CUESTIONARIO DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

LUIS ENRIQUE VILLADA GONZÁLEZ

ISAAC MAURICIO GAVIRIA MARTÍNEZ

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

MANAGEMENT
RICARDO ISAZA
6 DE ABRIL

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

MEDELLÍN
2018
1. ¿Cuáles considera usted, son las funciones de un director de proyectos?

A parte de las ya muy mencionadas dirigir, controlar, monitorear, corregir y entregar.

Cabe mencionar la responsabilidad de unificar conceptos, toma de decisiones, buscar
una sinergia con las demás áreas del proyecto. Otras como las funciones
administrativas de presentar informes del proyecto, los resultados de los controles y
monitoreo de todas las fases del proyecto.

2. ¿Qué posición tiene usted frente al pensamiento planteado anteriormente? ¿La

responsabilidad del director se limita solo a hacer que otros hagan?

La aplicabilidad del director no está enfocada solamente en lo operativo sino también

en lo administrativo. Él debe coordinar el proyecto como una orquesta; él no manda o
da órdenes, dirige cada una de las etapas cambiantes del proyecto. Él es el
intermediario entre lo operativo, administrativo y ejecutivo.

3. ¿Qué puede entenderse cuando se habla de integrador de recursos? ¿Qué considera

usted que sea necesario para lograr una integración efectiva? ¿En qué casos no es
posible lograr dicha integración?

Un agente integrador de recursos permite generar una sinergia por medio de unos
procesos realistas que entrelazan maquinaria, insumos, ventas, mano de obra,
proveedores, contratistas, estado. Pero dicha persona debe ser líder con capacidad de
trabajo en equipo capacidad de negociación, ser confiable, amable, respetuoso,
emprendedor, mediador.

Dentro de la integración efectiva se encuentra una buena programación de la ejecución

de los procesos con el resto de áreas del proyecto. Hablamos de manejar el mismo
lenguaje, tiempo, programas, proyecciones. Establecer comunicación con los demás
directores del proyecto (si existen), con el fin de poder conocer los alcances de cada
una de las etapas y como va su ejecución.

Cuando existen agentes externos ajenos al proyecto con poder de decisión, es difícil
generar un ambiente ideal para la integración de los recursos. Además cuando dentro
de los profesionales no existe una buena planeación en la ejecución del proyecto,
pueden presentar inconsistencias en los tiempos y desarrollos de este.

4. ¿Qué procesos consideran, deben ser aplicables a cualquier proyecto sin importar su
naturaleza? ¿De qué manera puede definirse la manera en que se enfocará cada
proceso al proyecto? ¿Cómo puede establecerse un seguimiento efectivo a la
integración del proyecto?

Los 5 procesos principales Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre

son importantes para todo tipo de proyecto. Pero según el área de aplicación puede
hacer varias su desarrollo. Uno de ellos son los requisitos normativos del proyecto y
como afectan el proyecto. Quienes son los interesados por el proyecto y como desean
planificar y desarrollar este. Y por último establecer los alcances y límites del proyecto
como lo son tiempo de ejecución, costos, riesgos, presupuesto e impacto.
 Cada etapa del proyecto debe ejercer un control para la revisión de una interventoría
que genera informes que permiten verificar el cumplimiento del proyecto. Cada uno de
estos informes ayuda a la demás etapas y áreas del proyecto a programarse y realizar
un plan de desarrollo a futuro.

5. La Figura 2 presenta un contexto en el que la verificación del alcance, plazo y coste se

realizan a lo largo de todas las fases del proyecto ¿Considera usted que esta
perspectiva es correcta? Existen quienes indican que los objetivos ligados a estas tres
dimensiones permanecen invariables a lo largo del proyecto ¿Es esto cierto? ¿Bajo qué
circunstancias es posible decir que es cierto? ¿Qué estrategia emplearía usted para
mantener la coherencia de estas tres dimensiones a lo largo del proyecto?

Es difícil mantener unas condiciones óptimas de un proyecto siempre. Un ejemplo es el

clima, que a pesar de que se puede realizar un estudio climatológico, es un evento que
no podemos controlar y puede parar un proyecto o generar aumento de los costos, o
demoras en la entrega.

Cabe resaltar que por muy similares que sean los proyectos, todos son diferentes y
pueden generar variables que afecten de manera inoportuna la oportuna entrega de
este. Otro ejemplo muy común es la variación del dólar y el combustible, el cual dentro
del territorio colombiano es un factor fundamental a la hora de realizar el análisis de
los costes, dado que estos varían varias veces al año.

No creemos que dichas variables permanezcan estáticas en la elaboración del proyecto.

Una estrategia que se puede implementar es que cada vez que se vaya acabando una
parte del proceso, se verifiquen dichas variables con el fin de poder revisar en que
parte del proyecto hay que realizar ajustes y poder compensar las demoras o aumentos
del costo del proyecto.

6. ¿Cuál debe ser las estructura de un buen cronograma? ¿Qué información debe reflejar?
¿De qué manera se construye un WBS efectivo? ¿Cómo reflejar el esfuerzo y la
dedicación en el Cronograma? ¿De qué manera se logran acuerdos entre equipos de
trabajo que hablen idiomas diferentes?

Los cronogramas deben de estar determinados en una línea de tiempo, con respecto a
las diferentes fases y áreas que intervienen el proyecto.

Debe de reflejar los objetivos y responsables de cada una de las etapas de desarrollo,
así como una medición del tiempo ejecutado. Cabe resaltar que cada etapa
estructurada en el cronograma debe permitir generar un indicador de cumplimiento,
para poder evaluar su respectivo progreso.

Los acuerdos los deben de determinar son los directores de las áreas del proyecto, los
cuales por medio del gerente unifican criterios y cambios en las etapas y en el
cronograma.
 Con el fin de poder obtener un buen resultado con respecto a la ejecución de proyecto
que manejan diferentes idiomas o culturas, el director sería el encargado de poder
mediar con las dificultades de su equipo, además de poseer capacidad de comunicarse
con otros idiomas con los demás directores.

7. ¿Debe permitirse una comunicación directa entre el cliente y el equipo de trabajo?

¿Cómo mantener el control de los recursos y de las actividades cuando el cliente puede
intervenir directamente en el equipo de trabajo del proyecto? ¿Cómo debe
estructurarse la comunicación con el cliente en caso que el proyecto en el que se
trabaja haga parte de un proyecto mucho más grande?

No debe permitirse es te tipo de comunicación entre el cliente y el equipo de trabajo,

esto se debe a que se pueden generar mal interpretaciones por parte de los
interesados. El deber ser en con el gerente del proyecto, el cual puede transmitir las
necesidades del cliente a sus directores, sin generar conflictos con el personal.
Si el cliente tiene la autoridad para intervenir, se debe de respetar el conducto regular,
ya que el proyecto depende de un plan que debe de ejecutarse de manera clara y
coherente bajo un cronograma estipulado. Si el cliente tiene un puesto en la obra, debe
de respetar la jerarquía de los demás con el fin de no entorpecer las labores y órdenes
de los demás trabadores del proyecto.

El cliente puede recibir informes periódicos con respecto al cumplimiento de los plazos,
costos del proyecto, con el fin de poder tomar decisiones con respecto al presupuesto
del proyecto y demás ajustes que se deba realizar. Esos informes pueden ser
manejados por la junta directiva del proyecto o por el gerente del proyecto.

8. ¿Qué tipo de información debe recabar el Director de Proyectos para construir

informes de manera clara y completa? ¿Qué tipo de informes debe presentar a la
dirección? ¿Qué debe contener una solicitud de cambios o un cambio en las
restricciones para poder ser analizada? ¿Qué procedimiento debe seguirse para que
dichas solicitudes sean aprobadas y aplicadas con éxito?

Los informes deben tener alcance, plazo y costo del proyecto con respecto a las
diferentes etapas de inicialización, planificación, ejecución-control y cierre. Todos estos
datos deben generar unos indicadores medibles, que permitan analizar el progreso del
proyecto. Cada cambio debe resaltar el impacto a largo, mediano y corto plazo, además
del alcance, tiempo y costos adicionales que deben de incurrir en el proyecto.

Cuando se presentan modificaciones en los planes iniciales del proyecto, cada uno de
los directores del proyecto debe de generar un informe y su impacto, con el fin de
poder tomar la mejor decisión posible, la cual se presentara por parte del gerente del
proyecto a la junta directiva que determinará la viabilidad de los cambios según el
impacto en el presupuesto del proyecto.

9. ¿Qué tipo de actividades puede realizar con el fin de facilitar la comunicación y el flujo
de información al interior del proyecto? ¿Qué frecuencia e intensidad considera
adecuadas para su desarrollo? ¿Qué tipo de información debe fluir desde y hacia la
dirección y los clientes del proyecto?
Las reuniones periódicas de los directores y gerentes del proyecto, con el fin de poder
conocer el porcentaje de ejecución del proyecto. La frecuencia pude depender de la
complejidad del proyecto, y de la cantidad de gerentes y directores de este; ya que la
finalidad es poder solucionar inconvenientes, colocar en conocimiento si se están
cumpliendo con el cronograma para que el resto de equipos se prepare y gestionen su
parte en el proyecto.

La información de logros, demoras, alcances, costos y plazos, dentro de los datos

operacionales y técnicos deben ser manejados dentro del proyecto por parte de los
directores y gerentes. Es importante conocer como es el rendimiento de cada equipo
del proyecto con el fin de poder ajustar las estrategias para alcanzar los objetivos.

Hacia los clientes los reportes de cumplimiento de los cronogramas y como se ve desde
el punto del presupuesto. Si se está cumpliendo o se debe realizar ajustes que puede
involucrar el bolsillo del cliente.

Esto puede ser de dos vías con el fin de poder realizar una retroalimentación con
respecto a la solicitud del cliente y como poder alcanzar el objetivo sin perjudicar el
cronograma planteado por los directores del proyecto.