Actividad 7

Formulación de plan estratégico

Colombina S.A

Presentado por:

Angélica María Rodríguez Trujillo ID 268054

Alejandro Ortiz Hernández ID 535678

Cristian camilo Hernández Barreto ID 430010

Tutor

Dany Rachit Garrido Raad

Corporación universitaria Minuto de Dios

Administración en seguridad y salud para el trabajo

2020
Contenido
Introducción………………………………………………………………………..3

Objetivo general…………………………………………………………………...4

Objetivos específicos……………………………………………………………..4

Identificación de una situación previa…………………………………………5

Selección de área…………………………………………………………………..5

Identificación del problema………………………………………………………5

Causas del problema………………………………………………………………5

Objetivo del plan, misión, visión, valores y políticas de la empresa……..6

Acciones de mejora………………………………………………………………..7

Planificación de acciones………………………………………………………..9

Plan de mejoramiento…………………………………………………………….10

Acciones de seguimiento y evaluación……………………………………….12

Bibliografía………………………………………………………………………….15
Introducción

El aporte del presente trabajo es de vital importancia para los autores y de interés
académico ya que permitirá reflexionar sobre uno de los aspectos más relevantes
de la cadena de abastecimiento como lo es el transporte y distribución. En la
actualidad la calidad no solo del producto sino una excelente atención ofrecida por
las empresas a sus clientes, ya no se considera como un valor agregado sino
como una condición necesaria del producto. Uno de los costos más
representativos para las organizaciones es el de almacenamiento y transporte y la
gestión que se realice en dicha actividad se constituye en uno de los aspectos
logísticos que aumentan o disminuyen la competitividad de las empresas.
Objetivo general

Elaborar una propuesta, para la mejora del proceso logístico de transporte y

entrega de los productos comercializados, por la empresa Colombina S.A
(seccional Ibagué - Tolima), con el fin de reducir las pérdidas económicas en la
compañía.

Objetivos específicos

 Elaborar un manual de funciones y operaciones que le permita a la

compañía, obtener la mayor productividad de cada uno de sus
colaboradores.
 Elaborar indicadores de gestión de logística de transporte, los cuales
permitan medir y cuantificar el estado actual y los avances obtenidos.
 Estructurar el plan de acción correctivo, con base en las herramientas de
gestión logística de transporte, Trade Marketing y análisis de indicadores de
gestión.
Identificación de una situación previa como plataforma de lanzamiento para
la propuesta del plan de mejoramiento para la empresa.

Optimización del desempeño de la labor logística de transporte, mejorando sus

indicadores de gestión en este campo, reduciendo así las pérdidas económicas
que se generan actualmente, por este departamento

Selección de área de mejora según la estructura organizacional de la

empresa

Área: Departamento logístico

Coordinación de despachos

Identificación de un problema

Deficiencia en el transporte y entrega de pedidos de la empresa Colombina S.A

Detección de las principales causas del problema

En colombina S.A, el proceso de transporte y entrega de pedidos al cliente, se

realiza mediante la figura de carros contratados por prestación de servicios, donde
sus conductores son los dueños de los vehículos y estos a su vez, subcontratan
otra persona como auxiliar de cargue y entrega. El proceso de contratación es
ineficiente, ya que no tiene en cuenta la experiencia del personal, en cuanto al
conocimiento de direcciones y ubicación geográfica en la ciudad de Ibagué-
Tolima.

Por otro lado, no se ofrece una inducción que familiarice al contratista con las
labores a realizar y el conocimiento específico de los productos a transportar y
manipular, por lo cual se enfrenta a situaciones adversas y problemáticas a la hora
de hacer la entrega a sus clientes tales como:

 Incumplimiento al cliente y devoluciones, ya que la compañía programa las

entregas para un día especifico, acordado previamente con el cliente, el
cual hace su planeación de recibo y programación de pagos, pero los
vehículos no terminan la ruta el día estipulado, incumpliendo con las
entregas a varios clientes y postergándolas incluso, hasta el día siguiente,
cuando el cliente ya tiene otras prioridades de recibo de mercancía, y por
consiguiente no cuenta con el dinero en efectivo para pagar el pedido
retrasado.
  Se presenta una mala atención al cliente, debido a que el personal no
cuenta con la capacitación suficiente, que ofrezca las estrategias de cierre y
consolidación de la venta previamente hecha, tales como presentación
personal, buen vocabulario, paciencia, saludo y cortesía con el cliente.
 Preparación y/o Alistamiento (picking) inapropiado y entrega deficiente de
los productos, debido a desconocimiento de las diferentes presentaciones
de los mismos, repercutiendo en un nivel de insatisfacción por parte del
cliente en el servicio prestado o hasta la devolución del pedido.
En el campo de la logística, picking o preparación de pedidos es el proceso de recogida de
material extrayendo unidades o conjuntos empaquetados de una unidad de empaquetado
superior que contiene más unidades que las extraídas. En general, el proceso en el que se
recoge material abriendo una unidad de empaquetado
 Incumplimiento en las entregas de las rutas debido a fallas mecánicas en
los vehículos o problemas de índole personal presentados con el contratista
que le impiden llegar oportunamente a la empresa.

Objetivos de plan de mejoramiento

Misión Luego de casi 8 décadas de gestión, nos hemos establecido como una empresa
líder del sector alimentario que viene proporcionando sabor a la vida y constituyéndose en
positiva imagen de nuestro país. En colombina S. A nos hemos comprometido desde
nuestros inicios guiados por la innovación, mejoramiento continuo procurado además
nuestro desarrollo de nuestros colaboradores, en fortalecimiento de los accionistas y
trabajando en plena armonía con el medio ambiente.

 
Pero por encima de todo el posicionamiento de Colombina se fundamentado en el
absoluto interés de acercarnos a los requerimientos y expectativas de nuestros clientes y
consumidores quienes cada día demandan productos más novedosos y consecutivos.  

Visión

 Crecimiento financiero.
 Cautivar al consumidor.
 Satisfacer las expectativas de servicios los clientes.
 Ser una empresa de alta efectividad en la administración de recursos.
 Desarrollar y fortalecer nuestra cultura empresarial.
 Promovemos y nos comprometemos con la aplicación de los siguientes
valores, que caracteres a nuestras actuaciones, en procura de la
existencia:
 Respeto.
  Compromiso.
 Creatividad e innovación.
 Trabajo en equipo

Valores corporativos
 Trabajo en equipo: Participamos y colaboramos con entusiasmo en cada
uno de los procesos; buscamos con nuestro trabajo individual y colectivo la
sinergia del equipo para lograr los mejores resultados.
 Compromiso: Estamos comprometidos con esmero a participar activamente
en el desarrollo de nuestros objetivos individuales y organizacionales con
honestidad y lealtad, en todo momento y en todo lugar
 Orientación al cliente: Nos orientamos decididamente a conocer las
necesidades y deseos de nuestros clientes internos y externos para
satisfacer sus expectativas, proporcionándoles los mejores productos y
servicios
 Respeto: Respetamos y reconocemos las iniciativas de cada uno; damos
un trato digno, franco y tolerante donde aceptamos la crítica para seguir
creciendo y desempeñando un papel importante en el logro de nuestra
meta
 Creatividad e innovación: Creemos en nuestro talento y creatividad,
proporcionamos constantes desarrollos e innovamos en el diseño de
nuestros productos, teniendo como objetivo primordial la satisfacción de
nuestros consumidores.

Política de calidad

En Colombina trabajamos a lo largo de toda la cadena de valor para garantizar la

calidad e inocuidad de nuestros productos, capacitando al equipo humano de
nuestras plantas y desarrollando acciones preventivas para minimizar las
variaciones en procesos de producción, almacenamiento, y distribución.

Nuestras plantas cuentan con los más altos estándares de calidad, inocuidad,
seguridad alimentaria, protección del medio ambiente y seguridad física que
garantizan que nuestros productos son aptos y seguros para su consumo.

Acciones de mejora

Definición: Acción implementada para incrementar los resultados del producto,

proceso o el sistema en términos de economía, eficacia o eficiencia. 
Acción eficaz: Acción correctiva, preventiva o de mejora que con evidencia
objetiva demuestra que se eliminaron las causas de las No conformidades u
observaciones.

Acciones de la propuesta

Este trabajo, permite la optimización del proceso logístico de transporte para la

compañía, desde el momento de la contratación de los vehículos, hasta la entrega
final al cliente, considerando además, aspectos como servicio al cliente, manuales
de procedimientos, volúmenes de ventas y devoluciones.

El resultado de esta propuesta, guiará a la compañía a la optimización del

desempeño de la labor logística de transporte, mejorando sus indicadores de
gestión en este campo, reduciendo así las pérdidas económicas que se generan
actualmente, por este departamento

 calidad del servicio a los clientes, costos añadidos al producto e inversiones

de capital requeridas.
 Utilización eficiente de los vehículos, así como el personal ligado a los
mismos.
 Excelente atención al cliente.
 Conseguir la máxima rapidez y fiabilidad en las entregas con un
funcionamiento eficiente de la flota transporte.
 Mantener la máxima seguridad tanto en el manejo de la operación de
entrega, como en los productos que se transportan.
 logística

Calidad del servicio a los clientes, costos añadidos al producto e inversiones

de capital requeridas.

Una correcta gestión del transporte desde el punto de vista logístico, hace
necesario que el responsable del mismo, esté involucrado no solo en las tareas
del día a día, sino también que participe de los planes estratégicos y tácticos de la
empresa, centrando su responsabilidad como gestor de este servicio.

Logística

La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a

un cliente, mejorando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible. La
logística y distribución se unen para que el producto llegue físicamente al
consumidor en el tiempo estimado.
Transporte Y Distribución De Mercancías

Para efecto de esta propuesta, se definirá el transporte de mercancías como toda

operación encaminada a trasladar productos terminados desde un lugar de origen
hasta un punto de destino o cliente final de nuestra cadena de abastecimiento,
para nuestro caso específico, desde las instalaciones de colombina S.A, hasta los
tenderos de las localidades en la ciudad de Ibagué.

Gestión de transporte

El modo de gestionar una logística de inventario con los demás actores de la

cadena de abastecimiento como lo son (proveedores, distribuidores y clientes) es
básicamente mediante el desarrollo de una gestión de transporte eficiente
teniendo en cuenta los siguientes factores:

 Costos
 Rapidez de entrega
 Eficiencia
 Seguridad
 Modo
 Servicio al cliente

Costos

Este costo depende del tipo de transporte utilizado por la empresa para entregar
sus productos y pueden llegar a ser fijos o variables si la flota de transporte es
propia o subcontratada. Los costos fijos son los salarios, seguros, parqueaderos, y
variables como: combustibles, llantas, lubricantes, mantenimiento, reparaciones y
por imprevistos. Como se mencionó anteriormente, la empresa Colombina S.A
Ibagué, subcontrata el transporte y el personal de entrega

Rapidez de entrega

Tiempo transcurrido desde el momento en que es puesta a disposición la

mercancía al área de transporte hasta su llegada al cliente final, cumpliendo las
expectativas de entrega oportuna, con calidad y a tiempo. Para el caso de
Colombina S.A Ibagué, este tiempo es de aproximadamente 10 minutos entre
tienda y tienda

Eficiencia

Está definida por la utilización de los medios disponibles de manera racional con el
fin de llegar a una meta, teniendo la capacidad de alcanzar un objetivo en el
menor tiempo posible y con el menor uso de recursos posible. Para nuestro caso
esto se traduce en hacer unas entregas oportunas, completas, a tiempo con una
óptima satisfacción al cliente.

Planificación de acciones a desarrollar

Etapas

1. Observación. Inicialmente se realiza visita a la empresa con el fin de ver su

proceso en un día normal de labores, sus métodos de trabajo, vehículos
disponibles, tiempos de cargue y tipo de mercancía manipulada.
2. Recolección. Se recolecto la información primaria relacionada con datos
estadísticos de la empresa, en cuanto a su proceso de transporte y
distribución, complementando con la entrevista realizada al coordinador de
transporte de la compañía, quien facilitó el acceso a la información y brindo
un contexto general de sus labores diarias y los problemas que se le
presentan para su realización. Posteriormente se realizó la recolección de
información secundaria mediante entrevistas y encuestas a los clientes.
3. Análisis. Al tener identificados claramente los dos puntos de vista, en la
relación empresa-cliente, se procedió a la manipulación, procesamiento,
análisis, tabulación e interpretación de resultados de la información,
mediante las herramientas que nos ofrece la estadística descriptiva, para
obtener el diagnostico concreto de la situación de la empresa, y sus
necesidades de mejoramiento.
4. Diagnóstico. Se evidencian las diferentes fallas del proceso, se ordenan
por nivel de importancia, se identifican sus causas, y establece el orden a
seguir para iniciar con el plan de acción correctivo y mejora del proceso.
5. Desarrollo. Se procedió a investigar las diferentes herramientas, que para
el campo de acción del transporte y distribución, pueden ser aplicables,
llegando a contemplar herramientas de la logística de operaciones como,
establecimiento de 18 indicadores de gestión, el enfoque del Trade
marketing y la tercerización del proceso de gestión de transporte, a través
de operadores logísticos.
6. Conclusión. Por último, se elaboró la propuesta con las posibles
soluciones, para ser evaluadas por los directivos de la compañía, y tomar la
decisión de desarrollarlas y llegar a ser implementadas.
Plan de mejoramiento continúo

Actuar  Toma de decisiones sobre los

cambios
 Estandarizar los cambios
 Formar y entrenar
 Vigilar el proceso
 Repetir el ciclo
Verificar  Evaluar los resultados obtenidos
 Comparar los resultados con los
objetivos planeados
Planear  Identificación de los
transportadores y clientes
 Determinar necesidades y
expectativas
 Desarrollar las características de
los servicios
 Diseño de proceso
 Traslado de plan al nivel
operativo
Hacer  Aplicar lo planeado
 Hacer los cambios
 Recopilación de datos para
determinar que ha sucedido con
los cambios

También elaboración un manual de requerimientos para el momento de

contratar a una persona idónea para ocupar el cargo de transportador

FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS Desde el planteamiento del problema se

logró evidenciar la falta de organización y políticas de contratación, pues no se
tienen claros los procedimientos a seguir, que garanticen un óptimo desempeño
del personal, y el conocimiento de las labores a realizar; se elaboró el formato
para el cumplimiento de funciones y operaciones para ser establecido en las
diferentes áreas de la empresa, que incluye temas relevantes para el excelente
desempeño en cada cargo, pues actualmente, la compañía NO POSEE
MANUALES DE OPERACIONES Y FUNCIONES para los transportadores
subcontratados.

Los manuales de funciones describen cada una de las atribuciones, funciones y

responsabilidades asignadas a cada cargo dentro de la organización, su objetivo
primordial es facilitar el entendimiento y conocimiento de las actividades
desarrolladas por cada uno de los empleados, y a su vez sirve como herramienta
para el análisis de los resultados obtenidos en cada cargo y área de la compañía.

A continuación se detallara la información a diligenciar en cada uno de los campos

del formato de manual de funciones y procedimientos, con el fin de orientar a la
compañía al levantamiento de cada uno de los manuales, para las personas o
cargos involucrados en el área de estudio, como es el transporte y distribución.

Consecutivo Se debe establecer la numeración que identifiquen el área, cargo y

consecutivo del respectivo manual

Área Se debe diligenciar el nombre del área de la empresa a la que pertenece el

cargo

Página Indica el número de página y páginas que componen el respectivo manual.

Fecha de emisión Diligenciar la fecha en que empezó a regir el manual

Nombre del cargo Diligenciar detalladamente el nombre del cargo que se está
referenciando Dependencia Hace referencia a la dependencia o subsección de la
empresa a la cual está ligado el cargo

Número de cargos Se referencia el número de personas que ocupan el mismo

cargo

Jefe inmediato Mencionar el nombre completo de la persona encargada como

jefe de la dependencia a la cual se van a dirigir. Los empleados como su jefe
inmediato

Formación Hace referencia a los requisitos en cuanto a formación académica se

refiere, ya sea técnico, tecnólogo o profesional.

Experiencia Se debe especificar si el cargo requiere o no experiencia y que

tiempo.

Objetivo Se debe diligenciar en forma general el objetivo fundamental que debe

cumplir la persona que ocupa el cargo para satisfacer las necesidades de la
empresa.

Alcance Hace referencia a las personas, dependencias o labores que estarían

involucradas en el óptimo desempeño de cada cargo.
Funciones esenciales En este campo se diligencia de manera global las
funciones más relevantes del cargo, que pueden llegar a contemplarse como los
objetivos específicos que apunten a la consecución de las metas.

Procedimientos Se mencionan detalladamente cada una de las tareas o labores

a realizar en el día a día, es decir el paso a paso para desarrollar eficaz y
eficientemente cada uno de los cargos.

Elaborado por Se menciona la persona que elaboro el manual de funciones

Revisado por Se diligencia el nombre completo de la persona que reviso el

documento.

Aprobado por Se menciona el nombre de la persona que realizo la aprobación

final del manual.

Acciones de seguimiento y evaluación

El resultado de este trabajo realizado en colombina S.A seccional Ibagué – Tolima,

Podría beneficiar altamente su proceso de transporte distribución y entrega de
pedidos ya que el objetivo fundamental del proyecto es tener un sistema logístico
de transporte eficiente que maximice la productividad y efectividad de la entrega
de pedidos a satisfacción, a cada uno de sus clientes, minimizando el porcentaje
de devolución y la afectación de la imagen de la compañía por incumplimientos y
mala atención.

A nivel social, tendrá un impacto positivo tanto en la compañía, como en cada una
de sus familias, debido a que, se tendrán mejores relaciones laborales entre los
integrantes de la empresa, con lo cual, las condiciones de trabajo mejorarán.
Adicional a ello cada colaborador presentaría un crecimiento personal y
profesional.

El seguimiento

 Establecimiento de indicadores de eficacia, efectividad e impacto en

transportadores y clientes y la empresa; Creación de sistemas de recopilación de
información relacionada con estos indicadores
 Recopilación y registro de la información en proceso logístico de transporte
para la compañía, desde el momento de la contratación de los vehículos,
hasta la entrega final al cliente, considerando además, aspectos como
servicio al cliente, manuales de procedimientos, volúmenes de ventas y
devoluciones
 Análisis de la información: Empleo de la información para mantener a la
administración al día.

La evaluación implica: Estudio de aquello que la organización o proyecto pretende

conseguir

 Influencia a generar armonía en el entorno laboral, bienestar, sentido de

pertenencia por la empresa y en los procesos de transporte y distribución.
 Impacto: en transportadores y clientes: servicio y compromiso, fidelidad,
motivación, el compromiso de los trabajadores está estrechamente ligado a la
productividad y al rendimiento, servicios de calidad para los clientes,
puntualidad y calidad en las entregas.
Referencias bibliográficas

BALLOU, H Ronald, Administración de la Cadena de Suministro, Quinta Edición,

2004

CHOPRA, Sunil, Administración de la Cadena de Suministro, Estrategia,

planeación y Operación

ANAYA, Tejer, J. J. Logística Integral: La gestión del trasporte. Madrid: ESIC

(2000)

Referencias web

https://bibliotecadigital.icesi.edu.co/biblioteca_digital/bitstream/10906/67799/
1/prop

https://books.google.es/books/about/Manual_de_la_gesti%C3%B3n_log
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http://www.elheraldo.co/economia/tiendas-de-barrio-modelo-exitoso-que-
compite-contra-gigantes-196520

http://repository.udistrital.edu.co/bitstream/11349/7271/1/RipeJaimeGermanA
ugusto2016.pdf