IMPORTANCIAS DE LOS ARCHIVOS

ENSAYO

APRENDIZ: DIANA ALEJANDRA QUIJANO MONTIEL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

 IMPORTANCIAS DE LOS ARCHIVOS
ENSAYO

El archivo en la actualidad presenta un nivel de importancia único en la historia de

la humanidad, se ha considerado como un bien que genera que genera en
determinado país que se desarrolle de una forma correcta, los archivos son vitales
y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la sociedad en
general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin tener
conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo
quiere conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo
el mundo presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este
conocimiento.

Por lo tanto,  los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el

conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro
patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de
datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y científica,
apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a
la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información.

 Por consiguiente, fue así como los archivos se volvieron importantes desde que
el hombre decidió plasmar sus conocimientos e historia puesto que no tenía o no
se tenía la capacidad de almacenar tanta información y para esto vio la única
opción de escribir sus conocimientos en documentos o como data la historia en
pergaminos. Es así como se da la importancia de conservar los documentos
escritos en lugares específicos de manera organizada y ordena para luego darse a
conocer como grandes archivos, por lo cual de esta manera se da a conocer la
ciencia archivista y la persona que se va encontrar en cargado de la gestión delos
documentos.

Además, en la actualidad la administración documental permite que los

documentos sean vistos de manera fácil y o por una puesto que esta es
la encargada de mantenerlos archivos en lugares adecuados con el fin de prestar
un servicio a las personas que necesitan acceder a la información, dándole la
posibilidad de conocer el contenido de los documentos y así detectar
los testimonios que confirmen las acciones administrativas y políticas,
legislativas que se construyen en las sociedades.
En efecto, la importancia de los archivos radica es lo siguientes aspectos que
mencionare a continuación:
 Los archivos custodian la memoria de cualquier organización.
 Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable.
 Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento para
preservar su valor y significado.
 Los documentos son soportes confiables de nuestra información,
garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones administrativas.
 Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que
contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva.
 El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento, promueve la
democracia y protege los derechos de todos los ciudadanos.

Por consiguiente los archivos son parte fundamental de cualquier empresa, ya que
sin ellos no hay ni historia ni memoria, y ya sabemos lo importante que son los
soportes en todas las actividades administrativas. Pese a esto, muchos líderes
administrativos olvidan la relevancia de los procesos de gestión documental y
la digitalización de archivos, ignorando las necesidades que suple para todas las
dependencias de una compañía.

También actualmente las empresas manejan archivos electrónicos, a través de los

cuales se almacena de forma permanente la información en el disco duro, el
proceso consiste en la recepción, codificación, elaboración de base de datos,
almacenamiento, administración y transporte de los archivos físicos. La
importancia de las condiciones ambientales y de seguridad de un archivo es muy
importante, estos se tienen que ubicar en un lugar donde no exista ningún peligro
en el entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el
vandalismo, el terrorismo, tiene que ser rentable y con poco costo energético,
valorado para toda su vida planificada (mínima de 20 años) y preferentemente con
espacio para ampliaciones, que no dependa excesivamente de equipamientos y
maquinaria de alta tecnología para mantener un entorno estable y donde los
equipos funcionen siempre correctamente.

Finalmente se destaca que los archivos y los documentos son elementos

imprescindibles para cualquier tipo de empresa. Son necesarios para mantener
un control y al mismo tiempo se utilizan para consultar o buscar referencias de
movimientos anteriores. Pero a lo largo de la vida de la empresa se generan una
cantidad ingente de documento. Para su correcto almacenamiento entra en
juego la gestión documental, siendo muy importante en muchas profesiones y
empresas.