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Licenciatura: Contaduría Pública.

Asignatura: Proceso Administrativo II


Semestre: 3er
Profesor: L.C. Verónica Ortiz
Unidad 2
Alumno: José E. De la Medina Ramírez
Concepto y aceptaciones del término Organización

La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene


del griego organon que significa instrumento; otra se refiere a la organización como
una Entidad o grupo social; y otra a la organización como un proceso. Esta etapa del
proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a
través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman
parte del grupo social.

Elementos de la Organización

Los elementos básicos son:

Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el


que habrá de operar el grupo social

Sistematización: Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa


deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación, Asignación de Actividades y Responsabilidades: Organizar implica la


necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

Jerarquía: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles


de responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es


establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera
posible.

Importancia de la Organización

Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos). Es un medio que


establece la mejor manera de alanzar los objetivos. Suministra los métodos para que
se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.
Evita lentitud e ineficiencia. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar
funciones y responsabilidades.

Etapas de la Organización

1. División del trabajo: Es la separación y delimitación de las actividades con el fin


de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y mínimo de esfuerzo.
2. Jerarquización: Se refiere a la disposición de funciones por orden de rango,
grado o importancia.
3. Departamentalización: es la división o agrupamiento de las funciones y
actividades en unidades específicas con base en su similitud.
4. Descripción de funciones, actividades y responsabilidades: es la recopilación
ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar
a cabo el trabajo de la mejor manera.
5. Coordinación: Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las líneas de
comunicación y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la
unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social.

La organización como una función Administrativa

La palabra organización puede adoptar varios significados en administración, de los


cuales los dos principales son:

1. Organización como entidad social orientada hacia los objetivos específicos y


estructurada de manera deliberada. La organización es una entidad social porque está
constituida por personas, y se halla orientada hacia objetivos porque está diseñada
para alcanzar resultado; por ejemplo, obtener ganancias (empresas en general),
proporcionar satisfacción social (clubes), etc.

Está estructurada deliberadamente porque divide el trabajo, y su ejecución se asigna a


los miembros de la organización. Esta definición se aplica a todos los tipos de
organizaciones, aunque tengan o no ánimo de lucro, como empresas fabriles, bancos,
empresas financieras, hospitales, clubes, iglesias, etc.

La organización puede visualizarse desde dos aspectos distintos:

a) Organización formal: basada en una división del trabajo que especializada órganos y
funciones en determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el
organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de la
empresa. Es la organización formalizada de modo oficial.

b) Organización informal: surge de modo natural y espontáneo, debido a las relaciones


humanas que establecen las personas que desempeñan cargos en la organización
formal. Se basa en relaciones de amistad (o de antagonismo) y el surgimiento de
grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningún otro documento formal.

2. Organización como función administrativa y parte integrante del proceso


administrativo: en este sentido organización se refiere al acto de organizar, integrar y
estructurar los recursos y los órganos involucrados en su organización; establecer
relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.
Proceso de Organización

Sheldon: El proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar,
con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así
se ejecutan, sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva
y coordinada del esfuerzo disponible.

La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y
lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado
respecto a cómo debe ser una empresa.

Un proceso es una secuencia de tareas que se realizan de forma concatenada, es decir


de forma seguida una detrás de la otra para alcanzar un objetivo o un fin concreto.

En una organización, la suma de muchos procesos tendrá como resultado la entrega de


un producto o servicio al cliente.

Es importante que sepas que los procesos que seguro que tienes en mente de una
empresa son los procesos operativos, es decir, los que representan la producción de
las organizaciones.

Pero existen otros procesos que dan soporte o están relacionados a estos procesos
operativos. En general podemos dividir los procesos en:

 Procesos estratégicos,
 Procesos operativos,
 Procesos de apoyo,
 Procesos de gestión.

Lo ideal en una organización es tener dibujado un mapa de procesos para a partir del
cual tener bien claro qué proceso se considera operativo, qué proceso se considera de
apoyo, procesos estratégicos, etc.

Durante todo este post yo te voy a hablar de procesos operativos, es decir, los que
están relacionados con la producción, con el ciclo productivo de las empresas.
Cuáles son los procesos de una empresa

En cualquier organización, y hablando en términos generales, estoy seguro que


existirán estos procesos operativos comunes para todas las empresas:

Proceso comercial: en el cual un cliente solicita un servicio o producto a la organización


Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudia lo que hay que
entregar, cómo entregarlo y cuando lo necesita el cliente.
Proceso de producción: en el cual se prepara el servicio o producto que se va a
entregar al cliente.
Proceso entrega del producto/servicio: en el cual se entrega el servicio o producto al
cliente
Proceso postventa: en el cual se ofrece un soporte para las dudas, sugerencias, quejas
o reclamaciones que puedan existir una vez entregado el servicio/producto.

A grandes rasgos estos son cinco grandes procesos operativos desde que un cliente
solicita un producto/servicio hasta que se entrega y es común para cualquier
organización.

Pero como estás viendo se trata de procesos son muy generales y no especifican
concretamente la actividad de una organización.

Eso es evidente porque dentro de esos cinco grandes procesos operativos existen a su
vez subprocesos.

Por ejemplo, si te sitúas dentro del primer grupo de los cinco grandes procesos de
arriba dibujados, es muy probable que para que un cliente solicite un servicio o
producto, éste deba cumplimentar una toma de datos, formulario o algo similar para
que, la organización pueda saber qué es lo que quiere ese cliente, cómo lo quiere y
cuándo lo quiere.

Además también influirá el tipo de actividad a la que se dedica una organización y otra
para definir y establecer sus procesos y procedimientos. Como podrás imaginar los
procesos operativos de una empresa que se dedica a la administración de fincas no
serán los mismos que para una empresa que se dedica a distribuir productos de
alimentación.
Ejemplo de proceso organizativo

En este caso una empresa que se dedique a la obtención y distribución de Leche y


quesos

Proceso análisis de la solicitud del cliente:


Se analizan si los litros de leche y kilos de queso que se han de entregar y cuando lo
necesita.

Proceso de compras:
Solicitará periódicamente pedidos a productores de leche de la región.

Proceso de producción:
Pasterización de leche y producción de quesos con los equipos adecuados, el
envasado, etiquetado y almacenaje hasta su entrega.

Proceso entrega del producto:


Se entregan leche y quesos a clientes.

Proceso postventa:
Atender a las posibles dudas, sugerencias, quejas o reclamaciones que puedan existir
una vez entregado los productos.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el
proceso de mantenimiento de infraestructura en el cual se realiza un mantenimiento
preventivo y correctivo a la infraestructura y equipos de la organización.