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UNIDAD 3

3.1 ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

La mayor parte de los enfoques tradicionales de administración del tiempo están orientados
por una lógica de corto plazo. Estos métodos nos enseñan muchas técnicas que terminan
provocando los males que se desean evitar. La siguiente relación muestra algunas de sus
principales premisas y sus respectivas limitaciones:

Eficiencia: La eficiencia consiste en “hacer más en menos tiempo”. Pero el supuesto


subyacente es que la “cantidad” y la “velocidad” son lo mejor. Existe una diferencia vital
entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer más velozmente las cosas nos precipita más
rápido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado que estamos en el camino
correcto. Por lo que llegar más rápido al lugar equivocado puede ser “eficiente”, pero no
resulta “efectivo”.

Control: Propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las
acciones de los demás. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo
trabajamos con otras personas a quienes no podemos controlar. A poco de andar caeremos
en la cuenta de que lo que teníamos era la “ilusión de tener el control” y que lo único que
logramos fue generar desconfianza. Porque el trabajo en equipo se basa en la
interdependencia mutua y no en el control unilateral, ya que mutuamente nos necesitamos
para obtener resultados.

Chronos: La administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo
griego que define al tiempo cronológico, lineal y secuencial. Ningún segundo vale más que
otro y el reloj maneja nuestra vida. Pero la clave está en el tiempo kairos: tiempo apropiado
o de calidad. La idea del tiempo kairos radica en el valor que se obtiene de él. No en la
cantidad de tiempo chronos invertido.

Valores: Valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras cosas que
también nos rodean. Los valores guían nuestras elecciones porque creemos en ellos. Pero
la mera valoración de algo no garantiza mejoras en nuestra calidad de vida, si los valores
no se ajustan a los principios. Los valores son subjetivos e internos, los principios parecen
ser objetivos y externos. Existe una creencia universal en principios tales como: la justicia,
la honestidad, la bondad, la dignidad, la integridad, el servicio, la calidad, la paciencia, etc.
Contrariamente a lo que muchas veces creemos, estos principios funcionan
independientemente de nuestra voluntad y nos gobiernan. Aunque por nuestra natural
imperfección humana no podamos comportarnos totalmente de acuerdo con ellos,
igualmente desearíamos vivir y ser tratados de acuerdo con ellos. Cuando más en sintonía
estén nuestros valores con esos principios, mayor felicidad y significado tendrán nuestras
vidas. Contrastando esta afirmación con el absurdo, podemos formarnos juicio sobre su
validez. Imaginemos lo que sería de una organización gobernada por valores como la
injusticia, la mentira, la bajeza, la inutilidad, el engaño o la mediocridad.
Administración: El modelo tradicional se ocupa de la administración, no del liderazgo. La
administración es útil cuando no debemos salirnos del camino trazado. Pero muchas veces
los problemas no son de administración, sino de liderazgo y no es suficiente con mantener
firme el rumbo. En realidad, mantener firme el rumbo sólo empeora las cosas. A veces hay
que buscar otros rumbos y esto significa liderar.

Métodos: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee métodos. Nos indica cómo
hacer “bien” las cosas. Si bien esto nos ayuda a limitar la ansiedad que experimentamos,
también limita nuestra libertad de acción adormeciendo nuestros centros de pensamiento
creativo. Al renunciar a la innovación quedamos esclavos de nuestros paradigmas, en lugar
de que los paradigmas estén a nuestro servicio.

Uno de los enfoques de efectividad para el manejo del tiempo es el de efectividad (o


sostenibilidad), superador de la eficacia que sólo se preocupa por el logro de objetivos sin
evaluar la relación costo – beneficio y también de la eficiencia, que se ocupa de optimizar
el uso de los recursos sin tener en cuenta a veces el recurso fundamental: las necesidades
de las personas involucradas en el proceso.

La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima organizacional, superando


el malestar y el descontrol emocional que sufrimos cuando tenemos la sensación de correr
a los problemas siempre desde atrás, atender sólo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc.

Por otro lado, los componentes de una gestión del tiempo efectiva son:

La visión de futuro. Se identificará como la aptitud de una organización para ver más allá
de su realidad actual y convertirse en algo que todavía no es. La existencia de una visión
es para el equipo la certeza de haber encontrado el destino correcto. Puede asimilarse a la
brújula que nos marca el norte que necesitamos sincronizar con nuestro reloj para privilegiar
las actividades que nos mantengan dentro de la dirección adecuada.

Lo Urgente y lo Importante La noción de organización presupone un doble significado:


Primero, la que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan para
desarrollar tareas. Segundo, la propia organización y coordinación de esas tareas y
actividades. Considerando esta definición, toda organización debe tomar decisiones sobre
2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos
factores es la atención de lo Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que
exigen de nosotros una atención inmediata. Se puede definir a la atención de lo Urgente
como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a
los desafíos que se nos presentan. El otro factor a integrar es la atención de lo Importante.
Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la
existencia de una organización.
3.2 ESTRATEGIAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata
de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de
recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo
y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es
imprescindible:

Identificar metas, objetivos y prioridades.

Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo

Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.

Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las
prioridades.

Relación: En realidad este es problema que no tiene mucho que ver con la administración
del tiempo, ya que no existía manera de que esta ayudara a resolver algo que estaba
realmente más orientado hacia la transformación continua de la empresa.

Administración eficaz del tiempo

Casi todas las personas sufren de vez en cuando de un sentimiento penetrante de estrés
de tiempo. Junto con la era de la información, ha llegado una sensación creciente de que
nos estamos quedando atrás.

Actualmente, las soluciones más comúnmente prescritas para atacar los problemas de
estrés de tiempo son utilizar calendarios y planificadores, generar listas de asuntos
pendientes y aprender a decir “no”. Sin embargo, aunque casi todos hemos utilizado esas
tácticas, aún afirmamos estar bajo un enorme estrés de tiempo. Esto no significa que los
calendarios, listas y el decir que “no” nunca sean útiles. Sin embargo, son ejemplos de un
método de eficiencia para el manejo del tiempo, más que un método de eficacia.

Al eliminar los factores estresantes de tiempo, la eficiencia sin la eficacia, es estéril. El


manejo del tiempo con un método de eficacia significa que:

1) Los individuos pasan su tiempo en los asuntos importantes, no solo en los asuntos
urgentes.

2) Las personas son capaces de distinguir claramente entre lo que ven como importante y
lo que ven como urgente

3) Los resultados y no los métodos son el enfoque de las estrategias de administración del
tiempo.
4) La gente tiene una razón para no sentirse culpable cuando debe decir “no”. Varios
expertos en el manejo del tiempo han señalado la utilidad de una “matriz de manejo del
tiempo” en la que las actividades son clasificadas en términos de su importancia relativa y
urgencia (Covey, 1989; Lakein, 1989). Las actividades importantes son aquéllas que
producen un resultado deseado. Cumplen con un fin valioso, o logran un propósito
significativo. Las actividades urgentes son aquéllas que demandan atención inmediata. Se
asocian con una necesidad expresada por alguien más o se relacionan con un problema o
situación incómodos que requiere una solución a la brevedad posible.

Una de las decisiones más difíciles, aunque crucialmente importantes que se deben tomar
en cuenta al manejar el tiempo eficazmente es determinar qué es importante y qué es
urgente. No existen reglas para dividir todas las actividades, demandas u oportunidades en
aquéllas nítidas categorías. Los problemas no vienen con una etiqueta colgada de
“importantes/no urgentes”. De hecho, cada problema o demanda de tiempo es importante
para alguien. Pero si usted deja que otros determinen lo que es importante y lo que no lo
es, usted nunca manejará eficazmente su tiempo.

Sin embargo, aun así, se puede hacer la siguiente pregunta: ¿Cómo puede la gente
asegurarse de que se enfoca en las actividades importantes y no sólo en las urgentes? La
respuesta es identificar clara y específicamente las prioridades personales.

Es importante para la gente estar consciente de sus propios valores centrales y establecer
un conjunto de principios básicos para guiar su conducta. Con el fin de determinar qué es
importante en la administración del tiempo, se deben identificar claramente esos valores
centrales, principios básicos y prioridades personales. De otra forma, los individuos están a
merced de las demandas sin fin que los demás les imponen.

Las personas que experimentan el mayor estrés de tiempo son aquellas que permiten que
los demás generen por ellos su declaración de principios personales a través de sus
demandas de tiempo. Aclarar sus principios centrales y hacerlos públicos no sólo les ayuda
a hacerlos más poderosos, sino que también proporciona una base para decir “no” sin
sentirse culpable. Uno mismo puede optar por la prevención, planeación, desarrollo
personal y mejora continua, sabiendo que estas actividades importantes/no urgentes nos
ayudarán a eliminar y prevenir los problemas que crean estrés de tiempo. Entonces, la
eficacia en la administración del tiempo, significa que nosotros logremos lo que deseamos
con nuestro tiempo. La forma en que podamos cumplir con nuestros logros se relaciona con
la eficiencia del uso del tiempo.

Un centro de principios Al centrar nuestra vida en principios correctos, creamos una base
sólida para el desarrollo de los cuatro factores sustentadores de la vida. Nuestra seguridad
proviene entonces de saber que, a diferencia de otros centros basados en personas o cosas
sujetas a cambios frecuentes e inmediatos, los principios correctos no cambian. Podemos
depender de ellos.
Los principios no reaccionan ante nada. No enloquecen ni empiezan a tratarnos de otro
modo. No se divorcian de nosotros ni se van con nuestros mejores amigos. No están
ansiosos por conquistarnos. No pueden pavimentar nuestro camino con parches y
remiendos rápidos. Su validez no depende de la conducta de otros, ni del ambiente ni de la
moda del día. Los principios no mueren. No están un día aquí para irse al día siguiente.
Están a salvo de incendios, terremotos o robos. Los principios son verdades profundas,
fundamentales, verdades clásicas, denominadores comunes. Son hebras estrechamente
entretejidas que atraviesan con exactitud, consistencia, belleza y fuerza la trama de la vida.

Incluso entre personas o circunstancias que parecen ignorarlos, podemos sentirnos


seguros sabiendo que son más grandes que las personas y las circunstancias, y que han
triunfado durante miles de años, una y otra vez. Lo que es más importante, podemos
sentirnos seguros sabiendo que estamos en condiciones de aplicarlos a nuestras vidas, con
nuestra propia experiencia.

Figura que muestra algunos de los principios que podemos establecer en nuestra vida.
3.3 EFECTIVIDAD EN EL MANEJO DEL TIEMPO.

Existe mucha información sobre el manejo del tiempo. Pero la mayoría de quienes conocen
el tema coinciden en ciertos elementos básicos para controlar el tiempo, de esta manera
lograr una efectividad en el manejo del tiempo, se muestran a continuación:

Conozca cómo utiliza su tiempo: durante un par de días (mejor aún, una semana), llevar
una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías como:
llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso,
actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus
responsabilidades.

Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere
lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo estimado
a cada una y establezca sus prioridades.

Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán


comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. La herramienta
puede ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, etc.

Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para


controlar el tiempo suelen ser como por ejemplo ver la TV, perder el tiempo en Facebook,
consultar el correo cada 10 minutos, etc.

Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible.

Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo

Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas,


visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.

Por sobre todos los consejos para mejorar su tiempo, siga al menos este:

Coloque en un papel muy visible (en su teléfono, computador, etc.) con lo siguiente escrito
bien grande: “¿LO QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE MOMENTO, ¿ME MUEVE EN
DIRECCION HACIA MIS OBJETIVOS?”

Lo que sigue a continuación, son 40 técnicas que se proponen para un mejor


aprovechamiento del tiempo, las primeras 20 son aplicables a cualquier persona en todos
los aspectos de la vida; las restantes se relacionan más directamente con los directivos y
la función administrativa.
Regla 1 Lea en forma selectiva.

Regla 2 Haga una lista de cosas que quiera lograr hoy. Enfóquese en lo que quiere lograr,
no solo en lo que quiere hacer.

Regla 3 Tener un lugar para todo y mantener cada cosa en su lugar.

Regla 4 Priorice sus tareas. Cada día usted debe enfocarse primero en las tareas
importantes y luego atender las tareas urgentes.

Regla 5 Haga sólo una cosa importante a la vez y muchas cosas triviales en forma
simultánea.

Regla 6 Haga una lista de algunas tareas pequeñas de 5 o 10 minutos. Esto ayuda a utilizar
los pequeños espacios de tiempo que casi todos tenemos durante el día (esperar a que
algo comience, entre las juntas o eventos, hablar por teléfono, etc.)

Regla 7 Divida los proyectos grandes. Esto ayuda a evitar sentirse abrumado por las tareas
grandes, importantes y urgentes.

Regla 8 Determine el 20 por ciento crítico de sus tareas. La ley de Pareto establece que
sólo el 20 por ciento del trabajo produce el 80 por ciento de los resultados.

Regla 9 Guarde su mejor tiempo para los asuntos importantes. El tiempo que se ocupa en
las tareas triviales no debe ser su “mejor tiempo”.

Regla 10 Reserve algún tiempo durante el día en el que los demás no tengan acceso a
usted. Utilice este tiempo para lograr tareas importantes/no urgentes, o utilícelo sólo para
pensar.

Regla 11 Evite la desidia. Si usted hace ciertas tareas con prontitud, requerirán menos
tiempo y esfuerzo que si usted las posterga.

Regla 12 Mantenga el registro de su tiempo. Esta es una de las mejores estrategias de


administración de tiempo.

Regla 13 Establezca vencimientos. Esto ayuda a mejorar su uso eficiente del tiempo.

Regla 14 Haga algo productivo mientras espera. Se ha estimado que hasta un 20 por ciento
del tiempo promedio de una persona se emplea en esperar.
Regla 15 Haga el trabajo pesado en un tiempo establecido durante el día.

Regla 16 Termine por lo menos una cosa cada día. Llegar al final del día sin nada
completamente terminado (incluso una tarea de 10 minutos) sirve para incrementar el
sentimiento de sobrecarga y estrés de tiempo. Por otro lado, terminar una tarea, produce
un sentimiento de alivio y relaja el estrés.

Regla 17 Programe algún tiempo personal. Usted necesita algún tiempo sin interrupciones,
cuando pueda bajarse de la “vía rápida” por un tiempo y estar solo.

Regla 18 No esté continuamente preocupado. Permítase preocuparse sólo durante un


tiempo específico y evite estar pensando en un tema que le preocupe en otros momentos.
Esto mantiene su mente libre y su energía enfocada en la tarea que se enfrenta.

Regla 19 Escriba los objetivos a largo plazo. Esto le ayuda a mantener consistencia en
actividades y tareas.

Regla 20 Esté alerta ante las formas de mejorar su administración del tiempo.

Lea una lista de consejos de administración del tiempo periódicamente.

3. 4 MATRIZ PARA MANEJO DEL TIEMPO.

La gestión del tiempo es mucho más que escribir una serie de tareas en un cuaderno e ir
tachándolas conforme las vas completando. La gestión del tiempo es una filosofía de vida.
Si se adopta esta filosofía, te darás cuenta que el tiempo es elástico y podrás hacer con él
muchas más cosas de las que realizas en el momento presente. Uno de los autores con
mayor reconocimiento mundial en la gestión del tiempo es Stephen Covey ha desarrollado
una herramienta muy famosa denominada “Los 4 cuadrantes”. Se trata simplemente de una
matriz dividida en 4 cuadrantes. A continuación, se explica el contenido de cada uno de
esos cuadrantes.

Los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo

1º Cuadrante de la gestión del tiempo

Este cuadrante se compone de todas aquellas cosas que son importantes y


urgentes.
Son tareas que no pueden ser pospuestas debido a lo urgente de su naturaleza. Son tareas
que tienes que solucionar cuanto antes dejando de lado cualquier otra cosa que estuvieras
haciendo en ese momento. Como ejemplo tenemos prácticamente cualquier accidente o
tarea doméstica: el refrigerador deja de funcionar, se nos queda la llave dentro de la
cerradura, la llave del grifo del baño se rompe. etc.

2º Cuadrante de la gestión del tiempo

Se compone de aquellas cosas que no son urgentes, pero sí importantes.

Aquí se puede encontrar la planificación, la salud, el bienestar etc. Son tareas que no son
urgentes en el corto plazo, pero sí que tienen una gran importancia a largo plazo. Establecer
una planificación de estudio a falta de 4 meses para los exámenes no es una cosa de
extrema urgencia, pero conviene hacerlo cuanto antes ya que tiene una gran importancia.
Del mismo modo no es cuestión de vida o muerte practicar hoy mismo algo de deporte sin
embargo adquirir el hábito de realizar ejercicio tiene una gran importancia a largo plazo.

3º Cuadrante de la gestión del tiempo

Aquí encontramos aquellas cosas que no son importantes, pero sí urgentes.

Tanto las interrupciones como las llamadas imprevistas forman parte de este cuadrante.
También se encuentran cualquiera de las tareas superfluas que tu jefe u otra persona
decide encomendarte en lugar de realizarlas él mismo.

4º Cuadrante de la gestión del tiempo

Todo aquello que no es importante y tampoco es urgente.

Como por ejemplo ver la TV, perder el tiempo en Facebook, consultar el correo cada 10
minutos, etc.

Si organizas tu agenda utilizando estos cuatro cuadrantes comprobarás que existe una
tendencia a meterlo todo en el 1º y 3º cuadrante. Es decir, todo es importante y urgente o
no es importante pero sí urgente. Siendo esto así, parece que tenemos una predisposición
a considerar que todo lo que nos sucede es urgente.
La matriz de administración del tiempo representa las variables en una matriz de doble
entrada, facilita la comprensión del modelo, además brinda una herramienta útil para “vivir”
el compromiso asignada a atender lo Urgente y lo Importante. Sin Importante, no puede
haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna.
Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan
sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos presionar sobre ellas.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Y FUENTES DE CONSULTA.
(UNIDAD 3)

Covey, Stphen R.(2003) Los siete hábitos de la gente altamente efectiva. Paidos. Buenos
Aires – Barcelona – México.

Kim S, Cameron, Whetten, David A. (2015) Desarrollo de Habilidades Directivas. 8ª. ed.
ADDISON-WESLEY. España.

Woolfolk, A. (1999). Psicología Educativa. 7ª. ed. Pearson. México.

http://www.gestionsocial.org/archivos/00000422/La_Administraci%F3n_del_tiempo_-
_Juan_Jos%E9_Bertamoni.pdf

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01. https://www.youtube.com/watch?v=A7YWkyHEfZI (9:01 Tema 3.1. Enfoques de la


Factores claves en la administración del tiempo minutos). administración de tiempo.

02. https://www.youtube.com/watch?v=yVcz5rrwk4A ¿Por (29:25 Tema 3.3. Efectividad en


qué siempre dejo las cosas para después? Evitar la minutos). el manejo del tiempo.
postergación

03. https://www.youtube.com/watch?v=OXFD54iuQwg La (6:40 Tema 3.4. Matriz para el


famosa matriz de la administración del tiempo y el triángulo minutos). manejo del tiempo.
del caos.

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