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GOBIERNO REGIONAL

AREQUIPA

PRESIDENCIA DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA

~~~
N° 871-2009-GRAIPR

EI Oficio W 291-2009-GRNOPDI de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo


Institucional, donde propone se implemente una directiva relacionada alas funciones y
desempeno que deben cumplir los Fedatarios en el ambito del Gobierno Regional de
Arequipa.

Que, en merito a 10 dispuesto en la Ley W 27867 Ley Organica de Gobiernos


Regionales y sus modificaciones, el Gobierno Regional de Arequipa ejerce sus funciones
conforme alas facultades conferidas en su Reglamento de Organizaci6n y Funciones
aprobada por la Ordenanza Regional W 010-Arequipa, desarrollando y ejecutando para tal
efecto procedimientos administrativos, entre los cuales se encuentran 10 relacionado alas
funciones que deben cumplir los Fedatarios en el Gobierno Regional de Arequipa.

Que, el Fedatario tiene como labor personalisima comprobar y autenticar previa


comparaci6n entre el original que exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad
del contenido de esta ultima para su empleo en los procedimientos ante su propia instituci6n,
proporcionando un servicio 6ptimo y eficiente alas reales necesidades de la
instituci6n, de acuerdo a sus competencias en el marco de las politicas regionales.

Que, en cumplimento de 10 normado se ha preparado el proyecto de Directiva sobre


"Certificaci6n de Documentos en el Gobierno Regional de Arequipa".

De conformidad con 10 dispuesto en la Ley N° 27867 Ley Organica de Gobiernos


Regionales y su modificatorias Leyes N° 27902, W 28926, W 28961, W 28968 Y la
Ordenanza Regional N° 010-Arequipa.

ARTicULO 1°._ Aprobar la Directiva W 006-2009-GRAlOPDI denominada


"Certificaci6n de Documentos en el Gobierno Regional de Arequipa", la misma que en fojas
cinco (05) forma parte de la presente Resoluci6n.

ARTicULO 2°._ La normatividad que se aprueba en el Articulo precedente se hara de


conocimiento a todos los Fedatarios que mediante Resoluci6n son designados para dicha
labor.

Dada en la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa a los NUEVE (09 )
dias del mes de DICIEMBRE del Dos Mil Nueve.

GQBIERNO REGIONAl.. AREQUIPA

............
~...~.../f/t£ ....
Dr.Juan nu GuillenBenavides
PR SIDENTE
GOBIERNO REGIONAL
DE AREQUIPA

GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA


OFICINA DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

DlRECTIV A N° 006-2009-GRA/OPDI
CERTIFICACION DE DOCUMENTOS EN EL GOBIERNO REGIONAL DE
AREQUIPA
Contar con un documento tecnico que permita establecer procedimientos normativos
relacionados alas funciones y desempelio de los Fedatarios en el Gobierno Regional
de Arequipa.

Lograr que la normatividad con respecto alas obligaciones, responsabilidad,


funciones y limitaciones del Fedatario estEma su alcance en el desempeno de su cargo.

1. Ley W 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.


2. Ley W 27867, Ley Organica Gobiernos Regionales y su modificatoria Ley W27902.
3. Ley W 27815, Ley del C6digo de Etica de la Funci6n Publica.
4. Ley N° 29060, Ley de Silencio Administrativo.
5. Decreto Legislativo W276, Ley Bases de la Carrera Administrativa y su Reglamento
Decreto Supremo N° 005-90-PCM.
6. Ordenanza Regional W010-Arequipa, aprueba modificaci6n de Estructura Organica
y Reglamento de Organizaci6n y Funciones del Gobierno Regional de Arequipa.

Las normas contenidas en la presente Directiva son de aplicaci6n y cumplimiento


por todos los Fedatarios que laboran en la Sede Presidencial v Unidades Ejecutoras
conformantes del Gobierno Regional de Arequipa.

1. EI Fedatario tiene como labor personalisima comprobar y autenticar previa


comparaci6n entre el original que exhibe el administrado y la copia presentada, la
fidelidad del contenido de esta ultima para su empleo en los procedimientos ante
su propia instituci6n.
2. Tambien se puede a pedido de los administrados certificar firmas previa
verificaci6n de la identidad del suscriptor, para las actuaciones administrativas
concretas en que sea necesario.
3. La facultad para realizar autenticaciones atribuidas a los fedatarios, no afecta la
potestad administrativa de las autoridades para dar fe de la autenticidad de los
documentos que ellos mismo hayan emitido.
4. En las diferentes Unidades Organicas Y Dependencias se establecera el numero
de Fedatarios de acuerdo a sus necesidades institucionales, quienes sin exclusi6n
de sus labores ordinarias, brindaran gratuitamente sus servicios a los usuarios y/o
administrados.
5. EI Presidente Regional mediante Resoluci6n Ejecutiva Regional designara a los
Fedatarios de las respectivas Unidades Organicas y Dependencias del Gobierno
Regional de Arequipa, por un periodo de dos (02) alios.
1. Son requisitos para ser Fedatario de las Unidades Organicas y Dependencias del
Gobierno Regional de Arequipa, los siguientes:

a) Ser Funcionario 0 Servidor de la Administraci6n Publica en condici6n de


nombrado, de probada capacidad e integridad moral.
b) Tener como minimo tres (03) arios de servicio en la instituci6n, en el caso que
la instituci6n tuviera una antigOedad inferior, tener al menos dicha antigOedad a
su servicio.
c) No haber side sancionado por falta disciplinaria en los ultimos dos arios.
d) Contar con estudios superiores universitarios.
2. Impedimentos para ser Fedatario:

a) No pueden ser Fedatarios los Funcionarios 0 Servidores Publicos que


intervienen directamente en tramites posteriores a la recepci6n 0 en la
resoluci6n de los expedientes.
b) Los Funcionarios 0 Servidores Publicos que tiene como labor diaria el manejo
de dinero, cajeros y/o tesorero segun corresponda.
c) Los Funcionarios 0 Servidores Publicos que hayan side sancionados mediante
acto administrativo.
d) Los Funcionarios 0 Servidores Publicos que laboren en el 6rgano de Control
Institucional.

a) Guardar absoluta reserva de la atenci6n que realizan.


b) Denunciar los actos inmorales e ilegales que pudiera detectar 0 imposici6n de
terceros en el desemperio del cargo.
c) Ejercer diariamente las funciones de Fedatario sin dejar de cumplir sus deberes
y responsabilidad como servidor.

a) Autenticar 0 certificar aquellos documentos ajenos a los establecidos por Ley.


b) Autenticar 0 certificar textos y/o parrafos fraccionados de expedientes.
c) Certificar 0 legalizar firmas de documentos vinculados a los Registros Publicos,
testamentos, poderes especiales, contratos y demas actos que por su
naturaleza tengan caracter Iitigioso 0 judicial, y que tengan que gestionarse en
organismos distintos a la instituci6n.
d) Autenticar 0 certificar firmas en las que el, su c6nyuge, ascendientes y
descendientes y parientes hasta el cuarto grade de consanguinidad y segundo
de afinidad, tengan intereses.
e) Tramitar la documentaci6n 0 expedientes que ha certificado.
f) Aceptar y certificar copias ilegales con borrones y enmendaduras.
g) Percibir retribuci6n de terceros.
h) Emitir opini6n a traves de medios de comunicaci6n sobre 105 documentos
autenticados.
i) Permitir que por cualquier motivo sus Sellos sea utilizado por terceros.
j) Colocar su sello y firma en papeles en blanco.
k) Ejercer la funci6n fuera del horario de la jornada de trabajo.

5. La Instituci6n puede requerir en cualquier estado del procedimiento la exhibici6n


del documento original presentado para la autenticaci6n por el Fedatario.
6. De detectarse fraude 0 falsedad en las autenticaciones y certificaciones que
efectuan, se anulara el acto 0 procedimiento administrativo que se haga sustentado
o basado en dicha declaraci6n, 10cual sera comunicado al Presidente del Gobierno
Regional de Arequipa

VII. PLAZOS PARA FEDATEAR DOCUMENTOS POR USUARIO

De acuerdo a 10 establecido en el articulo 12r de la Ley W 27444 Ley del


Proeedimiento Administrativo General, Jos Fedatarios tienen un maximo de dos (02)
dias habiles para realizar la confrontaci6n y certificaci6n solicitada.

Para el cumplimiento de sus funciones los Fedatarios deben eontar obligatoriamente


con los siguientes elementos:
1. Resoluci6n Ejecutiva Regional de designaci6n de Fedatario.
2. Libro de Registro del Fedatario, el cual tiene que ser "Aperturado" por Fedatario 0
Notario.
3. Sello de "AUTENTICAR DOCUMENTOS", el cual tiene las siguientes caraeteristieas:

a) De preferencia no utilizar marco 0 recuadro.


b) Medidas del Sello: ancho de 25 mm., largo 45 mm.
c) En la parte superior va: Nombre de la Instituci6n, debajo Nombre de la Unidad
Ejeeutora, dejar espacio, luego van Iineas punteadas, debajo el texto "Certifieo:
que el presente doeumento es copia fiel del original de 10 que day Fe.", debajo
el nombre y apellidos del Fedatario de acuerdo a la Resoluei6n de designaei6n,
debajo como parte final va Registro W y Fecha .
- MODELO PARA LA SEDE PRESIDENCIAL

Gobierno Regional Arequipa


Sede Presidencial

Certifico: que el presente documento es


copia fiel del original de 10que doy Fe.
Fedatario: Guillermo Pacheco Donaries

Reg. N° Fecha .

Gobierno Regional Arequipa


Gereneia Regional de Salud

Certifieo: que el presente doeumento es


copia fiel del original de 10que day Fe.
Fedatario: Luis Valverde Valderrama
Reg. N° Fecha .
4. Sello de "CERTIFICACION DE FIRMAS", tiene las siguientes caracteristicas:

a) De preferencia no utilizar marco 0 recuadro.


b) Medidas del Sello: ancho de 25 mm., largo 45 mm.
c) En la parte superior va: Nombre de la Instituci6n, debajo Nombre de la Unidad
Ejecutora, dejar espacio, luego van Iineas punteadas, debajo el texto "Certifico:
que la Firma es copia fiel del original de 10 que doy Fe.", debajo el nombre y
apellidos del Fedatario de acuerdo a la Resoluci6n de designaci6n, debajo
como parte final va Registro N° Y Fecha .

- MODELO PARA LA SEDE PRESIDENCIAL

45mm.

Gobierno Regional Arequipa


Sede Presidencial

Certifico: que la Firma que antecede


a ,'" , .
Identificado con ONI N" .
cuya identidad fue verificada y doy fe.
Fedatario: .
Reg. N· Fecha .

Gobierno Regional Arequipa


Gerencia Regional de Salud

Certifico: que la Firma que antecede


a .
Identificado con ONI N" .
cuya identidad fue verificada y doy fe.
Fedatario: .
Reg. N· Fecha .

a) De preferencia no utilizar marco 0 recuadro.


b) Medidas del Sello: ancho de 08 mm., largo 50 mm.
c) Se utiliza cuando las paginas estan totalmente lIenas y no se puede colocar el
Sello de "Autenticar Documentos" en el contenido, por que se estaria alterando
el texto de la documentaci6n.
a) De preferencia no utilizar marco 0 recuadro.
b) Medidas del Sello: ancho de 08 mm., largo 40 mm.
c) Se utiliza cuando un documento viene foliado y trae paginas en blanco.

7. Sello de "NO AUTENTICARSE POR NO ADJUNTAR ORIGINAL", tiene las siguientes


caracteristicas:

a) De preferencia no utilizar marco 0 recuadro.


b) Medidas del Sello: ancho de 08 mm., largo 60 mm.
c) Se coloca en los documentos que no son acompariados por el original.

a) De preferencia no utilizar marco 0 recuadro.


b) Medidas del Sello: 25 mm. de diametro.
c) Se utiliza en los expedientes voluminosos, solo se coloca el sello de "Autenticar
Documentos" en la primera y ultima pagina, en las demas hojas se coloca el
Sello "REDONDO" en el cual se pone una rubrica. Verificar que la
documentaci6n este foliada.
d) Modelo:

10. Cuando se tenga que autenticar documentos en idioma extranjero, es necesario


que venga con traducci6n simple, sin perjuicio de las acciones de fiscalizaci6n
posterior que realicen la instituci6n.

PRIMERA.- Toda situaci6n no prevista en la presente Directiva, sera absuelta por la


Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional del Gobierno Regional Arequipa.

SEGUNDA.- EI incumplimiento alas normas establecidas en la presente Directiva


constituye falta de caracter disciplinaria, sujeta a sanci6n administrativa en el marco
del Decreto Legislativo N° 276, su Reglamento y demas disposiciones
complementarias.

GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA


OFICINA DE PLANEAMIENTO Y
DESARROLLO INSTITUCIONAL