GESTION DE COMPRAS

CONTENIDO 4: ELEMENTOS DE LA
COMPRA
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 ELEMENTOS DE COMPRA
PRODUCTO O SERVICIO

COMPRADOR ACUERDO VENDEDOR

COMPRADOR PRODUCTO ACUERDO VENDEDOR

Demandante . Mercadería . Convenio o Pacto. Oferente,
Es el responsable Establece Esta basado de proveedor, etc.
de satisfacer las relaciones entre especificaciones y Espera, evalúa y
necesidades. comprador y condiciones de decide si
Investiga, analiza vendedores, cumplimiento satisfacer o no los
y sigue políticas compartiendo obligatorio para pedidos, según las
de la empresa beneficios mutuos ambas partes. condiciones que
proponga el
comprador

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 PROCESO DE COMPRAS
REQUISICIÓN
DECISIÓN

COTIZACIONES Y ANÁLISIS

PEDIDO

CONVENIO

SEGUIMIENTO

TERMINO

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 LA REQUISICIÓN
a) CONCEPTO :Es un documento donde expresa
la necesidad de los departamentos internos en
bienes y servicios
b) FORMAS:
a) Documento : Normal
b) Memorando : Inusualmente
c) ELEMENTOS
a) Principales : Remitente, descripción de
características, fecha de entrega
b) Accesorios: N! de folio, volúmen, sección,
aprobación, dirección de proveedor
d) FIN:
a) Conocer la necesidad
b) Indagar el mejor proveedor
c) Encontrar el adecuado
d) Llevar un control
e) Tipos:
a) Requisición de materiales: Normales en
límites mínimos
b) Utilización contínua: No toma en cuenta
máximos o mínimos.

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 LA COTIZACIÓN Y SU ANÁLISIS
a) CONCEPTO : Solicitud de presupuesto a
diferentes proveedores, a cerca de la
cotización de un bien o servicio
requerido

a) FORMATO: Se elabora por duplicado, se

desea elaborar un informe de costo a fin
de poder negociar.
1. Número de artículos
2. Descripción y especificaciones
3. Lugar de entrega y transporte
4. Tiempo de entrega
5. Fecha para recibir la cotización.
6. Anotación del proceso cantidad y
plazo de entrega.
7. Datos impresos en el formato
estándar
8. Condiciones de pago, etc.

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 LA COTIZACIÓN Y SU ANÁLISIS
a) ANALISIS: Determinar la
mejor fuente de recursos.
a) Factores de costo: artículos,
transporte, instalaciones,
condiciones, tributos.
b) Fecha de entrega
c) Características del producto
d) Garantía, condiciones legales.
b) TECNICAS DE ANÁLISIS
a) Todo a partes
b) Tormenta de ideas.

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 PEDIDO U ORIGEN DE COMPRAS
a) CONCEPTO :Es un documento
fundamental que se utiliza en la
sección de compras, porque toda la
información que se estipula formará
parte del contrato.
La orden de compra debe estar perfoliada , en
forma consecutiva para que no hayan
discusiones y exista un seguimiento de control
y pagos.

b) FINES:
a) Sirve de comprobante de
compromiso para el proveedor.
b) Proporciona informes a la
Contabilidad
c) Avisa al área de recepción y al
departamento de Calidad.
d) Control para el departamento
de compras. (seguimiento)

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 PEDIDO U ORIGEN DE COMPRAS
C ) REQUISITOS:
a) Identificar al solicitante.
b) Que departamento recibira el pedido
c) Nombre y domicilio de proveedor
d) Lugar de recepción
e) Efectivo, crédito, plazos, tipo de
transporte, a cargo de quién será el flete,
etc
f) Fecha en que se transportarán lso
artículos.
g) Cantidades, descripción de artículos,
precios, reglas de facturación de
embarque, precio, estipulaciones sobre
cancelaciones.
h) Firma de la orden de compra por el
comprador.

D) ASPECTOS A CONSIDERAR:
a) Legales : Considerar a la autoridad
jurídica
b) Administrativos: Que cumpla las política
de la empresa y procesos específicos

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 CONVENIO DE COMPRA
DEFINICIÓN: Es el acuerdo entre dos individuos, uno de ellos llamado vendedor y otro
llamado comprador , referente a la compra – venta de un bien y / o servicio, asi como de
Todas las condiciones de compra y pago

ESTIPULACIONES: Precisa las responsabilidades de ambas partes.

Ejem:
• Si el comprador no está de acuerdo al revisar el precio y la calidad, será cancelado
el convenio,
• El proveedor puede cambiar el precio sin previo aviso.
• Estipulación de sanciones
• Se recomienda transcribir las instrucciones que fueron previstas en la orden de
compras.

TIPOS DE CONVENIO:
a) Precio fijo
b) Costo adicionable
c) Convenio condicional: O para el vendedor o el comprador. Ejem: el
seguro corre por cuenta del vendedor, hasta recibirla en las en las
instalaciones del comprador, etc.
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 SEGUIMIENTO DE COMPRA
DEFINICIÓN: Se trata de vigilar la secuencia del pedido hasta que el proveedor entregue la
mercancía o servicio en el tiempo acordado
Información del día a día, lo que pasa con la orden, el pedido y la entrega.

Pasos para el seguimiento dela orden de compra:

a) Control de órdenes no surtidas
b) Confirmación con los vendedores
c) En caso de problema decidir si esperar o elegir otro proveedor.
d) El encargado de almacén comunicará al dpto de compras si ha recibido
el pedido.
e) El área de compras pedírá la colaboración deotros departamentos si
existe algún problema con respecto al precio, cantidad, calidad de la
mercancía, etc.

CONCLUSIÓN DE SEGUIMIENTO :
El departamento de Control de Calidad, emitirá el dictamen final
correspondiente a través de un memorando.

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 TERMINACIÓN DE LA COMPRA

1. Se han recibido efectivamente de los bienes o servicios y satisfecho la

necesidad de abastecimiento
2. Los bienes ya están siendo utilizados en la labor,
3. Se cumplieron las obligaciones contraídas en el convenio pactado
entre el comprador y el vendedor. (PAGO)

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