ENSAYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus

correspondientes tipos Documentales, producidos o recibidos por las  unidades
administrativas de una entidad o institución,  En cumplimiento de sus funciones, a las
cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO

HISTÓRICO O PERMANENTE

La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la

producción documental y la  institucionalización del ciclo vital de los documentos en los
archivos de gestión, central,  E histórico de las entidades.  Según la Ley General de
Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa: Obligatoriedad de las tablas de
retención Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar Las respectivas
tablas de retención documental. La administración Central: Presidencia, Ministerios,
Gobernaciones, Alcaldías. Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

-Establecimientos Públicos, Empresas Social del Estado, Industriales y comerciales  del

Estado

-Empresas de Economía Mixta, Entidades descentralizadas indirectas, Unidades

administrativas especiales

-E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como,

Comunas Corregimientos

 -Los cuerpos o instituciones  Legislativos, Senado de la República, Cámara de

Representantes

-Asambleas Departamentales, Concejos municipales, Los Organismos de Control,

Personería 

- Contraloría, Procuraduría, Veedurías - Los Órganos de administración de Justicia, Cortes

Consejo de la Adjuticatura, Fiscalía Y Juzgados.
   Las T.R.D. se basan en, La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para
identificar, Las series y subseries.  Los períodos de retención en cada fase de archivo. La
presentación, aprobación, Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan
el manejo de la información. Racionalizan la producción documental, üPermiten brindar un
servicio eficaz y eficiente Facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan
conservación de documentos históricos. Regulan transferencias primarias y secundarias,
Racionalizan procesos administrativos Archivísticamente facilitan todos los procesos.