de control
interno que pudieran ser debilidades importantes según las normas profesionales. Sin embargo, no identificamos la existencia
de situaciones que involucren la estructura del control interno, su operación que pudiera representar una debilidad importante,
según se definió anteriormente. Durante nuestra auditoría observamos algunos aspectos que involucran la estructura del
control interno y otros asuntos operacionales que se presentan para su consideración.

34. Estos comentarios y recomendaciones, todos los cuales han sido discutidos con el personal de gerencia apropiado tienen
el propósito de mejorar la estructura de control interno o la eficiencia operacional y se presentan a continuación: Hasta aquí, el
contador público ha explicado lo siguiente:  El objetivo de la evaluación del control interno  La observación de no haber
considerado el sistema de control desde la fecha del informe  Limitaciones de un sistema de control interno  Lo que se
considera una debilidad importante del control interno.  La observación importante, según lo definido por el contador,
respecto a la interpretación de debilidades de control interno  Detalle de las observaciones que no se consideran debilidades
importantes y que previamente, han sido discutidas con el personal gerencial apropiado. A continuación, el contador público
explica en forma detallada todas las observaciones encontradas a lo largo de su trabajo: GENERALES Manual de Normas y
Procedimientos Las empresas no poseen un manual de normas y procedimientos administrativos para orientar el trabajo de
los empleados en cada una de las áreas operativas de la compañía. La inexistencia de un manual formalmente establecido
por la gerencia de la empresa. Archivo de contabilidad Toda empresa debe poseer un adecuado sistema para el resguardo y
archivo de la documentación que soporta los registros contables y transacciones llevadas a cabo por la entidad. Nuestra
observación respecto a este punto son las siguientes:  Los libros legales se encuentran a la disposición de los empleados del
departamento de contabilidad y no en una bóveda de seguridad. Los libros Diario, Mayor, Inventarios y Balance de
Accionistas, de Asambleas de Accionistas y de Asambleas de Junta Directiva se encuentran bajo esta situación.

35.  Los comprobantes con antigüedad de cinco años son mantenidos en su totalidad en el archivo de contabilidad, lo cual
congestiona el fácil acceso a los registros de los ejercicios más recientes.  No se mantienen equipos de seguridad para
casos de incendios lo cual puede tener consecuencias graves debido al gran volumen de documentación almacenada en el
archivo. Efectivo en Caja y Bancos Uno de los aspectos más importantes de control interno sobre el efectivo es el referente a
la conciliación oportuna de los saldos de los registros contables vs los estados de cuenta recibidos de las instituciones
financieras. A la fecha de nuestra revisión se pudo observar lo siguiente:  Las conciliaciones bancarias no se encuentran
actualizadas a la fecha de presentación de los estados financieros.  Existía un gran volumen de partidas en conciliación las
cuales no habían sido analizadas y conjunta antigüedad mayor a 180 días.  Las conciliaciones no tenían evidencia de haber
sido revisadas y aprobadas por algún funcionario autorizado. Los Ejemplos anteriores son solo una pequeña muestra de lo
que un contador público puede reflejar en su informe de Control Interno. Seguidamente se muestra la última parte que pudiese
incluir la carta a la gerencia. Estas condiciones fueron consideradas para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de
las pruebas de auditoria aplicadas en nuestra auditoria de los estados financieros de 1994, pero la existencia de las
situaciones mencionadas no afectan en forma importante los estados financieros de la empresa. Este informe ha sido
preparado solamente para información y uso del directorio y gerencia de Pintura 015 C.A Deseamos aprovechar esta
oportunidad para agradecer las cortesías y ayudas que recibimos por parte del personal de la compañía durante el curso de
nuestra auditoria. Muy atentamente; GARCIA CONTRERAS Contadores Públicos
36. Lic. Vannesa García Bolívar C.P.C N° 30.850 14.6 RESUMEN DEL CAPÍTULO El control interno es la base sobre la cual
descansa la confiabilidad de un sistema contable. Todas las operaciones contables necesariamente están sujetas al sistema
de control interno que establece una entidad. El grado de fortaleza del control interno determinará si existe una seguridad
razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no. El mantener una adecuada
estructura de control interno es responsabilidad de la gerencia de una entidad, la cual debe realizar las estimaciones
necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantación de los procedimientos de control, son
superiores a los costos de estos respectivos procedimientos. Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia una
seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos valiosos y movibles están protegidos contra pérdidas por uso o
disposición no autorizadas, y que las operaciones son realizadas con autorización de la gerencia, y registradas de acuerdo
con principios de contabilidad de aceptación general. El objetivo de integridad asegura que todas las operaciones son
registradas en el periodo al cual corresponden. El objetivo de autorización establece que un sistema contable de control
interno no puede permitir el registro de operaciones que no se encuentren autorizados por algún funcionario competente. El
objetivo de existencia establece que una entidad solo puede contabilizar en sus registros, operaciones o intercambios que
realmente hayan afectado la posición financiera, o de resultados de la entidad. El objetivo de custodia se establece para tratar
de controlar el uso o disposición no autorizada de los archivos de la empresa.

37. Todas las definiciones de control interno establecen que este se encuentra dirigido a proteger activos, asegurar la
exactitud de los registros contables, fomentar la eficiencia operacional y estimular el cumplimiento de las políticas de la
entidad. Los controles internos pueden ser clasificados en: administrativos y contables. Las condiciones para un control
interno adecuado son las siguientes: competencia del personal, delimitación de responsabilidades, establecimiento de niveles
de autorización, segregación de funciones, conciencia de control y canales de comunicación. Los tipos básicos de control
podemos dividirlos en: controles de existencia, de exactitud de autorización y de custodia. Un control de existencia asegura
que solo se registran operaciones o transacciones que existen; un control de exactitud permite registrar operaciones
únicamente por los montos que reflejan los documentos originales; un control de autorización permite que se efectúen
operaciones que son válidas desde el punto de vista interno; un control de custodia se establece para asegurar que los activos
valiosos y movibles, están resguardados contra el robo y/o perdida. La documentación de la evaluación del control interno
puede ser realizada por medio de: cuestionarios, narrativos y flujogramas. Los cuestionarios están enfocados a preguntas
puntuales que determinan la existencia o no de un control interno, las preguntas pueden estar agrupadas por: cuentas,
departamentos, ciclos del negocio y generales. Los narrativos consisten en un texto en el cual se plasma un procedimiento en
forma secuencial, generalmente, estos explican en forma detallada el proceso que sigue la empresa para alguna situación
específica. La ultima forma por la cual puede ser documentado el control interno es a través de los flujogramas, los cuales
pueden ser: secuenciales, columnares y analíticos. Los flujogramas tienen un objetivo más grafico que narrativo, son un
complemento de las dos técnicas anteriormente nombradas. Todo el producto final de la evaluación de los controles internos
es plasmado a través de informes los cuales pueden ser realizados por auditores internos o externos, el contador público
independiente, o auditor externo, utiliza un informe denominado carta a la gerencia. Este informe se redacta en un estilo
impersonal. Catacora Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial McGraw-Hill, Caracas, 1997, Recogido de:
Capitulo 14: El control Interno y la Operaciones Contable; páginas 257-260

38. ANÁLISIS PERSONAL.- El informe de control interno es un informe dirigido a la gerencia de una entidad, en el cual se
detallan cada una de las situaciones o debilidades encontradas en la evaluación de sistemas, métodos y procedimientos de
contabilidad que han sido usados. Este informe debe ser redactado en un estilo sobrio, es decir; se debe en ningún caso
personificar o señalar cargos específicos en la entidad, acerca de las responsabilidades detectadas como debilidad. El informe
de control interno realizado por el contador público independiente recibe varias denominaciones, a saber: Carta a la Gerencia,
Memorándum de control interno y Carta de observaciones de control interno. Los objetivos del control interno son proveer a la
gerencia una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos valiosos y movibles están protegidos contra pérdidas
por uso o disposición no autorizadas, y que las operaciones son realizadas con autorización de la gerencia, y registradas de
acuerdo con principios de contabilidad de aceptación general. La documentación de la evaluación del control interno puede
ser realizada por medio de: cuestionarios, narrativos y flujogramas, la cual es plasmado a través de informes los cuales
pueden ser realizados por auditores internos o externos, el contador público independiente, o auditor externo. BIBLIOGRAFÍA:
Libro: Sistemas y Procedimientos Contables. Autor: Catacora Fernando Editorial McGraw-Hill, Caracas, 1997 Recogido de:
Capitulo 14: El control Interno y la Operaciones Contable

39. PROBLEMAS APLICADOS

40. 14-01 CONCIENCIA DE CONTROL. A continuación se le presenta una circular que un banco hizo llegar a sus clientes, a
fin de que tomaran medidas específicas sobre la situación que se estaba presentando con algunos usuarios que habían sido
estafados. POR LA SEGURIDAD DE NUESTROS CLIENTES Nuestra Vicepresidencia de Seguridad, nos ha informado de la
existencia de un modus operandi que se está llevando a cabo por un grupo de personas que se dedican a timar a los cuenta
corrientistas de la Banca en general. Estas personas se presentan con carnet falsos que los acreditan como representantes de
revistas oficiales, de organizaciones deportivas o benéficas tales como: Lucha contra drogas, niñez abandonada, etc. Solicitan
un cheque a título de donación o contribución generalmente por 1000 o 2000 unidades monetarias y posteriormente proceden
a la adulteración por cantidades muy superiores, el proceso lo llevan a cabo por medios “químicos y mecánicos”, lo que hace
que no pueda ser detectado a simple vista por los procedimientos normales de verificación. Hacemos este llamado a nuestra
clientela a fin de que estén atentos y tomen las medidas preventivas con el objeto de evitar posibles errores, u actos dolosos.
PREGUNTAS: a) La situación antes descrita ¿Implica algún tipo de riesgo para la entidad desde el punto de vista del control
interno? Para mi criterio si implica un riesgo para la entidad, ya que estos acontecimientos influyen mucho en la confianza de
los clientes para con esta institución financiera, pues si bien es cierto el dueño de la cuenta es estafado, el banco debe contar
con las medidas y los procedimientos de detección necesarios para que no pueda darse paso al pago de estos cheques que
son modificados de manera perjudicial, además que se estaría afectando a los interés de la entidad ya que este dinero que es
retirado podría ser exigida su devolución por parte del dueño de la cuenta o llevarse a instancias legales posteriores.

41. b) ¿Qué medidas podrían tomar las entidades en el caso descrito? Deberían contar con sistemas de cruce de información
desde el momento que el dueño de la cuenta emite un cheque por valores superiores a un cierto monto, o para caso de
donaciones, esto podría darse por medio de la impresión de cheques por medios magnéticos, o también si se va a realizar
alguna donación se opte por transferencias bancarias, ya que en la actualidad existen muchas alternativas de estafa en
cuanto a cheques emitidos. 14-02 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES Y DELIITACIÓN DE RESPONSABILIDADES. El
contador de la sucursal oeste del Banco del Centro C.A., Usaba la chequera de un banco corresponsal que tenía bajo su
custodia, y chequera provenientes de cuentas corrientes que mantenía a título personal con otros bancos de la plaza, emitía
cheques y los cobraba por taquilla, posteriormente, sustraía el cheque con un registro contable, y lo llevaba a la cuenta
efectos en tránsito; una vez cuadrada la hoja de prueba, destruía el cheque con el registro contable. El monto del fraude,
efectuado de esta forma, llego a setecientas mil (700.000) unidades monetarias, abarcaba un periodo de cuatro años, periodo
en el cual se valió de si autoridad en el banco, primero como contador y después como auditor regional. Aunque solo se pudo
comprobar la responsabilidad directa en una pérdida de doscientas veinte mil (220.000) unidades monetarias, por similitud de
procedimientos y gastos importantes efectuados por el contador, se dedujo su culpabilidad en el monto total afectado a la
cuenta operaciones en tránsito. Seis meses más tarde, producto de cuatro revisiones efectuadas a otras cuentas de la
sucursal del banco, se hace un reclamo adicional por un monto de seiscientas treinta mil (630.000) unidades monetarias,
provenientes esta vez defraudes en las cuentas de esta sucursal con otras sucursales, en las cuales se detectó un
procedimiento similar cobro de cheques por taquilla, cambio y extravió posterior de los registros. El análisis de las auditorias
de los años en que se cometió el fraude, muestra que estas cuentas tienen un gran atraso en su conciliación, gran desorden
en el archivo y ningún cumplimientos a las políticas establecidas, incluso hay quejas sobre el contador por el desinterés
mostrado en el análisis de tales cuentas.

42. a. ¿Cuáles son las Causas que permitieron que el fraude realizado por el contador de la sucursal Oeste del Banco del
Centro C.A.? La principal causas es que en la empresa no había una correcta segregación de funciones, ni definida
claramente la delimitación de las responsabilidades, por lo que los empleados de los fondos fijos o caja no pueden tener
función o acceso al registro contable de las operaciones y eso es lo que sucedió en la empresa. b. ¿Qué implicaciones tiene el
exceso de confianza asignado al contador? El exceso de confianza tiene muchas consecuencias en una empresa, para
empezar todo exceso es dañino en cualquier ámbito de la vida, en este caso el exceso de confianza hacia el contador implicó
una serie de fraudes por parte del mismo, sin que la administración se diera cuenta debidamente. c. ¿Cuáles son los
correctivos que se deberían implantar en la situación descrita? Los correctivos a implantar serían delimitar cada una de los
funciones de los empleados correctamente, para saber hasta dónde alcanzan sus deberes y responsabilidades, además
segregar de manera correcta las funciones para así evitar los posibles fraudes dentro de la entidad, eliminar que una sola
persona pueda hacer todo un procedimiento dentro de la empresa para así evitar irregularidades, porque otorgar el poder a
una sola persona nunca es bueno, se necesita segregar para así hayan autorizaciones y poder detectar las irregularidades de
manera más rápida. 14.03 AUSENCIA DE PROCEDIMIENTOS La gerente de una sucursal de una empresa financiera en el
interior del país, aprobaba préstamos a personas inexistentes en su localidad. Al recibir el cheque, lo endosaba, procedía a su
cobro, y usaba el dinero para otorgar a su vez préstamos a clientes personales, quienes creían estar tratando con la
financiera. La gerente podía aprobar estos préstamos, ya que no había manuales de procedimiento que indicaran los pasos a
seguir en el otorgamiento de los mismos, y por la confianza que la financiera tenía en ella, habiéndole delegado la completa
autoridad para la aprobación de los préstamos.

43. Mediante este procedimiento, logro sustraer la cantidad de dos millones doscientas mil unidades monetarias, pero se
había logrado, sin embargo, una fuerte recuperación producto de los préstamos que la gerente hacía. Preguntas: a. De
acuerdo con las condiciones planteadas en el capítulo, ¿cuál o cuáles condiciones no se cumplieron respecto a los controles
internos aplicables a la situación descrita? No sé cumplieron las condiciones de Delimitación de responsabilidades, que
establece las fronteras de acción de cada individuo en el área de competencia por ejemplo las funciones de cobranzas se
encuentran normalmente centrada en un departamento. La otra condición que no se cumplió fue el Establecimiento de Niveles
de Autorización para proveer un adecuado control contable sobre los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos es
conveniente que se implemente manuales de autorizaciones en cual cada funcionario detalle el tipo de autorización. b. El
negocio de la intermediación financiera se mueve con base en el nivel y grado de confianza, que una institución otorga a sus
empleados. Analice si la entidad financiera se extralimitó al otorgar a la gerente, la autorización total para la aprobación de los
préstamos. La empresa si extralimitó en dar al gerente toda la responsabilidad de autorización si respectivos conocimientos de
políticas y manuales con la que la empresa debería contar, para proveer un control adecuado de sus estados y otorgar firmas
en señal de aprobación que corresponderían a cada funcionario de sus respectivos departamentos. c. ¿Qué controles internos
se deberán implantar a nivel de la sucursal para subsanar la situación? Se deberían implementar los dos controles, el control
contable y el control administrativo ya que éstos abarcarían los siguientes objetivos:  Proteger los activos.  Asegurar
registros contables completos y exactos.  Fomentar la eficiencia operacional  Estimular el cumplimiento de políticas.
44. 14-04 AUTOMATIZACIÓN DE UNA CADENA DE TIENDAS. A continuación se le presenta un breve bosquejo de la forma
como funcionan algunas operaciones de Cadena de Tiendas La Superior, C.A, a cual ha ido progresivamente aumentando el
volumen de transacciones. Filosofía del sistema Cadena de Tiendas La Superior, C.A. está tratando de mecanizar sus
operaciones de tal forma que el uso del papel sea eliminado en la medida de lo posible. Debido a este objetivo, las entradas
de las operaciones se realizan directamente a un terminal, y el computador permite que la información sea compartida por
diversos usuarios. Aun cuando se ha avanzado, todavía no se ha llegado a eliminar sustancialmente el uso significativo del
papel. Órdenes de compra Las órdenes de compra son generadas a partir de un terminal. Cada vez que se emite una orden
de compra, éste actualiza un archivo de órdenes de compra no completadas y se imprime. Generalmente, las órdenes de
compra son colocadas verbalmente y una copia es enviada posteriormente a cada proveedor; adicionalmente, se archiva una
copia para unirse a las facturas en el archivo de pagos pendientes. Entrega de mercancías Todas las mercancías son
recibidas por el jefe de almacén central. Debido a que todo el proceso se realiza en línea, en el mismo momento en que son
recibidas las mercancías, éstas se cuentan y se completa un informe de recepción computarizado. Luego, el jefe de almacén
ordena la disposición y ubicación física de los inventarios en los estantes; posteriormente, firma la copia impresa del
documento de recepción y la entrega al proveedor como prueba de recepción de las mercancías. Contabilidad Las mercancías
recibidas son valorizadas por la computadora con base en la cantidad recibida en el almacén y el precio unitario de acuerdo
con el pedido. Cada ingreso de mercancías al almacén es un debito a la correspondiente cuenta de inventarios, y un crédito a
una cuenta de acumulaciones.

45. Esta forma de procesar la información ha reducido significativamente los errores de costeo y el antiguo registro que s se
efectuaba por un monto global estimado, del cual no se tenía la certeza si era razonable correcto. Una vez que se reciben las
facturas de los proveedores, en el departamento de contabilidad, éstas son anexadas al correspondiente informe de recepción
de mercancías, para luego procesar documentos, lo que genera un registro débito a la cuenta de acumulación; y crédito a la
correspondiente cuenta de mayor auxiliar del proveedor. Preguntas a) Identifique para cada una de las partes anteriormente
explicadas, lo siguiente: Órdenes de compra Controles existentes: Emiten de órdenes de compra y se envía una copia al
proveedor luego son archivadas. Controles faltantes: Falta de una rápida actualización para poder imprimir completas. Entrega
de mercancías Controles existentes: Control al recibir las mercancías por el jefe de almacén, realiza informe de recepción
computarizado, luego se ordena disponer de los inventarios en los estantes, documentos de recepción y entrega. Controles
faltantes: Constatar la correcta ubicación de las mercancías Contabilidad Controles existentes: Ingreso y valorizadas de las
mercancías. Controles faltantes Que automáticamente emita un informe de las cuentas que son afectadas tanto al momento
de recibir la mercancía con los precios establecidos a cuentas de inventarios y acumulaciones.

46. b) De acuerdo con suopinión, ¿Cuál es el riesgo que puede existir con el incremento de la mecanización de las
operaciones? El riesgo que puede existir con el incremento de las operaciones es existir un mecanismo que no esté acorde
con las operaciones ya que se pueden generar datos erróneos u omitir un proceso y este no genere los datos que se desean
para cumplir con las actividades correspondientes. ¿Cuál es el impacto que puede tener a nivel de sistema contable, el
aumento de la automatización de operaciones? Mucho se dice que el hombre es reemplazado por las maquinas este es un
gran impacto ya que todas las operaciones que anteriormente eran realizadas por varias personas dentro de un departamento
ahora solo la puede realizar un sistema manipulado por una sola persona y generar información confiable y realizar de forma
más rápida.

47. 14-05 CONTROL INTERNO SOBRE LOS PREPAGADOS Los cierres contables requieren que se realice una serie de
ajustes y análisis de las principales cuentas de los estados financieros. Una de las cuentas que requieren ser analizadas
periódicamente son las cuentas de prepagados, por esta razón una diversidad de fechas en la vigilancia de las pólizas,
ocasiona un mayor trabajo y control en el cálculo correspondiente al prepagado que debería quedar en el Balance General, y
a la porción de gastos imputable al ejercicio económico. a) ¿Qué soluciones se pueden implementar para que este aparente
descontrol no ocurra? Intentar llevar los registros contables de una manera correcta y oportuna para que así no ocurra
descontrol al momento de generar los balances de resultado. 14-06 IMPORTANCIA DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO
Seguidamente se le presenta parcialmente una carta de control interno emitida por Sosa- Cortez & Asociados Contadores
Públicos, producto de la auditoría realizada a la empresa Lictoven, C.A. al 31 de diciembre de 1994. Lic. Rubén Carpio
LICTOVEN C.A. Caracas Estimado. Sr. Carpio: Hemos efectuado la auditoría de los estados financieros de Lictoven C.A., por
el año terminado el 31 de diciembre de 1994 y sobre los cuales emitimos nuestros informes de fecha 18 de abril de 1995. Al
planificar y efectuar nuestra auditoría de los estados financieros de la compañía, consideramos su estructura de control interno
para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de expresar nuestra opinión sobre los estados
financieros y no para proporcionar seguridad sobre la estructura de control

48. interno. No hemos considerado la estructura de control interno desde la fecha de nuestro informe. Nuestros
procedimientos fueron diseñados principalmente para que nos permitiera formarnos una opinión sobre los estados financieros
y sobre las aseveraciones de la gerencia referente a la efectividad de la estructura de control interno sobre la información
financiera y por consiguiente, podrían no poner de manifiesto todas las debilidades existentes en las políticas o
procedimientos. Sin embargo, hemos utilizado nuestros conocimientos de la organización de la compañía, obtenido durante
nuestro trabajo, para proporcionar los comentarios y sugerencias que esperamos sean de su utilidad. Una debilidad
importante e una condición en la cual el diseño u operación de los elementos específicos de la estructura de control interno no
reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de que puedan ocurrir errores o irregularidades en montos que serían
importantes en relación con los estados financieros que están siendo examinados, y no sean detectados dentro de un período
de tiempo por los empleados en el curso normal del desempeño de sus funciones asignadas. Nuestra consideración de la
estructura de control interno no necesariamente revelaría todos los aspectos en la estructura de control interno que pudieran
ser debilidades importantes según las normas profesionales. Sin embargo, ni identificamos la existencia de situaciones que
involucren la estructura del control interno y su operación que pudieran representar una debilidad importante según se definió
anteriormente. Durante nuestra auditoría, observamos algunos aspectos que involucran la estructura del control interno y otros
asuntos operacionales que se presentan para su consideración. Estos comentarios y recomendaciones todas los cuales han
sido discutidos con el personal de gerencia apropiado, tienen el propósito de mejorar la estructura de control interno o la
eficiencia operacional, y se presentan a continuación: Preguntas: a. En el tercer párrafo se la definición de una debilidad
importante del control interno. Analice la definición y explique cuáles son las premisas necesarias para definir una debilidad
importante en el sistema contable. El control interno se puede llevar a cabo mediante diversas técnicas para la verificación de
las operaciones, para poder definir las debilidades en el sistema contable podemos

49. realizar preguntas como las siguientes: ¿Cómo se generan las transacciones?, ¿Cómo se procesan desde el momento en
que se generan hasta que son registradas en el mayor general?, ¿Cómo se disponen los activos en la empresa? b. Al final del
primer párrafo de la carta de control interno emitida por Sosa- Cortez & Asociados, se habla de la no consideración del
sistema de control interno desde la fecha del informe, ¿por qué cree usted que los contadores públicos hacen tal observación?
Porque consideraron desde la fecha en que ellos verifican la estructura de control interno para determinar los procedimientos
de auditoría con el fin de expresar su propia opinión acerca de los estados financieros y así dar seguridad en los comentarios
y sugerencias que van a emitir durante el trabajo que ellos van a realizar. c. El informe de control interno como el presentado,
es el producto final del contador público en ejercicio independiente de la profesión, y muestra todas las observaciones y/o
fallas de control observadas durante el trabajo de revisión de las cifras de los estados financieros. ¿Cuál es la importancia que
debe tener para la gerencia de una compañía éste tipo de informes emitidos por contadores públicos independientes? La
importancia radica en que todo producto final de evaluación de los controles internos es plasmado a través de informes los
cuales son realizados por auditores internos o externos, y el contador público independiente o también llamado auditor externo
utiliza un informe denominando carta a la gerencia; dicho informe se redacta en un estilo impersonal.

50. 14 – 07 INFORME DE UN CONTADOR PÚBLICO Seguidamente se le muestra en forma parcial el informe de un contador
público, luego de haber revisado el proceso de pagos a un cliente: La compañía no tiene como política formalmente
establecida, el anular las facturas y cualquier soporte que sirva para el pago de sus deudas. Esta práctica puede tener como
consecuencia que los mismos soportes puedan ser usados varias veces. Los justificativos que soportan la emisión de
cheques, deben ser inutilizados al momento en que sean recibidos por los beneficiarios, troquelándose o colocándose un sello
de goma con la expresión de PAGADO con los datos adicionales de FECHA DE CANCELACIÓN, NÚMERO DEL CHEQUE Y
BANCO POR EL CUAL FUE CANCELADO. La responsabilidad de cancelar los documentos debe ser asignada a una persona
que no tenga responsabilidad en la elaboración de los registros contables ni de los cheques. Preguntas: a) ¿Está de acuerdo
con la observación realizada por el contador público respecto al proceso de pago? Si porque colocándose un sello con las
expresiones ya mencionadas se tendrá un mayor control sobre la emisión de cheques, y las facturas o los soportes no podrán
ser usados por repetidas veces. b) ¿Por qué al final del informe, el contador señala que se debe regresar las funciones?
Porque la persona encargada de cancelar los documentos debe ser totalmente ajena a la que elabore los registros contables,
de lo contrario si una sola persona está encargada de ambas funciones puede proporcionar información no real y utilizándola
a su conveniencia.

51. 14-08 CONTROL INTERNO SOBRE LAS COMPRAS. Lubriven C.A es una empresa dedicada a la producción de aceites y
grasas para la industria pesada. Regularmente, la planta de producción requiere la disposición de inventarios de repuestos y
suministros para la maquinaria de planta, a fin de mantenerla operativa. La práctica común del departamento de compras ha
sido emitir las órdenes según se necesiten los repuestos y suministros, uno con base en una planificación de las necesidades
de la planta de producción. Esta situación ha originado que muchas compras tengan el carácter de urgentes y se viole el
proceso establecido de requerir cotizaciones a varios proveedores, lo que ocasiona que en algunos casos, los precios
pagados no sean los más competitivos del mercado, en razón a la premura con la cual se necesitan los inventarios. a) Discuta
las debilidades existentes, expuestas desde el punto de vista del control interno mínimo que debe contemplar las
adquisiciones de la compañía. Los controles que pudieran estar funcionando adecuadamente en un determinado momento
podrían posteriormente ser deficientes debido a la inadecuada ejecución de los responsables, para aplicarlos, los mismos no
podría garantizarse hacia periodos futuros, lo adecuado de los controles actualmente en existencia ya que pueden ocurrir
cambios en la organización de Lubriven C.A Una debilidad importante es una condición en la cual el diseño u operación de los
elementos específicos de la estructura de control interno no reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de que puedan
ocurrir errores o irregularidades en montos que serían importantes en relación con los estados financieros que están siendo
examinados y no sean detectados dentro de un periodo de tiempo por los empleados en el curso normal del desempeño de
sus funciones asignadas.

52. 14-09 CONTROL INTERNO SOBRE LOS IVENTARIOS. Un consultor de sistemas preparó la siguiente información como
resultado de su trabajo en la observación de un sistema de inventario: El departamento de contabilidad prepara inventarios
físicos de materias primas, productos en proceso y terminados, en forma mensual. El objetivo del departamento de
contabilidad es el de ajustar los saldos de los registros contables vs los inventarios físicos, a fin de poder determinar el monto
que será considerado como costo de ventas del periodo, este ajuste se realiza sin realizar ningún análisis de las cifras que
arrojan los inventarios. Esta situación trae como consecuencia que exista un alto riesgo por pérdidas y/o robo de los
inventarios, porque al no conocerse las causas que originan las cifras discrepantes, las mismas no serían fácilmente
detectables al estar incluidas como costo del periodo correspondiente. a. ¿Cuál es el riesgo que corre la empresa al no tener
un adecuado control sobre los inventarios que posee? El mayor riesgo que corre la empresa es el robo o pérdida de las
existencias de la compañía, porque si no se tiene un adecuado control no se puede verificar los registros contables y saldos
con los inventarios físicos, corriendo un alto riesgo de robos o perdidas pudiendo llegar a cifras sumamente altas. b. ¿Por qué
el consultor afirma que encaso de pérdida o robo, los mismos serian traspasados como costos del ejercicio? Porque en caso
de robo o pérdida todos estos valores los asume la empresa y como no se tiene un adecuado control sobre los inventarios de
la empresa se podrían poner como desperdicio de materiales o como artículos dañados, etc. Y no se darían cuenta ya que no
se puede comparar la producción o inventarios con los registros que cuenta la entidad. c. Si la empresa implanta un sistema
de control de inventarios continuo y no periódico, ¿Se solucionaría el problema planteado?, ¿Por qué? Sí, porque la empresa
mantiene un registro continúo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible
todo el tiempo y los registros perpetuos o continuos se pueden conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin
necesidad de practicar inventarios físicos lo que permitiría tener un mayor control sobre los inventarios y así evitar las perdidas
y robos.