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VERSIÓN: I

GESTION POR PROCESOS CONCEJO CODIGO: PtECMP-


MUNICIPAL DE PASTO 002-01
EDICIÓN: Octubre de
PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN 2011
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COMUNICACIÓN
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INDICE

Pág.

1. PROTOCOLO BOLETIN 2

2. PROTOCOLO CARTELERAS 7

3. PROTOCOLO GENERACIÓN COMUNICADOS DE PRENSA 9

4. PROTOCOLO PAGINA WEB 14

5. PROTOCOLO PROGRAMAS RADIALES /TELEVISIVOS 14


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1. PROTOCOLO BOLETIN

Objetivo: Impulsar el medio de comunicación boletín como el principal medio de


comunicación interna para la difusión de información relevancia en el tiempo que
motive la interacción entre la dirección y los grupos de interés.

Definición: Un boletín informativo es una publicación distribuida de forma


periodica, generalmente centrada en un tema principal que es del interés de sus
lectores. Por esta razón el contenido allí publicado será escogido por el impacto
que genere en la estrategia de la corporación y comunidad en general.

El Boletín informativo se publicará por lo general en la Cartelera interna y Pagina


Web de la corporación.

El contenido de este Boletín será el siguiente:

Sección 1: “Primicia”: contiene las noticias más relevantes del mes otorgándole la
característica de “novedad” a las mismas:

• Imágenes (Fotografía o ilustración) del evento más representativo del mes.

Sección 2 “Eventos”: Explica la programación de los diferentes eventos a


efectuarse en el mes.

Sección 3 “la corporación concejo Municipal le habla” (escoger un tema especifico


de forma programada de impacto para la comunicad, teniendo en cuenta las
fechas o meses especiales para el municipio de Pasto)

Proceso de Producción del boletín:

La recolección y posterior edición de la información estará bajo la coordinación del


comunicador social con visto bueno de la Información a publicar del secretario
General.

Se debe enviar el contenido específico para cada edición y los textos escritos para
su revisión por lo menos 15 días calendario antes de la publicación programada
del boletín.
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Las adiciones y correcciones deben estar listas 10 días antes de la publicación


para realizar los ajustes al diseño, de ser necesario.

Diez días antes de su publicación, se enviará el boletín para reproducción en


cartelera interna y/o diseño y publicación en la página Web.
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2. PROTOCOLO CA RTELERAS

Objetivo: Difundir información escrita pertinente a los grupos de interés al interior


y exterior de la Corporación de acuerdo a las directrices del equipo de
comunicaciones.

Definición: Es un medio para dar a conocer las campañas de la corporación y


estimular actitudes en los equipos de trabajo hacia metas organizacionales,
normatividad y ordenes emanadas de las respectivas órganos de dirección. Las
carteleras tienen un sentido informativo- formativo que permite la rotación de
mensajes, por ende la actualidad de la información que esta contiene es su
característica primordial; la misma deberá revisarse y cambiar a más tardar cada
30 días con la finalidad de mantener el sentido de “novedad”.

Existen en la Corporación básicamente dos tipos de carteleras: las de carácter


interno dirigidas a empleados y las de tipo externo con información para la
comunidad.

La administración de la cartelera interna y de sus contenidos estará bajo la


responsabilidad del Secretario general y tendrá potestad para instalar información
relevante institucional y será el responsable de la actualización (colocación y retiro
de la información). Nota en el caso de encontrar información NO autorizada se
procederá a su retiro.

No está permitido instalar avisos que estén por fuera de los estándares
establecidos: entiéndase como avisos realizados a mano u otros que no estén
relacionados con información empresarial o normativa.

Recomendaciones:

• Las carteleras deberán actualizarse periódicamente de acuerdo al flujo de


información.
• Las carteleras deben tener poco contenido textual lo que brinda facilidad y
rapidez de lectura.
• Deben tener un tamaño y una ubicación adecuada, a la vista de todos.
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3. PROTOCOLO COMUNICADO DE PRENSA

3.1 Presentación

En ocasiones se suscitan eventos extraordinarios relacionados con la Corporación


que involucra el nombre y la imagen, el comunicador Social e conjunto con el
Secretario general deberá actuar de forma rápida y a la vez cautelosa para brindar
la información correcta y aclarar las dudas de los periodistas.

3.2 Procedimiento

El procedimiento a seguir es el siguiente:

Antes del Suceso

El Presidente del concejo designará a la persona que se encargará de realizar la


respectiva investigación cada vez que se presente un evento de “Impacto”.

La Persona designada para responder ante los medios de prensa suministrará la


información pertinente y coherente a los medios autorizados de comunicación.

Después del Suceso

Una vez sucedido el acontecimiento, el encargado de hacer la investigación


deberá hablar con la(s) persona(s) involucrada (s) quien(es) debe(n) responder a
las siguientes preguntas sobre lo acontecido:

• Nombre de la persona entrevistada


• ¿Qué sucedió?
• ¿Cómo sucedió “El evento”?
• ¿Cuándo sucedió “El evento”?
• ¿Dónde sucedió “El evento”?
• ¿Quién o quiénes estuvieron involucrados?
• ¿Por qué considera usted que sucedió?
• ¿Existe algún tipo de prueba que soporte lo dicho?
• Algo más que el funcionario desee agregar al respecto….
• Observaciones adicionales del entrevistador….

Inmediatamente acabada la entrevista, el entrevistador deberá realizar un informe


de lo sucedido y enviarlo presidente de la corporación y secretario General.
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Es importante aclarar que, ni antes ni después de realizarse este proceso ningún


empleado de la Corporación está en la facultad de dar declaraciones a los medios
de comunicación.

3.3 El comunicado de prensa

Este documento debe realizarse en el formato de comunicado de prensa y debe


contener la siguiente información:

• Consecutivo
Lugar y Fecha
• Titular de la información
• Cuerpo del comunicado
• Firma del comunicador social
Teléfono y correo electrónico de contacto

Si el comunicado de prensa se envía por correo electrónico, éste debe generarse


desde una cuenta de correo institucional, previamente autorizada para enviar este
tipo de comunicaciones.

3.4 La Conferencia/ Rueda de prensa

Si el presidente del Concejo o la mesa directiva considera necesario realizar una


rueda de prensa con los medios para informar sobre lo sucedido y responder
preguntas, deberá seguirse el siguiente proceso:

• Escoger y reservar el sitio para la rueda de prensa


• Realizar y enviar comunicado a medios de comunicación convocando a la
rueda de prensa.
• Realizar el comunicado de prensa para distribuir durante la rueda de
prensa.
• Realizar orden del día:

1. Saludo
2. Declaración oficial de la corporación, presentación paralela de las
ayudas audiovisuales, si las hay.
3. Espacio para preguntas (los periodistas deben decir su nombre y el
medio al que pertenece
4. Distribución del Comunicado de prensa
5. Despedida

Si es posible debe guardarse archivo sonoro o audiovisual de la rueda de prensa.


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4. PROTOCOLO PAGINA WEB

Objetivo: Brindar información a los públicos de interés de la corporación, a través


de una plataforma web.

Definición: Un sitio web es una colección de páginas web relacionadas y


comunes a un dominio de Internet o subdominio en la World Wide
Web en Internet.
Una página web es un documento HTML/XHTML accesible generalmente
mediante el protocolo HTTP de Internet.
Todos los sitios web públicamente accesibles constituyen una gigantesca World
Wide Web de información (un gigantesco entramado de recursos de alcance
mundial).
A las páginas de un sitio web se accede frecuentemente a través de un URL raíz
común llamado portada, que normalmente reside en el mismo servidor físico. Los
URL organizan las páginas en una jerarquía, aunque los hiperenlaces entre ellas
controlan más particularmente cómo el lector percibe la estructura general y cómo
el tráfico web fluye entre las diferentes partes de los sitios. En el caso de la
Corporación concejo municipal de Pasto la URL es www.concejodepasto.gov.co

Este sitio web está compuesto por las siguientes páginas

1. INDEX: El cual a su vez contiene:

1.1 Parte superior: Botones: Acuerdos, proposiciones, Actas, proyectos,


Resoluciones.

1.2. Banner Estático del Municipio de Pasto.


1.3. Menú Vertical con los siguientes botones: Menú de inicio, Reglamento
interno, historia, Galería de fotos, correo Institucional, Condiciones de uso,
Rendición de cuentas, contáctenos, convocatorias.
1. 4 Banner estático
1. 5 Espacio para boletín
1. 6 Contador de Visitantes
1. 7. Eventos
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Actualización del portal web: debido a las características tecnológicas del portal
el coordinador de sistemas de la corporación se encargará de brindar soporte en
todo lo relacionado con la estructura y las modificaciones del código de la página
conocido como el “Backpage”. Dichas solicitudes deberán realizarse directamente
a la Coordinación de sistemas o la persona designada para dicha labor.

La parte de textos, imágenes y los banners (tanto estáticos como animados) serán
resorte del comunicador social y las actualizaciones se harán a través de la
herramienta “FrontPage” con los permisos que otorgue el área de sistemas.

Las actualizaciones resortes del Secretario General se realizarán de acuerdo a


cronograma general. Las solicitudes extemporáneas de publicación de
información en el portal web de la organización, deberán enviarse por escrito al
secretario General para su revisión y visto bueno de publicación según prioridad e
impacto.
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4. PROTOCOLO PROGRAMAS DE RADIO Y TELEVISION

Objetivo: Brindar información a los públicos de interés de la corporación, a través


de programas radiales y televisivos que garanticen una amplia cobertura de la
información a publicar

GUION PROGRAMA RADIAL LA VOZ DEL CONCEJO MUNICIPAL DE PASTO

El programa radial La Voz del Concejo es un programa radial aprobado por


Acuerdo Municipal No 03 de 2008 y cuyo Autor es el Concejal Juan Daniel
Peñuela Calvche, son ya dos años y algo más de su primera emisión. El
programa se transmite todos los domingos en horario de 10:30 am a 11:15am.

FORMATO

PRIMERO
Presentación oficial, cortina la voz del Concejo.

SEGUNDO
Saludo a cargo del periodista conductor del programa, tres minutos
Saludo a oyentes del programa, mención a la mesa directiva de la Corporación,
presidente, primer vice presidente, segundo vicepresidente y secretario General.

TERCERO
Presentación de titulares, tres minutos

CUARTO
Saludo al invitado central, un concejal de pasto, nombre del Concejal y partido
político al que pertenece.

QUINTO
Desarrollo de cuestionario de preguntas y respuestas al invitado, 25 minutos

SEXTO
Presentación de sección, el Concejo escucha a la comunidad con la participación
de los oyentes a través de las líneas telefónicas. Diez minutos
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SÉPTIMO
Lectura de noticias, que fueron noticia la semana que termina y que serán noticia
la que viene, agenda, debates, invitados a las sesiones. Tres minutos

OCTAVO
Cortina de despedida, agradecimiento a la emisora, oyentes, mención a la mesa
Directiva y finalmente invitación al siguiente programa. Un minuto
ELABORO: SANTIAGO ARCOS ORTIZ, PERIODISTA CONCEJO MUNICIPAL
DE PASTO.

ELABORO REVISO APROBO

ASESOR DE CALIDAD PRESIDENTE MESA DIRECTIVA


CORPORACION

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