ACTA DE COMITÉ FINANCIERO

Fecha de Vigencia: octubre 26 de 2018 Versión: 01

No. 10 DE 2020
NOMBRE CARGO
HUMBERTO GUTIERREZ SUBGERENCIA COMERCIAL Y
CASTAÑEDA FINANCIERA ( E ) -Coordinador
LEIDY MARISOL RICO ZAPATA TESORERA
MARIA ESTHELIA LOZANO ALMACENISTA GENERAL
VARGAS
ASISTENTES
MAYRA ALEJANDRA DELGADO AUXILIAR DE PRESUPUESTO
COMITÉ
VALENCIA
FINANCIERO
LINA MARCELA HENAO LONDOÑO CONTADORA - Presidente
LEIDY JOHANA MORENO MARIN AUXILIAR CONTABLE ( E )-
Secretaria
JOSE JAIRO CARTAGENA OCAMPO ABOGADO
CHENIER GONZALES MONTERO CONTROL INTERNO
OSCAR EDUAR RESTREPO OCAMPO GERENTE-Presidente
ROBINSON DE JESUS HENAO TECNICO DE FACTURACIÓN Y
RODRIGUEZ ESTADISTICA
INVITADOS
CARLOS MARIO OSORIO TECNICO DE REDES
BERMUDEZ
JUAN CARLOS LOAIZA MARTINEZ TECNICO COMERCIAL
LINA MARIA HOYOS GRISALES SECRETARIA DE GERENCIA
-Secretaria
JAIR LOPEZ TABORDA PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DIA: 19 MES: 08 AÑO: 2020
FECHA
REVISIÓN Y NECESIDADES PRESUPUESTALES PARA FINALIZAR LA
OBJETIVO VIGENCIA 2020.
Se da apertura al Comité Financiero

La secretaria inicia el comité dando lectura a los siguientes temas:

1. Verificación del Quorum
2. Acta Comité anterior
DESARROLL 3. Necesidades presupuestales para finalizar el 2020
O: 4. Proposiciones y varios.

1. Verificación del Quórum:

Faltaron por asistir: José Jairo Cartagena Ocampo y Carlos Mario Osorio
Bermúdez

2. Acta del comité anterior:

Se da lectura a el acta N°08 del 13 de Julio del 2020 y se realiza énfasis en

los compromisos adquiridos en esta:

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1. Se programa comité de conciliación para el día viernes 17 de Julio del
2020, para revisar el pago de la sanción de la DIAN con las partes
involucradas.

2. El Asesor Jurídico radicará acción de repetición donde corresponda,

por el pago de la sanción a la DIAN; fecha propuesta 30 de Julio del
2020.
El Gerente propone que la Subgerencia Comercial envíe una solicitud por
correo electrónico al abogado, para solicitarle los compromisos pendientes
que hay por realizar y definir una fecha, es de aclarar que el abogado no lo ha
realizado por problemas de salud.

3. El Asesor Jurídico elevará una consulta a la Contraloría para revisar

el manejo de las cajas menores en el sector público.

Control Interno responde que se revisó la ley 1593 de 2012 sobre el manejo
de las cajas menores, la caja menor de la empresa se está manejando bien y
este año se realizó Resolución apertura de caja menor Resolución No 002 del
2 de enero de 2020 1.755.606.00.

4. El Asesor Jurídico elaborará un oficio para enviarle al secretario de

planeación de la Alcaldía, con respecto al tema de los convenios el
día 21 de Julio del 2020.

El Gerente contesta que hasta el momento no se ha enviado, pero se debe

enviar la solicitud por correo electrónico al abogado y definir fecha.

5. El Asesor de Control Interno realizará un inventario de cuántos

comités tiene la empresa, su funcionalidad y como deben estar
compuestos.

El funcionario contesta que se realizó el inventario de los comités y hay 19,

su funcionalidad y cómo deben estar compuestos; es de aclar que si falta
algún comité se lo informen a la oficina de Control Interno y para esto se
enviará el listado de los comités que se tiene conocimiento a los correos de
los funcionarios:

 Resolución No 312 del 11 de junio de 2020, por medio de la cual se

conforma el Comité de Conciliación y Defensa Jurídica de la ESP
Empresa de Servicios Públicos.
Integrantes:
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El representante legal,
Subgerente Comercial de Asuntos Administrativos
Subgerente de Planificación Técnica, Operativa, Administrativa y de
Prestación de Servicios
Asesor Jurídico Externo, asistirá con voz, pero sin voto
Jefe oficina asesora de Control Interno, asistirá con voz, pero sin
voto.
 Resolución 253 del 8 de mayo de 2020, Por el cual se adopta el
Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y se define su estructura y
funcionamiento), integrantes:
Subgerente Comercial de Asuntos Administrativos y Financieros.
Subgerente de Planeación Técnica, operativo y de Prestación de
Servicios.
El Profesional Universitario.
El Jefe de la Oficina Control Interno como invitado permanente con
voz y sin voto.
Dicho comité será presidido por el Subgerente de Planeación Técnica,
Operativo y de Prestación de Servicios
 Resolución No 281 del 30 de mayo de 2019, por medio del cual se
modifica la resolución 257-2018, en donde se adopta y crea el
Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Modelo
Integrado de Planeación y Desempeño.
Integrantes:
 Resolución No 257 del 10 de abril de 2018, en donde se adopta y crea
el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Modelo
Integrado de Planeación y Desempeño.
Integrantes:
Subgerente Comercial de Asuntos Administrativos y Financieros.
Subgerente de Planeación Técnica, operativo y de Prestación de
Servicios.
El Profesional Universitario.
Dicho comité será presidido por el Subgerente de Planeación Técnica,
operativo y de Prestación de Servicios.
 Resolución No 361 del 20 de octubre de 2014, “Por medio del cual se
modifica y reglamenta el Comité Integrado de los Sistemas de
Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno y se
adicionan funciones al comité camecí de la empresa de servicios
públicos de la Virginia.
Integrantes. Gerente, con voz y voto.
 Subgerente de planificación técnica, administrativa, operativa y
prestación de servicios y Representante por la Alta dirección con voz
y voto.
 Subgerente Comercial de asuntos administrativos y financieros con
voz y voto.
 Técnico Administrativo en Sistema de Gestión de Calidad.
 El Asesor de Control Interno con voz y sin voto.

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El Profesional Universitario.
 Resolución No 585 de 29 de diciembre de 2006, por medio del cual se
crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable:
Integrantes: jefe de la división administrativa, financiera y Comercial.
Jefe de la División Técnica y Operativa
El Tesorero
La Contadora Externa
La Auxiliar Administrativa con funciones de Auxiliar de Contabilidad
El Asesor Jurídico Externo.

 Resolución No 255 del 9 de abril de 2018, Por medio de la cual se

establece el Comité de Archivo de la ESP EMPRESA DE
SERVICIOS PUBLICOS DE LA VIRGINIA E.S.P.
Integrantes:
1. El (la) Subgerente Comercial de Asuntos Administrativos y
Financieros o su delegado quien lo presidirá.
2. El (la) Técnico Administrativo en Sistema de Gestión de la
calidad.
3. El (la) Auxiliar Administrativo de Ventanilla Única.
4. El (la) Subgerente de Planificación, Técnica, Operativa y de
Prestación de Servicios.
5. El (la) Auxiliar Administrativo o la persona contratada para
ejercer las funciones de archivo, en caso, de no existir el cargo
en la planta de cargos.
El Asesor Jurídico participará en las reuniones en calidad de
invitado permanente.
El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno participará con
voz, pero sin voto.

 Resolución 132 del 1 de abril de 2008, por medio del cual se crea el
Comité de Dirección.

Integrantes: Asesor Jurídico Externo,

Asesor Contable,
Asesor de Proyectos,
Asesor de Servicios Públicos Domiciliarios,
Subgerente de Planificación Técnica Administrativa Operativa y
Prestación de Servicios
Subgerente Comercial y Asuntos Administrativos y Financieros
Jefe de la Oficina de Control Interno

 Resolución No 107 del 26 de marzo de 2012, por medio del cual se

crea el Comité Financiero
Integrantes:

La Gerencia o su delegado
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La Subgerencia Comercial, Asuntos Administrativos y Financieros
quien hace las veces de Secretaria.
Auxiliar Administrativo Contabilidad
Contador Externo
Asesor Jurídico Externo
Técnico Administrativo en Facturación y Estadísticas
Control Interno (con voz pero sin voto)
Subgerente de Planeación
Auxiliar Administrativo Recaudos.

 Mediante resolución 314 del 8 de octubre de 2008, se reglamentó el

procedimiento para dar de baja bienes muebles en la ESP y se
conforma el Comité de Inventarios de la empresa. En el capítulo III
Comité de Inventarios, articulo 6. Crear el Comité de Inventarios
conformado por: Subgerente Comercial de Asuntos Administrativos y
Financieros quien lo presidirá, el , el Almacenista quien ejercerá la
secretaría técnica, el Auxiliar Administrativo de Contabilidad, el
Contador Externo y el Jefe de Control Interno se podrá invitar a
cualquier persona que aporte elementos de juicios necesarios para
cumplir los objetivos.
 Comité de Gestión Ambiental: Jair, Rafael, Diego, Asesora
Ambiental, Subgerente Planeación, Técnico Ambiental.
 Comité de Gestión del Riesgo: Profesional Universitario, Subgerente
Comercial, Gerencia, Ugam, Asesor Proyectos, Subgerente
Planeación.
 Comité IANC. Subgerencia Comercial, Asesor Proyectos, Profesional
Universitario, Técnico Comercial, Subgerente Planeación,
 Comité de Seguimiento Puntos Críticos. Gerente, Ugam, Sria Salud,
estudiantes Sena, Policía, Sria de Gobierno,Mpal, Técnico Aseo,
Subgerente Planeación.
 Comité de Avalúos.
 Comité de Bienestar: resolución 095 del 01-05-2016, Subgerente
Comercial es el Secretario Técnico, y tres miembros más. Subgerente
Comercial, Auxiliar Presupuesto, Técnico Aseo, Ventanilla Única,
John Fredy Ruiz,
 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo: María Esthelia
Lozano y Omar de Jesús Osorio. Carlos Alberto Gómez y Jorge Luis
Muñoz.
 Resolución 279 (21 julio/2016) se fusiona el Comité de
Sostenibilidad del Sistema Contable y el Comité de Inventarios.
Contador Externo, Auxiliar Administrativo Contable, Subgerente
Comercial, tres miembros del área financiera y contable, Asesor
Jurídico, y Control Interno.
 Comité de Pérdidas: acuerdo No 08 del 2 de agosto de 2000, Director,
Asesor Servicios Públicos, Jefe División Administrativa y Financiera,
Jefe División Técnica Operativa, auxiliar área comercial, un operario
designado por el Jefe de la División Técnica y Operativa, Sria
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EPCRM y el Jefe de Control Interno.

La Contadora dice que se realice una reunión solo para verificar estas
resoluciones.

La Auxiliar Contable (e) menciona que existía el Comité de Reclamos y

también falta el Comité de Convivencia.

El Subgerente Comercial propone que el miércoles 26 de agosto del 2020 a

las 08:00a.m, se realizará una reunión ordinaria para revisar los comités
existentes en la empresa y los integrantes serán el Gerente, Jurídico,
Almacén, Profesional Universitario, Técnico Comercial, técnico de calidad,
contadora, asesor de Control Interno y la Asesora Ambiental, posteriormente
se reunirá el comité integrado de planeación y gestión.

6. Queda pendiente determinar fecha para realizar un inventario general

de la Empresa de Servicios Públicos de la Virginia.

El Subgerente Comercial menciona que todavía queda pendiente

determinar la fecha para realizar el inventario.

La Auxiliar Contable (e) pregunta si ya se cancelaron los impuestos

de los vehículos del año anterior.

La Contadora dice que no se necesitó acción de repetición porque

antes se pagó el 80% del valor porque tenía un 20% de descuento y
sin intereses de mora.

El Profesional Universitario pregunta si se pagó el impuesto del

vehículo OVH 314, que quede claro que no es omisión y pregunta si
más adelante se va a pagar.

El Gerente aclara que la oficina de transito no reportó a la oficina de

rentas departamentales la información y que el abogado de la empresa
realice un requerimiento a la oficina de transito el día lunes 24 de
Agosto del 2020, responde al Profesional Universitario que más
adelante se tendrá que cancelar el impuesto.

7. Revisar en qué condiciones están los contratos arrendamientos

COCOM y Interlans y Asesor Jurídico (22 de Julio).

El Subgerente Comercial (e) responde que no se ha realizado la revisión

con el Jurídico, esperando qué se va a concertar con las empresas COCOM y
INTERLANS en la reunión que se va a realizar.

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8. Concertar reunión con Interlans y COCOM – Subgerencia Comercial
y Financiera

El Subgerente Comercial responde que ya tiene los oficios y el lunes 24 de

agosto del 2020 se enviarán los oficios a estas entidades.

9. Contrato de Trabajo Bocatoma. Asesor Jurídico (22 de Julio).

El Subgerente Comercial responde que no se ha revisado el contrato de

trabajo del operario de bocatoma.

10. Concepto Técnico de la Casa Bocatoma - Subgerencia de

Planificación.

El Subgerente De Planeación contesta que una vez se tenga el uso de suelo

y el contrato de arrendamiento, se expedirá un concepto técnico.

11. Solicitar al Municipio el uso de suelos casa Bocatoma - Subgerencia

de planificación

El Subgerente de Planeación responde que el día lunes 24 de agosto del

2020 se requerirá el uso del suelo al municipio de Balboa.

12. Visita a la Bocatoma verificación de cómo están las condiciones -

Técnico de Redes (22 de julio).

El Subgerente De Planeación informa que la próxima semana el 25 de

agosto del 2020 se realizará una visita a la casa de la bocatoma con el técnico
de redes.

13. Realizar una circular a todo el personal en donde se aclare que se

prohíbe regalar la dotación anterior.

La Auxiliar De Presupuesto y Nomina responde que esta circular ya se

realizó.

14. Realizar Comunicado del uso debido de la Dotación - Subg

Comercial

La Auxiliar De Presupuesto y Nomina responde que este comunicado ya se

realizó.

15. Realizar Mesas de trabajo Presupuesto 2021 – Gerente

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La Contadora manifiesta que estas mesas de trabajo se realizarán según la
información que brinden los interventores de lo que se necesita para terminar
el año 2020.

16. Mesa de Trabajo revisar documentos de calidad – Técnico de SGC y

Asesor Jurídico

El Subgerente Comercial (e) conformará una mesa de trabajo para revisar

los documentos.

Se aprueba el acta anterior por unanimidad.

3. Necesidades presupuestales para finalizar el 2020

La Contadora inicia informando que el motivo del comité es para que los
interventores revisen que presupuesto necesitan para terminar el año.

El Profesional Universitario expone que necesita $130.684.506 los cuales

están distribuidos así:

 Mantenimiento y operación de telimetría (este se usa para tener

información en tiempo real del caudal que está entrando a la
bocatoma y a la planta y el nivel del caudal de la salida de la planta,
la altura de columna de agua en la empresa), se necesita realizar un
mantenimiento y suministrar 2 equipos y el valor es $10.825.222.

La Almacenista menciona, que el año pasado se había gastado dinero en la

telimetria y pregunta si el equipo que se quemó tenía garantía y se debió
prever todo lo que puede pasar, además lo que tiene asegurado la empresa
está en una póliza global porque anteriormente se le enviaba a la Subgerencia
Comercial copia de las facturas de los elementos que se comprarán y si se
hace la cuenta de lo que se compra cada año es mucho más de lo que está en
la póliza.

El Profesional Universitario dice que en diciembre del año pasado se

quemó un equipo y no dan garantía por rayos y es de aclarar que tenía un
polo a tierra que se le hizo independientemente de la que existe en la
empresa.

 Acople para motobomba de 8” por valor de $2.856.000.

 Análisis de lodos que se producen en la planta de tratamiento por

valor de $4.191.180.
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 Herramientas y equipos por valor de $5.138.420 (cincel para el

demoledor, llaves, un soldador, generador y motobombas)

La Almacenista dice que tiene una apreciación en cuanto a la

herramienta, porque siempre se le debe prestar al contratista de obras
menores y la herramienta así se realice la salida con la firma y si se
observa, en el taller no hay un inventario de todo lo que se ha
entregado; el Profesional Universitario tiene una llave y el
responsable del taller otra, pero cuando se pierde algo se excusan en
que al taller entran muchas personas y lo mismo sucede en la planta
de tratamiento y no se realiza el inventario a tiempo, porque no se
informa cuando alguien se va incapacitado y entra otro a
reemplazarlo, la persona que se va debe dejar un acta de entrega
inventariando qué deja y la Almacenista debe verificar, pero si no se
informa lo que sucede es muy complicado y los generadores deberían
de estar en buen estado y están muy dañados y que se defina que
manejo se le va a dar.

El Profesional Universitario aclara que la empresa no tiene un

procedimiento para la entrega de los equipos y para el mantenimiento.

La Contadora propone como plan de mejoramiento, un operario de

los que tienen restricciones se podría encargar de realizar la entrega
de los equipos al contratista de obras menores y también reciba.

 Accesorios para colocar a funcionar las motobombas para el lavado

de la planta y la bocatoma por valor de $1.719.146 y para la
bocatoma se está subiendo y bajando la motobomba, pero se debe
seguir realizando porque hace tres años se robaron una motobomba y
nadie respondió.

 Se tiene lo de mitigación del riesgo en caso de inundación. Para esto

la idea era firmar un convenio con el municipio y no ha sido posible,
en este punto está que se necesita: una retroexcavadora, una volqueta
contratado por prestación de servicio para retirar los escombros que
se tienen en la empresa y llevar las motobombas a las plataformas que
se hicieron El Progreso, san Fernando y El Edén, por valor de
$10.978.704 y se contrata el alquiler de los equipos con conductor y
todo, porque en la empresa no hay operarios para operarlos porque no
tienen licencia de conducción y ellos dicen que la empresa les pague
la licencia y así harían el curso.

 Se necesita un programa llamado ArcGIS para cargar planos en

archivo shape, ubica tiempo, lugar y da coordenadas de donde están
las redes principales de alcantarillado y acueducto, las rutas de
recolección de aseo, donde hay box culvert, cestas de basura dentro
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del municipio, hay que pagar la licencia y definir quién va ingresar la
información a este programa y lo va a estar actualizando- su valor es
$7.000.000.

 Falta realizar otro contrato para la segunda etapa de la limpieza de los

sumideros, descoles y caños por valor de $32.804.125.

 El contrato del combustible es de aclarar que no soy el interventor,

pero soy el encargado de realizar los estudios previos y el contrato no
se realizó por todo lo que estaba proyectado para el año y hay que
adicionarle $18.000.000 o hacer otro contrato por que el que hay se
realizó por contratación directa.

La Almacenista argumenta que en este momento hay por ejecutar

$48.000.000 del contrato del combustible.

El Profesional Universitario responde que faltan comprar 10 o 12 llantas y

cada una vale $1.500.000.

La Almacenista pregunta por qué se rencaucharon las llantas, si se iban a

comprar.

El Profesional Universitario responde que en menos de 15 días van dos

llantas estalladas y mes y medio van 3 llantas.

 Se necesita verificar el stock de las cajas plásticas porque se va a

realizar la obra de la CRA 5ª CLL 15-9, porque como se va a
remodelar todos los andes la idea es remodelar todas las cajas nuevas
y se necesitan aproximadamente 150 y falta instalar las cajas de los
usuarios nuevos, se debe tener un buen stock en el inventario por lo
que pueda pasar y se sugiere adicionar $1.200.000 al contrato que
hay.

 La Almacenista responde que se tienen 200 cajas hasta el momento.

 La empresa deberá adicionar $4.500.000 al convenio N°331-2019 con

la Carder, porque si la Carder no adiciona le toca a la empresa para
cumplir con el contratista del contrato de obra N°100-2019 de zavico.

 Falta recertificar los equipos de alturas que se debe realizar cada año
y llevan 3 o dos años instalados, desde que se compró no se ha
realizado esta certificación y cuesta $4.500.000.

 La motobomba eléctrica de Alfonso López se le robaron todos los

cables y si en estos momentos se necesita se podría prender directo,
pero la es colocarle los cables y vale $1.000.000.

10 | P á g i n a
 ACTA DE COMITÉ FINANCIERO
Fecha de Vigencia: octubre 26 de 2018 Versión: 01
 El análisis de aguas residuales cuesta $11.971.709.

 Se necesitan $10.000.000 para la reposición de pavimento asfaltico en

la avenida los fundadores por tránsito y lo que acabaron de dañar en
calle 15.

La Auxiliar de Presupuesto expone que el presupuesto que se

necesita para terminar el año es:

 Para cubrir los pagos de salud de los practicantes Sena se necesitaría

trasladar $989.320.

 En el rubro de caja de compensación del área operativa falta

$1.500.000.

 Se necesita para la seguridad social de pensión del rubro

administrativo $1.300.000 y en el rubo operativo $10.000.000.

 En el rubro de riesgos laborales operativos $5.900.000.

 En el rubro de supernumerarios operativos se necesita $32.000.000 y

en el rubro de supernumerario administrativo está sobrando
aproximadamente $20.000.000 y se necesitarían $15.000.000 o
$18.000.000 de acuerdo a la liquidación que se le realice a fin de año.

 Se necesitan $4.000.000 CRA 5ª entre calles 9ª Y 12, porque se había

solicitado un presupuesto de $37.000.000 y solo hay $33.000.000.

CONTRATOS O ADICIONES A LOS

CONTRATOS VALOR
$
Mantenimiento al sistema de telemetría, 10,825,222.00
$
Acople Motobomba 8", 2,856,000.00
$
Análisis de lodos Planta de Tratamiento:  4,191,180.00
$
Herramienta y equipo :  5,138,420.00
Accesorios Motobombas (mangueras succion y $
acoples) :  1,719,146.00
$
Acueducto Cra 5A : 4,000,000.00
Mitigación del Riesgo Inundaciones (Convenio) o $
si no todo ESP y botada escombros. :  10,978,704.00
Planos, Aseo, Alcantarillado y Acueducto en $
Shape programa y licencia:  7,000,000.00

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Fecha de Vigencia: octubre 26 de 2018 Versión: 01

$
Limpieza de Sumideros Segundo Semestre:  32,804,125.00
$
Combustible vehículos :  18,000,000.00
$
Análisis de aguas residuales:  11,971,709.00
$
Instalación Eléctrica Moto-bomba Alfonso López:  1,000,000.00
Reposición Pavimento Asfaltico Avenida $
Fundadores y Calle 15:  10,000,000.00
Adición Contrato de Obra No 100-2019, $
mitigación del Riesgo Inundaciones:  4,500,000.00
$
Recertificación Equipos de Alturas:  4,500,000.00
Cajas plásticas para la Carrera 5A entre calles 9 y $
15. :  1,200,000.00
Planes de Mejora Ambiental, Contraloría, Secretaria
de Salud departamental, etc. Estos últimos sin estimar
valores. 
$130,684,506.
TOTAL: 00

El Asesor de Control Interno menciona que los planes de mejoramiento que

tiene la entidad son unos compromisos que son ineludibles y son los
siguientes:

 La empresa cuenta con un plan de mejoramiento suscrito con

la contraloría, para comprar predios o hacer mejoras para
proyectos ambientales necesarios en el entorno y para esto se
necesita realizar un convenio con la Alcaldía o la Gobernación
y hacer la gestión para que se realice y previamente antes de la
compra se debe realizar los avalúos.

El Profesional Universitario aclara que la empresa debe comprar un predio

cada año para la protección de la microcuenca, pero lo que se tiene con la
contraloría es para el colector de Alfonso López y está en el plan de
mejoramiento, los avalúos que se tenían ya se vencieron, porque se vencen
cada año y si se va a comprar predios hay que realizar los avalúos
nuevamente y la otra opción es que el Alcalde realice expropiación en el
sector.

 Realizar ajuste a los diseños para la planta de lodos y primero

se debe hacer los análisis para ajustar los diseños ante la
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Fecha de Vigencia: octubre 26 de 2018 Versión: 01
Carder.

El Subgerente de Planeación informa que lo que sucedió; en el año 2014 se

realizó un convenio con el municipio como de $160.000.000, en éste habían
varias obras por ejecutar y varios estudios de diseños y en estos estaba el
diseño de la planta de lodos, se contrató, se recibió y en el año 2017 se
enviaron a la Carder y la Carder lo devolvió, que porque no estaban ajustados
a la realidad y estos datos no se habían tomado en el sitio que es la planta,
entonces se debía realizar estos estudios de nuevo y valen más de
$100.000.000.

En el año 2008 se entregó el PSMV a la Carder y no se aprobó, se proyectó

para que se cumpliera en un plazo de 10 años, en el año 2013 se presentó otro
documento modificando el PSMV del año 2008, pero no se solicitó contar
nuevamente los 10 años a partir de ahí, posteriormente se le envió a la
empresa unas observaciones y en el año 2018 se venció ,el año pasado se
pasó nuevamente un PSMV y la Carder solicitó unas modificaciones
nuevamente y se está realizando el trámite en esta vigencia, esto en cuanto a
los vertimientos del rio Risaralda y el cauca (en total estos tienen 26 tubos de
descarga de agua a los ríos) y en este también se presentó que se construiría
la PTAR , el PSMV debe estar dentro del POT Plan de Ordenamiento
Territorial, para poderle dar fundamentos legales y no hay un lote para
construir la PTAR.

El Profesional Universitario aclara que el PSMV que se presentó no se

proyectó planta de tratamiento y la Carder está cuestionando por qué no se
presentó la planta de tratamiento y no se colocó por qué no se podía realizar
y se sigue a la espera si lo aprueban o no.

 Contratación de análisis de carbono orgánico y

 Toma de muestras milagrosa progreso y libertadores.
 Sistemas sépticos de la microcuenca y esta lo de las
capacitaciones

El Subgerente de Planeación menciona que se debe realizar 5 sistemas

escépticos este año y ya se envió un oficio a la Carder solicitando 50 sistemas
escépticos, pero ya le respondieron a la empresa que este año no es posible,
las capacitaciones no se han realizado por el tema de la pandemia y los cinco
sistemas escépticos cuestan $40.000.000.

 Eliminar fuga del filtro 4

El Profesional Universitario contesta que se realizara este año.

 Aplicar productos mejorar la superficie de la planta

 Plataforma de cilindros de cloros
 Fortalecer la asociación de recicladores del municipio
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Fecha de Vigencia: octubre 26 de 2018 Versión: 01
 De los procesos judiciales se debe actualizar el artículo del
manual de contratación y reglamentar el manual de
interventoría, porque se realizó, pero no hizo el acto
administrativo, queda pendiente hacer el acto administrativo
del manual de interventoría.

La Contadora manifiesta, que se deje claro que es de inversión y

funcionamiento porque el año pasado, se proyectó muy poco presupuesto en
el rubro de inversión y le pide la colaboración al Profesional Universitario
para que clasifique lo que él solicitó.

El Asesor de Control Interno informa que el año pasado se realizó un

contrato de prestación N°106-2019 Jhonner Andrés Cárdenas Z, fue muy
importante porque definía los aportes patronales y en un principio se decía
que la empresa debía $66.000.000 millones, pero el contratista logró
demostrar que solo eran $27.000.000 lo que se debe del bono pensional,
además la empresa tiene 7 personas próximas a pensionarse y la empresa
realizo una apropiación de recursos para esto.

El Profesional Universitario dice que se debe tener $90.000.000, se realizó

apropiación en el 2017,2018 y 2019.

La Auxiliar Contable (e) aclara que se ha gastado dinero y solo quedan

28,488,630.00, porque la cuenta bancaria N°100-302-5073 con el Infider se
creó para los bonos pensionales y cesantías retroactivas,

La Contadora sugiere que para cesantías retroactivas se provisione para el

próximo año y quede en una cuenta de provisión y se dejen los fondos en la
cuenta bancaria como recursos de destinación especifica.

La Almacenista expone que se realizó el análisis del presupuesto que falta

para los contratos que se encuentran a su cargo como interventora:

 El contrato de suministro N°31-2020 de Dispapeles, que diseñan los

formatos de facturación, todavía le falta por ejecutar $10.679.060 y
con este valor se alcanza a terminar el año.

 El contrato de suministro N°48-2020 de la E.D.S La Antioqueña,

todavía le falta por ejecutar $48.352.032, se le debe adicionar el valor
de las llantas que acaba de informar el Profesional Universitario que
son $18.000.000.

 El contrato de suministro N°49-2020 de La Gran Ferretería, le falta

por ejecutar $13.308.684, pero en el contrato de suministros N°58-
2020 FerreGiraldo todavía hay $48.000.000.

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 ACTA DE COMITÉ FINANCIERO
Fecha de Vigencia: octubre 26 de 2018 Versión: 01
 En el contrato de suministro N°63-2020 Nancy Eugenia Hoyos
Aristizábal, contratista de los elementos de protección, todavía le falta
por ejecutar $6.016.861.

 El contrato de suministro N°52-2020 de Martha Trinidad Londoño

Cardona, todavía tiene $2.500.000 y se le debe adicionar, para acabar
el año y dejar un stock para el mes de enero del 2020, mientras se
puede realizar el contrato para la vigencia del 2021.

 El contrato de suministro N°32-2020 de la Comercializadora La

Posada, le falta por ejecutar $3.045.971, cada mes se pide un millón y
faltan 4 meses para terminar el año, aproximadamente se debe
adicionar $2.000.000.

 El contrato de suministro N°51-2020 de La Diligencia, que

suministra las bolsas del aseo y le falta por ejecutar $11.691.988, con
esto se acaba el año.

 El contrato de suministro N°55-2020 del contratista Nelson G. Ureta

Sierra, no tiene saldo por ejecutar y según lo que informa el
Profesional Universitario se le debe adicionar.

El Profesional Universitario dijo que no le parece que tengan los

contratistas actualizar cada año el Rut y si el Rut es el mismo por qué se tiene
que cambiar y que si no dice impreso del 2020 no sirve.

La Contadora manifiesta que para la contratación debe estar actualizado, es

de aclarar que cuando la contraloría hace auditorias se basan en el manual de
contratación, si la empresa misma se está obligando a hacer, de cierta manera
así lo debemos hacer y la actualización se debe pagar por junta directiva, el
rut se debe actualizar, porque las responsabilidades pueden cambiar.

El Técnico de Facturación manifiesta que el contrato de distribución de

lectura se proyectó para 7 meses y medio, para 4 operarios y el salario
mínimo y como se repartieron unos volantes por la publicidad de los
subsidios, se descuadró el contrato, porque se contaba que quedaban 8 días
disponibles y se debe analizar si se contempló pagar la distribución de
facturas hasta el 15 de enero del 2021 o solo hasta el 15 de diciembre.

El Profesional Universitario aclara que está proyectado para pagar la

distribución de la factura del periodo de diciembre que se realiza en enero del
2021 y como pagaron la distribución de los volantes, hay que revisar y si se
pagó de más, en la siguiente acta se realiza el ajuste

El Técnico de Facturación informa, que el contratista se está viendo

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 ACTA DE COMITÉ FINANCIERO
Fecha de Vigencia: octubre 26 de 2018 Versión: 01
afectado por los festivos y dominicales, porque se debe pagar diferente a
como se paga una hora ordinaria, los contratistas solo miran el monto del
contrato y después cuando algo sucede el problema es para el interventor.

El Profesional Universitario manifiesta que lo de los dominicales y festivos

se habló con el contratista, para ajustar en el siguiente contrato que se realice
y los contratistas deben revisar bien el contrato antes de firmar.

La Tesorera propone que se realice una lista de chequeo para los

documentos que se le solicitan a los contratistas al momento del pago, porque
los interventores no tienen un documento que los guie de cuáles son los
documentos que deben solicitar al contratista.

La Secretaria de Gerencia argumenta, que esta lista de cheo también existe

y se encuentra documentado en calidad y en el manual de contratación dice
que documentos se necesita para contrato de suministro, prestación de
servicios u obra.

El Profesional Universitario dice que no son todos los mismos documentos,

porque depende la modalidad de contrato, porque los contratos de obra tienen
otros contratos adicionales.

El Gerente manifiesta que en este momento llegó un derecho de petición de

un hallazgo que realizo la contraloría y se debe revisar en qué se falló, de
acuerdo al manual de contratación mirando punto por punto, no es lo mismo
la contratación estatal que se basa en la ley 80 y la empresa aquí cuenta es
con un estatuto de contratación.

El Profesional Universitario expone que lo que se debe revisar es el manual

de interventoría, para verificar qué es lo que le exige al interventor y qué
debe entregar el contratista, cada contrato es muy diferente porque todos
tienen alcances diferentes, los contratos de obra tienen informe del SISO, del
ambiental, las preactas de obra, informe del social, acta de obra, informe del
contratista, los pagos de seguridad del contratista y los trabajadores.

La Tesorera propone que anualmente cada funcionario revise su manual de

procedimiento, si todo se está realizando como está escrito y si debe ser
modificado; luego pasarlo a calidad para que continúe con el proceso para la
aprobación de la modificación, un ejemplo de esto es un formato que se tiene
en recaudos, que lo han modificado mucho y como está en calidad es de otra
forma.

La Almacenista interviene que en la pública de calidad existían hasta tres

carpetas del sistema de gestión de calidad y el sistema de gestión de calidad
ya no existe, porque cada quien diseña los formatos, porque le surge la
necesidad y no porque la empresa este certificada.

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 ACTA DE COMITÉ FINANCIERO
Fecha de Vigencia: octubre 26 de 2018 Versión: 01

El Asesor de Control Interno propone, que si los funcionarios van a utilizar

la pública, que todos los funcionarios suban la información que corresponde
a cada dependencia, porque pública es una caja de herramientas para publicar
información importante y que pueda ser vista y utilizadas por las otras áreas
si las necesita, por ejemplo, los formatos de recaudos deberían estar colgados
diariamente en esta carpeta, no se le está dando buen uso a la pública.

El Asesor de Control Interno explica que en la pública de calidad, hay una

carpeta que es la anterior hasta el año 2018; lo que realizó el contratista Ahg
Consultores Asociados S.A.S, fue actualizar todo y esto se colocó en la
pública y se guardó una copia en una memoria, después el técnico de calidad
le realizo una modificación y aparece todo como si fuera subido hace un mes.

El Subgerente Comercial (e) menciona que él también se confundió con

esas carpetas de calidad y se debe de trabajar más con el comité de calidad,
para subsanar estas situaciones, el comité integrado de planeación y gestión
se reunirá el viernes 21 de Agosto del 2020.

El Técnico de Facturación informa que desde hace años se perdió la

sincronía de los procedimientos y un ejemplo de esto, son las órdenes de
trabajo; se deberían certificar todos los días y a la Almacenista le pasan es un
paquete de varios días, cada uno en su puesto, bien o mal hecho está
realizando su trabajo y a ninguno le conviene hacer las cosas mal hechas,
porque puede ser requerido por un ente de control; hay revisar el manual de
funciones y los procedimientos.

la empresa no tiene una política del manejo de la información y la carpeta

pública es para compartir la información de la empresa, no documentos
personales como videos o fotografías; debemos trabajar procedimientos y
volver a trabar en equipo, antes de cambiar un software se debe fortalecer
esto y el problema de la empresa también es eléctrico, se ha mencionado
desde el año 2014, porque si no hay unos parámetros de cómo debe estar la
información y no se ingresa al software cómo es la información, no va a ser
confiable y no hay políticas de copias de seguridad.

Hace muchos años se le daba más importancia a los procesos y no se

personificaban los puestos, por ejemplo donde estoy, esa no era mi oficina,
simplemente así se lleve 24 años en la empresa era el puesto de facturación
de la empresa de servicios públicos y no se catalogaba porque uno es bueno,
otro es amable y otros somos malos, pues cada quien tiene su idiosincrasia y
la invitación es para que se tome en cuenta las sugerencias, si alguien tiene
alguna dificultad hay que apoyarlo y es necesario que con la herramienta
quede establecido por resolución que se le entrega a los trabajadores y quede
por escrito en un procedimiento.

El Asesor de Control Interno menciona que hay muchas cosas por mejorar
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Fecha de Vigencia: octubre 26 de 2018 Versión: 01
y que se han encontrado fallas hacia atrás, la documentación no se encuentra
y documentación incompleta, en la empresa hay unas taras porque hay
funcionarios muy antiguos y en los comités un funcionario discute con el
otro, en vez de proponer la mejora de la entidad y no señalar o juzgar lo que
el otro hace, cuando los funcionarios difieren de los jefes y hacen
comentarios en la calle, no se está comprometido con la entidad, los sistemas
de información en la empresa son muy malos, en la oficina de Control
Interno a veces se atienden usuarios y hay efectos en la entidad que se ven a
largo plazo y cuando se recibe una administración de una empresa, se recibe
lo bueno y lo malo de la entidad, el clima laboral en la empresa es un tema
muy difícil y se aclara que la política de información ya está y la política del
sistema de seguridad.

El técnico de facturación dice que la política de información debe ir dirigida

a cada usuario y en el archivo central de la empresa han destruido mucha
información importante.

1. El Gerente propone que la Subgerencia Comercial envíe una solicitud

por correo electrónico al abogado, para solicitarle los compromisos
pendientes que hay por realizar del acta anterior y mencionada en la
presente acta en la lectura del acta anterior puntos 2 y 4.
CONCLUSION 2. El Subgerente Comercial propuso que el miércoles 26 de agosto del
ES: 2020 a las 08:00a.m se realizará reunión ordinaria para revisar los
comités existentes en la empresa.
3. El Subgerente Comercial menciona que todavía queda pendiente
determinar la fecha para realizar el inventario.

4. El abogado de la empresa realizará un requerimiento a la Oficina de

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Fecha de Vigencia: octubre 26 de 2018 Versión: 01
Tránsito el día lunes 24 de Agosto del 2020, para que ellos transmitan
la información de la matrícula del vehículo OVH 314 a la oficina de
rentas departamentales, porque no se ha podido pagar el impuesto de
este vehículo a la Gobernación.

5. El Subgerente Comercial enviara el lunes 24 de agosto del 2020 los

oficios a interlans y cocom.

6. Revisar el contrato de arrendamiento del operario de la bocatoma-

Asesor Jurídico.

7. El Subgerente de Planeación informa que la próxima semana el 25 de

agosto del 2020, se realizará una visita a la casa de la bocatoma en
compañía del Técnico de Redes.
8. Realizar Mesas de trabajo Presupuesto 2021 – Gerente

9. Mesa de Trabajo revisar documentos de calidad – Técnico de SGC y

Asesor Jurídico

10. Pendiente hacer el acto administrativo del manual de interventoría.

11. El Profesional Universitario clasificará el presupuesto que necesita

entre que es de funcionamiento e inversión.

12. La Secretaria y el Jurídico revisarán el manual de contratación e

interventoría.

13. El comité integrado de planeación y gestión se reunirá el día 21 de

Agosto del 2020 a las 10:00 a.m.

Hora de Inicio: 02:25 p. m Hora de Finalización: 03:36 p.m.

NOMBRE FIRMA

HUMBERTO GUTIERREZ
CASTAÑEDA

FIRMA LEIDY MARISOL RICO ZAPATA

ASISTENTES
COMITÉ MARIA ESTHELIA LOZANO
FINANCIERO VARGAS

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MAYRA ALEJANDRA
DELGADO VALENCIA

LINA MARCELA HENAO

LONDOÑO

LEIDY JOHANA MORENO

MARIN
CHENIER GONZALES
MONTERO
OSCAR EDUAR RESTREPO
OCAMPO
LINA MARIA HOYOS GRISALES

FIRMA JAIR LOPEZ TABORDA

ASISTENTE
INVITADO

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