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INFORME DE SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Realizado por:
CAROLINA SINISTERRA RENDON

Tutor
NIDIAN YARUME ORTIZ BUITRAGO

Competencia
Organización Documental En El Entorno Laboral

Ficha
2175484

SENA
Medellín
2020
INTRODUCCIÓN

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer
que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa. Hoy en día, casi
todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de
gestionar la cantidad de documentos y la información que tienen una ventaja muy importante
seria contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento
y búsqueda rápida junto con instalaciones de recuperación eficientes.
INFORME DE SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Investigando el sistema de organización de los documentos que utiliza la empresa COHAN


encontré que no archivan de manera adecuada, ya que no tienen los archivadores esenciales para
organizar y preservar los documentos, para esto utilizan unas carpetas de cartón, carpetas A-Z, un
escritorio de madera donde tienen unas gavetas y ahí almacenan la cantidad de documentos que
quepan en ese espacio, un mueble de 3 gavetas donde van almacenando los documentos en
orden cronológico y por temas. También utilizan almacenamientos masivos como USB, Drive,
correos electrónicos. Luego de esta investigación nos damos cuenta todas las inconsistencias que
presenta esta entidad a la hora de archivar los documentos, ya que para preservar y ordenar los
documentos se deben cumplir unas normas mínimas como el material de las estanterías estas
deben estar en un lugar donde no haya humedad, el almacenamiento también debe tener espacio
suficiente donde se puedan desplazar los documentos de forma que los ayude a preservar y
alargar su vida útil. Existen software que nos ayudan a tener un archivador “virtual” por decirlo así
que nos facilita en el momento de buscar un documento, por ejemplo, buscar archivos por fechas,
nombres, etc. Por ende, la recomendación que se le hace a esta entidad es las que mencionamos
anteriormente además de capacitar al personal o por su defecto contratar personal capacitado
para este trabajo y tener un espacio adecuado para archivar.
RECOMENDACIONES

1. Realizar la debida foliación, esto ayudara saber la cantidad exacta de hojas que hay en cada folio
y a su vez facilitara la búsqueda a un documento particular y demostrar el desarrollo de sus
trámites.

2. Cambiar la estantería por una que abarque la cantidad total de todos los archivos, ya que
generara un acceso más rápido y eficaz a la documentación y evitara daños en sus archivos.

3. Cambiar el lugar donde se conservan los archivos por un lugar más amplio donde puedan estar
toda la documentación sin que se pierda ninguna. En caso de que no haya un lugar amplio buscar
la manera de organizarla escogiendo alguno de los sistemas de ordenación documental.

4. Asignar a una persona que sea la encargada de manejar la parte documental de la entidad. Esto
ayudara a tener un orden de entrada y salida de los documentos y a preservar su conservación.
CONCLUSIÓN

La falta de conocimientos teóricos y prácticos para llevar a cabo la organización técnica de la


documentación y el desconocimiento de las ventajas que tiene la implementación de un sistema
de organización documental

Es muy importante la presencia de un archivador en una empresa ya que estos sirven para guardar
todos los datos más importantes de la empresa, pero no solo es importante tener el archivador
(estantería), sino también contar con el personal capacitado para que realice estos trabajos, que
sería ordenar y clasificar los documentos de acuerdo a las normativas vigentes que establece la
ley, un área exclusivo para archivar, libre de humedad y el material de la estantería debe ser la
adecuada para la organización de los documentos.