EPE - Ingeniería Sistemas Gerencia de Proyectos

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

versión 01
PROYECTO: Implementación del Sistema ERP SISMA
GERENTE: Solution System Company
PREPARADO POR: Ricardo Martinez FECHA 15 09 2020
REVISADO POR: Ronald Melendez A. FECHA 15 09 2020
APROBADO POR: Ronald Melendez A. FECHA 16 09 2020

I.- MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Nivel de Responsable de
Información Contenido Formato Grupo receptor Formato y tecnología Frecuencia
detalle comunicar
Preparar formatos
Acta de Director de Sponsor, Gerentes Documento digital (PDF) vía
Iniciación con datos maestros Medio Una sola vez
Constitución Proyecto funcionales correo electrónico
iniciales
Análisis y Definición de alcance Acta de Medio/Alt Sponsor, Gerentes Documento digital (PDF,
Director de Una sola vez
Definición y elaboración de Constitución o funcionales y cliente Excel, MS Project) vía correo
Proyecto
flujos de proceso electrónico
Acta de
Validación de dudas Sponsor, Gerentes Documento digital (Excel y MS
Desarrollo Constitución Alto Gestor de Semanal
que surja en la etapa funcionales y cliente Project) vía correo electrónico
/WBS Proyecto
de solución y reuniones
Documento digital (Excel y MS
Acta de
Participación activo Sponsor, Gerentes Project) vía correo electrónico Según se
Pruebas Constitución Alto Gestor de
del personal para la funcionales y cliente y reuniones requiera
/WBS Proyecto
revisión

Capacitació
Acta de
ny Comunicación entre Según se
Constitución Medio Gestor de Sponsor, Gerentes Documento digital (PDF) vía
Conocimien el consultor y el requiera
/WBS Proyecto funcionales y cliente correo electrónico
to personal

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EPE - Ingeniería Sistemas Gerencia de Proyectos

Integración de
Acta de
operaciones de Según se
Producción Constitución Medio Gestor de Sponsor, Gerentes Documento digital (PDF) vía
producción y requiera
y Soporte /WBS Proyecto funcionales y cliente correo electrónico
aspectos de
distribución
Mejora continua para Acta de Sponsor, gerentes Documento digital (Excel y MS Una sola vez
Director de
Cierre la optimización del cierre Medio funcionales y cliente Project) vía correo
Proyecto
trabajo electrónico.

Nivel de Interes
Interes Alto Interes Medio
Entregable Medio Frecuencia Diector de Gestor de Jefe de Jefe de Jefe de Medio Frecuencia
Calidad Colaboradores Tecnicos
Proyecto Proyecto Tecnologia Logistica Finanzas

Iniciación Reunion Una vez Emisor Destinatario Valida Valida Valida Valida Reunion Una vez Destinatario Destinatario

Análisis y
Informe Una vez Emisor Soporte Destinatario Destinatario Destinatario Destinatario E.mail Una vez Destinatario Destinatario
Definición

Desarrollo Informe Semanal Autoriza Emisor Soporte Destinatario Destinatario Soporte E.mail Semanal Destinatario Destinatario

Pruebas Reunion Semanal Autoriza Emisor Soporte Destinatario Destinatario Soporte Comunicado Semanal Destinatario Destinatario

Capacitación y Según lo que

Reunion Semanal Autoriza Emisor Soporte Destinatario Destinatario Destinatario Comunicado Destinatario Destinatario
Conocimiento se requiera
Producción y Según lo que
Reunion Semanal Autoriza Emisor Soporte Destinatario Destinatario Destinatario E.mail Destinatario Destinatario
Soporte se requiera

Cierre Informe Una vez Emisor Soporte Destinatario Destinatario Destinatario Destinatario Reunion Una vez Destinatario Destinatario

Plan de Gestión de la Comunicación Gestión de las Comunicaciones Página 2

 SII.- PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS
(Se especifica la forma de capturarlas y registrarlas, cómo se abordará su tratamiento y resolución, la
forma de controlarlas y hacerles seguimiento, y el método de escalamiento en caso de no poder
resolverlas).

1. Se captan las polémicas a través de comunicaciones con el cliente y comunicaciones internas expuesto
de la siguiente manera:

a. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

La comunicación oficial y formal establecida con el Cliente es la siguiente:

 Reuniones periódicas de coordinación con la supervisión (Acta de Reunión)
 Cartas oficializadas a través del Consultor
 Requerimiento de Información

Si durante el transcurso de la obra existen indefiniciones o es necesario aclarar alguna duda en los
antecedentes presentados por el Cliente, se utiliza el procedimiento Requerimiento de Información (RFI).
b. COMUNICACIÓN INTERNA

Para comunicación interna dentro de la obra se utilizará:

 Reuniones de coordinación (actas)
 Correos corporativos

Reunión de Coordinación
Se realizará reuniones de coordinación con el objeto de verificar constantemente el desarrollo de cada
una de las áreas dentro de la obra. Como resultado de la reunión se emite un Acta de Reunión con planes
de acción asociados y fechas de compromiso. El responsable de la emisión y administración de las actas es
la Oficina Técnica de la Obra.
En esta reunión participan un representante de cada área.
Dentro de esta reunión se debe tratar como mínimo los siguientes temas en relación al funcionamiento de
la implementación de ERP.
 Seguimiento y revisión de actas anteriores
 Cumplimiento de objetivos de calidad
 Análisis de reclamos y sugerencias de clientes
 Resultados de auditorías internas
 Acciones correctivas y preventivas

2. Se codifican y registran las polémicas en el Log de Control de Polémicas, archivados en un archivo Excel.

3. El Log de Control de Polémicas contiene:

 Código de la Polémica
 Descripción
 Involucrados
 Enfoque de solución
 Acciones de solución
 Responsable
 Fecha

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  Resultado obtenido

III.- PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:
1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.
2. Hay una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de información de los
stakeholders.
3. Hay un antecedente de un problema similar situado en el proyecto. Revisión del historial de incidentes.
4. Hay una alerta del desbalance del presupuesto que afecta al planificado.
5. Hay una descomposición de entregas que afectan al cronograma inicial o trabajos previstos.
6. Hay un registro de datos nuevos que afectan a los procesos del proyecto.

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 VI.- GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN
(Defina guía para reuniones, conferencias, correo electrónico, etc.)
Guías para Reuniones. - Todas las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:
1. Deberá fijarse la agenda con anterioridad mediante un correo electrónico con 5 días previos.
2. Deberá coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes; si es posible incluirse al
cliente del proyecto.
3. Deberá redactarse un acta de reunión cada vez que lo haya, en el cual se incluirán todo lo acordado en
dicha reunión.
4. Deberá realizarse un flujo de Gestión de RFI, requerimiento de información que se realiza a la
supervisión.
5. Deberá realizarse conferencias e informarse fecha y hora con los participantes; si en caso la mayoría de
ellos no puedan asistir a una reunión presencial.
Guías para Correos Electrónicos. - Todos los correos electrónicos deberán seguir las siguientes pautas:
1. Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto del Grupo Lusso y el Cliente deberán ser enviados
por el Project Manager con copia al Sponsor, para establecer una sola vía formal de comunicación con el
Cliente, agregando a ello la firma del emisor.
2. Los correos electrónicos internos deberá incluir el tema a tratar, fecha, hora y lugar para una precisa
lectura incluyendo las firmas del emisor.

Guías para Reuniones. - Todos las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:
1. Las reuniones empezarán con la exposición del tema principal, seguido el alcance del proyecto con la
explicación del cronograma y sus diversos incidentes para luego terminar con consultas y debates entre
los participantes.
2. Las reuniones serán sustentadas bajo un acta de reunión, en el cual se detallará todo lo coordinado en
las reuniones como cambios, nuevas reuniones, registros de avance, presupuestos alterados, etc.

Guías para el Flujo RFI. - Todos los flujos de gestión del RFI deberán tener los siguientes procesos:
1. Detección de incompatibilidades y consultas al consultor
2. Consultor resolverá la consulta
3. Consultor envía al Gerente de Empresa la respuesta del RFI

Guías para Conferencias. - Todos las conferencias deberán seguir las siguientes pautas:
1. Cada miembro participante de conferencias, deberá coordinar su participación mediante un correo
electrónico detallando el porqué de su no asistencia a una reunión presencial.
2. Se verificará la conexión de red de internet y su estado para el correcto flujo de datos al momento de la
conferencia.

CUÁNDO, DÓNDE, Y CON QUÉ.

VII.- GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO
Ejemplo:
Guías para Codificación de Documentos. - La codificación de los documentos del proyecto será:
AAAA_BBB_CCC.DDD
Donde: AAAA = Código del Proyecto= ‘PROD’
BBB = Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs, org, ram, etc.
CCC = Versión del Documento=’v1_0’, ‘v2_0’, etc.
DDD = Formato del Archivo = doc, exe, pdf, mpp, etc.

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Guías para Almacenamiento de Documentos. - El almacenamiento seguirá las siguientes pautas:
1. Durante la ejecución del proyecto cada miembro del equipo mantendrá en su máquina una carpeta con
la misma estructura que el WBS del proyecto, donde guardará en las sub-carpetas correspondientes las
versiones de los documentos que vaya generando.
2. Se le asignará una carpeta corporativa si en caso, solo se edite un archivo global y este sea utilizado por
los miembros participantes.
3. Se comunicará y enviará mediante correo electrónico los archivos correspondientes al proyecto como:
avances, cambios,

VII.- REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS

Identificación de Lección Aprendida: Esponjamiento del suelo
Nombre Propuesto para la Lección Aprendida: Coeficiente de esponjamiento de suelo
Rol en el Equipo del Proyecto: Ingeniero residente y Supervisor de Obra
Grupo de procesos: Planeación Análisis Diseño x Pruebas Cierre
Proceso Específico de la Gerencia de Proyecto que está siendo utilizado:
Diseño de Implementación de ERP
Práctica específica, herramienta o técnica que está siendo utilizada:
Uso de MS Project y Excel con cuadros comparativos
¿Cuál fue la acción sucedida, que pasó?
Falta de implicación por parte de la Empresa
¿Cuál fue el resultado o impacto de la incidencia?
Repetición de los procesos
¿Cuál es la lección aprendida?
Capacitación constante al personal
¿Qué acción se tomó?
Aumentar la frecuencia de reuniones entre el consultor y el personal
¿Qué comportamiento se recomienda para el futuro?
Programar más horas de capacitaciones
¿Dónde y cómo éste conocimiento, puede ser utilizado más adelante en el proyecto actual?
Crear un documento llamado “Back Log”, en el cual nos pueda servir como retroalimentación.
¿Dónde y cómo éste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro?
En implentaciones de ERP futuros
¿Quién debe ser informado sobre esta lección aprendida?: (marcar una)
Ejecutivo(s) Gerente(s) Proyecto Equipo del Proyecto x Todo el Personal
¿Cómo debe ser distribuida esta lección aprendida? (marcar todas las que apliquen)
x e-mail Intranet/pagina Web Preguntas Frecuentes Biblioteca
¿Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)? si x no

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