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Informe de Auditoria Administrativa

ACTIVIDAD EJE 4

MARIA ESTEFANIA RIVERA VARGAS

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL AREANDINA

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ABRIL 2020
Tabla de Contenido

Introducción………………………………………………………………………….3

Justificación………………………………………………………………………….4

Hipótesis……………………………………………………………………………..5

Objetivos…………………………………………………………………………….5

Alcances y Limitaciones……………………………………………………………..6

Desarrollo

Informe Auditoria Administrativa

Recomendaciones

Conclusiones

Anexos
Introducción

Teniendo en cuenta los temas vistos durante el eje 1,2, y 3 se presenta el informe final de la auditoria
administrativa a la empresa Flores Jayvana sede Canelón donde se detalla el proceso y paso a paso para
la realización de este.

El proceso de auditoria administrativa consta de cuatro fases; “planeación, examen,


evaluación e informe, las cuales se llevaron a cabo por medio de las herramientas o instrumentos
de medición, como cuestionarios, entrevistas y observaciones.
Justificación

La empresa Flores Jayavana sede Canelón carece de un proceso de procesos bien estandarizados con
funciones claras en cada uno de los roles dentro del área de Recursos Humanos. Por lo anterior la
planeación de auditoria administrativa, ayudaría en la identificación de las actividades realizadas por
cada uno de los integrantes, así como la detección de los errores que se están llevando a cabo, pero
sobre todo la duplicidad de actividades y desperdicio de tiempo y recurso dentro de la organización.

Con el desarrollo de la auditoria administrativa y la metodología de recolección de información aplicada


se puede ayudar a detectar si es necesario mantener el sistema de selección y contratación de personal
como lo hace actualmente, o si esta empresa puede obtener mayores resultados y generar
competencias con una reestructuración de funciones. Sin poner en riesgo su capital.

La auditoría administrativa puede realizarse de un proceso función, un departamento o área de la


organización o de un grupo de ellos o de la empresa completa. Para la aplicación y ejecución de
cualquier auditoria es necesario contar con el apoyo y aprobación de la dirección y gerencia de la
compañía.
Objetivo General.

 Realizar una Auditoria Administrativa con el fin de establecer una propuesta de

mejoramiento en las etapas del proceso administrativo

Objetivos Específicos.

 Identificar las desviaciones e ineficiencias que se dan en cada puesto.

 Analizar las actividades y funciones de cada cargo y rol dentro de los procesos de RRHH

a través de la observación directa de las diferentes funciones

 Identificar los aspectos que generan las deficiencias del proceso administrativo.
FLORES JAYVANA SEDE CANELON

Figura 1.0

 MISIÓN DE LA EMPRESA

Producir flores de tipo exportación para satisfacer los requerimientos de las


comercializadoras; asegurando una relación beneficio coso positiva, un ambiente laboral
con gente competente motivada y comprometida con la empresa, preservando el medio
ambiente mediante el uso racional de los recursos naturales. Para garantizar la
permanencia en le tiempo de Flores Jayavana sede Canelón y Valvanera.

 VISIÓN

Ser la mejor empresa de GR Chia reconocida por:


 La excelencia de su actuar, sus altos niveles de productividad, calidad,
competitividad y rentabilidad.
 Gente proactiva fortalecida en valores, que trabaja con pasión, competente,
motivada, comprometida y que se promueve en un ambiente laborar positivo.
 Sostenible, generadora de valor social. Ambiental y económica.
 CÓDIGO DE ÉTICA DE LA EMPRESA

Figura 1.2

 VALORES CORPORATIVOS
Dentro de estas políticas de la empresa se destacan como valores trascendentales:

 RESPETO: Es valorar a los demás, acatar su autoridad y considerar su dignidad.


 CONFIANZA: Es el sentimiento de poder creer en mí y en los demás.
 RESPONSABILIDAD: Es cumplir con el deber que se ha asignado y permanecer fiel al objetivo.
 TRABAJO EN EQUIPO: Intercambio, complementación de ideas y cooperación dentro de un
equipo para alcanzar metas comunes.
 COMPROMISO: Es poner en juego nuestras capacidades para sacar adelante todo aquellos que
se nos ha confiado.
 HONESTIDAD: decir siempre la verdad, manifestar lo que sentimos y pensamos. Cumplir con
nuestros deberes a conciencia.
 FELICIDAD: Estado de satisfacción personal que nos genera bienestar y motivación en nuestro
trabajo.
ORGANIGRAMA GENERAL

Figura 1.3
ORGANIGRAMA GESTION HUMANA
Figura 1.4
MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA
Figura 1.5

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Con la figura 1.4 (Organigrama de Gestión Humana) se pretende que clarificar y que cada uno de los

empleados se ubique en su puesto identificando la posición jerárquica en la que se encuentran, y cuáles

son los puestos que se encuentran a su cargo.

La auditoría administrativa puede realizarse de un proceso función, un departamento o

área de la organización o de un grupo de ellos o de la empresa completa. Para la

aplicación y ejecución de cualquier auditoria es necesario contar con el apoyo y

aprobación de la dirección y gerencia de la compañía.

En este método se quiere evaluar el proceso de reclutamiento, selección y contratación

del personal nuevo, identificando mejoras de procesos y optimización de recursos.


Para poder situarnos y conocer un poco más a fondo los procesos de Gestión Humana

analizaremos la imagen 2.0 y nos vamos a concentrar en el proceso de selección de

personal.

Figura 2.0

Para poder aplicar nuestro ejercicio de auditoria nos basaremos ene le método de análisis

factorial desarrollado por Alfred Klein y Nathan Grabinsky, investigadores del Banco de México, evalúa

los siguientes aspectos de la empresa (Munch y García, 2006).

1. Planear la investigación:
- Definir el objetivo: Identificar acciones de mejora en el proceso de Selección y Contratación.
- Indicar el tiempo de trabajo. 2 días.
- Planear las fases y las condiciones del trabajo.

FASES DE LA AUDITORIA
FASE 1 PLANEACIÓN
TAREAS TIEMPO RECURSOS ENCARGADO
Conocer las historia y disposiciones de 4 horas Documentos oficiales de la Auditor y Director
la empresa compañía, con información de GH
verificada
Identificar los procesos de la empresa 1 hora Documentos oficiales de la Auditor
y objetivo a auditar compañía
Observación del proceso
Elaboración del Cuestionario al 2 horas Equipo de cómputo, papel y esfero Auditor
candidato
Elaboración del cuestionario a la 1 hora Equipo de cómputo, papel y esfero Auditor
Auxiliar de Gestión humana
FASE 2 APLICACIÓN
Aplicación de los cuestionarios de Instrumentos de cuestionario
1 hora Auditor
evaluación
FASE 3 VALORACION DE RESULTADOS
Recopilación y tabulación de 3 horas Equipo de computo Auditor
resultados de los instrumentos para
elaboración final de informe
FASE 4 PUBLICACIÓN DE RESULTADOS
Entrega de informe final para el 1 hora Informe Final de resultados
conocimiento de la empresa

Tabulación de resultados
Pregunta 1 Nombre. Contamos con tres personas que realizaron el cuestionario.

Pregunta 2. Edad. Tenemos que todas las personas son menores de 40 años y dos menores

de 30.
Pregunta 3. Cargo al que aspira. Se tiene que un 75% se postula para un cargo operativo

PREgunta 4. Como se enteró de la vacante. Tenemos como resultado final que cada candidato

escogió una respuesta, siendo estas el referido, redes sociales y el anuncio.


Pregunta 5. Tenemos como resultado final que cada candidato escogió una respuesta, siendo

estas Test Wartegg, Tes matemático y concentración y el test de habilidad.

Pregunta 6. Evidenciamos que dos de res personas cuentan con experiencia para el cargo al que se

postula.
Pregunta 7. El proceso de entrevista fue para dos personas Interesante y cómodo y para una persona
fue demasiado largo.

Pregunta 8. La respuesta para dos personas fue afirmativa y para una persona fue negativa.
Pregunta 9. Para el 100% de las personas encuestadas fue clara la explicación del puesto.
Pregunta 10. Para el 100% de las personas encunestadas el trato fue amable y cortes.

Pregunta 11. De las tres personas para 1 persona el procesos fue muy bueno, para una personas el

proceso fue bueno y para la tercera el procesos fue regular.


5. Presentació n del diagnó stico:

a. Se deben preparar los documentos para hacer la preparación del diagnóstico.

Los documentos que se deben preparar son:

- Encuesta de recolección de información a los candidatos sobre la percepción del proceso.

- Formato de entrevista a la Dirección de Gestión humana con respecto al proceso de

selección.

- Cédulas donde se permita registrar la información hallada en la auditoria.

b. Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.

- La problemática es la ineficacia en la utilización de recursos dentro del proceso de

selección ya que se presentan convocatorias poco efectivas, en cuanto a no cumplir con

las metas de selección de personal adecuado y con las especificaciones requeridas. Esto

se puede originar por la alta tasa de desempleo, personal sin experiencia en las labores

específicas, etc.

c. Exponer a las personas involucradas. - Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan

# ACTIVIDAD RESPONSABLE MEJORA

Requerir como filtro inicial Hoja


Auxiliar de Con la identificación de la foto se podrá ubicar
1 de Vida con foto, original y copia
Gestión Humana más fácilmente a la persona.
del documento de identidad.

Con la copia del documento de


Auxiliar de Al solicitar previamente la copia del documento
2 identidad se puede hacer la
Gestión Humana se ahorra esfuerzo y tiempo al sacar copias.
validación de antecedentes.

Utilizar formato de entrevista No se pierde información relevante frente a los


3 donde se pueda registrar la PAC Psicologa aspectos importantes que se necesitan conocer
información de la entrevista. del candidato.

Realizar la totalidad de pruebas Al realizar la totalidad de las pruebas se evitar


Auxiliar de
4 psicotécnicas y de habilidades en el tener dobles esfuerzos, para completar la
Gestión Humana
momento del proceso. documentación de contratación.

Tabla 2.0
Flores Jayavana

Auditoría Administrativa HALLAZGOS

Período: Año 2020

SELECCIÓN El proceso se lleva a cabo parcialmente.

Inducción

 No existe previa inducción al momento de ingresar a la empresa.

 Se desconoce el manual donde se especifican las funciones de cada cargo.

Causas

Selección

 Se da prioridad a personas recomendadas por los mismos empleados de la organización.

 Se omiten pasos del proceso de selección dependiendo de las necesidades de la empresa.

Inducción

 La rotación de personal es frecuente.

 La empresa solicita regularmente personas con experiencia.

Los puestos de mayor responsabilidad.

RECOMENDACIONES

Selección

 Determinar por escrito a través de diversos formatos adecuados a los pasos del

proceso de selección, previendo cualquier situación de contratación; aplicado por

el Administrador Responsable.

Inducción
 Elaborar un sistema de inducción general hacia la empresa, así como uno

específico a cada departamento. En el cual se contemplen también las condiciones

de la empresa.

CONCLUSIONES.

El informe de Auditoria Administrativa en la empresa flores jayvana, se evidencia que se

tiene acciones de mejora para implementar, en las que se puede invertir recursos y estrategias sin
necesidad de gastar recursos, además se debe tener claro los roles de cada personas para conocer

al detalle las funciones de cada quien Con la elaboración de este trabajo se pueden ampliar los

conceptos y la menar de aplicarlos en el mundo real. El contacto que se tuvo con la empresa fue

gracias a que ya se estaba laborando dentro de la misma con lo cual se pudo fomentar el diálogo

para la aplicación de métodos de recolección de datos e intervención dentro de uno de sus

procesos.

BIBLIOGRAFÍA.

 Algunos ciclos y métodos aplicables a la auditoría administrativa. Eje 3


 Desarrollado por Alfred Klein y Nathan Grabinsky, investigadores del Banco de México,

evalúa los siguientes aspectos de la empresa (Munch y García, 2006).

 Auditoria Administrativa, Oscar Duque, Eje 4