Medición de gestión del talento humano proyecto Agencia de Aduanas Aduamar de

Colombia y Cía Ltda

Yesica Yulieth Gavilán Arias. Cód.1811020425

Yurany Lizeth Vargas Álvarez. Cód.1420012957

Olga Patricia Guzmán Bernal. Cód.1811020434

Ingrid Catalina Gavilán Rivera. Cód.1721020278

Jessica Paola Hernández Zamora. Cód. 1721023127

Programa de Psicología

Medición de la gestión del recurso humano

Tutor: Zully Elena Ponce Palacios

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

24 de mayo del 2020.

Contenido
INTRODUCCIÓN.........................................................................................................3

LA EMPRESA...............................................................................................................4

JUSTIFICACIÓN..........................................................................................................6

MARCO TEÓRICO.......................................................................................................7

Datificación:...............................................................................................................9

Aprendizaje Colaborativo:.........................................................................................9

Employe Experience:...............................................................................................10

Feedback constante:.................................................................................................10

Cambios en el tipo de liderazgo:..............................................................................10

Equipos de trabajo transversales y estrategias de marketing para atraer talento:....11

Herramientas de comunicación interna:...................................................................12

Gamificación:...........................................................................................................12

Formación y capacitación:.......................................................................................12

METODOLOGIA........................................................................................................13

DIAGNOSTICOS Y RESULTADOS.........................................................................15

ANALISIS DE LOS INDICADORES.........................................................................21

Referencias...................................................................................................................25
 INTRODUCCIÓN.

La globalización es un tema que influye en las dinámicas económicas de las empresas

y del mundo en general, esto implica un proceso de constante cambios. Por tanto, las

organizaciones deben hacer frente a estos cambios generando adaptaciones positivas en el

talento humano en pro de un desarrollo innovador de habilidades y competencias que les

permitan un desarrollo sostenible y competitivo.

Un factor determinante para que el desarrollo de estos cambios sea acorde con las

necesidades que exige la globalización, está relacionado con la función que lleva a cabo el

departamento de recursos humanos como factor estratégico, ya que, permite desarrollar de

forma eficiente en las organizaciones procesos tales como: selección, contratación,

capacitación y proyección del talento humano entre otros; todo enfocado hacia la integración

de personal idóneo que mediante sus aportes y preparación permita alcanzar los objetivos de

la compañía a partir del sentido de apropiación y pertenencia por parte de cada uno, logrando

así un avance progresivo de la empresa.

En Colombia, empresas públicas y privadas, se encuentran actualmente en esa

búsqueda de estrategias con las cuales, logren una ventaja competitiva en el mercado a partir

de la actualización, creación y puesta en marcha de procesos para hacer frente al fenómeno de

la globalización y así, mantenerse actualizadas, poner a pruebas su capacidad de adaptación

frente al cambio y lograr un crecimiento interno que se vea reflejado en las dinámicas

comerciales y económicas. Al respecto, se hará un análisis de los diferentes procesos en la

gestión del talento humano de la Agencia de Aduanas Aduamar de Colombia y Cía Ltda,

abordando las temáticas expuestas en curso de medición de la gestión del recurso humano.
 LA EMPRESA.

La AGENCIA DE ADUANAS ADUAMAR DE COLOMBIA Y CÍA LTDA, como

empresa perteneciente sector del comercio exterior, se dedica al agenciamiento e

intermediación de aduanas, dando a sus clientes la asesoría y el acompañamiento necesarios

en el proceso de nacionalización de mercancías en proceso de importación, así como el apoyo

logístico ante la Dian y entidades internacionales en los procesos correspondientes a la

exportación de mercancías.

Misión: Ser una empresa orientada a prestar el servicio de agenciamiento aduanero,

apoyada en el recurso humano y tecnológico para brindar las mejores soluciones a los clientes

en el desarrollo e integración de servicios de comercio exterior.

Visión: Para el 2022 ser reconocida a nivel nacional como el mejor aliado estratégico

en integración de servicios de comercio exterior. Adicionalmente, posicionarse entre los 20

primeros lugares del agenciamiento aduanero.

Actualmente, la Agencia de Aduanas Aduamar de Colombia, cuenta con una nómina

de 42 personas con contrato directo a término indefinido que se distribuyen en las oficinas

ubicadas en las ciudades de Bogotá, Cartagena y Buenaventura.

En el organigrama que se muestra a continuación se resalta en un círculo rojo el

departamento de Gestión Humana, conformada por el Coordinador de Gestión Humana y un

asistente; responde ante la dirección administrativa y se encuentra centralizada en la ciudad

de Bogotá. Es la encargada de los procesos que corresponden al personal, tales como:

 selección y contratación.  procesos disciplinarios.

 formación y capacitación.  reportes de personal.

 evaluación de personal.  retiro de personal.

 Su objetivo como departamento es no solo la contratación de personal idóneo para

cumplir con la misión y visión, que además representa el carácter humano por el que siempre

se ha destacado la empresa, sino también velar por el bienestar y crecimiento de sus

trabajadores, así como el de sus familias tomando como pilar fundamental los valores de:

 respeto.  compromiso.

 responsabilidad.  transparencia.

 honestidad.  buena gobernabilidad

 integridad.  ética.
 JUSTIFICACIÓN

La función de la Agencia de Aduanas Aduamar de Colombia y Cía. Ltda, en su

actividad económica, es de gran importancia en el proceso de comercio exterior, al ejercer

una actividad complementaria de la función aduanera de entorno mercantil y de servicio,

encaminada a garantizar que sus clientes, actúen bajo las normas legales vigentes en cuanto a

importación, exportación, tránsito aduanero y cualquier otro procedimiento relacionado con

dichas actividades.

Este trabajo pretende en principio, exponer las herramientas que la empresa aplica en

su proceso de gestión humana como estrategia de desarrollo organizacional en busca del éxito

comercial, dando cumplimiento a la responsabilidad asumida con sus clientes, resaltando

además que, el área recursos humanos que se enfocan exclusivamente en las personas que

practican diversas actividades en el medio laboral de esta empresa, capta y enfoca sus

aptitudes, habilidades, conocimiento, esfuerzo, dedicación, y los requerimientos establecidos

por la organización.

El objetivo es analizar los procesos con los que cuenta la Agencia de Aduanas

Aduamar de Colombia, que se enfocan al cumplimiento de los objetivos para el desarrollo de

un diagnostico en el cual se identifican fortalezas y debilidades a través de la revisión

detallada en la eficacia de los indicadores y lograr así, una propuesta con nuevos indicadores

que optimicen o complementes los ya establecidos en el área de Gestión Humana.

Esto con el fin de la empresa tenga la capacidad para desarrollar y fortalecer en sus

trabajadores las herramientas que les permiten desempeñarse con mayor asertividad y

efectividad para optimizar así sus procesos, sin dejar de lado el aspecto humano de cada uno

y la intención por parte de la organización, de estimular el crecimiento personal y profesional

para que puedan superarse y obtener beneficios para ellos y sus familias.
 MARCO TEÓRICO

El área de gestión de los recursos humano es aquella que se encarga de la misión y la

administración de la empresa, instaura los objetivos y las tácticas empresariales; pero sobre

todo organiza y establece el desempeño de los trabajadores, por lo tanto, los trabajadores son

el más importante activo que tienen las organizaciones, por encima de los bienes materiales y

financieros que se tengan, por lo que todo el proceso fructuoso depende de ellos.

las organizaciones están conformadas por personas y dependen de ellas para

alcanzar sus objetivos y cumplir sus misiones. Para las personas, las

organizaciones constituyen el medio para alcanzar varios objetivos personales

en el mínimo tiempo y con el menor esfuerzo y conflicto. [CITATION

Chi02 \p 4 \l 9226 ]

Sin embargo, esta concepción es algo relativamente nuevo; hace años el departamento

de personal se limitaba a la contratación de personal, el pago salarial, compras y dotación

entre otras funciones muy básicas, pero con los años se ha venido transformando al ritmo en

el que el recurso humano es cada vez más importante, personalizado y profundo en cuanto a

que las empresas saben que las personas son más eficiente en la medida en la que encuentran

posibilidades de crecer en diversos campos y se encuentran motivadas, razón por la cual se ve

la necesidad de crear en una época en la que la era digital obliga a mantener un ritmo distinto,

estrategias en las cuales se potencialice el talento y generar alianzas entre directivos y

trabajadores en las que ambas partes velarán por el bienestar de la compañía.

Es así como actualmente se percibe el vínculo empresa-trabajador como una

correlación que cobra gran valor ya que, no solo se tiene en cuenta el éxito a nivel comercial

con la que cuenta una empresa y la utilidad que pueda ofrecer, sino también, el beneficio que

implica contar con personas talentosas, preparadas, con capacidad de liderazgo y

actualización que van mas allá de una retribución salarial, solo así se logra una ganancia

mutua y una relación exitosa que se mantenga en el tiempo.

Se entiende entonces que, una buena gestión en el área de talento humano en

cualquier organización es fundamental si se quiere estar en un mercado competitivo, ya que

las compañías de hoy no se destacan solo por sus capacidades el alcance tecnológico, cosa

que actualmente ya no es difícil o costoso de obtener; lo que en realidad logra marcar la

diferencia es su capital humano, y el misterio realmente se encuentra en saber cómo gestionar

ese talento, pero no solo se trata de encontrar el personal idóneo, sino mantenerlo motivado,

activo, en constante actualización y crecimiento, para responder así, a objetivos

organizacionales, funcionales, Sociales y Personales, como lo señala [ CITATION Bal06 \l

9226 ], motivo por el cual el área de Recursos Humanos es de gran importancia en una

empresa como gestora de todas las estrategias que deben crearse para que todo lo anterior sea

una realidad palpable y que van más allá del proceso de selección, contratación y pago de

nómina e incluso trascender del papel a la vida real, aspecto que si se ve de modo realista

resulta más complejo de lo que se quisiera, ya que no solo se debe combatir aquellas

costumbres del pasado, sino que además, hay que transformar las costumbres del personal, la

mentalidad de limitarse a hacer lo que corresponde y la actitud de esperar que todo venga de

parte del empleador y muy poco de parte de ellos, especialmente en aquellos trabajadores que

llevan un periodo largo en la misma empresa y cuya costumbre los adormece en sus

funciones y expectativas, además de lograr ponerlos al día con la era digital que hoy exige

por parte de cada uno un manejo de tecnologías claves como herramienta laboral.

En un estudio sobre Tendencias en los departamentos de Recursos humanos llevado a

cabo en 2017 por Deloitte España, llamado “Reescribiendo las reglas para la era digital” se

habla de esos retos a los cuales las empresas se ven enfrentadas actualmente.
 Nos encontramos en una nueva era, a menudo conocida como la “Cuarta

Revolución Industrial” o la era del “Gran Cambio”, en el que la fuerza laboral

es cada vez más digital, diversa, global y eficiente con los medios sociales y la

automatización. Al mismo tiempo, las necesidades y expectativas de las

empresas también están evolucionando más rápido que nunca: nuevos perfiles,

herramientas, tecnología, modelos de negocio... (Deloitte Global Human

Capital Trends, 2017)

En la mayoría de las organizaciones la transformación al cambio es un paso

difícil, se está acostumbrado a un trabajo en oficina, un trabajo con medición y jerarquías,

cosa que a la larga tampoco es que sea malo, pero sí es importante contemplar que se espera

de los colaboradores y que esperan ellos de su empleador, en estos tiempos, más exactamente

2020, la pandemia que se está presentando ha sido el reto más grande, ha sido la oportunidad

para cambiar y de alguna manera iniciar con la transformación de métodos y proceso

encontrando en esta situación la necesidad de aplicar tendencias poco comunes hasta el

momento tales como.

Datificación:

Busca que el departamento de recursos humanos tenga todo en un solo lugar, un

sistema sencillo de consulta, que permita actualización de perfiles, ingresos, salidas, de fácil

acceso y manejo, lo que permite también tomar decisiones en base de estadísticas y tiene

como resultado un aumento de productividad.

Aprendizaje Colaborativo:

Esta tendencia busca incentivar en los colaboradores, el compartir todo lo que

aprendan con sus compañeros de trabajo, sea por foros, charlas o chats y así se genera
conocimiento mutuo, además fortalece la unión entre los colaboradores y mejora el clima

laboral y permite también que toda esa información pueda generar opiniones e intercambiar

ideas que sirvan para la mejora de sus funciones.

Employe Experience:

Teniendo en cuenta que el salario ya no debe ser la única motivación para los

trabajadores, la idea de esta tendencia es que el empleado tenga una experiencia placentera,

positiva en la organización, con el uso de herramientas tecnológicas se busca medir la

experiencia del colaborador en su puesto de trabajo, que se sienta cómodo, que su espacio de

trabajo sea agradable y cuente con las herramientas necesarias para desarrollar sus funciones,

que comparta con sus compañeros un ambiente de trabajo amable, respetuoso y donde sus

opiniones sean tenidas en cuenta como valiosos aportes. Esto desarrollara en el colaborador,

una actitud positiva, proactiva, respetuosa y leal hacia la compañía

Feedback constante:

Contrario a lo que por lo general se hacen en las compañías respecto a las

evaluaciones de desempeño en periodos semestrales o anuales; en estos momentos lo que se

propone es llevar a cabo las evaluaciones en periodos más cortos para poder hacer la

retroalimentación y las mejoras en el menor tiempo, optimizando así los resultados y dándole

seguimiento al proceso de cada trabajador con lo que se logra que este aprenda cada día y la

mejora se vuelva algo natural, no algo forzado.

Cambios en el tipo de liderazgo:

Tener líderes con conocimiento en la parte digital, un líder debe saber promover la

innovación, de aprendizaje y una mejora continua.

 Teniendo en cuenta la fuerza que han tomado las TIC (Tecnologías de Información y

Comunicación) que se entienden como: “todos aquellos recursos, herramientas y programas

que se utilizan para procesar, administrar y compartir la información mediante

diversos soportes tecnológicos, tales como: computadoras, teléfonos móviles, televisores,

reproductores portátiles de audio y video o consolas de juego” (Universidad Nacional

Autónoma de México, s.f.)., las empresas sin importar su tamaño, actividad social o cantidad

de personal, se han visto en la necesidad de crear estrategias que permitan el uso de estas

herramientas y de adaptarlas al desarrollo de las funciones empresariales para convertirlas en

un beneficio, pero esto implica que los trabajadores deben necesariamente especializarse en

competencias TIC con lo que el departamento de Gestión Humana, tiene un reto decisivo

para desarrollar , capacitar y mantener estas habilidades en su personal. Algunas de las

tendencias que se desarrollan alrededor de esta situación son:

Equipos de trabajo transversales y estrategias de marketing para atraer talento:

Esta tendencia consiste en la búsqueda de equipos de trabajo para mejorar los

resultados, la idea es que además estos resultados sean logrados a partir de un trabajo con

horario flexible y el teletrabajo y se enfoquen a la consecución de logros u objetivos

claramente establecidos. Se acaba de algún modo el concepto de jerarquía y entre los equipos

se establece una correlación en la que, el resultado depende del proceso de todos y cada uno

de ellos, la retroalimentación y motivación son claves para que los grupos de trabajo estén

siempre enfocados hacia la meta; para aplicar este tipo de tendencia es importante contar con

personal con capacidad de negociación, resiliencia, capaz de distinguir fortalezas en las

personas que hacen parte del grupo de trabajo y habilidad para saber potencializarlas y

líderes capaces de interpretar a su grupo de trabajo.

 Herramientas de comunicación interna:

Aprovechar la aparición de plataformas sociales en las cuales se generen canales de

comunicación de tipo laboral que sean sencillos eficientes y dinámicos. Aplicaciones que

además de permitir una interacción social, permitan la coordinación a distancia de reuniones,

encuentros, desarrollo de trabajos, cosa que le ahorra a las personas el desplazamiento y el

tiempo invertido en este para asistir reuniones y optimizan el tiempo dándole foco al objetivo

de estos encuentros.

Gamificación:

Esta tendencia consiste en diseñar planes formativos y de comunicación interna de

una forma motivadora y sencilla, una manera lúdica de realizar rutinas además ayudando con

la retención de la información. Con el uso de herramientas gráficas y el desarrollo de canales

de comunicación lúdicos, en la que el trabajo resulte de algún modo entretenido, esta

tendencia es además una estrategia para que los colaboradores tengan claro la misión, visión

y valores de la organización y se motiven a hacer las cosas de forma diferente, al ser algo que

disfrutan la tarea resulta también más eficiente.

Formación y capacitación:

Ante la posibilidad de estudiar a partir de herramientas virtuales ofrecidas por

instituciones, es importante tener presente no solo los costos para capacitar con calidad al

personal sino la facilidad de ofrecer cursos no presenciales en cualquier ligar del mundo; esto

requiere sin embargo la difícil tarea del compromiso y la motivación adecuada para asumir

con disciplina el reto de mantenerse actualizado y profundizar a nivel profesional, si esto se

logra el trabajador podrá ampliar las fronteras de su desarrollo laboral e intelectual y se

convertirá en una pieza importante para la organización.

 Por todo lo anterior es importante establecer que, así como se generan cambios a raíz

de la situación de las empresas en la actualidad, es igualmente importante, establecer

parámetros de medición que permitan evidenciar el avance y beneficio de lo nuevo, analizar

el alcance y ajustar a tiempo lo que haga falta con el fin de tener éxito en el proceso. Seria

interesante comparar además los resultados de indicadores pasados con los nuevos para

comparar índices de desempeño, productividad, ambiente laboral y otros aspectos en por de

la mejora de los procesos y resultados del área de gestión humana y las compañías en general.

METODOLOGIA.

La AGENCIA DE ADUANAS ADUAMAR DE COLOMBIA Y CIA LTDA, en su

área de gestión humana maneja los siguientes procesos estandarizados y con ellos las

políticas, objetivos e indicadores:

1. Selección y contratación e inducción de personal.

1.1. Proceso de búsqueda de personal.

1.1.1. Publicación de vacantes

1.1.2. Entrevistas y verificación de datos y antecedentes.

 Formato de verificación de datos.

1.1.3. Aplicación de pruebas psicotécnicas

1.1.4. Visita domiciliaria y exámenes médicos de ingreso.

1.2. Contratación.

 Indicador “lista de verificación documentos contractuales”.

 Indicador general de cumplimiento documentos contractuales.

1.2.1. afiliaciones EPS, ARL, Caja Compensación, Pensiones, Cesantías, Dian.

 Código de ética.
  Autorización de tratamiento de datos personales.

 Acuerdo de confidencialidad.

1.3. inducción.

 Reglamento interno de trabajo.

 Manual de funciones.

 Acta de entrega de dotación.

 Acta de entrega de puesto de trabajo.

 Política de no consumo (para alcohol y sustancias psicoactivas)

 Política de no relaciones amorosas entre compañeros de trabajo.

 Código del buen vestir

2. Capacitación.

2.1. cronograma.

 indicador de cumplimiento de la capacitación.

2.3. evaluación de la capacitación.

 indicador de eficacia de la capacitación

3. Evaluación de desempeño.

 Indicador de desempeño.

4. Desvinculación de personal.

4.1. Formato paz y salvo.

4.2. Acta de entrega de puesto de trabajo.

4.3. acta de entrega desvinculación Dian

 Indicador de rotación de personal.

Todos los procesos de bienestar se manejan por medio del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).

El Reglamento interno de trabajo, es el documento macro sobre el cual se diseñaron las

políticas y se desarrollaran los procesos a nivel general de la empresa, ya que en este tipo de

actividad económica, los agentes de control son muy exigentes en pautas como por ejemplo,

la selección de personal que para trabajar ante a Dian debe estar libre de antecedentes penales

o disciplinarios ante la fiscalía, la policía y la registraduría, pues serán actores principales que

desarrollan actividades en representación legal ante entes de control gubernamental. Este tipo

de detalles obligan a la empresa a verificar muy bien los antecedentes y referencias de cada

persona que trabaja dentro de Aduamar, so pena de enfrentar cargos por incumplimiento en la

normatividad.

Este tipo de verificaciones por ejemplo en otras empresas podrían ser mal vistas y tachadas

incluso de discriminatorias, ya que, no contratar a una persona con antecedentes, mucho más

después de la firma del proceso de paz, puede considerarse una falta al derecho fundamental

al trabajo. En este caso sin embargo, se marcan diferenciaciones como las mencionadas y por

ello la importancia de establecer pautas claras que giren en torno al reglamento interno de

trabajo en cada proceso interno que se lleve a cabo y que este documento se mantenga

actualizado y fiel a la legislación aduanera y de comercio exterior entre otros.

DIAGNOSTICOS Y RESULTADOS

En el punto anterior se describen los procesos que tiene implementados la empresa

respecto al área de gestión humana; para este trabajo se decide, realizar una revisión

documental y de los indicadores del proceso especifico de selección y contratación y es

importante por lo tanto entender en que consiste dicho proceso y las partes que lo componen.

El proceso de selección consiste en el ejercicio interno que debe llevarse a cabo en la

empresa con el objetivo de encontrar el personal idóneo para un cargo especifico que, en su
momento quedó libre o, se crea a partir de un análisis interno en el cual se evidencia la

necesidad de un nuevo puesto de trabajo con funciones y responsabilidades específicas

deferentes a las ya existentes a nivel interno.

Para dar inicio al proceso de selección se tendrán en cuenta los siguientes pasos:

1. Mediante correo interno la gerencia solicitara a el área de Gestión Humana, el

diseño de un puesto de trabajo teniendo en cuenta consideraciones específicas

para buscar así la persona adecuada que lo ejerza. Esta solicitud surge de previas

reuniones y análisis que involucran la participación no solo de los directivos, sino

también del área directamente involucrada, el análisis de procesos y resultados de

la misma. En el diseño de este puesto participan encargados del área para cual

estará a cargo el nuevo personal (dice que se debe hacer la nueva persona y el

objetivo de este), el área de Gestión humana (que establece entre otras cosas,

como deberá hacerlo de acuerdo a políticas y requisitos internos), y el área

financiera (tendrá a cargo temas de tipo salarial, evaluación de costos del nuevo

cargo y beneficios del mismo). Para la creación de un nuevo puesto de trabajo, se

parte del diseño de un manual de funciones en el cual se establecen aspectos tales

como:

a) Nombre del cargo.

b) Área a la cual pertenece.

c) Asignación del cargo en el organigrama para establecer a la jerarquía, personal

a cargo y definir a quien rinde cuentas.

d) Funciones que deberá llevar a cabo.

e) Habilidades, aptitudes, requeridas para poder desarrollar su labor.

f) Estudios requeridos, nivel de conocimiento y experiencia en cargos similares.

g) Responsabilidades ante superiores, con el SGSST y la empresa.

 2. Una vez se tenga el primer paso desarrollado y aprobado por directivos, o si la

búsqueda se lleva a cabo para un cargo existente. La AGENCIA DE ADUANAS

ADUAMAR DE COLOMBIA Y CIA LTDA, publicará sus vacantes a través de

la página de servicio público de empleo: www.serviciodeempleo.gov.co, y

plataformas como indeed.com, pero también revisara su base de hojas de vida y

grupos relacionados con la actividad económica, para obtener recomendaciones de

personas que puedan ajustarse al cargo a cubrir. Adicionalmente publicará a nivel

interno la vacante y abrirá la posibilidad a sus trabajadores de postularse al mismo

y participar en el proceso de selección.

3. Se filtra a los participantes para seleccionar aquellos que cumplen los requisitos

del manual de funciones y se hace una revisión preliminar de antecedentes y

verificación de referencias aportadas por los candidatos en la hoja de vida.

4. Se cita a los seleccionados a entrevista primero con el área de gestión humana

(entrevista y pruebas psicotécnicas), luego con el área encargada del puesto a

cubrir (entrevista y pruebas de conocimiento) y finalmente con la gerencia. Todo

esto teniendo en cuenta que cada área realiza un filtro cada vez, más especifico

para asegurarse que el candidato tenga lo que se busca para dicho cargo.

5. Programación de visita domiciliaria, estudio de seguridad requerido por la Dian y

exámenes médicos de ingreso.

Una vez aprobado todo lo anterior, asegurando que los pasos anteriores son

satisfactorios, en el proceso de contratación se llevan a cabo los siguientes procesos:

1. Se realiza los trámites correspondientes a las afiliaciones a las diferentes entidades

según el caso de los colaboradores.

2. Firmas de contrato. Entendiendo este como un acuerdo entre 2 o más personas,

donde se detallan los nombres de las partes, identificación, fecha de ingreso

 vigente, dirección de dicha empresa o en otro caso dirección del empleador, tipo

de contrato ( fijo, indefinido, obra labor etc.), periodo de prueba ( si lo requiere la

empresa), condiciones en donde se establece ( lugar, horario sueldo, duración,

vacaciones, y todo lo que concierne los derechos del empleado), y finalmente

firma de las partes involucradas.

3. Inducción. Cuyo objetivo principal es que el trabajador reciba orientación general

sobre las funciones que llevará a cabo, conocer el lugar y sus compañeros, la

estructura y los objetivos de la organización. Esto con el fin de vincularlo, hacerlo

sentir parte de la organización y brindarle el apoyo que requiere para

desempeñarse con confianza, asertividad y eficiencia.

Para el buen desarrollo de estos procesos se consideran importante, contar con

personal comprometido, en pro del avance y crecimiento de la empresa, que se dé

cumplimiento con las especificaciones para que así mismo las tareas sean llevadas a cabo sin

problemas y evitando llevar a un reproceso de las funciones que puedan afectar a otras

dependencias y al cliente y evitando la rotación de personal.

Con el fin de conocer los medios de evaluación del proceso de selección, contratación

e inducción del personal de la AGENCIA DE ADUANAS ADUAMAR DE COLOMBIA Y

CIA LTDA, se encontró que tienen definido el proceso el cual es conocido por el personal

responsable para su gestión y los demás colaboradores para su futura participación en caso

de ser necesario.

La empresa tiene definido una serie de requisitos, algunos acompañados con un

formato en el cual se registra la información, esto con el fin de tener la trazabilidad de las

funciones y trámites realizados tanto por la persona responsable del proceso como por la

persona interesada en ser parte de la organización.

 Respecto al tema de la evaluación y seguimiento de este proceso, tienen definidos 2

indicadores, los cuales están relacionados con la parte documental de cada colaborador, más

conocido como la carpeta de historia laboral dentro de la organización.

Los indicadores son dos, indicador individual del cumplimiento de información

requerida en hoja de vida , el cual consiste en tener al día la carpeta del empleado con

soportes, tanto del proceso de selección , contratación e inducción, como de los diferentes

sucesos dentro de la organización, entre estos, incapacidades, capacitaciones y evaluaciones

de desempeño, cada uno foliado y registrado con fecha y concepto.

El segundo, indicador general de cumplimiento en documentación hojas de vida,

parecido al anterior, pero incluye la carpeta de todos los colaboradores, es este momento 42

personas que hacen parte de la empresa. La importancia de estos indicadores esta

directamente relacionada con los siguientes aspectos:

 Cada trabajador vinculado a la empresa debe cumplir con requisitos

específicos de acuerdo a las políticas internas de la empresa, estos deben ser

reales y verificables.

 Para dar cumplimiento a la legislación aduanera, la DIAN exige información

de seguridad de cada trabajador, así como la publicación de los perfiles de

cada uno para seguimiento y buena representación legal ante los entes de

control.

 La certificación ISO para esta empresa requiere que la información de los

trabajadores no solo este completa sino actualizada y se mantenga en orden de

acuerdo a la norma.

 La expedición de pólizas específicas para la razón social de la empresa

requiere de una certificación de calidad vigente.

 Para la medición de estos indicadores el jefe de personal de talento humano es quien

debe realizar la verificación de estos indicadores, dando del cumplimiento a la lista de

documentos contractuales nombrados en la siguiente tabla:

Tabla 1

es de resaltar que la información que el aspirante aporte, deberá mantenerse

actualizada, ser efectiva y comprobable, de igual forma estos documentos son de manejo

exclusivo del área de gestión humana, se mantiene en lugar controlado y son usados con fines

laborales bajo protección de datos. En la tabla que se muestra a continuación, de da una

muestra del indicador en la cual se sintetiza la información general de todos los trabajadores

para poder hacer además un control mas eficiente de la documentación faltante, esta debe

validarse constantemente para dar cumplimiento al registro de gestión de calidad.

Tabla 2
INDICADOR GENERAL DE CIMPLIMIENTO DOCUMENOS CONTRACTUALES

R.C.Matrimonio o afines
PARA CONTRATACION FAMILIAR SOPORTES DE CONTRATACION

Declarac. Dependencia
Cert. Estudios hijos
R. nacimiento hijos
tarjeta porfesional

Carta apertura cta

estudio seguridad

aut. Contratacion
cert. de estudios

induccion y ent.
examen médico
ref. personales

perfil del cargo

contrato SENA
C.C. conyugue
cert. laborales

cert. Bancaria
hoja de vida

NOMBRE DEL TRABAJADOR CARGO INGRESO

Carta SENA

feje directo
R.C. padres
C.C. padres

carnet ARL
pensiones

entrevista
lib. militar

cesantias

Contrato
ahorros
cedula
pase

foto

AFP
ARL

CCF
EPS

EPS
Trabajador 1 auxiliar 1/4/18 X X X n/a n/a X X X X n/a X X n/a n/a n/a n/a n/a n/a X X X X X X X X X X X X X X
Trabajador 2 gerente 15/1/19 X X X n/a X X X X X X X X X X X X X n/a n/a n/a X X X X X X X X X X X X X X
Trabajador 3 analista 28/9/19 X n/a X X X X X X X X n/a n/a X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Trabajador 4 coordinador 2/7/20 X X X X X X X X X X X X X n/a n n/a n/a X X X X X X X X X X X X X X

A partir de la tabla 1 se alimentará en indicador general de la tabla 2. Allí se evidenciará de

forma particular, que documentos faltan según si estos aplican o no. A partir de ahí, se

enviará un correo interno a cada trabajador con el fin de solicitar los documentos faltantes en

un plazo estipulado. Es importante hacer seguimiento a cualquier indicador ya que el no

cumplimiento de estos podría generar un NO CONFORME en el informe de gestión de

calidad y según la importancia de este un rechazo ala hora de la certificación. Adicionalmente

es importante hacer esta revisión de forma regular teniendo en cuenta el nivel de rotación de

personal, ya que las carpetas del personal saliente deben tener igualmente completa la

información para efectos de validación de la DIAN.

ANALISIS DE LOS INDICADORES.

En el entorno de disposición hacia los procesos, el indicador puede ser de gestión o de

resultados. En el primer caso, se pretende medir que está pasando con las actividades que se

realizan en la empresa, y en segundo se quiere medir las salidas del proceso o procesos. De

otra parte, con la Ley 872 de 2003 y el decreto 4110 del año 2004 “Se adopta la norma donde

ordena que las entidades deben crear o diseñar unos indicadores de eficiencia y eficacia.
 Los indicadores de calidad son los que se gestionan en la empresa Aduamar

Colombia, según el indicador vemos que:

Indicadores de eficacia: (mide el cómo): miden el nivel de ejecución del proceso, se

concentran en el cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados

por un proceso. Tienen que ver con la productividad.

Según el indicador expuesto en la Tabla 1, se ve como en cada parte del proceso de

selección y contratación se deben reunir los documentos que den soporte al proceso. Allí se

ve como según el cargo al que aspira la persona hay documentos que son requisito y otros

que no. Vemos además en esta tabla como el indicador de gestión expresa de forma

cuantitativa y tiene en cuenta el orden del proceso. Con este indicador se materializa el

objetivo de tener un control sobre la documentación de cada trabajador, para asegurar además

el bienestar del mismo en términos de vinculaciones y pagos, por ejemplo, además de hacer

seguimiento a los procesos que pueden afectar a él o a su familia y a evidenciar su proceso

dentro de la misma organización.

Indicadores de eficiencia: (mide el qué): Este mide el grado de cumplimiento de los

objetivos propuestos, Indica si se hicieron las cosas que se debían hacer, se enfocan en el qué

se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficiencia es

fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso

para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera. De lo contrario, se puede

estar logrando una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente.

La Taba 2 evidencia que el proceso de apoyo tiene varios faltantes en términos de

documentación y estos se ven en las casillas marcadas con el color rojo. En un proceso de

seguimiento estas evidencias generarán una actividad correctiva para ver por que no se han

completado los documentos. Se revisará primero si se enviaron los correos a los trabajadores

con a la solicitud documental, si estos dieron o no pronta respuesta. En el caso que los
trabajadores no hayan enviado lo solicitado se hará un llamado de atención y se le dará un

tiempo límite para la entrega, en caso de no obtener respuesta, se establece que esto proceder

a un proceso disciplinario ya que el cumplimiento del indicador es vital en el proceso de

cumplimiento del proceso. Como indicador de resultado, la Tabla 2 es clara en cuanto a que

la documentación de todo el personal a menos que no aplique debe anular las casillas en rojo,

ya que solo así se dará por satisfecho el objetivo de tener toda la documentación requerida al

día.

Ejemplos:

 El trabajador 1 tiene 34 requisitos con la solicitud de documentación donde el

incumple 3 que son pase, certificado bancario y foto podemos ver que:

I.C: 3/34x100%=0.08%

Se evidencia entonces que se cumplió en 0,08% de lo establecido para obtener el cargo de

auxiliar e ingresar a la empresa.

 El trabajador 2 tiene 34 requisitos con la solicitud de documentación completa vemos

que:

I.E:34/34x100%=1,00%

Esto quiere decir que el 1,00% tiene el cargo de gerente y cumple con la documentación que

se le pide como la parte de contratación y datos familiares.

 El trabajador 3 tiene 34 requisitos de contratación para el cargo de analista donde él le

hace falta 4 documentos que son hoja de vida, EPS, cesantías, certificado bancario,

podemos decir que este proceso va en:

I.C:4/34x100%=0,11%

Este trabajador evidencia que tiene el 0,11% que se cumplió para lograr el cargo de analista.
  El trabajador 4 aplica para cargo de coordinador de la empresa vemos que de los 34

requisitos de documentación muestra haberle faltado 3 procesos para esta selección

que fueron R.C padres, C.C padres, declaración dependencia vimos que:

I.E: 3/34x100%=0,08%

Se evidencia que el trabajador aún le falta completar su documentación y está en proceso

todavía como un 0,08% de lo que se requiere.

Referencias
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