ANEXO No 1.

CADENA DE PROCESOS GESTION DOCUMENTAL INICIAL

 ANEXO No 2. OBJETIVO Y ALCANCE DE PROCESOS CADENA DE PROCESOS GESTION DOCUMENTAL
INICIAL

PROCESO OBJETIVO ALCANCE

Gestionar y controlar de manera centralizada y
normalizada los servicios de producción, entrada y
ADMINSITRACIÓN DE salida de documentos a través de los distintos Comprende desde la recepción de los
CORRESPONDENCIA soportes y medios, de tal manera que sus documentos hasta la salida de los mismos.
procedimientos contribuyan a la administración
documental; incluye la administración del correo.

Gestionar el conjunto de actividades administrativas

Comprende desde la organización del archivo
y técnicas documentales tendientes a la
ADMINISTRACIÓN total durante su ciclo vital completo en las tres
planificación, manejo y valoración de la
DOCUMENTAL fases de formación hasta su destino o
documentación archivística con el propósito de
disposición final.
facilitar su utilización y conservación.

Gestionar la creación y organización del sistema de

archivos y sus procesos técnicos teniendo en cuenta Comprende desde el manejo de los procesos de
ADMINISTRACIÓN DE
los principios de procedencia, orden original y la clasificación y ordenación hasta la los procesos
ARCHIVOS
normatividad archivística con el fin de proteger la de descripción de manera interrelacionada.
información institucional y sus soportes.

Comprende desde la recuperación de sus

Investigar, identificar y registrar los bienes
ADMINISTRACIÓN soportes de información de dichos bienes
culturales tangibles e intangibles de la Universidad
DEL PATRIMONIO incluyendo talento Javeriano en sus distintas
como parte constitutiva de su historia y de su
CULTURAL expresiones culturales hasta el registro y
patrimonio cultural.
protección de su memoria documentada.
ANEXO No 3. CADENA DE PROCESOS GESTIÓN DOCUMENTAL DEFINIDA PARA EL ESTUDIO
 ANEXO No 4. OBJETIVO Y ALCANCE DE PROCESOS CADENA DE PROCESOS GESTIÓN DOCUMENTAL
DEFINIDA PARA EL ESTUDIO

PROCESO OBJETIVO ALCANCE

Gestionar y controlar de manera centralizada la

Comprende desde la recepción de los
recepción y distribución de documentos generados
ADMINSITRACIÓN DE documentos hasta la distribución de los
a nivel interno y externo a través de los distintos
CORRESPONDENCIA mismos.
soportes y medios.

Gestionar el conjunto de actividades

Comprende la definición de directrices del
administrativas y técnicas documentales
ADMINISTRACIÓN archivo total del documento durante su ciclo
tendientes a la planificación y manejo de la
DOCUMENTAL vital.
documentación archivística con el propósito de
facilitar su utilización y conservación.
Gestionar la creación y organización del sistema de
archivos y sus procesos técnicos teniendo en
ADMINISTRACIÓN DE cuenta los principios de procedencia, orden Comprende desde el manejo de los procesos
ARCHIVOS original, la normatividad archivística y las de clasificación, ordenación y descripción hasta
directrices de administración documental con el fin la disposición final del documento
de proteger la información institucional y sus
soportes.
Comprende desde la recuperación de sus
Investigar, identificar y registrar los bienes
ADMINISTRACIÓN DEL soportes de información de dichos bienes
culturales tangibles e intangibles de la Universidad
PATRIMONIO incluyendo talento Javeriano en sus distintas
como parte constitutiva de su historia y de su
CULTURAL expresiones culturales hasta el registro,
patrimonio cultural.
protección y divulgación de su memoria
documentada.
 ANEXO No 5. FLUJO DE RECEPCIÓN, REGISTRO Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
INICIO
10 Digitador
Radicar la Correspondencia:
1 Digitador Remitente: Regional (Bogota),
Empresa(U. Javeriana),
Si Departamente (Correspond.),
Recibir correspondencia Nombre (Empresa que trae el
remitida por personas documento).
naturales o jurídicas. Destinatario: Regional,
Departamento(Unidad), Tipo
de documento (Fax, Factura,
Sobre, Paquete, Cajas,
2 Digitador Tarjeta, Muestra, Nevera)
Anexos
Observaciones(La persona a
quien va dirigida, numero de
Identificar que el destinatario
guia, quien la envia y estado).
sea empleado o funcionario
de la Universidad
3 descrito en el presente
6 Coordinador
¿Es posible identificar
destinatario?
Abrir el paquete e iniciar
búsqueda de datos claves del
No envío.
4 Coordinador
No 7 En los periodos de
Verificar la informacion en las ¿es posible tener claro
No
bases de datos de la destinatario?
universidad
Si
5
¿es posible tener claro 9 Coordinador
destinatario?
Informar al digitador la
Si
información del destinatario
11 Digitador
Imprimir etiqueta que indica
1 numero de radicado y código
del punto de Correspondencia
Notas:
1. Existen unidades de las que no se
Herramenta recibe correspondencia: Unidad de
Adminfo 12 Digitador Oncología, Hospital San Ignacio.
Ellos tienen sus puntos de recepción.
2. No se recibe correspondencia que
Grapar etiqueta sobre la sea personal.
Correspondencia 3. Si el Digitador cuando el Courrier
esta haciendo la entrega de la
Correspondencia, identifica que está
no es un funcionario de la
Universidad, se la devuelve de
inmediato sin necesidad de seguir
13 Digitador
todo el proceso de identificación
procedimiento.
Clasificar la correspondencia
en el casillero de la Unidad
respectiva
14 Digitador
8 Digitador
corte(10:00 a.m., 1:00 p.m. y Planilla relación de
Realizar devolución de 5:30 p.m.), imprimir la Correspondencia
correspondencia al Courrier o información de la
remitente Correspondencia recibida
para las unidades.
15 Digitador
2
Clasificar la Planilla de
2
relación de Correspondencia
en los casilleros de la Unidad
1
respectiva
FIN

INICIO
1 Mensajero
Recoger la correspondencia
en el casillero
2 Mensajero
Verificar que los datos de la
Planilla relación de
Correspondencia coincidan
con la correspondencia física.
En caso de no coincidir debe
devolver al Digitador
3 Mensajero
Organizar la correspondencia
según el recorrido
4 Mensajero
Relacionar en el Formato
“Relación de Copias” las
copias que debe entregar en
el recorrido. Generadas por el
y entregadas de otras
unidades
5 Mensajero
Hacer el recorrido
ANEXO No 6. FLUJO DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA INTERNA
11
6 Mensajero
¿El correspondencia es
para una unidad interna?
No
Entregar al encargado en la
unidad la Correspondencia
Planilla relación de
Si
Correspondencia
Procedimiento “Recepción,
Procedimiento “Recepción,
registro, radicación y envío
registro y radicación de
de correspondencia
7
Encargado en la Formato “Control correspondencia interna
interna para entes
Unidad de recorrido” de unidad a unidad”
externos”
Firmar el formato “Control de
Planilla relación de
recorrido” y “Planilla relación Correspondencia
de Correspondencia”
8 Si
¿La entrega comprendía
copias?
Notas:
Si 1. Existen casos particulares
que se manejan como las
Encargado en la consignaciones que se deben
9 pagar de inmediato y luego
Unidad
entregar copia.
2. Otro caso especifico es
Formato “Relación cuando en el mismo recorrido
Firmar el formato “Relación
de copias” No llevan paquetes o remisiones
de Copias”
entre unidades que en
ocasiones no están en la
Formato “Relación
de Copias” planilla “Relación de Entrega”.
10
¿La unidad va a enviar
correspondencia?
No FIN
 ANEXO No 7. FLUJO DE RECEPCIÓN, REGISTRO Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA INTERNA DE UNIDAD A UNIDAD
INICIO
1 Encargado Unidad
Entregar Correspondencia al
Mensajero
2 Mensajero
Guardar la Correspondencia
entregada
3 Mensajero
Planilla registro de
Relaciona la Correspondencia
recibida: Código punto
visitado, recorrido y si es
interno o externo
4 Remitente: Regional (Bogota),
“Recepción, registro,
radicación y envío de
¿La correspondencia es
para envió externo?
Si
No
5 Mensajero
Entregar correspondencia
interna de unidad a unidad y
el formato envío interno-
interno al Digitador
6 Digitador
Verificar y validar los datos de
destinatario
7 datos para soportar los envíos
¿Es posible identificar
destinatario?
No
8 Digitador
Verificar con la unidad
remitente el destinatario (vía
Si
telefónica o correo).
diligencias
9 Digitador
Procedimiento Radicar el paquete:
Empresa(U. Javeriana),
Departamente (Correspond.),
correspondencia
interna para entes Nombre (Empresa que trae el
documento).
externos”, a partir de
la actividad 8 Destinatario: Regional,
Departamento(Unidad), Tipo
de documento (Fax, Factura,
Sobre, Paquete, Cajas,
Tarjeta, Muestra, Nevera)
Anexos
Observaciones(La persona a
quien va dirigida, quien la
envía y estado).
10 Digitador
Imprimir etiqueta que indica
numero de radicado y código
del punto de Correspondencia Notas:
1. Algunas unidades utilizan
un formato que firma el
colaborador o una base de
11 Digitador entre unidades que realizan
2. Los Diplomas no se
manejan de la misma manera.
3. Educación continua no
Grapar etiqueta sobre la tiene el mismo manejo, no se
Correspondencia adaptan al horario de los
recorridos.
12 Mensajero
Clasificar la correspondencia
en el casillero de la Unidad
respectiva
13 Digitador
En los periodos de
corte(10:00 a.m., 1:00 p.m. y
5:30 p.m.), imprimir la Planilla relación de
información de la Correspondencia
Correspondencia recibida
Herramenta para las unidades.
Adminfo
14 Digitador
Clasificar la Planilla de
relación de Correspondencia
en los casilleros de la Unidad
respectiva
FIN
 ANEXO No 8. FLUJO DE RECEPCIÓN, REGISTRO, RADICACIÓN Y ENVÍO DE CORRESPONDENCIA INTERNA PARA ENTES EXTERNOS
INICIO
1 Encargado Unidad
Entregar Correspondencia al
Mensajero
2 Encargado Unidad
Entregar original y copia
Formato diligenciado según el
servicio que requiere
3 Mensajero
Verificar contenido del
formato
4 Mensajero
Firmar original del formato y
entregarla al Encargado en la
Unidad. Se queda con la
copia de la formato
5 Mensajero
Guardar la Correspondencia
entregada
11
6 Mensajero ¿La solicitud es para servicio: 16 Digitador
Planilla hoy mismo, documento
unitario, mercancía o
2
Relaciona la Correspondencia registro de
diligencias Valores? Grapar la copia amarilla, roja
recibida: Código punto
y blanca a la
visitado, recorrido y si es
Si Correspondencia
interno o externo
12 Digitador
Procedimiento
7 “Recepción, registro
y radicación de Formato envio
¿La correspondencia es correspondencia interno-externo
para envío externo?
No Recoger la Correspondencia Con la copia azul
interna de unidad a y el formato en el casillero Procedimiento “Recepción,
Formato envío unidad”, a partir del registro y radicación de
motorizados actividad 5. correspondencia interna
Si de unidad a unidad”, a
partir del actividad 9.
Formato envio
interno-externo 8 Mensajero 13 Digitador
17
Verificar el aval del envío por
Colocar sello a la No parte de la Unidad y la
Correspondencia para ¿La solicitud de servicio
asociación del centro de costo
controlar la fecha de recibido es: Valores?
(formato o correo electrónico)
Si
14 Digitador 18 Digitador
9 Mensajero
Diligenciar Guia-Registrar:
Encasillar la Correspondencia Nombre, dirección, empresa, Llamar al Operador para
con el formato diligenciado teléfono, contenido, Ciudad a programar recogida de 3
según el servicio requerido la que va, tipo de servicio, Aplicativo Correspondencia No
donde corresponde Peso, volumen, forma de Guias
pago, Observación: Centro de
costo y departamento que
10 envio.
¿La solicitud es para
entrega por motorizados?
19 Digitador
15 Digitador
Guía
Servientrega
Si Alistar la Correspondencia
para el Courrier a las 5:00
Imprimir la Guía (Copia p.m.(Documentos) y a las 3
amarilla, roja blanca y azul) 4:30 p.m. (Mercancia)
1
 1 2
Coordinador de
24
Motorizados
30 35 Digitador
Coordinador de
20 Encasillar la Correspondencia ¿La solicitud es para
Motorizados No 4
y planilla en la zona que entrega por 4-72? Realizar porte de la
Formato envío corresponde Correspondencia y generar el
motorizados Sticker para la misma
Recoger la Correspondencia Si 27 Motorizados Si
y el formato en el casillero
31 Digitador
Registrar copias o
25 Motorizados Correspondencia para las
Unidades con el Digitador 36 Digitador
Recoger la Correspondencia Formato envio
Coordinador de Entregar o recibir la interno-externo
21 y el formato en el casillero
Motorizados Correspondencia según lo
referenciado en la planilla de Pegar el Sticker con el valor
diligencia de motorizados sobre la Correspondencia
Organizar la correspondencia
por Zonas Procedimiento
26 “Recepción, registro 32 Digitador
y radicación de 37
¿Se generaron copias o
correspondencia
recogio correspondencia
interna de unidad a ¿La Correspondencia son
Coordinador de para las Unidades? Registrar: Fecha, centro de
22 unidad”, a partir del documentos?
Motorizados actividad 9. costos, la descripción que Documento
Registrar la solicitud: Nombre No viene en el sobre, Ciudad, Registro 4-72
Herramenta peso, valor
de la dependencia que envía,
Prioridad (recoger, entregar,
Adminfo No
28 Motorizados
llevar, pagar), datos del
destinatario Entregar al Coordinador de 38 Digitador
Motorizados la planilla de
diligenciada con el visto que 33 Digitador
evidencia que la diligencia se
3
Llamar al Operador para
Coordinador de realizó Verificar los datos de la
23 Planilla de programar recogida de
Motorizados planilla, principalmente el Si
envios 4-72 Correspondencia
valor.
Planilla diligencia
Imprimir la planilla de motorizados Coordinador de
diligencia de motorizados 29
Motorizados

Descargar la solicitud 3 34 Digitador 39 Digitador

referencia en la planilla de
diligencias en el Sistema Imprimir la planilla de envíos
del día (3 copias, 2 para Alistar la Correspondencia
courrier y una para para el Courrier a las 10:30
a.m. 3
correspondencia).
 4 Coordinador de Coordinador de Coordinador de
46 51 56
Motorizados Motorizados Motorizados
40
Previa autorizacion de la Registrar numero de solicitud
Entregar Formato envio 3
Unidad, solicitar en el o atención asignado por
¿La solicitud es para envío interno-externo a la
No 5 alistamiento de Servientrega Servientrega, en el Formato
masivo? Coordinadora de la Unidad
la Digitacion envío interno-externo.

Si
Coordinador de Coordinador de
41 47 Coordinador de
Motorizados Motorizados Coordinador de 57
52 Motorizados
Enviar a Servientrega la Motorizados
Formato envío información relacionada con Entregar correspondencia al
Recoger la Correspondencia 3
interno-externo los destinatarios entregada Clasificar las unidades Courrier con el memorando.
y el formato en el casillero
por la Unidad que solicitó el documentales según el Recibir copia del memorando
servicio destino al que se dirigirán firmada por el Courrier.

Coordinador de
42
Motorizados Coordinador de
No 48 Coordinador de
Verificar que las Motorizados 53
Motorizados
5
características del envió
apliquen para la prestación Registrar numero de orden
del servicio y la cantidad de asignado por Servientrega en Registrar en el formato envío
unidades documentales el Formato envío interno- interno-externo, la cantidad
referenciadas en el formato externo que van para cada destino 58 Mensajero
coincidan con las físicas
No Formato envío
43 interno-externo
Recoger la Correspondencia
Coordinador de Coordinador de y el formato en el casillero
49 54
¿Es envío masivo nacional? Motorizados Motorizados
Si
Realizar memorando (2
Entregar la Correspondencia copias) de envío
Si
al Courrier especificando: Paso,
Coordinador de Cantidad y lugar para donde
44 el cual se dirigen. 59 Mensajero
Motorizados

Verificar los datos registrados

Llamar a Servientrega para la Coordinador de Coordinador de por la Unidad en la
50 55
creación orden Motorizados Motorizados Correspondencia, mínimo:
Dirección física, código
postal, ciudad, país, No 6
Anexar colilla entregada por
Llamar a Servientrega y pedir telefónico, correo electrónico
el Courrier al Formato envío
45 la recolección del que esta haciendo el
interno-externo
¿La unidad solicitante envío envio.
los datos de los
destinatarios?
 6 INTERPRETACIÓN DE COLORES
SEGÚN SERVICIO

60 61 Mensajero

¿Es para entrega en P.O. Llamar a la Unidad solicitante

BOX?
Si para pedir información más
SERVICIO MOTORIZADOS
específica del envío. En caso
de no tener mas información
recomendarle envío por 4-72.
Notas:
1. Servicios por empresa
No
A. Servientrega
SERVICIO HOY MISMO,
* Nacional: Documento
DOCUMENTO UNITARIO,
62 63 Mensajero Unitario(Unidades Documentales
MERCANCÍA O VALORES
de mas de 2Kg), Mercancía
¿La correspondencia es un Premier( paquetes de hasta 7 kg),
paquete?
Si Llamar a la Unidad para que Valores (mercancía que por valor
indique el valor comercial y si declarado requieren transporte
desea asegurar el paquete. especial), Masivo Nacional (hasta
SERVICIOS POSTALES
No 250g)
NACIONALES 4-72
*Internacional: Masivo (hasta
1000g).
64 Mensajero
B. DHL: Documentos(menor a
66 Mensajero 2,5Kg), Paquetes (mas de 2,5Kg)
C. 4-72: Correo normal, Correo
Diligenciar la guía aérea, Herramienta Certificado
radicando los datos del envío Connect DHL MASIVOS NACIONALES
en el Sistema Verificar los datos de la
Correspondencia en la guía(3 2. Las solicitudes para motorizados
copias) y masivo nacional o internacional
se reciben también por Correo
electrónico.

65 Mensajero MASIVO INTERNACIONAL

67 Mensajero
Guía DHL

Imprimir la guía(3 copias) Empacar la correspondencia

y anexar la guia

SERVICIO INTERNACIONAL
DHL
3
68 Mensajero

Entregar al Courrier
FIN
 ANEXO No 9. FLUJOS DEL PROCESO ORGANIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS
DIRECCIÓN JURÍDICA- ORGANIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVO DE CONTRATOS, CONVENIOS O ACUERDOS
INICIO
1 Auxiliar de Archivo
Recibe los documentos
legalizados
2 Auxiliar de Archivo
Clasifica el documento, según
concepto Jurídico
3 guarda según el año y serie o
¿Si es contrato con
personal natural y menor Si
a $3.200.000?
No
4
¿Si es contrato de
Si
D.P.S.?
No
5 Auxiliar de Archivo
Organiza el documento en la
Unidad de conservacion: Abre
la carpeta (Portada), guarda
los documentos
cronologicamente, diligiencia
la hoja de tipos
documentales,
1 2 3
6 Auxiliar de Archivo 7 Auxiliar de Archivo 12 Auxiliar de Archivo
Formato
Ingresa el documento en la Registra en el formato
Ingresa el documento a la “Transferencia”
carpeta, según el consecutivo “Transferencia”: Titulo de la
carpeta, según el orden
que corresponda. (Máximo 10 carpeta, Fecha inicial, firma
alfabetico al que corresponda.
contratos por carpeta) del contrato.
13 Auxiliar de Archivo
Digitaliza el contrato,
8 Auxiliar de Archivo convenio o acuerdo. Sin
documentos adjuntos. Lo
Registra en la herramienta
subserie al que corresponda.
“Radicador” el nombre de la Herramienta
1
carpeta dende queda Radicador
archivado el documento.
FIN
9
2 ¿Si es contrato con
personal natural y menor No 3 Notas:
a $3.200.000 o D.P.S. ? 1. Solo se digitalizan Contratos,
convenios, acuerdos o donaciones.
2. Como archivo administrativo(no
Si incluye temas Jurídicos) se tiene:
Actas, correspondencia, documentos
10 Auxiliar de Archivo 11 Auxiliar de Archivo varios.
3. Para los demás temas Jurídicos que
no se incluyen en este procedimiento se
Registra en el formato Recibe el contrato digitalizado tiene una carpeta para cada uno, entre
Formato “Transferencia” campo por parte de la Unidad y lo estos se encuentran: Donaciones,
“Transferencia” “contenido” el nombre del guarda según el año y serie o Conceptos Jurídicos, Acciones de Tutela,
documento. subserie al que corresponda. Procesos Disciplinarios, Donaciones, etc.
4. El formato “Transferencias” fue
modificado para la gestión pero cuando
lo envía al Archivo Central deja las
casillas iniciales del Formato.
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS- ORGANIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE HOJAS DE VIDA DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

INICIO

5 Auxiliar de Archivo

Analista de
1
Contratación Archiva la carpeta según el
color de la misma
Recibe los documentos de la
hoja de vida

Analista de
2
Contratación
Introduce los documentos en
la carpeta multifolder con le
color que corresponde
Analista de
3
Contratación
Introduce los documentos en
la carpeta multifolder con le
color que corresponde
6 Auxiliar de Archivo
Genera en el Sistema el
reporte de Ingresos del Mes
7 Auxiliar de Archivo
Traslada la información a la
base de datos de Excel para
actualizarla con los nuevos
ingresos
Notas:
1.Para archivar se tiene una
clasificación de carpeta por
Sistema de
colores. Cada color pertenece a
Información
letras del alfabeto.
2. Las carpetas multifolder tiene
impresos en su interior los tipos
documentales, para que sean
diligenciados a medida que se
ingresan los documentos pero
estos no son utilizados.
Base de Datos
Unica

FIN
Analista de
4
Contratación

Entrega la carpeta la auxiliar

de Archivo
OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO- ORGANIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE HOJAS DE VIDA DE PROFESORES
INICIO
1 Auxiliar de II
Recibe los documentos por
correo interno remitidos de la
Vicerrectoría Académica
2 Auxiliar de II
Radica la fecha de recepción
de los documentos
3 profesores, donde
¿Documentos de
Profesor de planta o
Temporal?
4 Auxiliar de II
Entrega documentación al
Coordinador de Registro
Coordinador de
5 Archiva los documentos
Registro
Ingresa la información al
Sistema RAP y entrega los
doucmentos al Auxiliar II.
6 Auxiliar de II
Abre la carpeta con la
información por profesor
7 Auxiliar de II
Registra la información de la
carpeta en el formato
“Transferencia”. Sin incluir
fechas extremas
No 1 8 Auxiliar de II
En la carpeta coloca el “No de
Orden” registrado en el
formato “Transferencias”
9 Auxiliar de II
Sistema RAP
1
10 Auxiliar II
Notas:
Ingresa la información al 1.Las directrices para actualizar
Sistema RAP. las “Hojas de Vida” que se
encuentran en archivo histórico no
están establecidas. Actualmente
se tiene un sobre de manila con
los documentos de cada profesor y
un registro en una base de datos
“Sobres por actualizar” para llevar
11 Auxiliar II un control.
Formato 2. En el archivo de Gestión se
“Transferencia” encuentra: Correspondencia y
Archiva los documentos en la
Hojas de Vida de Profesores.
carpeta abierta por Facultad y
orden alfabético de
corresponda
12 Auxiliar II
Formato
Registra la información para “Profesores Hora
control en el formato Catedra”
“Profesores Hora Cátedra”:
Nombre, Cedula, Facultad
FIN
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS- ORGANIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE HOJAS DE VIDA DE ESTUDIANTES

INICIO

11 Auxiliar I
6 Auxiliar I
1 Secretaria de Carrera
Verifica el contenido que el Registra el “numero de
contenido de las carpetas que inventario” asignado en la
están siendo transferidas carpeta.
Abre carpeta Hoja de Vida y
coincida con la información
archiva los documentos
del formato

2 Secretaria de Carrera Auxiliar I y Secretaria 12 Auxiliar I

7
de Carrera
Formato
Firman el formato
Relaciona la información en el “Transferencia”
“Transferencia” para Archiva la hoja de vida.
formato “Transferencia” oficializar el traslado de las
hojas de vida

3 Secretaria de Carrera
8 Auxiliar I

Envía el formato magnético al

Auxiliar I Verifica en la base datos
unica que las hojas de vida 13 Auxiliar I
transferidas no exista
Archiva en la carpeta
Si
existente los nuevos tipos
4 Auxiliar I 9 documentales que fueron FIN
transferidos.
¿La hoja de vida de
Verifica el contenido del
estudiante ya existe?
formato “Transferencia” y lo
devuelve a la Secretaria
solicitante con las
correcciones requeridas
No

10 Auxiliar I

Auxiliar I y Secretaria Registra la información del

5 formato “Transferencia” en la
de Carrera Base de datos
base de datos única y le Unica
asigna un “numero de
Agendan una cita para inventario” a la hoja de vida.
realizar la “Transferencia”
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE- ORGANIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DE HOJAS DE VIDA DE ESTUDIANTES

INICIO

6 Secretaría de Archivo
1 Secretaria de Carrera

Archiva la carpeta según el

Abre carpeta Hoja de Vida y
archiva los documentos
2 Secretaria de Carrera
Relaciona la información en el
formato “Transferencia”
No de Orden asignado.
Notas:
1. La transferencia de hojas de
vida del Archivo de Gestión al
Archivo Central se realiza
semestralmente.
FIN 2. Los documentos que actualizan
la hoja de vida del estudiante se
Formato van enviando por transferencia.
“Transferencia” 3. El formato “Transferencias” fue
modificado para la gestión pero
cuando lo envía al Archivo
Histórico deja las casillas iniciales
del Formato.

3 Secretaria de Carrera

Envía la carpetas de hojas de

vida junto con el formato a la
Secretaría de Archivo

4 Secretaría de Archivo

En un nuevo formato
“Transferencia” registra la
información de la carpeta Formato
recibida (No Orden: “Transferencia”
Consecutivo Histórico de
hojas de vida). Exceptuando
las fechas extremas

5 Secretaría de Archivo

Registra en la carpeta el “No

de Orden” asignado en el
formato “Transferencia”
 ANEXO No 10. FLUJOS DEL PROCESO CONSULTA DE ARCHIVOS

DIRECCIÓN JURÍDICA-CONSULTA DE CONTRATOS, CONVENIOS O ACUERDOS

INICIO

1 Abogado 6 Auxiliar de Archivo

En formato “Solicitud de
Solicita el documento a la Antecedentes” registra la
Auxiliar de Archivo fecha de entrega de los
documentos

2 Auxiliar de Archivo
7 Auxiliar de Archivo
Notas:
Busca la carpeta en el archivo 1. No tiene autorización de
y hace entrega de la misma al préstamo a externos
abogado. En caso de ser Archiva los documentos
2. No existen tiempos de
necesario solicita mas préstamo
información al Abogado 3. No se manejan afueras

3 Auxiliar de Archivo FIN

Formato “Solicitud
Diligencia el formato “Solicitud
de antecedentes”
de Antecedentes”

4 Auxiliar de Archivo

Entrega los documentos al

Abogado

5 Abogado

Consulta la información y
entrega los documentos al
Auxiliar de Archivo
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS-CONSULTA DE HOJAS DE VIDA DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

INICIO

¿La solicitud es de
Si alguien externo?
No

Encargado de la
1
Unidad
Envía la solicitud de hoja de
vida a la Jefe de la Oficina de
Operaciones
Entrega las hojas de vida con
Jefe de Oficina de
2 tiene un tiempo límite de 2 a 3
Operaciones
Redireccióna el correo al
Auxiliar de Archivo
3 Auxiliar de Archivo
Busca la hoja de vida y la
actualiza el contenido de la
misma
9 Solicitante 13 Solicitante
Solicita las hojas de vida al
Devuelve las hojas de vida
5 Auxiliar de Archivo Auxiliar de Archivo
la carta Notas:
10 Auxiliar de Archivo 14 Auxiliar de Archivo 1.No se manejan afueras
2. Para préstamos a externos se
Busca la hoja de vida y la Registra la devolución en el semanas.
actualiza el contenido de la Excel y archiva nuevamente 3. En caso de préstamo a
6 Solicitante misma las hojas de vida abogados externos se le saca
copia a todo el expediente que se
va a prestar.
Firma la carta como
constancia de recibido
11 Auxiliar de Archivo
Registra en Excel el préstamo
y entrega las hojas de vida
7 Solicitante

Consulta las hojas de vida 12 Solicitante

4 Auxiliar de Archivo
Realiza la consulta
Realiza carta en la que 8 Auxiliar de Archvo
relaciona las hojas de vida a
prestar
Cuando el solicitante
devuelve las hojas de vida las
archiva nuevamente

FIN
OFICINA DE ADMINISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO-CONSULTA DE HOJAS DE VIDA DE PROFESORES

INICIO

Coordinador de
1
Registro

Envía correo de solicitud al

Auxiliar II

2
¿Si la hoja de vida fue
Si transferida al archivo No
historico?

3 Auxiliar II 5 Auxiliar II

Solicita el documento
digitalizado al Archivo Busca la carpeta en el archivo
Formato “Índices
Histórico, según la ubicación y hace entrega del
Hojas de vida”
registrada en el índice de documento.
hojas de vida

4 Auxiliar II 6 Auxiliar II

Realiza el registro en el
Envia el documento al formato “Préstamo”: Fecha Formato
Solicitante Préstamo, Asunto o titulo, “Prestamo”
Folios, Prestado a

7 Auxiliar II

Cuando el documento es
devuelto, Lo archivo y registra
en el formato “Préstamo”:
Fecha de devolución.

FIN
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS – CONSULTA DE HOJAS DE VIDA DE ESTUDIANTES

INICIO
6 Auxiliar I

Registra en el formato Formato “Afueras”

1 Unidad
“Afueras” la salida de la
carpeta
Envía correo electronico a la
Secretaría de Facultad con
copia al Auxiliar I solicitando
las hojas de vida que necesita
7 Unidad

Secretaría de Devuelve la carpeta al Auxiliar

2
Facultad I
Notas:
1.Los cargos que pueden solicitar
Informa al Auxiliar I de la hojas de vida son: Directores,
autorización para consultar Coordinadores y Decanos.
las hojas de vida solicitadas 2. La carpeta se durante 5 días,
después de este tiempo se da
8 Auxiliar I aviso de entrega por parte de la
Secretaría de Facultad.
3 Auxiliar I
Archiva la carpeta.

Busca las hojas de vida

solicitadas y las folia.

FIN

4 Auxiliar I

Entrega a la unidad que

solicito las hojas vida junto
con copia impresa del correo
electronico

5 Unidad

Firma la copia impresa correo

electrónico como constancia
de recibido
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE- CONSULTA DE HOJAS DE VIDA DE ESTUDIANTES

INICIO

Secretaria de Carrera
1
o Recepcionista
Formato
Busca el consecutivo de la “Transferencia”
carpeta en el formato
“Transferencia”

Secretaria de Carrera
2
o Recepcionista

Notas:
Busca la carpeta en el archivo 1.El formato “Transferencia” con
y la retira del mismo los datos de las hojas de vida de
estudiantes en el archivo es
enviado a la Unidades de Carrera
y a la Recepción para facilitar la
búsqueda de documentos
3 Unidad 2. En caso de Tutelas, la
Secretaria de Archivo entrega
directamente el formato a la
Consultan la carpeta según lo Secretaria de Facultad.
requerido

Secretaria de Carrera
4
o Recepcionista

Devuelven la carpeta a la
Secretaria de Archivo

5 Secretaría de Archivo

Archiva la carpeta

FIN
ARCHIVO CENTRAL DE RECTORÍA- CONSULTA DE DOCUMENTOS
INICIO
1 Unidad Solicitante
Envía correo con las
especificaciones del
documento al Director del
Archivo Universitario
Director de Archivo
2 documento y enviándoselo a la
Universitario
Verifica la solicitud y la envía
al encargado del Auxiliar II
3 Auxiliar II
Realiza la consulta de los
documentos en el archivo
5 Auxiliar II
Entrega los documentos
solicitados a la Recepcionista
del Archivo
6 Recepcionista Archivo
Elabora el memorando de
salida, donde especifica los
documentos a entregar y el
tiempo del préstamo
Notas:
1.Algunas consultas de
Encargado de Archivo documentos unitarios se esta
7
en la Unidad realizando digitalizando el
Unidad, esto se presenta según el
Recoge los documentos en el volumen de documentos.
Archivo Central
8 Unidad
Realiza la consulta requerida
en los documentos
Encargado de Archivo
9
en la Unidad
Regresa los documentos al
Archivo
10 Auxiliar II
Archiva los documentos
nuevamente.
FIN
 ANEXO No 11. FLUJOS DEL PROCESO DISPOSICIÓN (TRANSFERENCIA) DE ARCHIVOS

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS- TRANSFERENCIA DE HOJAS DE VIDA DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

INICIO
¿El expediente esta en
carpeta multifolder?
No
1 Auxiliar de Archivo Si

Busca en el archivo las hojas 4 Auxiliar de Archivo 5 Auxiliar de Archivo

de vida a transferir
Formato “Portada
Diligencia el formato “Portada
Diligencia la portada que tiene Normalizada”
Normalizada” y lo anexa a la
la carpeta carpeta
2 Auxiliar de Archivo
9 Archivo Histórico

Actualiza el contenido de las Valida que lo entregado sea

hojas de vida a transferir 6 Auxiliar de Archivo lo mismo especificado en el
formato “Transferencia”

Envía el formato magnético al

Archivo Histórico
3 Auxiliar de Archivo Archivo Histórico y
10
Auxiliar de Archivo

Diligencia el formato Formato

Firman el formato
“Tranferencia” “Transferencia” 7 Archivo Histórico “Tranferencia”

Valida el contenido del

formato “Transferencia”
11 Archivo Histórico

Genera el código de
8 Auxiliar de Archivo ubicación en el archivo y lo
reporta al Auxiliar de Archivo

Realiza entrega de los

archivos a transferir

FIN
OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO- TRANSFERENCIA DE HOJAS DE VIDA DE PROFESORES

INICIO

6 Auxiliar II

1 Auxiliar II
Actualiza el formato de Formato “Índices
índices que tiene Admisiones Hojas de vida”
Según lo estipulado acuerdan y Registro para que
con el Archivo las fechas concuerde con el de Kanon.
exacta de la transferencia

2 Auxiliar II
FIN
Finaliza el diligenciamiento
Formato
del formato “Transferencia”:
“Transferencia”
Fechas extremas. Lo entrega
al Archivo Historico

3 Auxiliar II

Hace la entrega física de las

carpetas

4 Personal de Archivo

Verifica que lo entregado se

encuentre conforme a lo
registrado en el formato
“Transferencia”.

5 Auxiliar II

Digitaliza el contenido de las Herramienta

carpetas en las instalaciones Kanon
del Archivo.
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS- TRANSFERENCIA DE HOJAS DE VIDA DE ESTUDIANTES

INICIO
6 Auxiliar I

1 Auxiliar I Realiza las correcciones

solicitadas
Organiza las carpetas,
incluyendo la hoja de tipos
documentales
7 Auxiliar I

Realza la transferencia fisica

2 Auxiliar I de las carpetas hojas de vida
y entrega el formato
“Transferencia” en CD
Diligencia la hoja de tipos
documentales

8 Archivo Historico

3 Auxiliar I
Asigna codigo de ubicación
en el Archivo
Diligencia el formato Formato
“Transferencia”, relacionando “Trasferencia”
las carpetas de hojas de vida
a transferir.

9 Auxiliar I

4 Auxiliar I Registra en el formato

“Transferencia” el código de
ubicación
Envía el formato magnético al
Archivo Histórico

FIN

5 Archivo Historico

Corrige la información del

formato y lo devuelve con la
retroalimentación
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE- TRANSFERENCIA DE HOJAS DE VIDA DE ESTUDIANTES

INICIO
Personal de Archivo y
6
Secretaria de Archivo

1 Secretaria de Archivo Firman el formato

“Transferencia” en muestra de
conformidad con el proceso
Organiza las carpetas, según
las directrices del Archivo
Historico

7 Personal de Archivo

2 Secretaria de Archivo Entrega copia física y Formato

magnética del formato “Transferencia”
Copia la informacion de las
Formato “Transferencia” a la
carpetas seleccionadas del
“Transferencia” Secretaria de Archivo.
formato “Transferencia”
donde se encuentran todos
los consecutivos de las hojas
de vida a uno nuevo.
8 Personal de Archivo

3 Secretaria de Archivo Asigna el código de ubicación

de las carpetas en el archivo
Finaliza el diligenciamiento y lo informa a la Secretaria de
del formato “Transferencia” Y Archivo
actualiza la información. “No
de Orden”, “Contenido”,
“Fechas Extremas”

9 Secretaria de Archivo

4 Secretaria de Archivo Registra el código de Formato

ubicación en el formato “Transferencia”
“Transferencia” magnético
Envía las carpetas y el
que le fue entregado
formato “Transferencia” al
Archivo Historico.

10 Secretaria de Archivo

5 Personal de Archivo
Verifica que lo entregado se
encuentre conforme a lo
registrado en el formato
“Transferencia”.
Copia el código de ubicación
en el formato “transferencia”
donde se encuentran todos
los consecutivos de hojas de
vida
FIN
ARCHIVO CENTRAL DE RECTORIA-TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

INICIO

1 Encargado de Archivo
Recibe el formato
“Transferencia” por parte de
la Unidad
5 Auxiliar II
Asigna el “Código de
Ubicación” en el área de
Formato conservación.
“Transferencia”

Notas:
2 Auxiliar II 6 Auxiliar II
1.Algunas unidades relaza la
entrega del inventario en estado
natural por lo que el Auxiliar II
Verifica que la información del Informa a la Unidad los debe realizar todo el proceso,
formato este correcta codigos de Ubicación incluido el diligenciamiento del
formato de Transferencia y la
clasificación de los documentos

Encargado de Archivo
3 en la Unidad y
Auxiliar II FIN

Firman el formato para

formalizar la trasnferencia

4 Auxiliar II

Realiza entrega Física y

digital del formato
“Transferencia” definitivo