FORMULACIÓN, EVALUACIÓN Y CONTROL DE

PROYECTOS

Unidad 4
ESTUDIO ADMINISTRATIVO Y LEGAL

Ing. Andrea Molina Cortés, M. Eng.

Universidad de San Buenaventura

Programa de Ingeniería Agroindustrial
 Los estudios administrativos y legales hacen referencia
a dos elementos importantes en un proyecto:

El Estudio Administrativo se El Estudio Legal está relacionado con la

relaciona con la estructura constitución de la empresa, esta de
organizativa del proyecto y conlleva orden legal, analiza las posibilidades de
implicaciones importantes en el adoptar uno u otro tipo de empresa,
orden del organigrama, categoría de pues cada uno adquiere diferentes
los cargos, costos administrativos, connotaciones e implicaciones en
funciones y relaciones distribución de excedentes, órganos de
interfuncionales. dirección, pago de impuestos, etc.
El objetivo de este estudio es determinar la estructura organizacional
administrativa óptima y los planes de trabajo administrativos con la cual
operará el proyecto una vez este se ponga en funcionamiento.

De un estudio administrativo se deben determinar los

siguientes requerimientos para atender los procesos
administrativos:
• Recursos humanos,
• Locación, muebles y enseres,
• Equipos y tecnología, y
• Recursos financieros.

Estudio Administrativo u Organizacional

Elementos que integran un Estudio
Administrativo

4.
2. Reclutamiento,
Estructura selección y
Organizacional adiestramiento
3. de personal 5.
1. Definición de Aspectos
Planeación los cargos y legales, fiscales
Estratégica puestos de y laborales
trabajo
La planeación estratégica debe identificar hacia 1.
dónde desea la empresa desplazarse en su Planeación
Estratégica
crecimiento, tomando en cuenta las tendencias tanto
del mercado, como las económicas y sociales.

Los componentes de la planeación estratégica son:

 La misión  Las estrategias

 La visión  Los valores
 Los objetivos  El análisis DOFA
 Las políticas
Se puede definir a la estructura organizacional como 2.
Estructura
el arreglo e interrelación de las partes componentes y Organizacional
de las posiciones de la compañía.

Las estructuras sirven como referencia del

tamaño de la compañía, de la ubicación de
las áreas, de la posición para toma de
decisiones, la coordinación de las
actividades y se adecua de acuerdo con los
diferentes crecimientos de la compañía.
Para el diseño de la Estructura Organizacional se siguen
2.
los siguientes pasos: Estructura
Organizacional
1. Elabore un listado de actividades administrativas necesarias para
el logro de los objetivos.
2. Defina cuál de estas actividades se subcontratará y cuales se harán directamente.
3. Para las actividades que se atenderán de manera directa, agrupe las tareas y
actividades relacionadas o afines en subsistemas.
4. Identifique las funciones específicas que debe cumplir cada subsistema.
5. Identifique las necesidades de recurso humano de cada subsistema.
6. Exprese los subsistemas en unidades administrativas o grupos de trabajo.
7. Asigne funciones y defina cargos para cada unidad administrativa o grupo de
trabajo.
8. Elabore un Organigrama.
Los organigramas se pueden estructurar formalmente
2.
de tres maneras: Estructura
Organizacional

Organigramas
por función:

Reúne en un departamento a todos

los que realizan una o varias
actividades relacionadas entre sí.
Organigramas por división:
2.
Reúne en una unidad de trabajo a todos los que intervienen en la Estructura
generación y mercadeo de un producto o familias de productos, Organizacional
cierta región geográfica o un cliente.

Son divisiones semiautónomas en las que cada

una diseña, produce y comercializa
sus productos, proyectos,
obras o servicios.
 2.
Estructura
Organizacional

Organigrama matricial:

Es la combinación de las dos

estructuras anteriores. La
característica singular es que
los empleados cuando menos
tienen dos jefes: el gerente de
departamento funcional y los
gerentes de proyecto.
 3.
En la representación gráfica de la estructura organizacional Definición de
los cargos y
propuesta aparecen indicados los puestos que deben ser puestos de
ocupados para llevar a cabo las actividades planeadas. trabajo

Los puestos son las unidades

mínimas de trabajo que están a
cargo de una persona, la cual
debe cumplir ciertos requisitos
para poderlo desempeñar
adecuadamente.
Como parte del proceso de organización, para cada uno
de los tipos de puestos debe prepararse una descripción, la 3.
cual debe contener como mínimo la siguiente información: Definición de
los cargos y
puestos de
trabajo
• El título del puesto.
• El departamento o área en que se ubica.
• ¿A qué puesto debe reportarse?
• ¿Qué puestos deben reportarse ante él?
• ¿Cuáles son las tareas u obligaciones que debe desarrollar?
• ¿Cuál es el nivel de escolaridad requerido para ocuparlo?
• ¿Qué habilidades debe tener quien lo desempeñe?
• ¿Qué requisitos especiales deben cubrirse?
• ¿Qué requisitos o habilidades físicas se requieren para ocupar el puesto?
 3.
Definición de
los cargos y
puestos de
trabajo

Ejemplo de
descripción
de un
puesto de
trabajo
Una organización que no planifica sus recursos humanos puede
4.
encontrar que no está satisfaciendo sus requisitos de personal ni sus Reclutamiento,
metas generales debidamente. Esta planificación apoya al proyecto selección y
de inversión para tener en claro cuántas personas se requieren y con adiestramiento
qué habilidades específicas para cada puesto. de personal

Dos métodos que apoyan la planificación del recurso humano son:

El Reclutamiento
Consiste en proveer a la empresa de una cantidad
suficiente de candidatos durante el transcurso de
un periodo de tiempo determinado para depurar
entre ellos a los que reúnen los requisitos
necesarios para ocupar el puesto vacante. Los
medios de reclutamiento pudieran ser: el
periódico, la radio, televisión, redes sociales, entre
otros.
 La Selección del Personal
4.
Es la elección de la persona idónea para un Reclutamiento,
puesto determinado y a un costo adecuado. selección y
adiestramiento
Esta selección también debe permitir la de personal
realización del trabajador en el desempeño de
su puesto, así como el desarrollo de sus
habilidades potenciales a fin de hacerlo más
satisfactorio así mismo y a la comunidad en que
se desenvuelve, para contribuir con ello a los
propósitos de la organización.

Para la elaboración de un proyecto de inversión se

debe proponer una estructura adecuada para
seleccionar al recurso humano necesario para
llevar a acabo las operaciones de la empresa.
En términos generales, el proceso de selección
incluye los siguientes elementos:
• Formulación de solicitud de empleo
• Entrevista con el encargado
• Pruebas psicológicas, físicas y técnicas
• Entrevista con el jefe inmediato
• Contratación.
 4.
Reclutamiento,
selección y
adiestramiento
de personal

Como parte de la formulación del proyecto, es necesario considerar procesos de

capacitación y desarrollo para el personal de la empresa.

Estos elementos tienen el propósito de mantener o mejorar el desempeño de los

trabajadores presentes o bien de los empleados futuros, todo ello con la finalidad
de que el personal realice sus actividades de manera eficiente y eficaz.
Todas las actividades empresariales, incluyendo los proyectos, se 5.
encuentran sometidas a ordenamientos jurídicos que regulan el Aspectos
marco legal en el cual los agentes económicos se deben legales, fiscales
desenvolver. y laborales

El estudio de factibilidad de un proyecto de inversión no debe ignorar

las normas y leyes bajo las cuales se regulan las actividades del proyecto tanto en su
etapa de ejecución; como en su etapa de operación.

Ningún proyecto, por muy rentable que sea, podrá llevarse

a cabo si no se encuadra en el marco legal constituido.

Estudio Legal
El objetivo del estudio legal es determinar las implicaciones
técnicas y económicas que se deriven de la normativa legal
que regula la instalación y operación del proyecto.

A través del estudio de viabilidad legal, usualmente realizado

por un especialista, se busca determinar la existencia de
normas o regulaciones legales que impidan la ejecución u
operación del proyecto.

Estudio Legal
 Gastos de Carga
Constitución Impositiva

Aunque los costos relacionados con asuntos legales son

particulares para cada proyecto; los más recurrentes tienen
que ver con los gastos de constitución y la carga impositiva a
la cual estará sometida la futura empresa.
 Constitución Legal de la Empresa
• Paso 1: Verificar la disponibilidad del nombre en la Cámara de Comercio.

• Paso 2: Presentar el acta de constitución y los estatutos de la sociedad en una notaría.

• Paso 3: Firmar escritura pública de constitución de la sociedad y obtener copias.

• Paso 4: Inscribir la sociedad y el establecimiento en la Cámara

de Comercio para obtener el registro mercantil.

• Paso 5: Obtener copia del Certificado de existencia y

Representación Legal en la Cámara de Comercio.

• Paso 6: Obtener Número de Identificación Tributaria

(NIT) Registro Único Tributario RUT para impuestos del
orden nacional.

• Paso 7: Abrir una cuenta bancaria y depositar la

totalidad del capital social.
• Paso 8: Inscribir los libros de contabilidad ante la Cámara de Comercio (actas de la junta
de socios, libro diario, mayor y balance, compras, ventas, sueldos y salarios, entre otros).

• Paso 9: Inscribirse ante la Administración de Impuestos.

• Paso 10: Obtener concepto favorable de uso del suelo de parte de la oficina de
Planeación o la Curaduría Urbana.

• Paso 11: Inscribir la compañía ante una Caja de Compensación Familiar, el SENA y el ICBF.

• Paso 12: Inscribir la compañía ante una Administradora de Riesgos Profesionales.

• Paso 13: Inscribir los empleados al sistema de salud y pensiones.

• Paso 14: Obtener el certificado de higiene y sanidad de la Secretaria de Salud.

• Paso 15: Obtener la licencia de Bomberos.

• Paso 16: Notificar la apertura del establecimiento comercial a la oficina de Planeación.

• Paso 17: Obtener otras licencias que apliquen al tipo de empresa (ICA, INVIMA, etc.)
Aspectos Tributarios
Los impuestos a los cuales estará sometida la empresa pueden ser de tres tipos:

• Impuestos Nacionales: Como el impuesto sobre las ganancias, Impuesto de Valor

Agregado (IVA) e Impuestos especiales, como por ejemplo: impuesto de la
Seguridad Democrática; estos últimos son temporales y se imponen de acuerdo a
circunstancias especiales.

• Impuestos Regionales o Departamentales: Son las cargas impuestas por las regiones;
por ejemplo: impuestos de timbre; impuesto de rodamiento, entre otros.

• Impuestos Municipales: Son los que están asociados con la municipalidad donde
está ubicado el negocio o la empresa. Por ejemplo: el impuesto de industria y
comercio; impuesto predial, entre otros.