Bogotá D.C., 23 de noviembre de 2016.

Señores
___________________
Att. Dra. ________
Asesora
Dirección de Desarrollo Sostenible
Ciudad.

Ref.: Procedimiento Exámenes Médicos Ocupacionales

Periódicos (EMO).

Asunto: Análisis Jurídico Procedimiento EMO - ______

Apreciada Dra. ______.

Reciba de ACL Asociados Ltda., un cordial saludo.

Una vez analizada la documentación remitida referente al Procedimiento de

Evaluaciones Médicas Ocupacionales de la _____________, se realizaron en el
mismo documento las observaciones pertinentes, teniendo en cuenta la siguiente
justificación legal:

I. Marco Legal de las Evaluaciones Médicas Ocupacionales.

El desarrollo de las evaluaciones medicas ocupacionales, se convierten en una

herramienta para las empresas que les permite eventualmente diagnosticar o
identificar enfermedades comunes y laborales, así como generar su prevención
como consecuencia de la exposición a los diferentes factores de riesgo presentes
en los ambientes de trabajo y en la vida cotidiana de los trabajadores.

Es así como en nuestro país, en el artículo 348 del Código Sustantivo del Trabajo
menciona la primer obligación para el desarrollo del examen médico ocupacional,
el cual establece:

Calle 71 No 11-10 Ofi. 204

Edificio Corecol
PBX: (1) 211 8294
info@aclasociados.com
B o g o t á D. C .
 “Artículo. 348. Medidas de higiene y seguridad. MODIFICADO DCTO
13/67 ARTICULO 10. Todo empleador o empresa está obligado a
suministrar y acondicionar locales y equipos de trabajo que garanticen la
seguridad y salud de los trabajadores; a hacer practicar exámenes médicos
a su personal y adoptar las medidas de higiene y seguridad indispensables
para la protección de la vida, la salud y la moralidad de los trabajadores a
su servicio, de conformidad con la reglamentación que sobre el particular
establezca el Ministerio del Trabajo.” (Subrayado fuera de texto)

Así mismo, el artículo 10 de la Resolución 1016 de 1989 establece:

“Articulo 10. Resolución 1016 de 1989. (…) Las principales actividades de

los subprogramas de medicina preventiva y el trabajo son:

“1. Realizar exámenes médicos, clínico y paraclínicos para admisión,

ubicación según aptitudes, periódicos ocupacionales, cambios de
ocupación, reingreso al trabajo, retiro y otras situaciones que alteren o
puedan traducirse en riesgos para la salud de los trabajadores.”

Posteriormente, la Resolución 2346 de 2007 modificada por la Resolución 1918

de 2009, establecen los lineamientos para el desarrollo de los examenes médicos
ocupacionales, así como el perfil de quienes lo aplican, la historia clinica
ocupacional y su custodia, etc., siendo esto una práctica obligatoria y útil para las
empresas, toda vez que logra demostrar la diligencia y cuidado por esta hacia los
trabajadores en la ejecución del Sistema del Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

En tal sentido, es obligación del empleador suministrar al médico especialista en

medicina del trabajo o seguridad en salud en el trabajo encargado de realizar las
evaluaciones médicas ocupacionales, la siguiente información:

Ø El perfil del cargo a proveer o evaluar, de tal manera que exista

congruencia entre los requerimientos del perfil del cargo y la orientación
específica de la evaluación médica ocupacional.

Calle 71 No 11-10 Ofi. 204

Edificio Corecol
PBX: (1) 211 8294
info@aclasociados.com
B o g o t á D. C .
 Ø Información sobre indicadores epidemiológicos del comportamiento del
factor de riesgo y condiciones de salud de los trabajadores, en relación con
su exposición.

Ø Estudios de higiene industrial específicos, sobre los correspondientes

factores de riesgo.

Ø Indicadores biológicos específicos con respecto al factor de riesgo.

Esta información podrá ser entregada por el empleador directamente, o podrá ser
contratada a un prestador de servicios de seguridad y salud en el trabajo que
tenga la capacidad técnica necesaria para realizar estas actividades de acuerdo
con la complejidad, tamaño y naturaleza de los factores de riesgo presentes en la
empresa.

Ahora bien, ya en el desarrollo de los examenes médicos ocupacionales, la

importancia de la practica de estos radica principalmente en las siguientes
situaciones:

ü La posibilidad que tiene la empresa antes de contratar a un trabajador,

conocer el estado de salud del aspirante y verificar si se encuentra apto
para desarrollar la actividad a proveer.

En esencia, estos exámenes son un elemento adicional, al cumplimiento

de todos los demás requisitos establecidos para el desempeño del perfil
del cargo (incluyendo en la mayoría de los casos el resultado de la
entrevista y de pruebas psicotécnicas y de conocimientos), que permite
al empleador determinar si la persona se encuentra apropiada para la
prestación del servicio; de tal manera, no solo es el resultado del examen
lo que determina el ingreso del trabajador, sino la suma de todos los
requisitos para el cargo lo que lo hace. En todo caso, debe observarse la
libertad que tiene el empleador de elegir el candidato que considere
más adecuado a sus necesidades.

Si se llega a evidenciar que un trabajador no es apto o es apto con

restricciones para el desarrollo de la labor, y la empresa prefiere a uno

Calle 71 No 11-10 Ofi. 204

Edificio Corecol
PBX: (1) 211 8294
info@aclasociados.com
B o g o t á D. C .
 que se encuentre totalmente apto, no se vulneran los derechos
constitucionales del trabajador que no es elegido, puesto que tienen el
mismo libre acceso a la postulación al cargo e igualdad de
oportunidades, simplemente se ha determinado que no se adecua al
perfil requerido, no siendo viable su contratación, o eligiendo a uno que
tenga un perfil completamente acorde a lo requerido.

Es necesario indicar, que los cargos a proveer deben contener los riesgos
a que se encuentran expuestos, con el fin de hacer control y seguimiento
a los mismos, y dé un elemento adicional que permita la médico
ocupacional evaluar la aptitud del trabajador frente a la realización de la
labor, antes, durante y a la finalización de la relación laboral.

Finalmente, es importante reiterar que los exámenes pre ocupacionales

deben realizarse antes de la vinculación del trabajador e inicio de las
labores, con el fin de contar con mecanismo que permitan romper el
nexo de causalidad de una eventual estructuración de una enfermedad
laboral, para que esta no sea atribuida a la empresa en un posible
conflicto.

ü La realización de los exámenes periódicos permite un reconocimiento

médico periódico de los trabajadores a intervalos regulares para poder
identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales,
permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador. La
periodicidad deberá estar acorde con la magnitud de los factores de
riesgo a los cuales se encuentra expuesto el trabajador y al estado de
salud de éste.

Los exámenes médicos periódicos deberán estructurarse como apoyo a

los sistemas de vigilancia epidemiológica o el Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo que desarrolla la empresa.

Igualmente, el empleador deberá realizar las evaluaciones médicas

ocupacionales a aquellos trabajadores cambien de ocupación y ello
implique cambio de medio ambiente laboral, o de funciones, tareas o
exposición a nuevos o mayores factores de riesgo, en los que detecte un

Calle 71 No 11-10 Ofi. 204

Edificio Corecol
PBX: (1) 211 8294
info@aclasociados.com
B o g o t á D. C .
 incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia, garantizando así
que el trabajador mantenga unas condiciones de salud física, mental y
social acorde con los requerimientos de las nuevas tareas y sin que las
nuevas condiciones de exposición afecten su salud.

Con todo lo anterior, la empresa al conocer de primera mano el estado

de salud del trabajador, puede tomar las medidas pertinentes con el fin
de prevenir o mitigar el daño a la salud que eventualmente se esté
presentando, o generar una de las pruebas solicitar la eventual
autorización de despido de un trabajador que no ha sido posible de
reubicar.

ü En cuanto a la realización de los exámenes médicos ocupacionales de

retiro, estos le permiten a la empresa eventualmente identificar si el
trabajador al finalizar el contrato laboral, este presenta alguna patología
de origen laboral.

Para la práctica de este examen, el trabajador cuenta con 5 días

siguientes a su retiro según lo dispone el numeral 7 del artículo 57 del
Código Sustantivo del Trabajo:

“(…) si el trabajador lo solicita, hacerle practicar examen sanitario y darle

certificación sobre el particular, si al ingreso o durante la permanencia en
el trabajo hubiere sido sometido a examen médico. Se considera que el
trabajador, por su culpa, elude, dificulta o dilata el examen, cuando
transcurrido cinco (5) días a partir de su retiro no se presenta donde el
médico respectivo para la práctica del examen, a pesar de haber recibido
la orden correspondiente.” (subrayado fuera de texto)

Lo anterior se da con fundamento, en lo dispuesto por en el inciso 3 del

artículo 1 del Decreto Ley 1295 de 1994.

En resumen, los exámenes médicos de retiro deben ordenarse una vez

finalice la relación laboral, y el trabajador cuenta con 5 días para su
aplicación.

Calle 71 No 11-10 Ofi. 204

Edificio Corecol
PBX: (1) 211 8294
info@aclasociados.com
B o g o t á D. C .
Finalmente, estos exámenes médicos ocupacionales deben encontrarse
relacionados con los riesgos a los cuales está o estará expuesto el trabajador,
teniendo en cuenta toda la información que se ha recopilado en la empresa
alrededor de los eventos, causas, secuelas, factores predisponentes, medidas de
prevención, exámenes periódicos, etc., con el fin de detectar y controlar las
enfermedades en la población trabajadora, evitando así la generación de altos
índices de ausentismo.

II. Evaluaciones Médicas Ocupacionales Para Trabajadores

Independientes.

La Ley 1562 de 2012 con el fin de ampliar la cobertura en el Sistema de Riesgos

Laborales, introdujo como novedad la obligatoriedad de afiliación de los
trabajadores independientes vinculados a través de un contrato formal de
prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas,
mediante contratos civiles, comerciales o administrativos, y que estos posean una
duración superior a un mes.

Para ello, en el parágrafo 3 del artículo 2 de la citada Ley estableció lo siguiente:

“(…) PARÁGRAFO 3o. Para la realización de actividades de prevención,

promoción y Salud Ocupacional en general, el trabajador independiente se
asimila al trabajador dependiente y la afiliación del contratista al sistema
correrá por cuenta del contratante y el pago por cuenta del contratista;
salvo lo estipulado en el numeral seis (6) de este mismo artículo.”
(Subrayado fuera de texto)

En tal sentido, se encuentra regulado los lineamientos específicos para el

desarrollo de las actividades de prevención y promoción en el Decreto 1072 de
2015, específicamente en el artículo 2.2.4.2.2.18, el cual establece:

“Artículo 2.2.4.2.2.18. Exámenes médicos ocupacionales. En virtud de lo

establecido en el parágrafo 3° del artículo 2° de la Ley 1562 de 2012, la
entidad o institución contratante deberá establecer las medidas para que
los contratistas sean incluidos en sus Sistemas de Vigilancia
Epidemiológica, para lo cual podrán tener en cuenta los términos de

Calle 71 No 11-10 Ofi. 204

Edificio Corecol
PBX: (1) 211 8294
info@aclasociados.com
B o g o t á D. C .
 duración de los respectivos contratos. El costo de los exámenes periódicos
será asumido por el contratante.

A partir del 15 de abril de 2013, las personas que tengan contrato formal
de prestación de servicios en ejecución, tendrán un plazo de seis (6) meses
para practicarse un examen preocupacional y allegar el certificado
respectivo al contratante. El costo de los exámenes preocupacionales será
asumido por el contratista.

Este examen tendrá vigencia máxima de tres (3) años y será válido para
todos los contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya
valorado el factor de riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los
contratos. En el caso de perder su condición de contratista por un periodo
superior a seis (6) meses continuos, deberá realizarse nuevamente el
examen.” (Subrayado fuera de texto)

Visto lo anterior, los trabajadores independientes deberán realizarse dos

exámenes ocupacionales a saber: el de ingreso y los periódicos.

El examen médico ocupacional de ingreso deberá practicarse y pagado

directamente por el contratista previo a la contratación, en el cual deberá
valorarse el factor del riesgo al cual se encontrará expuesto el trabajador
independiente en el contrato. Este examen tendrá una duración de 3 años,
siempre y cuando no varíen las condiciones de riesgo del trabajador
independiente, o tenga una para en sus actividades, mayor a 6 meses.

En cuanto a los exámenes médicos periódicos, estos deberán ser desarrollados

por parte de la empresa contratante, de acuerdo a que se establezca en los
Sistemas de Vigilancia Epidemiológica que esta posea, en donde se defina y
justifique técnicamente los criterios, métodos, procedimientos de las evaluaciones
médicas y la correspondiente interpretación de resultados. Así mismo, es
necesario tener en cuenta el periodo de duración del contrato o el tiempo que
tenga el contratista en la compañía.

Por ultimo, debemos mencionar que el costo de estos exámenes deberán ser
asumidos por parte de la empresa contratante.

Calle 71 No 11-10 Ofi. 204

Edificio Corecol
PBX: (1) 211 8294
info@aclasociados.com
B o g o t á D. C .
 III. De la Historia Clínica Ocupacional y su Custodia.

De acuerdo a lo establecido en el artículo 14 y siguientes de la Resolución 2346

de 2007, la historia clínica ocupacional es el conjunto único de documentos
privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran
cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y
los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su
atención, así como los documentos resultantes de cada una de las evaluaciones
médicas realizadas al trabajador durante su vida laboral. Puede surgir como
resultado de una o más evaluaciones médicas ocupacionales.

En la historia clínica ocupacional se debe llevar un registro de las evaluaciones

médicas realizadas, el cual deberá contener como mínimo la siguiente
información:

1. Identificación del trabajador, tipo y fecha de evaluación.

2. Identificación de la entidad o persona que realizó la evaluación.
3. Valoraciones o pruebas complementarias realizadas.
4. Datos del profesional o del prestador de servicios de seguridad y salud en
el trabajo a los que sea remitida la persona y fecha de remisión.

Así mismo, contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a

factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida laboral, así como
resultados de mediciones ambientales y eventos de origen laboral, debiendo
estar disponible cada vez que se vaya a practicar una evaluación, razón por la que
deberá mantenerse actualizada.

La historia clínica ocupacional y en general, los documentos, exámenes o

valoraciones clínicas o paraclínicas que allí reposen son estrictamente
confidenciales y hacen parte de la reserva profesional; por lo tanto, no podrán
comunicarse o darse a conocer, salvo los siguientes casos:

1. Por orden de autoridad judicial.

2. Mediante autorización escrita del trabajador interesado, cuando éste la
requiera con fines estrictamente médicos.

Calle 71 No 11-10 Ofi. 204

Edificio Corecol
PBX: (1) 211 8294
info@aclasociados.com
B o g o t á D. C .
 3. Por solicitud del médico o prestador de servicios en seguridad y salud en el
trabajo, durante la realización de cualquier tipo de evaluación médica,
previo consentimiento del trabajador, para seguimiento y análisis de la
historia clínica ocupacional.
4. Por la entidad o persona competente para determinar el origen o calificar
la pérdida de la capacidad laboral, previo consentimiento del trabajador.

En cuanto a la guarda y custodia de la historia clínica ocupacional, el artículo 2 de

la Resolución 1918 de 2009 indica que para ello se aplicarán las siguientes reglas:

1. La custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia

clínica ocupacional estará a cargo del prestador de servicios de seguridad y
salud en el trabajo que la generó en el curso de la atención, cumpliendo
los requisitos y procedimientos de archivo conforme a las normas legales
vigentes para la historia clínica.

Los médicos especialistas en Medicina del Trabajo o Seguridad y Salud en

el Trabajo que formen parte de los servicios médicos de la empresa,
tendrán la guarda y custodia de la historia clínica ocupacional y son
responsables de garantizar su confidencialidad..

En ningún caso, los empleadores podrán tener, conservar o anexar copia

de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica
ocupacional a la hoja de vida del trabajador.

2. Los responsables de la custodia podrán entregar copia de la historia clínica

ocupacional foliada al trabajador, cuando este lo solicite.

3. En caso de muerte del paciente, la copia de la historia clínica ocupacional

será entregada únicamente al cónyuge, compañera (o) permanente, hijos y
causahabientes, así como a aquellas personas autorizadas expresamente
por la ley.

4. En el evento que los documentos de la historia clínica ocupacional se

encuentren en diversas instituciones, la entidad o persona competente que
requiera información contenida en ellos, podrá solicitar copia de los

Calle 71 No 11-10 Ofi. 204

Edificio Corecol
PBX: (1) 211 8294
info@aclasociados.com
B o g o t á D. C .
 mismos a la entidad que los tiene a su cargo, previa autorización del
paciente.

5. El responsable de la custodia debe dejar constancia del traslado de la

copia de la historia clínica ocupacional entre entidades, mediante acta o
registros de entrega y devolución, las cuales deberán ir firmadas por los
funcionarios responsables de su custodia.

IV. De la Conservación de los Documentos.

Según lo establece el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015, el empleador

o contratante deberá conservar los documentos que hacen parte del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo durante veinte (20) años, entre los
que se encuentran todas las evaluaciones médicas ocupacionales. La citada
norma, ordena lo siguiente:

“Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe

conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada,
garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles,
protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST
tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a
las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga
perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo. La
conservación puede hacerse de forma electrónica de conformidad con lo
establecido en el presente capítulo siempre y cuando se garantice la
preservación de la información.

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un

periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que
cese la relación laboral del trabajador con la empresa:

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los

trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso,
periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso que no cuente con

Calle 71 No 11-10 Ofi. 204

Edificio Corecol
PBX: (1) 211 8294
info@aclasociados.com
B o g o t á D. C .
 los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y
salud en el trabajo;
2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la
seguridad y salud en el trabajo, los resultados de exámenes de ingreso,
periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes
complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo
biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en
general, las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos
hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y
custodia está a cargo del médico correspondiente;
3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo,
como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros
y riesgos en seguridad y salud en el trabajo;
4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento
en seguridad y salud en el trabajo; y,
5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y

cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique,
acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.”
(Subrayado fuera de texto)

Estos documentos deben estar disponibles y actualizados por el empleador o

contratante, pudiendo existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico,
fotografía, o una combinación de estos y en custodia del responsable del
desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Quedamos atentos a cualquier duda o inquietud al respecto.

Cordialmente,

LUIS GABRIEL MUÑOZ QUINTERO

Abogado

Calle 71 No 11-10 Ofi. 204

Edificio Corecol
PBX: (1) 211 8294
info@aclasociados.com
B o g o t á D. C .